物业入伙程序.doc

物业管理处收楼入伙程序一、 收楼的三个阶段：1 前期准备阶段；2 收楼阶段；3 后期跟进阶段。（一） 前期准备阶段1、组织收楼小组2、文件资料的准备：1）准备并发送房屋交付使用通知书及收楼须知2）房屋使用说明书及房屋质量保证书3）业主临时规约及前期物业管理服务协议4）业户手册及装修守则5）安全/消防协议书6）各种收楼表格等。3、钥匙准备公共区域与户门钥匙分开保管，每把钥匙要试开确保不出差错。4、房屋检查、清洁对房屋状况、各项设备设施情况进行详细检查，确保房屋状况良好。5、收楼培训及演练1）对业户需咨询的问题进行培训，要统一口径。2）对全体员工进行培训，如何回答业主的提问。3）正式收楼前，全体员工要进行12次的收楼预演，以确保正式收楼之顺利。注意：准备工作应越细致越好，尤其是收楼资料存档清单、文件签收单要做得详细。（二） 收楼阶段业户在开发销售部办理完相关手续后到物业公司物业部办理收楼手续，物业部人员按入住“会签单”执行并会签办理1、 确认业主身份1） 业主出示房屋买卖合同原件；2） 业主出示身份证或有效证件正本及复印件。2、 向业主收取的文件1） 入住会签单2） 房屋交付使用通知书（入伙通知书）3） 身份证或有效证件之复印件4） 业主本人1寸免冠照片1张5） 业主授权委托书（如有）3、 业主签署文件1） 业主临时公约、前期物业管理协议之承诺书一式两份；2） 安全/消防协议书一式两份；3） 请业主填写业主资料表、住户家庭成员登记表、紧急情况联系人。注明：上述三张表格可统一为一个表格，以免业主重复填写。4) 委托银行扣款协议书4、 向业主发放文件并签署文件签收单1） 业主临时公约、前期物业管理协议及承诺书2） 业户手册3） 装修守则4） 房屋使用说明书5） 房屋质量保证书6） 消防/安全协议书7） 委托银行扣款协议书5、物业部开据缴费清单，业主持缴费清单及入住会签单到物业公司财务部交纳管理费等有关费用。6、物业部从财务部收回入住会签单，核对是否均已签章。7、物业部向业主发放钥匙，填写钥匙交接单，安排工程部人员陪同业户验房，填写房屋验收交接表，查抄并确认水、电、气表底数。若验收时发现遗漏工程，业主须留钥匙一把，供维修使用，并填写钥匙托管承诺书8、物业部主管在入住会签单上签章注意：切忌慌乱，要检查业户档案目录及业户文件签收单上内容是否齐全、各种协议、房屋验收交接表、钥匙交接表、文件签收单上是否业户都已签字确认等。（三） 后期跟进阶段1、整理业户档案，做业户档案目录，做好存档工作；2、对验房时发现的维修问题跟进维修工作；3、跟进报装电话等手续；4、制做业户收费台帐等；5、协助业/租户的搬迁二、 收楼流程表：发展商发出以下文件通知业主与管理处联络收楼房屋交付使用通知书收楼须知 业主与管理处确认收楼日期及时间管理处须做好收楼准备：1. 派发的文件资料2. 收费细目3. 单元情况良好4. 钥匙无误业主依时办理收楼，管理处分发资料（业主临时规约、前期物业管理协议业户手册、装修守则、两书、礼品等），业主签收上述文件，并将签署完毕的业主临时规约、前期物业管理协议承诺书交物业公司。业主填写及签署以下文件：1. 业主资料表、住户家庭成员登记表、紧急情况联系人；2. 治安/消防安全协议书；委托银行扣款协议书缴付物业管理费等业主填写房屋验收交接表、钥匙交接表并领取钥匙，管理处工程部陪同客户到单元验房 不合格：业主须填写钥匙托管承诺书，业主留钥匙一把供维修使用 物业部审核、归档业户档案三、业主收楼程序（内部使用）： 负责人内容备注1.接待负责人：前台客服1. 业主出示入伙通知书；2. 安排业主签到，发放业主礼品，准备业主资料；3. 安排业主于休息区等候、倒水；4. 填写入住会签单。1. 业主资料包括：业主临时管理规约及承诺书业户手册装修守则消防安全协议书两书业主资料表、家庭成员登记表、紧急情况联系人2. 需准备饮水机、纸杯、休息椅、接待台2.办理入住手续负责人：物业主管及楼员1. 物业人员到接待处领取入住会签单，由业主休息区带业主至洽谈区。2. 检验业主身份：房屋买卖合同入伙授权书入伙通知书身份证明及有效证件3. 签署文件：规约承诺书-前期物业管理协议消防安全协议书业主资料表、家庭成员登记表、紧急情况联系人-委托银行扣款协议书4. 填写入住会签单。1. 需准备备份材料业主资料表、家庭成员登记表、紧急情况联系人消防安全协议2. 需准备复印机及插座、小圆桌椅等负责人内容备注3. 交费负责人：出纳1. 物业人员陪同到财务室；2. 业主交费；3. 财务人员核对费用，收钱及开发票或收据；4. 填写入住会签单。1. 需提前准备窗贴，遮挡外界视线；2. 需准备保险柜、验钞机、计算器；3. 票据。4交付钥匙负责人：物业部1.物业人员确认手续，将钥匙交付予业主。2填写钥匙交接表3填写入住会签单1 需准备钥匙柜5. 验房负责人：工程部1. 工程人员携带房屋验收交接表带业主验房；2. 业主验房确认签字；3. 工程人员将房屋验收单元交接表及入住会签单返回有关物业人员。1.如有遗漏工程，业户须填写钥匙托管承诺书。注：1.工程部人员需安排利用消防广播播放背景音乐；2.物业部需跟进绿化租摆、条幅及现场气氛布置，制作上墙之办理入伙流程图、收费一览