大宗材料集中采购管理办法.doc

大宗材料集中采购管理办法1.总则1.1 根据公司七届六次职代会和2003年度党政工作会议精神，依据国家经贸委九号令国有工业企业物资采购管理暂行规定和ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系和OHSAS18000职业安全健康管理体系的相关要求，制定本办法。根据公司QHSE质量环境职业健康安全管理体系程序文件2006年第三次修订版，对本办法进行补充修订。1.2 本办法适用于建设公司所属的A类项目部。2.目的与意义为进一步深化公司物资供应管理体制改革，规范材料采购行为，充分利用电子商务与ERP管理技术，发挥集中批量采购优势，降低采购成本，提高经济效益，建立稳定的材料资源渠道，保证采购材料质量，完善企业工程质量保证体系，提升公司整体管理水平，推进公司全面发展。3.总体目标：在全公司范围内搭建起一个信息网络系统健全、集中采购功能完备、各项管理制度完善、运行体系规范的中央采购平台，为公司快速发展提供支持和保证。4集中采购的材料品种4.1所有类项目部所需的各种大宗材料4.2根据目前实际情况，暂确定对下列16种材料实行集中采购：序号大宗材料的范围大宗材料的界定1水泥200T2砼外加剂(包括波纹管)5万元3木材（包括多层板、竹胶板）5万元4焊接材料3万元5高强螺栓(8.8级以上)1000条6电线电缆5万元7桥架5万元8灯具5万元9油漆、涂料3万元10保温材料（含耐高温毯毡）3万元11阀门、管件（包括仪表、液压管件）5万元12轨道配件3万元13钢材100T14玻璃及采光带（不含普通平板玻璃）3万元15各类门窗3万元16滑触线3万元17劳动防护用品3万元 金额、数量为工程预计总金额、数量。4.3 随着材料集中采购管理的深入，需要增加的材料品种另行通知。5. 职责与分工 5.1 职责 5.1.1 中冶京唐材料管理部物资采购中心（以下简称采购中心）是大宗材料采购的归口管理部门，同时也是全面负责的部门。 5.1.1.1 负责集中采购材料符合集中采购材料计划汇总表（物资采购控制程序文件中的表：采购纪录-005）中规定的质量、价格、交货期要求的监督工作。 5.1.1.2 负责收集、整理、评价厂家资料，并向材料管理处项目管理科提交合格供方资料，由材料管理处处长最终审核和审定。 5.1.1.3 负责组织大宗材料集中比质比价招标采购工作。 5.1.1.4 负责组织大宗材料集中比质比价招标采购的合同签订工作。 5.1.2 项目物管部职责 5.1.2.1 负责所提交集中采购材料计划汇总表（材料管理程序文件中的采购纪录-005）的准确性。 5.1.2.2 负责执行集中采购合同过程中需用计划变更的及时提交材料需用计划变更表（附表4）。 5.1.2.3 负责集中采购合同执行过程中填写集中采购材料合同执行情况反馈表（材料管理程序文件中的表：材料纪录-008），并保证相关内容的真实性。5.1.2.4 负责集中采购合同执行的过程管理，包括集中采购材料的验收（质量、数量、资料）和集中采购材料的结算付款工作。5.1.2.5负责对采购中心委托采购的A类材料进行比质比价招（议）标采购，并做好纪录。具体采购过程管理参见材料管理程序，比质比价评标办法参见本文件有关采购的规定。 5.1.3 相关部门职责 5.1.3.1 建设公司计财部负责监督采购合同的履约情况。 5.1.3.2 建设公司纪委负责监督合格供方评审过程、集中采购材料需用计划汇总表审报过程、采购过程和合同履行过程（包括验收、付款）。 5.1.3.3 项目经济部负责集中采购材料需用计划汇总表按单位工程材料完整性、及时性填报。 5.2 分工序号工作名称责任部门相关部门1合格供方评审采购中心项目物管部2需用计划提交项目物管部项目经济部、公司纪委3采购计划编制采购中心项目物管部4采购及合同管理采购中心公司计财部、公司纪委、项目物管部5采购合同执行过程控制项目物管部采购中心、公司计财部、公司纪委6验收项目物管部公司纪委、采购中心7付款结算项目物管部采购中心、公司纪委8评价与总结采购中心项目物管部6.集中采购管理流程6.1 合格供方评审 6.1.1 根据各项目部上报的供方资料，选定合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。 6.1.2 根据在互联网上查寻所得供方资料，选择合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。 6.1.3 根据其它信息渠道寻找到的供方资料，选择合格供方进行评审，提交材料管理部物资管理科。 6.1.4 根据新开项目的项目物管部，在施工前对当地的大宗材料供方进行考查、评价的供方资料，进行合格供方评审，提交材料管理部物资管理科。6.1.5 向材料管理部物资管理科提交的、经过评价的合格供方资料，应包括企业资质、资信、价格、服务、安全、环保、联系方式等信息，填写物资供方评价表（附表一）。 6.1.6 项目物管部每月将“集中采购供方的供应数量、质量、供应及时性、服务情况”以集中采购材料合同执行情况反馈表形式报送到采购中心，便于采购中心对供方重新评审，并填写物资供方重新评价表（附表二）。 6.1.7 合格供方评审小组由材料管理部与项目部人员组成，根据市场情况和项目部提供的反馈信息每季进行评审。 6.1.8 合格供方评审的准则：a、有具有国家或行业认可的资质；b、应具有营业执照、产品的生产许可证；c、应具有产品检验合格证明；d、供方的产品应满足环境保护和职业健康安全要求； 6.2 集中采购材料需用计划汇总表的提交 6.2.1 项目施工部门根据施工需要编制“工程材料计划”。 6.2.2 项目经理部对施工部门的材料计划进行单位工程查图审核，杜绝零打碎敲，审核后报送项目物管部。 6.2.3 项目物管部汇总经项目经济部审核后的“工程材料计划”，对大宗材料单独汇总上报采购中心集中采购。 6.2.4 组价材料由项目经理部向甲方组价，组价价格不得低于市场平均零售采购价。 6.2.5 材料费参与让利的工程，需用计划上报之前，项目经理部要计算材料采购价让利后的盈亏，如亏损，该材料尽可能地让甲方供应。 6.2.6 大宗材料的集中采购材料需用计划汇总表应包括以下内容：名称、品种（或理化指标）、规格型号、计量单位、数量（含净用量和损耗率）、质量要求、环保和安全要求、使用时间等。6.2.7 大宗材料集中采购材料需用计划汇总表，必须经项目物管部长审核、项目主管领导批准后，以传真形式上报采购中心。6.2.8 集中采购材料需用计划汇总表提交时间应遵照下表执行：类别材料名称提交时间（与交货期相比）类别材料名称提交时间（与交货期相比）1水泥10天9桥架30天2砼外加剂15天10灯具30天3木材（多层板、竹胶板）10天11油漆涂料20天4焊接材料10天12保温材料15天5高强螺栓15天13阀门管件15天6电线电缆45天14轨道配件10天7钢材30天15玻璃及采光带10天8各类门窗30天16滑触线30天17劳动防护用品15天如未按规定提交时间提交集中采购材料需用计划汇总表，交货时间相应顺延，采购中心应尽力满足交货要求。(时间表以后会逐渐缩短) 6.3 采购计划的编制6.3.1 采购中心计划员对各项目部集中采购材料需用计划汇总表进行审核、汇总后，编制集中采购材料计划汇总表（附表3）。6.3.2 集中采购材料计划汇总表编制后，充分与相关项目部沟通，由采购中心主任审核、批准，下发采购中心各对应接口材料员。6.3.3 各对应接口材料员根据集中采购材料计划汇总表，编制材料采购计划（附表5）（或集中采购材料询价表）。 6.4 采购 6.4.1 采购中心依据材料采购计划向相关的合格供方（不少于3家），进行技术确认和价格、付款条件的咨询，并结合项目物管部相关数据（技术条件、附加要求等）形成对比资料。 6.4.2 经比较部分材料在项目部采购更有优势的，可由采购中心以传真形式委托项目物管部自行采购，项目物管部应结合采购中心发布的价格信息，对多个合格供方进行分析对比，按照本文件中有关比质比价招标采购的规定，形成文字材料（内容包括被选中供方的理由述明），连同采购合同（复印件或副本），于签订日后7天内返回采购中心备案。 6.4.3 属采购中心采购的材料由比质比价采购小组进行采购，具备招标条件的材料采购实行招标采购。 6.4.3.1 一次性材料金额在30万元以上的比质比价采购，由材料管理部领导牵头，会同有关部门成员参加，进行采购。 6.4.3.2 一次性材料金额在30万元之下比质比价采购，由采购中心主任牵头，会同有关部门成员参加，进行采购。6.4.4 比质比价采购的程序，采用综合评分定标。6.4.4.1 宣读评定标的打分标准：三项指标综合评分法则（附表6）6.4.4.2 宣读各参加投标供方的报价6.4.4.3 会议竞价（比质比价、议价采购）6.4.4.4 小组评定打分，打分的主要因素有：质量、价格、交货期、付款条件等综合评分，根据各因素的重要程度给出一定的权数，如：质量因素给定权数10%，则质量都符合要求，综合评分在该因素的差别就不大，如：价格因素是指净价格（净价格=报价折扣运费），权数为70%，报价因素得分标准以（净报价-最低价）/最低价来衡量。当偏差范围为03%得分为100，37%得分为80，710%得分为50，1015%得分为30；如最低价为木材1000元/m3，某供方报价为1050元/m3，则报价得分为80分；报价权数得分为80*70%=56分，最后汇总每个参加评定人员、每个因素的权数得分总和后，得出综合评定分值，确定中标供方。其过程中各评委填写比质比价评委评审表（附表七），最后汇总为比质比价汇总评审表（附表八） 6.4.5 采购中心整理比质比价采购结果并述明被选中供方的理由，报材料管理部领导审批后，签订采购合同，对于急用材料，填写急需材料特需审批表（附表九），由材料管理部领导特批后，可采取先供货，后补签合同的方式进行。 6.4.6 材料采购合同中除正常的合同条款外，必须包含如下内容：物资名称、规格、型号、材质、计量单位、数量、交货时间、验收条件和标准、质量保证、环保及职业健康安全要求、安全保险，化学品、危险品控制要求，售后服务、质保期及违约责任等，见购销合同（附表十）。 6.4.7 签订后的采购合同由采购中心存档管理并分发给项目经理部、公司计财部。 6.5 采购合同执行过程控制 6.5.1 项目物管部负责对合同实施的过程控制。相关部门的人员是施工部门和项目经理部的人员。 6.5.2 质量、运输与交货期的管理：项目物管部及时与供方取得联系，必要时组织相关人员对所采购的物资进行出厂前（或运输前）的检验。 6.5.3 中间变更：因工程合同变更或设计变更所引起的用料计划的变更，项目物管部应以书面形式及时（12小时之内）通知采购中心，以便及时调整采购计划或合同，避免引起不必要的浪费。采购中心必须在12小时之内将采购合同和采购计划变更情况通知相关的项目部。 6.5.4 项目物管部负责合同执行过程中资料、记录整理并归档。 6.6 验收 6.6.1 项目物管部负责集中采购材料进场的接货与验收工作，必要时采购中心经办人参与接货验收。 6.6.2 验收依据:采购合同、合同过程记录资料。 6.6.3 验收标准：合同约定的验收标准 6.6.4 验收记录：由施工部门保管员或材料员登记并存档。 6.7 付款结算 6.7.1 集中采购的材料，由项目物管部请款报销，项目部付款。 6.7.2 项目部付款依据：采购合同、项目物管部报销凭证及过程记录资料。 6.7.3 结算：根据采购合同要求对变更、违约、质保金等进行结算。 6.7.4 项目物管部和项目财务部同时管理好合同付款与结算的有效凭证及资料，以备查。 6.8 评价与总结 6.8.1 采购中心负责组织相关部门每季度对供方进行评价，进行合格供方的重新登记，重新登记后的合格供方通报各项目物管部。不合格的供方不得被采购中心和项目部采用。 6.8.2 采购中心组织相关项目部对用料计划量与供应量进行核实，整理出计划量、采购量、接收量和剩余量之间的数量关系，分析备用系数是否合适，总结失误点，作为改进操作的依据。 7. 附则 7.1 本办法是根据建设公司QHSE质量环境职业健康安全管理体系程序文件2006年第三次修订版修订的，有关资料、记录由相关部门、人员负责归档保存。7.2 本办法自2003年3月1日起施行。7.3 本办法自2006年6月修订。附：1、物资供方评价表（采购中心填写） 2、物资供方重新评价表（采购中心填写） 3、集中采购材料计划汇总表（采购中心填写） 4、材料需用计划变更表（项目部填写）5、材料采购计划（采购中心填写） 6、三项指标综合评分法则 7、比质比价评委评审表（采购中心填写） 8、比质比价汇总评审表（采购中心填写） 9、急需材料特需审批表（项目部填写） 10、购销合同（采购中心填写）附件1：物资供方评价表产品类别供方名称负责人供方地址评审日期联系电话评价标准:满足标准打“” _是否具有国家或行业认可资质的厂家。 _是否具有营业执照、产品生产许可证。 _是否具有产品检验合格证明。 _供方的产品满足环境保护和职业安全健康要求。 其它资质、资料： 经办人：参签字：加 采购中心主任：员意签字：见 材料管理处处长：签字：初评结果： 合格供方 不合格供方审批结果： 合格供方 审批人签字： 不合格供方 审批日期：制表人：日期：制表人： 日期：附件2：物资供方重新评价表供方名称生产产地 项目使用的产品： 项目使用产品情况：重新评价准则：符合打“”有下列之一者，淘汰项打“” _产品质量是否达到合同要求 _有无环境和安全事故 _供货是否及时服务是否周到 _使用所提供的物资影响工程质量的 _物资供应不及时而影响工期的 _供方服务态度差，服务质量低的 _有重大环境或安全事故的 结论： 经办人:采购中心主任：制表人：日期：附件3： 集中采购材料计划汇总表材料名称:编号：中心-XXXXX序号材料名称规格、型号、材质单位需用数量其 它项目部报价单价（元）需用时间其它收（发）件人 备注（项目部名称）（单位工程名称）（图号或工程名称）（图号或工程名称）（计划编号）（计划编号）填制人：采购中心主任：填制时间： 年 月 日附件4：材料需用计划变更表工程名称：编号：XXX项目部200 （月份）（顺序号） 原 计 划 变 更 计 划编号材料名称规格、型号、材质计量单位数量需用时间编号材料名称规格、型号、材质计量单位数量需用时间备 注填制人：上报时间： 年 月 日附件5：材料采购计划年 月 日编制依据： 供货单位：物资名称规格质量要求单位数 量备 注经办人：附件6：三项指标综合评分法则1、 报价：70分最低报价： 70分超过最低报价03% 65分超过最低报价37% 60分超过最低报价710% 55分超过最低报价1015% 50分超过最低报价15%以上 报价作废2、 企业资质、产品质量：10分组成：产品有地、市级以上质检部门检验的合格证明（4分） 有地、市级以上质检部门颁发的生产许可证或地、市级名优产品（3分） 企业通过ISO9002认证（3分）3、 信誉及优惠：20分（1）、信誉：5分老用户信誉反映良好（5分）；老用户信誉反映较好（3分）。（2）、优惠：15分 组成：送到现场指定地点卸车（2分）； 零星送货（3分）； 垫资（最优惠为10分；次之为5分）。最后除报价合格外，其余两项有一个不合格，则为废标。附件7：比质比价评委评审表材料名称：投标单位报价元/ （70分）企业资质、产品质量（10分）信誉及优惠（20分）评分合计（分）评委签字： 年 月 日附件8：比质比价汇总评审表材料名称：投标单位报价 元/ （70分）企业资质、产品质量（10分）信誉及优惠（20分）评分合计（分）参评部门中心主任： 监督员： 经手人： 年 月 日 附件9：急需材料特需审批表 处长: 项目部物管部 年 月 日上报的材料急需进货(明细表见下表)，因时间紧迫，比质比价招标工作不能提前进行，特请示上级领导批准物资采购中心先行采购，后补办相应手续。材料品名规格型号材质计量单位需用数量需用时间价格（元）厂家材 料 管 理 处 采 购 中 心年 月 日附件10：购 销 合 同合同编号：中心-XXX项目部XX材料类别XXX（流水号） 签订日期：_供方： 需方：根据经济合同法和有关政策规定，经双方协商，签订本合同，以资共同信守。品 名规格型号单 位数 量单 价金 额交货时间总计金额（大写）：一、 产品质量标准及包装要求：_二、 安全环保要求：_三、质量检验及验收方法：施工现场卸车落地后验收交接，_四、交（提）货单位及方法、运输方式及地点：_五、费用负担：_六、结算方式：_七、本合同依法签订，经供需双方盖章和代表人盖章（或签字），即具有法律效力，双方均应严格执行，任何一方不得擅自变更或解除，如因故需要变动，应经双方协商一致另立协议后才能变更或解除。任何一方不按规定履行合同，按经济合同法承担经济责任。八、其他：_九、本合同一式 份