（档案学专业论文）归档电子文件凭证价值保障体系研究.pdf

摘要 凭证价值是归档电子文件档案价值实现的基础，构建归档电子 文件保障体系是信息化环境下立档之本，它关系到人类数字化记忆 的维护和现代社会的可持续发展，意义极其深远。然而，电子文件 与生俱来的不稳定性，使其至今难以与纸质文件一样承担起人类记 忆的历史使命，成为合格的档案。因此，保障归档电子文件的凭证 价值，是当代档案专业面临的最大挑战，也是档案信息化管理的核 心课题。本文以此为切入点，运用辨证唯物主义的“二元论”、“发 展观”等思想，探讨如何从技术、观念、管理、法律建立一个四维保 障体系；创造性地提出解决归档电子文件在原件上遇到的瓶颈问题； 着重分析元数据的描述功能和管理功能在归档电子文件参考价值和 凭证价值实现问题上的独到优势；一分为二地看待双轨制的过渡性。 坚持“从实际中来，到实际中去”的原则，力求对确保归档电子文 件的凭证价值提出建设性意见与方法。 关键词；归档电子文件凭证价值保障体系 上海大学硕士学位论文 a b s t r a c t t h ec e r t i f i c a t ev a l u eist h eb a s i so ft h er e a l i z a t i o no fa r c h i v i n g v a l u eo fe l e c t r o n i cd o c u m e n t s ，w h i c hi so fs i g n i f i c a n tm e a n i n gt ot h e m a i n t e n a n c eo fd i g i t a lm p m o r yo fh u m a nb e i n ga n dc o n t i n u o u sd e v e l o p m e n t o fm o d e r ns o c i e t y n e v e r t h e l e s s ，：t h eb o r nn a t u r eo fi n s t a b i t i t yo f e l e c t r o n i cf i l e sm a k e si ta st h es a m ed i f f i c u l tt oc a r r yt h eh i s t o r i c r e s p o n s i b i l i t yo fm a i n t a i n i n gh u m a nm e m o r i e sa sp a p e rd o c u m e n t s ，w h i c h q u a l i f i e si ta sa r c h i v e s t h e r e f o r e ，g u a r a n t e eo fc e r t i f i c a t ev a l u ei s t h eb i g g e s tc h a l l e n g e ，a sw e l la st h ek e yt o p i c f r o mt h i sa c c e s sp o i n t ， b a s e do nt h ed o u b l ee l e m e n t st h e o r ya n dd e v e l o p m e n ti d e ao fm a t e r i a l i s t d i a l e c t i c s ，t h e e s s a yh e r e b y d i s c u s s e sh o wt oe s t a b l i s ha f o u r d i m e n s i o n a lg u a r a n t e e s y s t e m f r o mt h ea s p e c t so f t e c h n o l o g y ， c o n c e p t ，m a n a g e m e n ta n dl a w ；c o m e su pw i t ht h ec r e a t i v es o l u t i o nt ot h e b o t t l e n e c kp r o b l e mo ft h eg u a r a n t e eo ft h eo r i g i n a lr e c o r d so fa r c h i v a l e l e c t r o n i cr e c o r d so fa u t h e n t i c a t i o nv a l u e ；i te m p h a s i z e so nt h ea n a l y s i s o ft h eu n i q u ea d v a n t a g eo ft h ed e s c r i p t i v ea n dm a n a g e m e n tf u n c t i o no f m e t a d a t ai nt h er e a l i z a t i o no fr e f e r e n c ea n da u t h e n t i c a t i o nv a l u eo f a r c h i v a le l e c t r o n i cr e c o r d s ；d i v i d i n go n ei n t ot w o ，i tg i v e st h eo p i n i o n f o rt h et r a n s i t i o no fd u a l w a ys y s t e m a d h e r i n gt ot h ep r i n c i p l eo f “f r o m p r a c t i c e ，b a c kt op r a c t i c e ”，t h ee s s a yt r i e st og i v ec o n s t r u c t i v e a n dp r a c t i c a ls o l u t i o nt ot h 0g u a r a n t e eo ft h ea u t h e n t i c a t i o nv a l u eo f a r c h i v a le l e c t r o n jcr e c o r d s k e y w o r d s ：a r c h i v a le l e c t r o n i cr e c o r d sa u t h e n t i c a t i o nv a l u e g u a r a n t e es y st e m v l 原创性声明 本人声明：所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作。 除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已发 表或撰写过的研究成果。参与同一工作的其他同志对本研究所做的 任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示了谢意。 签轹盟日 本论文使用授权说明 本人完全了解上海大学有关保留、使用学位论文的规定，即： 学校有权保留论文及送交论文复印件，允许论文被查阅和借阅；学 校可以公布论文的全部或部分内容。 ( 保密的论文在解密后应遵守此规定) 签名：二箪导师签名：丕隆垒堡l 日期：z ! ：! ：! 上海大学硕士学位论文 第一章绪论 1 1 研究的目的 随着信息技术的迅猛发展，电子文件正在大量产生，并且广泛地应用于人类 社会生活的各个领域，它不但改变了人类记忆的记录方式，而且对人类的生存方 式产生越来越深远的影响。电子文件的问世，“向长期以来以纸质文件为基础建 立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面的挑战。这是一 场真正的记录革命。”电子文件给档案专业带来了“喜”和“忧”。喜的是档案专 业可以利用它存储密集、制作简便、处理灵活、检索快捷、传播迅速等优势，实 现档案信息的广泛共享和开发利用，使档案专业更好地融入现代社会：忧的是由 于其信息内容、载体、技术和保存利用环境的不稳定性，使其凭证价值受到普遍 质疑，影响其“人类记忆”功能，即其档案价值的迸一步发挥。为此，归档电子 文件凭证价值问题是当前档案界面临的重大课题。归档电子文件凭证价值问题的 研究，具有重要的现实意义和深远的历史意义。 1 2 研究的意义 1 2 1 经济意义 传统的档案信息资源管理模式是高投入低产出，资源重复建设和资源闲置的 现象严重。这是由资源自身质量、管理手段、载体局限性等因素造成的。现代以 电子文件为代表的数字信息资源以其自身的特点，从载体、表现形式等方面给我 们打开扇门。提供了有效整合信息资源，高效利用，广泛共享的可能，有利于 改变传统的高投入低产出的信息资源管理模式。因此，要确保归档电子文件的凭 证价值，提高资源的质量。否则，归档电子文件的收集管理就失去意义和价值， 造成事倍功半，劳民伤财，不但无法产生经济效益，甚至会给社会带来难以挽回 的经济损失和负面影响。 1 2 2 社会意义 我国正在落实科学发展观，全面构建和谐社会。档案事业作为社会各项事业 冯惠玲拥有新记忆电子文件管理研究 上海大学硕士学位论文 的一部分，也应当运用科学发展观，全面、协调、可持续地发展人类信息资源。 这种延续的信息如不能真实反映历史，就会误导当代和后代人，影响或延误社会 各项事业的科学发展。另外，电子文件是为人民服务的工具和政府信息的载体， 其质量的问题会破坏政府形象，影响办事效率，阻碍信息公开，无法满足公众的 知情权，进而影响社会民主化进程。因而，归档电子文件凭证价值的确保对于促 进社会法制化、民主化进程，改善政府形象，促进政府与公民关系，构建和社会 和谐具有重要意义。 1 2 3 学术意义 在数字化背景下，档案学科面临严峻挑战，实践上出现大量新情况和新问题， 需要创新档案学理论，并在新的理论的指导下进行技术、管理、方法、制度等方 面的创新。如果不能从理论上给予解答，就会给实践带来盲目性和随意性。而实 践解决不好，又会制约理论的发展，因此从理论和实践的结合上探索归档电子文 件的凭证价值，有利于促进当代档案学理论和实践的发展，以及促进这两者的互 补和良性互动。 1 3 相关概念研究 本文的研究对象是归档电子文件凭证价值，切入点是如何确保该凭证价值即 如何建立保障体系，因而明确何为“归档电子文件凭证价值”及“归档电子文件 凭证价值保障体系”是十分必要的。从逻辑上讲，此概念与“归档电子文件”和 “电子文件”有密切关系，笔者认为应遵从事物由简单到复杂的发展规律，首先 明确“归档电子文件”和? 电子文件”这两个概念，“归档电子文件凭证价值及 保障体系”的概念就不难得出。 1 3 1 电子文件及归档电子文件含义 “电子文件”( e l e c t r o n i cr e c o r d s ) 也称为“数字文件”( d i g i t a lr e c o r d s ) 。目前 已有的几种定义： 宰“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够 阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”美国联邦管理法规， 1 9 9 2 宰“其存储形式只能由计算机处理的文件”。一一美国联邦文件管理术语 手册第二版，1 9 9 3 2 上街大学硕士学位论文 宰“所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件”。一 澳 记录未来一电子文件管理的方针与政策，1 9 9 5 牛“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”一国际 档案理事会电子文件委员会，电了文件管理指南，1 9 9 7 “电子文件是由计算机交流与维护的文件。一“澳大利亚档案馆：澳 大利亚管理标准，1 9 9 7 “以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可 在通信网络上传送的数字代码序列。”一档案工作基本术语行业标准，报 批稿，1 9 9 9 牛“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储的磁带、磁盘或光盘等介 质上，并可在网上传送的数字代码序列”。一一电子文件归档与电子档案管理 规范行业标准，报批稿，1 9 9 9 ；一c a d 电子文件光盘存储、归档与档案管 理要求国家标准报批稿，1 9 9 9 霉“电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的存储载体和对电子文件内 容的显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合”。一电子文件归档与电子 档案管理概论，中国档案出版社，1 9 9 9 可见国内外对电子文件的含义众说纷纭，但他们都有一个共同点：都体现出 电子文件相对纸质文件最大的区别，即电子文件是依赖计算机形成、加工、利用、 传递和保管的。电子文件的这一特点决定了它作为新的文件载体具有快速、高效、 共享、易利用等纸质文件无可比拟的优点，以及易修改、易丢失、易伪造等缺点， 当然就使得电子文件凭证价值难以确保。本文并不硬性规定电子文件的定义，而 是采用国内比较权威的电子文件归档与管理规范6 b t 1 8 8 9 4 2 0 0 2 中电子文 件的含义2 ：“电子文件e l e c t r o n i cr e c o r d s 指在数字设备及环境中生成，以数 码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。” 确定了电子文件的含义，归档电子文件的含义也就不难确定，因为两者有着 密切的联系。电子文件是归档电子文件的前身，归档电子文件是电子文件的归宿。 具有参考和利用价值的电子文件会被人们保存下来，为日后提供参考和凭借之 2 电子文件归档与管理规范6 b t 1 8 8 9 4 2 0 0 2 上海大学硕士学位论文 用，便形成归档电子文件。因此归档电子文件a r c h i v a le l e c t r o n i cr e c o r d s 的含义是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 1 3 2 归档电子文件凭证价值含义 从上面的论述中，我们已经知道归档电子文件是指具有参考和利用价值并作 为档案保存的电子文件，因而归档电子文件具有档案属性，承担记载历史，传承 文明的使命。可见参考价值和凭证价值是档案的两大属性，其中凭证价值又是档 案有别子图书、情报的本质属性。它的确保与否关系到归档电子文件是否实质名 归。因而归档电子文件的凭证价值是电子档案的本质属性，是档案用以发挥凭证 作用的基础价值。 1 3 3 归档电子文件凭证价值保障体系含义 在讨论电子文件含义时，我们已得知归档电子文件的特点是依赖计算机形 成、加工、利用、传递和保管的，这样就致使确保凭证价值面临诸多挑战。为了 解决这一不可逾越的问题，必须从技术、观念、管理、法律等方面建立保障的体 系。该体系应是多角度、多层次的立体结构，以新观念为思想基础，以实用技术 为实现手段，以管理为约束机制，以法律法规为权威保障，分阶段、分步骤构建 的科学、严谨、实用的信息系统。 1 4 归档电子文件凭证价值面临的挑战 1 4 1 技术方面 。 一方面，技术给归档电子文件带来了纸质文件不可比拟的优越性，易利用、 易传播，而这恰恰决定了它的不稳定性。信息内容易修改、易丢失；技术更新迅 速快，存在信息孤岛；利用保存环境安全性低等，都导致难以确保其原始性及凭 证价值。印证了这样一个道理：科学技术是把双刃剑，带来便利的同时也带来困 惑。正如冯惠玲3 所说：“计算机系统在编辑文件时可以不留痕迹地进行增删修改 等操作，加上载体与信息之间的复杂关系，对如何保证电子环境下文件的原始 性提出了挑战，这个问题解决不好，会使未来电子档案的法律凭证作用受到怀 疑。”陆芳4 也认为：“电子文件是一串数字代码序列，它存放在a 盘和存放在b 盘都不会损坏这一串数字代码序列。因此电子文件的信息和载体是可分离的，信 息可复制、易更改，这些特性使得人们无法像识别纸质文件那样去判断电子文件 3 冯惠玲电子文件管理教程中国人民大学出舨社，2 0 0 1 年8 月 4 陆芳电子档案原始性的认定郑州牧业工程高等专科学校校报，第2 3 卷，第2 期 4 上海大学硕士学位论文 的原始性，进而无法确定其凭证价值。”另一方面，针对上述“困惑”，人们发明 了很多用以确保归档电子文件原始性及凭证价值的技术工具，如加密技术、数字 签名、电子印章等。这些技术理论上可以达到目的，但实际运用中还存在诸多问 题：技术还不够成熟、稳定，有时会出现错误、故障；过于专业，应用人员难以 掌握和使用，不便普及等。技术上的问题使保障归档电子文件的凭证价值带来很 大挑战，也使人们从观念上重新认识这一问题。 1 4 2 观念方面 技术上的挑战也带来了观念上的挑战，因为无论纸质文件还是归档电子文件 的凭证价值都是靠原始性来实现的，所以对于传统意义上的文件、档案，人们往 往用“原件、原本、原稿”等概念来强调。在这里，“原件”的含义既包括特定 的文字、图表、声像等信息内容，还包括特定的载体、字迹材料、体式以及具有 法定效用的签署、印章等，即原件所体现的是内容和形式原始性的统一。而归档 电子文件具有内容和形式的相对独立性，从根本上打破了“原件”的概念。归档 电子文件易复制、易修改，且毫无痕迹，这就使得人们无法判断哪个是“原件”， 哪个是复制件，也就无法确定其原始性，进而无法确定其凭证价值。因此，如果 继续拘泥于“原件”概念必然会阻碍人们对归档电子文件凭证价值的认识和利 用。 1 ，4 3 管理方面 管理是确保凭证价值实现的制度保障，是起重要作用的软措施。但由于人们 对归档电子文件的特性了解不够，风险意识、忧患意识不强等原因，造成在实际 运作中没有及时有效的采取措施确保凭证价值的实现。具体存在如下不足：1 、 对形成的归档电子文件，没有做好收集、整理工作，使其处于分散、类目混乱的 状态。2 、没有对其流转、运行中形成的相关数据及时收集和有效保存，错过了 相关信息的最佳收集时机，使得日后鉴定无据可依。3 、归档电子文件管理的职 责不明确，分工不到位，对管理人员的要求不严格。4 、安全性重视不够：一方 面是归档电子文件本身的安全性，如归档电子文件软硬件更新换代、遭遇病毒或 自然灾害等灾难所带来的数据丢失：另一方面是面对人为破坏而造成的信息内容 泄密问题。我们目前在管理上还没有采取行之有效的措施保证在出现上述安全性 问题时，能够避免或最大限度的降低损失。可见，我们的管理还存在很多漏洞， 上海大学硕士学位论文 一旦出现问题，很难及时挽救，这样后果将是灾难性的。例如德国联邦政府曾将 部分农业文件、劳动统计文件、刑事登记表、共产党官员的职员表等文件以数字 方式保存，由于产生这些文件的数字系统的文档编制无从得到，使这些以数字方 式保存的文件的软件编码无法识别。再如宾夕法尼亚大学3 0 0 0 多个学生档案与 学校历史的计算机文件，除1 4 个外，其他全都无法读取，原因是软件过时或丢 失。 1 4 4 法律方面 法律是权威的象征。归档电子文件的凭证价值只有被法律认可，才具有真正 的证据力、权威性，目前我国还没有出台一部该领域的专门法律法规。法律对 如何实现、认定归档电子文件的凭证价值、相关单位人员的责任和权力是什么、 什么类型的归档电子文件在哪些情况下具有哪些证据力、认证的中介机构需具备 哪些资质等关键问题都还没有做出明确规定。因此，归档电子文件凭证价值还处 于无法可依，没有法律予以保障的状态，这也成为是一个难以确保凭证价值的障 碍。 1 5 归档电子文件凭证价值的构成要素 归档电子文件的凭证价值是体现了此事务证明彼事务的凭证能力，这就要求 它必须是原始的，直接来源于社会活动的。因而实现归档电子文件凭证价值的必 要条件是其原始性得到保障。而原始性的保障是靠真实性、完整性、有效性( 以 下简称“三性”) 来支撑的，所以它们是归档电子文件凭证价值的构成要素。必 要时，这些构成要素还需要第三方中介机构来验证，证明其凭证价值的真实性和 合法性。 1 5 1 真实性 所谓。真实性”是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、处理后依然 保持形成时的原始状态但由于归档电子文件经常跨越时空传递，其保存形态与 形成时的形态不再相同，即使形成者在正常的业务活动中仍依赖于这些文件开展 活动或把这些文件当作参考工具，而它们的真实性已受到并应该受到质疑。为此 我们需要明确：哪些方面可以确保归档电子文件的真实性，如何保证这些条件的 满足。 保障归档电子文件真实性需求包括两方面的内容：一是永久保持归档电子文 6 上海大学硕士学位论文 件真实性的标准需求；二是保持归档电子文件副本真实性的最基本需求。 1 ) 保持归档电子文件真实性的标准需求 文件真实性的认定必须依赖于一定的证据，要有证据证明文件为其本来面 目，没有被篡改或被误改。因此，要保证文件的真实性，保存者必须能确定该份 文件的特性，并能证实该份文件的完整性。所谓文件的特性，是指一份文件独有 的、区别于其他文件的特征，这些特征具体包括：文件信息中涉及的相关人员， 形成和发送日期，文件所属的事件或活动的标识，文件所属的档案链的表述以及 各种附件标识。文件完整性的表现有两种方式：一是在文件的某个要素或相关数 据中明确表示出来；二是通过各种背景联系表示出来，如记录背景、程序背景、 技术背景、来源背景或法律行政背景。基于以上对电子文件真实性的理解，提 出了保证电子文件真实性的标准需求。特性方面的需求有：文件形成过程中涉及 人员的姓名，包括文件责任者、拟稿人、制作人和收件人；活动或事件的名称； 形成或发送的数据；文件的形成日期、接受日期、归档日期、发送日期；档案链 的表述；附加标识。完整性方面的需求有：文件处理机构的名称；文件的原有责 任机构名称；文件的注释类型标识；技术修订标识。只要满足以上需求电子文件 的真实性就可以保证，为此要从如下方面着手： 第一，控制访问权限，形成者对与文件制作、修改、注释、迁移和销毁相关 的访问权限已作了规定并有效地执行了相关规定。 第二，形成者制定和实施了防止、发现和纠正文件丢失和误改的措施。 第三，为消除载体老化和技术革新给文件带来的影响，形成者制定和实施了 持续保证文件特性与完整性的措施。 第四，形成者根据司法体制或自身的要求制定与每项程序相关的文件的记录 形式。 第五，形成者就文件认证范围、认证人、认证方法制定专门制度。 2 ) 保持归档电子文件副本真实性的最基本需求 归档电子文件经过鉴定被认定为或验证为真实的，并由形成者向保存者迁移 后，保存者必须通过复制并鉴别复制件的真实性的方法来维护文件的真实性。此 时，文件的复制件要被认定为真实的，必须要满足以下的基本需求： 第一，文件传递、维护和复制的管理。文件向档案机构移交、维护和复制程 7 上海大学硕士学位论文 序、系统，都应体现出对保证文件的特性和完整性进行了充分和有效的管理，特 别要注意保持对文件的持续保管，实施和监控安全及管理措施，保证复制以后文 件的内容未发生变化。 第二，复制过程的记录及其效力。复制活动应予以记录，记录内容包括：文 件复制的日期和负责人的姓名，从形成者手中获得的文件与保存者出具的复制件 之间的关系，复制过程对文件形式、内容、可读性和利用的影响。在文件的复制 件不能完全和真实地反映文件原有的特性和完整性方面的因素的情况下，保存者 必须把这些不能反映的信息记录下来，而且这些记录必须便于用户利用。 第三，档案著录。归档电子文件的档案链的著录项目除文件的法律行政、 来源、程序和记录背景外，还应对自文件形成以来形成者对电子文件所作的历次 修改的有关信息进行著录。 保存者有能力证明归档电子文件副本能满足真实复制件制作基本需求的所 有规定是进行验证的前提。一份真实的归档电子文件的电子副本。如果经正式的 保存者验证为真实的，则此电子副本为真实的。复制件经过这种验证后，除非有 证据证明其与原件相矛盾，否则就被认为与原件一致。因此，必须在电子文件生 成之时就制作出精确的电子文件副本，以此来解决归档电子文件的真实性问题。 1 5 2 完整性 ， 所谓“完整性”是指文件的内容、结构、背景信息等无缺损。保障归档电 子文件的完整性包括两方面条件：一是文件本身的内容完整，没有发生删除、修 改等现象；二是在文件形成、运转、利用、迁移等过程中形成的各种记录和背景 信息保存完整。背景信息是指伴随着归档电子文件的生成和运作过程产生的人员 和机构等方面的信息，对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直 接记录了单位交接，报批签署等背景性内容，也就是说文件本身己包含了背景信 息，归档电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景 信息丢失，会直接影响归档电子文件的原始性。无论是内容的完整还是各种背景 信息的完整，都需要借助于元数据。 元数据简单的说是指构成归档电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、 字体、数据字典、数据库描述，逻辑与物理模型，系统平台和软件资料等一切与 生成和恢复归档电子文件有关的数据。元数据如同飞机上的黑匣子，一般由计算 上街大学硕士学位论文 机系统在归档电子文件形成和运彳亍中自动采集，记载了归档电子文件的背景信 息。因而一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去 可读性，可见保证元数据的完整与正确对确保电子文件的完整性是至关重要的。 必要的元数据可以提供关于文件生成的具体背景信息、记录数据的依赖条件以及 再现文件内容所需的逻辑联系等信息。这三种元数据来自不同的对象：背景元数 据指的是活动发生的地点；系统元数据指的是文件的技术特征；结构元数据指的 是文件所反映的内容和意义。因而只有确保归档电子文件生成的反映其内容、结 构、背景等信息的原数据的完整，才有可能确保归档电予文件的完整性。元数据 在确保归档电子文件凭证价值方面具有重要作用，将在以后作详细论述。 1 5 。3 有效性 所谓“有效性”是指文件应具备的可理解和可被利用的特征，包括信息的 可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。纸质文件凭肉眼可以 直接阅读，归档电子文件以二进制数码方式存储，必须借助特定的计算机软、硬 件进行处理。常言道，“电子数据的第一读者是程序”，离开计算机系统，手工无 法制作，肉眼无法阅读，即使在高分辨率的显微镜下能看到光盘记录的无数凹坑， 也无法理解那些凹坑是表达什么意思。保障有效性的主要条件包括编码、硬件、 软件、压缩、加密。 。 此外，归档电子文件的有效性须以“可读性”为基础。如果归档电子文件不 能顺利地读出，或读出后失真，或无法正常运行，则文件中的信息就成了“死信 息”，再有价值的文件也失去其保存价值。鉴定归档电子文件的有效性须借助必 要的计算机软件，肉眼是无法判断的。 真实性、完整性、有效性是一个紧密联系的统一整体。真实性的确保以完整 性和有效性为基础，只有完整、有效的归档电子文件才是真实的；但真实的不一 定是完整和有效的，有时信息被破坏，无法读取或不完整，但它反映了破坏后的 信息，对于被破坏这一事实是真实的。因此，“三性”的关系是辩证的，彼此制 约，相互影响。只有认识和掌握“三性”的辩证关系，才会有效确保其实现，为 保障凭证价值做准备。 9 上淘大学硬士学位论文 第二章构建归档电子文件凭证价值 保障体系的基本原理 鉴于以上归档电子文件凭证价值的重要性、面临挑战及构成要素，构建一个 保障体系是十分必要，也是可行的。下面对该体系的构建从基本思路和基本途径 进行探索，并提出具体的构建方法。 2 1 基本思路 构建归档电子文件凭证价值保障体系，是一个系统工程，目的是保证归档电 子文件在形成、管理、使用、保存等环节中凭证价值不被破坏。为此，构建保障 体系首先要从档案价值理论出发，具备理论基础：其次要着眼实际，有效解决实 际中难点、熟点问题；再次要运用发展的观点，处理好近期与远期目标的关系。 2 1 1 从理论出发 1 ) 档案价值的含义 马克思指出：6 “价值这个概念是人们对待满足他们需要的外界物的关 系中产生的。”6 “是人们所利用的并表现了对人的需要关系的物的属性。”可 见，价值是一种关系范畴，是社会主体与客体之间的一种满足与被满足、需要与 被需要的关系，是主体与客体相互关系、相互作用的产物。客体的属性是构成价 值的客观基础，而主体的需要是构成价值的主要前提。苏联的维诺格拉多夫指出： 7 “马克思主义的价值学说把价值解释为主体和客体之间一系列关系的表现形 式，因而只有用主体与客体相互关系的观点来研究文件情报，才能弄清楚价值现 象。文件情报的内在性质是价值的客观前提，而对文件有兴趣有需求的需要者是 价值的主观前提，两者都不能单独决定文件的价值。”因此，我们可以得出档案 的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体( 档案利用者及其 利用需求) 满足客体( 不同时代产生的各种类型、载体、内容和档案) 所需的关 系范畴。客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前 5 马克思恩格斯全集，第1 9 卷4 0 6 页。 马克思患格斯全集，第2 6 卷，1 3 9 页。 7 张斌：档案价值论，6 页，北京中央文献出版社，2 0 0 0 1 0 上海大学硕士学位论文 提。 2 ) 归档电子文件价值的含义 归档电子文件是具有保存价值的电子文件，是初步具有档案潜质的( 这里不 强调载体) ，是即将成为档案大家庭一员的材料。因此归档电子文件价值的含义 和档案价值含义殊途同归。为此，我们可以将归档电子文件的价值定义为：归档 电子文件这一客体自身所具有的属性对社会主体( 人们) 需要的满足。 正确理解归档电子文件价值的含义，应注意以下两点： 首先，我们这里所况的归档电子文件的价值是哲学意义山的普遍价值概念， 它不同于政治学上商品的价值概念。哲学意义上的价值是一种主体与客体之间满 足与被满足、需要与被需要的关系。在政治经济学中，商品具有价值和使用价值 双重属性，商品的价值是指凝结在商品中的一般的、无差别的人类劳动。哲学价 值与经济价值的关系是一般与个别、普遍与特殊的关系。 其次，在日常归档电子文件的管理工作中，“归档电子文件的价值”和“归 档电子文件的作用”经常被作为基本等同的概念来理解和使用。但从严格的科学 意义上看，这两个概念既有联系，又有差别。归档电子文件的作用是归档电子文 件的价值在社会活动中的具体表现形式。 3 ) 归档电子文件价值的特点 归档电子文件价值的客观性 归档电子文件价值是客观存在的。首先，归档电子文件是一种客观存在的物 质实体，具有原始记录性满足主体需要的一种客体自身属性；其次，人们对 归档电子文件的需要是客观存在的；最后，连接社会主体和归档电子文件客体、 实现归档电子文件价值的中介和桥梁人们的社会实践活动，也是客观存在 的。 归档电子文件价值的相对性 不同归档电子文件所具有的价值是不同的。同一归档电子文件在不同的时 间、不同的社会实践活动中、对不同的社会主体所具有或实现的价值是不同的。 例如，同一份归档电子文件在其形成之初的一段时间对其形成者具有价值，经过 一段时间之后才对形成者之外的社会公众具有价值。 上姆大学硕士学位论文 归档电子文件价值的多元性 这就是说，同一归档电子文件可以满足人们多方面的需要，可以在社会活动 的诸多领域和方面实现其价值，发挥其作用。例如，同一份归档电子文件既可以 成为维护企业合法权益的法律凭证，又可以成为研究企业成长历史的重要素材。 归档电子文件价值的隐含性 归档电子文件价值是客观存在的，但它又是隐含的、潜在的、人们首先要认 识到归档电子文件的价值，产生利用需求，然后通过各种手段和方式的利用活动， 将其应用到社会实践活动中去，才能将其价值发挥出来。否则，归档电子文件只 是一堆没有被发掘出宝藏的废纸堆。许多情况下，由于人们没有深刻认识到归档 电子文件的价值，归档电子文件没有被妥善保存下来；或者虽被保存下来，但没 有被充分开发利用，使得其价值没有得以实现。 4 ) 归档电子文件的价值形态 归档电子文件的价值形态，就是指归档电子文件价值的一般表现形式，根据 其性质和效果，可分为凭证价值和情报价值。 归档电子文件的凭证价值 俗话说：“空口无凭，立字为证”，这里所说的“字”，往往是指文字或档案。 归档电子文件的凭证价值，是其不同于其它信息的最基本特点，是由其形成规律 和自身的特点决定的。 。 首先，从归档电子文件形成的过程及结果来看，归档电子文件是从当时当事 直接使用的电子文件转化而来的，并非事后人们为某种目的而特意编造的，它客 观地记录了人们从事各种活动的真实情况，是令人信服的历史证据。 其次，从归档电子文件的形成特征来看，有的可以存在于文件之中，如将手 写签名嵌入电子文件中；有的则以原数据的方式记录下来，如文件的起草者、修 改者、发件人、收件人等背景信息。这些原始标记和元数据成为归档电子文件原 始性、真实性的印记，使其具有凭证价值。 归档电子文件的情报价值 归档电子文件的情报价值也称之为参考价值。归档电子文件不仅历史地反映 了人们从事各种活动的过程，而且以知识原始载体的形式，凝结了人们从事各种 活动的状况、创新成果以及经验教训，为人们今后从事各种活动提供参考和借鉴。 1 2 上海大学硬士学位论文 综上所述。归档电子文件的凭证价值符合档案的价值理论，具有理论基础， 我们应该充分发挥理论的指导作用，为构建保障体系提供强大的理论支持。 2 1 2 从实际出发 从本质上讲，无论是纸质文件，还是电子文件都是人们开展社会活动的工具， 具有很强的实际操作性和应用性。因而，归档电子文件凭证价值确保问题是一个 十分现实的问题，最终要落到各项工作的具体环节中，在实际工作中得到体现和 检验。因此，本文所要建立的保障体系注重从实际出发，力求做到简单易行，可 操作性强，易于广大文书和档案工作者理解和使用。 2 1 3 运用发展的观点 随着信息化的到来，电子文件是必然产物。由于其自身特点，一方面被迅速 而广泛地产生、应用于社会的各个领域，改变着人们的生活方式和工作方式，使 人们享用着快捷丰富的信息；另一方面也使得其中具有参考和利用价值的归档电 子文件的凭证性受到质疑。产生了“需要用”和“不敢用”一对矛盾，现实情况 决定这对矛盾很难在短时期有内令人满意的答案和行之有效的解决办法。笔者认 为应该按照哲学原理，用普遍联系和永恒发展的眼光去看待、解决该问题。马克 思主义哲学告诉我们：事物是普遍联系的，又是永恒发展的，发展是必然的，道 路是曲折的，会经历一个由量变到质变的过程。归档电子文件凭证价值的保障也 是一个存在于普遍联系和发展之中的由量变到质变的过程，具有阶段性的特点。 基于以上考虑笔者认为可以从宏观和微观两方面阐述阶段性问题。 1 ) 远期目标 把保障归档电子文件凭证价值看成一项事业，分为若干阶段，每个阶段都着 眼于解决短期目标和为实现长远目标作铺垫。通过每个阶段性目标的实现来推进 整体进程，以致彻底解决归档电子文件凭证价值问题。这样即解决了当前突出问 题又为实现最终目标做准备，有效缓解了“需要用”和“不敢用”这对矛盾。 2 ) 近期目标 把保障归档电子文件凭证价值看成一个事物，按照文件生命周期理论分为现 行、半现行和非现行三个阶段，每个阶段都有所侧重。当处于现行阶段时，其使 用和利用率很高，存在很多破坏凭证价值的因素和可能，也最容易失去“原汁原 味”。因此为确保日后需归档保存的电子文件的凭证价值，就要对该阶段的电子 上海大学硕士学位论文 文件进行“前端控制”和“全程管理”。主要是采取有效的技术和管理措施，做 好电子文件产生、运行等过程相关数据的收集与维护工作，为其归档做准备。当 处于非现行阶段时，其利用率有所降低，但还是存在很多人为和自然因素可以导 致凭证价值受到破坏。为此要加强对已有数据的维护和更新，注意备份，防止数 据丢失。此外，由于文件即将进入非现行阶段，需要对其保存价值进行鉴定。对 具有保存价值的电子文件归档保存，否则予以销毁，这主要是从文件的使用价值 角度讲；从文件证据力角度讲。还应对归档电子文件凭证价值的可信性进行鉴定， 这主要借助元数据。元数据之所以具有该功能，是因为元数据具有还原性，可以 它跟踪记录该文件从“出生”、“成长变化”至“寿终正寝”整个生命周期全过程 的活动变化信息，因而可以用来鉴定归档电子文件的真实性与完整性，证实其凭 证价值的可信性。当处于非现行阶段时，虽然基本退出历史舞台，但对于归档电 子文件来说，仍有巨大的潜在利用价值，因而保障其凭证价值仍很重要。该阶段 归档电子文件主要是由档案部门保管，有关部门在移交时采用“一次性只读+ 背 书”的形式。“一次性只读+ 背书”就是采用一次只读光盘存储信息，然后在光 盘上注明相关信息，将信息的原始状态封存起来。这样移交给档案部门的归档电 子文件通过归档前的鉴定和封存，其凭证价值是可信的，档案部门在提供利用时， 利用者只能浏览使用而无法修改，保障了凭证价值的长期有效和证据力的实现。 总的来说，近期目标则是在文件生命周期的不同阶段，采用管理和技术手段，并 依靠部分元数据功能，做好收集、整理、保存工作，防止有意或无意地破坏凭证 价值；长远目标主要是依靠元数据的功能确保凭证价值。 图1 ：阶段目标与实现手段示意图 2 2 基本途径 绪论中提到归档电子文件凭证价值主要面临着技术、观念、管理、法律四方 面的挑战。因而，我们要从这四方面着手，构建体系，消除挑战，确保凭证价值。 1 4 上海大学硬士学位论文 2 2 1 技术上 归档电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着归档电 子文件的广泛使用，信息的安全就显得特别重要。归档电予文件的制作者、管理 者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高归档电子文件的可靠性。目前 人们通过加密技术、签署技术、控制访问权限、防写措施等技术来保障归档电子 文件凭证价值的实现。不同技术在文件的不同阶段有所侧重。在现行阶段主要是 运用加密技术和签署技术使文件在生成对不被篡改以及签字盖章赋予其原始凭 证性：在半现行阶段主要是运用控制访问权限防止文件被非授权用户篡改和非法 使用；在非现行阶段主要是运用防写措施，将文件的凭证价值固定、封存，永久 保存。通过技术手段达到确保和检验归档电子文件凭证价值的目的，下面就主要 技术加以论述。 1 ) 加密技术 电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信 者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥， 发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自己知道的解密密钥解密，这样任何 人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，两只有收方才能识别这些加密的归 档电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密 文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护归档电子文件在传输过程中 的原始性、真实性。 2 ) 签署技术 签署技术主要是指电子签名。要理解什么是电子签名，需要从传统手工签名 或盖印章谈起。在传统社会活动中，为了保证活动的安全与真实，一份书面文件 要由当事人或其负责人签字、盖章。以便让活动双方识别是谁签的文件，保证签 字或盖章的人认可文件的内容，在法律上才能承认这份文件是有效的。而在电子 商务政务的虚拟世界中，文件是以数字形式表现和传递的。在电子文件上，传 统的手写签名和盖章是无法进行的，这就必须依靠技术手段来替代，达到在电子 文件中识别双方交易人的真实身份，保证活动真实、有效的目的。从法律上讲， 签名有两个功能：即标识签名人和表示签名人对文件内容的认可。一方面说明文 件是原始的，可以根据来源原则证明其原始性，即文件签名或盖章表明了其来源； 1 5 上海大学硕士学位论文 另一方面与纸质文件一样起到了自我证明性。联合国贸发会的电子签名示范法 中对电子签名作如下定义：”指在数据电文中以电子形式所含、所附或在逻辑上 与数据电文有联系的数据它可用于鉴别与数据电文相关的签名人和表明签名人 认可数据电文所含信息”；在欧盟的电子签名共同框架指令中就规定：以电 子形式所附或在逻辑上与其他电子数据相关的数据，作为一种判别的方法”称电 子签名。可见，电子签名是一种能起到与手写签名或者盖章同等作用的签名的电 子技术手段。 电子签名技术的实现手段主要有三种：光笔签名、数字签名和电子印章。 光笔签名 签名者使用一种专用的光笔直接在书写板上签名，屏幕会显示出文件作者的 “笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种 “签名图像”接收下来，并通过用户名和用户口令，确认签名者与电子文件的关 系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经计算机系统审核签 名有效后方可进入下一阶段的操作，以确保具有光笔签名的文件具有真实性。 数字签名 利用公钥密码技术和其他密码算法生成一系列符号及代码组成电子密码进 行签名，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个 “数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥； 收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输 的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方， 其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文 件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。这种电子式的签名还可进行技术 验证，其验证的准确度是在物理世界中对手工签名和图章的验证是无法比拟的。 这种签名方法可在很大的可信p k i 域人群中进行认证，或在多个可信的p k i 域中 进行交叉认证，它特别适用于互联网和广域网上的安全认证和传输。 电子印章 。 与上两种技术相比，电子印章是一个新兴事物，它使看似高深的电子签名技 术变成了人们习以为常的签名盖章方式，使原来很神秘的电子签名、电子证据成 为了人人都可以掌握使用的东西，消除了电子签名的应用障碍，对电子签名的应 1 6 上海大学硕士学位论文 用推广具有非常巨大的价值。电子印章技术以先进的数字技术模拟传统实物印 章，其管理、使用方式符合实物印章的习惯和体验，其加盖的电子文件具有与实 物印章加盖的纸张文件相同的外观、相同的有效性和相似的使用方式。可见，电 子印章绝不是简单的印章图像加上电子签名，关键在于其使用、管理方式是否符 合实物印章的习惯和体验，其加盖的电子文件是否有与纸张文件相同的外观，使 用方式与纸张文件有多大程度的相似性。它具有以下几个基本特点： 第一，在整个使用过程中不涉及证书、c a 等新概念，将电子签名技术完全 隐臧在电子印章的后面，使人们光靠日常经验就能使用，无须额外学习理解这些 艰深的技术和概念。 第二，确保印章成为签名有效的表现形式。即当且仅当用电子签名技术验证 某份电子文件真实有效时，。才正常显示印章。这样我们不仅需要用电子签名技术 对正文数据进行保护，还要对印章进行保护，避免不法分子盗用后在非法的电子 文件上显示合法的印章，从而混淆是非。 第三，一个实物印章只能对应一个电子印章。一方面这样才符合人们日常的 使用习惯，另一方面也让领导凭日常经验就知道总共有几个印章需要管理，避免 出现失控的印章满天飞的情形。 第四，电子印章必须存储在可移动介质上(