基于内部控制理论的民办高校采购业务探究.doc

基于内部控制理论的民办高校采购业务探究 二、内部控制相关理论解析（一）内部控制的内涵内部控制是由企业各级管理层实施的旨在实现控制目标的过程。具体来讲就是一个单位的董事会、监事会、经理层为了实现其发展战略，利用单位内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系，产生的一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范、系统化，所形成的严密的、较完整的体系，包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督等五要素。要想对单位的内部控制实施评审，首先需要充分了解其构成内容，总的来讲，内部控制内容包含如下方面：合法合规性控制、授权分权控制、不相容职务控制、业务程序标准化控制、复查核对控制以及人员素质控制。 （二）采购业务内部控制简析单位的采购业务通常包括请购、审批、请款、采购、验收、进仓、退货、售后服务跟进工作等环节。在这诸多环节中，任何一个环节都可能会发生风险，一个环节做不好，就会给高校带来不可估量的损失。根据企业内部控制基本规范关于内部控制内容的要求，以及结合上述采购与付款循环的业务流程，笔者总结出关于采购业务的内部控制要求，主要包括：（1）职责分离控制。也就是不相容职务相分离的原则要求，适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误舞弊，保证业务处理的有效性和可靠性。具体到采购业务方面，主要表现为请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购与验收、付款的申请、审批与执行以及会计记录等工作必须由不同的职能部门或人员负责办理。（2）授权审批控制。相关的业务活动和交易程序必须经过有关审批人员的审批后方可作出相应的处理，以保证业务活动的有效性、科学性和合法合规性。具体表现为，所有的购货要依据经批准的请购单进行、购货价格应经过批准、付款应经过有关人员授权批准（3）凭证记录控制。该控制要求各项业务的发生和完成必须伴随着充分的记录手续，要及时的记录和填制单据和凭证、登记账簿，而且记账和各项单据凭证的填制要求符合规范，并预先连续编号。具体表现为，购货业务应具备订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭单的附件；要有健全的存货、固定资产、应付账款等账簿的会计记录；订购单、验收单、购货发票应按顺序编号。（4）订购控制。该项控制直接针对订货环节，要求采购部门在收到请购单后，发出订货单之前，应明确订购的数量、订购的对象也就是供应商，以及订购的时间等问题。（5）验收控制。要求单位要设立独立的验收部门或人员承担货物验收任务，检验货物的数量和质量并包含对验收报告填写的要求。（6）付款控制。对于款项支付要求在支票管理、印章保管、付款执行、付款记账等方面要做到应有的控制要求，以保证及时支付款项和偿还债务，保持自身信誉，并同时保障单位财产的安全完整。（7）内部监督检查控制。由内部审计人员或其他独立人员公正客观的检查复核整个采购业务的处理程序，包括对采购业务执行行为、职责分离情况、凭证记录、审批程序和验收付款等所有流程的控制监督。采购业务流程与相关内部控制要求的对应关系，见下表1：三、基于内部控制理论的民办高校采购问题在此，笔者将从采购业务的内部控制理论出发，简易分析导致上述采购问题产生的原因。 （一）职责分离控制不到位由于采购任务的分工不明确，很多部门都可以担任采购职责，所以导致各自为政，采购思想不统一、行动不规范，沟通不及时带来采购信息不对称等现象产生，更不利于学校的统一集中管理。此外，在分派任务时，缺乏岗位轮换，经常由一人同时担任请款，采购，验收，进仓，退换等实务工作，不相容职务不能分离将导致弄虚作假和舞弊的滋生。表1采购业务流程与相关内部控制要求（二）授权审批控制不规范有些学校采购部门设置简单，只配有一名负责人，同时兼任招标总结、市场调查总结、订购单以及货款结算的审批，当出现业务繁多工作量较大时，很容易产生纰漏。此外，在采购付款和用款时，按照内控理论，应该遵循“支付申请支付审批支付复核办理支付”的授权审批流程，如果是重要的采购项目，付款应该经过集体审批。而部分高校在这方面存在着审批不及时、审批不严密、越权审批等现象，如财务部当收到采购部和负责人签字确认的货款申请时即批准支付款项，并没有仔细地将采购订单与采购合同进行核对，从而致使整体采购程序不够严谨。 （三）订购控制不合理虽然很多高校的采购部门在接收各请购部门的采购项目之后会进行协调，走访调研，之后向某商家发出采购订单，但是这中间缺乏对订购数量、订购方向及订购时间的合理规划，不能运用经济批量法测算最佳的订购数量和成本问题，以及不能选取质优价廉的供货商，订购时间也不能保证及时供货，这便是订购控制机制不合理，从而致使学校出现个部门采购不统一、混乱，不利于集中管理的现象。 （四）验收控制不到位有些高校并未制定严格的验收标准和验收方式，也没有配备专业的验收人员，在验收过程中只是对物资的名称、规格、数量和型号进行与发票和电脑小票的简单核对，没有专业的检测手段，比如，有些高校规定，经图书馆采购人员查询确认后，教职工和学生均可自主购买本专业图书，并在购书半个月以内将图书（含所附光盘、录音带）和书店的正式发票及电脑小票购书清单交给图书馆采购人员，由其验收合格，并经图书馆办理报销手续后，通知本人到财务处取款，这样很容易影响专业性采购的质量。此外，也缺乏相对专业的验收报告，导致有问题的物资信息不能及时上报，延迟售后手续。 （五）付款控制不严密部分高校的采购部门直接可以办理报销手续，而后由采购人员去财务部门取款。由于采购部门缺乏财务专业知识，在办理报销手续时并不能保证对采购发票的真实性、合法性、有效性的严格审查。此外，财务部门不注重采购付款的过程控制，在账务处理上仅凭相关领导的签字即执行付款，不能有效地识别付款风险，缺乏完整规范的付款控制，易造成异常情况不能得到有效解决。（六）内部监督检查控制不得力各高校尽管都已设立内部审计人员和相应的监察或纪检的部门，并制定了相对完善的监督管理制度，但由于民办高校的管理机制和运行机制问题，很多人员或部门不能够发挥到其应有的职能作用，有些甚至是形同虚设，从而时常会出现监督执行力度不够，达不到预期效果。四、基于内部控制要素的民办高校采购业务完善路径（一）优化内部环境内部环境因素是实施内部控制的基础。可以从单位组织架构、管理层理念、人力资源政策、员工的诚信与忠诚度、员工的胜任能力、责任分配与授权等方面入手。首先，完善学校的行政架构，比如在董事会、管理层、采购职能部门以及审计部门的设置和关系方面做出更好的调整，设置专门的采购部门，使得采购职责权限更加明确，采购任务集中，便于统一管理；审计部门独立于其他部门，直接隶属于董事会下设的审计委员会管理，使其地位提高，并增强内审的独立性和发言权、监督建言建策权，配备专业的、有经验和技能的审计人员，真正发挥内审监督的作用；设置独立的采购业务技术部门或人员，负责各级管理层和采购人员相关知识的普及和培训，增强管理层的采购意识和知识，提高采购人员的专业技术。其次，完善人事政策，实行不记名检举和保密制度，保证单位员工在不受压力的情况下及时报告或检举揭发采购违规事项。建立奖惩机制，在所检举的案例属实的情况下，能够做到及时奖励和处罚，同时通过增加员工福利，来吸引员工的忠诚度和服务热情。(二)加强风险评估风险评估的先决条件是制定目标，所以各民办高校首先要结合各自特色，设计明确的办学目的和运行目标，针对采购业务在高校教学、科研、基建、管理中的地位制定相应的内部控制目标，以保证采购业务的运行效率和效果、保障货币资金的安全、保护资产的完整，更保证采购信息的真实可靠；接下来，笔者认为，可以借鉴SWOT分析法来分析和识别采购业务所面临的内外部风险或优势劣势，并实时跟踪，结合风险或环境的变化及时作出采购政策调整。 (三)规划控制活动控制活动是对风险的应对，是确保管理层指示得以贯彻执行的政策和程序。笔者认为，可以运用经济批量法测算最佳订货数量和仓储容量，并结合市场动向制定科学的可变通的采购计划；其次，要做好采购工作的分工明确，权限得当，奖罚明晰，与采购相应的各部门或人员也要职责分工，并且实行重要职务的回避制度，达到牵制效果，防止舞弊发生；针对各员工工作效果与效率，并结合该人员的自身素质修养进行绩效考核，对突出表现者给予物质和精神嘉奖，树立榜样，实行榜样效应；最后针对采购流程各环节设计合适的控制策略。 (四)强化信息沟通信息沟通涉及到各层级各部门以及单位内外之间的沟通协调，以保证政策指令的透明度和信息对称。内部沟通主要表现为：采购人员与采购部门直属领导要做好上传下达；采购部门的采购计划与各教学科研等请购部门的采购需求以及与财务处的资金预算之间的信息要及时核对并共享；各部门内部的采购需求的制定者和本部门签字领导之间要做好沟通，确认需求物资的真实准确；采购部门的采购合同与验收部门的验收报告以及与仓储部门或使用部门的出入库单之间信息要协调一致；采购资料的保管、销毁人员与档案主管人员要做好沟通；采购部门与学院领导、董事会、审计部门等监督检查的部门和人员之间要做好信息传递。内部沟通可以运用、指导手册、政策文件、备忘录、布告通知、研讨会议以及口头通知的方式来进行。外部沟通主要表现在采购部门要与市场动态变化、与国家政府政策、与税务部门、与供应商要做好各方的信息沟通，外部沟通可以通过市场调研、电视电话会议、网络报刊、信访、招待会以及新闻媒体等渠道开展。在此，笔者建议建立一个采购网络系统，在这个系统中包含系统管理、年度预算管理、计划管理、采购申请及审批、采购执行、招投标管理、竞价管理、合同管理、验收管理、付款管理、档案管理以及记账管理，共12个程序模块。学校每一个有需要的部门都可以根据自身的用户名和密码登陆该系统进行相应的模块操作，这样既可以