（汉语言文字学专业论文）行政公文写作数据库研究.pdf

摘要 对于长期从事公文写作的人们来说，如何利用好公文写作资源，使之高效的服务 于公文创作，已经成为制约公文写作发展的瓶颈。本文尝试以行政公文写作数据库研 究为突破点，将计算机技术、网络技术等现代信息技术应用于行政公文写作实践之中， 以达到高质量高效率实现公文创作的目的。 在研究中，通过对行政公文写作数据库的概念特征、建设依据、建设原则、内容 构成、模块功能、建设中存在的问题及解决策略等几部分的理论探讨，尝试对行政公 文写作数据库建设进行系统的理论研究。 本文研究的意义在于：从理论上看，可以在很大程度上填补了公文写作关于数据 库方面的理论空白，可以为今后的公文写作研究提供一个丰富、翔实的学科资料库；从 使用者的角度来看，一个公文写作数据库系统能够更方便更快捷地完成公文写作者所 需求的公文文档，提高公文制作的质量和效率，更好的指导公文写作实践。从开发价 值来看，制作公文写作数据库的社会需求很大，具有很大的市场空间和商业价值。 关键词：行政公文写作数据库研究 2 a b s t r a ct f o rt h ep e o p l ew h o e n g a g ei nt h eo f f i c i a ld o c u m e n t sw r i t i n g ，h o wt om a k eg o o du s eo f t h er e s o u r c e sa n dm a k et h e me f f i c i e n t l ys e r v ef o rp r o d u c i n go f f i c i a ld o c u m e n t sh a sb e c o m e t h ek e yp o i n tf o rt h eo f f i c i a ld o c u m e n td e v e l o p m e n t t h i st h e s i s ，t a k i n gt h ea d m i n i s t r a t i v e o f f i c i a ld o c u m e n t w r i t i n g d a t a b a s ea st h e b r e a k t h r o u g hp o i n t ，a p p l i e s t h em o d e m i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g i e ss u c ha st h ec o m p u t e rt e c h n o l o g y , n e t w o r k i n gt e c h n o l o g i e si n t ot h e a d m i n i s t r a t i v eo f f i c i a ld o c u m e n t si no r d e rt oa c h i e v eh i g hq u a l i t ya n de f f i c i e n c y i nt h es t u d y , t h ee s t a b l i s h m e n to ft h ea d m i n i s t r a t i v eo f f i c i a ld o c u m e n t sd a t a b a s ei s e x p l o r e ds y s t e m a t i c a l l yb a s e do nt h ec o n c e p t ，g r o u n da n dp r i n c i p l ef o re s t a b l i s h m e n t ， c o n t e n t ，m o d e lf u n c t i o na n dt h ee x i s t i n gp r o b l e m sa n ds o l u t i o n s t h es i g n i f i c a n c eo ft h i sr e s e a r c hi s ：t h e o r e t i c a l l ys p e a k i n g ，i ts u p p l e m e n t st h eo f f i c i a l d o c u m e n td a t a b a s ea n dp r o v i d e sr i c hr e s o u r c e sf o rt h el a t e rs t u d i e s ；i nt h ea s p e c to f u s e r s ， a no f f i c i a ld o c u m e n td a t a b a s e s y s t e mc o u l dh e l pf i n i s ht h er e q u i r e dd o c u m e n t sm o r e c o n v e n i e n t l ya n dq u i c k l ya n di n s t r u c tt h eo f f i c i a ld o c u m e n tw r i t i n g c o n s i d e r i n gt h ev a l u e ，i t h a sag r e a td e m a n di ns o c i e t ya n dh a sab r o a dm a r k e ts p a c ea n dc o m m e r c i a lv a l u e k e yw o r d s ：a d m i n i s t r a t i v eo f f i c i a ld o c u m e n t sw r i t i n gd a t a b a s er e s e a r c h 3 长春理工大学硕士学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的硕士学位论文，行政公文写作数据库研究是本 人在指导教师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用 的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对 本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均己在文中以明确方式标明。本人完全 意识到本声明的法律结果由本人承担。 作者签名： 年土月狮 长春理工大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者及指导教师完全了解“长春理工大学硕士、博士学位论文版 权使用规定”，同意长春理工大学保留并向中国科学信息研究所、中国优秀博硕 士学位论文全文数据库和c n k i 系列数据库及其它国家有关部门或机构送交学 位论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本人授权长春理工大学可以 将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，也可采用影印、缩印 或扫描等复制手段保存和汇编学位论文。 作者签名 指导导师 年三月面 年三月弛日 第一章绪论弟一早珀t 匕 1 1 行政公文写作数据库研究的目的与意义 我们常说的公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定 效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机 关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。而公文写作是指公文的创作，公 文写作作为党政机关、企事业单位日常办公中不可或缺的一部分，有着规范控制、令 行禁止、组织协调、明事通情、参谋决策、商洽联络、存储凭证的作用。公文是各级 各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。 行政公文是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和 规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。行政公文作为传达和贯彻党和国 家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的 主张，显现着组织活动的行为目的。因此，行政公文的种类和体式取决于公文的性质 和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。在拟制公文时， 必须从实际需要出发，根据职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。 公文写作在办公中的作用是非常重要的，但是，面对庞大的公文写作资源，如何 更好地利用资源服务于公文写作，成了困扰众多公文写作者的难题，因此，本文尝试 以行政公文写作数据库研究为突破点，将计算机技术、网络技术等现代信息技术应用 于行政公文写作实践之中，以达到构建公文写作数据库平台、提高公文写作效果的目 的，这样的研究从理论上看，有利于弥补当前公文写作方面尚无一个规范、完整数据 库的空白，可以为今后的公文写作研究提供一个丰富、翔实的学科资料库；从使用者 的角度来看，一个公文写作数据库系统能够更方便更快捷地完成公文写作者所需求的 公文文档，提高公文制作的质量和效率，更好的指导公文写作实践。从开发价值来看， 制作公文写作数据库的社会需求很大，具有很大的市场空间和商业价值；因此，公文 写作数据库在提高公文写作的效率和质量上是一个重要的突破，它为现代化的办公开 辟了一条崭新的道路。 1 2 国内外研究现状 正因为行政公文写作数据库有着如此重要的意义，目前国内外的公文写作与计算 机技术相结合的研究在逐渐增多。时至今日，计算机和写作已成为一个专门的研究领 域，且发展迅速，成果颇丰，具体表现如下： 1 2 1 理论著作方面有所建树，但没有形成系统的研究体系 在国外，自上世纪七十年代末计算机介入写作领域开始，西方读写教学理论研究 者和实践研究者就开始了相关的探索，j a yd a v i db o l e t r 主编的写作空间：计算机、 超文本和写作史被公认为是写作和计算机关系问题方面的权威，该书是后人研究信 息时代写作问题的重要参考文献。t o d dt a y l o r 和i r e n ew a r d 主编的网络时代的读 写理论( l i t e r a c yt h e o r yi nt h ea g eo ft h ei n t e r n e t ) ，从三个角度探讨了网络 时代的读写理论。i l a n as n y d e r 主编的从纸页到屏幕：将读写带入电子时代( p a g e t os c r e e n ：t a k i n gl i t e r a c yi n t ot h ee l e c t r o n i ce r a ) ，试图揭示读写实践和技术 使用之间的复杂关系，也试图考察技术使用的教育学和课程意义。在国内，8 0 年代以 来，随着国内写作研究的不断深入和计算机技术的强劲发展，对于写作与计算机技术 的研究也开始起步，先后出现了一批致力于此领域的研究者：金振邦教授在如何科 学使用写作数据库资源一文中，对如何使用写作数据库进行了论述，认为第一要接 受新的媒介观念；第二要了解写作数据库的特性和优点；第三要掌握科学使用方法， 防止负面道德影响。第四要熟悉和存储有用的写作数据库。在他的电脑写作软件的 功过与是非一文中，对能够提供大量写作素材的软件进行了详细的论述。陈绪毅在 电脑在应用文写作中的运用一文中，对应用文写作系统进行了探讨，认为建好应 用文写作系统应建立在中文信息处理系统、智能化集成数据库系统、写作表达系统、 人机对话系统、管理信息系统等几个子系统上面，其中，智能化集成数据库系统主要 解决的是应用文写作素材的问题。蔡鹏飞在其论文当代应用写作研究的挑战和对策 中，对电脑、互联网技术融入当代应用写作研究中提出了自己的见解，这些研究和探 索虽然对写作与计算机技术研究提出了很多有价值的课题，但由于客观的局限，目前 还没有形成系统的体系，值得我们深入去探索和思考。 1 2 2 写作软件开发与运用方面逐渐增多，但实用性不强 在国外，美国人丌发出了“w r i t e r sb l o c k s 写作软件，是一款文本处理软件， 它以卡片的形式处理文字，让写作者不必深思熟虑，就可以动手写作。塞尔默布林 斯乔德设计的“布鲁特斯1 型”，曾是世界上最先进的人工故事生成软件，它创作出了 电脑小说背叛。美国哈佛大学设计出“电子律师 ，它能根据用户需要，自动书写 各类法律文书，并拥有自动起草、修改、打印“电子信函”的办公系统。此外，美国加 利福尼亚州的沃西等人还设计出诗歌创作软件。在国内，早在1 9 9 0 年，武汉长江电脑 写作研究所和上海电子计算机厂联合研制了“东海z l ( 王码) 电脑写作机”，具有自动起 草、修改、定稿、打印、存档等多项功能，实现了中文文体在电脑中的自动生成技术。 目前，我国已研制出一些具有文体自动生成技术结构的电脑写作软件，如：“公文写作 助手软件提供了各种行政、经济、法律、礼仪、事物、新闻类文章的写作要点，又 提供了各种公文的例文和范本。对于没有任何写作经验的写作者，只要对着范本来个 2 照葫芦画瓢，马上就会写出一手漂亮文章来；“公文写作处理”软件提供了大量公文资 料，方便公文的编辑，达到了快速成文的目的；“公文无忧写作宝典 软件收集了大量 各行各业的工作报告、个人总结、述职报告、竞聘演讲、留学文书、及入党申请书、 转正申请、思想汇报等写作资源，满足了不同用户的需求；“写稿大师”软件是一个集 多文档文字编辑器、网页编辑器和多窗口网页浏览器于一身的综合性文字处理工具， 也是各类文件查看的好帮手；“文星超级写作助手软件是一套功能丰富、相当实用的 写作辅助软件，该系统提供了一个约五百万汉字的庞大的语言素材库，采用科学细致 的分类系统，并辅以关键词查询手段，使用户可以快速方便地找到自己需要的精彩词 汇、语句、语段和范文，以供自己写作时借鉴和参考；“丽天公文写作资源挖掘系统 是基于j 2 e e 开放的分布式体系架构，把国际最新的知识发现技术，写作辅助技术引到 公文写作中，为政府人员的公文写作提供关联资源挖掘的支持，有效提高工作效率和 公文准确性。 这些应用文写作软件的设计与实现，标志着电脑写作已经脱离了单纯的电脑打字 阶段，进入了电脑写作的技术化和开发化阶段。但是，目前出现的这些应用文写作软 件，由于没有按照写作规律进行设计开发，大部分内容多而杂，辅助功能比较弱，技 术比较陈旧，没有真正面向写作者，实用性较差。 1 2 3 数据库类公文写作网站数量众多，但质量参差不齐 随着互联网技术的迅速发展，数据库类公文写作网站也呈扩大化趋势，比较出名 的有：公文写作网：h t t p ：w w w h a r d o r g c n ；免费公文网：h t t p ：w w w d o c l 6 8 t o m ； 文秘公文第一网：h t t p ：w w w w e n m i c o m ；秘书公文网：h t t p ：w w w m i s h u g w c o m ； 中国公文网：h t t p ：w w w z g g w w c o m c n 等。 这些公文写作网站虽然数据资源强大，公文例文数量多，为写作者提供了大量有 价值的公文素材，但从资源质量上看，这些网站提供的素材质量参差不齐，没有科学 的对公文素材进行划分，还远远达不到为公文制作服务的目的，需要我们进一步探索 数据库类公文写作网站建设的新思路和新方向。 1 2 4 计算机技术应用到公文写作及处理方面发展迅速，但普及不够 随着计算机技术的日益发展，利用计算机进行写作已经成为人们最普遍的写作方 式之一。世界上各国政府都在积极进行电子政务的建设，我国不少地方也在这方面做 了一些有益的改革和探索，一些单位己不同程度地实现了公文运转的电子化管理，在 收文办理和发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现公文查询、统 计、存储、流转管理的电子化和内部网络互联；部分单位对公文数据库中的公文由按 标题、来文单位等基本要素的管理扩展为部分公文的全文入库管理；一些部门己经实 现在特定网络( 如政府专网、专业部门网) 上的部分公文制作上报、下发的无纸传输， 少数单位已经实现全部公文的网络传输和电子化管理，公文从生产到运转发送、接收、 归档全面实现电子化、无纸化。 在写作资料的载体方面，现在电子载体己经得到了大力的发展，大有取代传统纸 质载体的趋势。电子载体，如光盘、u 盘、硬盘等，具有传统纸质载体无可比拟的优越 性：容量大、占用空间小、保存时间长、携带便捷、使用方便。而且直接在电脑上进行 文章的阅读、使用，也已经被越来越多的人所接受。 但是，计算机技术应用到公文写作处理方面还没有完全普及，很多单位现在还处 于公文电子处理和原始纸质文件处理相结合的阶段，还没有摆脱纸质文件的束缚，有 时候还造成了公文写作者重复性劳动，在笔者单位，就发放文件而言，还在采取电子 文档和纸质文档相结合的方式进行公文处理，在很大程度上增加了工作量。 以上这些理论和实践，为“行政公文写作数据库 研究提供理论和实践基础，在 行政公文写作数据库研究中，笔者将从行政公文写作数据库的概念特征、建设依据、 建设原则、内容构成、模块功能、建设中存在的问题及解决策略等几部分进行系统的 论述。 4 2 1 数据库 第二章数据库与行政公文写作数据库 2 1 1 数据库概念的界定 在界定数据库之前，有必要了解什么是数据。数据是对客观事物的符号表示，是 用于表示客观事物的未经加工的原始素材，如图形符号、数字、字母等。或者说，数 据是通过物理观察得来的事实和概念，是关于现实世界中的地方、事件、其他对象或 概念的描述。在计算机科学中，数据是指所有能输入到计算机并被计算机程序处理的 符号的介质的总称，是用于输入电子计算机进行处理，具有一定意义的数字、字母、 符号和模拟量等的通称。 在现代汉语词典( 第5 版) 中，数据库是指“存放在计算机存储器中，按照一 定格式编成的相互关联的各种数据的集合，供用户迅速有效地进行数据处理。 也可以 这样理解数据库：是指长期储存在计算机内的、有组织的、可共享的数据集合。数据 库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存，具有较小的冗余度、较高的数据独 立性和易扩展性，并可为各种用户共享。世界银行首席经济学家j m a r t i n 曾经给数据 库下了一个比较完整的定义：数据库就是存储在一起的相关数据的集合，这些数据是 结构化的，无有害的或不必要的冗余，并为多种应用服务。数据的存储独立于使用它 的程序；对数据库插入新数据，修改和检索原有数据均能按一种公用的和可控制的方 式进行。当某个系统中存在结构上完全分开的若干个数据库时，则该系统包含一个“数 据库集合 。 更严格地说，数据库是“按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库”。在日 常工作中，常常需要把某些相关的数据放进这样“仓库 ，并根据管理的需要进行相 应的处理。例如，在行政公文写作数据库系统中，我们可以把公文的模板按照不同类 别科学的存放在表中，这张表就可以看成是一个数据库。有了这个“数据仓库”，我 们就可以根据需要随时查询某个公文种类的基本要素，也可以查询模板的数量等等。 此外，在财务管理、仓库管理、生产管理中也需要建立众多的这种“数据库”，使其 可以利用计算机实现财务、仓库、生产的自动化管理。 2 1 2 数据库对行政公文写作的意义 从行政公文写作的角度来看，数据库可以完成很多文件管理上的功能，对行政公 文写作有着重要的意义： ( 1 ) 数据库可以实现行政公文写作数据共享 数据共享包含所有用户可同时存取数据库中的数据，也包括用户可以用各种方式 通过接口使用数据库，并提供数据共享。我们这罩所研究的行政公文数据库存储了大 量的公文例文和模板、写作策略等，所有被分配了使用权限的用户都可以用相应的操 作获得数据库中现存的数据，也可以自己定义公文的形式和模板亦或是范文，存入数 据库中以备同后使用时直接调用，这样就实现了多批数据在系统中与人的交互，提供 了数据共享的渠道。 ( 2 ) 数据库可以减少行政公文写作数据的冗余度 同文件系统相比，由于数据库实现了数据共享，从而避免了用户各自建立应用文 件。这样使得数据库存储文件格式得以统一，减少了大量重复数据，减少了数据冗余， 维护了数据的一致性。在行政公文写作数据库系统中，可以通过建立统一的文件格式 和文档内容，按照科学的分类方式进行保存，有效的较少数据重复建设，有利于公文 写作数据建设。 ( 3 ) 数据库使得行政公文写作数据实现集中控制 文件管理方式中，数据处于一种分散的状态，不同的用户或同一用户在不同处理 中其文件之间毫无关系。而利用数据库，对所有存储文件都可以用统一的方式进行操 作，统一修改或者更新，因此，利用数据库可对数据进行集中控制和管理，并通过数 据模型表示各种数据的组织以及数据间的联系。在行政公文写作数据库系统中，可以 对公文模板、公文例文、写作策略等子系统进行集中控制，能够快速进行公文写作创 作。 ( 4 ) 数据库可以保持行政公文写作数据一致性和可维护性，以确保数据的安全和可 靠性 数据库都有自己的安全性控制，行政公文数据库应对用户权限进行严格设置，以 防止非法用户蓄意破坏数据库，造成不必要的数据丢失、错误更新和避免不同权限用 户之间的越权使用。同时，数据库有着一套完整性的控制，对数据库中文件格式等进 行一系列严格的检查，以保证数据的正确性、有效性和相容性。另外，数据库非常大 的一个亮点是能实现并发控制，这使在同一时间周期内，允许对数据实现多路存取， 多个用户可以自由地使用数据库而不发生冲突，有效地防止了用户之间的不正常交互 作用。最后，值得一提的是，数据库管理系统提供了一套方法，可及时发现故障和修 复故障，当数据库被系统错误破坏或者修改，数据库会自动关闭并恢复状态，从而防 止数据被破坏。 由此可见，数据库对于行政公文写作来说，有着非常重要的意义，它的自身特性， 能够很好的帮助公文写作者完成人类一些无法完成的任务。因此，数据库在本文的研 究当中扮演着至关重要的角色。 6 2 2 行政公文写作数据库 2 2 1 行政公文数据库概念的界定 对于公文，就目前的研究现状来看，涵盖范围极其广泛，不下百种，为了更清晰 的研究公文数据库的建设，在本文中仅从国家行政机关公文处理办法中规定的1 3 种行政公文进行数据化研究。因此行政公文写作数据库的研究主体就是“行政公文”。 行政公文写作数据库的概念可以这样界定：是指将各种关于行政公文和行政公文写作 技巧等方面资源汇集成一个能够面向用户群体进行数据共享等操作的数据库系统。或 者可以这样理解：行政公文写作数据库就是存储了众多种类的行政公文的数据仓库。 2 2 2 行政公文写作数据库的特征 上文，探讨了数据库的概念和研究主体，数据库不是单一的品种，每个学科都可 以为自己建立“数据库”。基于以上的定义，本文所研究的行政公文写作数据库应具备 以下主要特征： 第一，行政公文写作数据库是一个数据库系统的集成体。 行政公文写作数据库系统整合了1 3 种类别的行政公文写作模板以及写作( 策略) 技巧，并且将优秀的行政公文例文入库以供用户查询和使用，之所以称这个公文系统 为一个数据库系统，是因为它具有数据库的储备和查询等功能，并且更进一步地说， 它能够实现数据的共享和对数据的统一管理。像当前使用比较多的实用公文写作自 动生成系统，提供了多达7 0 多种实用的小类别的模板和5 0 0 多篇的范文，用户可以 根据自己的需要从数据库选择或者检索到想要完成的公文板式和应该写入的相关内 容。 作为一个数据库系统，应该是若干小型数据库的集成，在行政公文写作数据库中， 为了行政公文格式的规范，应建有公文模板数据库；为了公文内容的详实，应建有例 文数据库，为了公文制作符合写作要求，应建有写作策略( 技巧) 数据库。还有诸如 文档生成系统、行政公文处理系统等等，这些子系统的集成将构成为行政公文写作数 据库系统。因此，行政公文写作数据库应是一个数据库系统的集成体。 第二，行政公文写作数据库应具备数据库系统的最基本功能。 作为一个有关行政公文写作方面的数据库，要具备数据库的基本功能，如：数据 查询功能、数据共享功能、数据的增、删、改等功能，这些一般功能的具备，才能使 行政公文写作数据库以最优方式为行政公文写作服务，才能充满活力，才能真j 下实现 其服务行政公文写作的目的。 第三，行政公文写作数据库应是行政公文写作资源和技巧的汇合体。 行政公文写作数据库的建设应着眼于一切涉及行政公文写作资源和写作策略( 技 7 巧) 方面的内容，并通过数据库特有的功能，将行政公文写作诸要素有机的结合起来， 构成一个庞大的资源体，满足于公文写作的实际需要。 2 2 3 行政公文写作数据库对行政公文写作的效用 第一，行政公文写作数据库的建设应有助于提高行政公文写作效率。 因为公文写作系统是个集成软件，当用户做出了公文类型模板的正确选择以及对 公文风格的界定选择后，系统会自动生成一篇公文的版式，用户再对从例文数据库中 检索到的范文进行复制、粘贴等操作，一个满足用户要求的公文便立即生成。如此简 单快捷的操作提高了传统的公文写作效率，也为今后写作的发展开辟了新的纪元。 第二，行政公文写作数据库的建设应有助于提高行政公文写作的质量。 因为公文写作数据库系统要服务于使用者，所以人性化的设计就显得尤为重要。 在计算机高速发展的现代社会，只有依靠信息技术才能提高系统的效率和服务质量。 “行政公文写作数据库”应采用当今计算机研究前沿的人工智能领域的先进技术和信 息检索等信息服务手段，使得系统的检索速度明显得到了提高，方便了用户群体，同 时也完善了公文写作系统领域的体系。 第三章行政公文写作数据库建设的依据及原则 行政公文写作数据库的研究，所涉及的不仅仅是行政公文写作方面的知识，它还 需要借助信息技术等作为支撑，这就好像一个图书馆，尽管图书种类众多，但是经过 分类、甄别，都有条理地摆放在相应的位置上。行政公文写作数据库也一样，它包含 着能够给写作者提供帮助的各个板块，它们之间是怎样的关系，如何服务，当然也就 需要一定的设计依据和原则。 3 1 行政公文写作数据库建设的依据 对于行政公文写作数据库建设依据的理解，笔者认为应分别从其理论依据和技术 依据两方面入手，理论依据为行政公文写作数据库的建设提供了智力支持，而技术依 据则为数据库的建设提供了现实可能。 3 1 1 行政公文写作数据库建设的理论依据 1 信息理论 近些年来“信息 这个名词被广泛应用于生活、生产、商业、科技等各个领域。 它通常作为消息、情报、数据、知识以及信号的统称。随着科学技术的发展，人类对 信息的利用越来越广泛，对信息概念的认识也越来越深刻、定义也越来越严格。我们 从一些书上可以看到如下说法：新华词典( 2 0 0 1 年修订版) 对“信息”的注释： 音信：消息。信息论中指用符号传送的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道 的。事物的运动状态和关于事物运动状态的陈述。目f j 大家比较容易接受的定义是： “信息是客观存在的一切事物通过物质载体所发出的消息、情报、指令、数据和信号 中所包含的一切可传递和交换的内容。” 对于信息科学的理解，在现代汉语词典中，信息科学被定义为“研究信息的 产生、获取、存储、传输、处理和使用的科学。 其更精确的定义是“以信息作为主要 研究对象、以信息的运动规律作为主要研究内容、以信息科学方法论作为主要研究方 法、以扩展人的信息功能作为主要研究目标的一门科学。” 人们通常把可以扩展人的信息功能的技术称为信息技术。随着科学技术的飞快发 展，信息技术的范畴也在不断扩大，关于信息技术的定义也不是唯一的。对于不同的 行业不同领域，信息技术的应用范围也不同，在行政公文写作数据库的建设中，最基 础的理论依据在于信息理论，因为无论是行政公文还是数据库，都与信息理论密切相 关，行政公文所发出的是指导型的信息或者消息，而数据库恰恰是将信息按照一定规 则进行整理的“仓库”，二者结合起来，为行政公文写作数据库的建设提供了可能。 9 2 元数据理论 元数据问题是建设各类数据库时所面临的重要问题，同时也是理解行政公文写作 数据库系统的必要的理论基石。因此，元数据理论也是我们需要掌握的必不可少的基 础理论之一。 元数据最本质、最抽象的定义为： “d a t aa b o u td a t a ( 关于数据的数据) 。 它是一种广泛存在的现象，在许多领域有其具体的定义和应用。在软件构造领域， 元数据被定义为：在程序中不是被加工的对象，而是通过其值的改变来改变程序的 行为的数据。它在运行过程中起着以解释方式控制程序行为的作用。在程序的不同 位置配置不同值的元数据，就可以得到与原来等价的程序行为。在数据库领域中， 元数据被定义为：描述数据及其环境的数据。一般来说，它有两方面的用途。首先， 元数据能提供基于用户的信息，如记录数据项的业务描述信息的元数据能帮助用户 使用数据。其次，元数据能支持系统对数据的管理和维护，如关于数据项存储方法的 元数据能支持系统以最有效的方式访问数据。具体来说，在数据库系统中，元数据机 制主要支持以下五类系统管理功能：( 1 ) 描述哪些数据在数据库中；( 2 ) 定义要 进入数据库中的数据和从数据库中产生的数据；( 3 ) 记录根据业务事件发生而随 之进行的数据抽取工作时问安排；( 4 ) 记录并检测系统数据一致性的要求和执行 情况； ( 5 ) 衡量数据质量。 综合来讲，元数据就是关于数据库的数据，是数据库建设过程中所产生的有关 数据源定义，目标定义，转换规则等相关的关键数据。同时元数据还包含关于数据 含义的商业信息，所有这些信息都应当妥善保存，并很好地管理，为数据库的发展 和使用提供方便。 在行政公文写作数据库建设过程中，作为其所依托的基础理论，元数据的用途 主要体现在以下几个方面： ( 1 ) 利用元数据理论，可以使公文写作者在大量公文写作资源中，快速地搜 索到所需要的资源，起到搜索的作用。元数据理论可以使创作出来的优质公文，有 统一的定义描述和分类。 ( 2 ) 利用元数据理论，可以使行政公文写作资源的加工达到标准化，能够更 加广泛地实现行政公文写作资源的交互和资源的共享。使不同风格、不同功能的行 政公文资源平台可以相互操作，相互共享，起到资源共享的作用。 3 现代写作学理论 现代写作学理论对公文写作的内涵、规律、原理等进行了系统的论述，已经形成 了一套趋于完整的学科理论，对于指导公文写作者进行写作活动，具有着重要的指导 作用。 在写作理论上，现代写作学理论为本文的行政公文数据库的创建起着指导的作用， 一方面该理论严格地表述出了数据库中存储的写作例文的规范，为例文的选取和入库 提供了有效的界定，另一方面，现代写作学理论为本文所研究的行政公文数据库写作 l o 模板的建立提供了有力的理论支持，对于整个行政公文的创作起到了限定规范等重要 作用。 在写作过程中，现代写作学理论指导行政公文写作数据库完成行政公文的制定。 在行政公文创作的过程当中，现代写作学理论提供了一整套严谨的写作语法和格式的 规范说明，行政公文写作数据库将该套方法使用在模板的制定上，间接地向使用者提 供了一个所需求的行政公文格式，方便了使用者快速准确地完成行政公文的写作。 在写作方法上，现代写作学理论为行政公文写作数据库提供了一系列的写作技巧， 而这些写作技巧又使得行政公文的创作变得简单和流畅，现代写作学理论象是一盏明 灯，指示了最优的写作方法和达到最终成型的行政公文的创作路径。 写作学理论的研究目的是为了更好的学会写作，而行政公文写作数据库的建设也 是基于此种目的，所以写作学理论是行政公文写作数据库建设的主要依据。写作的基 本规律、写作过程的研究，写作技法、方法的探讨等等都应该在行政公文写作数据库 中有所体现。 3 1 2 行政公文写作数据库建设的技术依据 1 数据库技术 在前面，对数据库的概念已经进行了详细的论述。随着计算机技术与网络通信技 术的发展，数据库技术已成为信息社会中对大量数据进行组织与管理的重要技术手段， 作为一种专门处理数据的手段，数据库技术已经成为了行政公文写作中的重要组成部 分，并将逐渐取代了传统的行政公文写作方式。数据库技术研究和解决了行政公文写 作过程中大量数据有效地组织和存储的问题，在行政公文数据库系统中，可以减少写 作数据存储冗余、实现写作数据共享、保障写作数据安全以及高效地检索写作数据和 处理写作数据。也是本文研究中的基础技术依据。 在本文中，之所以将行政公文写作与计算机的数据库技术结合起来进行研究，主 要在于数据库中的数据具备其他计算机技术无可比拟的特点： 具有结构化的特点。数据库中的数据并不是杂乱无章、毫不相干的，它们具有一 定的组织结构，属于同一集合的数据具有相似的特征。依据此特点，可以把行政公文 写作的相关联数据统一到一个集合体中。 具有共享性的特点。行政公文写作的过程，需要大量的信息。使用数据库的目的 就是要统一管理这些信息，减少冗余度，使公文写作者共同享有相同的数据。 具有独立性的特点。数据的独立性是指数据记录和数据管理软件之问的独立。数 据及其结构应具有独立性，而不应该去改变应用程序。根据这一特点，行政公文写作 数据库中的相关数据应作为一个独立体可以单独存在，只是在制作行政公文时，可以 依靠数据库技术进行整合，达到制作公文的目的。 具有灵活性的特点。数据库管理系统不是把数据简单堆积，它在记录数据信息的 基础上具有很多的管理功能，如输入、输出、查询、编辑修改等。依据这一特点，我 们可以快速、便捷的使用行政公文写作数据库的各个模块功能，建立一个友好的行政 公文制作平台。 具有安全性的特点。根据用户的职责，不同级别的人对数据库具有不同的权限， 数据库管理系统应该确保数据的安全性。依据这一特点，在制作行政公文写作数据库 时，可以设置多个用户权限，在确保数据库安全的基础上，也能够根据使用者不同进 行身份类别划分，使行政公文写作数据库系统更具人性化和商业化。 总之，作为计算机信息技术关于数据管理的关键，数据库技术可以用最优方式为 某个特定组织的多种应用服务，其数据结构独立于使用它的应用程序，对数据的增、 删、改和检索由统一软件进行管理和控制。 2 信息检索技术 自上世纪5 0 年代以来，信息检索作为一门新兴技术，逐渐在各个领域中得以快速 发展，取得了广泛的应用价值。信息检索是指信息按一定的方式组织起来，并根据 信息用户的需要找出有关的信息的过程和技术。狭义的信息检索就是信息检索过程 的后半部分，即从信息集合中找出所需要的信息的过程，也就是我们常说的信息查 寻。信息检索的手段主要有手工检索、计算机检索等，其中，计算机检索的优点之 一就是检索灵活，可以用不同的运算符构筑起不同的检索式，从而得到不同的检索结 果。现在普遍意义上的信息检索技术就是用户输入检索提问式，计算机系统将其在数 据库的特征标识系统中进行的匹配检索技术。 因为行政公文写作数据库的建设中离不开信息检索的功能，所以数据库建设者必 须了解当前信息检索的流行技术，具体有如下几种方式： 布尔检索：即用布尔逻辑运算符来表达检索词与检索词之问的逻辑运算关系。 截词检索：就是把检索词截断，取其中的一部分片段，再加上截词符号一起输入 检索，计算机系统按照词的片段与数据库里的索引词进行匹配，凡是包含这些词的片 段的文献都被检索出来。 扩展检索：对于同一个概念，不同的用户可能会有不同的理解或者表述，若逐个 分别检索，将大大增加用户的负担，扩展检索则可以解决这一问题。扩展检索是一种 传统的智能检索技术，是由系统基于词表，对于多个检索进行逻辑化的扩展检索。 字段限定检索：数据库的记录通常是由多个代表不同信息内容的字段组成，如题 名、关键词、作者、文摘、刊名、出版年月等等，在一般情况下，系统在默认的若干 字段或者全部字段中检索，但大多数的数据库检索系统中均会设置字段限定检索功能， 用户可以指定某一字段或者某几个字段以使检索结果更为准确。 3 模板技术 模板足计算机文字处理系统中一种预先设置好的特殊文档，是一种提高编辑排版 速度的工具。用计算机技术语言来解释写作模板，“指的是包含变量和常量的一种填充 框架。常量是固定不变的文字表述；变量的取值范围是具有某一属性的同一类文字表 1 2 述的集合。瞳由于公文的实用性、规范性比较强，在我们日常制作公文过程中，要求 具有格式规范、用语恰当以及多方面的专门知识，这既是一种创造性的工作，也是一 种繁琐复杂的工作，这样的工作对于公文写作者来说是劳神费力的，而计算机模板技 术却可以快速完成。在数据库系统运行时，能够按照数据库使用者提供公文文种，快 速调用出公文模板，并按照实际情况填充特定信息，生成所需所需公文电子文档。模 板技术的出现，为公文使用者提供了公文文档的外观架构，为公文使用者制作公文文 档提供帮助，同时，公文模板也有利于公文写作者掌握公文格式。 公文写作者运用写作模板技术，可以快速地创建与模板相同或相似的公文文档。 模板技术在计算机辅助写作方面中也有较高的使用率，现在开发出来的一些商品化的 计算机辅助写作软件，大多都具备模板功能。 3 2 行政公文写作数据库建设的原则 3 2 1 规范化原则 作为传达贯彻各项方针政策，发布行政条例和法规，实施行政管理，报告和批复 问题，布置和商洽工作，交流工作经验的重要工具的行政公文，其文种性质，要求行 政公文写作数据库建设必须符合规范化原则。 所谓规范化原则，是指根据领导指示起草和制发公文的全过程，即包括：公文文 种的选择、格式的编排、行文的要求、撰稿、校对、签发等，都必须严格按照国家 行政机关公文处理办法等有关规定去做，这样才能发挥公文这一重要工具的特殊作 用。因此，根据公文写作的这一原则，我们在建设公文写作数据库时，要充分考虑到 制作出来的公文必须符合国家有关公文写作方面的规定，通过数据库制作出来的写作 产品只有符合相关的公文制作要求，才能正确反映各级党政机关、企事业单位、社会 团体等单位开展公务活动的情况，才能算是合格的公文写作数据库。否则，必将影响 到数据库使用单位的公文的质量，公文的权威性与严肃性也将得到损害。 3 2 2 交互性原则 交互是研究关于设计、评价和实现供人们使用的交互计算系统以及有关这些现象 进行研究的科学。交互技术是指通过计算机输入、输出设备，以有效的方式实现人与 计算机对话的技术。它包括机器通过输出或显示设备给人提供大量有关信息及提示请 示等，人通过输入设备给机器输入有关信息及提示请示等，人通过输入设备给机器输 入有关信息，回答问题等。人机交互技术是计算机用户界面设计中的重要内容之一， 它与认知学、人机工程学、心理学等学科领域有密切的联系。 目前制约数据库商业价值化最关键的因素是人机交互技术。人机交互是研究人、 计算机以及它们之间相互影响的技术，是人与计算机之间传递、交换信息的媒介和对 话接口。作为- - f - 交叉性、边缘性、综合性的学科，人机交互是计算机行业竞争的焦 点从硬件转移到软件之后，又一个新的、重要的研究领域。 本文研究的行政公文写作数据库系统运行于计算机操作系统之上，而计算机操作 系统的人机交互功能是决定计算机系统“友善性”的一个重要因素。人机交互功能主 要靠可输入输出的外部设备和相应的软件来完成。而行政公文写作数据库系统就是作 为这样一个连通用户所使用的外部设备和系统之间沟通的软件。可供这种人机交互使 用的设备主要有键盘显示、鼠标、各种模式识别设备等。与这些设备相应的软件就是 操作系统提供人机交互功能的部分。人机交互部分的主要作用是控制计算机系统的运 行和理解并执行通过人机交互设备传来的有关的各种命令和要求。人机交互主要是通 过键盘显示器来完成。用户通过键盘打入命令，操作系统接到命令后立即执行并将结 果通过显示器显示。打入的命令可以有不同方式，但每一条命令的解释是清楚的、唯 一的。随着计算机技术的发展，操作命令也越来越多，功能也越来越强。随着模式识 别，如语音识别、汉字识别等输入设备的发展，操作员和计算机在类似于自然语言或 受限制的自然语言这一级上进行交互成为可能。此外，通过图形进行人机交互也吸引 着人们去进行研究。这些人机交互都可称为智能化的人机交互。 在行政公文写作数据库的建设过程中，数据库能否建立一个友好的交互性平台是 决定数据库商业最大利益化关键所在，只有在建设中，坚持交互性原则，才能确保数 据库建设达到一个理想的高度。 3 2 3 共享性原则 随着信息时代的不断发展，不同部门、不同地区间的信息交流逐步增加，计算机 网络技术的发展为信息传输提供了保障。大量有关行政公文写作数据出现在网络上， 面对如此众多的数据，我们怎样才能有效地利用它们服务于行政公文写作，这其实就 是数据共享的问题。 在行政公文写作数据库课题的研究中，信息共享主要指关于行政公文写作各种资 源之间，包括不同软件之问公文写作资源的交流与共用，也就是把写作模板、公文例 文、写作策略等在公文写作越趋明显的资源与其他人共同分享，以便更加合理地达到 资源配置，节约社会成本，创造更多的财富。是提高信息资源利用率，避免在信息采 集、存贮和管理上重复浪费的一个重要手段。其基础是数据标准化和规范化，并用法 律或法令形式予以保证。 由于数据库系统是从整体角度上看待和描述数据的，数据不再面向某个应用，而 是面向整个系统。实现数据共享，可以使更多的人更充分地使用已有数据资源，减少 资料收集、数据采集等重复劳动和相应费用，而把精力重点放在开发新的应用程序及 系统集成上。数据共享的效率依赖于数据库系统的技术发展和传输技术的提高。数据 共享度高会提高数据的利用率，它使得数据更有价值和更容易、更方便地被使用。 1 4 3 2 4 人工智能原则 人工智能是一类适应于人工智能和知识工程领域的、具有符号处理和逻辑推理能 力的计算机程序设计语言。能够用它来编写程序求解非数值计算、知识处理、推理、 规划、决策等具有智能的各种复杂问题。它也是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人 的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。 人工智能作为计算机科学的一个分支，它企图了解智能的实质，并生产出一种新 的能以人类智能相似的方式作出反应的智能机器，该领域的研究包括机器人、语言识 别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。“人工智能”一词最初是在1 9 5 6 年 d a r t m o u t h 学会上提出的。从那以后，研究者们发展了众多理论和原理，人工智能的概念 也随之扩展。人工智能是一门极富挑战性的科学，从事这项工作的人必须懂得计算机、 心理学和哲学知识。人工智能是十分广泛的科学，它由不同的领域组成，如机器学习、 计算机视觉等等，总的说来，人工智能研究的一个主要目标是使机器能够胜任一些通 常需要人类智能才能完成的复杂工作。但不同的时代、不同的人对这种“复杂工作 的理解是不同的。例如繁重的科学和工程计算本来是要人脑来承担的，现在计算机不 但能完成这种计算，而且能够比人脑做得更快、更准确，因而当代人已不再把这种计算 看作是“需要人类智能才能完成的复杂任务 ，可见复杂工作的定义是随着时代的发展 和技术的进步而变化的，人工智能这门科学的具体目标也自然随着时代的变化而发展。 它一方面不断获得新的进