志愿者服务管理系统规划 (1).ppt

华侨大学无偿献血活动,志愿者服务管理信息系统,目录,管理解决方案,1、战略规划,项目背景,华侨大学无偿献血活动调研,总体目标,1,2,3,4,可行性分析,5,1.1华侨大学无偿献血活动现状：,华侨大学无偿献血活动，一直以来都由校文明办、校医院和泉州市中心血站合作举办，献血活动每年大约在五月和十一月各开展一次。每次开展献血活动由各个学院团委组织在班级发放宣传单通知，并组织献血的同学在各班级报名。由于献血人数多，每次献血活动都按学院顺序分开进行。最近，学校尝试将现行的以行政方式组织献血活动的方法进行一些改进，把学校的无偿献血活动交给学生社团来组织。主要做如下改革：,1.2无偿献血协会组织结构及信息化情况,1.3无偿献血活动流程图,无偿献血活动时，先填写报名表，之后进行体检，符合体检要求的上献血车进行验血和献血，献血之后下车领取献血证和纪念品，进行短暂的休息并写下自己的祝福感受。一般情况下，志愿者的安排是填表处4人，体检处2人，每辆献血车上2人，志愿者证及纪念品发放3人，休息处2人，另需3名志愿者负责现场秩序维护。,1.4无偿献血活动志愿者安排流程,2.华侨大学内外部约束条件,华侨大学内部约束,华侨大学外部限制,由无偿献血协会和泉州市中心血站合作组织华侨大学无偿献血活动，有较大的不确定性。大一的会员普遍没有电脑，信息化水平比较低，对信息系统的理解及信心不足。各部门相对独立，信息无法统一。协会经费有限，不太可能在信息系统的建设上花费太多的资金。,由于华侨大学各个协会组织活动基本都是以短息和电话联络会员，信息化程度普遍较低，缺乏信息系统使用的风气和氛围，长期以来形成的习惯成为最大的阻碍。,3.1解决方案,（1）建立统一的数据库，统一规划会员课时及空闲时间等的记录，确保信息的准确性。（2）会员报名志愿者服务后，自动生成在某时间段有空的会员名单安排各时间段的志愿服务。（3）能随时根据会员和时间进行志愿者服务人员安排的查询。（4）根据无偿献血活动流程、无偿献血的规模（计划进校的献血车数量、献血人数、献血持续时间）等科学、合理的确定志愿者人数。（5）义工服务部建立统一的数据库，输入各个会员每次的服务时间，自动累积（以便学期结束后统一登记于志愿者证及学期表彰）。（6）义工安排的调整会员直接利用信息系统上报，管理者进行通知。,3.2无偿献血活动志愿者安排流程重组,对无偿献血活动志愿者安排流程重新整合，如当有志愿者想要更换自己服务的时间段，联系义工服务部进行调换。要临时取消志愿者服务的会员，也直接联系义工服务部进行取消。义工服务部还要再通知该时间段的负责人，这样浪费了大家的时间和精力，效率低。可以直接向各个时间段的负责人相互之间进行协商调换和取消，在义工服务结束后小组负责人向义工服务部反馈信息。,3.3引入库存信息系统,由于能力有限，我们小组只设计开发了志愿者服务安排信息系统，统一管理和规划无偿献血活动涉及志愿者服务安排的所有方面。,1,2,3,通过献血管理系统，可以合理配置人力资源，平衡各献血报名者以及志愿者的时间安排，便于掌握志愿者的分布和流向。,如果献血协会中各部门实现了信息化，那么各部门就可以合理的制定人员值班安排，同时，各献血志愿者和老师可以通过网络随时了解目前献血活动中报名人数和情况，及时满足同学与老师的需求，提高工作效率。,4.1总体目标,通过对库存系统中数据的汇总和分析，产生各种分析报表和图表，为协会决策者以及指导老师提供决策的依据。,4.2系统目标,系统目标,加强献血志愿者的批次管理，对有有较大人流量的时间段重点管理，建立先报名先安排机制，避免报名人员由于过多所造成的拥挤。,加强协会值班人员的值班管理，系统管理人员不仅要保证值班人员的数量正确，而且要保证值班人员班次轮换的顺利，对人数相对较少的时段，相对安排其他日常事务处理，减少人员因过于闲置而造成的损失。,协会管理人员以及指导老师对生成的报名、义工报名表进行统计分析，编制出各种值班安排，方便各部门和同学的查阅，同时为领导层制订合理有效的决策提供可靠的依据。,管理信息系统的设计-系统设计目标,根据分析得出的系统目标，进一步进行具体的设计，把目标分解为计算机可以实现的模块，具体目标包括：,实现献血信息管理网络化，方便查找,反应志愿者的数量和趋势,随时补充和变动值班安排表,统计会员志愿时间和志愿者献血次数,4.3系统功能,4.4系统功能描述,4.4.1献血报名子系统对献血志愿者报名的原始单据进行核对和汇总，产生索引文件，以便日后查询。4.4.2控制与管理子系统企业可以随时从电脑获得献血志愿者、义工的相关资料。另外，还可以在协会值班人员与献血人数拥挤时向协会作出预警。4.4.3义工值班子系统对义工值班时间进行管理，同时根据各不同时间的限制，及时提醒各部门最佳值班安排人数与人员。4.4.4统计查询子系统学生，献血志愿者，义工查询不同各自献血人数。4.4.5值班查询系统志愿者献血与义工值班的明细报表。4.4.6系统管理设置用户权限，指令等对系统进行管理和维护。,5可行性分析,通过建立献血活动志愿者服务安排工作信息系统，实现各部门，各成员等人员间信息的实时共享，对人员需求与安排等各方面数据的采集、传递、处理、存储、查询输出一体化,计算机自动完成某些工作，节省了人力资源，减少了精力与时间消耗，且更准确全面,将信息公布到网上，并适时更新，提高志愿者与部门间的联系，有利于工作的尽快完成,对志愿者人员安排进行事先计划、事中控制和事后反馈，从而合理利用部门的人员资源，提高工作效率，提高部门的突发事件应变能力,新系统目标,5.1技术可行性分析,硬件分析：该系统开发方案对硬件的要求不高，目前小型机和服务器的发展使得建立高效稳定的局域网有了良好的硬件基础，完全能够满足该系统的硬件要求。,软件分析：该系统开发方案采用简单的、易于操作的VisualBasic和Access作为开发工具。界面人性化且易操作，对操作人员的要求不高。由于现在大学生都拥有一定的电脑知识，所以在实施志愿者服务安排工作系统的过程中，只须稍加些许讲解即可使相关操作人员理解系统的基本原理和实际运用，使他们对整套业务系统的具体性能、操作步骤以及具体要求有一个更深层次的认识。,5.2经济可行性分析,设备估计费用服务器：130003,000相关硬件设备(打印机，网线等)6,00初始投资为：3,600,软件运行估计费用假定本系统的运行期为3年，每年的运行费用为：（1）设备维修费。估计每年维修费用平均约为200（2）消耗材料费。每年消耗材料费约200系统年运行费用约为400，3年系统维护费用总计为1，200综上可知系统总的费用为4，800,5.3效益分析,直接经济效益：由于现在信息共享的层面和范围比以前大得多，发现和改正的时间大大缩短，从而可以减少不必要的支出。志愿者服务安排工作系统的实施，相应的减少了人力资源的使用，从而减少相应的支出；提高各个人员的工作效率，无论是对决策者还