ACCESS教学课件第4章.ppt

1,第4章表的创建与使用,4.1表的构成4.2创建表4.3字段的属性设置和编辑操作4.4表中数据的输入和编辑4.5操作数据表4.6建立表间关联关系4.7使用子表,2,本章要点,掌握表结构的定义的方法。掌握创建表的操作方法。掌握表中数据输入的操作方法。掌握表中数据编辑的操作方法。掌握表的使用方法。掌握建立表间关联关系的操作方法。,3,建表原则,表是与特定主题（如图书或人员信息）有关的数据的集合。对每个主题使用一个单独的表意味着用户只需存储该数据一次，这样可以提高数据库的效率，并减少数据输入错误。在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类：1.表中不应包含重复信息，表间也不应有重复信息。由此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。2.每个表应该只包含关于一个主题的信息。3.为了确保表结构设计合理，通常要对表进行规范化设计。通过规范化设计，可以消除表中存在的冗余，保证一个表围绕一个主题。对表来说，存在着多种不同的规范化形式。从规范化的宽松到严格，分别为第一范式、第二范式、第三范式等等。,4.1表的构成,在Access中，表必须是一个满足关系模型的二维表。“图书管理系统”中反映“图书”信息的一张二维表如下：,5,4.1表的构成,4.1.1表的命名表名是将表存储在磁盘上的唯一标识。也可以理解为，它是访问表中数据的唯一标识，用户只有依靠表名，才能使用指定的表。在定义表名时，一是要使表名能够体现表中所含数据的内容；二是要考虑使用时的方便，表名要简略、直观。,6,4.1表的构成,4.1.2表结构的定义数据表对象的结构是指数据表的框架，也称为数据表对象的属性。主要包括：字段名称：用于标识表中的一列。即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。数据类型：一个数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。字段大小：一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在Access中被称为字段大小，采用字节数予以表示。字段的其他属性：如“索引”、“格式”等等。这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。,7,4.1表的构成,表结构设计原则:1.每个字段直接与表的主题相关。2.不包含推导或计算的数据(表达式的计算结果)。3.尽可能包含所需的所有信息。4.由于字段类型由输入数据类型决定，这样使得同一字段的值具有相同的数据类型。,8,4.1表的构成,由在Access中的数据表表名、表中的字段和表中记录3部分构成。（1）表名表名是数据表存储到磁盘的唯一标识，是用户访问数据的唯一标识。（2）字段表的字段即数据表的组织形式，它包括表中的字段个数，每个字段的名称、类型、宽度及是否建立索引等。（3）表中记录表的记录是数据表中的数据，记录的内容是表所提供给用户的全部信息。,9,4.1表的构成,4.1.3命名字段命名字段应遵循如下规则：字段名称可以是164个字符。字段名称可以采用字母、数字、空格以及其他字符（除句号“.”、惊叹号“！”或方括号“”以外）。不能使用ASCII码值为032的ASCII字符。不能以空格开头。,4.1.4表的字段类型在Access系统中，字段数据类型分为以下几种：,11,4.2创建表,在Access中，可以采用以下五种方式在当前数据库的表对象中建立新表：使用【设计视图】使用【表向导】使用【数据表视图】使用【导入表】使用【链接表】常规的方法主要使用前三种.,12,4.2创建表,4.2.1通过输入数据创建表1.在“数据表”窗口中，双击“通过输入数据创建表”选项，打开“数据表视图”窗口。2.双击字段名称处，可修改字段名称。3.字段修改完毕后，开始输入数据。,13,4.2创建表,4.2.2使用表向导创建表1.打开数据库，在“数据库”窗口中，双击“使用向导创建表”选项，打开“表向导”对话框。2.在“示例表”中选择合适的表，并确定新表中字段。3.定义新表名，并确定新表与数据库中已有的表间的关系。4.创建完成后，可选择“修改表的设计”。,14,4.2创建表,4.2.3使用表设计器创建表1.打开数据库，在“数据库”窗口中，选择“表”对象。单击“新建”按钮，进入“新建表”对话框。,15,4.2创建表,2.在“新建表”窗口，选择“设计视图”，进入“表”结构窗口，定义表的结构（逐一定义每个字段的名字、类型、长度和索引等相关内容）,16,4.2创建表,3.确定主键，保存表，返回“数据库”窗口。,4.3字段的属性设置和编辑操作,4.3.1设置字段的属性1.字段大小文本型、数字型由用户定义，其它类型为系统默认值。文本字段：字段大小为允许输入数据的最大字符数（255个字符）。数字字段：类型及范围见下表（教材P47表4-5）,19,4.3字段的属性设置和编辑操作,2.格式改变数据显示和打印的格式，但并不改变数据的实际存储。预定义格式字段:自动编号、数字、货币、日期/时间、是/否。自定义格式字段：文本、备注、超级链接。无格式选项字段：OLE对象、查阅向导。,20,（1）“日期/时间”数据预定义格式,常规日期长日期中日期短日期长时间中时间短时间,21,常规数字货币欧元固定标准百分比科学计数法,（2）“数字”和“货币”数据预定义格式,22,（3）“文本”和“备注”数据自定义格式,23,（4）“是/否”类型预定义格式,Yes/NoTrue/FalseOn/Off,24,3.输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有两个设置值：“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示进入该字段的输入域时自动启动汉字输入法和自动关闭汉字输入法。例如，可以在“人员信息表”的姓名字段设置“输入法开启”属性，使得进入该字段的输入域时自动启动汉字输入法，以便输入汉字姓名。,4.3字段的属性设置和编辑操作,25,4.3字段的属性设置和编辑操作,4.输入掩码设置输入掩码：控制数据输入的格式。使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。如果不使用“输入掩码向导”，还可以在“设计”视图的属性列表中直接输入掩码。如果为同一字段定义了输入掩码，同时又设置了格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码。这意味着即使已经保存了输入掩码，在数据设置了格式并显示时，仍将忽略输入掩码。,26,输入掩码字符表,27,如：“电话”输入格式定义为（#）#,输入掩码字符表（续）,28,4.3字段的属性设置和编辑操作,5.标题“标题”属性值将在显示表中数据时，出现在字段名称的位置，取代字段名称。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。,29,4.3字段的属性设置和编辑操作,6.默认值在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中Access为该字段自动填入的值。例如：“性别”定义为“男”。“日期”定义为系统当前日期。,30,4.3字段的属性设置和编辑操作,7（8）.有效性规则和有效性文本“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求，控制数据输入的正确性和有效性。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“生成器”帮助完成有效性规则的设置。例如：出生日期date()要求出生日期小于系统当前日期，一旦违反有效性规则，将显示一个信息（有效性文本）告诉用户。,31,4.3字段的属性设置和编辑操作,9.必填字段必填字段属性允许用户规定数据是否必须被输入到字段中。,32,4.3字段的属性设置和编辑操作,10.允许空字符串该属性仅用来设置文本字段，属性值也为“是”或“否”选项，设置为“是”时，表示该字段可以填写任何信息。,33,4.3字段的属性设置和编辑操作,11.索引本属性可有以下取值：“无”：表示本字段无索引。“有（有重复）”：表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复。“有（无重复）”：表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。,34,4.3字段的属性设置和编辑操作,字段的查阅属性：设置字段的查阅属性，可以使该字段的内容取自于一组固定的数据。用户向带有查阅属性的字段中输入数据时，该字段提供一个列表，用户可以从列表中选择数据作为该字段的值。,35,4.3字段的属性设置和编辑操作,12.Unicode压缩在Unicode中每个字符占两个字节，而不是一个字节。可以通过将字段的“Unicode压缩”属性设置为“是”来弥补Unicode字符表达方式所造成的影响，以确保得到优化的性能。Unicode属性值有两个，分别为“是”和“否”，设置“是”，表示本字段中数据可能存储和显示多种语言的文本。,36,4.3字段的属性设置和编辑操作,4.3.2字段的编辑1添加字段在“设计”视图中打开相应的表。选中要在其上面插入行的那一行，然后单击工具栏的“插入行”按钮。则插入一个空白行，在该行输入要添加的字段的各项信息。完成插入后，单击“保存”按钮保存所作的操作。,37,4.3字段的属性设置和编辑操作,2.更改字段在设计图中选择需要修改的字段并双击，然后输入新的名称。或者在数据图中，选择要修改的字段并右击，在弹出的快捷菜单中选择重命名命令。若字段设置了“标题”属性，则可能出现字段选定器中显示文本与实际字段名称不符的情况，此时应先将“标题”属性框中的名称删除，然后再进行修改。,38,3.移动字段在“设计”视图中打开表。单击行选定器选择要移动的字段。鼠标拖动被选中的字段行的行选择器。随着鼠标的拖动，Access将显示一个细的水平条。将此水平条拖到要将字段移动到其下方的行。,4.3字段的属性设置和编辑操作,39,4删除字段在“设计”视图中打开相应的表。选中要删除的字段所在的行，然后单击工具栏的“删除行”按钮。则删除所选中的行。完成删除后，单击“保存”按钮保存所作的操作。,4.3字段的属性设置和编辑操作,40,4.4表中数据的输入和编辑,4.4.1数据的输入1.打开表双击要打开的表；把要打开的表拖出“数据库”窗口；选择要打开的表，单击“打开”按钮打开；右击要打开的表，在弹出的快捷菜单中选择“打开命令。2.输入数据：在“数据表视图”中标记：表示该记录的数据可以修改；标记：表示可在该行输入新的数据。,41,4.4表中数据的输入和编辑,4.4.2数据的编辑编辑记录主要是指对表中存储的数据进行维护。主要操作包括：定位记录、选定记录、添加记录、删除记录、修改记录和复制记录。对表中数据所进行的所有编辑操作都在“数据表”视图中进行。,42,4.4表中数据的输入和编辑,1.添加记录打开“数据表”视图窗口，单击工具栏上的“新记录”，键入数据，然后按Tab转至下一个字段。当移动到另一个记录时，MicrosoftAccess会保存对前一个记录的更改。,43,4.4表中数据的输入和编辑,2.删除记录在“数据表”视图窗口,选中需要删除的记录：按【Delete】键；按【Ctrl+-】组合键；单击工具栏上的“删除记录”按钮；单击鼠标右键，在菜单中选择“删除记录”命令；打开“编辑”菜单，选择“删除记录”命令。需要注意的是，在删除数据时，可能需要同时删除其他相关联的表中的数据。在某些情况下，通过实施参照完整性并打开级联删除，可以确保删除适当的数据。,44,4.4表中数据的输入和编辑,3.复制记录在输入或编辑数据时，可以使用复制剪贴板，将某些字段中的部分或者全部数据复制到另一个字段中：打开“数据表”视图，选中要复制或移动的数据。如果要复制数据，单击工具栏上的“复制”按钮。如果要移动数据，单击工具栏上的“剪切”按钮。单击要放置数据的位置。单击工具栏上的“粘贴”按钮。,45,4.4表中数据的输入和编辑,4.查找和替换数据表中存储着大量的数据，在如此庞大的数据集合中查找某一特定数据记录，没有合适的方法是行不通的。Access2003提供了字段数据查找功能，来实现快速查找，从而避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动的手工数据查找操作。,46,4.4表中数据的输入和编辑,(1)查找操作在某一字段中查找具有某种特征的数据，可以使用“查找和替换”对话框进行查找。图为“查找和替换”对话框。,47,4.4表中数据的输入和编辑,(2)替换在“查找内容”框，输入要查找的内容（可以使用通配符），然后在“替换为”框中输入要替换成的内容，如图所示。,48,4.4表中数据的输入和编辑,(3)使用通配符在查找时，如果不完全知道要查找的内容或者要查找符合某种样式的指定内容，则可以在“查找内容”框中使用通配符。,49,4.5操作数据表,4.5.1调整表的外观调整表的外观是为了使表看上去更清楚、美观。例如，可以为表设置自己喜欢的字体；调整表的行高列宽等等。修饰表的操作主要包括：设置数据表格式、调整行高列宽、设置字体、隐藏/显示列、冻结列。,50,4.5操作数据表,1.改变字段次序在默认设置下，通常数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。改变字段的显示次序，可以移动字段或字段组。移动“数据表视图”中的字段，不会改变表设计视图中的字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表视图”下字段的显示顺序。,51,2.调整字段显示高度和宽度可以通过鼠标拖动调整行高列宽，也可以通过对话框精确调整行高列宽。,4.5操作数据表,52,3.隐藏列和显示列在浏览数据时，如果数据表中的字段太多，可以将某些字段隐藏起来，需要时再重新显示。隐藏列的具体操作：在“数据表”视图中打开表，选定要隐藏的列。在“格式”菜单上，单击“隐藏列”。显示所隐藏的一列或多列执行操作：在“数据表”视图中打开表，在“格式”菜单上，单击“取消隐藏列”。,4.5操作数据表,53,4.冻结列使用数据表时，若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，则有些字段必须通过拖动滚动条才能看到。如果希望某些列不参与滚动，可以冻结数据表中的这些列，这样无论表怎样滚动，这些列都会成为最左侧的列，并且始终是可见的。,4.5操作数据表,54,4.5操作数据表,5.设置数据表格式设置数据表格式主要包括设置网格线样式和背景色。数据表视图的默认表格样式是白底、黑字、细表格线形式。可以根据实际需要来修改设定自己所喜好或实际需要的表格样式。,55,4.5操作数据表,6.改变字体显示在“数据表”视图中打开表，在“格式”菜单上，单击“字体”选项，弹出“字体”对话框。,56,4.5操作数据表,4.5.2记录的排序操作可以进行两种类型的排序：简单的和复杂的。(1)简单排序操作简单排序是在数据表视图中进行排序。这种排序方法可以按单关键字排序，也可以按两个或两个以上的相邻字段来排序。对两个或两个以上的相邻字段排序时，这些字段只能选择同一种次序排序，都是升序或者都是降序，但是不能有些字段按升序另外一些字段按降序。,57,4.5操作数据表,(2)复杂排序操作复杂排序操作需要打开“高级筛选/排序”窗口进行排序。当要排序的多个关键字字段不是相邻字段，或者这些关键字字段不按同一种次序排序（某些字段按升序排序，对其他字段按降序排序），则要使用复杂排序。,58,4.5操作数据表,4.5.3记录的筛选操作筛选记录的操作是按某种条件选择数据的操作，把符合条件的数据筛选出来，不符合条件的数据隐藏不予显示。在数据表中可以使用四种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选/排序”。如果可以轻松地找到并选择要包含在被筛选记录中的值，可以使用“按选定内容筛选”；如果要一次指定多个条件，可以使用“按窗体筛选”；如果焦点位于某个字段中，并且只想就地键入要搜索的值，则可使用“筛选目标”；对于复杂的筛选，则要使用“高级筛选/排序”。,59,4.5操作数据表,1.按选定内容筛选使用这种方法需要在数据表的字段中，首先选择某一字段的一个值，然后按这个值进行筛选。,60,4.5操作数据表,2.按窗体筛选这种方法通过在数据表的空白视图中输入值来筛选记录。具体操作步骤如下：在“数据表”视图中打开表。单击工具栏上的“按窗体筛选”，切换到“按窗体筛选”窗口。单击要在其中指定条件的字段，从字段列表中选择要搜索的字段值或在字段中键入所需的值，Access将筛选字段值与此相同的记录。单击工具栏上的“应用筛选”。,61,4.5操作数据表,3.按筛选目标筛选这种方法通过在数据表中输入条件筛选记录。具体操作步骤如下：在“数据表”视图中打开表。用鼠标右键单击要进行筛选的字段，然后在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入筛选条件。按“Enter”键应用筛选。,62,4.5操作数据表,4.高级筛选/排序使用“高级筛选/排序”，可以进行复杂的筛选。具体操作步骤如下：在“数据表”视图中打开表。在“记录”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选/排序”，显示“高级筛选/排序”窗口。将需要指定筛选条件的字段添加到设计网格中：用鼠标单击设计网格中第一列的“字段”单元格，从下拉列表中，选择要添加筛选条件的字段名。若要指定排序次序，请单击该字段的“排序”单元格，然后单击箭头，选择相应的排序次序。在已经包含的字段的“条件”单元格中，输入需要查找的值或表达式。如果条件之间是“与”关系，应在同一行；如果条件之间时“或”关系，应该在不同行。单击工具栏上的“应用筛选”完成筛选。,63,4.5操作数据表,筛选示例如果要筛选“出版日期”在“2004-1-1”以后，或者“定价”大于30的图书记录，如图所示：,64,4.5操作数据表,保存、删除或取消筛选保存筛选：在保存表对象时，会同时保存筛选。再次打开表时，Access自动对表应用筛选。删除或取消筛选：如果要删除一个筛选，将会永久去掉该筛选。而取消某筛选却并非删除该筛选，取消该筛选是为了显示全部记录，在取消筛选后，还可以重新应用它。删除筛选执行以下操作：在数据表视图中打开要删除筛选的表，在“记录”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选/排序”，切换到“高级筛选/排序”窗口，然后在“编辑”菜单上，单击“清除网格”。再单击工具栏上的“应用筛选”。取消筛选执行下列操作：在“数据表”视图中的工具栏上单击“取消筛选”，或在“数据表”视图中单击“记录”菜单上的“取消筛选/排序”。,65,4.6建立表间关联关系,通过规范化的方法，我们对表进行有效的分割，但是其实我们知道，这些表虽然被分割为数个表，但它们之间彼此关联。如：有订单就必有客户，即客户与订单是有关系的，这种关系可描述为“一位客户可拥有多个订单”。因此，所谓的关系式数据库就是将数据加以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维持数据之间的联系，又可以避免不需要的数据重复。,66,4.6建立表间关联关系,4.6.1设置主关键字1.主键的基本类型（1）自动编号主键当向表中添加每一条记录时，可将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。（2）单字段主键如果某字段中包含的都是唯一的值，可以将该字段指定为主键。（3）多字段主键在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。2.设置或更改主键3.删除主键,67,4.6建立表间关联关系,设置主键操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）在“数据库”窗口，确定要定义主键的表，再按“设计”按钮，进入“表”结构窗口。（3）在“表”结构窗口，选定可作为主键的字段，再打开“编辑”菜单，选择“主键”命令，指定的字段被定义成主键，该字段前有一个符号。（4）保存表，结束表的主键的定义。,68,4.6建立表间关联关系,4.6.2创建索引索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的一种技术，在Access中，通常是借助于索引文件来实现记录的有序排列。1.索引类型唯一索引：索引字段的值是不能相同，即没有重复值。若给该字段输入重复值，系统会提示操作错误，若已有重复值的字段要创建索引，不能创建唯一索引。普通索引：索引字段的值可以相同，即有重复值。主索引：在Access中，同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引。,69,4.6建立表间关联关系,2.创建索引操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）在“数据库”窗口，确定要创建索引的表，再按“设计”按钮，进入“表”结构窗口。（3）在“表”结构窗口，选定要建立索引的字段，打开“索引”下拉框，选择其中的“索引”选项。（4）保存表，结束表的索引的建立。,70,4.6建立表间关联关系,4.6.3建立表间关联关系常见的关系类型：（1）一对一关系指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录。（2）一对多关系指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录。（3）多对多关系：指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录，而被对应到的多条记录，也会对应回原表的多条记录。,71,4.6建立表间关联关系,1.创建表间关联前题建立数据库中的表间关联，一是要保障建立关联关系的表具有相同的字段；二是每个表都要以该字段建立索引。两个表之间若想建立“一对一”关系：要确定两个表的关联字段。要定义“主”表中该字段为主键或唯一索引（字段值无重复）。要定义另一个表中与“主”表相关联的字段为主键或唯一索引（字段值无重复）。确定两个表具有“一对一”的关系。两个表之间若想建立“一对多”关系：要确定两个表的关联字段。要定义“主”表中该字段为主键或唯一索引（字段值无重复）。要定义另一个表中与“主”表相关联的字段为普通索引（字段值有重复）。确定两个表具有“一对多”的关系。,72,4.6建立表间关联关系,2.建立表间关系相关联字段的类型和长度：(1)创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型（除非主键字段是“自动编号”类型）。(2)当主键字段是“自动编号”类型时，只能与“数字”类型并且“字段大小”属性相同的字段关联。例如，如果一个“自动编号”字段和一个“数字”字段的，并且“字段大小”属性均为“长整型”，则它们是可以匹配的。(3)如果两个字段都是“数字”字段，但是“字段大小”属性须相同，两个表才可关联。,73,4.6建立表间关联关系,3.设置关系选项（1)实施参照完整性用来建立表间的引用完整性。如果不选择该选项，就可以单独对表进行操作，而不必考虑与之相关联的另外一个表。如删除：先删子表，再删主表。如插入：先在主表插入，