（档案学专业论文）高校档案信息服务机制创新.pdf

高校档案信息服务机i t i i j n 新 档案学 摘要 杨敏 黄广琴副教授 随着知识经济的提出和社会信息化进程的推进，现代信息技术广泛应用，互联网络迅 速普及，社会信息环境发生了极大的变化，给档案馆服务工作带来了巨大的变革和挑战。 作为我国档案事业重要组成部分的高校档案工作，发挥着服务学校和社会的双重功能，更 为我国科教兴国战略的实施和高等教育改革提供重要的档案信息保障。如何创新高校档案 服务工作，拓展和强化学校档案馆的服务功能，为用户提供开放性、多样化、整体化、现 代化的档案信息服务，满足用户不断变化的信息需求，成为新时期高校档案馆肩负的重要 使命。本文从服务机制的角度，对高校档案信息服务工作的创新进行了探索和研究。旨在 更好地总结经验，探讨创新服务机制的新思路、新方法，使之能够建立适应现代社会信息 需求的高校档案信息服务体系。 文章首先分析了我国高校档案信息服务机制的现状，通过文献调研与比较分析的方法 指出服务工作中存在的主要问题，具体分析其影响因素即为现行高校档案信息服务机制的 滞后。通过对现代高校档案管理所处的外部环境进行阐述，指出新时期高校档案信息服务 工作的特点和发展趋势，并对高校档案信息服务机制创新的必要性和有利条件进行了分 析。在此基础上提出了构建新型高校档案信息服务机制的建议和措施，包括：建立科学合 理的高校档案工作管理体制、形成良好的档案信息服务运行机制、采用优化的档案信息服 务模式，从而实现创新高校档案服务工作的目标。 关键词：档案信息服务，服务机制，创新，高等学校 ，n l em e c h a n i s mi n n o v a t i o no f c o l l e g e a r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c e a r c h i r es c i e r l c e y a n gr a i n a s s o c i a t ep r o f e s s o rh u a n g g u a n g q i n a b s t r a c t w i t ht h ep r o p o s i t i o no ft h ek n o w l e d g e b a s e de c o n o m ya n dt h ep r o m o t i o no ft h es o c i a l i n f o r m a t i o n a lp r o c e s s ，t h em o d e mi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya n di n t e r a c th a v eb e e nw i d e l ya p p l i e d a n dp o p u l a r i z e d t h es o c i a li n f o r m a t i o ne n v i r o n m e n th a sb r o u g h ta b o u tt r e m e n d o u sc h a l l e n g e s t oa r c h i v e ss e r v i c ew o r k a sa ni n t e g r a lp a r to fn a t i o n a la r c h i v a le n t e r p r i s e ，t h ec o l l e g ea r c h i v e s m a n a g e m e n tn o to n l ys e r v e sf o ru n i v e r s i t ya n ds o c i e t y , b u ta l s op r o v i d e sa r c h i v a li n f o r m a t i o n s u s t e n t a t i o nf o rn a t i o n a ls c i e n c ee d u c a t i o np o l i c ya n dh i g h e re d u c a t i o nr e f o r m a t i o n h o wt o i n n o v a t ei nc o l l e g ea r c h i v a is e r v i c e ，p r o v i d i n gb e t t e ri n f o r m a t i o ns e r v i c e sa n dm e e t i n gu s e r s n e e d st ot h eu t m o s t ，h a sb e e nt h em o s ti m p o r t a n tm i s s i o no ft h ec o l l e g ea r c h i v e s t h i sd i s s e r t a t i o ni sd e d i c a t e dt or e s e a r c ko nt h ec o l l e g ea r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c e i n n o v a t i o nf r o mt h ep o i n to fv i e wo fs e r v i c em e c h a n i s m 。i tf i r s t l ys t u d i e st h ep r e s e n ts i t u a t i o n a n de x i s t i n gp r o b l e m so fc o l l e g ea r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c em e c h a m s mi nc h i n a ，a n ds e t s f o r t ht h ev i e w p o i n tt h a ta c t u a ls e r v i c em e c h a n i s mi sl a g g i n ga n db e h i n d h a n d t h ep a p c rt h e n d i s c u s s e st h ei n f l u e n c e so fo u t e rc i r c u m s t a n c e so nc o l l e g ea r c h i v a ls e r v i c ew o r k ，a n di t sn e w d i r e c t i o n a tt h es a m et i m e ，a n a l y s e st h en e c e s s i t yo fi n n o v a t i n gi nc o l l e g ea r c h i v e si n f o r m a t i o n s e r v i c em e c h a n i s ma n di t sf e a s i b i l i t i e s b a s e do nf o r e g o i n gs t u d i e s ，t h ea u t h o rm a k e st h e s u g g e s t i o nt h a td e s i g n e dan e w - s t y l em e c h a n i s mo fc o l l e g ea r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c e a n d s o m em e a s u r e sh a v e b e e np u tf o r w a r d ，s u c ha si n n o v a t i n gi n c o l l e g ea r c h i v e sm a n a g e m e n t s y s t e m ，e s t a b l i s h i n ga r c h n a li n f o r m a t i o ns e r v i c er u n n i n g - m e c h a n i s ma n da d o p t i n go p t i m a l s e r v i c em o d e s ，e t c ， k e y w o r d s ：a r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c e ，s e r v i c em e c h a n i s m ，i n n o v a t i o n ，c o l l e g e i i 高校档案信息服务机制创新 1 1 问题的提出 第1 章绪论 2 1 世纪是知识经济和社会信息化的新世纪，是以高科技和知识为主的新世纪。知识创新 和信息加工、传递的高度发达，知识学习、使用和信息利用的高度发达，使社会对档案信息 资源的需求量猛增和多样化，档案信息服务在当今的政治生活、科技领域、经济活动中，曰 益受到人们的重视和欢迎。随着我国经济建设的发展和改革开放的深入，档案信息用户在数 量、素质和空问分布上都发生了变化，档案信息需求呈多元化、多层次、多变量的发展态势。 一方面受网络信息技术的影响，利用档案信息的社会需求不断提高，人们渴求快捷有效地利 用档案信息资源，另一方面却与传统档案服务受时空、地域和服务模式等因素制约的矛盾突 出起来，档案信息社会服务受传统档案服务机制的束缚，影响了用户利用档案信息的主动性 和积极性，造成用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。传统的档案信息服务 已不能适应新的档案事业的发展，进行档案信息服务机制的变革势在必行。可以说，2 1 世纪 的档案信息服务工作将面临着从管理体制到业务环节、从思想观念到工作方式的革新。如何 在新的形势下变革、创新档案信息服务机制，以全面满足用户的信息需求，体现档案馆的生 存价值与社会地位，已成为档案学界研究的重要课题，亟待弄清并加以解决。高校档案工作 处于这样的信息社会环境之中，也必须积极应对变革与挑战。 同时，高等教育改革已经使高等学校在管理体制和制度方面发生了很大的变化，加入w t o 将带来更深刻更全面的变革，这既给高校档案工作提供了发展的极好机遇，同时也对高校档 案工作的现有格局和传统的服务机制提出了严峻的挑战。一个档案馆如果只作为阅读和储存 档案的场所，维持开展传统档案服务一成不变，则不利于在最大范围内发挥档案信息资源利 用的社会效益和经济效益，不利于实现档案信息资源的社会共享。高校档案工作者应了解高 等教育改革向档案 ：作提出的新问题和新要求，研究档案馆应具备怎样的服务机制才能适应 现代高等教育的需求：高校档案工作如何为学校的教书育人服务，如何为新时期教育事业的 改革和发展提供服务? 高校档案信息服务怎样当好科研工作的参谋和向导，如何适应科研工 作的新模式为产学研一体化服务? 高校档案馆是否应该具有为社会服务的功能，如何面向社 会服务? 这些问题都已提到了高校档案工作的重要议事日程，是高校档案部门需要认真思考， 加以解决的重大问题。 中山大学硕士学位论文 1 2 研究的目的和意义 高等学校作为科学文化基础知识的传播地，作为培养社会主义建设高素质人才的摇篮， 作为科技与教育相结合，加快产学研一体化，积极推进科学研究、科技开发以及科技成果转 化的重要基地，业已成为实施科教兴国战略中重要而关键的一环，高校档案信息资源开发利 用与档案信息服务成为该战略实施过程中不可缺少的一项信息保障工作。高校档案机构的设 立是直接为学校主体服务的，其生存是以主体需要为前提条件，以自身运行规律为基础，以 提供高效优质的档案信息服务为宗旨。因此，建立和完善高校档案信息服务机制，充分认识 和发掘档案馆的服务功能，深化档案信息资源的开发利用应当成为高校档案部门的首要任务。 当前，我国各级档案部门从档案工作的实际出发，紧紧围绕服务这个主题，更新服务观念， 拓展服务领域，改革服务方式，根据不同服务对象的不同需求，全方位、多层次、多角度地 为经济建设和社会发展服务，创造出了许多新鲜经验。比如开展已公开的现行文件利用j l ：作、 建立区域性档案资料目录信息服务中心、开展档案寄存服务及专业技术咨询服务等等，这些 都为高校创新档案信息服务工作提供了宝贵的经验和参考借鉴。新时期的高校档案工作应重 视档案信息为经济建设、科技发展、社会进步提供全方位、多元化的服务，努力创新服务机 制，要在服务理念、服务内容、服务方式、服务范围上作相应的转变，充分发挥高校档案信 息的社会功能，使高校档案工作更好地服务于教学、科研和管理工作，更好地服务于社会， 为推动我国科教兴国战略的实施，做出应有的贡献。 高校档案工作是伴随着我国高等教育事业的创立、建设、发展而逐步建立并成长壮大的， 随着时间的推移，高校档案工作得到了长足的发展，目前己形成了数量较多、覆盖面广的五i i 校档案工作系统，成为我国档案事业的重要组成部分。高校档案工作系统历来重视学校档粢 工作的创新和发展研究，在高校档案信息化建设、全国高校电子文件归档与管理工作、全幽 高校档案人才建设战略等方面开展了广泛地探讨和研究，取得了丰硕的研究成果，为指导r 宫i 校档案工作的建设和发展奠定了重要的理论基础。在这些已有的研究中，多着眼于高校档案 系统的全局性战略研究，或侧重于高校档案信息资源开发利用、信息化数字化建设等，而肘 予高校档案信息服务工作理论和实践的研究甚少，对创新高校档案信息服务机制还没有放在 突出的位置加以深入研究。在现代信息社会化和高等教育深化改革的背景下，高校档案系统 如何发展运作，提供符合时代发展和用户需求的档案信息服务仍是一个新的、需要不断探索 和完善的理论与实践研究领域。 本文以当前档案部门开展和研究“服务机制创新”作为切入点，在调查分析当前高校档 案馆开展信息服务工作的现状和存在问题的基础上，根据高校档案系统所处的现实环境从 机制创新这个角度来研究高校开展档案信息服务所应采取的运行机制和服务模式，以期对现 2 高校档案信息服务机制创新 实中该项工作的玎展、运行有所裨益，强化高校档寨部门的“服务”职能，实现档案信息价 值得到最大发挥，促进高校档案工作的可持续发展。 1 3 研究的主要内容 本论文的主要研究内容包括： ( 一) 对档案信息服务机制等有关概念进行学术界定；( 二) 剖析高校档案信息服务机制 的现状，包括高校档案信息服务工作概述，通过文献调研与比较分析找出服务工作中存在的 主要问题，具体分析其影响因素即为现行高校档案信息服务机制的滞后；( 三) 对现代高校档 案系统所处的外部环境进行阐述，指出高校档案信息服务工作的特点和发展趋势，在此基础 上对高校档案信息服务机制创新的必要性和有利条件进行分析；( 四) 提出构建新型高校档案 信息服务机制的建议和措施，包括建立科学合理的高校档案工作管理体制，形成良好的高校 档案信息服务运行机制，采用优化的高校档案信息服务模式，最终确立创新档案信息服务机 制的基本目标。 1 4 高校档案信息服务机制概念的界定 1 4 1 档案信息服务 我们知道，开展档案 j 作的最终目的是要将档案信息提供给社会利用，为社会主义物质 文明、政治文明和精神文明建设，为全体公民服务。档案管理系统作为社会管理的一个子系 统，它发挥决策、科研、生产的助手作用以及推动社会进步，都是靠输出档案信息或提供档 案信息服务来实现的。从信息科学的角度看，信息服务是“从社会现实出发，以充分发挥信 息的社会作用、沟通用户的信息联系和有效组织用户信息活动为目标，以信息运动7 各环 节为内容的一种社会服务”。 1 因此，档案信息服务可以理解为档案部门针对用户的信息需要， 及时地将整理、开发和加工好的档案信息或档案信息产品，以用户方便的形式准确传递给特 定用户的活动。 开展档案信息服务，有三个基本因素：信息产品、信息用户和信息服务者。档案工作者 通过选择、加工、提供档案信息或信息产品来满足用户的信息需要，实现档案信息管理系统 的功能。因此，档案信息服务的根本目的是帮助用户克服信息交流障碍，解决档案信息需求 的广泛性与档案提供利用的特定性之间的尖锐矛盾，使信息资源的充分开发与有效利用得到 胡昌甲，乔欢信息服务与用户武汉：武汉大学f 版社2 0 0 0 6 中山大学硕士学位论文 有机的统一，发挥出档案信息资源的最佳效能。其主要作用是在档案信息资源与档案用户之 间充当中间人的角色把某种信息产品与需要它的用户有效地联系起来，从而实现档案信 息的有效性、可扩散性和可分享性。 档案部门开展档案信息服务的意义在于：档案信息服务是连接档案信息用户和档案信 息的桥梁。档案信息系统的信息供给和档案用户的信息需求是在信息服务的过程中得以实现 的，信息服务把供给和需求联系了起来。档案信息服务的效果是衡量档案工作整体质量的 基本标志，档案信息服务工作取得的成绩和反映出的问题能被用来认识该项工作的现有状况， 从而修难、调整系统功能，改善档案工作。i l l 因此，对档案信息服务的认识不能仅停留在具 体工作的水平上，而应上升到更高层次，要把为用户提供最佳的档案信息服务，作为档案管 理系统的最终目标。 1 4 2 档案信息服务机制 信息服务是档案管理系统的目标与核心，也是档案管理系统运动的本质。只有在档案管 理系统内建立档案服务分系统，或信息服务机制，并通过档案人员的努力，才能真正实现为 社会和公民服务的目标。 所谓机制，也称机理，原意是指有机体的构造、功能和相互关系。运行机制是管理科学 的一个新概念，是管理行为的一种方式与功能的综合体现。信息系统的运行机制是指该系统 运动过程中，各构成要素( 业务子系统) 的相互关系，以及这些关系的相互作用和相互制约 所形成的各要素的功能，包括系统的运行方式和总体功能。信息系统的目标、业务子系统、 组织结构、信息流动和控制形式构成信息系统运行机制的基本框架，推动系统的发展。 2 档案信息服务机制，即档案信息服务的运行机制，它是档案信息服务系统的内部结构、 功能及其之间的相互关系和变化，档案信息服务活动作为一个系统，其运行机制包括以下构 成要素：档案信息需求，是促进信息服务产生和发展的外在动力机制；档案信息服务的 成本与效益，是维持信息服务活动正常运行的内在动力机制；档案信息加工、选择与传递， 是信息服务得以存在和发展的功能机制；最大限度的促使档案信息增值、追求信息服务最 大效益的实现是信息服务的目标机制；在信息服务活动中适当引入经济和技术等控制手段， 成为档案信息服务的调控机制。档案信息服务系统正是在以上诸多内在因素的作用下，才得 以正常运转，这一切内在因素的相互作用以及所表现出的耦合关系共同构成档案信息服务系 统的运行机制。l 3 】 f l j 周晓英档案信息论北京：中国人民大学出版社，2 0 0 0 1 9 5 1 2 j 符福垣信息管理学北京：国防工业出版社，1 9 9 5 1 9 2 1 3 1 齐虹信息服务原理研究档案学通讯，2 0 0 4 ，( 4 ) ：5 7 6 0 4 高校档案信息服务桃制创新 档案信息服务运行机制具有整体性和动态性的特征，即：需要关注各种内在因素之间的 相互关系以及整体效益的发挥，并力争创造条件使档案信息系统在动态中保持平衡。此外， 档案工作管理体制等外部因素，也会对档案信息服务系统的运行机制产生影响。这是因为档 案工作的管理体制所确立的机构设置、领导隶属关系和管理权限划分等方面的体系、制度等， 规定着档案信息服务系统的类型和性质，影响着信息服务机制的建立、运行和发展。 1 4 3 高校档案信息服务机制 高校档案信息服务机制，是高校档案管理部门开展信息服务活动的组织形式、动作方式 和实现途径。其基本意义在于对信息产品、信息用户和信息服务者三要素之问相互关系综合 考察的基础上，通过信息服务业务流程的重组与设置，对传统的档案信息开发加工、传递方 式手段、传播范围领域等具体服务模式进行改革，优化服务系统内部的组织结构和运行方式， 并引入用户需求预测、市场宣传及服务反馈等有效控制手段，以达到档案信息流的良性循环， 实现高校档案信息服务系统的功能和目标。 本文所研究的高校档案信息服务机制，具体来说，包括以下几个方面的内容：高校档 案信息服务的发展目标，作为开展信息服务工作的方向和指导。高校档案工作管理体制， 决定着高校档案信息服务的形式和性质。高校档案信息服务运行机制，包括：开展档案信 息服务q k 务流程设置，这是服务工作得以实施的组织保证；档案用户研究和教育，这是实现 信息服务有的放矢，高效快捷的关键；档案信息服务宣传与营销，它是市场经济时代下开展 档案信息服务活动不可缺少的一个环节；服务效果的反馈、评估体系，是指导档案信息服务 不断调整，更好地运行的科学手段。高校档案信息服务具体模式，包括档案工作者服务理 念和服务技能，档案信息资源开发与建设，档案信息服务方式和档案信息服务范围，这些是 开展档案信息服务最重要的工作内容。 中山大学硕+ 学位论文 第2 章高校档案信息服务机制现状分析 2 1 高校档案信息服务工作的开展 高校档案是指高等院校在教学、科研、党政管理和其他各项工作活动中直接形成的对学 校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。高校档案部门通过 对全校档案的管理，自然就成为了收集信息的中心和传播信息的资源地，它集聚了学校全部 档案信息资源的优势，既是学校在办学过程中成绩、经验和教训l 的真实记录，又是学校教学、 科研等各项事业不同时期的发展轨迹，也是学校师资力量和人才培养的客观反映，从一个特 定的角度统括了全校的整体情况。可以说，高校档案是学校工作活动和工作成效的客观见证， 完整、准确地反映了学校建设和发展的过程，对全面了解学校的历史和现状，对管理、教学 和科研，对维护师生员工的利益，对促进教育事业发展，对服务经济建设等，均起着重要的 参考、凭证和借鉴作用，是学校工作中必不可少的工具和手段。在高校改革发展的新形势下， 高校档案工作在为教学、科研、党政管理等各项工作服务的过程中，愈来愈显示了它的重要 性，档案工作的地位和作用逐渐被人们所认识，成为办好学校的重要基础之一，也是衡量学 校教育质量及管理水平的一个重要标志。 自国家教育部门颁发普通高等学校档案管理办法以来，高校的档案工作有了较快地 发展，突出体现在健全管理机构，完善规章制度，档案管理规范化、标准化、现代化等方面。 增强档案理念，确立高校档案领导体制；加强队伍建设，档案管理形成网络；建立、健全档 案工作制度，使之与档案工作发展进程保持同步；改善档案工作环境，使之适应档案科学化、 现代化管理的需求；档案基础业务建设正逐渐步入标准化、规范化、科学化的轨道；档案利 用工作获得经济效益、社会效益双丰收，这些都表明高校的档案管理工作已经进入了新的发 展阶段。与此同时，高校档案利用服务工作也不断向深层次发展，档案信息服务于高校甚至 社会的观念已深入人心。新形势下，如何将沉睡于历史沉淀中的处于休眠的档案信息激括， 更好地服务于学校和社会，成为目前高等院校档案工作的焦点问题。许多学校锐意改革，不 断创新，加大了档案信息资源的开发力度，在开展档案信息服务方面进行大胆探索，做出了 一些创造性的成绩和贡献。 由于加强了档案基础业务建设，使得档案信息服务工作得以有效地开展，高校档案部门 积极探索有效途径，紧紧围绕学校的中心工作，树立参与意识，积极主动地提供档案信息， 开展多层次、多渠道的利用服务。同时，对档案信息化建设，如计算机档案管理系统的开发 高校档案信息服务机制创新 以及网络化管理手段的应用等各方面也进行了有益的尝试，取得较好的效果，开创了高校档 案信息服务工作的良好局面，主要表现在以下几个方面： 第一，丰富馆藏，完善检索工具，高质量地开展工作查考和咨询服务。 高校的档案部门通过多年的基础收集和归档立卷工作，形成了案卷数量充足、内容丰富 的档案馆藏体系，档案的收集范围和征集门类也在不断扩大。在此基础上，通过熟悉馆藏， 了解各方面工作的需要，全面规划档案的检索体系，编制了多种检索工具，大大方便了平时 利用，缩短了查阅时间，提高了工作效率，受到广大敦职工的好评。高校档案馆门类齐全的 档案信息为学校各项工作的开展发挥了重要作用，在领导决策、校史编写、落实政策、制度 建设、机构变化、职务变更、升学出国、房屋基建、财务管理等诸多方面提供了法律依据和 凭证，馆藏档案的利用效益得到了很好地发挥。 第二，做好档案编研工作，提供高层次的信息服务。 高校档案部门一贯注重档案编研工作的开展，从深层次上开发档案信息资源，将档案所 载的零散的、不成系统的档案信息进行筛选、加工和提炼，生产出二次、三次文献的编研成 品，向利用者提供准确、系统、密集、优质的档案信息，提供高层次的信息服务工作。高校 档案部门通过编研出一定数量而又高水平的编研成果，将档案信息集中系统地提供给学校领 导、教职二：和学生利用，以节省他们查找材料的时间和精力，减少辗转搜寻之苦，使他们有 更多的精力和时间投入到教学、科研和学习之中，收到了良好的利用效果，促进了高校事业 的发展。 第三，开拓服务领域，参与学校的思想教育和宣传工作。 高校档案包含了教学、科研、管理等诸多方面的内容，反映了学校、教师、职工、学生 各个不同层面的活动，其内容生动多样、博大精深，是取之不尽、用之不竭的教育源泉：档 案记述了高校的优良传统，有着丰富的爱国爱校的教育内容：档案凝结了高校的良好校风， 是进行德育教育的模范读本；档案汇集了高校教学、科研的最新成果，是师生学习知识的鲜 活教材。高校档案部门一贯重视发挥档案信息的教育功能，积极参与师生的思想教育和学校 宣传工作，有的学校建起了校史展览馆，有的成立了史料档案研究室，有的利用档案信息编 研出各类校史、教育史档案成果等等。例如上海交通大学利用实物档案搞了百年校史博物展 览，向人们展示了交大百年的办学历程，使广大师生受到了热爱教育事业、热爱党的领导、 热爱祖国的教育。天津大学则依据档案记载在校园内重新建立t ：i l 洋园，师生员工漫步其间， 浏览着碑文，吟诵着校歌，就是在翻闽着一本立体档案，使师生在现实中品味着历史，受到 潜移默化的教育。【l j 同时，高校档案部门还积极利用名人档案，配合校史举办陈列展览，向 外界介绍学校名人及重大成就，不仅扩大了学校知名度，塑造了良好的学校形象，同时也促 孙珊珊，王谗群浅谈高校档案信息资源的开发利用沈阳农业大学学报( 社会科学版) ，2 0 0 l ，3 ( 3 ) ：2 3 72 3 9 7 中山大学硕士学位论文 进了档案工作的对外宣传，使人们看到了学校档案工作的丰硕成果，收到了很好的社会效益。 第四，开展信息化建设，逐步实现档案信息网上服务。 现代信息技术的运用，加大了开发档案信息资源的广度和深度，为高校开展档案信息服 务： 作提供了先进的技术和手段。自从国家档案局在2 0 0 0 年提出了推进档案信息化建设的任 务以来，一些条件具备、基础较好的高校在档案信息化建设方面投入了相当的经费，购置了 计算机、网络设备、输入输出设备和其它硬件、软件等，采用先进的计算机档案信息管理系 统，积极推进档案管理的自动化、标准化和现代化进程，不少学校还建成了档案信息网络。 与此同时，伴随着互联网在世界范围的飞速发展，许多高校都建成了自己的校园网。计算机 网络可以不受距离限制，快速、准确地提供文字、数据、静态或动态图像、声像等信息的查 询、传递、复制，克服了资源利用上的时空障碍。因此，借助于计算机网络摆脱自我封闭、 走向社会、贴近平民百姓，成为了高校档案馆实现档案信息资源共享的一种最佳选择。目前 国内许多大学的档案馆都陆续在校园网上开通了自己的网站或主页，他们充分利用i n t e r nc 、t 提供的先进技术，开展档案信息网上服务，宣传高校档案工作，树立新形象，建立起了高校 档案信息服务的新模式。 2 2 高校档案信息服务存在问题的调查与分析 在肯定高校档案信息服务工作所取得成绩的同时，我们也要研究服务工作中存在的问题， 分析引发问题的因素，以便采取措施加以改进，促使实践工作更加顺利有效地开展。下面通 过对高校档案信息资源开发利用和高校档案馆上网情况等两组调查实例的引用，以期从中了 解到当前我国高校档案部门开展信息服务工作所存在的主要问题。 2 2 1 现状调查的实例 ( 一) 昆明地区高校档案信息资源开发利用现状调查与分析 该项调查于2 0 0 2 年4 月进行，主要采用了问卷调查法，分别对在昆9 所高校的4 1 5 位教 师、管理人员及9 0 0 名在校学生，就高校档案信息资源开发利用现状、满足需求程度以及档 案管理人员状况所进行的抽样调查。下面四个表格即为调查数据统计以及现状分析： 1 】 囊洪昆明地区高校档案信息资源开发利用现状调查与分析，云南档案2 0 0 3 ，( 6 ) ：2 2 2 4 8 高校档案信息服务机制创新 在校学教职工人馆( 室) 藏人均拥有 数据库人均拥有 学校 生人数数( 在职)档案卷数案卷量( 卷)记录( 条)数据量( 祭) 云南大学 1 1 4 6 02 6 1 9 3 0 0 0 0 2 7 6 2 5 0 0 01 5 昆明理工大学1 6 0 0 03 4 0 03 6 8 0 01 97 0 0 0 03 6 云南师范大学 1 4 4 6 31 9 8 0 1 3 5 6 60 82 7 5 0o 2 昆明医学院5 7 9 71 2 7 41 2 0 4 81 71 2 0 0 01 7 云南农业大学 7 6 1 21 2 4 01 1 0 0 01 24 9 1 00 6 ，西南林学院 5 5 2 2 6 3 75 0 0 00 81 1 0 0 01 8 云南财贸学院 6 4 0 09 8 01 7 7 3 62 41 2 7 0 0 0l7 云南冶金专科学校 5 0 0 05 1 02 2 9 7o 4 l4 5 0 0 0 8 云南艺术学院 2 5 4 35 1 2 1 3 0 6 84 31 5 7 1 05 1 表1 反映了昆明地区高校档案资源建设的现状，从统计数据中可以看出：与全国高校平 均水平相比，昆明赢校档案文献资源建设还有很大的差距，数据库建设水平相对较低。数据 库记录在l 万条以下的学校有3 所，占受测学校的3 3 ；馆藏案卷数在l 万卷以下的有2 所， 占受测学校的2 2 。通过调查，将档案信息联入校同网提供查询的仅有云南大学档案馆和昆 明理工大学档案馆2 所学校，其余学校均采用传统的计算机数据录入方式，建库的目的仅是 加强管理，供内部自用。 表2昆明地区高校教师及管理人员对本单位档案信息资料 被调查有效问卷满足需求程度选项 用户类型 用户人数份数 1 0 0 _ 8 0 8 0 一5 0 5 0 一1 0 1 0 _ o 副教授及以上1 7 01 4 023 05 l5 7 讲师 1 3 51 1 02 04 7 2 91 4 管理人员 2 0 01 6 5 4 06 05 51 0 表3 昆明地区高校学生对本校档案文献信息资料 被调查有效问卷满足需求程度选项 用户类型 用户人数份数 l 0 0 9 嘲o 8 0 5 0 5 0 9 6 _ 一l o 1 0 _ o 研究生及以上 1 0 08 0o0 3 54 5 全同制本专科 5 0 0 4 7 0oo7 93 9 1 成儿窝割为肄3 0 02 3 0ooo 2 3 0 表2 和表3 反映了昆明高校档案用户对档案信息需求满足程度的现实状况： 由表2 可以看出，在高满足需求程度人群中，副教授及以上的教师仅占受测人数的1 4 3 ， 讲师占1 8 2 0 ，管理人员占2 4 2 0 。在低满足需求程度人群中，副教授及以上教师占4 0 ， 讲师占2 2 ，管理人员占5 。这一状况说明：高校档案信息开发利用的深度不够，档案用 9 中山大学硕士学位论文 户利用档案主要是用于r 常管理事务，从事科研、教学利用档案的较少。高校档案馆( 室) 藏内容的结构不合理，党政档案的数量较多，教学、科研档案数量较少，可供利用的档案内 容有限。 表3 的调查结果表明：研究生( 博士、硕士) 对档案信息需求满足程度在5 0 一1 0 的 有3 5 名，占受测人数的4 3 7 5 ，这一群体对档案信息有一定的需求和意识。全日制本专 科生中档案需求满意度在5 0 一1 0 的有7 9 名，占受测人数的1 6 ，7 ，利用需求程度较低。 成人本专科学生对档案信息几乎没有利用需求。这些现象说明高校在校学生的档案信息利刚 意识淡薄，同时也表明高校档案信息价值尚未得到普遍重视。 表4昆明地区高校档案管理人员基本情况抽样调查统计表 档案馆( 室)学历职称年龄分布 工作 员构成大本大专中专高中副高中级初级其他 2 0 2 52 5 4 04 1 5 05 卜一 【专职5 3 人2 2 3 1 0 o1 4 2 l 41 362 01 6 l l 兼职4 8 7 人 1 0 72 4 38 84 92 4 1 4 61 9 5 1 2 21 4 69 31 9 9 q 9 通过表4 中对昆明高校档案管理人员一些基本情况的统计数据进行分析，可以得出以j i 结论：目前昆明高校从事档案管理的兼职人员较多，他们是各高校档案管理工作的骨干力 量，但是这部分人员9 5 左右都是半路出家。从学历状况看，大学本科毕业的仅占2 2 ，成 人教育毕业的占5 0 ，高中毕业的占1 ，这种状况影响了档案干部队伍结合素质提高的进程。 从年龄状况看，2 0 一2 5 岁、4 1 岁以上下这两个年龄段从事档案工作的人员较多，形成了两 个极端，要么档案工作者较年青，要么年龄偏大，难以形成一股中坚力量，也反映出档案工 作队伍难以长期稳定。 以上即是对昆明地区高校档案资源开发与利用服务工作的现状调查与问题分析，这一实 例的引用可以说具有一定的代表性，从一定程度上反映出当前我国高校档案信息服务工作册 展的水甲与现实情况。 ( 二) 全国高校档案馆上网状况调查分析 利用计算机和信息通讯网络来开展档案信息网上服务，已成为当前我国高校档案工作的 一种发展趋势和努力实现的目标。网络信息服务的开展，要以先进的技术设备和丰富的信息 资源作为保障，反映出高校档案信息资源的开发程度、数据库的建设水平以及档案馆的服务 质量，同时也是衡量档案基础业务的标志之一。因此，通过对高校档案馆上网现状的调查与 分析，可以从中了解到我国高校档案信息服务工作的总体水平。 以下引用的实例是南京大学信息管理系于2 0 0 0 年3 月9 日至2 0 0 0 年l o 月2 3 日开展的 全国高校档案馆上网状况的调查。调查方法是按地区来进行，将全国高校划分成7 个地区， 1 n 高校档案信息服务机制创新 以地区为单位进行统计比较分析。技术方法是网上调查法，通过南京大学主页上的“友情链 接”按地区依次访问各个高校。此项调查共涉及4 3 0 所上网高校，主要调查分析了以下几方 面内容：一是档案馆上网概况。调查者将全部上网高校档案馆分为有链接标识档案馆、有实 际功能档案馆、没有实际功能档案馆和不能链接档案馆四种类型，以全面了解高校档案馆上 网数量和整体状况。二是网上档案馆运行的表面分析。本项调查搜罗了几乎所有注明访问人 次或者更新时间的网上档案馆并做了比较，以掌握高校档案馆网站的运行好坏、受欢迎程度 以及网站信息流动的频率。三是信息组织形式及查询方式分析。四是网上档案馆服务功能分 析。由于后两项调查内容涉及到高校网络档案信息服务的具体方式与服务内容，所以将其调 查统计表和现状分析列举如下：【1 1 ( 1 ) 信息组织形式及查询方式分析。 发布形式检索方式 地区 纯文本本文+ 照片音频或视频 纯被动式主动式 华东 5 05 00 2 57 5 华北 1 0 0o03 3 3 6 6 7 华中 7 52 5o7 52 5 华南 0 0 0 o0 西南 1 0 0oo3 3 36 6 7 西北 l o ooo 1 0 0o 东北 o1 0 00 0l o o 网络信息有多种组织方式，网上档案馆对于自己的信息如何组织，这是能否吸引读者的 凶素之一，如今的网站基本上都是文本、图片、音频和视频的交融集成，非多媒体的网站对 于网络用户而言恐怕是没有多少吸引力的。然而，该项调查的结果却非常令人失望：除了复 旦大学有一个多媒体数据库之外( 不能进入) ，所有其它的网上档案馆在音频和视频方面都是 一片空白；好一点的就是照片多些，有些是照片集合，多数则除了一张背景图片外，朴素得 就剩了纯文本( 见表1 ) 。究其原因，是与传统档案馆以纸质文本为主的单一馆藏结构不无关 系的。作为网上文献资源，档案工作者就必须丰富网络信息的形式，不仅要有文字，还要有 图片、声音和图像等，这才是名副其实的多媒体网上档案馆。 在网上漫游，检索方式成为重要的导航工具。调查者将检索方式大致分为两种：一种纯 被动式检索，这是指没有检索者主观需求参与的检索方式；另一种是主动式检索，这是指检 索者有了一定的自由度，在一定程度上能够按照自己的意愿进行检索。此次调查表明，有的 网上档案馆在检索方式上有一定的成就，给用户提供了如著者、题名、关键词、时间等多样 刘伟全国高校档案馆卜刚状况调查分析档案学研究，2 0 0 1 ，( 2 ) ：5 2 5 5 1 l 中山大学硕士学位论文 的检索途径。但也存在着很大的不足，大多数的档案馆只是列出全宗目录，下一级则是案卷 目录，再往下就是文件题名，读者只能根据列出的这些超链接进行阅览。 ( 2 ) 网上档案馆服务功能分析。 服务是网上档案馆的灵魂，也是它的主体，个没有什么实际服务功能的网站和不存在 没有什么区别。调查者重点对高校网上档案馆的服务栏目进行了详尽的调查，所有档案馆秆 相同的地方，还有一些档案馆则别具特色，非常富有个性。 表2 ( 单位：) 地区 华北华东华中华南西南西北东北 项目 本馆概况 1 0 0l o o1 0 0o1 0 01 0 0 1 0 0 非机构设置 1 0 01 0 0l o ool o ol o o1 0 0 功 档案馆 管理制度 1 0 0i 0 0l o oo1 0 0 1 0 0 1 0 0 能 常设信息 信息服务项目 3 3 3 2 5 2 503 3 3 o , 5 0 性校史博物馆03 7 55 0 o3 3 3o o 类档案馆规划3 3 30oo6 6 70o 目 开发利用情况 6 6 73 7 55 0o3 3 31 0 00 动态信息最新动态 6 6 71 2 52 503 3 3o1 0 0 意见、建议反馈 6 6 75 05 0o3 3 30( ) 读者服务 查档指南 01 2 52 5o3 3 30 1 0 0 精品展不 0 3 7 。5 5 003 3 3 o 0 功学籍查询 o 1 2 5 o 0o0 1 0 0 能校友档案 o 3 7 5 0 0 o 0 1 0 0 性党群档案 3 3 36 2 55 00001 0 0 类档案查询行政档案3 3 35 02 5000i 0 0 目教学档案3 3 35 02 503 3 3of ( ) ( ) 科研档案 3 3 35 03 3 306 6 7o 1 0 0 编研成果 o5 05 0ooo o 论文目录查询 3 3 36 2 5 7 5 o3 3 30 10 0 调查者将网上档案馆的服务类目分为两种：一种是非功能性类目，一种就是功能性类日。 非功能性类目又包括两类信息：一类是档案馆常设信息，一类是动态信息。通过调查发现， 在常设信息中，“本馆概况”、“机构设置”和“管理制度”是所有网上档案馆都具备的；但是 在一些稍具特色的栏目设置上，许多档案馆确实比较欠缺，比如像“信息服务项目”、“校史 博物馆”等栏目，只有华东、华中、西南地区的网上高校档案馆有这样的类目，而且比例也 不是很高，而华东地区的还是集中在南京大学、上海交通大学和复旦大学几所学校。动态信 息主要是发布本馆近期的有关信息、新闻等，这也是保证网上档案馆生动活泼、新鲜有趣的 一条措施，有的档案馆还用f l a s h 等技术展示出滚动效果，像南京大学档案馆，但有些地区 却令人不甚满意( 见表2 ) 。 高校档案信息服务机$ 纯新 功能性类目的设置是网上档案馆服务质量好坏的真正体现。档案查询是网上档案馆服务 的主要内容，读者登录到网上档案馆，主要还是为了查阅档案、获取信息，所以调查者主要 就网上档案馆具有共性的档案查询项目展开了重点调查。从表2 中可以看出，档案馆所能提 供的档案查询主要集中在党群档案、行政档案、科研档案、教学档案和论文档案上面，原因 是这些档案都是所有高校档案馆所必备的，党群、行政档案不必多说，科研、教学、论文档 案则是高校的主要特色。高校有着大批的优秀人才，高校档案馆中则藏有数量不菲、质量上 乘、价值巨大的学术信息资源，其中以科研档案和论文档案最具代表性。在表2 中，除了两 北地区和东北地区情况特殊之外( 仪有一所有实际功能的网上档案馆) ，其他地区的科研档案 比例也并不是想象中的那么高，均末超过7 0 ，论文档案则稍好一些，但也不是尽善尽美。 而且还有一个问题是，这些很有价值的档案提供的基本上是诸如责任者、完成时间、文章题 f 、科研项目等简单的著录信息，好的也不过是多一些摘要罢了。这就说明了高校档案馆还 没有全身心地投入到开发学术信息资源中去，很多有价值的信息还在闲置，甚至在老化，这 是很值得思索的。在档案查询这个信息服务的重头戏中，网上档案馆普遍存在的问题是对已 有学术资源开发的力度不够，提供的信息不全面，查询的方式也有待进一步完善。 2 2 2 高校档案信息服务工作存在的主要问题 从上述的现状调查与分析中，我们可以看到当前高校档案信息服务工作中确实还存在着 诸多的问题，高校档案馆的档案管理手段与信息服务方式还远远落后于信息社会的步伐，尚 不能全面满足师生及社会对档案信息的需求。与科学、高效、优质地开展现代信息服务的要 求相比，高校档案部门在服务观念、服务内容、服务方式和手段以及档案工作人员素质等方 面仍然存在着一定的差距，突出表现在以下几个方面： 一是馆藏结构单一化，学校特色不突出。 分析当前高校档案馆的馆藏结构和内容，普遍存在着结构单一、特色不突出的现象：馆 藏档案内容不够丰富，党政管理类档案所占比例偏重，而学术科研、毕业生就业状况等类档 案所占比例偏小；教学管理性文件多，教学实践性材料少；侧重于传统纸质档案的收集整理， 对其它类型档案较为忽视，如设备档案、实物档案、声像载体档案的收集刚刚起步，特色档 案则更少收集。这样的馆藏结