《OA与流程管理》PPT课件.ppt

OA与流程管理,主讲人：黄叙新,2009年9月29日,=,第一章OA概要及实施,什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？,协同是什么,字面意思,引申意思,管理思想核心,互相配合,相互配合的软件,互相配合和协作,OA是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；OA不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合；OA涵盖了包括信息管理平台、工作流管理、文档档案管理、门户网站管理、即时通讯、邮件、短消息、协作办公、整合平台、自定义平台等载体的一个大型的综合信息应用平台。,什么是OA,协作与知识管理相结合，借助B/S结构，可以在浏览器下实现知识发布、查询、利用、手写文档、电子认证等功能。,OA的特点,内部通讯平台信息发布平台自动化工作流海量文档库分布式办公辅助办公系统集成,OA的效用,什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？,一、您的信息可以迅速传达到所有目标人员,通过在协同管理软件中发布您的通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，您所要传达的任何信息都能迅速传达到您的全球各地的移动办公的同事、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。,不再为以下事情发愁,在协同管理软件中建立制度专栏，只要修改这里面原有的制度并且发布制度更新的通知，任何员工随时可以查到。,发纸质制度？分发成本太高！每个部门组织学习？沟通成本太高！发邮件？新员工无法看到单位之前发的任何文件、员工查询不方便，不方便跟踪大量员工对该制度的查看情况！,怎么办？,新的财务报销制度出来了，员工常常搞不清新制度老制度，常常在报销抱怨企业管理。,怎么解决？,会议真多，又要开会了，这次开会有50多人参加，要打电话通知所有的人员还要一一确认参会人员是否能到，真是一件繁锁的工作。,在协同管理软件中建立会议通知，只要把会议通知往系统中一贴同时选择短信通知所有的参会人，参会人可以用手机回复，也可以上系统查看详细通知并回复，您可以在很快的时间内完成通知，并且查阅所有的短信回复或系统中的回复，未有任何回复的人员再配合电话通知,轻松完成！,您单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全球员工都可以共享，它是您单位最宝贵的资产。协同管理软件提供的是一种工具，企业可以利用这个工具积累与沉淀企业的无形资产。,二、为公司积累了大量无形资产,通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果，资料，使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息，员工快速得到组织给予员工的帮助，得到自己需要的资料，不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等，依靠个人的协调能力获得资料。在协同管理软件中按部门、按单位管理各部门的工作成果，并且按内容进行权限控制，任何需要的人通过搜索很快得到自己需要的资料，实现携同组织力量，高效工作。,三、员工可以迅速找到所需的文档、资料,使用协同办公管理软件您可以梳理你单位的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。如果您的单位管理比较规范，各种事务都用流程管理，首先每个员工都要牢牢记住跟自己相关的流程的流转规则，需要设立各个监督环节，监督流程的规范运转，管理成本较高，而且在流程复杂时非常容易出现错误.同时员工深陷在大量的纸张中深感繁琐,四、公司的流程得以规范、避免随意性,使用协同办公管理软件您可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。,五、提高流程运行速度与效率，减少协作工作成本,纸质模式下的流程运转,协同软件里的流程运转,通过协同办公管理系统您可以快速分析您单位哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于您快速把脉哪个部位流通不畅，作出治疗方案。,六、可以分析流程各环节的办理效率,在办公系统中各种情况您可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务时展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。,七、随时掌握业务办理情况,实现实时管理监控,您可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。,八、有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断您的作思路,通过协同办公系统您可以打破组织边界与地理位置边界，员工可以通过邮件、即时通迅、论坛、短信多种方式进行沟通，并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户，沟通形式更加丰富，效率更高。,九、沟通成本更低、方式更丰富，效率大大提高,管客户有CRM软件，管财务有财务软件，管生产、物流、供应有ERP，管人力资源有人力资源软件，市场上有很多专业的管理软件管理专业的领域，可是有时候您并不需要专业的管理，基础的管理就够了，使用OA您可以随心所欲建立多个基础的管理系统，您可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意您需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。,十、整合多个系统接口，实现公司全面的IT管理,什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？,上OA软件的必要前提,了解自己的需求，知道自己要什么,有规范的内控流程，便于系统的搭建,坚强的组织保障，破除实施障碍,前提一,前提二,前提三,什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？,误区,大企业的就好,彻底改善管理,一步到位,不需要服务,自己开发,功能越全越好,价格越低越好,符合现有模式,什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？,好用才是硬道理,整体规划分布实施,领导重视全员参与,重视流程依靠技术,策略,领导,技术,第二章企业流程管理,流程及流程管理流程管理的形式企业流程图的设计流程优化管理,为达到期望的管理或业务目标，在一定输入资源约束条件下，通过明确的组织、人员执行的一系列的管理/业务活动，产生特定的输出结果。,流程的定义,流程就是不能靠一个岗位、一个人的技能和能力完成的工作和活动的集合。,流程与组织的关系,流程管理(BPM)的作用,明确、高效的管理或业务流程可以给企业带来巨大收益。,提高质量改善客户服务缩减时滞减少成本减少纸面作业空间需求最小化压缩管理层提高应变能力提高员工士气,流程及流程管理流程管理的形式企业流程图的设计企业流程优化管理,流程图,为了清晰的描述出企业的流程组成，往往利用流程图的方式将各种流程固化下来，从而成为企业管理活动中的行为准则。,示例图,流程图的作用,明确完成流程所需的步骤找出流程中的关键决策点明确与流程相关的文档记录明确相关任务的责任人实现现有制度的可视化将复杂问题分解为简单步骤,流程及流程管理流程管理的形式企业流程图的设计企业流程优化管理,流程的层次,企业的各种流程的集合是一个多层级的流程体系。,行动1,第三/四级流程,行动1,行动1,行动1,行动1,行动1,行动2,行动2,行动2,行动2,行动2,行动2,行动3,行动3,行动3,行动3,行动3,行动3,行动4,行动4,行动5,行动6,举例：一级流程图,举例：二级流程图（以财务部为例）,流程设计目的,业务流程设计的目的是：风险、成本、速度和质量的优化和控制。,缩短业务处理时间，增加业务机会，超越客户需求，降低成本，提高质量（如,缩短付款单据处理时间及服务和交付时间）。,降低资源消耗，争取竞争机遇。使成本大幅度下降，其幅度会远远超出传统削减成本的做法。,质量,成本,时间,风险,用适当的业务控制，提高质量，满足并超越客户的服务期望,通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险。,流程及流程管理流程管理的形式企业流程图的设计企业流程优化管理,速度,效益,成本,质量,满足客户,企业运作中流程的缺陷使企业认识到流程改善的重要性，流程再造以追求效益、质量、速度和成本为目的。,业务流程再造（BPR)的目的,使决策点尽可能在靠近需进行决策的地点做出部门之间的沟通应在直接参与作业的层面进行尽可能使同一个人完成一项完整的工作剔除不增值的活动在工作的过程当中设置质量检查机制在工作过程中建立绩效考核机制尽可能将组织的目标分解到基层减少工作过程中的非工作时间明确职责、相互关系和工作的协作关系,流程优化的原则,五脏俱全、各自为政、等级森严、逐级上报,1.审核2.取货3.发货,企业,营销总部,省级营销中心,市级营销中心,销售的传统模式,用户急需,市级营销中心,省级营销中心,（1天）,申请,1.收货2.上架3.取货4.包装,（5天）,（5天）,用户急需,市级营销中心,省级营销中心,（1天）,1.包装2.发运3.结算,（1天）,邻市营销中心,急调（1天）,共需11天,共需2天时间虽短，但运费骤增,等级森严、逐级上报，同一地区人为划为两个部门，导致不能为顾客创造满意的价值！,久而久之，在市级站中会自发产生一个为其他市级站处理紧急业务的流程，实属无奈，但总比通过省中心好！,在某些省会里，省级中心往往与市级中心在同一个办公区域，然而当出现情况时，会出现以下两种应付方式：,典型案例,常见的流程缺陷一,以短期利益为中心、牺牲长远利益,两个平行业务部门互不干涉、各自为各自的经济着想，导致全局受损！,A机场,B机场,A,B,出现故障，请求增援工程师，争取当晚修好,时候已晚，不如明早再去，可省住宿费几百美圆,推迟一天派出工程师,飞机停运一天，损失数十万美元！,同属一个管理机关的：,典型案例,常见的流程缺陷二,条框太多，流程部分串行处理,：,新药推出计划仅实验一项就用了近两年时间，加上生产与推广，共用了三年时间，公司少获利百万美圆以上。,制药公司,药品管理局,获准上市,新药开发流程,某制药公司,药品管理局,研究成功一种新药,要求提供30名病人服药一周的实际结果,研究药品设计方案,专家逐个审阅