（档案学专业论文）文件运动理论与电子文件管理.pdf

内容摘要 文件运动理论是档案学基础理论，它也是一个应该将文件连续体理论包容其 中的，开放性、自我完善性和可持续发展的完整理论体系，理应成为电子文件管 理的理论基础。为此，本文针对电子文件特点对文件运动理论相关内容进行了梳 理。首先对文件概念实质和外延范围问题进行研讨，指出这方面的理论研究，为 对电子文件管理范围和档案化管理问题的研究奠定了基础：其次分析了文件运动 理论关于文件运动整体性、连续性和阶段性的论述，指出其理论成果直接影响了 对数字档案馆建设模式的研究；最后对广义的来源观和西方学者提出的概念来源 观及其哲学基础进行了分析，指出将其提升到文件群体运动理论高度进行研究的 意义以及对电子文件来源信息著录问题的影响。从而比较系统地阐述了文件运动 理论是如何作为基础理论影响电子文件管理原则与模式的，并在此基础上，进一 步强调了电子文件档案化管理的重要性。 【关键词】文件运动理论文件连续体理论电子文件管理文件群体运动 来源原则档案化 a b s t r a c t t h et h e o r yo fr e c o r d sm o v e m e n ti st h eb a s i ct h e o r yo fa r c h i v a ls c i e n c e i tisa no p e n ，e g oi n t e g r i t ya n ds u s t a i n a b l ed e v e l o p m e n ti n t e g r i t yt h e o r y s y s t e m , w h i c hs h o u l dc o n t a i n sr e c o r d sc o n t i n u u mt h e o r y i ts h o u l db et h e t h e o r e t i c a lp r i n c i p l eo fe l e c t r o n i cr e c o r d sm a n a g e m e n t f o rt h i sr e a s o n ， t h i sa r t i c l eu n s c r a m b l et h ei n t e r r e l a t e dc o n t e n t so ft h et h e o r yo fr e c o r d s m o v e m e n ta i m i n ga tt h ef e a t u r eo fe l e c t r o n i cr e c o r d s f i r s to fa l1 ，t h i s a r t i c l ed i s c u s s e st h es u b s t a n c ea n de x t e n s i o no fr e c o r d s ，a n di tp o i n t s o u tt h et h e o r yr e s e a r c ha b o u tt h a t i ta l s ol a y saf o u n d a t i o nf o rt h e r e s e a r c h o f e l e c t r o n i cr e c o r d sm a n a g e m e n ta n da r c h i v a l m a n a g e m e n t s e c o n d l y ，t h i sa r t i c l ea n a l y z e st h ed i s t o u r s ea b o u tt h ei n t e g r i t y ， c o n t i n u i t ya n dd i f f e r e n tp h a s e si nt h et h e o r yo fr e c o r d sm o v e m e n t ，a n d p o i n t so u ti t sr e s u l t si n f l u e n c et h er e s e a r c ho nc o n s t r u c t i o nm o d eo f d i g i t a la r c h i v e s f i n a l l y ，t h i sa r t i c l ea n a l y z e st h eg e n e r a l i z e dv i e wo n p r o v e n a n c e ，n o t i o n a lv i e w o n p r o v e n a n c ew h i c hi sr a i s e db yw e s t e r n s c h o l a r sa n di t sp h i l o s o p h i c a lf u n d a m e n t a l s a n di tp o i n t so u tt h e m e a n i n gt or e s e a r c hi ta sr e c o r d sc o l o n ym o v e m e n ta n di t si n f l u e n c e s o nb i b l i o g r a p h yo fe l e c t r o n i cr e c o r d ss o u r c e s t h e r e b y ，i te x p o u n d sh o w t h e t h e o r yo f r e c o r d sm o v e m e n ti n f l u e n c e s t h ee l e c t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n tp r i n c i p l ea n dm o d e a st h eb a s i ct h e o r y ，a n di tf u r t h e r e m p h a s i z et h ei m p o r t a n c eo fe l e c t r o n i cr e c o r d sa r c h i v i n gm a n a g e m e n to n t h jsb a s j c k e yw o r d s t h et h e o r yo fr e c o r d sm o v e m e n tt h et h e o r yo fr e c o r d sc o n t i n u u m e l e c t r o n i cr e c o r d sm a n a g e m e n tr e c o r d sc o l o n ym o v e m e n t t h ep r i n c i p a lo fp r o v e n a n c ea r c h i v a l i s a t i o n 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得堂江盘堂或其他教育机 构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献 均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名：f 焦、习致 签字日期： z , , - o b ，月一，日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解迸鎏盘茎有关保留、使用学位论文的规定， 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和 借阅。本人授权逝婆盘茔可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库 进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 学位论文作者签名： 苫、敢 签字日期：沙；年j 月j r 日 学位论文作者毕业后去向： 工作单位：浙江工业大学 通讯地址：杭州市朝晖六区6 8 4 - 5 0 1 导师签名： 签字日期： 电话：1 3 9 5 8 0 3 8 6 1 0 邮编：3 1 0 0 1 4 文件运动理论与电子文件管理 前言 2 0 世纪9 0 年代，信息技术和网络技术的快速发展及其在社会各领域的广泛应用， 直接导致大量的电子文件产生于人类社会活动过程。电子文件的应用给社会记录活动带 来了全方位的变革：电子文件的信息存储高密度性缓解了长期以来困扰着档案工作者的 存储空间不足的难题：多媒体集成性使得信息的交流方式丰富多彩，能够同时诉诸于人 类的眼、耳等多种感官，同时还提高了信息的接收效率；信息内容与载体可分离性，使 文件信息首次可借助网络超越时空地实现信息资源共享；信息易操作性更使得人类能节 省人力、财力与时间。而与此同时，档案管理者也不得不开始面临电子文件管理的诸多 问题，如存在着电子文件的信息丢失与损毁，电子文件真实性、完整性、可靠性遭到质 疑，电子文件长期可读性难以确保等诸多隐患。在日常工作中因电子文件管理不善而带 来的损失不胜枚举。人们逐步意识n - 如果单纯地享受电子文件所带来的方便快捷而忽 视对其的管理与控制，最后的结果必将难以维系电子文件的运行与应用。而有效地进行 电子文件管理必然需要一个相对科学的理论基础作为指导。 近年来，国内外学术界出现的与电子文件管理密切相关的理论思想主要有文件连续 体理论、后保管模式、文件管理流程重组理论、前端控制及全程管理原则等等。然而， 就整体而言或者说从电子文件管理宏观角度看问题，所有这些理论、原则、观点或者模 式还没有融为一体；对其理论基础的阐述，还不是十分明确，或者说它们还无法构成电 子文件管理完整、系统的理论基础。其实，上述理论、原则、观点或者模式，实际上都 建基于或者来源于档案学理论，尤其是其基础理论文件运动理论，或者与其有密切 关系。为此，本文拟针对电子文件特点阐述文件运动理论相关内容，探讨文件运动理论 是如何作为基础理论影响电子文件管理原则与模式的，以此为奠定电子文件管理比较系 统的理论基础略尽绵薄之力。 1 文件运动理论是指导电子文件管理的基础理论 文件运动理论是关于文件及其运动规律的理论。1 9 9 5 年，何嘉荪教授在档案学 研究上著文首次提出必须对文件运动规律，也就是文件运动理论进行深入研究，并将 文件生命周期理论、来源原则、全宗理论和文件价值论等相关理论融合在一起，构建文 件运动理论体系。其中，文件生命周期理论是研究文件运动整体过程的理论；来源原则 文件运动理论与电子文件管理 和全宗理论是研究文件群体运动特点的理论；文件价值理论则是研究文件运动动力的理 论。 自此之后，对文件运动理论的研究在我国开始兴起。十年来我国学者就此发表了众 多论文，还出版了专著，尤其是何嘉荪和傅荣校在1 9 9 9 年合著出版的文件运动规律 研究一书，影响甚巨。也可以说，文件运动理论体系是由我国学者提出构建的。之所 以称之为。文件运动理论”，则源自马克思辩证唯物主义思想，即运动是物质的本质属 性，运动是绝对的，而静止是相对的，世晃上万事万物均在运动之中，文件当然也不例 外。简单地说，文件运动理论就是对广义文件及其运动规律的研究。 1 1 文件运动理论是档案学基础理论 文件运动理论之所以能引起档案界的广泛关注，其中一个很重要的原因是该理论以 文件价值为切入点来研究文件和文件管理；从文件价值和文件运动的角度来研究档案学 理论和档案工作实际，并运用系统原理对各种内在相关联的因素进行整合，形成系统理 论，完成了对档案学基础理论研究视角和研究方法的转变。因而也可以说，文件运动理 论构成了档案学基础理论的重要方面，甚至成为其核心。 然而有人会顾名思义，认为文件运动理论只是一种关于文件研究的理论，与档案学 理论没什么关系。 上述观念的产生源自于我国长期以来对文件的理解通常是狭义上的理解。即认为文 件就是机关单位中现行使用着的记录材料。在这样的理解下，难免忽视甚至无视文件管 理理论的研究与档案学发展的密切关系。 从世界范围来看，各国普遍认同广义的文件概念，即将所有在社会活动中直接形成 的各种形式的具有本源性的信息记录材料都称之为“文件”。随着我国档案事业建设的 不断发展，广义文件的观念也逐渐受到认可与提倡。那么，在广义文件的思想指导下， 我们应该清晰地认识到“文件”可谓无处不在、无时不有，并与人类及人类文明的产生 发展密切相关。因此，加强对文件的管理，发展文件管理理论，这是历史与现实赋予我 们的责任。同样，广义文件观也为我国对于文件与档案之间的关系研究打开了全新的思 路。在广义文件的概念中其实包含了档案。也就是说，文件与档案是同一事物的不同形 态，“档案是文件运动中某一阶段的别名，档案就是人们有意保存起来的文件整体。引因 此，研究档案和档案学必须从研究文件开始。美国档案学家谢伦伯格在其著作现代档 1 何嘉荪，傅荣校文件运动规律研究从新角度审视档案学基础理论北京：中国档案出舨社，1 9 9 9 ：1 2 文件运动理论与电子文件管理 案学原则与技术一书中就是如此做的。他按照美国档案机构职权既包括档案管理 又包括文件管理的现实，将全书分为导言、文件管理、档案管理三部分2 ，在论述档案 管理之前首先论述文件管理问题。可见，当时美国档案界已经认识到，文件在从形成到 消亡( 或永久保存起来) 的整个生命过程中都在不停地运动着，在此运动中实现了文件 到档案的转化；这是一个连续统一、前后衔接的过程，不以人的意志为转移。因此必须 认识并遵循这一客观规律，将文件管理和档案管理纳入一个统一的系统工程，也只有这 样才能真正发展档案学基础理论。 纵观档案学理论研究发展史，客观地说，我国长期以来一直十分重视对( 现行) 文件 管理和档案管理理论的研究，其研究成果对我国文书工作和档案工作实践的推动发展也 是有目共睹的。但由于我国档案学主要是在研究文件运动的特定阶段档案阶段的基 础上创建和发展起来的，自然是以“档案”及其管理活动作为理论研究基点的，因而不 少人对“文件”概念的认识一直是作为狭义( 现行文件) 理解使用的，并将( 现行) 文件管 理和档案管理的研究分别归入文书学和档案学的研究范畴之内，文书工作和档案工作也 分属不同的系统实行分别管理的体制。这样做的后果是，我国传统档案学理论的研究视 野不够开阔。比如我国不少人无法接受广义的文件概念，这直接导致了我国在档案概念 和文件生命周期理论研究上的许多歧异，以及2 0 世纪8 0 年代以前我国档案学基础理论 研究的相对薄弱。 因此，我们必须看到，档案学理论的发展要以研究文件运动规律为基础。而反过来 说，文件运动理论体系的构建、丰富和完善也必须依托档案学基础理论。两者是紧密不 可分的。来源原则、全宗理论、文件生命周期理论等等的研究，还有我国学者对档案形 成规律等理论的研究都是以文件运动规律作为立论的基础的，而文件运动规律或理论的 研究又是从这些研究中发展起来的。所以，文件运动理论既是文件管理理论，又是档案 学基础理论。 既然是档案学基础理论，文件运动理论必然具备与纯粹的应用理论不同的特点，即： 虽然来自实践，但又高于实践，是从实践中抽象出来的普遍规律，因而是超越国界，放 之四海而皆准的。正因为如此，文件运动理论作为档案学基础理论不仅可以指导传统纸 质文件的管理，也必然可以用来指导电子文件管理。这是因为，电子文件与传统载体文 件相比虽然具有许多不同的特点，但是从社会本质而言，它们两者又是完全相同的，具 2 连志英论谢伦伯格现代档案一原则与技术 的理论与思想上海师范大学学报2 0 0 3 ( 1 ) ：4 2 文件运动理论与电子文件管理 有完全相同的运动规律；不仅如此，电子文件也同样面临着如何作为档案保存和利用的 问题。所以电子文件管理既必须接受文件管理基础理论的指导，也同样需要接受档案学 基础理论的指导，文件运动理论正可以承担上述双重责任。 1 。2 文件运动理论是开放性、自我完善性和可持续发展的理论体系 在我国把对档案学基础理论的研究推进到研究文件运动理论高度的同时，西方档 案界提出了文件连续体理论3 ，在我国也得到了积极的响应。由此还在国内外掀起了对 文件生命周期理论和文件连续体理论的优劣之争，出现了不同的观点。既有认为两智水 火不容”的，又有倾向于两者“和平共处”的。4 然而，既然文件连续体理论的研究是 为了在数字网络化的时代下更有效缝指导电子文件的管理，促进档案工作的纵深发展， 那么它的理论精华完全可以吸纳到文件运动理论体系中来。因为，文件运动理论不是专 属于我国的理论。它具有开放性、自我完善性和可持续发展，其内容也不会一成不变， 而是根据客观实践的变化和发展不断地对自身系统进行“吐纳”，在世界范围内吸纳所 有的精华，不断充实体系本身。 管理学系统原理中的开放型原理要素告诉我们：封闭系统因受热力学第二定律作 用，其熵将逐渐增大，活力逐步减少：严格地说，完全封闭的系统是不能存在的。系统 与外界不断交流物质能量和信息，才能维持其生命。并且只有当系统从外部获得的能量 大于系统内部消耗散失的能量时，系统才能不断发展壮大。同样，文件运动理论作为一 系统理论，它的不竭生命力也源自这种开放往，并在这种开放的环境中不断进行自我完 善，从而达到可持续发展。综观文件运动理论的发展历程，可见一斑。 1 9 9 5 年，何嘉荪教授在档案学研究上著交首次提出必须对文件运动规律，也就 是文件运动理论进行深入研究。然而，这并不意味着关于文件运动规律或理论的研究就 是从何教授开始的。正如他自己所言，5 如果我们对世界上各国著名挡寨学者的档案学 理论观点加以剖析的话，就不难看出，诸如斐斯、福罗英、缪勒或詹金逊、布伦内克和 谢伦伯格等档案学家对来源原则、全宗理论、文件生命周期理论等。还有我国学者对档 案形成规律等理论的研究，其实都是以对文件运动规律的研究作为立论的基础的，尽管 这些学者自己基本上都没有明确意识到这一点。因此，文件运动规律或理论研究的历史 3 理论具体内容详见安小米文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示办公自动化系统与电子档案管理 国际学术会议文集，浙江大学出版牡。2 0 0 3 ：1 0 5 1 3 2 章燕华文件生命周期理论与文件连续体理论之争档案与建设。2 0 0 6 ( 2 ) ；1 2 1 4 5 何嘉荪傅荣校文件运动规律研究从新角度审视档寨学基础理论北京：中国档案出版社。1 9 9 9 ：1 4 文件运动理论与电子文件管理 要至少上溯一百多年，即应该从他们的研究开始计算 我们知道，来源原则起源于1 9 世纪的欧洲，这1 0 0 多年来，来源原则的发展经历 了从单一机关来源、形成者来源到包括机关来源和职能来源的“自由来源原则”，再到 包括文件形成机关、目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等的“概念来源”、来 源于同一的社会实践活动过程的“广义来源”。来源原则和全宗理论的内涵在世界各国 档案学者的研究中越来越丰富和在持续不断发展之中。而这种研究，根据何嘉荪教授的 分析，实质是对文件群体状运动规律的研究。 文件生命周期理论的发展也经历了一个相当长的过程。从2 0 世纪4 0 、5 0 年代文 件生命周期模式的提出到逐渐被越来越多的国家和学者接受，对文件生命周期的研究逐 渐加深。2 0 世纪8 0 年代该理论比较系统地引入我国后，由何嘉荪教授和傅荣校教授将 其加以理论化、中国化，真正使该模式提升到了理论层面，明确提出了规律性的认识与 研究，并运用马克思主义哲学的运动论和系统论思想，结合档案学另外两大基础理论一 全宗理论、价值理论从文件运动的角度进行系统的研究，形成文件运动规律研究。 还有对文件价值的研究，同样也是一个长期的理论发展过程。如世界各国对文件 价值的鉴定过程经历了以下过程：各国对文件价值鉴定的态度已经从初期的反对到热情 提倡；档案价值体系从简单到复杂到日趋完善；鉴定动机更趋“实用化”；直到如今， 进一步研究应对电子文件时代鉴定工作的挑战。 从以上的发展历程可以得出，虽然“文件运动规律和理论”这个名词出现于1 9 9 5 年，但事实上，这个名词是用以概括已经发展了一百多年的、所有与此有关的上述全部 理论内容的。我们也因而可以说，文件运动理论并非中国人的专利，而是属于全世界的， 是全世界档案学者研究劳动成果的结晶，并且它还应该继续吸纳全世界有关理论界的研 究成果继续发展。 正因为如此，文件运动理论也完全应该包括、容纳同样研究文件运动和管理问题的 文件连续体理论。 文件连续体理论虽然在西方只是被称为“模式”，好似属于纯粹研究文件管理问题 的应用理论。然而其模式研究内容中其实饱含对文件运动规律的描述。 例如，文件连续体理论对具有可持续价值文件概念的定义与描述，改变了传统对于 文件、档案关系的理解，把文件的凭证价值属性和历史属性统一在一起。认为，文件从 傅荣校欧美国家档案价值鉴定理论发展趋势探论档案与建设，1 9 9 9 ( 1 2 ) ：1 3 文件运动理论与电子文件管理 产生的那刻开始就同时具有了多重价值，文件可以处于不同的价值实现时空。7 从理论 框架来看，文件连续体模型也强调全宗理论，尊重以来源为核心的档案管理原则，如文 件保管形式依次经过了文件一案卷全宗全宗群的演化，对应于形成者部门一机构 一社会，反映了相应的行为一活动一职能一目的，这也说明了即使是在电子文件管理时 代，文件之间的内在有机联系必然使之组成全宗进行群体运动。另外，文件连续体模型 中也体现文件运动过程中价值的变化，如在凭证轴上的踪迹一活动证据一集体记忆社 会记忆的演变就体现了文件从凭证价值到历史参考价值的变化过程。戴维罗伯斯在比 较文件生命周期模式与文件连续体模式时，将差异总结为十个方面，其中一个方面即为 对文件运动规律的描述。他指出，文件连续体模式所描述的文件运动规律是指：“文件 存在于多元时空范围，而不是孤立地存在于时间和空间点上：文件的运动过程可以同时 发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生。”。 由此，我们可以看到，欧美档案学者提出的文件连续体模式对于文件运动规律的描 述还是很多的。与同样是欧美档案学者提出的文件生命周期模式相比，文件连续体理论 对文件运动规律的描述，着墨更多、研究也更为深入。故此也可以把该理论划入基础理 论范畴，至少其一部分内容可以划入基础理论范畴，另外一部分内容则属于应用理论范 畴。 证因为如此，也应该把文件连续体理论纳入文件运动理论体系。 为此，笔者认为攀枝花大学邹吉辉同志的下述观点是值得商榷的。他在对文件运动 理论中的文件生命周期理论与文件连续体理论进行比较研究时提出：从两个理论产生的 实践环境和对实践影响的性质来看，“它们应属于不同的理论层面，具体而言，它们之 间具有基础与应用、宏观与微观、指导与被指导等辨证关系。”笔者对这种关系表述略 有质疑。我认为单纯地界定文件连续体理论是一种微观范畴的应用理论似乎不妥。前 文中我们已经分析过文件连续体模式中有不少描述文件运动规律的内容，而且文件连续 体理论也不仅仅是反映电子文件生成和管理系统必须协调运行这一微观层面，它的理论 思想应该是适用于所有文件的。根据傅荣校教授的研究，“在文件连续体理论的多维坐 标体系中，我们可以看出，文件保管轴也与传统的文件管理一样，关注的是文件数量的 7 傅荣校，王相华理论核心问题：原则与内容文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二档案学通讯 2 0 0 4 ( 4 ) ：1 8 。转引自傅荣校替代或不可替代关系文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之三档案学通 讯2 0 0 4 ( 5 ) ；1 9 9 邹吉辉，杨杰文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究档案学研究，2 0 0 6 ( 1 ) ；7 6 文件运动理论与电子文件管理 变化状态，指出在保管过程中有着文件、全宗与档案等的量的规定性，另外，文件连续 体理论较之于文件生命周期模式的线性一体化管理，更表现出全程管理与前端控制的思 想，也更强调跨时空、跨行业领域的合作关系，并主张文件工作者把握文件特征，利用 反思性监控行为补充和完善文件管理模式。因而，我们有理由说，文件连续体理论 能够适应纸质文件管理的环境需要。”所以，文件连续体理论既有应用层面的理论又 包含基础理论内容，完全可以将之看作文件运动理论的组成部分，或者其属于基础理论 精华的部分可以吸收纳入文件运动理论。 当然，纳入文件运动理论体系并不影响对它们进行比较研究。目前，出现了很多关 于文件连续体理论与文件运动理论中的文件生命周期理论的比较研究论文，其中有不同 的观点。章燕华曾对此进行了梳理，她认为，国外具代表性的观点有：以厄普伍德为代 表人物的“取代说”和以琳达j 亨利为代表人物的“反对说”；而国内代表性观点主要 有：以安小米、张宁为代表人物的“有限取代说”、以黄霄羽为代表人物的“修正说”、 以何嘉荪为代表人物的“兼容说”。章燕华认为国内外观点差异背后的原因一方面是中 外对于文件连续体理论的认识和研究深度有很大的不同，另一方面是因为中外档案界对 文件生命周期理论的认识不一致。“没有任何一种理论是完美无缺的，比较研究的目的， 是为了更好地吸纳和发展，使之都能够融入文件运动理论体系。我们研究两者的区别与 联系。并不是非得在两者中择其一，而应该看到两者对于电子文件管理各具的优势是什 么，两者可以互相借鉴、吸纳完善的基础是什么，最根本的就是如何更好地指导电子文 件管理的实践。 根据何嘉荪教授的研究，在吸收文件连续体理论主要观点的基础上，文件运动理论 的主要观点又可以表述如下”： ( 1 ) 文件是人们在社会活动中为处理各种事务而形成并使用的、一切得到记录的原 生信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形 式和载体如何。就是说，应该强调的是文件的逻辑存在形式，而不是其物理形态。 ( 与其他信息资源相比，文件最独特的价值或者作用在于其既是事务处理的工具， 又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。“正是这一价值观念统一了文 件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。” ”转引自傅荣校替代或不可替代关系文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之三档案学通讯2 0 0 4 ( 5 ) ：2 2 ”章燕华文件生命周期理论与文件连续体理论之争档案与建设，2 0 0 6 ( 2 ) ：1 2 - 1 4 ”何嘉荪。金更达电子文件管理元数据规范浙江档案。2 0 0 5 ( 4 ) ：1 4 ；2 0 0 5 ( 5 ) ：1 5 7 文件运动理论与电子文件管理 ( 3 ) 文件客体自身属性与人们的主体需要这两种要素之间。既构成一对矛盾，又构 成一种特定的社会关系或价值关系。文件的运动，是由上述文件内部的矛盾决定并推动 的；文件价值也是由这一对矛盾的运动规定的。文件的运动因而与文件价值存在一种内 在关系，文件价值正是文件运动到一定阶段的标志。 ( 4 ) 文件的运动具有整体性与阶段性相结合的特点。这种运动并非纯粹的直线运动， 在特定情况下也可能跳跃行进、逆行或者呈螺旋前行状态。文件运动的整体性决定了对 文件的管理必然是一个连续的过程，构成同一个连续体或者系统工程。 ( 5 ) 一切信息资源在形成之初，都首先经历了文件的阶段。 ( 6 ) 档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名称。 ( 7 ) 文件运动不是个体运动，而是群体运动。 ( 8 ) 文件群体运动的基本单位是全宗人们在同一项具有相对独立性的社会实践 活动过程中形成的文件有机整体。 ( 9 文件运动过程中各种因素之间存在特定的内在联系。 通过以上分析，我们可以看出，无论是着眼于研究电子文件管理模式的文件连续体 理论，还是经过吸纳提升的文件运动理论，都是应对电子文件时代的挑战所做的理论探 索。 那么，既然文件运动理论可以指导电子文件的管理，具体又是如何作为基础理论影 响电子文件管理原则与模式的昵? 下文，笔者将从分析电子文件管理最首要的问题入 手，结合文件的内涵实质、外延范围、运动特性等方面论述电子文件管理相关问题。 2 文件概念实质与电子文件档案化管理 何嘉荪教授认为，电子文件管理的最首要课题是施行档案化管理”。为什么呢? 必 须从文件概念实质及由此引伸的文件管理重点寻找答案。 在传统档案管理学中，重点提及的是档案的收集、鉴定、整理、编目检索、保管、 统计、编研和提供利用八个环节。那么，在如今电子文件时代，这仍然是重点吗? 可以 说，这些问题中有不少仍然存在，但是已经不是重点了! 那么，重点是什么? 对于这个 3 何嘉荪，史习人对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理档案学通讯2 0 0 5 ( 3 ) 8 文件运动理论与电子文件管理 问题，存在不同的说法。有的认为电子文件的法律效力、标准化和安全性是重点问题“， 有的认为是采用先进计算机和网络技术，做好电子文件的归档工作”，等等。然而诸如 此类的表述是否抓住了事物的本质呢? 笔者则同意何嘉荪教授的观点，即认为重点是确 保并且证明电子文件的真实性、完整性、长期有效性和证据价值。何教授将其管理思想 提炼为“电子文件管理档案化”! 其实，维护电子文件的法律效力、标准化和安全性等 问题的本质就是确保并证明电子文件的真实性与完整性。 那么，为什么这才是电子文件管理的首要问题? 鉴于电子文件的属概念是“文件”， 因此，这个问题就需要从文件的概念实质开始分析。 2 1 文件概念实质和凭证性问题研讨 2 1 1 文件概念实质 文件定义一般有狭义、广义之分。但环顾全球，似乎只有中国的狭义文件概念才对 “文件”加上了具有“现行性”的限制条件。显然就不具备广泛认同性，并非在全世界 普遍都能得到认可的、“放之四海而皆准”的、可以反映事物本质和客观规律的概念。 因此，我们应该立足于广义文件概念来探讨文件概念的实质。文件运动理论就是基于广 义的文件概念进行研究的。 首先，从文件产生的目的来看，正如何嘉荪教授在文件运动规律研究一书中论 述的那样，文件的产生是一定历史阶段各种因素结合的产物。其产生的内因是社会管理 和人类信息交流和传递的需要：其产生的外在物质条件是文字及书面材料的发明及使 用；文件得到迅速发展的社会基础是阶级社会管理国家的需要。”简单地说，即人们在 处理事务或者从事社会活动的过程中自然两然地需要把在这个过程中形成的和收到的 信息记录下来，作为自己进行这种社会活动的工具，既用于表达意志、规范控制行动， 又便于交流传递。为此，创造了文件这样一种专门用以处理信息，交流和储存信息的工 具。正因为它把事件进行过程中人们脑海中产生的、收到的以及想要对外传送的信息真 实地记录了下来，它就可以用作人们处理事务的工具。也正因为如此，它同时成为了上 述过程的真实凭据，并且日后人们也能通过这些信息确切了解这种社会活动的真实场 景，唤起相关的客观记忆。 国际档案理事会电子文件委员会在1 9 9 7 年制订的电子文件管理指南中就明确 “李莉电子文件管理的几个基本问题广东行政学院学报，2 0 0 2 ( 3 ) ：8 2 “束鼯浅析电子文件档案化管理行政论坛，2 0 0 5 ( 3 ) ：8 6 “何嘉荪傅荣校文件运动规律研究北京：中国档案出版社，1 9 9 9 ：1 3 9 文件运动理论与电子文件管理 指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录 信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式 和载体如何。”而2 0 0 1 年9 月制订的文件管理国际标准i s 0 1 5 4 8 9 也明确规定( 第3 1 5 款) ：文件( r e c o r d s ) 是“机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、 收到并保管的作为证据及信息的记录。”7 由此，我们不难认识到，凭证性是一切文件 都必然具备的最基本的属性，也就是广义文件概念的实质。 2 1 2 凭证性是所有运动阶段文件共有的属性 既然，凭证性是一切文件都必然具备的最基本的属性，那么这种属性也必然存在于 文件运动的所有阶段。然而，我国档案学术界在这个问题上存在歧异。有学者认为凭证 性只是文件某一特定运动阶段特有的如苏州大学吴品才副教授认为，“文件运动状态 与文件价值类型相对应。由于文件实际呈现出的价值类型只有现行价值、凭证价值和科 学历史研究价值三种，因此，文件运动状态也就只有对应的三个。”“当文件运动经历了 现行期( 或阶段) 、半现行期( 或阶段) 和非现行期( 或阶段) 的这样一个完整的过程 后，文件生命就构成了一个周期，而站在文件价值的角度上来考察，则是文件生命经历 了一个周期时，其价值便经历了从现行价值凭证价值科学历史研究价值的这样 一个完整的文件价值形态变化过程。”珥以上表述传达了这样一种观点：现行价值只是 文件在现行期体现，凭证价值只是文件在半现行期体现的价值，科学历史研究价值只是 文件在非现行期体现的价值。如此一一对应的关系表述是否妥当呢? 这种表述的依据又 是什么呢? 根据吴品才在其著作文件纵横运动论一书中的相关阐释，他认为处于现 行期的文件，其内容规定的任务尚未完成，还不是真实的历史纪录，所以不能成为尚未 完成的活动的凭证。而非现行文件则是因为其具有的价值属于第二价值范畴。悖 然而首先，对于现行期的文件，本人认为，虽然文件内容规定的任务未完成，但文 件本身是已经制作完成的，对于文件的起草拟制过程而言，对于表达文件制作者的意志 而言，这份文件其实已经是历史了，已经是历史的记录了。人们也因此可以根据这份现 行文件追究文件责任者的法律责任了! 其次，需要讨论的是，凭证价值仅仅属于第一价值、而不属于第二价值吗? 从字面 意义上来看，凭证价值就是指同作证明。那么，难道只能是这种凭据、证据的形成者才 ”转引自何嘉荪，金更达电子文件管理元数据规范浙江档案2 0 0 5 ( 4 ) ：1 2 ”吴品才文件运动理论研究中的几个概念档案管理，2 0 0 5 ( 1 ) ：1 4 糟吴品才文件纵横运动论中国档案出版社，2 0 0 2 ：6 1 1 0 文件运动理论与电子文件管理 需要用其作为证明吗? 难道只要由于各种权利、义务和责任等闯题而需要发挥的价值就 属于第一价值的范畴? 我们知道，社会活动发展具有继承性、连续性，人们在前进过程 中时时处处有必要了解并且证明某些业已逝去的某些情况的真实性。如，世界各国在证 明自己国家版图范围时，往往需要相关的历史档案记载来证明，而这些档案的形成者早 就走入了历史。故而这些文件不可能继续拥有第一价值，但却真正地发挥着凭证价值。 所以，谢伦伯格认为，第二价值或者从属价值( s e c o n d a r yv a l u e ) ，也就是他所谓的档 案价值包含两种价值：凭证价值和情报价值。 正因为如此，凭证价值并非象某些学者所说的是文件半现行阶段的专利，而是所有 运动阶段文件的共同基本属性。而至于究竟文件运动中是否存在半现行期，还是值得商 榷的。 由此也可以反过来说，任何记录信息如果不具有凭证价值，就不是文件，只是普 通的信息。因此推而广之，维护文件的这一本质属性在传统文件抑或是电子文件管理中 都应该是重要问题，尤其在电子文件时代更为重要。如果不能确保凭证性、真实性，在 我们的信息系统中运行的就不是电子文件，而仅仅是一般的电子信息1 2 2 确保电子文件具有凭证性与电子文件档案化管理 既然凭证性也是电子文件的本质属性，那么，电子文件管理的首要问题无疑是要时 刻确保和维护这一属性。上文已提到，确保文件具有凭证性在电子文件时代更为重要和 艰巨，这是由电子文件区别于传统文件的特殊性所决定的。 2 2 1 电子文件的特性与确保真实性 文件必须具有真实性、完整性和长期有效性，才能够发挥它的作用与价值。但在这 个问题上传统纸质文件更容易做到，因为其信息内容与载体紧密结合、共生共亡。只 要确保了纸质文件载体的原始性，一般情况下就可以证实和确认附着于其上的信息内容 的真实性，因为对这种信息的任何改动都会在原始载体上留下痕迹。然而，对于电子文 件来说，载体对附着于其上的信息的保护作用荡然无存，正如何嘉荪教授所说，“电子 文件不同于传统文件的特质，特别是电子文件载体的不确定性( t l p 信息与特定载体的可 分离性) 、电子文件结构的两重性和信息的易变性及易逝性，使得人们已经无法信赖载 体对文件真实性的保证作用了。”其中，电子文件载体的不确定性体现在电子文件可 以根据需要随时扩大、缩小或改变其存储空间，并可通过操作系统改变其在硬盘上的存 锄何嘉荪，史习人对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理档案学通讯，2 0 0 5 ( 3 ) ：1 2 文件运动理论与电子文件管理 址，可以同时存在于硬盘、软盘、磁盘或光盘中，可以通过网络存在于更多地方。电子 文件结构的两重性使得电子文件除了物理结构之外还存在逻辑结构，而物理结构又因为 电子信息和特定载体的可分离而失去了唯一性，但逻辑结构是相对稳定的，它较之物理 结构对于电子文件更为重要。信息的易变性及易逝性意味着电子文件信息随时面l 临着被 修改、盗窃、甚至销毁的危险。另外，电子文件对计算机系统的依赖性使得人们无法离 开计算机对电子文件进行管理。不兼容的应用软件生成的文件在交换时也会出现困难； 系统操作中稍有不慎就可能危害电子文件的真实性、完整性和有效性。 面对这些由于电子文件的特殊性而引发的种种问题，如要维护好电子文件的凭证 性，就必须从一全新的视角开创新的管理模式，即有必要对电子文件进行档案化管理。 2 2 2 电子文件档案化管理 首先，让我们理解“档案化”的含义。西方世界著名哲学家j a c q u e sd e r r i d a ( 德里 达) 在他的哲学名著 a r c h i v e f e v e r ( 档案热病) 中，首先提出了“档案化”的概念。 当时他创造了“a r c h i v i z a i t i o n ”这个英文词汇。近年来，荷兰档案学者e r i ck e t e l a a r 、 加拿大学者t e r r yc o o k 和t h o m a sn a s m i t h 本人进一步对此进行了讨论。e r i ck c t c l a a r 更将“a r c h i v i z a t i o n ”这个词汇修改为“a r c h i v a l i s a t i o n ”。加拿大m a n i t o b a 大学历史系 档案学研究计划的教授t h o m a s c n e s m i t h 在他写给何嘉荪教授的电子邮件中，对他们 提出的或者参与讨论的“档案化”词汇进行了解释，他说：“尽管我们使用的词汇略有 不同，我、库克和凯特勒都试图对德里达著作中提出的观点加以诠释，一一他的观点如 下：档案中记录着历史。它们是档案化过程的产物，或者说人类活动和记录技术促使人 们可以( 使得人们能够) 制作、保持、选择档案形态的存留物，并且利用档案中的记录。 这些行为和技术使得人们能够对过去有一定的了解。我们对已经发生过什么事情的理解 因为它们而具体化了。于是德里达说，这些过程并非仅仅简单地将那些精准的记录物储 存了下来，这种记录左右着那些可知的事物。他说，档案化促成我们尽其可能地记录 事件。这个观点的含义是：档案员必须是理解历史进程的专家，这些进程产生了记录 和对记录所及的过往事物的了解。”他又说：“德里达在这里所讲的档案化( a r c h i v i z a t i o n ) 与凯特勒所讲的档案化( a r c h i v a l i s a t i o n ) 是有关键不同的。”“德里达所说的档案化是 我们习惯于描述的、档案是如何影响或者左右着我们能够了解的事物的。”“德里达谈 论的是通常我们所了解的归档的影响，而凯特勒谈论的是做出的决定，它决定了我们要 归档保存什么以及如何归档一些行为或者事件。”“凯特勒所谓的档案化 1 2 文件运动理论与电子文件管理 ( a r c h i v a l i s a t i o n ) 则是，在斟酌将一些有价值的东西作为档案保存的时候，( 我们) 有意识或者无意识做出的选择。凯特勒也同意德里达所说的：档案具体化了我们能够 了解的东西。”所以，n e s m i t h 教授认为。“凯特勒讲的档案化( a r c h i v a l i z a t i o n ) 促成了 档案化( a r c h i v i z a t i o n ) 。这两种观点在这个意义上是相联系的，但是也存在着关键的不 同”。2 1 无独有偶，中国档案学者何嘉荪教授在几乎完全不知道德里达以及艾里克凯特勒 提出的理论的情况下，也提出了“档案化”思想，与他们不谋而合。但笔者认为，这看 似相同的词汇，其中包含的内涵和阐释的角度却不尽相同。 首先从该问题提出的背景和角度来看，何嘉荪教授对档案化问题的探讨是基于电子 文件管理的影响和需要。而西方学者阐述的“档案化”，主要是在阐述后现代主义、后 保管思想、文件连续体理论时提出来的，事实上将“档案化”思想视作文件连续体理论 的一部分可以说，西方学者阐述的“档案化”，都是从哲学角度来阐释的，即从人与 世界的关系角度来论述只要形成了档案就能理解历史。 其次，从思想内涵来看。d e r r i d a 用“a r c h i v i z a t i o n ”一词，是为了强调将人类活动 记录保存下来产生的影响就是将历史留存下来；而“a r c h i v a l i s a t i o n ”一词是指对选择什 么活动事件以及如何将这些内容变成档案的决定过程，强调了一种选择的过程，就是说 他认为，“档案化”是经过档案工作人员的努力，保存人类的记忆，将历史保存下来， 从而实现社会历史档案化。以上档案化思想主要还是围绕传统的档案保存问题。而根据 何教授的研究，他所提出的“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、 可靠性和长期有效性，使文件有可能用作证据、作为档案保存。”认为文件的可持续性 价值决定了所有的哪怕只需要保存几分钟几秒种的文件都应该得到档案化管理。2 2 这与 澳大利亚学者f r a n ku p w 盯d 指出的文件可持续价值思想是相一致的。f r a n ku p w a r d 认 为，文件可持续价值“强调文件对事务处理，凭证和记忆的作用，这一价值观念统一了 文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。”虽然，f r a n k “引自加拿大t h o m a sc n e s m i t h 教授于2 0 0 6 年5 月0 日2 3 ：0 0 发给何嘉荪教授的电子邮件 “何嘉荪，史习人对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理档案学通讯，2 0 0 5 ( 3 ) ：1 3 ”m r f a n ku p w a r dp