3.4 邀请函的制作与发送ppt课件.ppt

3.4邀请函的制作与发送,1,1什么是邮件合并？,（1）所谓“邮件”，包括两种类型的文件，一种是标准文件，被称作“主文档”；另一种是将要发出的与标准文件相关的信息保存到一个文件中，这个文件被称作“数据源”。（2）所谓“合并”，就是把主文档中的不变内容与数据源中的大量信息合并在一起而重新组合成新的文件。,2,2邮件合并的应用场合,当需要批量处理的信函、工资条、成绩单、信封等文档具备以下两个规律时通常使用邮件合并，这样可以大大提高办公效率。（1）需要制作的数量比较大；（2）文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址、姓名、邮编等就属于变化的内容，其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。,3,3邮件合并的三个基本过程,（1）建立主文档：主文档就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等，以信封为例，这个主文档就是一个标准信封，它是待发的大量信封的基础信息，所以这项工作非常重要，一定要认真细致地制作标准信封。当然，也可以利用Word的“向导”来完成这项工作。（2）准备好数据源：数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，可以先考查是否有现成的表格，一般包括邮政编码、收信人地址、收信人姓名等与收信人有关的一些信息，数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表，如没有则需根据主文档对数据源的要求建立。（3）把数据源合并到主文档中：把标准信封中的与所有收信人有关的信息与信息库中与个别收信人有关的大量数据合并在一起，整个合并操作过程利用“邮件合并向导”进行，轻松简便完成所需文档。,4,邀请函的制作与发送(见Word)信封的制作(见Word),5,小结与作业,小结：请学生自行小结本堂课所学的主要内容，教师作相应补充和强调。作业：根据提供的主文档“工资条(主文档).doc”和Access数据源“员工工资数据库(数据源).mdb”，模仿如图3-4-31所示的工资条，制作某公司所有职员的工资条。图3-4-31公司职员工资条效果,6,重点提示：a数据源是一个Access格式的记录表，使用方法几乎与Excel数据源几乎没什么区别；b邮件合并插入各个字段域后浏览大致效果，发现这样一页纸打印一个工资表情况太浪费，则可以选中整个工资条表格，将其复制，然后在原表格下方空一行后粘贴，重复粘贴多次，在一页中插入六个工资条表格；c这六个工资条表格内容完全一致，则可以将光标定位于第一和第二个表格之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令，如图3-4-32所示，即可发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据，同理可设置后面四个工资条表格的内容。,7,8,9,其实，世上最温暖的语言，“不是我爱你，而是在一起。”所以懂得才是最美的相遇！只有彼此以诚相待，彼此尊重，相互包容，相互懂得，才能走的更远。相遇是缘，相守是爱。缘是多么的妙不可言，而懂得又是多么的难能可贵。否则就会错过一时，错过一世！择一人深爱，陪一人到老。一路相扶相持，一路心手相牵，一路笑对风雨。在平凡的世界，不求爱的轰轰烈烈；不求誓言多么美丽；唯愿简单的相处，真心地付出，平淡地相守，才不负最美的人生；不负善良的自己。人海茫茫，不求人人都能刻骨铭心，但求对人对己问心无愧，无怨无悔足矣。大千世界，与万千人中遇见，只是相识的开始，只有彼此真心付出，以心交心，以情换情，相知相惜，才能相伴美好的一生，一路同行。然而，生活不仅是诗和远方，更要面对现实。如果曾经的拥有，不能天长地久，那么就要学会华丽地转身，学会忘记。忘记该忘记的人，忘记该忘记的事儿，忘记苦乐年华的悲喜交集。人有悲欢离合，月有阴晴圆缺。对于离开的人，不必折磨自己脆弱的生命，虚度了美好的朝夕；不必让心灵痛苦不堪，弄丢了快乐的自己。擦汗眼泪，告诉自己，日子还得继续，谁都不是谁的唯一，相信最美的风景一直在路上。人生，就是一场修行。你路过我，我忘记你；你有情，他无意。谁都希望在正确的时间遇见对的人，然而事与愿违时，你越渴望的东西，也许越是无情无义地弃你而去。所以美好的愿望，就会像肥皂泡一样破灭，只能在错误的时间遇到错的人。岁月匆匆像一阵风，有多少故事留下感动。愿曾经的相遇，无论是锦上添花，还是追悔莫及；无论是青涩年华的懵懂赏识，还是成长岁月无法躲避的经历愿曾经的过往，依然如花芬芳四溢，永远无悔岁月赐予的美好相遇。其实，人生之路的每一段相遇，都是一笔财富，尤其亲情、友情和爱情。在漫长的旅途上，他们都会丰富你的生命，使你的生命更充实，更真实；丰盈你的内心，使你的内心更慈悲，更善良。所以生活的美好，缘于一颗善良的心，愿我们都能善待自己和他人。一路走来，愿相亲相爱的人，相濡以沫，同甘共苦，百年好合。愿有情有意的人，不离不弃，相惜相守，共度人生的