库管和采购工作流程图.doc

办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程固定资产采购及借款流程一、办公用品及礼品采购流程：库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”（含办公用品及礼品）。“办公用品采购”每月第一周由各部门指定的统计人向库管员申报纸质版的下个月办公用品采购计划，并由申请部门负责人签字确认。（不含电子耗材类）“礼品采购”每月第二周由库管员根据“礼品最低库存量标准”并结合实际常用情况进行统计，整理后统一发起“礼品采购申请流程”。（由采购员询价后提供给库管员最终报价）每月第二周由库管员针对各部门上报的采购计划进行筛查和汇总，同时结合库房内其它已低于“办公用品最低库存量标准”的办公用品一并发起“办公用品采购申请流程”。（采购员询价后提供给库管员最终报价）监管员（办公室主管）审核办公室领导审批公司总裁审批（礼品、固定资产及预算外采购）财务审批（办公用品及其它预算内各项采购）财务审批采购员提前联系供货商备货，要求月底前到货，此流程全部结束二、办公用品及礼品入库流程：分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况。“采购入库”每月底前采购员联系供货商送货，由采购员、库管员和监管员三方共同验收后入库；库管员将根据采购计划逐一核对，确保物品无误，同时填写纸质入库单，三方分别签字确认。“退库后入库”库管员发起“采购入库流程”后直接确认结束库管员发起“采购入库流程”监管员（办公室主管）审核办公室领导审批库管员确认入库后，数据自动更新（增加）三、办公用品及礼品（出库）领用流程：办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电子耗材类及其它类”。礼品类别分为“A类礼品和B类礼品”， 其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆品、生活日用品及其它礼品”；B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶”。因公司接待较多，领用礼品比较频繁，根据公司实际状况分析，现95%以上情况均属于先领用后补（倒推）流程。因此现办公室规定：各部门领用办公用品或礼品时，应由申领部门发起领用流程，并由申领部门负责人确认；公司上级领导领用办公用品或礼品时，应由库管员直接发起领用流程（倒推），为确保流程严谨性，建议：最好由公司秘书办公室通知，然后再由办公室主管以及主任审批。 “公司领导领用”时库管员直接发起“领用流程”（倒推）“各部门正常领用”时申请人直接发起“领用流程”“办公用品及礼品领用”秘书办公室确认“礼品领用”申请部门总监确认“办公用品领用”申请部门经理确认监管员（办公室主管）审核办公室领导审批库管员直接结束，办公用品库数据自动更新（减少）A类礼品B类礼品总裁审批库管员直接结束，礼品库数据自动更新（减少）四、退库流程：“办公用品及礼品退库”时应由库管员发起“退库流程”退库人确认（库管员可选择公司所有人）监管员（办公室主管）审核办公室领导审批库管员确认结束（数据库不自动更新，需库管员发起“入库流程” ）五、日常费用报销流程：此流程属于各部门共享流程。报销种类分为“借款后报销”和“直接报销”两种情况。报销内容包括“预算内和预算外费用”。 通常报销的是“预算内费用”，包括：通讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其他费用、固定资产和礼品费用等11项。说明：无论先借款后报销或直接报销，报销流程全部由库管员负责发起，要求必须附上发票、相关审批流程及明细。如：先借款后报销时，应在报销流程中注明借款金额并附上发票、签报和借款审批流程扫描件；如：直接报销时，应在报销流程中附上发票和采购计划审批单等相关明细。一般惯例，办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月采购计划的发票（按月结算）。库管员申请报销时，发票金额应与月份相对应的采购计划金额相符。即：库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程，具体流程如下： 库管员直接发起日常费用报销流程，并附上相关审批单扫描件以及发票监管员（办公室主管）审核办公室领导审批财务审核（办公用品及其它预算内费用审批）总裁审批（礼品、固定资产及预算外费用审批）财务审批出纳结束费用借款申请流程费用借款流程：属于各部门共享流程。为避免审批流程繁琐，降低工作效率，办公室借款通常是在金额超过备用金2000元且需货到付款的两种情况下申请（含每月固定采购的手机充值卡和临时性采购的情况下）。公司总裁审批原则：在签报、采购、借款及报销等流程中，每件事必须保证至少两个流程要经过公司总裁审批，最多不能超过三次审批。具体说明：特殊情况签报只有在特殊情况下才能使用，因其只能作为一种通知的形式，而并非一项审批流程。无论是否申请特殊情况签报，在申请借款和报销时都应经公司总裁审批；如已申请了固定资产采购流程，且公司总裁已经审批过的，在申请借款时，则不需再经公司总裁审批了，只将审批后的固定资产采购流程作为附件添加到借款流程即可；报销时必须由公司总裁审批。具体流程如下：库管员或采购员发起借款流程监管员（办公室主管）审核办公室领导审批公司总裁审批（预算外情况下）财务审核（预算内费用）出纳结束财务审核出纳结束固定资产采购流程（属于预算外）公司各部门需采购固定资产时，应先与库管员确认确实无库存量的情况下，由申请部门从OA中发起“特殊事项签报”，说明具体申请原因，再由申请部门负责人签字确认后，报公司总裁审批（属于预算内）公司各部门需采购固定资产时，应先与库管员确认确实无库存量的情况下，在OA中发起“固定资产采购流程”至办公室，说明具体申请原因，由申请部门负责人签字确认（属于预算外）申请部门在OA中发起“固定资产采购流程”至办公室，说明具体申请原因，由