（档案学专业论文）档案信息化建设现状与发展对策研究——以江苏为例.pdf

档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例 中文摘要 档案信息化建设现状与发展对策研究 以江苏为例 中文摘要 档案信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。信息技术及信息产 业的飞速发展在为档案信息化带来极遇的同时也提出了严峻挑战，如何积极应对以加 快本行业信息化发展已经成为档案部门的重要研究课题。本论文以江苏省地市档案馆 档案信息化发展现状与问题研究为基础，探讨档案信息化建设进程中基础设施、档案 管理应用系统、信息资源、人才队伍、信息法规体系建设的发展对策。 本论文共分为七个部分 第一部分引言，作为论文的开始，论述了论文的选题背景、依据、研究意义以及 论述思想等相关问题 第二部分至第六部分作为文章的主体，分别论述了江苏省档案信息基础设旌、档 案管理应用系统、信息资源、人才队伍、信息法规体系建设的现状、问题和对策。 第七部分作为文章的结束，包含了结柬语、本论文在写作过程中参考过的文献资 料和后记。 关键词： 档案 资源 信息化网络管理系统 人才法规 作者：康芳芳 指导老师：张照余 t h e s t u d y i np r e s e n ts i t u a t i o na n ds o l u t i o n so f a r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o n 一- ，r a k ej i a n g s u f o r e x a m p l e a b s t r a c t a r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o nc o n s t r u c t i o ni st h en e c e s s a r yc h o i c ef o ra r c h i v ei n s t i t u t i o n st o f a c et h et i d eo ft h eg l o b a li n f o r m a t i z a t i o n t h ed e v e l o p m e n to fa d v a n c e di ta n di t i n d u s t r yb r i n g sb o t hc h a n c ea n dc h a l l e n g et o t h ea r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o n , h o wt od e a lw i t h i tb e m e sa l li m p o r t a n td i s c u s s i o no fa r c h i v ei n s t i t u t i o n s i nt h eb a s eo ft h er e s e a r c ho f a r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o ni nj i a n g s up r o v i n c e , t h i st h e s i ss t u d ym ep r o b l e m sa n d s o l u t i o n s o f e v e r y p a r t o f t h e a r c h i v e i n f o r m a t i z a t i o n ，l i k e t h e c o n s t r u c t i o n o f f u n d a m e n t a l f a c i l i t i e s 、m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ( m i s ) 、i n f o r m a t i o nl l g $ o u l c 圮、h u m a n r e s o u r c e ( h r ) a n ds p e c i f i c a t i o nc o d e t h ew h o l ed i s s e r t a t i o nc o n s i s t so f $ e w e np a r t s p a r t1i st h ei n t r o d u c t i o nc h a r t e r a st h eb e g i n n i n go ft h el - g s e x l l - c h , i tp r o v i d e st h e b a c k g r o u n d , t h eb a s i s ，t h er e s e a r c hs i g n i f i c a n c e , t h ee l a b o r a t i o nt h o u g h ta n dr e l a t e d q u e s t i o n sa sw e l l p a r t2t op a r t6i st h ep r i n c i p l eb o d yo ft h ed i s s e r t a t i o n , i n c l u d i n gm ys t u d yi nt h e p r o b l e m sa n ds o l u t i o n so f f i v ep a r t so f t h ea r c h i v ei n f o r m a t i z a t i o n , l i k et h ec o n s u u c t i o no f f u n d a m e n t a lf a c i l i t i e s 、m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m 、i n f o r m a t i o nr e s o u r c e 、h u m a n r e s o u r c e 、a n ds p e c i f i c a t i o nc o d e p a r t7i st h ee n do f m yd i s s e r t a t i o n c o n c l u s i o n 、r e f e r e n c eb o o k sa n d a r t i c l e s 、p o s t s c r i p t a r ct h em a i nc o n t e n l k e y w o r d s ：a r c h i v e i n f o r m a t i z a t i o nn e t w o r km 硌l i l tc o d er e s o u r c e w r i t t e nb y s u p e r v i s e db y p e r ik a n g z h a o y uz h a n g 苏州大学学位论文独创性声明及使用授权声明 学位论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文是本人在导师的指导下，独立进行研究工作所 取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其他个人或集体己经发表或 撰写过的研究成果，也不含为获得苏州大学或其它教育机构的学位证书而使用过的材 料对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人承 担本声明的法律责任 研究生躲越日期：望：竺! ：z 学位论文使用授权声明 苏州大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆、清华大学论文合作部、中国 社科院文献信息情报中心有权保留本人所送交学位论文的复印件和电子文档，可以采 用影印、缩印或其他复制手段保存论文本人电子文档的内容和纸质论文的内容相一 致。除在保密期内的保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可以公布( 包括刊登) 论 文的全部或部分内容。论文的公布( 包括刊登) 授权苏州大学学位办办理。 研究生签名赢身薯日期：神一让 名，：拇期：烨乡 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第l 章引言 第1 章引言 1 1 选题背景 全球信息化浪潮和知识经济时代的到来，要求档案事业必须充分利用现代信息 技术，选择信息化作为未来的行业发展方向。跟上国家信息化建设的步伐，实现档案 信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任 务 从上世纪7 0 年代末档案界开始尝试运用计算机管理档案开始，到9 0 年代开展对 电子文件归档与管理方法及标准的研究，再到2 0 0 2 年全国档案信息化建设实旌纲 要的正式发布，我国的档案信息化建设经历了起步、快速发展和系统推进三个发展 阶段。 如今，档案信息化建设已经取得了较大的成绩档案信息基础设施飞速发展，档 案信息资源得到了大力开发，档案网站数量猛增，档案管理方式从传统的手工管理型 转变为计算机管理型，从封闭型、半封闭型变为开放型，档案部门的信息服务功能日 益增加。最具代表性的信息化成果则是许多省市已开始了数字档案馆的建设规划。深 圳市率先在全国开始数字档案馆的建设，并对电子文件这种档案新形式的接收管理进 行了有益的尝试，为其他省市数字档案馆建设实践提供了良好的借鉴。 为了更详尽地了解我国档案信息化建设近年来的发展及其对档案事业产生的重 要影响，笔者以江苏省档案信息化建设为研究个案，对南京、苏州、常州、无锡、扬 州、镇江、徐州等1 0 个地市级档案馆进行了实地调查研究。经过对这些地区档案馆 信息化建设调研报告和调研录音的整理，结合后期研究过程中电话采访、网上交流等 方式，笔者总结了江苏省档案信息化基础设施、管理应用系统，信息资源、人才、法 规体系建设的发展情况，探讨了这五个建设方面存在的问题及发展对策，以期为档案 理论与实践的发展提供一些参考与建议。 1 2 研究意义 1 2 1 本课题研究的现实意义 ( 一) 提高社会档案意识，宣传利用档案资源 档案信息化建设现状与发展对燕研究一以江苏为例 第l 章引言 通过对江苏省档案信息资源建设研究，深化档案工作者开发档案信息资源的意 识。通过建立“需求开发剥用”的科学开发机制，使档案信息资源得到越来越广泛 地有效利用，档案馆信息服务功能日益加强，社会公众档案意识不断提高。 ( 二) 加强档案人才队伍的信息化素养 对江苏省档案信息化建设现状及发展对策的全面、系统研究，有助于档案从业者 全面了解档案信息化建设的具体内容和发展要求，掌握正确的发展思路和建设方向， 提高信息化素养和信息工作应对能力 ( 三) 推动我国档案信息化建设的健康发展 档案部门如何结合地方特色积极开展档案信息化建设，并无统一模式可循。因此。 借鉴、学习先进地区和单位的成功经验，通过不断实践找到适合自身发展的建设道路， 是发展档案信息化的有效途径。本课题的研究将有助于各地各级档案部门通过借鉴江 苏省档案信息化建设经验，为自身的信息化工作减少摸索中不必要的错误与弯路，从 而推动我国档案信息化建设的健康发展。 1 2 2 课题研究的理论价值 ( 一) 丰富和发展档案信息化建设理论 档案信息化建设开展以来，国内档案学界就对此进行着不断地理论探索和总结， 本课题在研究江苏省档案信息化建设现状的基础上，参考借鉴了国内一些专家和学者 提出的信息化理论，提出了一些观点和建议，旨在推动我国档案信息化理论的发展 ( 二) 加强档案人才建设理论研究 信息人才建设是档案信息化建设顺利开展的有力保证。以江苏省信息人才发展现 状为例，档案信息人才建设大大滞后于信息化发展需求。本课题通过对信息人才建设 的问题与对策研究，提出了一些人才建设观点，以期为档案人才建设的实践发展提供 理论指导。 ( 三) 深化档案法规体系研究 通过对江苏省档案信息法规体系的系统归纳与分析，本论文提出了一些法规建设 的意见和建议，旨在深化信息法规体系理论研究，推动我国的档案法规体系研究 1 3 学术回顾与研究现状 档案学赛对档案信息化建设一直进行着不懈地理论探索与总结。通过检索发现， 中国期刊网自浙江档案1 9 9 7 年第8 期刊登的第一篇关于档案信息化建设的文章 2 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第1 章引言 起，至2 0 0 6 年，共有5 2 9 篇信息化建设方面的论文；在重庆维普网上，从2 0 0 0 年到 2 0 0 7 年初，有此类标题的文章6 8 9 篇。这些论文大都从档案信息化总体建设入手， 宏观分析其建设过程中出现的一些问题及对策。近年来，各地各级档案部门也纷纷就 信息化建设的各种实践问题，如档案数字化、电子文档一体化、数字档案馆建设等， 展开了频繁的研讨、交流活动，得出了许多先进经验。这些在学术研究和实践总结中 形成的理论与经验，为笔者研究江苏省档案信息化建设的现状与问题奠定了基础，帮 助笔者进行深入思考，从而找出档案信息化建设发展的规律和共性。 1 4 论述思想及创新 1 4 1 论述思想及方法 本课题的研究立足于全面、详尽的社会调查，以获取充分、准确的基础数据。 调研数据一方面来自于各级各类档案行政主管机关公布的统计数据，另一方面， 来自分层次、分地区、分类别的实地调研和函询调查。通过系统调查，把握不同 地区、不同级别档案信息化建设的实际状况，剖析不同环境下信息化工作的条件、 因素、方法和障碍，揭示江苏省档案信息化发展的特点和变化，诊断当前档案信 息化建设过程中存在的问题。 本课题的研究采取宏观、中观和微观视角相结合的方法，对所采集的原始数 据进行深入的统计挖掘，在定性模式和定量分析相结合的基础上，采取科学方法 加以综合、提炼，发现内在规律和存在的问题，获取深层次信息。 1 4 2 论文创新 ( 一) 研究新问题 本文中针对档案应用管理系统、法规体系、人才建设中出现的新问题进行了深入 地论述及观点论证。例如，基于政务网的电子文件中心建设是否可行；地方先于中央 推行档案数字化工作标准有无必要；建立多元化继续教育培养体系意义何在等。 ( 二) 立足多角度 档案信息化建设作为一个系统工程，必须纳入到国民经济建设和社会信息化中才 能得到更快更好的发展。本论文在研究分析档案信息化各个建设方面时，力求从多角 度进行分析论证。从总体概括到个案分析，从发展现状到未来趋势，从宏观联系到微 观独立性等不同观察角度进行了论述分析。 ( 三) 研讨新思路 3 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为倒 第1 章引言 本课题将档案信息化建设分为五个部分进行研究分析，在定性模式分析和定量研 究的基础上，探讨各个部分在系统建设过程中的轻重缓急，提出新的发展思路。一方 面，坚持江苏省档案信息化建设规划纲要确立的档案信息化建设方向与目标，另 一方面，探索适应现实条件的灵活发展对策。 4 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 基础设施建设是档案信息化建设中不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利 用和信息技术应用的基础，也是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。 2 1 基础设施建设现状 2 li 基础设施建设主要内容及发展要求 根据江苏省档案信息化建设规划纲要( 2 0 0 5 - 2 0 l o ) ( 以下简称纲要) ，基 础设施建设主要是指提高应用计算机管理档案的普及率和加强局域网建设两方面o 。 纲要中要求，“普及全省各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用 程度，到2 0 0 7 年，全省各级各类档案馆、档案室应用计算机管理档案的普及率达 1 0 0 。”。而在档案信息化建设实际工作中，为了开展馆藏资源建设，除了需要配备足 够的办公计算机外，还需要配置一定数量的复印机、打印机、扫描仪、数码相机、服 务器等信息设备 根据档案网络建设面对的三种不同的服务对象和范围，网络环境建设一般分为三 个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。这三网一般都实行逻 辑甚至物理隔离，形成三个相互既联系又相对独立的网络体系纲要 只对局域网 建设提出了具体要求：“到2 0 0 5 年，各省辖市档案局( 馆) 和苏南、苏中地区县( 市) 档案局( 馆) 全部建立局域网，2 0 0 6 年苏北地区县( 市) 档案局( 馆) 达7 0 ；到 2 0 1 0 年，全省各市、县( 市) 档案局( 馆) 完成局域网建设。” 2 1 2 基础设施建设的发展状况 ( 一) 信息设备配置情况 根据江苏省近1 0 个地市档案馆的信息化建设调研数据，至2 0 0 5 年底，市级档案 馆应用计算机管理档案普及率均已达到1 0 0 。苏南、苏中地市档案馆已达到人手1 台办公电脑的办公条件，专门负责信息化工作的部门( 如信息技术科、计算机中心等 部门) 人均占有计算机数均在2 台人以上，其它信息化设备如服务器、打印机、扫 描仪、数码相机等配置也较齐全，能够满足现代化办公和档案批量数字化需求。苏南 o 江苏省档案信息化建设规划纲要 ( 2 0 0 5 2 0 1 0 ) ，下同 5 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例 第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 地区个别档案馆还添置了磁带机、磁盘阵列、光盘库等先进信息设备。 苏北地区档案馆仅配置了一些基本的自动化办公设备，且机器的更新换代速度较 慢。以徐州市档案馆为例，该馆档案信息化水平在江苏省曾经名列前茅，2 0 0 0 年计 算机数量就达到“人均1 台”，但由于近几年信息化资金投入不足，设备淘汰后不能 及时更新，计算机人均占有率从l 降至0 7 7 。总体上看，苏北地区档案馆的信息设 施配备仅能满足一般办公需要，无力承受纸质档案批量数字化等工作的需要。 表1 ：部分基础设备配置情况表( 2 0 0 5 年底) ： 项目计算机服务器扫描仪数码相机 计算机人均 数量 占有率 南京市 1 0 2 515 1 0 2 9 2 苏州市 3 431 3 3 4 3 4 张家港市 3 158 1 3 1 2 0 无锡市 3 8 113 3 8 2 8 常州市 2 6 3l2 2 6 2 6 扬州市 3 5 321 3 5 3 1 镇江市 2 2 131 2 2 2 5 宿迁市 5 0ll 5 7 徐州市 2 7 221 2 7 3 5 淮安市 1 0 111 1 0 2 4 连云港市 1 8 1l2 1 8 2 3 表格1 部分信息设备的配置情况反映，苏南地区的信息设备配置明显强于苏北地 区，苏南档案馆的计算机人均占有率在1 5 - 1 1 之间，苏北地区档案馆则普遍低于1 ； 表格2 则反映苏南档案馆服务器的配置数量和质量也优于苏北，且利用途径更广，不 仅用于局域网和数据库，还用于电子文件中心、网页发布等。这是因为苏南地区档案 馆管理应用系统建设、档案信息资源开发工作已经全面开展，服务器需求性增强，配 置要求更高，故价格也比较昂贵。苏北地区因为投入信息化的资金有限，故其设备更 新的重点还停留在添置办公计算机和普通办公设备上不过，尽管各地档案馆信息化 6 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为倒 第2 5 江苏省档案信息化基础设施建设研究 建设发展水平不一，但由于信息资源开发的深入，存储数据的海量增长，苏南苏北地 区档案馆都呈现出了对服务器和其他一些大型存储设备的强烈购置需求。 表2 ：服务器配置情况表( 2 0 0 5 年底) 项且数量 价格 品牌用途备注 地区 ( 台) ( 万元) 局域网、防火墙、数据 南京市 5康柏、d e l l 、联想3 0 库、网站 局域网管理、防火墙设 服务器自带 苏州市 3 d e l l 2 8 5 0 ；i b mx 3 6 0 3 7 备、主页发布、数据库 磁盘列阵 存储 惠普l h 3 0 0 0 ； 主要用于电子文件中 张家港市 5i b m 3 6 5 ；i b m 2 3 5 ； 4 5 心 i b m 3 4 6 目录数据库、电子文件 常州市 3 浪潮、d e l l 2 0中心和办公自动化系 统 无锡市 l 联想 2 内部局域网、存储 扬州市 3d e l l 1 4 局域网、数据库、备份 镇江市 1 联想 2 数据库建设 宿迁市 o 配置较低、存 徐州市 2惠普、浪潮 4 局域网、v p n 储有限 淮安市 1 联想 i 4 局域网建设 连石霜币 ld e l l1 4数据库建设 ( 二) 档案信息网络建设情况 由下表3 可见，在档案三网建设方面，馆内局域网的建设情况最佳，所调研地区 7 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为倒第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 除淮安、连云港市档案馆外，均已建立了局域网，形成了网络办公环境。在政务网建 设方面，苏南地区档案馆积极参与到当地政务网建设当中，随着政务网的陆续开通而 顺利与之联结，并在政务网中发挥出档案馆参与电子文件管理的积极作用。如苏州张 家港市档案馆的电子文件中心联结政务网后，可对政务网上流转的各机关单位电子公 文进行实时发布与归档，体现出了档案馆对电子政务信息资源的有效管理。在苏北地 区，由于政务网建设的滞后，各地档案馆尚无法与之联结。有些地区的政务网需要集 资入网，档案馆若无力交纳入网费用则被排斥在外。在外网建设方面，由于i n t e r n e t 的迅速发展和普及，加上中国电信的各项优惠政策的出台，各地档案馆均能在馆内通 过各种方式上网。v p n 虚拟网建设主要是为了实现各地市档案馆现有目录数据库与江 苏省馆实现馆际的互联共享，供连通电子政务网和全省档案馆馆际查档利用。经江苏 省档案馆的有力推动，大部分地级档案馆已顺利地做好v p n 虚拟网联接的准备工作。 表3 ：信息网络建设情况表( 2 0 0 5 年底) 网络局域网内网 外网v p n 地区 ( 馆内) ( 联结政务网)( i n t e r n e t ) ( 省内) 南京市有 已联结直接联结 已建 苏州市有 已联结 通过信息办防火墙联结已建 张家港市有已联结直接联结已建 无锡市有未联结直接联结已建 扬州市有已联结直接联结已建 镇江市有已联结直接联结已建 宿迁市有尚无政务网通过政府大楼可联结未建 徐州市 有尚无政务网通过机要局可联结 已建 淮安市无尚无政务网直接联结已建 连云港市 无未联结直接联结已建 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为倒第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 2 2 基础设施建设存在的问题 2 2 1 建设资金投入有限 信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。 要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性 能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、 磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂 贵，需要巨大的资金投入 作为社会文化事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资 金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约基础设 薤建设发展的最大问题。 2 2 2 信息设施配置不合理 一方面，资金不足影响了信息设施的系统购买，特别是缺少一些较昂贵的数字化 信息设备；另一方面，在基础设施建设时盲目投资，采购了一些不符合工作实际需要 的设备。不合理配置使得基础设施利用率低，浪费了有限的建设经费，影响了整个部 门信息化工作的进程。 2 2 3 区域发展不平衡 苏北地区档案馆信息设施配置在数量和质量上均不如苏南地区，前者的档案网络 建设水平也落于后者这种发展差距不仅来源于两地经济水平的差距，也受两地社会 公众档案信息化意识的影响。苏南地区经济发达，社会公众信息素养较高，建设档案 信息化意识较强，档案信息化工作因此获得了更多支持，发展顺利；苏北地区经济发 展水平较低，社会公众对档案信息服务功能认知不深，档案信息化工作缺乏舆论支持 甚至还遭受阻力，因而影响了该地区的档案信息化建设。 2 3 基础设施建设发展对策 2 3 1 多途径扩大资金投入 鉴于档案工作的事业性，财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源。因此 要扩大建设资金投入，档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费的预算， 力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经费，尤其是列入地 方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。苏州市档案馆一直积极将本馆信 9 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 息化工作纳入当地国民经济和社会信息化发展规划，因此在2 0 0 4 年全市信息化建设 中，获得了市信息办大力支持，分拨了专项信息化建设资金，为该馆的信息化建设提 供了有力的物质保障。苏北地区档案馆若难以在正常财政预算中获得信息化专项发展 经费，可利用“区域推进政策”说服当地政府设立专项扶持资金，获得一些优惠政策， 加大财政转移支付力度，同时积极参与到当地信息化建设或专项规划当中去，以获得 更多渠道的财政资金支持。 面对信息化需要的巨额资金投入，政府财力终究有限。档案部门必须开拓建设思 路，转变投入机制，充分动员社会力量，利用一切可利用的资金，“多元化”地建设 档案信息化工程。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免 费或优惠支持( 就像中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样) ，与大型跨区域 i t 企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源 服务等。 2 3 2 优化信息设施配置 信息技术的不断更新必将带来信息设备的不断更新与淘汰由于投入基础设施建 设的资金有限，档案部门在选购信息设备时，必须考虑周全，让有限的资金得到最大 价值的利用。一方面，档案部门在购置新的信息基础设备时，一定要高瞻远瞩，集思 广义，根据单位整体信息化建设需求和支付能力合理购置适合本单位的、性价比最优 的信息设施。不可一味求精、求高、求贵，也不可贪图便宜购买次品、淘汰品。争取 让每样入馆信息设施都得到高效利用，而非闲置的“面子工程”或因不适用而成为浪 费。另一方面则要提高旧设备利用率档案馆在更新办公计算机和机房计算机时，若 淘汰的破旧机器还能进行一些简单的操作，如用于文件目录的信息录入，则不能着急 报废；坏机器若经修理可再利用且维修费用不大，也不能随意丢弃。对于经费不足的 单位而言，充分利用旧机器，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上， 不失为一种克服短期设备缺乏的过渡办法。 2 3 3 加强区域研讨交流 苏南、苏中和苏北地区各地档案馆基础设施建设的水平差距，要求区域档案部门 之间应采取多种途径开展合作交流，在技术共享、利益双赢的基础上加快档案信息化 建设经验要素、技术要素和资源要素在区域之间的转移，发挥苏南地区示范带头、以 点带面的作用，缩短苏南、苏北之间的差距。跨区域交流、合作的方式是多样化的， 1 0 档案信息化建设现状与发展对策研究一以江苏为例 第2 章江苏省档案信息化基础设施建设研究 例如组织实地考察、召开交流会议、实行信息联络制度、开展项目合作、派员挂职学 习、编发专题简讯、开展联合攻关等等。在计算机、服务器的配置和网络建设问题上， 苏南地区档案馆可把自身建设经验传授给苏北地区档案馆，帮助其根据本馆实际需求 经济地选择信息化设备，避免苏北地区因实践不足而造成不必要的投资风险。 档案行政主管部门及相关政府部门在区域合作中要充分发挥宏观调控功能，有针 对性地制定区域合作计划，搭建交流互动平台，组织实施对口支援项目，督查交流项 目的实施情况，积极促进地区问长效合作交流机制的建立 2 3 4 提高信息化建设意识 正是由于基础设施建设需要大量的资金投入且见效缓慢，一些档案部门领导或政 府主管部门对档案信息化建设比较“感冒”，采取漠然甚至排斥的态度有些社会公 众也对档案信息化建设不理解，认为没有发展的必要。这给档案部门扩大信息化建设 资金投入增加了难度为此，必须通过各种宣传方式，如在档案馆建立爱国主义教育 基地、现行文件利用中心、加大网站建设力度等，提高档案信息资源的社会利用率， 让档案馆作为新兴信息服务业的形象深入人心，从而提高当地社会公众的档案信息化 意识。只有在建设思想上有了共鸣和认同，档案信息化建设才能获得多方面的支持， 才有可能争取更多的建设资金用于基础设旅建设。 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例 第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 档案管理应用系统建设作为档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术 保障，关系着档案信息化建设的速度与质量，集中体现出档案信息化建设的效益。 3 1 档案管理应用系统建设现状 3 1 1 管理应用系统建设的主要内容及发展要求 ( 一) 主要内容 档案管理应用系统建设包括档案管理软件系统的开发与推广、适应电子政务要求 的机关文档一体化管理系统的建设、基于政务网的文件档案信息库建设、基于互联网 和政务网的档案网站建设和示范性数字档案馆建设。由于数字档案馆除了苏州市档案 馆正在建设外，江苏省其他地区尚未开展这项工作，故本章主要以档案管理软件的推 广应用、文档一体化管理系统建设、电子文件中心建设和档案网站建设为主要研究内 容。 ( - - ) 发展要求 在推广使用档案管理软件方面，纲要中要求各地各级档案馆“推广应用符合 档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软 件。” 在机关文档一体化管理系统建设方面，则要求“在列入国家综合档案馆接收范围 的机关、团体、企业事业单位中普及应用符合省级档案行政管理部门认可的文档一体 化通用软件和与办公自动化相衔接的电子文件采集与鉴定共性模块。” 在文件档案信息库建设方面，“将电子文件中心和档案基础数据库作为重要政务 信息资源库建设。2 0 0 7 年苏南地区全面建立网上电予文件中心2 0 1 0 年前，苏中、 苏北地区在局域网建设的基础上，全面实现网上文件中心建设2 0 0 8 - - 2 0 1 0 年，全 省1 0 0 9 6 的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心和数据备份基 地。” 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 档案网站建设要“以江苏档案信息网为平台，建立面向社会、服务公众的档 案网站站群，建成与国家档案信息网和中国江苏政府门户网站相连的全省档案信息 网。2 0 0 卜2 0 0 7 年，全面建成全省档案信息网。” 3 1 2 管理应用系统建设的发展状况 ( 一) 档案管理软件使用情况 江苏省地市档案馆推广使用的档案管理软件，数据结构和管理功能基本符合江苏 省规定的软件标准。从下表4 可看出，各地各级档案馆使用的是不同的档案管理软件。 这是由于档案行政主管机关先后由上往下推广了多种档案管理软件，前期有超星、量 子、科怡等，如今则以永乐牌档案管理软件为主。另外，档案馆推广档案管理软件带 有“代卖”性质，不同利益的驱使也加剧了档案管理软件在江苏省。百家争鸣”的局 面。以苏州地区档案馆为例，市级档案馆一直使用的是自主研发的一套档案管理软件， 而苏州市吴中区、相城区档案馆使用的是量子软件，市以下地区又有使用科怡、超星 等软件的情况。镇江、徐州市档案馆则坚持在本地区推广使用同一种软件，在当地已 形成了一定的使用规模。值得一提的是，在江苏省推广和使用的档案专业管理软件， 仍主要以单机版为主，网络版所占比例不到1 叫。 ( 二) 文档一体化管理系统建设情况 下表4 反映出，在建设适应电子政务要求的机关文档一体化管理系统时，一些档 案馆在开发本馆办公系统( o a ) 时，将档案业务管理模块包含在内这种o a 在完成 鉴定正式投入使用之后，档案馆一般不再使用专门的档案业务管理软件。但是将业务 管理融于q 当中，从目前的使用情况看，仍不如专门的档案管理软件例如在南京 市档案馆、苏州市档案馆、无锡市档案馆使用的南大苏福特协同办公系统，用于档案 业务管理工作时问题很多，仍需要修改和完善。尽管如此，在档案馆和各立档单位使 用标准o a ，有利于开展电子文件中心建设，尽早实现电子文件归档与管理。常州市 各机关单位通过政企o a 可将电子文件直接传输到常州市电子文件中心；苏州市档案 馆在市级单位统一使用标准o a 的基础上，已经开始尝试接收电子文件入馆 ( 三) 电子文件中心建设情况 2 0 0 4 年1 2 月2 8 日，江苏省常州市电子文件中心正式运行，首开国内电子文件 中心之先河；其后2 0 天，苏州“张家港市电子文件中心”开通，成为国内首家县级 电子文件中心。此后，无锡、苏州等省内各县市的电子文件中心都进入了筹备、构建 1 3 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 之中。通过对常州市和张家港市档案馆电子文件中心对比研究发现，由于采用同一家 软件开发商( 江苏数字档案研究发展中心、南京铭卷公司) ，两个电子文件中心在数 据结构、数据功能、系统与公文交互平台、数据交换标准等软件结构方面非常相似， 但两者实施效果不尽相同，各有优劣。如常州市通过o a 系统实现了在线传输电子文 件；而张家港市通过下发文件的方式规定政务部门有提交政务信息到电子文件中心的 义务，保证了电子文件中心的运行质量。下表4 显示，江苏省苏南地区档案馆在电子 文件中心建设方面走在了其他地区之前。 表4 ：档案管理应用系统建设情况( 2 0 0 5 年底) 项日 电子文件 地言 档案管理软件 0 a 备注 中心 南京市无苏福特协同 无 o a 包含档案业务管理模块 苏州市本馆研发苏福特协同筹建0 a 包含档案业务管理模块 张家港市无绍林3 h m i s有包含档案管理和数据库管理 无锡市无苏福特协同有0 a 包含档案业务管理模块 永乐用于档案业务，铭卷用于电 常州市 永乐单机版铭卷有 子文件中心建设 镇江市金茂网络版政企统一o a筹建 扬州市永乐网络版政企统一o a无 宿迁市永乐单机版s q d无 徐州市 津科网络版无无 尚无网上办公的需要 淮安市量子单机版无无 连五罨币超星单机版 无无该品牌已退出市场今后升级困难 ( 四) 档案网站建设情况 网站建设是档案管理应用系统建设中非常重要的一项内容，它能够直接反映出档 案信息化发展的水平和程度，因此也成为检验信息化建设发展成果的重要标志。通过 对江苏省档案网站的追踪调查显示，省内各市局、馆的档案网站在建站时间、类目设 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例 第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 置、在线查档、内容特色、更新速度、用户访问率等方面都存在一定差距，综合各项 指标，排列较前的是苏南的南京、常州、无锡、镇江等市，而排列较后的是苏北的淮 安、盐城、宿迁等市，地区差距比较明显。此外，苏南、苏中和苏北地区在区、县建 立档案网站的比例上也呈现较大梯度差。苏南建站比例达到了7 1 1 ，苏中这一数据 为4 7 8 ，苏北地区则为2 8 2 。( 参见下表5 ) 表5 ：区、县建立档案网站统计( 2 0 0 7 年初) 苏南地区 常州南京苏州无锡镇江 区、县建站数 6 1 l 942 区、县建站比例( ) 8 5 78 4 68 1 85 03 3 3 苏南地区平均建站比例 7 1 1 苏中地区 南通扬州泰州 区、县建站数 64l 区、县建站比例( ) 7 5 o5 7 11 6 6 苏中地区平均建站比例 4 7 8 苏北地区 连云港徐州宿迁盐城 淮安 区、县建站数 4411l 区、县建站比例( ) 5 7 13 6 42 01 2 51 2 5 苏北地区平均建站比例 2 8 2 3 2 档案管理应用系统建设存在的问题 3 2 1 档案管理软件推广存在政策失误 ( 一) 推广的档案管理软件品种过多 可能是因为早期缺乏系统的规划，江苏省档案行政主管部门在向全省推广使用档 案管理软件时，忽视了软件必须具有的地区适合性和市场稳定性。品种过多的档案管 理软件不仅不利于地区的统一管理和使用培训，更可能影响将来的信息资源开发与区 域档案信息共享。有些档案管理软件开发商已退出档案管理软件研发市场，无疑会给 已购买该软件的档案馆造成软件升级的困难。 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 ( 二) 仍以单机版软件的使用为主 目前市场上推广和使用的档案业务管理软件，大多仍以单机版为主。虽然单机版 价格较网络版便宜，也可满足档案业务管理工作需要，却并不适应今后档案信息化建 设的发展趋势。尤其是早期推广的一些软件，缺少与o a 系统互通数据的网络接口， 不具备网络使用的拓展功能。随着档案信息资源开发的深入，越来越多的电子文件和 其他数据信息要求在网络环境中及时流转和处理，若单机版档案管理软件不能随着这 种工作需求及时升级，必将不利于档案信息化的发展。 3 2 2 文档一体化管理系统尚不完善 一般来讲，将档案馆电子文件归档要求包含在o a 中，可实现档案馆和各立档单 位文档一体化管理的要求。但就目前的使用情况来看，无论是基于档案馆需求设计的 苏富特协同办公系统，还是政府机关统一设计使用的政企0 a ，都与实际工作要求有 段距离。这些0 a 系统的设计重点仍停留在电子文件管理上，而对于电子文件如何归 档以及归档后如何管理这些方面，设计并不完善，因此尚无法实现文档一体化的无缝 管理 3 2 3 电子文件中心建设开展缓慢 江苏的电子文件中心建设主要在苏南地区档案馆展开，其他地区仍发展缓慢。究 其原因有二：第一，苏中苏北地区档案馆建设经费有限。虽然各地档案馆在电子文件 中心之常州、张家港模式探索成功后，纷纷将本馆电子文件中心建设提上了信息化工 作议程，却因资金有限，专项经费又难以申请而不得不暂搁一旁第二，档案管理应 用系统建设的重点仍在使用档案业务管理软件和网站建设上。应用档案管理软件和档 案网站建设只需档案馆独立决策即可开展，而电子文件中心构建复杂，除了需要耗费 巨资，还必须建立在各立档单位统一使用标准管理系统的基础上，要求各机关单位在 利用政务网进行电子办公时，相互之问积极配合，这也给档案馆开展这项工作增加了 难度。 3 2 4 档案网站建设水平不高 尽管苏南地区档案网站建设水平要高出苏中、苏北许多，但从整体上看，档案网 站数量和质量仍与其他省市地区存在一定的差距档案网站内容仍以宣传、介绍馆藏 为主，信息服务功能并不明显。突出问题是档案网站内容单调、更新速度太慢。这与 网站建设投入资金不足、缺乏专职专业人员管理有一定的关系。 1 6 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例 第3 章江苏省档案管理应用系统建设研究 3 3 档案管理应用系统建设发展对策 3 3 1 推广符合规范的网络版档案管理软件 ( 一) 推广规范的档案业务管理软件 选择档案管理软件不像采购其他信息产品，可以根据需求的变化淘汰更新。软件 要有地区适应性和市场稳定性，且能随着工作需要不断升级。只要档案管理软件在设 计上符合业务标准规范，品牌不一并无多大的影响，但必须注重软件与使用地区的地 方特色、工作实际相结合。毕竟，在一定范围内统一使用同种软件，有助于当地档案 行政主管部门进行定期的软件使用培训和售后服务。 ( 二) 推广网络版档案业务管理软件 档案信息化建设的深入发展要求档案管理不再只停留在简单地计算机管理上，而 是朝着网络化方向发展单机版档案管理软件使档案管理实现了计算机化，而网络版 档案管理软件却能在网络环境中对大量档案信息资源进行管理随着馆内局域网、政 务网、i n t e r n e t 的迅速发展，档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作各地档 案馆若仍使用单机版管理软件，通过o a 系统初步采集电子政务信息后，要实现其归档 与管理，必须在o a 与单机版之间加装数据接口。而目前江苏省各地档案馆或档案部门 正在使用的管理软件中，很大部分并不具备这项扩展功能为了顺利开展今后的电子 文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作，推广网络版档案管理软件势在必行 3 。3 2 联合开发标准的0 a 系统 0 a 系统能够极大提高办公效率的事实己得到广泛认可，政府部门向各机关单位统 一发放政企通用0 a 也说明标准o a 有利于工作信息化。对于档案部门而言，各单位统一 使用标准的0 a 系统有利于电子文档一体化管理及其他信息化工作的开展。为此，档案 馆应借助电子政务建设平台，将电子文件归档与管理标准、要求包含在政企通用o a 的设计当中。而且，单独开发一套o a 系统价格比较昂贵，若能将各单位分散的小系统 设计转变成多单位、多部门的基于大系统工程的社会行为，各个单位就能以较低的价 格使用标准规范的o a 系统。这需要档案行政主管部门和政府相关部门的统一规划，结 合科研、教学等多方面的配合，集中资金和技术力量，在充分调研各地实际情况的基 础上迸行研发接广。这种推广方式将不再是简单地推荐使用某些己成型的管理系统品 1 7 档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例第3 章江苏省档案管缝应用系统建设研究 牌，而需要从系统开发到培训使用、售后服务，从日常维护到定期更新、升级，都有 与之配套的一系列制度、人员和技术保障。使用统一设计的o a 系统，能够充分利用社 会力量和技术支持，实现各单位网络数据的无缝联接，为档案部门开发档案信息资源 提供良好的系统工作平台，进而在全省范围内实现档案资源、技术和人才的流动共享。 3 3 3 加快基于政务网的电子文件中心建设 电子文件中心常州、张家港模式的成功实践说明，借助电子政务平台，开展基于 政务网的电子文件中心建设，有利于克服档案部门建设电子文件中心时面临的资金困 难，降低与各机关单位沟通协作的难度 一方面，政务网本身信息资源整合集成能力不高。各部门的数据库系统结构、标 准的不同加大了信息搜集、整理、转储、利用的复杂程度，同一职能不同级别和同一 级别不同职能部门之间形成“信息孤岛”，并无专门的政务信息系统负责政务信息收 集、整理与保存因此，政务网需要一个针对政务前台的政务信息后台存储数据库， 以实现政务信息的即时采集和长期保管。另一方面，文档一体化的管理趋势也要求作 为电子文件的最终保管者档案馆，积极参与政务网建设，将电子文件归档与管理 的诸多要求提前到电子文件的产生之时。因此，建立电子文件中心不仅能够为政务网 解决信息管理、后台存储问题，还能够有效统一电子文件数据结构和格式标准，克服 “信息孤岛”现象，有利于信息资源共源和档案馆对电子文件的接收及最终归档。 因此，加快基于政务网的电子文件中心建设，有利于档案部门提前接收电子文件， 防止电子文件的丢失并提供快捷方便的利用手段，适应了电子政务的发展需要；也有 利于档案部门提高档案管理应用系统建设水平，在电子文件中心的建设基础上深入开 展档案信息资源建设。 3 3 4 提高档案网站的建设水平 档案网