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内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 中文摘要 本文论述了采购与物流管理研究的重要意义，提出了物流管理是企业第三利 润源泉的思想。现代化物流管理是指物资和服务从进入企业直至“消费”完毕、收 回残值的全过程管理，物流管理须从需求源头开始，对物资和服务在采购、配送、 在建、在用、库存、调拨、报废处理等各环节进行全程监控。电信企业建设现代化 采购与物流的目的是为了提高对市场的支撑能力，降低采购成本，提高企业的经济 效益。阐述了内蒙古通信公司的发展现状和行业地位，以及内蒙古通信公司采购与 物流管理现状和存在的问题，指出了实施现代化采购与物流管理的必要性。 本文运用现代化采购与物流管理理论、电予商务理论、供应链管理理论，以及 企业e r p 信息管理理论，论述了内蒙古通信公司实施现代化采购与物流的具体方 案，本方案以e r p 信息管理系统为依托，详细论述了采购管理和物流管理的具体 内容。采购管理包括：供应商管理、采购目录管理、采购计划管理、采购申请管理、 采购合同管理、电子化采购方案等。物流管理包括：库存管理、库存物资管理等。 全部利用e r p 信息化系统来实现，整合内部工作流程。 简要分析了内蒙古通信公司实施现代化采购与物流管理方案的成功要素，困难 阻力，组织保障及如何运作等。 关键词：内蒙古通信采购与物流现代化管理 实施方案 实施因素分析 s t u d yo fr & ds t r a t e g yi nn e wd r u g s o fi m mc a m s a b s t r a c t t h i st h e s i sd i s c u s s e dt h er & ds t r a t e g yo fn e wd r u gr e s e a r c h e so fi m mc a m s ，b y u s i n gs e v e r a lm a n a g e m e n tt h e o r i e s n e wd r u gr e s e a r c hn e e d sh i g hd e v o t i o n ，l o n gr & d c y c l ea n di n v o l v i n gs om a n ye x p e r t s i fy o us u c c e e da te n d ，y o uc a ng e th i g ho u t p u t f r o mi t n e wd r u gr e s e a r c hn e e dt oe o n j o i n tw i t hi n d u s t r i a l i z a t i o no fd r u g s ，s oi t s d i f f i c u l ta n dc h a l l e n g i n gc e r t a i n l y i t sm e a n i n gf o rm a k i n gf u l lu s eo fa d v a n t a g e sa n d e n h a n c i n gc o r ec o m p e t e n c e s t or e s e a r c hn e wd r u gr & ds t r a t e g y t h i sr e s e a r c h d i s c u s s e dc o m p e t i t i v ee n v i r o n r n c n to fn e wd r u gr e s e a r c h ，a n a l y z e di tb yu s i n gs u c h m e t h o d so fs w o ta n a l y s i s ，p e s ta n a l y s i sa n dp o r t f o l i oa n a l y s i s a i m i n ga tt h e c h a r a c t e r so fi m mc a m s ，t h i sr e s e a r c hp u tf o r w a r dt h r e es t r a t e g i cp r o j e c t s t h ef i r s t p r o j e c ti st od e v e l o pw i t hs e l fa n dt or e s e a r c hn e wd r u gi n d e p e n d e n t l y t h es e c o n d p r o j e c ti st oc o o p e r a t ew i t ho t h e ri n s t i t u t e sa n dp h a r m a c e u t i c a lf a c t o r i e si nn e wd r u g r e s e a r c h t h et h i r dp r o j e e ti st ou t i l i z ev e n t u r ec a p i t a lt or e s e a r c hn e wd r u g s a f t e r e v a l u a t i n gt h et h r e ep r o j e c t sb ys u i t a b i l i t y , f e a s i b i l i t ya n da c c e p t a b i l i t y , a n a l y z i n gt h e p r o j e c t s w i t ha n a l y t i ch i e r a r c h yp r o c e s s ，t h es e c o n dp r o j e c tw a sc o n f i r m e dt h e o p t i m u m k e yw o r d s ：r & do fn e wd r u g s ，r & ds t r a t g g y , c o m p e t h i v ee n v i r o n m e n ta n a l y s i s ， a n a l y t i ch i e r a r c h yp r o c e s s 独创性( 或创新性) 声明 本人声明所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成 果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢中所罗列的内容以外，论文中不包含 其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得北京邮电大学或其他教育机 构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均 已在论文中作了明确的说明并表示了谢意。 本人承担一切相关责任。 e t 期：型堕。l f ：l 关于论文使用授权的说明 学位论文作者完全了解北京邮电大学有关保留和使用学位论文的规定，即：研究 生在校攻读学位期间论文工作的知识产权单位属北京邮电大学。学校有权保留并向国 家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许学位论文被查阅和借阅；学校可以 公布学位论文的全部或部分内容，可以允许采用影印、缩印或其它复制手段保存、汇 编学位论文。( 保密的学位论文在解密后遵守此规定) 保密论文注释：本学位论文属于保密在一年解密后适用本授权书。非保密论 文注释：本学位论文不属于保密范围，适用本授权书。 本人签名： 导师签名： ，匐堕因! l 2 日期：还jf ： 日期： 北京邮电大学硕士学位论文 第1 页共2 8 页 第一章绪论弟一早三：酉下匕 1 1 采购与物流管理研究的意义 在21 世纪，以信息技术为基础的电子商务在全球迅速崛起，它对传统的商业 运作模式，商品流通模式及人们的生活方式产生了广泛而深远的影响，而保证电子 商务交易顺利实现的关键，在于构建一个与电子商务相适应的现代采购与物流体 系，因此采购与物流在现代经济发展中的地位和作用，比任何时期都更加重要。很 多大型企业都成立了采购中心，并建立了庞大的物流配送体系。 物流是使商品在规定的时间内到达需要的地点的经营活动过程，是提高商品流 通效率的重要途径，是第三利润的源泉。物流、商流和信息流共同构成商品流通的 重要体系，三者缺一不可。物流活动是人类经济活动中必不可少的重要环节，随着 大批量的生产和消费，物流获得了较快的发展，我国长期以来存在“重商流，轻物 流，重生产，轻流通”的思想，物流的经济研究及实践都比较滞后，电信企业更是 如此，只注重经营而忽视内部的管理。 现代采购是指运用现代科学的技术和方法，通过计算机网络实现从信息收集、 供应商选择、采购、运输、库存、使用全过程信息化、网络化，最大限度的满足生 产的需要，降低采购成本，实现采购目标。 企业物流是企业生产经营活动的组成部分，包括生产物流，销售物流、采购物 流和回收物流，目前采购物流的研究是一个薄弱环节。对于电信企业来讲，做好采 购与物流工作，是企业降本增效的有效途径之一，在市场竞争比较激烈的情况下， 发展业务难度较大，而加强内部管理，降低采购成本，提高采购效率相对比较容易。 现代物流的发展趋势是信息化、自动化、网络化、智能化，而推动采购与物流 与电子商务的结合，将是我国未来采购与物流产业发展的方向。本文将根据内蒙古 通信公司的发展实际，结合企业内部未来将建设的e r p 系统，重点研究内蒙古通 信公司采购与物流的建设和发展思路。 1 2 内蒙古通信公司总体发展现状和行业地位 内蒙古通信公司是中国网通集团下属省级企业，公司下设1 2 个地市级分公 司。截止2 0 0 4 年底，公司主实业共有员工1 6 万人，2 0 0 4 年公司共完成主营业务 收入3 1 亿元，利润总额3 3 亿元，在内蒙古地区电信市场占有率为4 2 。2 0 0 5 年内 蒙古通信公司进一步贯彻网通集团公司“融合、重组、改制、上市”的整体战略方 针，以市场为导向，通过实施宽带战略、大客户战略和奥运及品牌战略，推进差异性 竞争实力的形成；以效益为中心，树立投入产出、成本效益和增长代价的意识通过 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第2 页共2 8 页 有效控制固定资产投资、运行成本和营销费用，提高盈利能力：以改革为动力，积极 推进“五统一”改革，进一步深化营销、运维和管理体制改革，通过实施业务流程再 造、薪酬激励和业绩考核，提升营销能力、运行效率和执行力；通过实施精细化管 理，提高市场反应能力和竞争力；以有力的后台支撑为保障，通过建立清晰的业务流 程和严格的考核制度，确保后台对前台的有力支持，努力提升企业价值。 第二章内蒙古通信公司采购与物流管理现状分析 2 1 内蒙古通信公司采购与物流管理现状 内蒙古通信公司在2 0 0 2 年以前物资采购工作主要由内蒙古通信公司下属内蒙 古邮电工业公司负责，其物流工作主要由供应商负责，区公司及各盟市分公司的建 设部门或其它专业部门负责通信设备的采购前期工作。工程项目确定后，建设部门 或其它专业部门下达设计任务书一一组织工程设计一一组织设计会审一一根据设 计屡出采购项目和数量一一组织谈判或委托谈判。采购实施具体由内蒙古邮电工业 公司负责。其它成本类支出的项目采购分属区公司和盟市分公司各相关部门分别负 责，区公司这一层面主要是管理职能，主要负责全区各盟市分公司采购工作的管理、 组织、协调。这一阶段属于分级多头负责，分级多头采购的采购方式。 自2 0 0 2 年以后，区公司加大了对物资采购的集中力度，所有工程项目需经区 公司立项批复，然后由区公司及盟市分公司按照工作职责分别落实，采购合同也由 区公司或委托盟市直接签定，但其它成本类支出的项目采购仍分属区公司和盟市分 公司各相关部门分别负责，其物流工作仍由供应商负责，这一阶段属于集中负责， 分级多头采购的采购方式。 内蒙古通信公司及盟市分公司分别于2 0 0 4 年1 2 月成立了采购与物流中心， 从2 0 0 5 年初开始，根据集团公司的要求，物资采购工作实施“横向归口、纵向收 敛”。根据网通集团公司制定的采购目录，其中d s l a m 、光缆由集团公司统谈， 各省根据实际需要分别签定合同，电缆等3 8 种设备由省公司实施集中采购。根据 集团公司的要求，内蒙古通信公司也制定了内蒙古通信公司物资采购目录，明 确了区公司和盟市分公司的采购内容，要求所有采购项目由采购与物流叶t 心负责 相关部门参与，纪检部门监督整个过程。目前全区库存余额达l 亿元，数目较大， 没有自己的物流配送队伍。 目前中国网通集团正逐步建立统一的采购与物流管理体系，统一集团公司总部 和各省级公司的采购与物流管理工作。集团公司公司总部已于2 0 0 4 年8 月成立了 采购与物流中心，是中国网通集团采购与物流业务管理部门，统筹各项采购与物流 业务工作。北方1 0 个省级公司分别设置省级公司、地市级公司两级采购与物流中 心，作为当地采购与物流工作的业务管理部门，接受上一级采购与物流中心的业务 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第3 页共2 8 页 指导。 2 2 以上管理方法的优缺点 分级多头采购在当时的电信大发展时期起到了很大的作用，提高了效率，缺点 是增加了采购成本。 2 0 0 2 年以后尽管集中的力度在加强，但采购成本还是没有降低。从2 0 0 5 年开 始实施横向归口、纵向收敛的采购方式。成立了采购与物流中心，降低了部分采购 成本，但由于没有信息系统做支撑，信息传送速度慢，采购效率低，采购程序复杂。 从以前的采购方法上可以看出，传统采购存在的问题是信息不灵，库存量大， 资金占用多，库存风险大的不足，影响了企业的经济效益。 2 3 实施现代化采购与物流管理的必要性 1 是提高企业核心竞争力的需要随着中国加入w t o ，电信市场的逐步放开， 内蒙古通信公司即将上市，将要面临国外先进的电信企业的激烈竞争。没有竞争力、 没有过硬的本领是不行的，而竞争力首先来源于企业的管理。 2 满足了网通集团统一管理的要求根据集团公司的要求，将“五统一”作为近 几年的重点工作，即财务管理的统一、人事管理的统一、计划建设和采购与物流的 统一、网络管理的统一、市场经营的统一。 3 是业务发展的需要随着内蒙古通信公司业务高速度发展，企业规模不断变大， 对资金流、物流监控体系等提出了非常高的要求，要求信息系统提供集成的、可指 导业务运作的实时数据支持。 4 满足自身管理的需求随着上市的要求，必须加强和改进自身的管理，适应市场 经济的要求。 5 信息化统一发展的要求内蒙古通信公司的信息化系统的建设在过去几年也走 过了非常重要的探索时期。目前已建成了内部的o a 办公网，随着集团公司对信息 化总体战略的要求，内蒙古通信公司信息化系统的建设，会促进全集团的信息化建 设的良性发展。也将会更好的推动其他省公司的信息化发展和管理进步。 第三章现代化采购与物流管理理论 3 1 现代采购与物流的定义 现代采购与物流是指运用现代信息技术和方法，通过企业的计算机信息网络实 现从采购与物流的信息收集、供应商选择、供应商管理、货物运输、储存、包装、 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第4 页共2 8 页 物资调拨、使用全过程信息化、网络化，最大限度地满足生产需要，降低采购物流 成本，提高企业的经济效益。 现代化物流管理是指物资和服务从进入企业直至“消费”完毕、收回残值的 全过程管理，物流管理须从需求源头开始，对物资和服务在采购、配送、在建、在 用、库存、调拨、报废处理等各环节进行全程监控。通过对采购物流、供应物流、 回收物流、报废物流的管理，实现物流业务流程的格式化、物流动态实时化、物流 信息全面化、物流成本最小化、物流环节最优化，以达到降本增效、支撑企业运营 的双重目的。 3 2 供应链管理理论 所谓供应链是指通过对信息流、物流、资金流的控制，从原材料的采购开始， 制成中间产品及最终产品，最后由销售网络将产品送到消费者手中，从而将供应商、 制造商、分销商、零售商直到最终用户连成一个供应链。对于电信企业而言，供应 链是指从供应商、运营商、分销商，直到最终用户连成一个供应链。 供应链是社会化大生产的产物，是重要的流通组织形式和市场营销方式。它以 市场组织化程度高、规模化经营的优势，有机地联接运营和消费，对生产和流通起 着直接的导向作用。 供应链分为内部供应链和外部供应链，内部供应链是指企业内部产品生产和运 营过程中所涉及到的设备采购、工程建设、网络运营、市场营销等组成的供需网络。 外部供应链是指企业外部的与企业产品相关的供应商、分销商、零售商以及最终消 费者组成的供需网络。可以说，内部供应链是外部供应链的缩小化。 供应链管理是指人们在掌握供应链各个环节内在规律及其互相联系的基础上， 利用管理的计划、组织、指挥、协调、控制和激励职能，对生产和流通过程中涉及 的物流、信息流、资金流、价值流以及业务流进行的合理调控，使之优化组合，发 挥最大的效率，迅速以最小的成本为客户提供最大的附加值。 供应链管理的原则是( 1 ) 以客户需求为中心：( 2 ) 供应链中各合作伙伴密切 合作、共享利益、共担风险：( 3 ) 应用信息技术实现其管理目标。 现在的市场竞争已体现为供应链之间的竞争，因此研究供应链管理意义十分重 大。 3 3 电子商务理论 电子商务是综合运用信息技术、以提高合作伙伴间商业运作效率为目标，将一 次交易全过程中的数据和资料用电子方式实现，在商业的整个运作过程中实现交易 无纸化、直接化。电子商务可以使交易环节中各个商家更紧密地联系，更快地满足 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第5 页共2 8 页 需求，在全球范围内选择供应商，成本较小。电子商务与传统的商务活动方式相比 具有以下几个特点： 1 交易虚拟化，通过i n t e r n e t 为代表的计算机互联网络进行的贸易，贸易双 方从贸易磋商、签订合同到支付等，无需当面进行，均通过计算机互联网络完成， 整个交易完全虚拟化。而虚拟现实、网上聊天等新技术的发展使买方能够根据自己 的需求选择广告，并将信息反馈给卖方。通过信息的推拉互动，签定电子合同，完 成交易并进行电子支付，整个交易都在网络这个虚拟的环境中进行。 2 交易成本低，电子商务使得买卖双方的交易成本大大降低，具体表现在： ( 1 ) 距离越远，网络上进行信息传递的成本相对于信件、电话、传真的成本而言 就越低。( 2 ) 买卖双方通过网络进行商务活动，无需中介者参与，减少了交易的 有关环节。( 3 ) 卖方可通过互联网络进行产品介绍、宣传、避免了在传统方式下 做广告、发印刷产品等大量费用。( 4 ) 电子商务实行“无纸贸易”，可减少9 0 的文件处理费用。( 5 ) 互联网使买卖双方即时沟通共需信息，使无库存生产和无 库存销售成为可能，从而使库成本降为零。( 6 ) 企业利用内部网可实现“无纸办 公( o a ) ，提高内部信息传递的效率、节省时间，并降低管理成本。通过互联网络把 其公司总部、代理商，以及分布在其他国家的子公司、分公司联系在一起及时地对 各地市场情况作出反应，即时生产，即时销售，降低存货费用，采用产效快捷的配 送公司提供交货服务，从而降低产品成本。( 7 ) 传统的贸易平台是地面店铺，新 的电子商务贸易平台只是办公室 3 交易效率高，由于互联网络将贸易中的商业报文标准化，使商业报文能在 世界各地瞬间完成传递与计算机自动处理、将原料采购、产品生产、需求与销售、 银行汇兑、保险、货物托运及申报等过程无须人员干预在最短的时间内完成。传统 贸易方式中，用信件、电话和传真传递信息，必须有人的参与每个环节都要花不少 时间。有时由于人员合作和工作时间的问题，会延误传输时间。失去最佳商机。 4 交易透明化，买卖双方从交易的洽谈、签约以及货款的支付、交货通知等 整个交易过程都在网络上进行。通畅、快捷的信息传输可以保证各种信息之间互相 核对，可以防止伪造信息的流通。 但目前发展电子商务最大的障碍是电子商务的安全问题，主要包括：( 1 ) 安 全可靠的通讯网络；( 2 ) 有效防护连接在网络上的信息系统：( 3 ) 有效防止资料 被窃取或盗用：( 4 ) 电子商务交易中身份的确认等。 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第6 页共2 8 页 3 4e r p 信息管理系统： e r p ( e n t e r p r is er e s o u r c ep i a n n i n g ，企业资源计划( 管理) ) 系统是一个 管理企业各种信息集成的系统，同时监视企业关于供应商及客户的信息。从而为企 业的管理者提供企业内部和外部的信息，使得企业的生产流通能够得以合理计划， 有效控制。e r p 主要是对整个供应链上的物流、资金流、信息流实行统一管理， 从而提高企业的效益。它主要强调不仅要管理好本企业的采购，还要与供应商建立 互惠共赢的协作关系，以达到信息共享，共同保证和提商市场竞争能力，最终实现 企业利润最大化的目标。系统的特点是：事务处理流程化，管理指标数量化，数据 一次录入，全局共享。事前预算、事中控制、事后分析。精细化管理等。 第四章内蒙古通信公司现代化采购与物流管理方案 内蒙古通信公司可根据电信行业的发展趋势，以网通集团公司建立一流企业为目 标，建立现代化采购与物流管理方案，内蒙古通信公司现代化采购与物流管理方案要以 企业e r p 系统为依托，最终目标要达到全国的统一化，包括软件平台、系统功能、业务 流程等，均做到全国统一，以实现促进降本增效，提高企业经济效益的目的。其目标为： 1 实现物资采购申请审批的规范性，提高审批效率。 2 实现资金流、物流和数据流同步和统一。 3 降低现有物资的库存水平，提高库存物资的周转率，并实现对库存物资的跟踪 管理。 4 规范各盟市分公司物资仓储管理流程、提高仓储物资管理水平。 5 为全集团实现大物流目标打下数据和业务基础，提供数据共享和归集平台。 4 1 总体原则： 内蒙古通信公司实施现代化采购与物流管理方案的总体原则是： 1 统一性：方案以统一性为原则，保证公司的业务流程基本统一，系统主要信 息的编码规则及分类统一，遵循集中管理，统一调配，信息畅通，运转协调，快速 及时，安全准确，减少库存，降低成本的原则。 。 2 先进性：方案要充分考虑公司未来业务和管理的发展要求，并按照网通集团 “横向归口、纵向收敛”的原则，实现全国的集中统一管理，实现全集团内的资源 信息共享，确保流程的先进性。 3 可操作性：方案的设计要充分考虑内蒙古通信公司目前的实际情况，确保流 程的可操作性。 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第7 页共2 8 页 4 可实施性：确保所设计的流程在o r a c l e 系统中可以实施。 4 2 采购与物流管理系统模型如下图 4 3 采购管理方案概述： 4 3 1 供应商管理 采购业务必须与供应商打交道，因此做好供应商管理工作非常重要。供应商管 理方案包括如下内容： 1 供应商的分类：a 按物资类别分类，目的是更好地查询和管理供应商；b 按供 应商信誉等级区分，建立a 、b 、c 级别体系，a 类供应商为优先选择供应商。 2 对供应商进行编码管理。 3 对供应商进行命名，优先采用银行帐号名称命名，应保持供应商发票、供应商 银行帐户名称、供应商工商注册名称一致。 4 供应商的管理部门：完全归口到采购与物流中心 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第8 页共2 8 页 5 对供应商进行考核：包括供应商资质、合同执行情况、供应商设备运营情况、 到货及时率、售后服务、合作经历、使用单位反馈意见等进行考核；建立详细的考 核指标( 这里不再叙述) 。 6 对供应商基本资料内容进行管理，在系统中将对供应商以下主要信息进行管理： a 供应商编码；b 供应商名称；c 供应商地点的管理：d 银行帐号的管理：e 供应商类 别：f 联系信息：g 入网证书等。 4 3 2 采购目录管理 物资采购实旌横向归口，纵向收敛以后，内蒙古通信公司及其所属分公司必须按 采购目录进行分别采购。因此必须保证采购日录的完整性和准确性。借助e r p 系统实 施，应统一采购目录物资分类标准，加强对采购目录执行监控，完善采购目 录，加强对采购目录分析，定时更新内容，借助系统平台，实现采购控制和采购 效率平衡。采购目录管理应包含以下主要内容： 1 采购主体管理：主要分三个层面集团公司、内蒙古通信公司、内蒙古通信公司 所属地市公司，重点是要做到集中采购。 2 采购方式管理；主要的方式有公开招标：邀请招标；竞争性谈判；定向采购。 3 采购方法管理；主要有统谈统签；统谈分签：分谈分签。 4 采购模式管理。主要有按项目进行的采购模式和按模板式进行的采购模式， 项目所需物资基本采用项目采购模式；维护物资、终端设备、电信卡采用模板采购 模式。 物资采购实施横向归口和纵向收敛的实现方案，可通过在系统中控制采购审批 权限实现横向归口和纵向收敛管理。根据公司层次、部门和人员职位设立不同的审 批权限组，来控制采购物资品种的范围。在审批组里面将使用如下控制管理：a 总金额控制管理；b 物资分类控制管理；c 会计科目控制管理。 内蒙古通信公司应该监督对采购目录执行情况的考核，建立一套监督机制，可规划一 张采购审批组审核表，能够打印出各个分公司采购审批组设置情况和分配情况。 4 3 3 采购计划管理 采购计划分年度采购计划和月度采购计划，年度采购计划只是一个总体的控制计 划，可执行性不强，系统实现将不考虑年度采购计划，主要针对月度采购计划进行分 析。 各类物资采购计划如下表所示： 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第9 页共2 8 页 按项目采购或以项目 工程类物资依据项目需求 形式填报月度采购计月 划 运维物资( 除备品备件、 仪器仪表外) 相对稳定需求按固定周期采购月 备品备件、仪器仪表 需求频率不高 按固定周期采购季度 市场物资相对稳定需求按固定周期采购月 业务宣传、广告依据市场活动按单次需求采购无 办公低耗相对稳定需求按固定周期采购月 劳保用品需求频率不高按固定周期采购季 能源物资( 燃油 相对稳定需求按固定周期采购月 等) 、车辆保险 办公用零购固定资产突发需求按单次需求采购无 网络用零购固定资产突发需求按单次需求采购无 电信卡相对稳定需求按固定周期采购月 月度采购计划应根据采购目录分集团、内蒙古、盟市采购，区公司采购的物资 由各盟市公司采购与物流中心汇总后提交至区采购与物流中心进行采购。 由于年度采购计划只是一个原则性指导性的采购计划，将在系统不做管理，只把月 度采购计划纳入系统进行管理。月度采购计划由需求单位在线填写o r a c l e 采购申请 的方式实现。 采购计划的审批，即按运维、市场、办公低耗三类物资分别建立审批层次，审批层 次依据金额的大小设置不同的权限，可分别由需求部门领导，主管副总，采购与物流中 心审批。 4 3 4 采购申请管理； 物资采购由采购与物流中心统一采购后，各需求部门需填写采购申请单，采购 物流中心依据采购申请单进行采购，或是依据工程设计批复，按设计内容直接进 行采购，运维物资和市场物资的采购申请要体现月度采购计划，采购部门直接依 据月度采购计划进行采购。对于供应商寄存仓库，采购与物流中心依据历史消耗， 发送订货通知单到供应商，供应商进行库存补充，需要部门填写物资需求表， 依据它从供应商寄存仓库领料。对于其它物资，相关需求部门都要填写需求申请，采 购与物流单位依据申请进行采购。 采购申请是采购行为的发起环节，申请的审批控制和预算检查是采购的关键步骤， 能借助系统来实施，规范采购申请审批控制，根据采购申请的特点，采购申请明细程度 分为三种： 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 0 页共2 8 页 1 ， 需要按具体规格型号填写申请的：工程物资、运维物资、市场物资、电信卡； 2 ，按物资对于财务核算科目类别填写的：零购固定资产、各类费用采购： 3 ，按物资编码明细程度填写，例如办公低值易耗品。 采购申请要进行编码，编码生成模式为系统自动生成。采购申请审批管理方案可 根据实际情况规划审批层次，采购申请，审批均在线进行。 4 3 5 采购合同管理 采购合同管理的目的是规范采购合同的管理流程，系统地管理合同中的所有内容， 跟踪采购合同到货情况，跟踪采购合同的付款情况，并对合同的执行情况进行统计考 核。采购合同管理的内容包括： 1 合同样本管理：即对合同的样本进行管理，包括采购合同，服务合同，设计合同， 施工合同，工程监理合同等。 2 合同会签管理： 3 合同归档管理： 4 合同内容的管理：物资型号、数量、单价、交货期、供应商、收货地点、收票地 点等内容进入系统管理，当采购合同小签之后按照采购合同的物资( 服务) 采购清单 录入采购系统，并且从系统中打印处理，作为有效合同，并在实际合同审批过程中传 递。法律条款不进系统管理： 5 采购合同执行的管理：物资到货和退货进入系统管理； 6 采购合同考核的管理：按时到货率、批次退货率、付款管理进入系统管理：采 购合同考核包含下面几项主要的考核内容：a 采购合同价格和发票价格的一致性考 核b 采购合同到货数量日期考核c 采购合同价格合理性考核与历史最低价和采购 协议价格进行比较。 7 采购合同统计的管理：即对采购合同量进行全面管理，包括采购合同签定量、 采购接收量、采购价格统计分析、到货期准确率分析、超量接收统计分析、发票量、 付款量统计等。 8 采购合同变更取消管理，要求在o r a c l e 采购系统进行管理，根据实际情况在 o r a c l e 系统进行相应的变更和取消管理。 4 3 6 采购其他业务管理 在上面对各类业务进行了详细的分析，并提供了相应的解决方案，但是还有一些 业务不能包含到上面的里面去，包括： 1 未立项应急采购业务：此业务一般多用于应急工程的采购上，指未完成立项批 复的应急采购业务，根据立项情况可分为如下两种情况：一是项目未完成立项批复， 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 1 页共2 8 页 但是存在项目编号，依据项目编号采购；二是项目未完成立项批复，不存在项目编号 而进行采购的未签合同先接收的采购业务。 对于此类业务管理系统先给出项目编号，并在系统内先创建该项目，项目明细任 务可暂补分解，采购系统处理按正常采购流程进行，即携带项目编号。 2 未签合同先接收的采购业务( 借货) ：( 1 ) 与供应商先有采购协议，需用时先通 知供应商送货，货到后再与供应商补签合同。( 2 ) 采购合同的正在谈判过程中，但要接 收入库。未签合同先接收的采购业务根据借货最后的去向可以分为两种情况：a 购买， 需要付款给供应商b ，归还，不需要付款给供应商 对于此类业务系统方案为：a 使用未订购的采购接收、签定合同，并录入系统、采 购接收和采购定单匹配、接收入库处理。b 实物归还供应商、系统中做采购接收的退货 处理。 3 供应商库存采购业务：为了减少库存成本，加快物资周转，内蒙古通信公司可与 部分物资供应商协商，供应商会存放部分物资到网通公司第三方物流仓库或网通的仓 库，但不算网通的存货，所有权属于供应商，也不收款，按照网通公司每月的实际使用 量，月末进行汇总，集中出采购订单，并安排结算和付款。将这种业务称做为供应商 库存采购业务。 4 3 7 电子化采购解决方案 电子化采购是企业采购的发展方向，首先要建立电子商务平台，建立电子商务 增值网络，营造电子商务的技术、市场、业务环境；实现物资的网上采购，加强物 资采购的透明度，加强与设备供应商的技术交流与合作，实现物资采购的集中统一 管理，提高采购效率，降低采购成本，提高企业的经济效益。 在平台上开发电子商务系统，包括招投标予系统，集中采购予系统，网上商 贸谈判子系统，物流管理子系统，信息发布和广告子系统，电信物资信息查询子系 统，定单接收处理子系统等。 实施方案为： l ，建立证书授权中心，确保证书授权系统的性能和安全。 2 ，与银行部门，技术支撑单位合作建立支付网关，建立大型数据库系统，安 全防火墙，高强度的加密算法，确保支付网关系统的性能和安全。 3 ，建立物资采购电子商务系统，系统包括以下功能： a ，物资信息查询、信息检索，提供供应商的信息查询，以及同类产品的性 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 2 页共2 8 页 能价格比等信息，能够方便、快捷、高效地获得到想要的信息 b ，在网上发布招标公告。 c ，在网上进行技术交流及技术谈判； d ，在网上进行评标；确定商务条款 e ，组织物流公司运输到货： f ，在网上进行支付。 4 4 物流管理方案： 内蒙古通信公司将在中国网通的领导下，逐步建立完整的物流管理体系，实施 物资集中管理、统一调配、资源共享的物流管理模式，并基于工程投资类、运维物 资类，产品购置类、低值易耗品、软性服务类物资自身属性和流程过程的差异，选 取合理的管理流程和管理方式，全程管控物资在采购、配送、在建、使用、入库、 出库、利旧、报废等各个阶段的状态，并确保管理责任落实到部门和岗位。 内蒙古通信公司采购与物流中心将逐步优化和完善现有的物资基础管理体系， 增补或修订入库、仓储、出库、调拨、报废、利旧等环节的规章制度和作业流程， 不断提升基层实物管理的标准化、规范化和透明化。 通过手工、信息化等手段，及时有效地获取各类物资在流转过程中位置、状态 和数量等信息，不断加强局部、区域或全局物资分布情况的分析力度，并在此基础 上做好资源优化配置、物资调拨、库存优化、资源预警等工作，不断提升物资和服 务的效率、效益以及对企业运营的支撑服务效果。 注重物流管理历史统计资料的整理和相关经验的提炼，综合考虑物资自身属 性、物资使用规模、使用频次、调拨时限、物资供应商情况等因素，逐步制定和完 善各类物资的配置标准、库存方式、调拨流程等一系列标准化模板，为最大限度的 减少库存、合理有效配置资源提供依据。同时，物流管理部门要定期或不定期地编 制综合报告，通过对现有物资分布、物流管理水平、历史统计资料等环节的深入分 析，为全面预算、项目决策、成本控制等工作提供支撑。 4 4 1 库存管理方案 e r p 系统的实施是实现大物流管理思想的一个手段，通过强化管理制度，规范物 资管理流程，合理配置e r p 系统，可以做到全程管控物资在采购、配送、在建、使用、 入库、出库、利旧、报废等各个阶段的状态，并确保管理责任落实到部门和岗位。 库存管理主要的功能概述如下： l _ 高度集成的信息共享：库存管理系统具有信息集成与共享的特点，通过在线 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第1 3 页共2 8 页 查询，可以查看物资的控制和状态、库存事务处理的历史记录、随物品移动产生的 会计信息、库存物品的数量、物资成本，结合o r a c l e 采购管理系统可以查询采购 订单的接收情况，结合o r a c l e 工程项目管理系统可以查询工程项目所需材料的使 用情况。 2 灵活的库存管理：o r a c l e 库存管理系统可以定义多个子库存，方便根据不 同的业务需要设立子库存；而每个子库存又可有多个库位，便于对物品分类管理： 完全的场地内和场地间的转移能力，方便处理库存移动和补充。 3 整体的物资控制和分类：o r a c l e 库存管理系统提供了灵活的物资编码方法， 1 0 0 多个的物资属性和多种物资的状态。控制用户如何使用项目( 如子库的控制、 库存量的控制、缺省的供应商、缺省的采购员等等) 。可以通过拷贝现有的物资和 使用模板加快用户定义物资的速度和准确性。o r a c l e 库存管理系统还具有丰富而 灵活的物资分类，方便用户对物资的管理与查询。 4 更高的准确性：o r a c l e 库存管理系统利用综合生效的规则来证实库存数据 的完整，从而改善库存的准确度，使用周期盘点和实地盘点，可避免库存短缺或出 现的意外情况。 5 版本、批号、系列号的控制：o r a c l e 库存管理系统具有灵活的控制库存物 资水平，用户可以通过版本修改、批号和系列号的任意组合在任何时候以确定的控 制水平来控制、跟踪和观察库存情况。 6 综合的成本信息：o r a c l e 库存管理系统可以通过物资、事物处理类型、日 期或用量来查询分析所有的过帐情况，以确保库存事务处理的准确性，然后把所有 库存会计活动( 会计信息) 全部过到总帐。 7 高效率：o r a c l e 库存管理系统具有迅速和大批量数据录入功能，以提高工 作效率。还可以利用开放式界面和外部数据采集装置和其它自动化集成的方法，更 进一步提高工作效率。 。 库存管理业务范围 考虑到物资管理需要跟踪从采购到货，直至销毁的全过程，在库存管理方案设 计上，根据目前的情况及系统库存管理功能，库存模块的业务主要包括： 1 工程业务用物资的出入库与调拨。 2 运维业务用物资业务的出入库与调拨。 3 市场业务用物资的出入库与调拨。 4 卡类物资的出入库与调拨。 5 低值易耗品的采购接收。 6 零购固定资产的采购接收。 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 4 酉茫2 8 页 但不包括：按纯费用方式采购的软性支撑服务( 如监理费、培训费、旌工费、广告 费等) 。另外零购固定资产采购接收后，直接进入固定资产的管理。 具体列表如下： 3 7 。曩叠j “：。，一 娶：；。一0 。t ，：曩一；。： 业务粪捌 包含物瓷：使用特牲 j。j 5 jj ：j 霉踪巨隧0 ，；：；i 在 工程材料使用消耗合同一接收接收一入库存放 建 工程业务 在 资 工程设备耐用合同一接收接收一入库存放 报废销毁 建产 使 运维业务 运维材料使用消耗合同一接收接收一入库存放报废销毁 用 ( 单价 备品备件 使 2 0 0 0 元) 耐用合同一接收接收一入库存放报废销毁 仪表用 固定电话机销售消耗合同一接收接收一入库存放 无线市话终 市场业务 销售消耗合同一接收接收一入库存放 端 数据终端设 销售消耗合同一接收接收一入库存放 备 使 办公家具耐用台同一接收接收一入库报废销毁 用 使 低值易耗 工具耐用合同一接收接收一入库报废销毁 用 ( 单价 工具性仪器 使 2 0 0 0 元) 耐用 合同一接收 接收一入库报废销毁 仪表 用 业务及办公 使用消耗合同一接收接收一入库 报废销毁 用品 缴费卡销售消耗合同一接收接收一入库 存放 卡类业务 预付费卡销售消耗合同一接收接收一入库存放 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 5 页共2 8 页 零购固定 资产( 单零购固定资 使资 耐用合同一接收接收报废销毁 价) = 2 0 0 0产 用产 兀j 4 4 2 库存物资管理 主要是指物资的分类和编码 4 4 2 1 物资的分类： 物资分类的主要目的是对内蒙古通信公司的各类物资和软性服务可以按类别进行 查询和统计。在e r p 系统中，对物资采购和库存活动可以按物资的分类进行检索或报 表的打印。物资分类应遵循以下原n - 1 对固定资产投资类物资，应与固定资产分类口径尽量保持一致： 2 对非固定资产类物资，应考虑物资本身的属性，该类物资可能的应用范围； 3 考虑有形和无形的物资； 4 考虑不同专业使用同类的物资： 5 避免按物资的用途出现同一物资可能出现在不同分类下。 物资分类方案如下： 系统库存分类分二段表示：第一段大类2 位编码，第二段小类及明细类共4 位 表示。 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文第1 6 页共2 8 页 物资大类划分方案如下： 以上物资大类的划分的特点是将物资基本分成五大块 1 设备备品备件：基本按照物资的专业进行分类，包括了工程设备、运维的 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第17 页共2 8 页 备品备件、其他各种生产和办公设备。 2 运维物资和材料：包括：工程和维护使用的材料，仪器仪表等。 3 市场物资：包括用于销售目的的终端设备、各种手机及其零配件，市场促销 品等。 4 低值易耗品和零购固定资产：包括办公和劳保用品，化工产品( 比如燃油类) 等。 5 软性支撑服务和软件系统：包括软件系统和平台，各种服务费用等。 每类物资占用1 0 一2 0 个分类代码。对于较多的工程和运维物资，各占用2 0 个 代码；对于其他物资，各占用1 0 个代码。8 和9 开头的分类代码作为预留。每类 代码均预留一定的扩充空间。在每个大类下，对物资进行了小类的划分，由于内容 较多，这里不在叙述。 4 4 2 2 物资的编码 物资编码是以简短的文字、符号或数字、号码来唯一标识物资的品名、规格及 其它相关重要信息。在e r p 系统中，物资的定义涵盖了实物型的物资和软性服务， 是各类物资以及费用的唯一性标识，企业中的请购、采购、仓库管理等活动中的物 资都将直接以物资编码标识。物资编码目的是能够使每项物资均有唯一的物资代 码，所以物资编码必须具备易记性、易操作性、易维护性等特点。物资分类和编码 最基本的需求是实现“一物一码”。同一个物资不能重复编码，要求系统能够对物 资编码的唯一性进行管理和控制。 物资编码方案： 物资编码结构图如下： 厂 、 口口 1 2 f 3 4 56 i 7 8 9 1 0 l 。l 。l 内蒙古通信公司现代化采购与物流管理研究 北京邮电大学硕士学位论文 第1 8 页共2 8 页 物资编码结构说明： 1 物资编码的长度为1 0 位： 2 物资编码各位，全部采用数字0 9 ，不合字母或任何其他字符： 3 物资编码共分为三段：第1 2 位，总长2 位，表示物资的大类。详见前述 的物资大类。第3 6 位，总长4 位，表示物资小类明细。第7 1 0 位，总长4 位， 代表物资的流水号。该段界定了物资的详细规格、型号、生产厂家或品牌等。 此外库存物资管理还包括定期进行盘点，对所有的物资都采用实地盘点控制管 理，以加强库存监控，逐步提供库存准确率，具体盘点频率可根据实际情况决定。 总之库存管理强化企业对实物的基础管理，保证企业资产完整，实现完善的出入库、 验收、调拨、领用、再利用、报废业务流程、定期检查库存安全存量以考虑是否要进 行申购；实现对坏旧料报废管理。对物资实物帐进行有效的管理，对采购订单或付款 凭证进行验收确认后生成材料入库单，并自动生成凭证、能