公司采购、办公用品管理制度.doc

公司采购管理制度 文件编号：ZS-BGS-XZ-002一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、采购管理对象1. 日常办公常用物品，如电脑、打复印机、验钞机、打印纸、笔、笔筒、订书机、订书针、文件夹、文件筐、卷纸、抽纸、印泥、起钉器、削笔刀、剪刀等。员工休息用品、车载用品、保洁用品、植物及其他办公室日常消耗品。以上统称为“办公易耗品”，主要用于办公环境和工作使用。2. 销售部的奖品、礼品、赠品等。3. 食堂采购和工程材料采购不在本制度规定的范围。三、采购原则1. 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。2. 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。3. 物品采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。四、分工管理1. 办公室文员1.1 文员须按月度建立库存台账，定期核查所领物品登记表，做好办公易耗品、销售奖品的入库、发放和库存管理工作。（附件办公易耗品月度台账统计表、销售奖品库存统计表）1.2 文员须每月底盘点，查对台账与实物，保证账实相符。1.3 文员须防止办公易耗品、销售奖品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证其功用和性能。1.4 文员须根据办公易耗品以及销售奖品的领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。2. 采购专员2.1 负责办公易耗品和销售奖品的采购与验收工作；2.2 负责供应商的筛选工作；3. 办公室负责人3.1 负责办公易耗品和销售奖品每月月底库存的检查工作；3.2 协助文员做好办公易耗品和销售奖品日常管理工作；3.3 负责办公易耗品和销售奖品费用的管理工作。五、办公易耗品和销售奖品的采购流程采购专员接收购置计划表文员编制购置计划表并审批市场询价、比价、议价填写并上报询价记录表样品检查提供样品采购量大价高商家按合同供货送货或自提签订供货合同/协议或定点采购不提供样品物品验收与费用结算选 定供货商采购量小价低采购员自提或商家送货按购置计划表临时采购销售部奖品的采购与办公易耗品的采购流程一致，购置计划表由销售部负责编制。（一）接收购置计划表采购专员接收办公室文员编制并完成审批的购置计划表，并对购置内容进行再确认。包括需要采购的物品型号、颜色、规格，甚至生产厂家都进行进一步确认，以确保采购的物品是所需品。（二）市场询价、比价、议价采购专员比照购置计划表上的物品到市场上至少选择三家以上进行询价、比价，并对商家提供的价格进行合理议价。（三）填写询价记录表 市场询价结束后，采购专员对询价结果进行记录，填写完询价记录表后交公司领导定夺。 （四）选定供货商 公司领导审阅完询价记录表后，对需要提供样品的采购进行样品检查。进一步确认后再确定供货商家；对不需要提供样品的采购，根据询价记录表，确定供货商家。 （五）采买1. 定点采买1.1确定供货商家后，对量大、价高、供货期长、使用寿命长或需长期采购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。1.2 采购员定点采买时，可按照购置计划表的内容直接下单。定点单位没有所需物品的按临时采购进行。2. 临时采购确定供货商家后，对量小、价低、供货期短、使用寿命短或临时需要的物品直接进行采买。 （六）送货送货方式可选择自提或商家送货上门。（七）验收采买结束后，采购专员对商家送货的物品再进行一一确认，防止错送、漏送，或以次充好等。（八）费用结算1. 现款采购1.1 采购人员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票），由办公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。1.2 财务借款按财务制度执行。2. 后付款采购2.1 采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票），由办公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，总经理审批。到付款时间时，财务部直接汇款。2.2 货物已到发票未到，验收合格，办公室文员登记入库后，如供货方要求提前付款时，按正常财务手续办理后支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。2.3 物品采购必须取得发票方可报销，发票性质（增值税专用发票或普通发票）按财务规定执行。六、定点商铺管理 （一）定点供货商选择采购专员到市场选定至少3家信誉、产品质量以及送货效率较高的商铺，进行报价对比后，选定价格较优惠的商铺为定点供货单位。签订以结算方式为月结、为期一年的供货合同。（二）定点商铺价格监控至少每半年一次，采购人员定期到市场进行比价，比价结束填写询价记录表，防止定点采购单位抬高价格。文员编制购置计划表并审批七、办公易耗品管理流程量不足采购阶段量足文员验收、入库登记各部门领用文员核对库存数量办公室分管副总审核申领单各部门提交办公易耗品申领单采购专员按购置计划表采购（一）办公易耗品申领与审核1. 各部门根据本部门办公易耗品的使用情况，每月25日前提报下月办公易耗品领用计划。2. 部门负责人和分管副总审批签字后报办公室。经办公室负责人审核后交办公室文员进行登记申领。（附件部门办公易耗品申领单）（二）核对库存数1. 办公室文员统计部门办公易耗品申领单所需物品数目后，与库存数进行核对，原则上库存数留存原数量的1/3。2. 若库存足，文员直接按本章第六小节中“办公易耗品的发放及领用”流程发放。3. 若申领后数量不足，申请购置后再发放。（三）编制购置计划表因库存数量不足，文员编制购置计划表经办公室负责人、办公室分管副总、总经理/董事长审批后，将购置计划表交采购专员进行采购。（附件购置计划表）（四） 采 购1. 采购专员根据审批后的购置计划表进行采购，并于接到购置计划表的10个工作日内（特殊时间要求除外）完成采购。2. 优先在定点供货商处进行采买，按照合同规定的供货价格采购。3.采购流程参照本制度第五节“办公易耗品和销售奖品的采购流程”执行。（五）验收、入库登记1. 采购结束后，采购专员在办公易耗品购置计划表填写实际采购价格，签字后交行政专员，并附上送货单/收据/发票。2. 办公室文员按照采购专员交回的购置计划表一一核对采买的物品种类、数量、质量、价格单据等，核实完毕后进行物品登记入库，及时更新办公易耗品台账。（附办公易耗品登记台账）（六）发放及领用1. 新员工办公易耗品的发放新员工入职每人按标准配备电脑一台、签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个，不含厨师、帮厨、保洁。2. 部门办公易耗品的发放文员根据各部门提交的部门办公易耗品申领单如实发放所列物品，领取时须签字确认。3. 个人办公易耗品的领用各部门员工个人需要临时支取时，在部门办公易耗品登记表上签字。 4. 销售奖品的发放 销售奖品发放必须严格遵循公司制定的销售政策，客户领取奖品时必须由置业顾问陪同，领取奖品时出具奖品领取单并在登记表上签字确认。销售奖品领取单、销售部奖品领取登记表八、办公消耗品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公易耗品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。1. 移交人需填写办公易耗品交接单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，对毁损视该物品价值的大小情况，另行处理。（附件办公易耗品交接单）2. 办公室文员需据清单核实后存档备查。若移交人为办公易耗品管理员本人时，办公室负责人需亲自点验，并且做好交接工作。九、附件表1部门办公易耗品申领单表2 询价记录表表3购置计划表表4销售奖品领取单表5销售部奖品领取登记表表6部门办公易耗品领取登记表表7办公易耗品月度台账统计表表8销售部奖品库存统计表表9办公易耗品交接单十一、本制度由下发之日起执行。 办公室 二一六年十一月十一日部门办公易耗品申领单 申请部门： 年 月 日编号名称规格单位数量使用人备注部门领导 签字分管副总签字办公室负责人签字办公室分管副总签字部门物品领取人签字询价记录表询价人询价日期报价单位信息名称负责人电话地址交货时间付款方式税票情况采购内容型号/规格数量原报价议价最终单价备注采购人员建议部门领导意见分管副总意见总经理意见购置计划表 日期： 年 月 日采购专员预计完成采购时间序号品 名规格单位数量预算额度实际金额备 注预算额度合计 元实际采购合计(采购结束后填写) 元办公室负责人签字办公室分管副总签字总经理签字验收并登记入库采购专员签字办公室文员签字注：物品单价超过1000元的，需提前报价，待部门领导/分管副总确认方可购买。 销售奖品领取单客户姓名购房价格或定金金额销售期 排号 定房 购房付款方式一次性 按揭（公贷、商贷）房 号奖品金额奖品名称数量领取方式 置业顾问代领 客户领取 其他置业顾问确认销售经理确认销售奖品领取单客户姓名购房价格或定金金额销售期 排号 定房 购房付款方式一次性 按揭（公贷、商贷）房 号奖品金额奖品名称数量领取方式 置业顾问代领 客户领取 其他置业顾问确认销售经理确认销售奖品领取单客户姓名购房价格或定金金额销售期 排号 定房 购房付款方式一次性 按揭（公贷、商贷）房 号奖品金额奖品名称数量领取方式 置业顾问代领 客户领取 其他置业顾问确认销售经理确认销售部奖品领取登记表领取时间奖品名称房 号数量置业顾问领取人备注备注：此表作为销售部奖品领取的记录凭证之一。部门办公易耗品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量领取人备注备注：此表作为各部门年度领用办公消耗品的记录凭证之一。销售部奖品库存统计表（_月）奖品名称入库时间新购数量现库存上月领取总领取备注序号办公用品名称型号单位原基数采购数 采购单价 采购金额 月度总数 月度领用总数领用数量库存数工程部金额预算部金额财务部金额 营销部金额 办公室金