Excel表格运用培训ppt课件.ppt

,目录,一、EXCEL表基础介绍二、常用选择技巧三、常用输入与编辑技巧四、工作表的操作与美化五、数据管理技巧六、公式与函数七、图表制作八、常用设置九、高级应用与自动化,EXCEL培训资料,一.ECXCEL表基础介绍-软件简介,Excel具有电子表格软件的特点，以“表格”方式处理数据，在需要计算的位置立即显示结果，所见即所得；表格之间可通过公式动态联结；具有强大的作图功能，可实现“图文并茂”；以数据库的管理方式管理表格数据，具有排序、检索、筛选、汇总计算等功能；数据共享功能，可与其他软件交互。,一.ECXCEL表基础介绍-窗口介绍,Excel的窗口分为三大部分：控制区：标题栏、菜单栏、常用格式工具栏工作区：名字框、编辑栏、工作表显示区：工作表标签、状态栏、标签显示区,一.ECXCEL表基础介绍-基本概念,文件、工作簿、工作表Excel的文件称为工作簿.它默认包含3个工作表，最多255个，由Sheet1到Sheet255分别命名。用户可按需求增减工作表.工作簿文件的扩展名为.xls。单元格工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格每个工作表中有65536行，256列，最多可包含65536256个单元格。每个单元格可显示1024个字符。,二.常用选择技巧,1、选择切换工作簿：2、选择切换工作表：3、选择多个工作表,技巧：在同工作表中按Ctrl+Tab键，区别Alt+Tab键,技巧：选择第一个标签，按住Shift键，选择最后一个标签在标签中右键选“选定全部工作表”,技巧：按Ctrl+PageUp键前翻，按Ctrl+PageDown键后翻,4、选择单元格：5、区域内快速切换单元格（正序、倒序）：6、选择整行、整列：7、选择整个工作表：,单行单列：单击行号或列标多行多列：与选择单元格一致,多个连续单元格：选择左上，按Shift键，选择右下多个不连续单元格：选择一个区域，按Ctrl键，选择另外一区域选择非隐藏单元格：点自定义工具栏上的选定可见单元格按钮再选择,单行单列：单击左上角行号与列标交叉处的按钮技巧：按Ctrl+A键,技巧：选择一个区域，按Tab、Shift+Tab，按Enter、Shift+Enter,二.常用选择技巧,8、选择连续最远单元格（空或非空）：9、重复最后以此操作：10、将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格：,技巧：双击选择单元格的某边框全选技巧：按住Shift键双击,技巧：按F4或者Ctrl+Y键,技巧：按Ctrl+Shift+箭头键,二.常用选择技巧,三.常用输入与编辑技巧,1、撤销与恢复：2、填充：3、复制与粘贴：,填充方法：按住填充柄拖拽连续填充技巧：双击填充柄等差数列技巧：输入前两个数，选中此两单元格填充等比数列技巧：类似等差，用右键填充，然后在跳出选项中选“等比数列”,方法：按工具栏上“撤销”、“恢复”的按钮技巧：按Ctrl+Z撤销，按Ctrl+Y恢复,技巧：按Ctrl+C键复制，按Ctrl+V键粘贴技巧：直接拖动单元格剪贴，按Ctrl键拖动复制粘贴粘贴数值技巧：复制后按工具栏“粘贴数值”按钮（工具-自定义）转置粘贴：复制后按右键，选择性粘贴中选中“转置”（复制与粘贴区域不允许有重叠）,4、同一个单元格中折行（换行输入）：5、输入“00”和位数较多的数字（如身份证号）：6、使用下拉列表快速输入：,技巧：输完一行后，在编辑状态按Alt+Enter键换行,方法：把单元格设置成“文本”格式技巧：先输入一个“”符号（英文状态），再输入数字,方法：选择单元格区域，单击“数据有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，中间用英文状态下的逗号“,”隔开。“来源”中也可以选取本表内的某单元格区域。,三.常用输入与编辑技巧,7、快速编辑单元格：8、快速输入大量重复特殊符号：,技巧：利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。,技巧：先使用一个字母代替输入（注意不能是本表中需要用到的），全部输入完毕后，通过“编辑-替换”命令，把此字母全部替换成需要的特殊符号即可。,三.常用输入与编辑技巧,四.工作表的操作与美化,1、表激活、删除、插入、重命名：2、标签颜色设置3、表移动与复制,方法：右键单击工作表标签，选择相应的选项。,方法：右键单击工作表标签，选择“工作表标签颜色”，设置颜色。,方法：打开有关工作表，在需要移动的工作表标签上单击右键，选择“移动或复制工作表”，在选项框中选择需要移动到的工作薄，选中就“建立副本”则是复制，否则是移动。技巧：按住Ctrl键，拖动工作表标签可快速复制工作表。,4、隐藏、显示表：5、保护、部分保护表6、冻结表,方法：选择菜单，格式工作表隐藏/取消隐藏。,方法：选择菜单，工具保护保护/取消保护工作表。允许用户编辑部分工作表技巧：选择需要编辑的单元格，设置单元格格式，在保护选项卡中把锁定选项去掉，然后再保护工作表。,方法：选择需要冻结行的下一行，或右一列，或行列相交的单元格，选择菜单，窗口冻结/取消冻结窗格。技巧：利用工具栏上的“冻结拆分窗口”按钮,四.工作表的操作与美化,7、行高/列宽设置：8、删除、插入行/列/单元格9、隐藏、显示行/列,方法：鼠标放于行号/列标分割线处直接拖拽。技巧：双击此分割线，自动设置合适行高/列宽,方法：选择一行/列或多行/列，右键点删除/插入。技巧：选择单元格，右键，选插入/删除，在选项卡中选行/列，如果选下移/左移等，则是添加/删除单元格,方法：选择需要操作的行/列，右键点隐藏/取消隐藏。技巧：选择单元格，按Ctrl+9/Ctrl+0，隐藏行/列按Ctrl+Shift+9/Ctrl+Shift+0，取消隐藏行/列,四.工作表的操作与美化,10、格式、字体、对齐、边框的设置：,方法：通过设置单元格格式中的数字格式设置。技巧：通过格式工具栏上的按钮设置，主要按钮功能如下,四.工作表的操作与美化,11、合并及居中：12、自动换行、缩小字体填充13、格式刷,作用：将数据显示在几个连续的单元格中间。方法：点工具栏中的合并居中按钮,作用：把较长的文字分成若干行显示，或自动缩小字体，以在单元格中全部显示。方法：设置单元格格式对齐文本控制自动换行/缩小字体填充,作用：格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域，快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。方法：选择设置好格式的单元格区域，点工具栏上的格式刷工具，选择需要设置格式的单元格，点击鼠标即可。,四.工作表的操作与美化,14、添加超链接：15、条件格式16、分组及分级显示,作用：快速转到链接的地方。方法：选单元格，右键超链接“本文档中的位置”，然后设定需要链接到的位置。,作用：让单元格格式按照内容变化，用以突出显示某些内容。方法：选单元格，点菜单栏格式条件格式，设定不同条件下显示的格式，可以添加设置3个条件。,作用：把表中行/列按一定的组合折叠起来。方法：选择需要折叠在一起的行/列，点数据组及分级显示组合。组合中可以包含另一个组合。,四.工作表的操作与美化,五.数据管理技巧,1、查找与替换：2、排序、筛选与汇总,方法：按Ctrl+F查找、替换消除所有空格技巧：在替换选卡中查找内容为“”（空格）替换为中内容不要输入，直接按全部替换即可部分替换技巧：选择需要替换的区域，再全部替换。,排序方法：选数据菜单，点排序，先选是否有标题行，再选关键字与排序方法，可使用三个关键字段排序。筛选方法：选中字段名字行，选数据菜单，点筛选自动筛选。技巧：筛选的时候可以自定义筛选条件，也可以筛选前10大/小数据汇总方法：先排序，选中全部工作表，选数据菜单中的分类汇总注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。,3、数据分列：4、批注数据5、数据同乘/除10000（快速改变数据单位）6、快速浏览计算结果,作用：可把一列数据按一定的规律分成若干列。方法：把需要分列的列置于最右边，选择此列，选数据菜单中的分列项，按需要设置分列方法。,方法：选择单元格，右键菜单中点插入/删除批注，编辑批注内容。,技巧：在一个空单元格输入10000，复制，选中需要同乘/除的单元格右键单击，选择性粘贴乘/除，同理可操作加减。,方法：选择单元格，观看状态栏，默认显示求和结果。技巧：右键单击状态栏，可以把输出结果改为计数、平均值等。,五.数据管理技巧,六.公式与函数,Excel的单元格中可输入公式和函数，利用公式和函数对数据进行复杂的计算及输出，当链接的数据改变时，公式能自动进行重算，保证数据的准确性。运算符和运算规则算术运算符：+、-、*、/、%、关系运算符：=、=、运算规则：先计算括号内的算式先乘除后加减同级运算从左至右,技巧：让公式单元格处于编辑状态，可查看链接的源单元格。,公式的复制和移动工作表中的公式可像普通数据一样复制选取含有要复制的公式所在的单元格按复制、粘贴；或拖曳填充柄即可复制,相对引用与绝对引用公式复制时，单元格的引用是相对引用即引用的源会随着公式所在单元格的变动而变动若需引用单元格的绝对地址，可在地址上加上“$”符号。如E7表示为$E$7。,技巧：可以分为行绝对引用和列绝对引用，如$E7和E$7。技巧：利用F4键可快速添加和切换绝对引用的方式。,六.公式与函数,常用函数SUM求和COUNT计数IF条件判断SUMIF/COUNTIF条件求和/条件计数VLOOKUP自动匹配函数ROUND四舍五入函数LEFTMIDRIGHT（分号）只选定当前选定区域中的可视单元格,分级显示数据的按键,请按如果要ALT+SHIFT+右箭头键对行或列分组ALT+SHIFT+左箭头键取消行或列分组CTRL+8显示或隐藏分级显示符号CTRL+9隐藏选定行CTRL+SHIFT+(（左括号）取消隐藏选定行CTRL+0（零）隐藏选定列CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列,窗口、对话框和编辑框中的按键,在窗口中按下完成ALT+TAB切换到下一个程序ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序CTRL+ESC显示Windows“开始”菜单CTRL+W或CTRL+F4关闭活动工作簿窗口CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的