（工商管理专业论文）基伊埃芜湖川奇机械制冷设备有限公司SAP系统应用研究.pdf

基伊埃( 芜湖) 川奇机械制冷设备有限公司s a p 系统应用研究 研究生：汪泳导师：武忠教授东南大学 摘要 随着中国加入w t o ，我国的企业已经清醒地认识到所面对的竞争对手将是那些世 界级的企业。信息化已成为企业生存、发展的基础。e r p 系统应用已成为信息化管理重 要组成部分。 基伊埃( 芜湖) 公司是一个机械行业的制造类企业，实施e r p 的意义在于通过e r p 系统把客户需求和企业的内部的制造活动、供应商的制造资源整合在一起，形成企业一 个完整的供应链，并对供应链上的所有环节进行有效管理，提高企业的资源配置效率和 核心竞争力。 本文在对基伊埃( 芜湖) 公司信息化现状分析的基础上，针对公司以订单组织生产 为特征的管理模式，提出公司应用s a p 系统的总目标，在总目标框架下，分析公司运 用s a p 系统需要实现的总功能以及销售子系统、生产子系统、物料供应子系统的具体 要实现的功能，同时分析公司上述三个子业务系统的业务流程，指出三个子业务系统中 存在的主要问题：公司业务运营是基于按订单组织生产模式，多品种、少批量，业务处 理难度较大。而公司在缺少先进e r p 软件的情况下，难免会造成物流、资金流、信息 流没有集成、共享，没有通过系统实现业务流程的流程化、规范化，因而在销售订单、 生产单、采购订单三个环节的处理上是脱节的，最终导致销售订单无法按时保质完成。 本文最后具体阐述公司如何应用s a p 系统来达到规范的业务流程管理，满足各业务子 系统对业务数据的要求。 关键词：s a p ；应用需求分析；业务流程 i m p l e m e n t a t i o na n a l y s i sf o rs a ps y s t e m i n g e aw u h u g r a d u a t e ：w a n gy o n gs u p e r v i s o r ：w uz h o n g s o u t h e a s tu n i v e r s i t y a b s t r a o t w i t hc h i n a se n t r yi n t ow t o ，c h i n e s ee n t e r p r i s e sh a v eb e e na w a r et h a tc o m p e t i t o r sw i l l b ef a c e db yt h o s ew h oa r ew o r l d c l a s se n t e r p r i s e s i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yh a sb e c o m ea c o r p o r a t es u r v i v a l & d e v e l o p m e n tf o u n d a t i o n e r ps y s t e mi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n th a s b e c o m ea ni m p o r t a n tc o m p o n e n to ft h ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ti ne n t e r p r i s e g e a ( w u h u ) i sam e c h a n i c a lm a n u f a c t u r i n gi n d u s t r ye n t e r p r i s e s ，t h es i g n i f i c a n c eo ft h e e r pi m p l e m e n t a t i o ni sm a k ec u s t o m e rr e q u i r e m e n t s ，m a n u f a c t u r i n ga c t i v i t i e sa n ds u p p l i e r r e s o u r c e si n t e g r a t i o na n db u i l dac o m p l e t es u p p l ye n t e r p r i s e sc h a i n ，s u p p l yc h a i na n da l l a s p e c t so fo p e r a t i o nc a nc o n t r o l l e dw e l l ，i m p r o v i n gt h ee f f i c i e n c yo fr e s o u r c ea l l o c a t i o na n d c o r ec o m p e t i t i v e n e s s b a s e do nt h eg e aw u h us a pi n f o r m a t i o ns i t u a t i o na n a l y s i sa n dm a k et oo r d e r m a n a g e m e n tm o d e ，i n t r o d u c es i t u a t i o n & k e yp r o b l e m si nm a i nd e p a r t m e n to fg e aw u h u a n dp o i n to u tt h ec o m p a n y sb u s i n e s so p e r a t i o na r eb a s e do nm a k et oo r d e rp r o d u c t i o n t h e i n f o r m a t i o nf l o wi sn o ti n t e g r a t e dd u et oa b s e n c eo fe r p s y s t e m a f t e r w a r d sd or e q u i r e m e n t s a n a l y s i si nd e t a i l s a tl a s t ，d e s c r i b eh o wg e a ( w u h u ) d os a ps y s t e mi m p l e m e n t a t i o n ih o p et h i st h e s i sc a nb eg i v e ns o m es i m i l a rc o m p a n i e sar e f e r e n c ew h e nt h e yd oe r p i m p l e m e n t a t i o n k e yw o r d s ：s a p ，r e q u i r e m e n t sa n a l y s i s ，b u s i n e s sp r o c e s s 东南大学学位论文独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究 成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发 表或撰写过的研究成果，也不包含为获得东南大学或其它教育机构的学位或证书而使用 过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明 并表示了谢意。 研究生虢渔盘吼12 墨兰竺 东南大学学位论文使用授权声明 东南大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆有权保留本人所送交学位论文的 复印件和电子文档，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存论文。本人电子文档的内 容和纸质论文的内容相一致。除在保密期内的保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可 以公布( 包括以电子信息形式刊登) 论文的全部内容或中、英文摘要等部分内容。论文 的公布( 包括以电子信息形式刊登) 授权东南大学研究生院办理。 研究生签名：j 丝j 丝导师签名：研究生签名：匕兰! 生导师签名：雄眺华醴 东南大学硕士学位论文第章绪论 1 1 研究背景和意义 第一章绪论 1 1 1 行业内企业应用e r p 的现状 目前企业信息化运用的最高成果就是e r p 系统，一流企业大都实施了e r p 系统， 许多企业把成果实施e r p 项目作为提升管理水平的手段和标志。2 0 世纪9 0 年代发达国 家e r p 应用已经非常普遍，世界5 0 0 强企业基本上都采用了e r p 系统。进入90 年代， 在政府提出的“以信息化带动工业化，以信息化推动现代化”战略思想指导下，我国企 业信息化建设、e r p 应用已进入一个前所未有的大发展阶段。但是e r p 系统项目实施 中，一般只有1 0 2 0 能按期、按预算成功实施，实现集成；有3 0 4 0 的系统没有 实现系统集成只能实现部分集成；约有5 0 的e r p 实施项目以失败告终。而成功的 1 0 2 0 中，能够实现企业明显见效的可能更少。虽然评价成功的标准不统一，但它至 少说明了一个事实：首先e r p 系统与企业有一个相互适应的问题，再就是e r p 系统不 只是一个硬件软件系统，而是一个“管理+ 1 1 r ”的集成系统【l j 。 基伊埃( 芜湖) 公司属于典型的机械行业。据中国机械工业联合会对1 6 6 家机械制 造企业调查结果显示：绝大数企业已经使用管理信息系统并在单项业务方面实现了计算 机管理，如办公、财务、人事、库存等部门建立了自己的计算机管理信息系统，相当一 部分企业已开始应用e r p 软件。被调查的1 6 6 家企业中有6 3 家已经应用，其中用于财 务成本管理的占2 3 ，供销管理的占1 7 ，库存管理的占1 7 ，生产管理的占1 5 ， 决策支持的占4 。应用e r p 较成功企业，取得明显的效益，如采购周期可缩短6 0 ， 库存资金占用减少了2 5 。成本核算工作效率提高了3 0 余倍等。但从整体情况看，e r p 实施成功的企业不多，与现代化企业管理模式还有一定差距。 对大多数企业而言，决定购买一个e r p 系统是一件相对容易的事情，但e r p 的实 施却是一个充满挑战和风险的工作。我们经常在行业内看到的个事实是：许多公司投 入巨额资金、大量的人力上马e r p 项目，设置的流程表面看似乎复杂全面，但收效甚 微。因为信息化的目的不是把简单问题复杂化，而是使复杂的管理简单化，通过规范化、 科学化和数字化的管理使企业具有更好的可控性，实现企业运营的高效率和高效益【2 l 。 很多企业忽视了这个重要的因素，结果e r p 的实施不仅没能提升企业的经济效益反而 东南大学硕士学位论文 第一章绪论 成了一剂毒药，使企业跌入信息化应用的黑洞。然而我们也同时看到：一些公司成功实 施了e r p 系统，为企业带来流程的改善、价值的提高，这些企业的成功正是他们遵循 一个简单但也是很难做到位的原则：首先理解企业业务流程，然后充分了解需求，在此 基础上进行简化、重组，最终实现操作的流程化、简单化。 由于机械行业内企业多、背景复杂、生产模式多、企业规模不一、经营理念和水平 也差异较大，造成实施e r p 系统的基础条件也各不相同，解决的问题也不一样。因此 企业实施信息化必须从企业实际需求出发确定信息化得范围、内容、进度，遵循工程、 集成、共享、效益的原则，紧密结合企业实际，结合企业业务重组和企业生产模式的转 变，结合机械工业产业结构调整。 1 1 2 基伊埃( 芜湖) 公司实施e r p 系统的必要性 基伊埃( 芜湖) 公司面临越来越激烈的市场竞争，过去在中国技术垄断、市场独占 得的优势已逐步在变化，越来越多在世界上与德国基伊埃集团齐名的同行业跨国集团看 重中国市场而在国内投资设厂。他们同样有技术，有资金，甚至有更好的管理模式。在 此背景下，基伊埃( 芜湖) 公司面临严峻的市场环境。所以公司必须要做到更好的对于 来自客户订单的反应和满足。如何做到了? 归根结底靠系统管理出效益。而基于公司建 立1 3 年来积累的资金实力和一定的管理基础，通过实施e r p 系统来优化流程、提高供 应链管理水平、增强公司竞争实力、在市场竞争中处于业内领先地位应是目前形势下最 好的选择。 基伊埃( 芜湖) 公司生产模式的特点是基于订单的生产，品种多、批量少，很少有 相同规格产品的订单。一方面，由于产品重复的机会少，原材料共用的情况少，因此很 难设立原材料的安全库存，如何保证物料供应满足生产需求是一个重要的环节，对供应 商物流提出了很高要求。另一方面，生产接到生产订单后，要科学合理地安排生产计划， 否则一旦生产计划出现偏差，不能及时按生产完工单上时间交货，想要弥补，挪用其它 生产单上成品一般没有可能，因为每个订单上的产品基本是不一样的，所以对生产组织 的要求也相当高。还有一个方面来自于订单式生产企业由于按用户要求进行生产，往往 是针对变型产品或新产品，所以企业对产品的需求基本无法预测，企业设备以通用设备 为主，对生产操作人员要求技术全面，生产管理复杂，难度大【3 1 。总之，基伊埃( 芜湖) 公司的生产运作要求一个订单从建立到产品交付客户，要一气呵成，中间不能有中断和 偏差。目前激烈的市场竞争环境，要想在行业内处于领先水平，产品设计周期和制造周 2 东南大学硕士学位论文第一章绪论 期必须都要短，因此是有相当难度和挑战的。在此背景下，公司需要有一个科学、高效 的流程管理贯彻公司运行中，来满足订单式生产的需求。 从基伊埃集团内部审计情况看，每年总部都会聘请世界著名的审计公司如德勤公 司、莱茵公司进行公司财务和质量体系审计，审计结果是公司经营业绩的重要体现方面， 总部将把审计报告作为对确定对公司支持力度和战略投资的重要依据，因此基伊埃( 芜 湖) 公司要发展，必须由总部技术和资金上支持，要想达到这一点，就注定要有科学、 完善的管理体系来接受审计公司的评判才能得到合格的审计结果报送德国总部。如何有 完善管理系统，只有依靠e r p 系统这一运行流程的载体，只有靠e r p 系统的运行状况 和来自于系统准确清晰的数据来证明。 基伊埃( 芜湖) 公司只有在e r p 运行模式下建立了一套科学、完整的管理模式， 减少不必要的管理环节、减少信息失真环节，通过e r p 系统的应用，实现信息在整个 流程上的共享使用。 1 2 研究内容和目的 本文以基伊埃( 芜湖) 公司s a p 系统应用研究为研究对象，通过笔者在这家公司 从事信息技术管理工作中所获得的企业第一手资料，并运用管理学、管理信息系统等管 理思想和系统，在此基础上运用理论和实践相结合的方法，论述基伊埃( 芜湖) 公司 s a p 系统运用的实施方案。 具体本文论述结构为首先介绍基伊埃( 芜湖) 公司的背景及信息化状况，然后对公 司对上s a p 系统进行需求分析，具体从整体需求和相关业务部门需求进行分析( 物料 供应部门、生产部门、销售部门) ，随后对公司主要业务流程进行分析和改进，接着详 细说明s a p 系统是如何解决这些矛盾突出的问题并从根本上保证公司运营规范化和流 程化，最后是对实施的总结。 本文研究目的在于讨论基本订单式生产模式下的企业e r p 系统实施如何进行需求 分析，如何对关键业务流程进行诊断分析与设计以优化流程配置，实现企业流程的科学 化和规范化。希望本文对行业内业务类型相似企业进行e r p 实施时有所借鉴和帮助。 东南大学硕士学位论文第二章基伊埃公司及其信息化概述 第二章基伊埃公司及其信息化概述 2 1 企业的背景、业务特点 基伊埃集团始建于1 9 2 0 年，1 9 8 9 年成为上市公司，现由g e ag r o u pa g 控股公司 掌控，总部位于德国波鸿，现旗下的2 5 0 家公司分布全球5 0 个国家，已成为一个先进 的全球性技术集团。 基伊埃标识“g e a ”是全球工程联盟的英文字母( g l o b a le n g i n e e r i n ga l l i a n c e ) 缩 写。 基伊埃集团的核心竞争力集中于专业的机械工程和设备安装使用工程业务，其中 9 0 的业务在国际市场及该技术领域处于领先位置。2 0 0 8 年财年基伊埃集团属下的约 2 2 0 0 0 名员工创造了近5 2 亿欧元的销售业绩。基伊埃集团的文化根植于多元化、企业 家精神及全球化的理念，这些无形资产使我们更具灵活性和竞争性，并在日益复杂的国 际市场环境中赢得成功。 基伊埃( 芜湖) 公司隶属于基伊埃集团工业设备事业部，1 9 9 5 年成立于芜湖经济 技术开发区，引进德国总部先进的制冷技术和专业的制造工艺，为亚洲尤其是中国的柴 油机及电力市场提供高效、高品质的热交换器。公司目前生产和销售如下主要产品：柴 油机用增压空气冷却器、发电机及电动机用循环空气冷却器、变压器油冷却器、散热器。 2 0 0 8 年公司3 4 0 名员工实现4 2 亿人民币的销售额，预计2 0 0 9 年销售额将达到5 2 亿 人民币。 基伊埃( 芜湖) 公司的生产模式是基于客户对热力换算的要求，利用德国总部提供 的专业软件进行运算，得到生产物料清单和尺寸，再利用德国总部提供的先进工作中心 进行铜带、铜板的裁剪和冲压，随后组装成核心热交换机组，核心技术在于制造热交换 机组，随后的工艺流程主要是零部件组装、打磨、喷漆等。 根据产品类型、设计结构不同划分为两个业务单元，分别为冷却器业务单元和散热 器业务单元。冷却器单元的主要客户是造船厂，为造船厂提供二冲程和四冲程空气制冷 交换器，造船业近5 年遇到了千载难逢的发展机遇，产量迅猛提高，而基伊埃( 芜湖) 公司在造船业的主要客户是世界著名造船厂商韩国现代和大连造船厂，由于基伊埃的 品牌优势和基伊埃( 芜湖) 公司多年来稳定的供货质量，因此在这两大主机上取得了相 4 东南大学硕士学位论文第二章基伊埃公司及其信息化概述 当多的市场份额，公司因此得到了迅猛发展。但从去年爆发了金融危机以来，由于大型 船舶业制造周期为长，所以从今年开始金融危机的滞后效应开始显现，反映油船、散货 船、集装箱船和液化气船航运市场整体状况的克拉克松海运运费从2 0 0 7 年1 2 中旬的 4 9 8 4 0 美元天迅速下跌至2 0 0 8 年1 月底的2 9 4 2 9 美元天( 如附图l 所示) ，2 0 0 8 年新 船成交量为1 4 5 亿载重吨，明显低于2 0 0 6 年和2 0 0 7 年的水平，市场转折的明显标志 是从2 0 0 8 年四季度后，受金融危机影响，整个新造船市场处于停滞状态，韩国现代和 大连造船厂产量下降3 0 ，这直接导致基伊埃( 芜湖) 公司拿到的新订单越来越少，不 仅如此过去得到的订单也出现延迟交货和取消订单的情况，导致公司的运营出现一定困 难，但同时机会也存在，因为各国政府正在积极对应这次危机，韩国、中国政府纷纷出 台扶持本国造船业的发展政策，造船业有复苏的迹象，特别是今年中国政府制定了拉动 内需、扩大投资、加强装备制造业发展的政策，国家投资6 5 亿元人民币资金在广州番 禺兴建船用柴油机生产基地，基伊埃公司成功进入这家企业成为首选空冷器供应商，拿 到了供货周期为3 年的近3 亿元的订单，因此目前的市场对基伊埃( 芜湖) 公司还是充 满机会的，冷却器单元销售额目前约占公司总销售额的7 0 ，是营业收入的主要来源。 另一个业务单元散热器单元主要是为燃气发电厂提供散热器产品，主要客户是国内的燃 气发电厂，目前这一单元销售额约占公司总销售额的3 0 ，但可喜地看到中国政府从节 约能源角度出发，将大力发展核电产业，而基伊埃集团在欧洲已有多年进行核电设备的 散热器配套历史，是这个行业的技术领导者，基伊埃( 芜湖) 公司目前正在与a l s t o m 公司开始进行核电项目的实质性合作，预计可拿到总供货周期为3 年的近4 亿元订单， 这也是这一业务单元新的经济增长点，潜力很大。总之基伊埃( 芜湖) 公司在行业内是 知名度较高企业，但也面临着经济大环境的不景气和行业内的激烈竞争，特别是来自主 机厂降价的压力，如何降低成本、优化企业资源配置，在夹缝从求生存和发展，是摆在 基伊埃( 芜湖) 公司面前一个厄待解决的重大问题。 基伊埃( 芜湖) 公司是面向订单生产，这种生产模式的主要特点有： ( 1 ) 产品种类多。由于按订单生产，并且客户每次的技术要求和产品尺寸要求经 常是不同的，导致了企业的产品种类多、生产工艺要求多、物料准备难度大。 ( 2 ) 需求波动较大。这种波动包括需求数量上的和需求时间上的。有的产品一开 始订单上需求是2 个，生产周期是2 个月，1 个月后突然提出再增加2 个，生产安排和 物料准备就很被动：有的产品，客户只下一次订单，以后就没有订单了，公司出现过同 一产品相隔5 年后客户又下了同一订单，并且此产品需用特殊的专用模具进行生产，在 东南大学硕士学位论文第二章基伊埃公司及其信息化概述 设备、材料组织上为公司增添很多困难。 ( 3 ) 需求变更频繁。基于订单生产的产品通常生产提前期也比较长。因此在这个 期间客户的变更需求的机会就比较大。这种变更包括：增加或取消订单，交期的提前或 延后，产品性能、结构的变化等。 ( 4 ) 紧急订单多，插单现象严重。较长的生产周期往往会超出客户的期望值，所 以可以客户有时会通过公司高级管理层或以很正式、严肃的书面方式进行交货期的提 前，为公司物料准备和生产计划安排带来很大困难。 在上述生产模式特点的前提下，反应在基伊埃( 芜湖) 公司的业务运作上会有下列 问题： ( 1 ) 由于生产周期长、工艺复杂，销售部门在接单时很难给客户一个准确的交货 时间，有时在客户期望的到货期内能不能交货心里没底。 ( 2 ) 生产部门手工进行物料和生产计划的编排，经常会导致生产断线或者“前紧 后松”，前半月有活干，甚至加班，后半月活很少，工人无事干，大大影响了公司生产 效率和利润水平。 ( 3 ) 销售计划的频繁变更直接导致物料供应部门频繁更改采购订单，有些需外协 加工或工序委外的，在变更时会出现商务上问题。 公司近几年的快速发展来自于总部先进的技术、进入中国市场早、行业进入壁垒高， 但这种形式也在发生巨大变化，国外和g e a 集团齐名的行业领先者也开始在国内开厂， 国内的同行业也在快速追赶，因此领先优势也在逐步削弱，同时去年由美国次贷危机引 发的全球金融危机也波及到制造装配行业，订单在减少、销售价格要下降，在这个大背 景下，如何保持领先优势、稳定市场份额、保持较高盈利水平，也迫使公司在考虑如何 提高对客户的相应速度、提高供应商物流、生产物流、客户物流水平，如何实现精益生 产，提高投入产出比。 以上情况充分说明基伊埃( 芜湖) 公司的生产特点要求公司的业务运作流程须关注 快速反应、制造柔性的解决策略，通过一个企业资源的共享平台实现业务信息的采集、 分析、交互是非常有现实意义的。 6 东南大学硕士学位论文 第二章基伊埃公司及其信息化概述 2 2 基伊埃( 芜湖) 公司信息化概况 2 2 1 信息化发展战略 企业信息化是促进企业转换、改善经营机制的重要手段，企业信息化是企业生存、 发展的内在需要，信息化的发展也要求企业在管理模式、运行机制等深层次上进行完善 和创新【4 1 。 企业信息化的重点逐步从过去的信息基础设施建设逐渐转向信息技术的深入应用 与渗透阶段；从单纯的系统建设转向增加效益和价值，更加关注价值的实现、项目的管 理、企业管理的改善、竞争力的加强和组织文化的创新：从单纯追求更强的信息技术转 向信息化战略与企业发展战略的融合。 公司将信息认作战略资源。战略信息系统支持组织改变组织的目标、组织的经营管 理、组织的产品和服务、组织与环境的关系，从而使组织领先于竞争者【5 1 。加强信息系 统的一般控制和应用控制，保证信息系统的安全性、可靠性、正确性。 引进先进的e r p 软件，充分利用现代信息技术建立信息网络系统，使企业经营管 理活动中的物流、信息流、资金流、工作流加以集成和综合，实现资源优化配置，加快 对市场的反应速度，从而提高企业管理的效率和水平，并最终提高企业的市场竞争能力。 2 2 2 信息化现状 ( 1 ) 计算机网络方面。基伊埃( 芜湖) 公司目前有5 台服务器、1 4 3 台客户端计 算机、2 l 台网络打印机、l 台d e l lt l 2 0 0 0 磁带机。公司有独立的计算机中心机房，机 房配备先进的a p c 不间断电源系统、烟感报警系统、干粉灭火系统、恒温恒湿精密空 调系统。公司内网络用线全部为a m p 超5 类屏蔽线，中心网络交换机到服务器和到一 般交换机的网速为1 0 0 0 m ，到各客户端的网速为1 0 0 m 。网络服务器操作系统为 w i n d o w s2 0 0 3 英文企业版，公司配备有总部直接控制的网络防护墙和s y m a n t e e e n d p o i n tp r o t e c t i o n1 1 0 网络杀毒软件。公司的i n t e r a c t 代理通过设在德国的中心路由器 上进行路由解析。2 0 0 8 年1 月一4 月，基伊埃( 芜湖) 公司根据总部信息化建设统一 规划，更换公司所有计算机，软件平台统一为v i s t a + o f f i c e2 0 0 7 系统，公司局域网系 统通过美国a t & t 公司的国际数据专线并入g e a 全球i n t r a n e t 网络，为公司将来在此 平台上使用总部软件进行系统集成打下了必要基础。 ( 2 ) 应用方面。基伊埃( 芜湖) 公司自1 9 9 5 年建立以来，财务系统一直使用奇正财 务软件，此软件运行在u n i x 系统中，此软件包括总帐、应收、应付帐款、固定资产四 7 东南大学硕士学位论文第二章基伊埃公司及其信息化概述 大模块，财务部共6 人使用此软件。从1 9 9 5 年至今，此软件经过一次版本升级，但此 软件一个突出问题是财务数据无法直接导入m s e x c e l 表格，加上软件本身报表格式较 少，这样为财务数据统计和分析工作造成一定困难。公司其他办公软件为m s o f f i c e 软 件，设计部使用a u t o c a d 软件，这只能进行简单的数据处理，谈不上数据集成，公司 内部以及与外部的数据交换主要方式就是用e m a i l 系统或者使用文件服务器上的共享 盘。 ( 3 ) 公司总部近几年的经营策略也由过去的分散经营向集中经营发生原则性变化。 一个原则是集中整合，来自于组织上的整合和业务上的整合，集团将用两年的时间将全 球的2 5 6 家公司整编成1 5 0 个，以集中优势、降低运营成本、增强市场竞争力。总部信 息化建设也是遵循这一大原则。 ( 4 ) 意识上。随着企业的发展和市场竞争的日趋激烈，公司员工在意识上体会到 信息技术的重要，并从公司进行计算机设备更新、建立文件服务器等方面的投入上得到 方便，希望有一个先进的计算机系统支撑日常的业务数据处理。公司高级管理层也意识 到企业发展到目前的规模，如果想进一步做大做强，必须舍弃过去的一些游击队管理方 法，应向正规军管理模式靠拢，其中一个重要步骤就是引进先进的e r p 系统进行业务 流程的正规化、科学化。 ( 5 ) 需求上。2 0 0 8 年5 月公司董事会决定为配合业务迅速稳定地发展，公司投入 巨资引入s a pe r p 系统，用先进的计算机系统整合业务资源，用e r p 系统实现企业规 范的流程管理，这是g e a 集团i t 发展战略。因此德国总部要求芜湖公司引进先进的 e r p 系统来满足不断发展的业务对信息化建设的要求。 ( 6 ) 人力资源方面。目前基伊埃( 芜湖) 公司信息技术部共有4 人，一名经理。3 位r r 工程师中，2 人负责公司计算机网络架构、服务器、客户端的服务，1 人为e r p 工程师，曾经在上一家公司s a p 系统生产模块3 年系统维护经验。 总之，基伊埃( 芜湖) 公司信息化管理还处于分散的、低层次，缺乏战略规划和无 法与企业发展规划相结合的实施阶段，与企业相关的信息化管理方法、制度还未建立。 但基于目前先进的硬件实施、总部要求和自身公司迅猛发展对信息技术的要求，为e r p 的实施创造了良好条件。 东南大学硕士学位论文第二章基伊埃公司及其信息化概述 2 2 2 信息化存在的问题 基伊埃( 芜湖) 公司一直以来对信息技术发展缺乏系统规划，没有建立一整套标准 规范的信息管理基础，因而导致信息系统没有覆盖企业的业务全流程，信息流是被割断 的、信息的传递是迟缓的，甚至是不能直接沟通的。各个单项业务之间即使联上网也很 难形成一个有机的整体，依然是部门分割的状态，难以进行信息共享和业务流程优化。 具体问题表现在下列方面。 ( 1 ) 公司信息系统的硬件实力经过近几年的投入已明显改变，问题是在如此好的 硬件基础上，没有适合公司使用的应用系统，只有财务软件、m s o f f i c e 系统，进行简 单的账务处理和文字处理，不符合一个国际公司的运营要求。 ( 2 ) 公司近几年也试图引进e r p 系统改善公司信息化建设水平，但由于对业务需 求分析不彻底( 主要是业务部门思想上重视不够) ，导致需求阶段分析的结果不能准确 反映实际业务的需要，使几次选择e r p 系统没有成功。 ( 3 ) 应公司对财务系统实现了电算化，但它只是一个孤立的管理系统( 信息孤岛) ， 虽然能够在一定程度上提高财务部门的工作效率，但是却不能提高企业的整体效益。 ( 4 ) 销售部门对销售订单的执行情况难以第一时间掌握，希望借助计算机系统来 查询和提供决策依据。 ( 5 ) 生产部门靠手工进行生产排单和跟踪，及时性和可靠性难以保证，希望这项 工作应该由计算机系统辅助完成。 ( 6 ) 采购部门的信息主要以e x c e l ，w o r d 来处理，无法和别的部门进行共享和实际 采购业务的跟踪、控制，需要一个计算机系统来作支撑。 以上事实表明基伊埃( 芜湖) 公司信息化建设明显落后于公司业务发展，要保持业 务又快有好地发展，公司拥有一个先进的信息化系统是一个必不可少的条件。 2 3e r p 系统的选择 e r p 系统软件不同于一般的产品，如果你不满意可以立即更换，它不仅需要复杂的 实施与配置，而且一旦运行将与业务紧密相连，可以说它和企业生存而生存、消亡而消 亡。因此对e r p 系统的选择时应对企业的日常管理模式和经营目标有准确的判断，确 保系统的选型合理是系统实施成功的一个关键还击。在选择e r p 系统时，应着重考虑 下列方面。 9 东南大学硕士学位论文 第二章基伊埃公司及其信息化概述 1 ) 适用性 首先e r p 软件要满足企业现有业务发展的需求，适合本行业的业务特点，有本行 业典型的成功案例，特别要有和基伊埃( 芜湖) 公司相似生产模式企业的成功案例。其 次，要从企业发展战略目标出发，梳理、优化业务流程，确定关键功能需求以及改善的 目标，然后对软件提出的解决方案进行评估和选择。s a p 作为e r p 软件的行业领导者， 在机械制造行业有很多的成功案例，在基伊埃集团内也有成功的案例，并且实施成功的 企业与基伊埃( 芜湖) 公司的管理模式很接近，应该说能满足基伊埃( 芜湖) 公司的管 理需求，这方面实施风险是较小的。 2 ) 整体成本 e r p 软件实施时一项系统工程，它的安装、实施、维护、开发、培训都需要企业投 入大量人力、物力，涉及部门多、周期长。e r p 实施的整体成本包括：软件费用、实施 费用、开发费用、培i ) t l 费用、维护费用。其中软件费用、实施费用约占总成本的7 0 。 名气越大的e r p 系统，通常价格越高。但s a p 系统对于基伊埃( 芜湖) 公司来说，实 施有成本优势：尽管基伊埃( 集团) 内目前使用的e r p 系统种类不少于4 种，但s a p 系统是目前集团重点支持的e r p 系统，如果基伊埃( 芜湖) 公司实施s a p 系统，软件 费用将会是从集团总部租用的软件费用，每年一付，而且价格很便宜，同时培训工作将 大约有1 3 的工作量是集团s a p 团队来做，作为总部对子公司的技术支持，这将是免费 的。这两方面结合，将为公司e r p 项目的总成本降低3 0 。 3 ) 软件的灵活性、兼容性 e r p 软件需符合中国有关法规、制度，它的财务处理方法须经过国家财政部的核准。 因为随着系统上线运行，公司的业务发展会产生新的需求、改变过去的某些管理方式， 这就要求系统能够快速地做出反应，进行调整。软件还需和绝大多数系统兼容，便于和 其它系统进行数据交换，便于进行二次开发，满足企业一些特殊的需求。s a p 公司是目 前世界排名第一的e r p 软件供应商，大约8 0 的世界5 0 0 强企业使用s a p 系统，研发 实力、市场占用率毋庸置疑，并且s a p 有独立的a b a p 编程语言，能和很多通用软件 做接e l ，二次开发的难度会降低【6 1 。经测试能和目前公司使用的奇正财务软件数据库相 兼容，这意味着公司过去的财务数据可以接转到s a p 系统中，便于对公司历史经营数 据的查询和管理。 基于上述分析，基伊埃( 芜湖) 公司最终选择s a p 系统。 1 0 东南大学硕士学位论文第三章公司s a p 系统应用需求分析 第三章公司s a p 系统应用需求分析 3 1 系统应用的总目标 企业的信息化的内容很多，在技术方面有c a d 、c a m 等，在管理方面有o a ( 办公 自动化) 、t p m ( 全面生产力管理) 等，在自动控制方面有d c s ( 分布式控制系统) 、s p c ( 统 计过程控制1 等，这说明企业管理上存在的问题不是e r p 系统都能解决的，e r p 是不可 缺少的，但不是万能的。我们应通过需求分析，归纳总结出可以通过e r p 系统实施来 解决的企业问题，而对于那些不能由e r p 系统解决的企业问题则应同步运用其他相关 的管理方法和管理软件。 企业为什么要上e r p 系统? 应用e r p 的关键在于能够解决企业的实际问题，企业 不能为上e r p 而上e r p ，企业必须明确自身面临的信息化需求，根据企业的实际经营 状况来由选择地实施e r p 系统，而不能盲目地根据厂商提供的“e r p 一二三 的方法 来构建企业的信息化管理系统，需求阶段的一个不慎都有可能导致软件实现阶段的大量 返工，导致系统实施的失败。所以在实施e r p 系统前，对企业进行需求分析是非常重 要的。我们必须清楚企业通过上e r p 系统要达到什么管理目标。所以我么要进行总体 需求分析和业务部门的需求分析。总体需求分析是一种战略性考虑，在这个基础上我们 再进一步分析具体的业务流程，即各业务部门的需求分析【7 】。 目前我国很多企业实施e r p 系统，但成功的不多，究其原因很重要的一点就是在 需求阶段没有做好，大都数项目实施人员没有采取切实、有效地需求分析方法进行需求 获取工作，没有得到最真实的、最实际的用户需求信息，最终导致e r p 项目实施应用 的失败。项目如果需求分析做得好，那项目就相当于做完了一半，好的需求分析会为项 目的顺利实施奠定基础，减少大量人力、物力，减少开发与实施的风险。 项目需求分析主要指由非形式的需求陈述转换为完整的需求定义，再由需求定义转 换到相应的形式功能规约的过程。此阶段的需求分析是在战略层次上进行的，是对照企 业的基础现状，根据企业的战略目标，按各项主要指标找出差距，并具体分析这些差距 的原因，然后在技术和经济的约束范围内，提出对e r p 的需求，确定e r p 的目标【8 】。 这一阶段特别重要，它定义s a p 系统实施后要达到的目标，要取得的经济效益。在进 行e r p 需求分析过程时，从一开始就从可行性需求分析出发，以企业的根本需求为前 东南大学硕士学位论文 第三章公司s a p 系统应用需求分析 提来进行需求分析工作，这是e r p 成功实施的个重要保证。 企业战略规划决定了企业发展的奋斗目标。基伊埃( 芜湖) 公司是面向订单生产地 企业，快速交付产品的能力是其核心竞争力。企业战略目标是运用全球资源、实现信息 共享、精益生产、团结合作，争做行业小巨人。在这一大方向下，公司确定了s a p 系 统实施的总体目标。 ( 1 ) 降低库存、减少库存资金。目前公司的库存价值约为7 0 0 0 万元人民币。所以 希望实施s a p 系统，按需生产、订货、控制库存、比价采购。库存价值在s a p 系统正 式上线后1 年内降低3 0 0 0 万人民币。具体操作是要控制原材料、外构件品种，减少不 必要库存，降低物料采购价格。 ( 2 ) 提高生产率。希望通过s a p 的生产工单排单系统，合作组织人员、设备等生 产资源，减少不必要的浪费。通过流程化的工时计算系统，杜绝人为调整工时的现象。 ( 3 ) 加速资金周转、减少流动资金。希望通过s a p 系统流程化管理，缩短生产、 采购周期。既有充分保证生产的物料库存，又要有较低的存货。 ( 4 ) 降低成本。激烈的市场竞争是公司面临着来自客户的降价压力，公司在此形 式下仍要保证2 6 的e b i t ，就必须要降低成本。希望通过s a p 系统能成本控制、成本 核算、成本分析上发挥数据发掘机作用，让s a p 对运行中的数据进行分析，找出成本 差异、增高的源头，为公司管理层决策提供真实可靠的依据。 ( 5 ) 快速反应、按时交货。制定计划与更新计划的周期必须与市场需求相匹配。 希望通过s a p 系统科学的产能分析、合理的排单系统实现按需生产、准时生产、不停 工待料。目前公司的订单按时交货率为7 8 ，目标是s a p 系统正式上线后1 年内订单 按时交货率提高到9 5 。 ( 6 ) 决策科学。希望通过s a p 系统对运行在系统中的销售、物料供应、财务等相 关的分析和提炼，为决策提供有说服力的数据。让数据说话，让数据暴露问题，让数据 帮助决策【9 1 。 总之，就是通过s a p 系统的实施，加强管理强度使业务运行规范化，降低运行风 险，实现公司的效益增长和可持续发展。 3 2 系统应用总体功能 在可行性论证的基础上，进行管理层或战术层上的需求分析，明确对e r p 的功能、 东南大学硕士学位论文 第三章公司s a p 系统应用需求分析 性能、信息、资源和组织结构的需求和目标，再根据需求的重要程度，确定e r p 的阶 段目标和总目标，并根据系统目标确定e r p 的总体方案和实施进度计划。 随着企业销售、生产规模的日益扩大，给企业管理带来了很大难度，尽管在生产、 财务、销售等管理环节使用了计算机，但由于制造理念落后，管理信息缺乏集成性，使 得生产、经营、供应相互脱节。最直接的表现就是计划实现率低、生产周期长、资金运 行差。公司实施s a p 系统的最终目标是理顺公司业务活动中的物流、资金流、信息流 之间关系，建立一套高效的运作系统，以提高产品质量、降低生产成本、适应市场的变 化和提高服务水平【1 0 1 。这就要求企业的制造、采购和物流系统能够以客户订单为导向顺 畅地运行。经过s a p 项目组的认真细致地现场调研与分析，基伊埃( 芜湖) 公司的总 体需求方案如下： 1 ) 加强业务流程计划性 ( 1 ) 较准确和清晰地制定销售预测和销售计划，销售预测和销售计划大体准确。 销售是龙头，龙头不掌握好，就会产生牛鞭效应，导致全盘皆输【1 1 】。 ( 2 ) 应有一套成熟先进的制造理念指导企业制定计划和组织生产。主生产计划的 建立必须有据可依、切实可行，按主生产计划制定相关物料的需求计划和产能计划。 ( 3 ) 生产的安排应按需生产、优先级生产、根据产能情况优化配置，合理安排生 产进度，避免产能的过剩或不足影响生产。科学地计算产能并跟踪监控生产计划的执行 情况。 ( 4 ) 采购计划应依据主生产计划的制定而制定，物料采购应有提前期控制和确定 的材料需求日期，一方面避免盲目采购，造成库存成本的增加，另一方面确保供应商及 时供货，避免生产缺料怠工现象发生。 ( 5 ) 按订单进行制造装配( m a k et oo r d e r ) ( 6 ) 清晰的物料需求管理计划( m r p ) ，采购订单的建立尤其是生产性物料的采购 订单必须由m r p 运行产生，除非特殊情况需经公司领导批才能人为建立采购订单【1 2 j 。 ( 7 ) 清晰的能力需求计划c r p 2 ) 规范数据管理 ( 1 ) 物料编码系统应科学、统一并和总部编码标准相符合。 ( 2 ) 制造数据管理要科学。主要是对工艺路线、工作中心等生产要素定义准确。 ( 3 ) 客户数据、供应商数据管理。要求真实、完整。 3 ) 严格的物料管理 1 3 东南大学硕士学位论文第三章公司s a p 系统应用需求分析 ( 1 ) 清晰地对物料购入、入库、出库以及成品的发货进行管理。 ( 2 ) 做到帐物一致，尽量做到很少的盘盈盘亏。 ( 3 ) 库存管理应做到帐实相符，能及时查询各种物料的收发存状况，能及时发现 生产所需用料的库存情况和缺料情况，应和财务紧密衔接，形成及时的过帐运作，在事 务处理的同时自动生成会计核算分录，保证物流与资金流的同步更新。 4 ) 建立完善的成本核算体系。 应该有一套比较完整的成本管理体系。真正做到成本计划、成本日常控制与管理、 成本计算、成本分析等成本管理环节，最终使成本核算准确及时。 5 ) 高效、集成的业务数据管理 销售、生产、采购、库存、财务各个业务环节应紧密衔接、数据信息及时充分共享。 6 ) 集团化和本地化 目前公司是隶属于德国总部的公司，只在芜湖有一个公司，随着集团在国内的投入 加大和公司自身的迅猛发展，公司目前在上海的办事处会发展成一个具备生产能力的公 司，所以在s a p 实施中，也要充分考虑这一情况，在系统中的组织设置、财务核算等 方面要为将来在上海的新公司留有余地，同时又要符合集团的规范。 7 ) 界面设置灵活、易操作 用户界面应以用户方便为原则，以业务为导向，采用人性化设计。如用户没有权限 操作的功能菜单和按钮，应该不出现或者是显灰色不激活状态。界面显示项应可以选择 和制定。 由于公司管理人员中外籍人员比例为1 5 左右，因此系统要做到有中、英文菜单， 对应的数据库是一个，以方便中方、德方人员的日常操作。 以业务为导向是指界面的设计应该考虑到业务人员的业务特点和习惯，把经常需要 查询和使用的功能尽可能集中地放在第一层界面上。虽然信息的来源很多，但是应集成， 同时尽可能从一个窗口进去按选择条件不同实现连续查询功能，而不必频繁地更换查询 窗e l i l3 1 。 例如对于销售人员来说，应该满足在制定合同的时候可以查库存、查客户的应收应 付、查客户的信用额度、历史销售记录、产品生产情况、交货情况等。打开合同后，可 以查询到合同货物的订货、发货、开票、退货、根据需要和权限可以提供计划成本、实 际成本等情况，并可以根据授权执行通知出货、开票等业务操作。 8 ) 软