行政文秘人员职业化训练教程

1 第一讲 你适合做行政文秘吗 2 课程安排 什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作 3 所谓 “ 行政文秘人员 ” 包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等 4 游戏：心目中的你 请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学 至少列出五条原因 5 什么样的人适合做行政文秘人员 个人条件 个性要求 品质要求 6 （一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力 7 男人适合做行政 文秘工作吗？ 讨论： 8 形式：自由组合，两组辩论 时间： 3-5分钟 步骤： 自愿组合成 “ 正方 ” 与 “ 反方 ” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在 2-3分钟 讨论 9 （二）个性要求 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 10 （三）品质要求 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 11 行政文秘人员需要具备什么样的能力 办事能力 沟通能力 12 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 13 （二）沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 14 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一） 序号 专业技能名称 具体解释 1 秘书必须掌握的最基本的技能 ， 是使用打字机或电脑等设备的必备能力 。 2 用各种记音符号和缩写符号代替字母 、 词或短语迅速记录语言的一种方法 。 3 是秘书必须掌握的一种最重要的技能 。 可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力 。 4 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。 5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案 ， 包括分类 、 立卷 、 编制索引等工作 。 打字 速记 写作 编辑 归档 15 行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二） 序号 专业技能名称 具体解释 6 运用定量研究的方法 ， 其中包括运用数字来说明问题 。 7 处理书面信息经常需要若干份副本 ， 所以要求秘书掌握此项技能 。 8 主要指使用电话 、 电传和传真设备 。 9 使用办公领域最先进 、 最重要的设备的能力 ，主要用于处理信息 。 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 16 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作 17 行政文秘人员的主要工作（表一） 工 作 具 体 内 容 辅助决策 决策是上司的责任 ， 秘书不可替代 ， 但是在上司决策过程中 ，秘书要发挥辅助作用 。 信息工作 秘书必须建立自己的信息网络 ， 保持畅通的信息渠道 ， 必须善于广泛地从多方面收集信息 ， 并对信息及时整理 、 筛选 、 加工 、 利用和储存 。 文书工作 文书是单位行使职权 、 进行指挥管理 、 联系洽商工作的重要工具 ，也是秘书重要的经常性工作 ， 包括收文的处理和发文的撰拟 。 会务工作 凡有一定规模的会议 ， 都有大量的会务工作 ， 通常由秘书部门承办 。大型会议则可设专门的会议机构 ， 原有的秘书部门参与其中 ， 常成为会务机构的组织者 。 公关工作 这是一项直接与人打交道的工作 ， 包括来信的处理 ， 来访的接待 ，对报刊上的批评 、 投诉 、 建议的处理等 。 18 工 作 具 体 内 容 档案工作 单位的重要文书 ， 处理完毕后都要立卷归档 。 已经处理完毕的文书 ， 经过立卷 ， 定期移交档案室 ， 以备日后查找利用 。 查办工作 单位的重要文书 ， 处理完毕后都要立卷归档 。 已经处理完毕的文书 ， 经过立卷 ， 定期移交档案室 ， 以备日后查找利用 。 行政事务工作 包括财务管理 、 生活管理 、 环境管理 、 车辆管理及接待工作 。 上司交办的其他工作 这种工作带有临时性和偶发性 ， 有时也有突发性 。 如协助上司找人找资料 ， 代表上司接待客人 ， 探望 、 慰问生病员工 ， 了解 、 处理某些临时任务等 。 这也是秘书的经常性工作之一 ， 不可视为额外任务 。 行政文秘人员的主要工作（表二） 19 小测试：你适合做行政文秘吗？（表一） 序号 检测内容 良 一般 差 1 良好的文字处理能力 ， 字体优美 ， 书写工整 。 2 良好的口头表达能力 ， 如得体地应对电话 。 3 善于与人沟通 。 4 随机应变能力强 。 5 能严守秘密谨慎处理保密文件 。 6 能准确理解上司的意图 。 7 能沉着处理紧急事件 。 20 小测试：你适合做文秘吗？（表二） 序号 检测内容 良 一般 差 8 能代表经理出席员工大会并讲话 ， 准确恰当地表达经理的意见 。 9 10 经理外出时能主动主持办公室工作 。 11 良好的职业道德和强烈的进取心 。 12 精力充沛 。 13 良好的安排时间的能力 （ 如出差计划与安排 ） 14 良好的记忆力 ， 尤其对人名 、 地名 、 电话号码反应迅速 。 及时将企业内外部信息传递给经理。 21 小测试：你适合做文秘吗？（表三） 序号 检测内容 良 一般 差 15 有组织观念和团队精神 。 16 与同事及上司能融洽相处 ， 并能从中协调作用 。 17 能参与企业具体项目的开展 。 18 积极主动而非被动工作 。 19 懂办公室内财务管理 。 20 知错能及时纠正 。 21 知道何时征求上司的意见和给上司建议 。 22 小测试：你适合做文秘吗？（表四） 序号 检测内容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件 （ 归档 、 保存 、 查找 ） 23 有一定数学头脑 。 24 会多种语言并且能适应多国文化环境 。 25 求知欲强 。 26 掌握先进计算机软件应用 。 27 能代替上司处理日常事务 。 28 独立工作能力强 。 23 行政文秘 年轻貌美身体好 能干会说不贪功 24 第二讲 职业形象设计 25 课程安排 行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态 26 谁是合适的行政文秘人选？ 27 行政文秘的服饰设计 行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装 28 行政文秘服饰的基本要求 与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项 29 （一）与环境、身份相协调 在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动 30 （二）与体型相协调 （ 1）颜色 体形瘦小者、纤细者 31 （二）与体形相协调 （ 1）颜色 体形庞大、肥胖者 32 （二）与体形相协调 （ 2）图案 33 （二）与体形相协调 （ 3）线条 34 （三）行政文秘穿着注意事项 保持大众化 切忌标新立异 清洁与健康 35 女性行政人员的服装 办公室着装 外出公务穿着 社交场合穿着 36 （一）女性行政人员办公室着装 基本原则 1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。 2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。 4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。 37 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧 1）职业裙装 款式 面料 颜色 点缀 尺寸 38 想一想：哪套是最合适的服装？ 39 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧 2）衬衫 颜色 面料 40 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧 3）鞋子 颜色 鞋跟的高度 41 （一）女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧 4）丝巾 5）饰品 42 试一试：配出五套上班着装 A1 A2 A3 A4 A5 B1 B2 B3 C1 C2 C3 C4 C5 43 星期一：参考搭配 A1 C3 44 星期二：参考搭配 A3 B1 C5 45 星期三：参考搭配 A