办公室岗位责任制及工作制度.doc

办公室岗位责任制及工作制度 办公室岗位责任制及工作制度 一、办公室主要职责和任务 办公室是分局的综合业务职能部门围绕分局中心工作参与政务管好事务搞好服务确保分局日常工作的正常运转其主要职责和任务： （一）负责起草分局重要文件审核机关业务部门拟制的文件 （二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作 （三）负责机要、档案、信访和来访接待工作 （四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作 （五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作 （六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动 二、办公室各类人员工作职责 （一）文秘人员职责 1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文 2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草 3、按照分局领导指示向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况 4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核 5、负责落实调研课题撰写调研报告组织分局学术理论研究活动 6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送协调组织税收宣传活动承办上级交办的涉税杂志征订工作 7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈 8、承担分局月工作要点和周会议安排的收集、综合拟制 9、负责记载分局大事记 10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草安排、协调以分局名义召开的各类会议 11、参与协调分局领导参加的各种公务活动 12、负责分局各类电、函的处理 13、负责分局日常值班和来访接待工作 （二）机要人员职责 1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作 2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用 3、负责全局重大事件的记录、整理、保存 (三)档案人员职责 1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交； 2、保管本机关各种门类和载体的档案汇编档案资料编制检索提供档案利用； 3、整理室藏档案科学分类排列系统编目编号使之达到规范标准并做好档案的鉴定、统计工作； 4、搞好库房管理落实“八防”措施保护档案安全并定期核对清点档案保持账物相符； 5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导； 6、办理领导交办的其它有关档案业务工作 （四）打字员职责 1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印 2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作 3、完成领导交办的其它工作 办公室工作制度 一、档案管理制度 （一）档案归档制度 归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的均属归档范围 归档时间：文书档案第二年上半年完成会计档案隔年一季度完成科技、声像档案在工作项目活动之后随时归档 归档要求： 1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗 2、分类一般采取年度问题分类 3、案卷的排列、以全宗为单位按不同门类、载体和不同保管期限分别排列排列方法统一前后保持一致不可任意改动 4、根据不同门类和保管期限按照案卷排列的顺序编制卷号在一个全宗内案卷目录号不得重复在一册案卷目录内不得出现重复案卷号 5、案卷质量应符合武汉市机关档案室业务建设暂行规定的要求案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔 （二）档案保管制度 1、本机关形成的各处门类和载体的档案由档案室集中统一管理做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管； 2、档案室有防资措施防风窗帘防火器材档案柜内放有防虫、防腐药品以使档案得到安全保护； 3、根据气候条件适时开窗通风或密闭门窗防潮以保持室内一定的温湿度； 4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物保持室内清洁； 5、平时出入库存的档案应及时清点登记并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损下班前注意关灯、锁门、关门窗 6、档案人员变动工作时必须办理交接手续严格核实交接的档案 （三）档案保密制度 1、经常对机关工作人员进行档案保密教育明确保密范围严守保密纪律执行保密手册； 2、非因工作不得随意谈论档案内容不得在和人交往和通信中泄露属于和档案资料； 3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于的档案资料并严禁将档案携带、传递、寄至境外； 4、凡属保密档案不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传； 5、严格控制机密档案查阅范围并按照保密规定对归档后多余的文件材料及时销毁； 6、定期检查档案保密情况发现问题及时上报不隐瞒、失泄密事故； 7、加强库房管理非本室工作人员严禁入内 （四）档案利用制度 1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围主要为领导决策和机关各项工作服务； 2、本机关工作人员查阅档案均限于本人工作范围所形成的档案材料查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意； 3、查阅保密档案范围需经主管领导批 准； 4、外单位查阅档案时必须持介绍信经同意按介绍信内容查阅； 5、查阅档案时严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅更不能翻印公布、倒卖； 6、查阅档案必须履行登记注销和检查手续当面点清如发现差错及时追究责任并采取补救措施 二、办公室会务制度 1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作建立办公会制度； 2、办公会由主任或委托副主任主持召开 3、会议一般每周一下午召开有特殊情况可临时召开 4、参加会议人员为办公室全体人员必要时通知有关人员参加 5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作布置下周及近期主要工作商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题 6、秘书室承办会议的会务组织工作 三、打印室管理制度 1、文秘人员负责打印室的管理工作 2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核并签字后送打印室打印 3、电脑等打印设备要经常维护打印设备出现故障应及时分析查找原因并向办公室领导汇报 4、严格打印或复印程序和手续打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名不得私自接受打印件或复印手续不完备的应拒绝打印 5、保证打印或复印质量提高工作效率坚持谁起草谁