（档案学专业论文）网络环境下档案著录标准分析——以档案编码著录标准ead为例.pdf

山东大学硕士学位论文 中文摘要 随着信息技术的发展、信息量的爆炸式增长，如何有效地开发利用档案信 息资源，为用户提供高效服务成为档案部门必须解决的首要难题。档案著录是 解决这一难题的有效手段，只有实现著录工作规范化、标准化，编制出高效的 检索工具，才能满足开发利用档案信息资源的需求。美国档案与手稿南 、 m a r ca m c 、e a d 分别代表了不同时期的档案著录标准，e a d 为网络环境下档案信 息资源的交流共享打破了时空限制，对各国档案著录工作标准化均有借鉴意义。 本文首先回顾了我国档案界对e a d 标准研究的概况，总结了档案著录标准 及e a d 标准的发展历史，本文的主体部分阐述了： l - e a d 及其相关概念i e a d 是模式化表达档案检索工具的内容、形式等各 部分结构的一种规范形式，其实质是s g m l 及x m l 在档案界的具体应用，也就是 说e a d 是利用x m i 创建的档案领域的标记语言。同时介绍了标记、s g i l i l 、x m l 笔 概念，以利于读者理解全文； 2 e a d 的功能、特点e a d 具有著录档案资源、提供背景信息、提高检旁 效率、维护信息安全、促进资源共享的功能；与其它著录标准相比，e a d 具确 多层次著录、支持全文标引、实用性强、检索能力强的特点； 3 e a d 的元素及属性一一主要介绍了e a d 头标 、前面事项 、档案描述 三个部分的元素，属性的格式及主要类型； 4 e a d 编码要点分析了e a d 文档的著录结构及层级，提出了应用e a d 标 准进行著录的实施要点，并简要介绍了在著录过程中可能应用的工具，包括制 作型工具、发布型工具、检索型工具和知识型工具； 5 e a d 编码的实施应用项目化管理的基本理论与思想，构建了e a d 编码 的流程，包括项目准备阶段、项目实施阶段、项目评估阶段； 本文的创新之处在于应用项目化管理的基本理论与思想构建e a d 著录流 程，在充分查找资料与分析调研的基础上，统合运用档案学、管理学、计算机 科学等学科的理论与方法，对e a d 标准进行了研究与分析，希望本文能对我国 档案著录标准化的研究提供一定的参考。 关键词：档案著录；e a d ：著录标准；元数据 3 山东大学硕士学位论文 a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya n dt h ee x p l o s i v eg r o w t hi n t h ea m o u n to fi n f o r m a t i o n ，h o we f f e c t i v e l yt h ed e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o no f a r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ，t op r o v i d eu s e r sw i t hh i g h - p e r f o r m a n c ef i l es e r v i c e s f o rt h ed e p a r t m e n tb e c o m et h ep r i m a r yp r o b l e mn e e dt ob er e s o l v e d a r c h i v a l a r r a n g e m e n ta n dd e s c r i p t i o na r ea ne f f e c t i v em e a n st os o l v et h i s p r o b l e m ，a n do n l y d e s c r i p t i o ni nt h ej o bs t a n d a r d i z a t i o n ，c r e a t i n go fh i g h l ye f f i c i e n te a df i n d i n ga i di n o r d e rt om e e tt h er e q u i r e m e n t so ft h ed e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o no fr e s o u r c e s ”g u i d et ot h eu n i t e ds t a t e sa r c h i v e sa n dm a n u s c r i p t s ”，m a r ca m c ，e a d r e p r e s e n t st h ed i f f e r e n tt i m e s a r c h i v a ld e s c r i p t i o ns t a n d a r d ，e a db r e a k st h e s p a c e - t i m ec o n s t r a i n t sf o rt h en e t w o r ke n v i r o n m e n tt os h a r ei n f o r m a t i o nr e s o u r c e s a n dt oc o m m u n i c a t ei n f o r m a t i o n e a di su s e f u lt on a t i o n a la r c h i v e ss t a n d a r d i z e dj o b f o rr e f e r e n c e t h et h e s i sb r i e f l yr e v i e w e dt h ed o m e s t i cs t u d i e so ne a d s t a n d a r d ，s u m m e du p t h e h i s t o r y o ft h ed e v e l o p m e n to fa r c h i v a l d e s c r i p t i o n s t a n d a r d sa n de a d s t a n d a r d s ，t h e ne l a b o r a t e dt h em a i nb o d y ： 1 e a da n di t sr e l a t e dc o n c e p t s ：e a di st h em o d e le x p r e s s i o no ft h ec o n t e n t so f t h ea r c h i v ef i n d i n ga i d ，f o r m sa n do t h e rp a r t so ft h es t r u c t u r e ，i t se s s e n c ei ss g m l a n dx m lf i l e sa tt h ea p p l i c a t i o no fa r c h i v ef i e l d ，m e a n i n gt h a tu s eo fx m lt oc r e a t e t h em a r k u pl a n g u a g e si nt h ef i e l do fa r c h i v e a tt h es a m et i m ei n t r o d u c ec o n c e p t so f m a r k u p ，s g m l ，x m la n ds oo n ，i no r d e rt of a c i l i t a t eu n d e r s t a n d i n go ft h ef u l lt e x t o f t h er e a d e r 2 t h ef u n c t i o n sa n dc h a r a c t e r i s t i c so f e a d ：d e s c r i p t i o n t h e a r c h i v a l i n f o r m a t i o n r e s o u r c e s ，p r o v i d i n gb a c k g r o u n di n f o r m a t i o n ，e n h a n c i n g s e a r c h e f f i c i e n c y , m a i n t e n a n c eo fi n f o r m a t i o ns e c u r i t ya n dp r o m o t i n gt h ef u n c t i o no ft h e s h a r i n go fr e s o u r c e sa r et h ef u n c t i o n so fe a d ；a n dc o m p a r ew i t ho t h e ra r c h i v e d e s c r i p t i o ns t a n d a r d s ，e a dh a st h ec h a r a c t e r i s t i c so fm u l t i l e v e ld e s c r i p t i o n ，i n 4 山东大学硕士学位论文 s u p p o r to ft h ef u l lt e x to fd e s c r i p t i o n ，p r a c t i c a lf e a t u r e sa n ds t r o n gs e a r c hc a p a b i l i t i e s ； 3 t h ee l e m e n t sa n dp r o p e r t i e so fe a d ：m a i ni n t r o d u c t i o ne l e m e n t so fo ft h e e a dh e a d e r ，f r o n tm a t t e r ，a n dt h ea r c h i v ed e s c r i p t i o n , t h ep r o p e r t ya n dt h em a i nt y p e so ff o r m a t ； 4 t h ee n c o d i n ge s s e n t i a l so fe a d ：b a s e do nt h ea n a l y s i so fe a dd o c u m e n t i n s t a n c e ，p u tf o r w a r dt h ee n c o d i n ge s s e n t i a l so fi m p l e m e n t a t i o nb yu s eo fe a d ，a n d b r i e f l yi n t r o d u c e ds o m et o o l sm a yb ep o s s i b l eu s e di nt h ec o u r s eo fd e s c r i p t i o n ， i n c l u d i n gt h et o o l so fp r o d u c t i o n ，t h et o o l so fr e l e a s e ，t h et o o l so fr e t r i e v a la n dt h e t o o l so f k n o w l e d g e ； 5 t h ei m p l e m e n t a t i o no fe a d e n c o d i n g ：a p p l yp r o j e c tm a n a g e m e n tt h e o r ya n d t h eb a s i ci d e a , t ob u i l dt h ep r o c e s so fe a d e n c o d i n g ，i n c l u d i n gp r o j e c tp r e p a r a t i o n s t a g e ，t h ep r o j e c ti m p l e m e n t a t i o ns t a g e ，a n dt h ep r o j e c ta p p r a i s a ls t a g e ； t h i st h e s i sa p p l i e sp r o j e c tm a n a g e m e n tt h e o r ya n dt h eb a s i ci d e a , t ob u i l dt h e p r o c e s so fe a de n c o d i n g ，t h a t i st h ec r e a t i o no ft h et h e s i s b a s e do nc o l l e c t i n g ， i n v e s t i g a t i o n sa n dr e s e a r c h e s ，t h ea u t h o rt h o r o u g h l yu s e dt h ep r i n c i p l e sa n dm e t h o d s o fa r c h i v e ，m a n a g e m e n ta n dc o m p u t e rs c i e n c e ，t or e s e a r c ha n da n a l y z et h ee a d s t a n d a r d t h ea u t h o rh o p e st h a ti ti su s e f u lt or e s e a r c ha n da n a l y z et h ea r c h i v e d e s c r i p t i o n s t a n d a r d so fo u rc o u n t r y k e y w o r d s ：a r c h i v a ld e s c r i p t i o n ；e a d ；d e s c r i p t i o ns t a n d a r d s ；m e t a d a t a 5 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不 包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本文的研 究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本声明 的法律责任由本人承担。 论文作者签名：垒丝丛 日 关于学位论文使用授权的声明 本人同意学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的印刷件 和电子版，允许论文被查阅和借阅；本人授权山东大学可以将本学位 论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩 印或其他复制手段保存论文和汇编本学位论文。 ( 保密论文在解密后应遵守此规定) 论文作者签名：互堪师签名： 山东大学硕士学位论文 引言 ( 一) 选题意义及主要内容 二十一世纪是信息的世纪，信息资源是国家的重要资源和巨大财富，是社 会、经济、科技发展的基础。档案信息资源具有原始凭证性及情报价值，其作用 及地位是其它种类信息资源无法替代的。信息技术的发展、因特网的出现改变了 传统的信息传递、共享、查找和利用方式，档案信息资源的开发利用亦面临着技 术革命的挑战。在信息技术日益发展、信息海量增长的背景下，如何高效地提供 档案信息资源服务是各国档案部门必须解决的首要难题。利用日益普及使用的互 联网，提供档案信息资源的在线检索服务，这是有效提高档案信息资源开发利用 水平的重要手段之一。 面对浩如烟海的各类档案，档案工作者往往采用著录标引的方法编制档案检 索工具，这为档案用户查检利用所需档案提供了便利的条件。然而随着档案数量 的爆炸式增长，传统的著录手段与方式已尽显效率低下，越发难以满足开发利用 档案信息资源的需求。同时，面对信息技术的不断冲击，档案部门必须迎接信息 技术革命的挑战，借助新技术为档案工作注入新的活力。只有档案信息资源的著 录规范化、标准化，编制出高效的档案检索工具，才能满足网络环境下档案资源 开发利用的要求，因此档案部门亟需制定符合新技术特征、新环境要求的著录标准。 近年来档案工作的标准化、规范化是国际档案界的研究重点，档案信息资源 著录的标准化、规范化是其中的重要研究课题之一。档案编码著录标准( e n c o d e d a r c h i v a ld e s c r i p t i o n 以下简称为e a d ) 是国际档案界在档案著录标准化研究领 域取得的巨大成就，它是基于标准通用置标语言( s g 儿) 及其子集可扩展置标语言 ( x m l ) 构建的档案著录标准，它对档案检索工具的各结构化元素及其相互关系进 行了定义。e a d 是数字化、网络化环境下文献信息机构处理档案与手稿资料的一 种新的元数据格式，通过定义一套标准规则来描述档案特征信息，以使这些信息 能以与平台无关的方式被查询、检索、显示和交换。吨a d 为网络环境下档案检索 段荣婷：姒髓a 比与e a d 档案著录标准比较研究： ，情报学报，2 0 0 3 年第3 期。 6 山东大学硕士学位论文 工具的传输和档案信息资源交流共享的打破了时空限制，对各国档案工作标准化 均有借鉴意义。e a d 受到了国际档案界的广泛欢迎，具有在世界范围的档案保管 机构普及应用的趋势，它必将成为网络环境下档案馆、图书馆、博物馆处理档案 与手稿资料最常用的元数据( m e t a d a t a ) 。 鉴于以上所述，本文选择e a d 为研究方向。在信息技术迅速发展的时代背景 下，确保档案信息资源的真实性、完整性、可用性，为档案利用者打开利用档案 信息资源的便利之门，这是档案工作者的使命所在。e a d 是档案工作者完成这项 使命的强有力的武器，希望通过本文的论述能够对在中文档案著录领域使用e a d 构建检索工具及规范中文档案著录的研究起到抛砖引玉的作用。 本文的主要内容可以分为几个方面：首先，介绍了e a d 的形成背景、发展历 史及一些档案部门开展的比较有影响力的著录项目；其次，分析探讨了e a d 的功 能、特点及著录目标，并对比了e a d 与其它元数据标准的区别；再次，重点论述 了e a d 的元素、属性及编码要点，分析了e a d 文档的著录结构及层级：最后，运用 项目管理的思想与理论构建了e a d 著录项目的实施流程，并对使用e a d 实施档案编 码著录过程中可能会使用到的一些工具进行了介绍。总之本文力图在参阅大量文 献资料的基础上，说明网络环境下档案著录标准化的意义，对e a d 著录标准的结 构及文档著录层级进行分析，构建使用e a d 进行档案著录实施流程。由于本人学 科背景、专业水平和知识能力所限，本文难免存在着一些疏漏、不足或考虑欠成 熟之处，敬请各位老师批评指正。， ( 二) 文献综述 本选题属于档案学中档案著录标准及标准化的研究范畴，对网络环境下档案 著录标准及标准化进行了分析，以研究产生于美国的e a d 标准为例。历经十余年 的发展，e a d 已经日趋成熟，显现出向全世界范围传播的趋势。随着国外档案界 在使用e a d 编制档案检索工具领域取得越来越多的成就，国内档案界对该标准的 关注度也在日益提高，并积极探索e a d 在中文档案著录领域的应用前景及构建高 效的档案检索工具的途径。 目前国内尚无系统论述e a d 的研究专著出版，有关e a d 的介绍可零散见于一 些关于元数据标准的书籍中，如元数据研究与应用介绍了e a d 的构成、电 张晓林。元数据研究与应用) ，北京图书馆出版社，2 0 0 1 第1 版 7 山东大学硕士学位论文 子档案管理基础对e a d 的元素和属性进行了论述。国内有关e a d 的论文数量 也十分有限，仅有二十余篇，研究重点可以分为以下几个方面： ( 1 ) 关于e a d 的形成与发展历史。以介绍e a d 的形成背景、发展历史为主要 内容的文章数量占总数的比例较大，最早的一篇关于e a d 的文章为牛金芳的( e a d 一种新兴的电子档案著录标准，该文简要说明了e a d 的产生背景，并详细 分析了e a d 的特点与工作机制。作者认为e a d 具有以下特点：可提供网上检索、不 依赖于任何的硬件和软件平台、具有伸缩性、检索功能强等。吉林大学的王萍教 授对e a d 的诸方面有过较深入的研究，发表了数量较多的文章。如国外档案编 目编码技术标准发展概述 一文对国外目录编码技术的发展沿革进行了评述， 作者认为e a d 产生的技术基础是图书目录学的技术标准，包括m a r c 、m a r ca m c 、 s g m l 、h t m l 、x m l 等，e a d 的发展使档案在服务观念和服务手段等方面都从传统的 “保管 转变到现代信息社会的信息利用上。李建立在美国档案信息全文著 录系统e a d 的形成与发展一文中阐述了e a d 的形成与发展历史，作者认为 姒r c 是e a d 的前身，开发e a d 的工作就是对凇r ca m c 的完善，e a d 既吸收了凇r c 系 统的成功经验和s g m l 、h t m l 的优点，又避免了其缺陷和不足，从而为档案检索工 具的网上传输和提供远程利用服务，提供了一套成功的著录标准。 ( 2 ) 关于e a d 与其它元数据标准。宋雪雁、王萍 在e a d 、d c 、t e i 著录实 例及其比较分析中简要介绍了e a d 、i ) c 、t e i 这三种元数据的功能，并通过实例 分析对三者进行了对比，作者认为三种元数据都能够实现对资源的描述、管理、 定位及评估，同时具有强烈的个性特征；三者之间不应是排他性质的，而应该是 互补、彼此借鉴的。宋雪雁、王萍、温阳红 在e a d 与i s a d ( g ) 的映射关系及其 在中文档案著录中的应用中详细阐述了e a d 与i s a d ( g ) ( 国际档案著录标准( 总 则) ) 相关元素之间的映射关系，并举例说明了e a d 在中文档案著录中的应用情 况。作者认为：e a d 与i s a d ( g ) 相比，在对档案资料的描述、定位和检索等方面都 具有优势，这主要是因为i s a d ( g ) 是通则性质的元数据标准，更强调简易性和互 通性，而e a d 则更注重语义和语法的细致化，强调以内涵为本的知识分析，以 王萍、宋雪雁：电子档案管理基础，清华大学出版社，2 0 0 6 第1 版。 牛金芳：( e a d 一种新兴的电子档案著录标准，档案管理，1 9 9 9 年第l 期。 王萍：国外档案编目编码技术标准发展概述，情报科学，2 0 0 0 年第9 期。 李建立：美国档案信息全文著录系统一e a d 的形成与发展，中国档案，2 0 0 1 年第l o 期。 王萍、宋雪雁：( e a d 、d c 、t e l 著录实例及其比较分析 ，图书情报工作，2 0 0 6 年第1 2 期。 宋雪雁、王萍、温阳红：( e a d 与i s a d ( g ) 的映射关系及其在中文档案著录中的应用 。情报科学，2 0 0 5 年第8 期。 8 山东大学硕士学位论文 深入、全面地描述档案资料的精髓架构。段荣婷在 m a r ca m c 与e a d 档案著录标 准比较研究中论述了m a r ca m c 与e a d 在制定与结构等方面的特点，并在此基础上 对二者作了进一步的分析与比较，作者认为两种标准在网络化档案信息的著录与 共享利用过程中是可以互为补充、共同发展的。 ( 3 ) 关于e a d 的结构及实施概况。叶培华、王萍在编码档案著录标准( e a d ) 的开发、实施和评价中研究了e a d 的起源、结构，分析了e a d 的开发和实施情况， 进而评述了e a d 相较于其它元数据标准的优势。杨峰、张晓林圆在 ，情报学报，2 0 0 3 年第3 期。 杨峰、张晓林：档案描述编码格式的发展和实施，情报理论与实践，2 0 0 1 年第4 期。 徐维：e a 卜构架档案资源网上共享的桥粱，中国档案，2 0 0 0 年第9 期。 于进川、姚乐野：e a d 标准及其改进设计网络环境下档案著录标准研究 ，情报杂志 ，2 0 0 3 年 第l o 期。 d o o l e y 、j a c k i em ：e n c o d e da r c h i v a ld e s c r i p t i o n ：c o n t e x t , t h e o r y , a n d - c a s es t u d i e s ， c h i c a g o ：s o c i e t yo fa m e r i c a na r c h i v i s t s ，1 9 9 8 。 d a n i e lv p i t t i 、w e n d ym d u f f ：e n c o d e da r c h i v a ld e s c r i p t i o no nt h ei n t e r n e t b i n g h a m t o n ，n y ：l t a w o r t hi n f o r m a t i o np r e s s ，2 0 0 1 d o w 、e l i z a b e t hh ：c r e a t i n ge a d - c o m p a t i m ef i n d i n gg u i d e so np a p e r , l a n h a b 。 n d ： s c a r e c r o wp r e s s ，2 0 0 5 9 山东大学硕士学位论文 第一章档案编码著录标准( e a d ) 与档案著录标准化 档案部门最早的著录标准化努力起始于二十世纪六十年代，特别是在七十年 代至今的这段时间发生了被称之为“档案著录革命 的变革。在不同的历史时期， 由于客观环境的差异，档案部门为满足工作需要制定了侧重点不同的档案著录标 准。 第一节档案编码著录标准( e a d ) 及其相关概念 e a d ( e n c o d e da r c h i v a ld e s c r i p t i o n ) 即档案编码著录标准( 或档案置 标著录) 的英文缩写。它是模式化表达档案检索工具的内容、形式等各部分结构 的一种规范形式，其实质是s g m l 及x m l 在档案界的具体应用，也就是说e a d 是 利用x m l 创建的档案领域的标记语言。作为编码标准，e a d 不依赖于某些特定平 台、对万维网有良好的适应性、并且具有足够的灵活性，可以适用于多种类型的 馆藏，因此受到了广泛的欢迎，具有在世界范围的档案保管机构普及应用的趋势。 e a d 编码要达到的目标：1 信息描述层。全面反映档案资源的内容、结构、 载体和上下文等背景信息，对档案数据单元进行全面、系统的著录，实现对档案 信息内容的有序化管理，以便于利用者确认和检索档案资源。2 信息组织层。对 馆藏档案信息进行初步整理、实现档案资源的系统化组织，对档案资源的组织体 系进行描述，以反映馆藏全宗级、目录级、案卷级、文件级的相互关系，以便于 利用者对馆藏资源的全面理解。3 信息管理层。实现对档案资源利用和管理政策 的描述，反映档案实体获取权限、开放程度、获得方式、隐私策略等，在档案资 源著录时对其进行控制，以保护档案资源的安全。 标记是指一系列特殊的字符或符号，可以通过向其中插入文本来存储文档内 容。标记语言除了可以存储文档的基本信息外，还可以存储文档的显示格式、文 档布局、逻辑结构等附加信息。 元数据( m e t a d a t a ) 指关于数据的数据( d a t a a b o u td a t a ) 。国际图联( i f l a ) l o 山东大学硕士学位论文 认为此术语指任何用于帮助网络电子资源的识别、描述和定位的数据。 电子文件( e l e c t r o n i cr e c o r d s ) 是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等 载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络传输的文件。圆 电子文件著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、 背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。西 第二节档案著录标准化的时期划分 国际档案理事会下设的档案著录标准化特别委员会在1 9 9 3 年批准通过并出 版的国际档案著录规则中对“档案著录 进行了专门的定义：档案著录是通 过捕获、核对、分析和组织有助于确认档案及说明其上下文和产生该档案的文件 系统的各种信息这一过程，形成对所描述单位及其构成部分的准确表述。该定 义认为在过程上，现代档案著录强调的是一个动态过程；在结果上，现代档案著 录面对的不仅是检索工具；在著录范围上，不仅仅局限于档案本身，而扩展到产 生和使用档案的上下文信息及产生档案的信息系统( 或文档系统) 信息。 以美国 档案与手稿指南、m a r c 埘c 、e a d 为代表，可将档案著录标准的制定划分为以下 三个时期： 1 手工检索工具时期( 2 0 世纪初至6 0 年代) 。二十世纪初期美国国会图书馆 为克服馆藏地理位置分散所带来的利用障碍，开始采用卡片目录交换管理的方式 编制检索工具，这就是国家联合目录( n u c ) 的前身。1 9 5 6 年开始，图书馆及其 服务的领域就有了全国的联合书目的通用有效的系统。美国国家历史出版物和档 案委员会为实现国家档案文献资料的集中化检索，借鉴了国会图书馆的成功经 验，于1 9 5 1 开始编制国家档案馆收藏的档案及手稿的联合登录手册，并于1 9 6 1 年出版了“美国档案与手稿指南”。 该指南的出版意味着档案著录标准化时代的 到来，开启了档案著录革命性变革的新时期。 2 机读目录( m a r c ) 检索时期( 2 0 世纪6 0 年代至8 0 年代末) 。二十世纪六十 刘嘉： ，第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集 。 d a n i e lv p i t t i ：e n c o d e da r c h l v a ld e s c r i p t i o n 勘i n t r o d u c t i o na n do v e r v i e m d - l i bm a g a z i n e ，1 9 9 9 i i 王红印：档案描述编码格式( e a d ) 的发展与现状 ，第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集 1 3 山东大学硕士学位论文 小组于1 9 9 5 年7 月2 2 日至2 9 日在密歇根州的安娜堡( a n n a r b o r ) 召开会议，该小组 ( 后来被称为b e r k e l e y 项目小组) 同意在以下几个方面进行合作： 制定检索工具编码标准设计原则； 对检索工具数据模式进行修订； 对检索工具文件类型定义进行修订； 制定检索工具编码准则，提供实例； 编写一篇论文，论述小组对检索工具的结构和内容的理解。 根据这些原则，小组开始对编码文件的结构进行分析，他们一致认为一个检 索工具文件应由两部份组成，一部分提供了检索工具本身的信息( 它的名称，编 辑者，编辑日期等) ，另一部分提供了所描述的档案材料的信息。 在总体结构上取得一致性意见之后，研究人员开始对伯克利项目( b f a p ) 制定 的模型中的编码元素进行评估。s g m l 的一个特点是它能够描述属性并把它们与特 定的元素联系在一起，e a d 的研发人员的结论是应该充分地利用s g m l 的这种特点， 属性可以提供一些选择，使一个元素变得更为具体。一个由基本元素构成的小集 合可以通过属性得到扩展，而不是建立一个更大的特定元素的集合进行扩展，比 如：，一个与个人姓名元素相关的属性可以把这个人的角色确定为作者或是收藏 者，捐赠者或是接收人。 4 e a d 草稿及正式版本的诞生。1 9 9 5 年7 月在密歇根州举行的会议上，皮蒂开 始对a n na r b o r 协定进行修改，发展出了一套新的数据模式和检索工具。伯克利 项目小组对a n na r b o r 协定所作的一些重要的改动包括：1 把关于检索工具的信 息，单独列为一个标目( h e a d e r ) 。2 对按层次展示的描述性信息和附属信息作出 区分。3 用更为开放的“组织部份描述 的概念和“展示组 元素来取代b f a p 模式中的收藏划分和材料名单，以表格的方式把用于展示的文本的各个部份结合 在一起。在1 9 9 5 年7 月，伯克利项目被重新命名，就是在那时产生了“档案编码 描述 ( e a d ) 这个名称。在此次会议之后的两个月，伯克利项目小组完成了e a d 的草稿，并在1 9 9 8 年8 月正式推出了e a d1 0 版。小组决定使e a d1 0 与刚刚兴起 的x m l 技术相兼容，以使其可用于在网络环境下描述电子文件，这标志着e a d 开发 的成功。国会图书馆的兰德午k 巴里在2 0 0 2 年1 2 月对e a d1 0 进行了修订，补 王红印：档案描述编码格式( e a d ) 的发展与现状 ，第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集 王红印：档案描述编码格式( e a d ) 的发展与现状) ，第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集。 1 4 山东大学硕士学位论文 充了e a d2 0 0 2 的研发和发布的情况。e a d 标准一直由美国档案工作者协会( 简称 为s 从) 及美国国会图书馆共同进行维护，开发者一直致力于e a d 的国际化应用。 5 e a d 的各种版本。e a d 的成熟是以e a d1 o 的成功发布为标志的，自1 9 9 8 年8 月正式推出该版本后，为适应新技术的发展并解决e a d1 o 实施过程中所遇到 的各种问题，s a a 及美国国会图书馆对其进行了修订，共产生以下三个具有代表 性的版本： ( 1 ) e a d1 0 版。s g m l ( 标准通用标记语言) 是一种软件及硬件独立的标准， 由i s o 所维护共目的是为文本资料进行著录编码，) 【m l ( 即可扩展标记语言) 是s g m l 的子集，提供了s g m l 的大部分功能。e a d1 o 版是基于s g m l 及x i d l 构建并符合两者 要求的d t d ，e a d1 o 对已经大量存在的s g m l 软件或x m l 软件都有着良好的适应性。 e a d1 0 包含一些元素用于对馆藏全宗的整体进行著录，并提供一些元素用于著 录案卷级、目录级或文件级档案，较低级别继承较高级别所著录的信息。 ( 2 ) e a d2 0 0 2 版。e a d2 0 0 2 版的出现是由于越来越多的用户放弃了s g m l ，转 而使用x m l 。在e a d1 0 版发布后的四年中，使用e a d 开展档案著录项目的档案机 构的数量日益增多，他们的意见和建议最终决定了e a d2 0 0 2 版的改变。e a d2 0 0 2 版本质上更加倾向于使用x m l 及其相关技术，在d t d 中提供了一些“开关”用于打 开或关闭仅限于s g m l 或x m l 的特性。与e a d1 o 版相比，e a d2 0 0 2 版进行了如下改 进：吸收了少量重新定义的元素，对一些元素的结构、内容模式作了一些改动， 以在检索工具内不同层次上接收其它的有效的e a d 元素。 具体到元素及属性方面。e a d2 0 0 2 在描述识别 单元里新增资料语言 及资料特殊细节 两个元素，在档案描述 中增加了几个元素：原件位置 元素、实体特征及技术 需求 元素，在取用限制 元素下，新增法定地位 子元素，以取代原先档案描述 中的属性l e g a l s t a t u s 。 在概况描述 里，新增描述规则 子元素，以记载查检工 具采用的标志系统。e a d2 0 0 2 在结构上也有变动：行政资讯 与附属 描述资料 两个元素已经“解套一9 也就是说，第一版中附属于这两个元素的 子元素，现在已经可以直接在档案描述 和构件 两个元素下使用。 同时，这些子元素也可以视为一组工具，必要时可放在开头做总体的描述，例如， 1 5 山东大学硕士学位论文 将行政资讯 中的取用限制 组件，建立在标志开头 部分。要注意的是，e a d 工作小组正在排除 和 两个元素的使用。 e a d2 0 0 2 推出一系列的新属性，旧版里大多数的半闭锁属性值表已被删除。 ( 3 ) e a ds c h e m a2 0 0 2 。s c h e m a 是用来定义x m l 文件，并利用该定义验证x m l 文件是否符合要求的一种技术。x m ls c h e m a 首先由微软提出，现在已经被w 3 c 接 受，成为一个标准，s c h e m a 文档本质上也是x m l 文档，符合x m l 文档的要求。由于 d t d 采用源于s g m l 的规则定义体系，其本身与x m l 规则是不一样的，这样就带来了 源自s g m l 的复杂性。d t d 的足够简单也使得其不具有对数据类型的控制，更不会 具有描述实体与实体之间语义关系与相互约束的能力，d t d 基本上只能保证标记 语言的标签的嵌套格式、出现的频次与顺序的约束等。而s c h e m a 采用了x m l 的形 式来定义描述x m l 文档的结构，因此它可以很方便地利用x m l 解析器与相关工具进 行处理。圆e a d 项目组决定开发e a ds c h e m a2 0 0 2 ，正是由于s c h e m a 相对于d t d 所具 有的巨大优势，力图使e a d 在档案实体描述方面发挥更大的作用。 第四节档案编码著录标准( e a d ) 的应用现状 e a d1 0 版公布后受到了国际档案界的普遍关注，众多档案机构使用e a d 进行 档案检索工具编码研发工作，由于e a d 产生于美国，因此在美国e a d 实施的整合较 多。鉴于e a d 在档案著录方面的巨大优势，台湾中央研究院历史语言研究所使用 e a d 对其所收藏的内阁大库明清档案进行著录格式转化，积极探索e a d 应用于中文 档案著录的可能性。在众多实施项目中比较有影响力的项目有： 1 美国国会图书馆检索计划。国会图书馆积极地发展与测试所有版本的e a d d t d ，它的检索主页所提供的检索工具可以对国会图书馆中的所有经e a d 编码的档 案文献进行检索。现在有4 0 种检索工具能对图书馆中的民间文化档案、手稿档案、 音乐档案、印刷品和相片档案以及稀有图书和特殊馆藏进行检索。国会图书馆的 检索工具全景导航帮助页面向用户提供s g m l 检索工具的全貌，并提供使用中的帮 助。s g m l 检索工具、全景样式单和浏览器都可从国会图书馆的匿名f t p 处下载。 s 从档案编码描述格式工作小组、国会图书馆姒髓标准及网路发展办公室著，后设资料工作组译：档 案编码描述格式标准元素辞典，2 0 0 2 年版。 赵亮：元数据规范应用框架与编码 ，元数据与图书馆，上海科学技术文献出版社，2 0 0 5 年，第5 5 页 1 6 山东大学硕士学位论文 为了方便没有使用s g m l 浏览器的用户，国会图书馆现在也提供h t m l 版本的s g m l 检索工具。 2 加州大学伯克利分校数字图书馆项目。加利福尼亚数字图书馆的加利福尼 亚在线档案提供检索、浏览全国范围内1 3 个机构的数据库的功能，可供检索的数 据库还会进一步增加，检索数据库由加利福尼亚在线档案、美国遗产虚拟档案、 加利福尼亚在线档案和博物馆、加利福尼亚遗产数字图像获取计划四个数据库 组成。通过e a d 检索工具可以检索它提供的有关加利福尼亚历史的2 8 0 0 0 件数字馆 藏，检索形式以h t m l 方式完成。 3 图书馆研究组( r l g ) 计划。r l g 一向积极推动e a d 标准的发展，为此专门 举办了f a s t 训练( f i n d i n ga i ds g m lt r a i n i n g ) ，结合会员的力量实行e a d 标准 并建立最佳的典范等等。为支持这些活动，r l g 已开启一个支持网站( e a d 支持网 站) 以协助其会员使用e a d 来编制检索工具。这个网站并不重复国会图书馆或美 国档案联合会所设的网站上的数据，而是提供使用e a d 的指南、推荐的应用原则、 r l g 转换服务等等信息。r l g 的目标是提供一个能让使用者找到分散在册上的检 索工具，并可透过基于网络的查询界面来研究整个检索工具的内容的档案资源服 务。回 4 台湾中央研究院历史语言研究所。e a d 在中文档案著录中的研究和应用显 得相对滞后，大陆在这方面的实践较少，而台湾的一些研究机构进行了有意义的 探索和尝试，并取得了一定的成果。台湾“中央研究院历史语言研究所”采用e a d 对其所收藏的内阁大库明清档案进行著录格式转化，这为e a d 在中文档案著录中 的应用提供了有益的经验。共著录所藏内阁大库档案约三十余万件，含清朝内阁 收存的制诏诰敕、题奏表章、史书、黄册、簿册、朝贡国表章，以及内阁各厅房 处的档案、修书各馆档案、试题、沈阳档案等，其中以题奏本章为主，这些档案 内容涉及明清时代国家与社会各方面的事务，是研究明清史难得的原始材料。 5 电子档案著录标准应用实证项目。该项目由国家社会科学规划基金资助， 始于2 0 0 6 年，历时三年，最后建设了电子档案著录标准应用实证项目网站。该项 目的目标是为档案用户提供馆藏( 包括文献的数字化复制品) 的智能利用和知识 化服务，在数字化文件目录、检索工具以及档案原始资料构成的数据库之上，建 杨峰、张晓林：档案描述编码格式的发展和实施， ，现代图书情报技术，2 0 0 4 年第3 期 1 7 山东大学硕士学位论文 立私人和公共的信息空间，这种空间将以一种广泛的、变化的视角解释档案材料， 以满足档案用户同样广泛和多样的利用需求。 网站的主要内容包括：项目介绍、e a d 简介、e