（管理科学与工程专业论文）动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究.pdf

内容摘要 在w t 0 全球经济一体化及买方市场格局的环境下，商业分销企业间的竞争愈演愈烈、充满 变数商业分销管理面临战略、战术、作业各个层次上的问题，无论是企业内部的管理组织和 业务组织，还是和企业相关的合作组织。都需要进行有效的管理。 商业分销管理信息系统采用信息化技术在企业门户、业务运作、管理控制、分析决策等 多个层面上解决了一系列的分销管理问题分别采用企业交易门户、运营管理系统、决策支持 系统模式，对企业的合作组织、业务组织、管理组织进行管理。 动态工作流技术的应用是本文所研究的商业分销管理信息系统的最火特色。动态工作漉环 境可以为建立分销系统提供一些优势，方便的进行流程定义、实例驱动、应用交互管理、应用 数据管理等。 本文利用动态工作流技术的基本思想，结合作者具体规划与参与实施的一个系统应用实例， 综合分析和研究了商业分销管理中的管理信息系统应蠲，为企业各个层面解决商业分销中的一 些问题提供基本方法和理念，并希望引起商业分销企业的共同关注，推动商业分销管理信息系 统及其核心的动态工作流技术的研究和应用。 关键词：商业分销管理信息系统动态工作流 a b s t r a c t u n d e ra n dc i r c u m s t a n c e so f g l o b a le c o n o m y i n t e g r i t ya n db u y e r sm a r k e tp a r e m ，c o m p e t i t i o n m n o n gt h ed i s t r i b u t o r sb e c a m em o r ef i e r c e ，t h e r e f o r et h ep r o b l e m sr e g a r d i n gs t r a t e g y ，t a c t i c sa n d o p e r a t i o ne m e r g e i nb r i e f , e f f e c t i v em a n a g e m e n ti sr e q u i r e df o rb o t hi n n e ra n do u t e rs i d eo ft h e e n t e r p r i s e s t h em i so f c o m m e r c i a ld i s t r i b u t i o na r e aa d o p t si n f o r m a t i o nt e c h n i q u e st os o l v et h ep r o b l e m s o c c u r r e di nv a r i o u sl a y e r so f a p p e a r a n c e ，o p e r a t i o n ，c o n t r o la n ds t r a t e g i cd e c i s i o nw i t ht h em e t h o d s o f t h ep o r t a lo f e n t e r p r i s et r a n s a c t i o n o p e r a t i o nm a n a g e m e n ta n dd s sm o d e t h i st h e s i s sg r e a tc h a r a c t e r i s t i c si st h ea p p l i c a t i o no f d y n a m i c w o r k f l o w i nm i so fc o m m e r c i a ld i s t r i b u t i o na r e a , w h i c hw i l lf a c i l i t a t et h ew o r ko fp r o c e s sd e f i n i t i o n ， i n s t a n c e d r i v e n 、a p p l i c a t i o ni n t e r a c t i o nm a n a g e m e n t 、a p p l i c a t i o n d a t am a n a g e m e n t 。 b a s e do nt h ed y n a m i c w o r k - f l o wt e c h n i q u e sa n dal i v i n gs y s t e ma p p l i c a t i o ne x a m p l ew h i c h t h ea u t h o rh a s p a r t i c i p a t e di n ，t h et h e s i si ss t u d y i n ga n da n a l y z i n g t h ep r e v a i l i n gm i si nc o m m e r c i a l d i s t r i b u t i o na l * e rw i t ht h ea i mt or a i s es o m eb a s i cm e a s u r ea n di d e a i t sm o r es i g n i f i c a n ti f t h i ss y s t e m c a l lr r o u s et h ec o m m o nc o n c e r ni nt h ei n d u s t r ya n dp r o m o t er e l e v a n ts t u d ya n da p p l i c a t i o n k e y w o r d s ：c o m m e r c i a ld i s t r i b u t i o n m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e md y n a m i c w o r kf l o w 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 刖舌 经过2 0 余年的市场经济发展，中国的消费品市场已经进入成熟阶段，出现了一些规模 较大的企业集团。竞争现实促使其不断进行着技术、产品和推广方面的创新，然而在分销管 理方面大多数企业沿用的仍是经营初期传统的渠道模式和管理方式。加入世贸后，中国将 在2 5 年的过渡期内逐步放开批发、零售服务、佣金代理服务、特许经营和其他分销服务 业。过渡期结束后，国内企业在流通领域中参与国际合作与竞争的激烈程度要远远大于过去 和现在。国内商业流通企业必须打一场时间差的仗，在全球经济一体化环境下生存与发展。 借助先进的动态工作流技术，打造赢得市场的分销管理信息系统是保障分销体系高效运 作的关键基础。因为只有分销管理信息系统才可能支持商业企业庞大的信息收集与处理，实 现对网络前端现场数据的收集、汇总、分析，实时准确把握销售规律和趋势，并在此基础上 有效地运用互联网电子信息技术改善跨地域的企业内部和外部之间的信息交流。同时通过借 助先进的技术手段动态工作流技术，可以更好地满足商业企业业务流程管理不断变化发 展的需要，支持管理提升，最终实现与客户、供应商及合作伙伴的价值链的整体提升。 作者是软件公司管理咨询顾问，作为项目经理负责过多家商业企业的管理咨询工作领 导团队从事需求调研到需求分析、系统规划、项目实施的全过程r r 服务。本文结合管理理 论，采用系统分析的方法提出商业企业管理面临的主要问题，分析了解决多层次、不同组 织管理问题并提出的有效方法，在此基础上提出了实现商业企业管理目标的管理手段和技术 保障体系，并结合实际案例论述信息系统的具体实现。作者希望本文探讨的这些内容能引起 管理人员、技术服务人员的关注，对推动商业分销管理信息系统的研究，提升商业企业经营 管理水平起到一定的借鉴作甩， 本文第一章分析了商业分销管理的现状和面临的问题，以及商业分销企业中的管理组 织、业务组织及相关的合作组织当前面临的一些问题。第二章提出通过商业分销管理信息系 统解决这些问题，具体分析了系统可以解决的各类管理问题及其多层管理架构，并探讨了系 统对管理组织、业务组织和合作组织进行管理的模式。第三章重点研究了商业分销管理信息 系统的核心系统及其技术动态工作流对其参考模型、管理优势及管理的逻辑结构进行 了具体的阐述，并通过应用示例进行了具体说明。第四章通过作者具体规划与参与实施的一 个系统应用实例，进一步阐述了本文的主要观点，对前面的分析和研究进行了必要的补充。 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 第一章商业分销管理及其现状分析 1 1 商业分销管理的定义 商业分销是企业整个销售系统的三个子系统之一。科特勒在他的营销管理中曾引用 柯莱的一段话：“商业分销系统是一项关键性的外部资源。它的建立通常需要若干年，并且 不是轻易可以改变的。它的重要性不亚于其它关键性的内部资源，诸如制造部门、研究部门、 工程部门和地区销售人员及辅助设备等等。对于大量从事分销活动的独立的企业以及它们为 之服务的某一特定的市场而言，商业分销系统代表着一种重要的公司义务的承诺。同时，它 也代表着构成这种基本组织的一系列政策和时间活动的承诺，这些政策和实践将编制成一个 巨大的长期的关系网。” 商业分销作为一个系统，涵盖了行为、活动、政策、策略、渠道、机构、人力、组织、 结构、机制、层级、流程、信息、沟通、关系、网络、权利、承诺、产品、品牌、推广、促 进、配送、服务、仓储、货架、交易、货款、时间、空间等各个层面的内容，是非常关键的。 这样的系统需要科学的管理也只有通过有效的商业分销管理，才能有效地实现“公司义务 承诺”和“政策与活动承诺”。 1 2 商业分销管理面临多层次的管理问题 在计算机、网络及通讯技术迅猛发展。w t o 全球经济一体化及买方市场格局的环境f ， 商业分销企业间的竞争愈演愈烈、充满变数。不同的管理层次面临的管理问题各异，商业分 销企业要想获得竞争优势。必须从战略、战术及作业三个层次回答主要的问题： 1 2 1战略层次的管理问题 如何在微利时代通过有效控制运营成本实现企业盈利目标? 如何及时获取并有效分析分销网络各个环节准确的经营信息，以提高决策质量? 如何避免高速发展带来的管理滞后。达成分销网络建设过程中速度与质量的最优组 合? 2 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 1 2 2战术层次的管理问题 如何及时了解分销体系各个环节的销售情况及库存情况，通过有效的资源调配发挥 分销网络的整体优势? 如何对渠道的利益分配进行管理，如通过价格管理等手段避免渠道商之间的利益冲 突，同时在终端市场上保持价格竞争力? 如何掌握重要的客户资源和地区市场? 如何避免业务人员跳槽带来的业务波动? 如何全面了解外派工作人员的工作情况，及时掌握市场上其他竞争对手的最新动 态? 1 2 3作业层次的管理问题 如何确保内部工作规范( 流程) 的贯彻实施? 如何提高工作效率，降低失误? ( 如缩短从下订单到审批发货的时间周期、降低发 货差错率) 如何通过改善客户服务质量提高客户满意度? 1 3 商业分销管理中的组织及其面临的问题 在企业多级分销网络体系中，一些是企业拥有主权和管理权的比如各销售大区、销售 分公司、经营办事处、中转仓库、配送中心、结算中心等等；一些是企业的合作伙伴，诸如 各种经销商、批发商、大型卖场、超级市场、专卖店、连锁店等等。对于渠道通路上这些不 同的组织在分销业务管理和信息系统实施方面都存在很大的差异。一般可以按照业务内容和 管理方式的不同将其区分为管理组织、业务组织和合作组织三类组织。 1 3 1管理组织管理及其面临的问题 管理组织主要指行使管理、决策职能的机构和部门，包括总部的决策机构以及销售大区 的管理部门等等。 管理组织应解决经营性决策的四个基本问题：卖什么( 产品结构) 、卖给谁( 市场定位) 、 3 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 从哪里买( 渠道选择) 、由谁买卖( 用人) 和战略决策分析的基本素材，帮助确定企业的目 标，并制定实现目标的战略计划。因此，不但需要常规数据，还需要历史数据。计算机必须 能提供辅助决策的依据，如业务、财务、人事等综合分析的功能，再由决策者根据自己的经 验作出问题的解答。 1 3 。2业务组织管理及其面临的问题 业务组织指按照管理组织制定的业务流程执行具体业务操作的组织，比如各地的销售分 公司、经营办事处、中转仓库、配送中心、结算中心等等。 业务组织主要从事日常事务性工作，包括订货、验收、配货、变价、调拨、销售等数据 的收集、统计并打印各种业务报表、查询自动生成的会计凭证以及相应的报表、后台的基础 数据管理和商品条形码的发行制作等等。业务组织管理应为管理和决策提供基础信息，其处 理信息量大，是商业企业信息化管理的基础。此外。业务组织还要进行事务管理工作，包括 对企业的合同、购进、销售、仓储、财务、人事、库存、计算机系统基础信息等方面的各种 表单进行审核、管理和控制，处理来自日常事务性工作的信息。所产生的信息提供给决策层 使用。 1 3 3合作组织管理及其面临的问题 合作组织指渠道通路上协助企业共同完成商品流通的各种合作伙伴。比如批发商、经销 商、大型卖场、销售终端等等。 合作组织的管理主要侧重于合作组织的最关键业务数据的收集和分析从而让企业高层 领导和管理部门及时掌握和控制销售过程的动态，包括：各级分销点的库存情况、销售信息 ( 销量、价格、销售速度、产品品种的销售比例等) 、基本财务情况、销售计划完成情况、 代理商经销商的成绩、竞争对手的同比情报等等，并在此基础上加以多角度科学化的分析， 从而决策企业的战略部署，包括地区配送商品数量、品种的确定，销售任务的确定，销售价 格等等竞争手段的确定。 4 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 第二章商业分销管理信息系统 随着i n t e r n e t 技术的迅猛发展，几乎所有的企业都不约而同的提出了有效地运用互连弼 电子信息技术改善企业内部和外部之间的信息交流，以解决不同管理组织在不同管理层次的 管理问题。大多数企业愈来愈认识到他们的利益其实是与客户、供应商及合作伙伴紧密联系 在一起的并形成了不可分开的价值链。如何构建企业价值链的信息平台? 这不仅仅是个 i t 技术问题，更主要的是价值链上的所有机构达成一致的观念，并具备实际可行的协同商 务规范与制度的问题。商业分销管理信息系统应通过规范业务流程，通过财务与业务一体化， 通过及时采集、汇总、分析各个分销节点的经营数据，使分销总部可以实现对整个分销网络 的集中控制和营运标准化、提高市场反映速度和决策质量。 2 1 商业分销管理信息系统的定义 管理信息系统( m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m s ，简称m i s ) 在现代社会已深入到各行 各业，由于计算机技术的迅速发展和普及，m i s 事实上已成为计算机m i s 。m i s 是一个不 断发展的新型学科，m i s 的定义随着计算机技术和通讯技术的进步也在不断更新，在现阶段 普遍认为m i s 是由人和计算机设备或其他信息处理手段组成并用于管理信息的系统。 用于商业分销领域的管理信息系统就称为商业分销管理信息系统。 2 2 商业分销管理信息系统解决的管理问题 题： 结合分销管理的特点，我们将分销管理信息系统的研究思路定位于解决以f j 个关键问 2 2 1如何打造一个可控的分销体系 为了扩大销售和市场占有率，企业建立了一定规模的分销网络，包括独立的销售公司、 销售大区、省级分公司、地区业务代表处。还有广泛的代理商、合作伙伴、经销商。面对各 种各样的批发渠道、直营渠道、特种渠道企业采取了不同的销售管理策略。一些分销网络机 5 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 构是企业拥有主权和管理权的，而另一些却是伙伴合作关系，最终形成了一个面向终端客户 的多层次较大覆盖规模的多级分销网络。 2 2 2如何扁平化长通路并保持市场拓展的广度 从厂家到消费者的通路越长就使得管理越复杂：通路越长则物流时间也越长，物流时间 一、 1 ， 长就容易使渠道产生断货恐慌。为了防止断货就需要具备一定的库存储备j 库存储备过高又 一、：、 ，一一 l 一“ 造成大量资金占用，一旦市场变化。势必造成产最积压部分地区断货，部分地区积压。商 、- 一二，、 品积压的分销商为了快速变现，往往采取低价倾销的策略，又造成跨区窜货现象。跨区窜货 ，一：+ 。一7 不仅严重挫伤了经销商的积极性，绲乱的价格更造成了消费者的恐慌整个销售体系进入了 、 - 一种恶性循环的状态。同时，在厂家的商品到达市场的过程中。中间商越多，企业对商品流 程和运输的控制就越小。长通路也增加了转运的几率和在不同的通路层次所提供的服务水平 参差不齐的可能性。 2 2 3如何提高要货计划的准确性并缩短物流配送周期 消费品行业的生产模式基本上是按库存生产。传统的分销网络中各级经销商随时进行要 货交易。即使自己组建的分支机构也存在要货计划与实际销售偏差巨大的现象，总部分配的 成品库存也会导致不同地区的断货或积压，这种计划与实际的差别往往需要分销机构的能动 性与拼搏才能疲惫地平衡。一次商品断货就有可能造成经销商的要货恐慌，经销商很有可能 扩大要货计划以作安全储备，多层次的销售网络更能把这种要货计划逐级放大。要货计划与 生产计划的周期不一致，市场预测的不准确，造成生产厂家盲目的追加生产数量。当这种背 离市场的要货计划得到供应的时候，很有可能造成库存积压而销售不动。同样，在另外的区 域市场，由于个别的原因造成了暂时商品积压，丽减少了要货补充，等到发现断货的时候已 经难以应对。一段时间断货，一段时间过剩，这个地区断货那个地区积压。如何解决? 提 高要货计划的准确性，缩短物流配送的周期，加强市场变化的敏感度是解决问题的关键。 2 2 4如何强化市场费用预算管理 企业为了打开市场提高品牌知名度经常进行各种广告宣传。为了协助经销商完成商 品销售，提高经销商的积极性，更需要针对性的组织各类促销活动。市场促销费用在企业销 6 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 售费用中占了很大的比例。如何控制费用的开支? 如何了解促销的效果? 如何合理调整费用 结构? 如何保证促销礼品的准确投放? 2 2 5如何实现信用管理事前控制、事中跟踪和事后分析 目前企业一般采用信用额度和信用期限的方式对销售客户进行应收帐款控制。由于缺乏 一个完善的信息系统，很多工作还是手工进行。繁杂的手工操作，易造成客户信用控制流于 形式，应收帐款分析由于缺少快速准确的信息系统，往往是每个月财务结帐后才发现问题， 不能真正做到事前控制。 2 2 6如何保障企业最大的商业资源 客户是企业最大的商业资源，企业应随时了解客户变化。不断调整策略，从而为客户提 供个性化的服务，提高客户满意度。系统结合客户的交易资料，提供客户的分类别管理，使 企业可以针对客户进行各种角度的分析：找出谁是潜在客户客户分哪几种类型，发现每一 种类型的客户有什么样的需求倾向，客户群体将有何种流动趋势，找出大客户的需求特征， 从而有效地为客户提供更好的产品和服务，扩大市场占有率。 2 2 7如何有效管理销售终端 零售终端是商品到消费者的最终环节是整个销售渠道的末端。销售终端作为拉动整个 分销体系的源动力。越来越受到生产厂家的重视。分销领域的竞争关键是销售终端的竞争。 以专卖连锁店、大型连锁超市、仓储式卖场为代表的新兴零售业态，凭借其网络规模、市场 覆盖面、集中采购、高市场份额等竞争优势，对制造商构成了极大的讨价还价力量。制造商 可以通过不断追求产品创新和提高品牌号召力来减少对零售商的依赖性，更重要的是销售人 员必须加强对零售终端的日常管理。在大型卖场和超市，我们看到了越来越多的厂家代表。 售点的生动化、产品的陈列情况、当前的库存状况、商品的最终流向、消费者的关注程度等， 都应该及时通过信息系统传递到总部管理层，便于掌握市场动态，调整产品结构以及保障商 品供应，让零售终端的渠道拉动作用充分发挥，从而加快商品流速。 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 2 2 8 如何实施企业“商业智能” 如何使用正确的工具和技术，实施企业“商业智能”可以帮助决策者回答棘手的商业方 面的问题：哪些客户是我们的目标? 如何提高工作效率? 哪些新市场将提供给我们最快速的 增长? 如何提高客户的忠诚度? 等等，都是企业非常关心的问题。在当今竞争异常激烈 的商业环境中，企业的业务操作包含大量的数据。成功的企业能够利用这些数据来增进对业 务的了解从而在业务的管理和发展上及时作出正确的判断，采取明智的行动。 2 3 商业分销管理信息系统的管理层次及基本管理要求 当今时代己不是规模经济和全能厂的时代，而是以速度取代规模的虚拟时代。企业在不 断扩大销售体系的同时。必须注意到现代企业的经营观念是“速度可以战胜规模”。及时、 准确地掌握和控制庞大销售体系中各方面的信息，从而及时准确地做出对应的决策是企业以 速度取胜的关键。另一方面，透过分布于市场前沿的销售机构，及时了解市场动向、客户需 求、竞争对手状态也是现代企业实现从传统的“研、产、销”模式向客户驱动的“销、研、 产”经营模式转化的首要条件。 面向“销、研、产”经营模式的分销管理信息系统采用多层管理架构，如下图所示。 图2 一1分销管理信息系统体系结构 8 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 该管理架构包含企业分销业务及管理层面，贯穿企业各项主要管理活动的管理。包 括企业门户、业务运作层、管理控制层和分析决策层。 2 3 1企业门户系统应用基本要求 首先，企业门户应可以集成商业分销管理信息系统其他相关的功能模块。在相应的权 限控制下，可以搜索到需要的系统信息。不同的角色可确定门户的个性化设置并自动设置相 关的门户的内容，包括外部网站的内容管理，可实现不同门户之间的协同工作，比如客户门 户和销售人员门户可完全对接等。从而实现整体商务平台又能满足特性化设置的功能。 其次，企业门户应通过一个单独的网关来访问信息和应用，将w e b 技术与企业的运作过 程相集成，从而对未组织的信息进行编目和跟踪。一方面，可将存储在企业内的各种数据源 转换为可用的信息，通过i n t e r n e t 传递，使用户更方便地来了解与企业有关的信息，也可 根据用户的商业需求和在企业中的角色来过滤i n t e r n e t 信息内容；另一方面，通过控制事 务的处理和内容，使得公司内部相互之间的通讯与交易变得更加有效率，从而减少信息循环 的时间，提高客户服务质量，增加收益、扩大市场份额。从而实现信息交互且信息高效传递。 2 3 2业务运作层系统应用基本要求 首先，界面应方便、简洁，这样可以降低对操作人员技能的要求，使他们尽快地适应工 作。在数据输出界面上，应实现任意的显示顺序选择、任意的排序、任意的显示项目、任意 的图形显示、主耍的统计指标随意查询等。对于需要打印的内容，应留有模拟打印的能力。 其次，数据录入关系到整个系统的准确性，数据一旦录错，将导致环环相扣的统计错误。 因此，在录入界面设计上，要采用严格的数据审核设计对于录入的数据，在存盘时必须按 各项内部一致性条件进行检查，防止数据差错。数据的录入要采用自动和人工相结合的方法。 2 3 3管理控制层系统应用基本要求 首先，数据的查询应提供十分自由的查询条件，实现数据的综合查询，可以输入任一个 或所有的条件进行查询，可以进行级联查询，可以输入通配符进行查询或根据要求自动查询。 9 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 例如在合同，订单的审批过程中，审批人能同屏查看到关于此单商品的历史和现状，包括前 几次的进价、进货时间、库存量、销售情况、保质期等能帮助判断的准确信息。从而实现数 据提取，灵活自由的要求。 其次，应用软件系统应提供丰富的选项，以适应业务的变化。商业企业是一个动态发展， 髓环境发展而变化的企业，这就要求应用软件在机构设置、业务流程、核算方法、代码定义、 环境指标方面有广泛的适应性，既可支持进销分离又可支持进销合一。只有具备丰富的选 项，才能保证系统投人使用之后能健康地运行，减少维护工作。 2 3 4分析决策层系统应用基本要求 首先应及时提供真实、完整的数据，高层决策者之所以能够胜任，是因为他们具有对无 法定义的问题进行洞察和正确判断的优势。决策的智力过程是一种无法编程的算法，让计算 机来进行自动决策是不现实的。因此，对他们决策的最好支持就是以最适当的方式提供他们 所需要的一切真实情况和数据。 其次应提供明确的指标和一目了然的报表，决策层系统开发的焦点要集中在“以最适当 的方式提供数据”上，决策层系统开发中的主要课题就是：如何以最容易被最高决策者或决 策群体所理解和接受的形式，向他们提供足够的、及时的数据，并使系统的操作极为简便。 从而使他们能亲自操纵、随心地查询和调用所需要的一切数据。 2 4 商业分销管理信息系统对不同组织进行管理的模式 面向“销、研、产”经营模式的商业分销管理信息系统设计定位于解决企业最关心的市 场问题，结合适合于企业分销体系的先进管理模式和最新信息技术手段解决企业面向市场时 面临的各种管理问题。 系统可分三个层次来分别实现对合作组织、业务组织和管理组织的信息系统覆盖a 1 ) 对于合作组织，系统采用“企业交易门户”的模式进行管理； 2 ) 对于业务组织，系统采用“运营管理系统”的模式进行管理，提供业务管理和流程 固化： 1 0 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 3 ) 对于管理组织，系统采用“决策支持系统”的模式进行管理，协助决策人员从多个 层面分析业务数据，及时发现市场机会、管理症结，为各类决策提供量化的依据。 2 4 1企业交易门户及其对合作组织进行管理的模式 “企业交易门户”注重合作组织最关键业务数据的收集和分析，从而使管理部门及时掌 握销售过程，决策渠道政策、渠道资源战略部署等。由于商务合作规范、品牌号召力、经销 商忠诚度、通讯环境以及人员素质等等因素，造成了企业交易门户的实施存在下列三种不同 的方式。 直接应用：某些合作伙伴与企业的合作十分紧密。也愿意接受企业的管理制度，比如特 约经销商，独家代理商等等。信息门户可以直接在这类合作组织中应用。这类分销伙伴 可以通过交易门户实现与企业的协同商务，诸如要货计划的上传、应收帐款的对帐等等。 也可以进行自己的销售、库存、结算等业务管理，在一个集成的平台上将业务数据实时 地传达到企业的管理决策部门，及时提供决策依据，并将企业的解决对策和业务进度反 馈给分销合作伙伴。 夺 业务拜访：某些合作组织与企业的合作关系仅仅是商务交易关系，不能接受应用“别人 的系统”，比如批发商、大型卖场；某些合作组织由于地理位置比较偏远，通讯条件很 差，业务人员的计算机操作技能不够等等原因不能直接应用企业交易门户。对于这些合 作组织企业一般采用业务员进行周期拜访的方式进行管理。“分销企业交易门户”可 以按照业务员的拜访计划自动打印拜访清单，协助业务员进行销售拜访，并将合作组织 的销售、库存等业务信息及时采集回来。某些条件具备的企业，业务员配备了掌上电脑 进行拜访信息的处理。信息门户采用e i a 技术，提供了开放的接口实现与掌上电脑的 对接。 系统对接：某些合作组织，比如专卖店和企业自营的连锁店等等销售终端，利用p o s 系统进行日常业务的管理。企业信息门户提供开放的接口实现与终端p o s 系统对接， 及时采集终端的业务数据，按照权限设置传达到相应的职能部门。 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 “企业交易门户”的功能结构图如下 图2 2“企业交易门户”功能结构图 “分销企业门户管理”提供会员管理、网上订货、帐务核对、拜访管理、信息查询等功 能。 2 4 ，1 1会员管理 会员管理实现由交易门户的浏览者成为企业注册会员的过程，并对会员信息进行维护。 同时，会员管理功能支持工作流和权限管理，更贴近于企业客户服务部门的日常业务操作。 嗣；e m 会员管理包括如下功能：会员注册、会员登录、会员密码维护、会员信息维护、会 员协议维护、会员审核、会员状态维护。 2 4 1 2网上订货 具备通讯条件的会员，可以通过i n t e r n e t 直接访问交易门户向企业下订货请求单，系统 依据订货清单结合会员信息自动生成网上订货请求单。会员也可以不经过订货清单，直接手 动填写订货请求单，这为企业的老客户减少了操作的步骤，提高了工效。会员继续在订货请 求单中填入收货地点、发票地址等其他订货信息，e c p 支持一张网上订货请求单中拥有多 交付时间、多收货地址、多发票地址、多货币、多付款方式、多支付方式、多交货方式等多 1 2 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 种灵活的订货请求。系统根据订货需求、报价和折扣情况自动计算交易金额。在提交订货请 求单之前，会员可以随时更改订货清单的信息。会员在确认订货请求单填写无误后可以向企 业提交之，订货请求单将自动进入企业的业务流程中，等待处理。 用户在操作时随时可以得到程序的使用指导，在操作行为上充分考虑了方便性与快捷 性，对于熟悉系统的人员可以采用录入的方式操作，对于需要记忆的内容系统将给予充分的 代码提示功能，用户仅仅通过可视化的条件组合随时得到有关信息的提示，用户仅仅点击鼠 标即可完成输入。在操作时系统拥有严格的数据纠错能力，每个程序对数据在系统中的合理 性都进行了台理性校验当有违背系统逻辑的数据进入时系统将自动给出提示。在模块操作 风格上，提供了完善的人性化界面，大大提高了操作的舒适性。 网上订货时需要的一些基础资料，诸如产品基础资料、报价资料，销售折扣定义以及系 统的安全管理、权限设置在后台系统中实现，会员可以应用信息查询功能进行查询，不能更 改，从而加强了关键数据的集中化管理和控制。 对于业务内容复杂的合作伙伴，可以考虑应用“分销体系运营管理系统p m s ( p o c e s s m a n a g e m e n ts y s t e m ) ”部分来实现。 2 4 1 3 帐务核对 合作伙伴与企业之间的商业往来，必然产生大量的帐务核对工作。尤其是应收帐款的定 期核对，更是企业信用管理的主要手段。 企业可以通过交易门户向下级合作伙伴发送帐项核对单、催款通知单。会员可以按照发 票日期、交易日期、发票号、产品、业务员等等多个角度实现应收帐款的查询。对于核对清 楚的帐项可以做标志：对于存在异议的帐项可以向企业发送不同意见，与企业财务部门进行 交互核查：对于有条件的会员可以选择网上支付，并通过交易f 1 p 查询对方到帐情况与帐项 核销信息。 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 2 4 1 4 拜访管理 对于不能直接应用e c p 的合作伙伴，企业一般采用定期拜访的形式进行管理。拜访管 理功能可以定义客户的拜访路线、拜访周期，指定相应的拜访业务人员。并且根据拜访周期， 系统可以打印拜访计划单、拜访信息表。业务员在拜访期间搜集的销售信息、市场竞争信息、 库存信息等等可以及时输入系统，便于总部进行决策分析。 对于合作伙伴的要货订单，业务人员可以在任何能够接入i n t e r a c t 的地方登陆系统，通 过网上订货功能输入。 对于销售终端的管理，系统提供了与终端p o s 系统的接口。如果由于其他商务因素不 能实现系统对接也可以利用拜访管理进行业务数据的采集输入。 2 4 1 5 信息查询 系统将企业各类信息快速传达到业务员或者客户之中，跨越了时间和空间的限制，使得 企业实现7 2 4 3 6 5 的经营模式成为可能。此功能帮助企业发布各类信息，例如：产品信 息、企业新闻、活动公告、业务动态、电子刊物等。 经过授权的业务人员可以登录系统进行大量丰富灵活的查询操作，并且可以打印报表。 系统还和o f f i c e 办公软件实现无缝连接，用户可以将数据导入到e x c e l 中方便地实现各种 自由报表模式。在数据分析上，系统提供对各项业务数据多方位全面的比较分析，有各项具 体业务数据的查看。有各项定义指标的数据比较，有不同地区的业务业绩成绩对比分析，有 各种销售物品不同时间段的情况对比等等在表现上，这些分析查询都有精美的报表输出 和统计图形显示。 2 4 1 6与运营管理系统的集成管理 交易门户实现了销售订单数据的全电子化采集，而销售数据的处理需要由后续的管理系 统完成。交易门户e c p 可以通过接1 ：3 与后台的“分销体系运营管理系统p m s ”无缝连接， 实现集成管理。交易门户中的数据可以通过按1 ：1 导入p m s 系统，p m s 系统中的基础数据和 1 4 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 安全设置等等也可以与前台的e c p 系统实现共享，达到集成管理共享应用的目的。这样交 易门户系统将与后台的p m s 系统协调工作。实现完整的分销体系管理。 2 4 2运营管理系统及其对业务组织进行管理的模式 分销体系运营管理系统注重业务组织的业务全过程管理和监控，地域上覆盖分公司、经 营部、各地仓库等等所有企业自营的分支机构和紧密的合作伙伴，业务上深入到销售、仓储、 运输、结算、财务等所有岗位和人员的业务流程。从全面管理的角度出发，对多种多样的销 售模式和核算形式实时地管理，从而构造一个快速高效的虚拟企业平台，及时准确地响应来 自合作组织的各种请求，保证企业运营的成果和利润。 分销体系运营管理系统建立在分公司或总部的企业主干网之上，将销售业务的全过程纳 入有效的管理，提供了分公司或总部销售业务的各个环节的处理和管理，包含有销售、销售 核算、库存、采购、采购核算、总帐和报表、售后服务、市场、运输、电子商务支持等等。 主要模块包括：产品目录管理、客户资料管理、销售合同管理、销售订单管理、销售价格管 理、库存业务管理、运输业务管理、配送资源计划、信用管理、销售结算、费用管理、销售 人员管理等等。 从销售业务面向的各种销售方式出发，运营管理系统能很好地处理批发、零售( 有订单 或无订单) 、协议销售、代销、经销、赊销等多种结算方式，并对复杂、多变的销售业务流 程实现多方位的控制，如：业务流程单据会经常出现修改、作废、违约、失效、退货、换货 等情况。通过管理手段帮助企业增强经营灵活性和竞争优势。 同时，为配合销售业务流程，运营管理系统还实现了库存和财务等方面的实时核算，特 别是对客户和代理商的应收帐管理。全方位加强客户管理( 如：客户信用度管理) ，从而保 证了企业的风险控制和利润实现。售后服务中的客户请求、维修过程和费用等也得到很好的 控制和管理。市场管理工作包括了对代理商业绩和竞争对手情报的收集和分析。 另一方面，在企业内部也加强费用预算和核算、销售人员业绩考核、库存准确率等方面 5 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 的管理。进一步挖掘企业利润潜力，确保规模增长时费用增长低于利润增长的速度。 运营管理系统各子系统之间是紧密联系的。所有的数据只要正确的进入系统，就被系统 自动传递到其它需要利用这些数据的子系统，并被准确地加工成用于下一步业务处理的数 据。系统数据的高度集成性保证了工作和管理效率的提高。 “分销体系运营管理系统”是“分销企业交易门户”的后台，与企业交易f - j p 实现无缝 连接后，可以构造整个分销体系的全面管理信息系统，从而晟终保障企业分销体系的成功运 营和长期的利润获得。 “分销体系运营管理系统”是一个多环节、连续步骤的集成系统，与销售、采购、财 务、库存、市场等业务进行实时数据对接，通过它，用户可随时了解分销业务过程中每一个 环节业务进度情况和数据信息。 “分销体系运营管理系统”提供销售管理、销售核算、财务管理、库存管理、市场管理、 费用预算、运输管理等功能。 2 4 2 1销售管理 销售管理子系统是一个面向企业分销体系的应用软件系统，在设计中融入国外先进的客 户信用自动控制和业务集成跟踪的管理思想，系统以销售订单为中心，通过销售相关单据贯 穿销售的整个过程，实现对销售业务的全程处理和跟踪。通过制定销售计划，签定销售合同， 定货处理，提货处理。退、换货处理以及开财务发票等一系列严格的处理功能管理整个销售 业务。 系统用代销和经销两种销售类型规范销售业务；用一系列控制信息控制业务流程；用 通用处理功能和特殊处理功能处理业务单据。通过销售子系统和销售核算子系统的联合应 用，用户就可以及时、准确了解销售收款情况，同时还可以对销售收款情况进行分析和适当 业务处理。 2 。4 。2 2 销售核算 销售核算子系统依据流程顺序控制和业务集成跟踪处理的管理思想，以发票为依据，以 核算为中心按进价销售核算的规律和要求通过价格管理、销售清单管理、销售发票管理、 1 6 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 财务过帐和分期过帐等一系列严格的处理功能管理整个销售核算业务。 销售核算子系统管理企业在销售过程中所产生的各种应收帐款数据信息。在销售经营活 动中，企业与其它单位或个人所发生的应收货款往往是比较频繁的，应收款工作量大，拖欠 情况时有发生，因此，应收帐的管理是一项非常繁杂的工作。销售核算子系统帮助企业管理 好应收帐款，及时收回欠款，并有效控制资金使用，从而使企业获得较好的经济效益。 销售核算子系统由计算机自动结帐：对退、换货，红字冲退：换货业务也可以自动结 帐，帐务结算快速、准确。它是一个多环节、连续步骤的集成系统，与销售、财务、库存等 业务实时数据对接。通过它用户可以及时、准确了解销售收款情况，同时还可以对销售收款 情况进行分析和适当业务处理。 2 4 2 3 财务管理 财务管理子系统依据我国新会计制度和税收制度，结合我国企业财务管理的习惯和特 点，并吸取国外财务管理先进的思想方法设计而成。系统以费用和成本控制为中心，通过凭 证管理、帐务管理、帐务查询、帐务报表、应收帐款管理和应付帐款管理等一系列严格的处 理功能管理整个分销系统财务业务。 财务管理子系统具有灵活处理业务的功能，提供了包括建帐、日常凭证处理、记帐等处 理功能：可进行帐务管理、银行帐管理，具有多币种处理能力并提供包括多种格式的凭证和 帐簿打印和查询在内的全部处理功能。 财务管理子系统是一个多环节、连续步骤的集成系统，与采购、销售、采购核算、销 售核算、库存、市场管理等业务实时数据对接，通过它用户可以及时了解到分销系统每一个 业务环节准确财务数据信息。 2 4 2 4库存管理 库存管理子系统是一个面向企业分销体系的应用软件系统，通过库存操作、库存盘点、 库存管理及库存查询、打印、报袭等等一系列严格的处理功能管理整个库存业务。 1 7 ：塑燮兰奎璺堕塞竺堡主堡奎 垫查三堡堕垫查垄塑些坌壁笪垄塑生旦堡壅 库存管理子系统可以帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入库、出库、移动、盘点、 补充订货等操作进行全面的控制和管理，以达到降低库存、减少资金占用，避免商品积压和 短缺现象，保证商品经营业务顺利进行。 库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件等不同角度来管理库存物品的数量、 库存成本和资金占用情况。以便用户及时了解和控剖库存业务各方面的准确情况和数据，作 到帐、物、卡相符。 库存管理子系统是一个多环节、连续步骤的集成系统，与财务、销售、采购、销售核 算、采购核算、市场管理等业务实时数据对接，通过它用户可以及时了解企业每一经营业务 发生过程中库存数据变化的准确情况和数据信息。 2 4 2 5市场管理 市场管理子系统是一个面向企业分销体系的应用软件系统，通过销售商进货管理、销 售商销货管理、销售商样机调整、销售商存货结算、竞争对手管理及查询、打印、报表等一 系列严格的处理功能管理整个市场业务。 市场管理子系统管理企业代销商经营情况和竞争对手的经营情况，它可以帮助企业了解 代销商销售、存货、交款等经营情况，以台理制定发货计划，催交欠款：通过了解竞争对手 销售商品及市场占领情况，可以知己知彼制定营销策略，加强竞争能力以占领潜在市场。 市场管理子系统是一个多环节、连续步骤的集成系统，与库存、财务、销售、销售核 算等业务实对数据对接，通过它用户可以及时了解企业经营业务过程中市场数据变化的准确 情况和数据信息。 2 4 2 6 费用预算 费用预算管理子系统是一个面向企业分销体系的应用软件系统，通过各种费用的归集、 统计、查询、分析和预算编制等一系列严格的处理功能进行费用预算。 1 8 中国科技大学在职研究生硕士论文动态工作流技术在商业分销管理中的应用研究 费用预算子系统根据企业自定义算法进行各项费用的预算，并按照类别、部门、人员进 行分配，同时进行费用执行情况的跟踪控制处理，达到降低费用的目的。 费用预算子系统是一个多环节、连续步骤的集成系统，与财务、采购、销售、运输和 售后服务子系统等业务实时数据对接，通过它用户可以及时了解企业经营业务发生过程中各 项费用数据变化的准确情况和数据信息。 2 4 2 7 运输管理 运输、售后服务管理予系统是一个面向企业分销体系的应用软件系统，通过运输计划管 理、运输计划执行管理、运输计划统计管理、客户登记及客户服务登记等一系列严格的处理 功能进行运输、售后服务管理。 运输、售后服务子系统通过合理选择交货地点，合理配比装货、保质保量送货及售后 质量跟踪维护等工作，主动服务，提高销售质量和企业信用度，树立企业良好的市场形象。 2 4 3决策支持系统及其对管理组织进行管理的模式 企业在经营管理过程中会积累大量业务数据，并且数据量在不断地增长中。如何有效利 用这些经营数据，使之发挥应有功能，为经营者决策所用是许多企业面临的重大课题。 “分销体系决策支持系统”是为企业中高层管理人员提供的分析企业分销体系运营状况 的有利工具。通过它，企业大量的经营数据成为一座富有开采价值的数据宝藏： 基于价值和资本增值的管理方案使得股东理解并支持经营者作出的战略决策； 丰富的分析手段和信息表达方式，使管理者能够充分利用信息价值，作出科学决策 及时而实用的信息可以帮助管理者实现对业务的