机关办公系统公文写作业务培训课件(PPT 81页)

机关办公系统公文写作业务培训,2016年10月,培训内容,我们是谁？,写作的一些技巧。,写的是什么？,如何去写？,一、我们是谁？,事务类：就是管生活、管后勤；政务类：就是管领导活动，写文稿，搞信息、搞督查和调研等。政务类有时称智囊，有时也称师爷。,文秘是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。,文秘工作是离领导工作最近的一项工作，一般而言，机关事业单位秘书工作可分为事务性和政务性两大类：,新时期机关事业单位办公室的工作思路,一项基本任务搞好“三服务”：为本级机关服务，为部门、地方服务，为人民服务。两个结合一般与个别结合，领导和群众相结合。三项重点信息调研，督查检查，日常运转。四项建设思想、组织、业务和作风建设。,办公室工作的内容可表述为：办文、办会、办事、安排好领导活动等等。,一、我们是谁？,秘书工作的一项重要的职能是当好部门领导的参谋助手。,就参谋助手的具体内涵而言，可表述为：（1）及时、准确、全面提供信息；（2）围绕中心工作组织调研；（3）根据领导意图起草文稿；（4）就重大事件的处理提出对策建议。,一个浅显的道理：情况不明，信息不灵，领导同志是没有办法作出正确决策，实施有效领导的。,一、我们是谁？,二、写的是什么？,公文:是指党政机关、企事业单位、群众团体办理公务，具有法定权威性和规范体式的应用文体。,党政机关公文：是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具体特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告，通报和交流情况等的重要工具。还有一些党政机关常用应用文种，我们称为“事务文书”。,除此之外，还有就是信息写作（新闻稿件、通讯报道等）。,（一）党政机关公文处理工作条例规定公文文种15种：,1.决议；2.决定；3.命令；4.公报；5.公告；6.通告；7.意见；8.通知；9.通报；10.报告；11.请示；12.批复；13.议案;14.函；15.纪要。,上行文：如请示、报告；平行文：如通知、函；下行文：如命令、指令、决定、决议、公告、通告、通知、通报、批复等。,（二）常用事务文书种类,会议类文书（会议预案、会议通讯、会议记录、会议纪要）计划类文书（工作要点、工作计划、规划）总结类文书（工作或学习总结、述职报告）调研类文书（调研方案、问卷、调研报告）书信类文书（介绍信、证明信、委托或授权书、联系函）协议类文书（协议、意向书、合同）,（三）常易混淆的文种,不同点：适用范围不同；发布权限不同；内容程度不同；发布形式不同；效应共用不同。,2.“决定”和“通报”,（1）决定：是指对重要事项、重要问题或者重大行动作出安排及决策时使用的文种。具体包括法规性决定、方针政策性决定、部署指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定、处分性决定、决策知照性决定。,例：中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定中国共产党第X届中央委员会第X次全体会议关于同意XX同志辞去XXXXX职务的决定中共xx市纪律检查委员会关于给予xx同志撤销党内职务处分的决定,（2）通报：是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的文种。可分为表扬性通报、批评性通报、情况性通报、指导性通报。,例：XX市关于表彰2015年度安全生产先进单位的通报XX市关于近期违规补课查处情况的通报XX县XX局关于给予XX同志严重警告处分的通报,决定”的适用范围比“通报”要大，文稿内容重要程度更高。一般而言，基层单位运用“通报”。,3.“请示”和“报告”,（2）报告：是用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问的文种。,（1）请示：是用于向上级机关请求指示、批准事项的文种。,不同点：行文时间不同；主送机关不同；文件容量不同；收文机关处理方式不同；结尾不同。,注意事项：“请示”必须是一事一请。,例：某开发区管委会计划在管辖区域内筹建某绿色环保生态公园，初步估计需要花费资金5000万元，现需要向区政府征求意见。,某开发区关于请求建设某绿色环保生态公园以及解决项目经费的请求,某开发区关于筹建某绿色环保生态公园的请求,某开发区关于解决某绿色环保生态公园项目经费的请求,（四）常见书写错误,1.文种选择不清,例：某科协关于开展第二十届科普宣传周的的请示报告,某县关于组织机关党员观看廉政教育纪录片的工作通知,某镇关于做好夏季防汛抗洪工作的指导意见,2.标题句意表达不清,例：某市关于粮食价格问题的通知,某局关于司机陈XX开车去北戴河的通报,某市关于稳定市场粮食价格的通知,某市关于提高市场粮食价格的通知,某局关于表彰司机陈xx先进事迹的通报,某局关于司机陈xx私自驾车前往北戴河游玩的通报,（一）公文格式,根据党政机关公文处理工作条例，第三章第十条，公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。,三、如何去写？,（一）公文格式,公文格式的种类：根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。,文件格式信函格式,电报格式命令格式,纪要格式,公文格式的基本要求：1.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。,（一）公文格式,公文格式的基本要求：2.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。4.公文应当双面印刷。5.公文应当左侧装订。,（一）公文格式,（一）公文格式,版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。,一件完整的公文由三部分组成：,版头部分1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。,（一）公文格式,版头部分2.秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。,（一）公文格式,版头部分3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,（一）公文格式,版头部分4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度。,（一）公文格式,版头部分发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。,（一）公文格式,版头部分联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。,（一）公文格式,版头部分5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。,（一）公文格式,版头部分发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。,（）一般用于解释说明，虚次语，文章出处，汉语注音等。一般用于公文发文字号。【】一般用于电讯、报道的开头。,（一）公文格式,版头部分6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。,（一）公文格式,版头部分联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。,（一）公文格式,公文主体1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号以及特殊含义词组加注双引号外，一般不用标点符号。,例：共青团中央办公厅关于印发青年就业服务中心管理条例（实行）的通知北京市人民政府关于扫除卖淫嫖娼等“六害”的通告,（一）公文格式,中共xx县委关于转发（中共xx市委关于转发的通知）的通知,中共xx县委转发省纪委关于清理领导干部住房和用车的情况通报的通知,公文主体公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。,（一）公文格式,公文主体2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。,（一）公文格式,公文主体3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。,（一）公文格式,公文主体4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。,（一）公文格式,公文主体公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。,（一）公文格式,公文主体5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。,（一）公文格式,单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。,如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。,不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；,公文主体6.成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。,（一）公文格式,成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。,不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。,公文主体7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文（一般为下行文）可以不加盖印章。纪要不加盖印章。,（一）公文格式,单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。,（一）公文格式,联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。,（一）公文格式,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。,（一）公文格式,公文主体,8.附注:一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。,（一）公文格式,版记版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,（一）公文格式,版记1.抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。,（一）公文格式,版记如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。,（一）公文格式,版记2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关单位办公室或文秘部门。没有专门的办公室，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,（一）公文格式,版记3.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。版记必须在公文偶数页。,（一）公文格式,发文机关标志（居中，小标宋字体）,发文字号（居中，三号仿宋）,距离版心上边缘35,下空2行约20,份号密级和期限紧急程度（顶格依次排列）,