外贸部门实际方案.doc

外贸部门实际方案 目录 第1部分：外贸平台的建设 一：外贸业务部门建设涉及的基本领域 二：外贸业务部门的工作流程 三：外贸业务部门的工作要求 四：外贸业务部门的贸易条件 五：外贸部站的内部工作人员配备 第2部分：国际市场的开拓 一：外贸主营产品、发展方向的确定 二：国外客户资源分布群的简要概述及特点 三：国际市场开拓的主要途径 第3部分：总结 第1部分外贸平台的建设 一：外贸业务部门建设涉及的基本领域 1行政机关的注册、登记包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理；整个流程办理结束大概1个月时间,最快1周内可以完成 2外贸部门的组建外贸部门作为一个团队由于分工不同一般由业务员财会（负责核销、退税）、单证员质检员组成人员的数量依据业务量而定；在公司创业初期由于业务量不大可以一人多职如业务员可以负责单证的处理 3货运代理快递公司的选择、确定 从实际操作看目前大多数外贸公司的相关业务都是委托中介公司来完成的如货物的进出口报关商品法定检验及办理货物运输保险可以省时省事但选择合适的中介公司对外贸公司非常重要；好的中介公司可以促进外贸业务的发展选择中介公司基本要求应该是业务熟练专业知识强服务效率高收费合理 由于外贸公司的日常邮件多费用较大选择合适的国际快递公司可以有效节约费用通过对全球主要快递公司的考察ups收费相对便宜（可以打折到73%）时间上也比较快一般在23个工作日可以到达全球各地唯一的缺点是货物的重量由ups在事后帐单中告之 4公司形象的建立如网站产品规格、样品陈列 公司形象是开拓外贸业务时公司的“名片”外商往往是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的一个有实力让外商感觉可信赖的公司不仅可以加快合作的进程而且也有利于将来业务量的不断拓展 如何建设公司外贸形象可以由委托专业的网络公司、广告公司按照客户的旨意进行设计、策划当然公司外贸形象的建设也是逐步发展不断完善的不可能一步到位 5参加外贸行业协会成为会员 上海市外贸行业协会现有会员在5000家企业左右（包括浦东新区外贸协会）外贸协会的主要功能是为企业提供市场最新动态邀请相关主管部门如海关、税务、商检、外汇局主管领导为企业进行培训、讲座内容涉及国家最新外贸政策变化以及进出口操作实际注意事项等由于外贸协会和政府的关系密切在企业遭受困难由协会出面有利于困难顺利解决；另外随着国际贸易争端纷起反倾销案件的增多在外贸协会的组织下的积极应诉据统计获胜的案件很多 二：外贸业务部门的工作流程 1客户询盘：一般在客户下订单之前都会有相关的orderinquiry给业务部做一些细节上的了解 2报价：业务部及时回复客人查询确定货物品名型号生产厂家数量交货期付款方式包装规格及柜型等performainvoice给客户做正式报价 3得到订单：经过洽谈收到客户正式的订单purchaseorder 4下生产订单：得到客人的订单确认后给工厂下订单安排生产计划 5业务审批：业务部收到订单后首先做出业务审核表按出口合同审核表的项目如实填写尽可能将各种预计费用都列明合同审批需附上客人订单传真件与工厂的收购合同审核表要由业务员签名部门经理审批再交管理部人员审核后才能执行如金额较大的或有预付款和佣金等条款的要经公司总经理审批才行合同审批之后制成销售订单交给部门进程员跟进 6下达生产通知：业务部在确定交货期后满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是l/c付款的客户通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证检查是否存在错误交货期能否保障及其他可能的问题如有问题应立即请客人改证6.2：如果是t/t付款的客户要确认定金已经到账6.3：如果是放帐客户或通过银行d/a等方式收汇等需经理确认 7验货7.1：在交货期前一周要通知公司验货员验货7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的要在交货期一周前约客户查货并将查货日期告知计划部7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的要在交货期两周前与验货公司联系预约验货时间确保在交货期前安排好时间确定后将验货时间通知工厂 8制备基本文件工厂提供的装箱资料制作出口合同出口商业发票装箱单等文件（应由业务跟单员制作交给单证员） 9商检：如果是国家法定商检产品在给工厂下订单时要说明商检要求并提供出口合同发票等商检所需资料而且要告诉工厂将来产品的出口口岸便于工厂办理商检应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条 10报关 11出口收汇 12公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料file包括此张单涉及到的所有资料 三：外贸业务部门的工作要求 外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门要其它各部门的有力支持工作才能做的有效有序 在客户问价格时有的是比较熟悉的有的则不能一时通知价格这时要同采购部多沟通以了解成本等价格因素另有时客人会因在价格上不作让步或让工厂多让步这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽 同生产部要及时了解生产安排情况如有新订单要及时同生产部沟通以便安排订单生产在特殊情况下（指客货较急的情况下同生产部协同操作订单安排但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排 1周期长工作隐性 2工作方式上：要与工厂工作同步公司给一定的自由度因可能外出会客接客找样办看办看厂（主要指配件） 3部门上班时间为：8：0012：001：306：00 部门不加班（特殊情况例外） 4公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题 5外贸主管可以有相应的活动经费 （但只适合在一定的范围之内） 6公司给外贸部门车辆方面的主便可以及时调用公司交通工具 7外贸部门在传达有关订单信息时要求指令明确不能含糊不清 8每期新产品一定要拍照外理存档图象大小统一格式统一能直接上传网上 使用 9公司网站设计要具有时代特性英中文简单明了主要突出产品网上产 品要及时更新 10外贸部门要整理一份报价单应明确单价的上下浮动范围以便能随情况掌 握不至被动 11公司有专有电话线及传真线给外贸部门传真线分线安装 12部门资料要整理清晰明了分类归档如给客人报价资料要按类归档以 便到时查验 13信息要及时处理当天的信息争取当天处理完毕当天询价要当天回给客人 14确保按照合同上要求按质按量交货此处外贸部门有独立性不得迁就 其它部门的意见 15在同客户沟通每一环节中要把服务做到前面 16主管的指令要明确 17办公室区不准打私人电话 18办公室区不准吸烟（如有客例外） 19办公时间不准上网聊天 四：外贸业务部门的贸易条件 1打样： 样办在订单处理中占到十分重要的位置故要求对样办的要求要小心认真如客有要求寄办在可能的情况下要尽量寄办给客人；但要参考下列要求 公司根据客人要求提供样办但要收取相应的样办费用具体情况以实际操作为准（具体情况视客而定） 在收到样办费用后给客提供样办如国外客户样办费用要计算运费在内（特殊情况视具体情况而订由部门主管快定） 打样寄办后要留存资料以备查 所填样办单送交会计一份 2合同： 大部分的商业行为都以合同为规范标准以确定双方的权利和义务故如有同客人签订合同则一定要根据合同要求处理在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况如在没有保证的前提下不要随便签订 如客人在合同中列出一些特别要求要视情况及时与经理取的沟通确认可以达到客要求后再签订 合同中的四要素一定要仔细核对清楚：（价格数量质量要求交货日期）在有疑问时要同客人沟通 3付款方式的选择： 公司外贸部门的收款方式暂时为： 现金付款 t/t l/c 大笔的货款：公司暂不接受： d/patsight/ moneygram paypal creditcard check