（档案学专业论文）论档案信息资源开发的基本规律.pdf

上海大学硕士学位论文 摘要 档案信息资源开发的基本规律是对档案信息资源开发实践的理论抽象，研 究它对于深入推动档案信息资源开发具有十分重要的指导意义。本文旨在从规 律的角度对档案信息资源开发进行初步的理论阐释和探讨，具体通过档案信息 资源开发中最基本的关系来论述基本规律的内容及表现，并通过大量实践活动 证明这个基本规律的存在及合理性。全文共分为五章： 第一章是对档案信息资源开发的科学定位，具体是对档案信息资源开发的 概念、构成和本质的分析。档案信息资源开发由档案利用、档案公布与开放以 及档案编研构成，是对档案信息资源进行选择、加工、有序化整理直至提供成 品给社会利用的一系列活动，其最基本的关系是档案信息资源、档案开发者与 档案利用者的关系。 第二章是对档案信息资源开发的理论诠释，具体揭示了基本规律的内涵、 表现、特点及意义。基于对档案信息资源开发的本质认识，揭示出档案信息资 源开发的基本规律是档案信息资源、档案开发者与档案利用者三者间供需矛盾 关系的动态协调与发展决定档案信息资源开发的成败和效益。在此基础上，基 本规律的具体表现进一步延伸为档案信息资源开发的内部规律和外部规律，三 者构成一个统一的整体。 第三章是对档案信息资源开发的实践论证，分古代、近代、现代和当代4 个历史时期的实践活动来论证基本规律的存在及其合理性，进一步证实了在社 会环境下，档案信息资源、档案开发者与档案利用者之间的矛盾运动如何具体 地影响着档案信息资源开发的发展。 第四章阐述了内部规律的具体内容，反映的是档案信息资源开发的基本构 成要素间的关系，具体表现为资源对应规律、社会需求导向规律和价值增值规 律。 第五章阐释了外部规律的具体内容，主要通过对档案信息资源开发和社会 的双向互动关系来剖析，属于宏观层面上的理论思考。 关键词：档案信息资源 开发 规律 v 上海大学硕士学位论文 a b s t r a c t t h eb a s i cr o l eo f a r c h i v a l i n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o ni sat h e o r c t i c a la b s t r a c tt ot h e e x p l o i t i n gp r a c t i c e ，a n dt h er e l a t e dr e s e a r c hi sm e a n i n g f u lf o rp r o m o t i n gt h et h e o r ya n dp r a c t i c e t h ea r t i c l ea i m st od i s c u s st h eb a s i cr u l ea n dt h ee x p r e s s i o n sf r o mt h ee l e m e n tt e l a t i o ni nt h e e x p l o i t a t i o n , a n dp r o v ei tr i g h tt h r o u g hag r e a td e a lo fp r a c t i c a la c t i v i t i e s t h et h e s i sc o n s i s t so f f i v ec h a p t e r s ： c h a p t e rl ：t h er e a s o n a b l eo r i e n t a t i o no fa r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n i t i sa na n a l y s i so ft h ec o n c e p t ，t h es t r u c t u r ea n dt h ee s s e n c e a r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o ni sas e r i e so fa c t i v i t i e si n c l u d i n ga r c h i v a lu s e ，a r c h i v a lp u b l i c a t i o na n do p e n i n g ，a n d a r c h i v a lc o m p i l a t i o n ，w h a ti st oc h o o s e ，p r o c e s sa n do r d e r l ys e t t l ea r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ， a n df i n a l l yt op r o v i d ep r o d u c t sf o rs o c i a lu s e t h ee l e m e n tr e l a t i o ni sa m o n ga r c h i v a li n f o r m a t i o n r e s o u r c e s ，a r c h i v a ld e v e l o p e r sa n da r c h i v a lu s e r s c h a p t e r2 ：t h et h e o r e t i c a la n n o t a t i o no fa r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n i t i sa na n a l y s i so ft h ei n t e n s i o n ，e x p r e s s i o n , c h a r a c t e ra n ds i g n i f i c a n c eo ft h eb a s i cr u l e f r o m t h ee s s e n c eo f a r c h i v a l i n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n t h eb a s i cr u l ec a nb eu n d e r s t o o dl i k e t h i s ：t h ed y n a m i cc o r r e s p o n d i n gb e t w e e na r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ，a r c h i v a ld e v e l o p e r sa n d a r c h i v a lu s e r sd e t e r m i n et h eb e n e f i to fa r c h i v a li n f o r r a a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n a tt h eb a s i s o ft h eb a s i cr u l e t h ee x p r e s s i o n sa r ef u r t h e re x t e n d e dt ob ci n t e r i o rr u l ea n de x t e r i o rm l e t h e t h r e er u l e sa r eu n i f o r m c h a p t e r3 ：t h ep r a c t i c a la r g u m e n t a t i o n o fa r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n i ti st op r o v et h eb a s i cr u l er i g h tt h r o u g ht h ea c t i v i t i e so na n c i e n t ，n e o t e r i c ，m o d e m a n dc o n t e m p o r a r yp e r i o d s c h a p t e r4 ：t h ec o n t e n to fi n t e r i o rr u l e i ti sar e f l e c t i o nt ot h er e l a t i o n sb e t w e e nt h eb a s i c e l e m e n t so fa r c h i v a li n f o r m a t i o nr c s o u r c e s e x p l o i t a t i o n , i n c o r p o r a t i n gt h ec o r r e s p o n d i n gr u l eo f a r c h i v a li n f o r m a t i o nr c s o u r c e s ，t h eg u i d i n gr u l eo f s o c i a lu s ea n dt h ev a l u e - i n c r e m e n t i n gr u l e c h a p t e r5 ：t h ec o n t e n to fe x t e r i o rr u l e i ti sam a c r od i s c u s s i o nt ot h eb i l a t e r a lr e l a t i o n b e t w e e na r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o na n ds o c i e t y k e y w o r d s ：a r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s e x p l o i t a t i o n r u l e 上海大学硕士学位论文 原创性声明 本人声明：所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作。 除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已发 表或撰写过的研究成果。参与同一工作的其他同志对本研究所做的 任何贡献均己在论文中作了明确的说明并表示了谢意。 签名：鲤l 蕉毖日期：冱：z ：笸 本论文使用授权说明 本人完全了解上海大学有关保留、使用学位论文的规定，即： 学校有权保留论文及送交论文复印件，允许论文被查阅和借阅；学 校可以公布论文的全部或部分内容。 ( 保密的论文在解密后应遵守此规定) 上海大学硕士学位论文 导论 一、问题的提出 档案信息资源开发在当前档案信息化建设中处于至关重要的地位，引起了 档案界的广泛重视。目前，档案信息资源开发在理论研究和实践研究方面均已 达到一定深度，数量和内容比较丰富。用比较借鉴的方法来考察与档案信息资 源开发理论相关的一些学科，特别是编辑学、传播学中对编辑或传播活动中基 本规律的认识已经相当活跃，并日渐成熟。与此比较，档案信息资源开发在规 律方面的认识上相形见绌，有待于进一步深化和完善。有些学者早已提出要不 断总结档案信息资源开发的规律的观点，在论档案编纂的社会性与社会价值 一文中，作者潘玉民指出“不断总结档案编纂的规律、技术和方法，并根据不 同档案特点制定相应对策，有利于把档案编纂实践经验上升到理论，进而指导 整个档案编纂工作，从而促进这项功德无量的工作更加向深入发展”【l 】。那么， 档案信息资源开发中是否存在规律? 基本规律的内容是什么? 怎样界定和阐 释? 这一系列问题有待研究和解决，本文的目的和意图就在于揭示出档案信息 资源开发的基本规律，将现有的档案信息资源开发研究作一个系统阐释。 二、研究的现状 2 0 世纪8 0 年代以来，我国档案馆普遍开展档案信息资源开发实践，档案 学研究也十分注重对该领域的理论建设。检索中国学术期刊网，这一领域自1 9 8 5 年到2 0 0 6 年共发表6 8 2 篇文章【2 】，涉及到档案信息资源开发的各个方面，从不 同角度就开发工作的概念、意义、原则、开发程序和技术方法、档案利用服务 方式以及当前社会化的发展趋势等问题进行了探讨。 第一，档案信息资源开发的新形式。早期关于档案信息资源开发的研究成 果大多是关于档案信息资源开发的概念、意义、原则和特点的探讨，内容比较 川潘玉民论档案编纂的社会性与社会价值山东档案，1 9 9 4 ( 2 ) 【2 】在中国期刊全文数据库中，用“档案信息资源开发”进行篇名检索，自1 9 8 5 年到2 0 0 6 年的现已提供检索的文章共6 8 2 篇，有一部分2 0 0 6 年的文章及2 0 0 7 年的文章因未编入数 据库不包括在检索的统计数据中。 上海大学硕士学位论文 雷同，其重点在于探索档案信息资源开发的新形式。早在大编研：档案编研 工作的新趋向和新出路一文中，作者杨冬权就提出档案信息开发利用的形式 “除了文件汇编外，还有档案资料目录汇编、档案资料内容介绍或提要、档案 资料的考证或评介、对档案资料经过研究加工而编写的有关资料或撰写的研究 论著以及各种文学艺术作品等”i l l 。许元在档案信息资源开发利用方式的探 索及思考一文中讲述“仅靠原有的接待查阅、汇编大型史料等常规方式，已 不能充分满足社会各方面的需求，并提出利用报刊开发档案信息资源、举办馆 藏档案展览或陈列、联合编纂馆存本、编修档案专业史志四种方式” 2 1 。 第二，档案利用服务的新方式。传统的档案信息资源的收集与利用追求的 是系统完整的收藏以纸质为载体的印刷型档案信息资源，现代档案信息资源的 开发与利用由重保存向重开发的方向发展，对档案信息服务由传统走向现代化。 倪丽娟在信息化背景下的档案信息资源开发一文中指出“档案工作的社会 使命在于通过为社会提供档案信息服务来推动社会和个人的发展与进步。在社 会发展不同阶段，社会对档案部门提供信息服务方式的要求是不同的。在信息 技术不发达阶段，档案部门为社会提供实体性档案信息服务( 档案原件、复制品 及档案文献汇编) 是可行的。随着社会信息化程度的提高，这种服务方式作为主 体方式而继续发挥作用，其有效性与适应性便会出现问题。其最大的问题在于 服务的不便性和高成本，进而不利于工作效率的提高”1 3 】。 第三，档案信息资源开发的社会化发展趋势。新时期档案信息资源开发呈 现出明显的社会化的发展趋势。学者宗培岭、薛匡勇、王向明、赵屹在档案 馆信息社会化与档案馆社会功能研究一文中指出“档案馆信息社会化是指档 案馆的馆藏档案能全面、准确地反映社会发展变化的基本历史面貌，馆藏档案 信息借助网络等媒介能畅通地传递，并为社会广泛地利用，使档案信息流成为 i 。1 杨冬权大编研：档案编研工作的新趋向和新出路档案与史学，1 9 9 4 ( 2 ) 2 1 许元档案信息资源开发利用方式的探索及思考档案学通讯，1 9 9 7 ( 4 ) 【3 】倪丽娟信息化背景下的档案信息资源开发档案学通讯，2 0 0 3 ( 4 ) 2 上海大学硕士学位论文 社会信息流中不可缺少的组成部分”【i 】，且提出档案馆信息社会化涉及馆藏内 容社会化、信息传播社会化与档案利用社会化等方面。 此外，还有一些新观点来支持新时期的档案信息资源开发，比如档案信息 资源开发工作发挥的文化功能，档案信息资源开发的产业化发展形式，档案信 息资源开发实施的品牌战略等。 从世界范围来看，国外档案信息资源的开发工作起步较早，开发技术手段 先进，且为社会利用，为公众服务的意识很强。国外档案学研究呈现的显著特 点是开发和利用的紧密结合，且十分注重现代技术在开发中的应用。 第一，档案信息资源开发的利用服务。国外的档案馆十分注重开展利用服 务，早在法国大革命时期，在共和历2 年穑月7 日( 1 7 9 7 年6 月2 5 日) 制定 的法律中，宣布了国家档案馆的文件可以为要求这种服务的全体公民自由免费 地加以利用。且自二战以后，档案利用表现出的发展趋势是档案馆日益对公众 开放。在米歇尔迪香的开发、利用和传播档案信息的障碍的调研报告中， 作者指出“利用档案是作为全体公民的受法律保护的一种权利。档案利用者包 括历史学家和其他学术研究者，也包括公民代表和对此感兴趣的人们”【2 1 。 第二，现代技术在档案信息资源开发中的应用。每个国家都注重对现代技 术的使用以及对利用者提供服务。h u l l ，t h e o d o r ej ；a d a m s ，m a r g a r e t0 在 ( e l e c t r o n i cc o m m u n i c a t i o n sf o r r e f e r e n c es e r v i c e s ：a e a s es t u d y ) ) p j 一文里阐述了 美国国家档案局电子文件中心是如何利用电子工具来进行目录服务的，且具体 阐述了服务的类型，使用这些工具的经验以及这些工作实践发挥的作用。 从上述研究成果中可以看出，我国对档案信息资源开发的研究已经到一定 深度，同时从实际工作的角度出发，也考虑了档案信息资源开发中存在的问题 及其发展前景。这些研究总的来说是比较系统和全面的，但是也存在一些不足， ”】宗培岭、薛匡勇、王向明、赵屹档案馆信息社会化与档案馆社会功能研究浙江档 案。2 0 0 3 ( 1 1 ) 【2 】米歇尔迪香开发、利用和传播档案信息的障碍的调研报告文件与档案管理规划报告 选编北京：档案出版社。1 9 9 0 ：2 1 5 2 7 5 3 1h u l l ，t h e o d o r ej ；a d a m s ，m a r g a r e to e l e c t r o n i c c o m m u n i c a t i o n sf o rr e f e r e n c es e r v i c e s ：a c a s es t u d y g o v e r n m e n t i n f o r m a t i o n q u a r t e r l y ，1 9 9 5 ( 3 ) ，p p 2 9 7 3 0 8 上海大学硕士学位论文 并没有从规律的角度来系统看待整个档案信息资源开发工作。相比而言，发达 国家档案信息资源开发较我国先进，值得学习借鉴。不过我国的档案学研究也 有自己的特色，在理论框架上比国外严谨，从规律的角度来完善档案信息资源 开发的理论，是有其合理性和积极意义的，也有利于开展国际交流。 三、研究的主要内容 从档案信息资源开发在整个档案信息化建设中发挥的作用，档案信息资源 开发与社会的关系，以及档案信息资源开发自身的主客体关系来看，是存在一 些规律的。对规律的认识是比较抽象的理论层面的思考，本文从哲学中对规律 的定义出发，通过对现有文献的分析，将有关档案信息资源开发的概念、构成、 本质及其与社会问的相互联系等内容加以系统阐述，界定了档案信息资源开发 基本规律的内容、表现和特点，并通过从古至今的大量实践活动来论证这一点， 是具有创新意义的。文章中大量运用了分析与综合、理论联系实际的研究方法， 试图从中总结出科学的、合理的、能普遍使用的基本规律。从规律的角度来对 档案信息资源开发活动进行系统的认识，是目前档案学理论研究中所缺乏的， 对这些规律的认识和合理使用，对档案信息资源开发活动和档案事业的发展有 着积极深刻的意义。 4 上海大学硕士学位论文 第一章档案信息资源开发的科学定位 研究档案信息资源开发的基本规律，首先要对档案信息资源开发进行科学 定位，明确其概念、构成及本质。档案信息资源开发的基本规律说到底是用来 指导实践活动的，对档案信息资源开发的概念、构成和本质的剖析，一方面有 利于从科学的角度来审视存在于实践活动中的基本规律，另一方面也有利于理 解基本规律如何宏观地发挥作用。 1 1 档案信息资源开发的概念 目前对档案信息资源开发的概念有多种理解，有侧重于目的来表述的，有 强调过程来表述的，总的看来，比较全面的观点是从档案信息资源开发的三个 基本要素，即档案开发者、档案利用者和档案信息资源三者出发来下定义的。 代表性的表述有二：其一，档案信息资源开发是“采集、加工、存贮档案馆藏 信息，为利用者提供利用服务的准备性工作”【i 】；其二，档案信息资源开发是 指“主体( 档案人员) 采用一定的方法和手段将客体( 档案信息资源) 更加系 统化、有序化，以满足不同利用者的需求并从利用者对客体的利用中获得收益 的过程”【2 】。 综合以上观点，我们认为，档案信息资源开发是指根据社会的导向和需求， 对可获取的馆藏档案信息资源进行加工、改造和重组，辅之以各种检索工具和 参考资料，积极开发文化产品，进一步拓展档案的易传播性和可利用性，在更 大范围内实现社会利用的活动。对其概念的理解要把握两个方面：一方面是开 发与利用的结合，另一方面是该活动中存在的主客体关系。 通常，人们将档案信息资源的开发与利用结合在一起来讲，这有其一定的 合理性。开发是为了利用，开发工作的价值是通过利用体现出来的，离开利用， 开发就失去了实现价值的途径，且利用者的利用要求可以反过来指导开发，开 发与利用是一个密切联系的整体，将二者结合在一起才能反映档案信息资源开 发的完整意义。 【。】田炳珍档案信息资源开发利用：概念、原则山西档案，1 9 9 70 ) 【2 】李欣当代档案信息资源开发研究档案学通讯。2 0 0 3 ( 5 ) 上海大学硕士学位论文 档案信息资源开发的开发主体是档案开发者，利用主体是档案利用者，客 体是档案信息资源，开发主体与利用主体间是通过客体来联系的，这其中的主 客体关系渗透在档案信息资源开发活动的全过程中，档案信息资源开发在不断 进行提供客体以满足主体的需要的一系列活动。 1 2 档案信息资源开发的构成 当前，在档案信息资源开发的构成问题上存在不同意见，比较有代表性的 观点有两种：一种观点认为档案信息资源开发的基本工作内容分为“编目与检 索、编辑与研究”【l 】；另一种观点认为档案信息资源开发分为“档案信息检索、 档案信息编研、档案信息传输服务”【2 】三部分。本文从档案开发者与档案利用 者的具体行为来考虑，强调开发与利用的结合，因此，将档案信息资源开发分 为档案利用、档案公布与开放和档案编研三部分。 1 2 1 档案利用 一般情况下，开发主要从档案馆( 室) 、从档案工作人员的角度来讲，而利 用是从利用者的角度来讲，“利用者能否获得档案信息取决于利用过程，这个过 程包括利用者的利用行为，也包括档案馆( 室) 的利用工作( 利用服务) ”【3 1 。 ( 1 ) 利用者的利用行为。通常所说的档案利用，是指“为研究或解决问题 而使用档案，机关和组织以及公民为某一个具体问题，使用档案馆或档案室保 存的档案”【4 】。档案法所称的档案利用，是指单位和个人通过阅览、复制和 摘录等形式，依法利用国家档案馆或档案室保存的档案的行为。上述的档案利 用就是利用者的一种档案利用行为。 按照档案法律法规，国家档案管理部门保存的档案资源，都是属于利用者 的利用档案范围。具体包括三个部分：一是档案馆已经开放的档案；二是档案 馆未开放的档案；三是机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。 实际上，利用者利用档案信息的过程即包含着对档案信息的进一步开发。 【1 】王景高论档案信息资源开发档案学通讯，2 0 0 0 ( 5 ) 【2 1 李欣当代档案信息资源开发研究档案学通讯，2 0 0 3 ( 5 ) 3 1 田炳珍档案信息资源开发利用：概念、原则山西档案，1 9 9 7 ( 1 ) 【4 】潘玉民档案法学基础沈阳：辽宁大学出版社，2 0 0 2 ：2 2 6 6 上海大学硕士学位论文 档案通过利用者的利用，一方面实现了档案的价值，实现了开发活动服务社会、 引导实践的功能，另一方面，有利于增强社会档案意识，有利于档案信息向更 广范围内的传输，从而体现开发活动的文化传播功能，这是开发的延续。 ( 2 ) 档案利用服务。根据档案利用服务实际，档案馆( 室) 提供档案利用 有如下方式： 第一，以档案原件提供利用。如：开设阅览室，利用者在馆内查阅所需要 的档案原件或档案缩微品、复制件等；在某些情况下将档案原件暂时借出馆外 使用等。 第二，以档案复制品提供利用。如：制作各种形式的档案原件复本，代替 原件在馆内阅览或提供馆外使用；编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举 办档案展览等。 第三，综合档案内容编写书面资料提供利用。如：编写各种参考资料，制 发档案证明，函复查询外调，依据档案材料撰写专门文章和著作，向社会提供 加工的档案信息。 此外，随着社会信息化的迅猛发展，档案馆( 室) 越来越注重提供网络利 用服务，在加强数据库研制与更新完善的基础上。还增加了网上参考咨询服务、 拍摄档案专题片等新形式，旨在建立多元化的档案利用服务路径，更好地满足 档案利用者的各类利用需求。 1 2 2 档案公布与开放 所谓档案公布，是指由国家授权的档案馆或者有关机关以及档案所有者， 依法通过一定形式将可以向社会开放利用的档案的全部或者部分原文，或者档 案记载的特定内容，首次向社会公开发表的行为。 目前，以档案汇编或文件汇编的形式公布档案，是我国档案馆系统经常采 用的方式。经国家新闻出版主管部门批准的各种合法的出版物，如报纸、刊物、 图书、声像、电子等都是公布档案时常用的平台。在这些出版物上发表档案的 全部原文，或者档案部分原文，或者档案记载的特定内容，都是公布档案的行 为。此外，档案公布的形式还有通过电台、电视台播放，通过公众计算机信息 网络传播，在公开场合宣读、播放，公开出售、散发或者张贴档案复制件，展 7 上海大学硕士学位论文 览、公开陈列档案或者其复制件等。 所谓档案开放，是指将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案， 解除封闭，向社会公开，供社会利用。档案开放有利于开发档案信息资源，有 利于加快我国民主与法制建设的进程。 档案开放与档案公布是两个相互联系而又有区别的概念。档案公布的实质 是通过一定的方式诸如印刷、广播、电视、网络等将档案内容公开发布。档案 开放是指将原来处于封闭状态的档案向社会公开供社会利用，它的实质是将过 去控制在一定范围内使用的档案转变为供整个社会利用。凡是开放的档案都可 以利用，但不是任何人都可以随意公布，公布的档案既可以是开放的档案，也 可以是未开放的档案。凡是公布出去的未开放的档案，自然就转化成开放的档 案。此外，从档案开放和公布的客观对象档案本身价值来看，开放的档案不一 定都具有公布价值，都需要进行公布，公布的档案仅是其中有重要价值的部分。 1 2 3 档案编研 档案编研强调忠于原文原意，指的是“档案馆( 室) 工作人员发挥主观能 动作用，以特定的题目为核心，将与题目有关的档案材料经过查找、挑选、考 订、加工、编排和评介等程序，以书籍出版和报刊公布的方式主动为利用者提 供档案服务的工作”【l 】。它是主动、集中、科学、系统和广泛地提供档案信息 为社会服务的重要方式，也是积累、传播档案信息的有效手段。 档案编研从投入到产出的整个流程要经历选题、档案材料的查找和挑选、 对挑选的档案考订加工、档案材料标题的修拟和档案材料的编排、档案汇编内 科学参考材料的编制、档案编纂出版物的审核和出版的准备、档案汇编的宣传 发行和反馈一系列阶段。档案编研的直接成果是编纂公布各种档案的成品。依 据所编纂公布档案的类型不同，其成品的形式亦不同，如档案汇编、现行政策 法令文件汇编、科技档案汇编，著名历史人物的全集、选集、文集、书信集以 及报刊上公布的专题历史档案和重要文件等，都属于档案编研的成品。 档案编研的目的是最大限度地满足社会对档案的利用需求，以向社会提供 档案信息为出发点，通过一定的编纂程序后，呈现给利用者的是在内容实质上 【1 】潘玉民档案编纂学沈阳：辽宁大学出版社，1 9 9 7 ：5 3 上海大学硕士学位论文 与档案原件等值的档案批量复制件，由提供一次文献，逐步转变到提供二次文 献、三次文献。一次文献是档案原件中的原文信息；二次文献是对档案原件进 行加工整理而成的浓缩的档案信息，可以在较短的时间内对较大范围的档案有 个概括的了解；三次文献是在一次和二次文献的基础上，经过分析研究和综合 概括形成的更深层次的档案信息产品。这些复制件具有全面、系统、可靠的特 点，便于利用者研究查考。 档案编研是开发档案信息资源的重要方式之一，占有无可取代的地位。“档 案编研和档案信息资源开发具有深层次的内在联系，档案编研是高层次的档案 信息资源开发利用，是档案信息资源开发利用全面效益原则的集中体现。”【1 1 1 3 档案信息资源开发的本质 从哲学的角度看，“本质”就是指事物的内在联系，它由事物的内在矛盾所 决定，是事物比较深刻的、一贯的和稳定的方面。“本质”与“现象”是相互对 立的一对概念，本质从整体上规定事物的性质和发展方向，现象是本质在各个 方面的外部表现，是事物比较表面的零散的和多变的方面。这些零散和多变的 方面，用以反映事物的本质时可分为假象与真象。真象从某一方面表现事物的 本质，假象则是事物本质的一种歪曲的、颠倒的表现。人们对事物的认识过程 是从现象到本质、从不甚深刻的本质到更深刻的本质的深化过程。 就档案信息资源开发而言，其本质深藏于档案信息资源开发这一事物的内 部，具有隐蔽性、深刻性、抽象性及层次性。如何从纷繁的档案信息资源开发 现象当中抽绎出关于本质的认识，这存在一个具体的方法问题。认识本质的途 径“既可从事物的目的性上分析，又可从事物的根本特征上分析，还可以从事 物的基本构成要素及要素间的关系来分析”1 2 】。 第一，档案信息资源开发活动的目的是为了最大限度地满足利用者对档案 信息的利用需求。利用者对档案信息的需求是多方面的，并且这种需求是动态 发展的。 从档案信息资源开发活动的起源来看，正是由于大量积淀的档案资源蕴藏 1 l 陈愚、王玮也谈档案文献编纂与档案信息资源开发利用四川档案，2 0 0 5 ( o ) 【2 】张积玉编辑学新论北京：中国社会科学出版社，2 0 0 3 ：2 1 ，2 2 9 上海大学硕士学位论文 了丰富的价值，统治阶级才十分重视对档案的整理，也正是因为认识到了档案 的有用性，才迫切需要一项工作来专门提供利用服务。从哲学的角度来看，这 种需要与满足的关系要求客体必须满足主体的某种需要，其目的性是很明确的。 随着时代的发展，政治、经济、文化、科技等各个方面对档案信息资源开发提 出了更高的要求，档案的客观状况同社会利用要求之间的矛盾也越来越尖锐。 为了解决这些矛盾，档案信息资源开发需要加快发展的步伐，采取多种新形式、 新途径的利用方式，充分发挥开发者的主观能动性来提供优质高效、全面系统 的档案信息。在电子政务的背景下，档案馆在拓展服务功能和现行文件集中查 阅方面做出了不少努力，效果比较显著。毫无疑问，利用是档案信息资源开发 的根本出发点和落脚点，开发活动是服务于利用的，如果失去这个前提，档案 信息资源开发就失去了存在的意义。 第二。档案信息资源开发活动的根本特征要从其质的规定性方面入手来分 析，也就是分析档案信息资源开发活动与其他社会活动最本质的区别是什么， 这要从开发活动的性质和具体的工作流程来考察。 档案信息资源开发活动包括开发主体、客体、利用主体、内在动力、牵引 力等要素( 如图l 所示) ，它们围绕档案信息利用需求展开的一系列开发活动是 有序的整体。在不同的历史时期，承担开发活动的主体、开发的规模、编纂选 题、成果的类型、传播的途径、利用的范围表现不一，但无论怎样变化，都是 由国家的政治需要和社会对档案信息的利用需求予以决定。 档案信息资源开发有其特定的运作程序，简单地说，就是信息收集信 息鉴定信息有序化整理信息资源整合信息传播实现利用。其 中，鉴定、整合和传播是最核心的内容。鉴定是对档案信息资源内容的选择和 比较分析，从中选择出真实的、优质的资源进行整合。整合不是盲目的，是基 于档案特点和专题进行的精神文化生产活动，整合的重心在于资源的精粹程度 和易传播程度。整合前需要进行用户需求导向分析。只有将用户需求和档案信 息资源的特点密切联系起来，才能创造出易传播的开发成果。成果通过传播利 用，既满足了社会需求，又传承了社会记忆。 i o 上海大学硕士学位论文 档案信息资源 ( 客体) 档案开发者 ( 开发主体) 档案信息社会需求 ( 牵引力) 档案信息 资源开发 档案利用者 ( 利用主体) 档案馆自身的开放 意识( 内在动力) 社会 ( 影响力) 图1 ：档案信息资源开发结构示意图 从宏观上来看，档案信息资源开发是联系档案文化与社会的中介性活动。 从微观上来看，档案信息资源开发是档案开发者根据利用者的信息需求对档案 信息资源进行处理和开发的过程，是对档案信息进行鉴定、选择，进而对其进 行加工和有序化整理，提供成品来满足利用者需要的活动。无论是作为中介性 活动还是作为社会性活动，都不可避免地始终在进行档案信息的传播，通过传 播来实现档案信息的利用，通过传播将档案文化传承给社会。 第三，从档案信息资源开发活动的基本构成要素和要素之间的关系来分析， 档案信息资源开发活动始终是伴随着种种社会关系展开的社会文化活动，而其 中最重要的社会关系是档案开发者、档案利用者与档案信息资源三者的关系， 这三者即档案信息资源开发活动的基本构成要素。 档案信息资源是档案信息资源开发活动产生和发展的前提，没有档案的积 累，不可能产生对档案进行开发利用的需求，没有大量丰富的档案信息资源作 支撑，开发活动无从谈起。档案利用者需要的是档案信息，档案信息资源开发 者开发的是档案信息，没有档案信息资源，档案开发者与档案利用者之间无法 构成联系。档案利用者的信息需求是推动开发活动发展的动力，有需求就有存 上海大学硕士学位论文 在的价值，档案信息资源开发就是一项以最大限度地满足利用者的需求为目的 的活动，没有利用者，开发活动就失去了目的和归宿。此外，档案信息资源开 发还是一项研究性和技术性很强的工作，开发过程中凝结着档案信息资源开发 者辛勤的劳动。没有档案开发者，档案信息资源是无序的、混乱的，只有在档 案开发者对档案信息进行有序化、系统化的整理后，利用者获得的信息才是优 质高效的，才能更好地满足利用者的需求，充分实现蕴藏在档案中的价值。正 是这样的关系，使得档案信息资源开发活动中的各种社会关系，总是要通过档 案开发者、档案利用者和档案信息资源的相互关系来发生作用。 通过以上对档案信息资源开发活动的根本目的及其作用的分析，通过对其 内部因素之间相互关系及其特征的总结，我们可以得出这样的结论： 档案信息资源开发是一项传播档案文化的中介性和社会性的服务活动。一 方面，它不断地在进行档案文化的传播，进而满足社会的要求；另一方面，它 不断地在协调档案信息资源、档案开发者和档案利用者三者之间的关系，力图 通过良好的协调，实现开发活动的有效运转，从而满足主体的利用需求。档案 信息资源开发的本质是对档案信息资源( 包括文献资料和数字化信息) 进行选 择、加工、有序化整理直至提供成品给社会利用的一系列活动。“它是人类档案 产生积累到一定程度，由于社会对档案利用需求量不断增大，为满足社会需求 而出现的一种档案提供利用的高级形式，这是区别于其他档案管理活动的特殊 本质属性。” 1 1 e l l 潘玉民论档案编纂的社会性与社会价值山东档案，1 9 9 4 ( 2 ) 1 2 上海大学硕士学位论文 第二章档案信息资源开发基本规律的理论诠释 档案信息资源开发科学定位后，就具备了对基本规律进行理论诠释的基础。 档案信息资源开发的基本规律，应是该活动中具有整体意义和本质意义的规律。 所谓整体意义，指它反映的应该是档案信息资源开发的整体联系，而不是某一 部分的联系，这样的规律才具有整体的普遍适用性。所谓本质意义，指从档案 信息资源开发的本质规定出发去概括其内在的关系，这样的规律才具有深刻性。 2 1 档案信息资源开发基本规律的内涵 基于对档案信息资源开发的本质的分析，不难发现，档案信息资源开发的 最根本的关系是档案信息资源、档案开发者和档案利用者三者间的关系。把握 了这三者的内涵和关系，就把握了档案信息资源开发基本规律的内涵所在。 2 1 1 档案信息资源 档案信息资源是开发的客体，是联系档案开发者和档案利用者的唯一要素。 “档案信息构成信息资源的必要条件是信息管理，只有经过加工整理的档案信 息才能融入信息资源的范畴，档案信息构成信息资源的充分条件是档案信息的 有用性与可开发性。”【1 】我国国家档案信息资源浩如烟海，总体上可分为“档案 实体布局与档案信息布局”【2 1 。档案实体布局指对档案原件的存储和分布的协 调与控制，即档案馆( 室) 网建设。档案实体布局是通过空间来配置资源的， 在信息资源的高度共享上存在缺陷。档案信息包括档案原件内容及其开发成果 ( 如档案编研资料、档案信息数据库) ，档案信息布局是对档案信息的调整和规 划，以档案信息网建设解决档案信息资源共享的问题，是对实体网及档案信息 资源整体功能的补充。目前，档案信息布局主要有成立档案目录中心、信息中 心，政府档案上网，建立档案信息数据库、档案网站等方式。 2 i 2 档案开发者 档案开发者是进行档案信息资源开发的主体，是在开发过程中具有主观能 动性和创造性的因素。档案开发者一方面要熟悉馆藏，进行档案信息资源的加 宗培岭对档案信息资源管理的再认识上海档案，2 0 0 1 ( 3 ) 栩李扬新论国家档案信息资源的布局及其实施档案，2 0 0 1 ( 1 ) 上海大学硕士学位论文 工处理，另一方面要主动、敏锐地捕捉利用者的利用需求，提供全面快捷的档 案信息服务。档案开发者是一个庞大的群体，在空间配备上与各级各类档案馆 ( 室) 相对应，各自拥有相对固定的档案认知和档案利用人群。从根本上来说， 档案开发者要变被动服务为主动服务，除具备档案学的业务知识和基本的工作 技能外，还应培养多方面的素质，如广博的知识结构，外语应用能力，创造性 的思维能力，特别是现代信息技术使用能力。这样，才能实施和胜任数字化和 现代化的档案信息资源开发。 2 1 3 档案辛l l 用者 档案利用者，是指“在人类社会各项活动中，为了某种目的而利用档案的 群体和个人”i l l 。档案利用者是进行利用的主体，是档案开发者提供档案信息 服务的对象。无论是档案信息资源，还是档案开发者，都要服务于利用者的需 求，了解和掌握利用者的需求特点是做好开发工作的关键。信息时代档案利用 者的需求大体分为六种类型【2 】：一是党政机关为研究某个领域的工作动态、工 作成就、经验教训，或解决某一问题查阅利用档案；二是各级机关为修史编志 查阅利用档案；三是学生、教师、科研单位、国外专家、学者等查阅利用档案； 四是机关、团体、企业、事业单位因工作考证需要，利用档案查找原始凭证办 理某项事宜：五是社会公民为解决在劳保福利、荣誉津贴、工龄学历、房产证 明等方面的查阅需求利用档案；六是社会各界围绕新时期党的路线、方针、政 策开展的各种活动，如文史研究、宣传纪念活动、著名人物传记、企业改制、 机构改革等查找档案信息。 2 1 。4 三者间的相互关系 档案信息资源、档案开发者和档案利用者三者之间是相互协调、相互制约 的关系，三者处于一个统一体中，缺一不可。档案信息资源是联系档案开发者 与档案利用者的最基础条件，档案开发者是档案信息资源的提供者，档案利用 者是档案信息资源的需求者。这就形成了档案信息资源开发中最基本的供需矛 盾关系。对档案信息资源而言，它一方面要满足档案利用者的需求，另一方面 1 1 刘国能、王湘中、孙钢档案利用学北京：中国档案出版社，1 9 9 6 ：4 8 【2 】张列档案利用者的需求特点及其规律北京档案，2 0 0 5 ( 1 0 ) 1 4 上海大学硕士学位论文 要接受档案开发者的开发。如果失去需求，档案信息资源失去利用的价值；如 果不进行开发，档案信息资源便不能很好地提供利用。对于档案开发者而言， 一方面受到档案信息资源布局和自身馆藏的制约，另一方面必须以档案利用者 的需求为导向，其主动性体现在对馆藏资源的局限性、分散性和利用者需求的 广泛性、专题性的矛盾关系的协调上。而档案利用者的需求必须通过档案信息 资源来满足，其实现需要档案开发者对档案信息资源进行系统开发并提供信息 服务。失去档案信息资源和档案开发者，利用需求的实现无从谈起。综上，档 案信息资源、档案开发者和档案利用者三者间相互协调、相互制约的供需矛盾 关系就是档案信息资源开发的内涵所在。 2 2 档案信息资源开发的基本规律及表现 2 2 1 基本规律 基于对档案信息资源开发的本质认识以及对基本规律的内涵的思考，揭示 出档案信息资源开发的基本规律是：档案信息资源、档案开发者与档案利用者 三者间供需矛盾关系的动态协调与发展决定档案信息资源开发的成败和效益。 ( 如图2 所示) 该活动运行的关键在于档案信息资源、档案开发者与档案利用 者三者的供需矛盾关系能否得到良好的协调。只要档案信息资源开发的性质不 变，这一条基本规律就不会改变。人们只有遵循了这种必然，才能促进该活动 健康发展；如若违背了这种必然，就一定会受到规律的惩罚。 2 2 2 内部规律 内部规律，简而言之，是体现档案信息资源开发内部各要素之间普遍的、 必然的、稳定的关系的规律。如果把档案信息资源开发活动当作一个系统来看， 它是一个采集、加工档案馆或档案室所藏的档案信息，以一定的成果形式向社 会提供利用服务的工作系统，包括五方面要素，即档案开发者、开发过程、开 发成果、档案信息资源和档案利用者。只要这些要素之间存在普遍的、必然的、 稳定的关系，其内部规律就一定存在。在基本规律作用的前提下，存在于档案 信息资源开发活动内部的规律也应引起足够的重视。上述内部规律主要表现为 资源对应规律、社会需求导向规律和价值增值规律。 上海大学硕士学位论文 图2 ：档案信息资源开发基本规律示意图 2 ，2 3 外部规律 外部规律与内部规律相对应，体现的是档案信息资源开发活动与社会之间 普遍的、必然的、稳定的关系的规律。社会对档案信息资源开发活动起基础性 作用，社会政治、经济、文化等各个方面制约和影响着档案信息资源开发活动 的发展。反之，档案信息资源开发也对社会的发展起着积极的促进作用。档案 信息资源开发活动