接待管理制度(KY-GL-G-09-A)

武汉凯迪 绿色能源开发运营 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.LTD 接待管理规定 （试行版 ） KY-GL-G-09-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控 非受控 作废 密 级 秘密 机密 绝密 编制 /日期 审核 /日期 批准 /日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日 试行 目 录 1 目的 . 2 2 范围 . 2 3 定义 . 2 4 职责 . 2 5 程序 . 3 5.1 接待的原则 . 3 5.2 宾客接待审批 . 3 5.3 宾客接待实施 . 4 5.4 接待标准 . 5 5.5 接待费用控制 . 6 5.6 接待 工作流程 . 6 6 相关文件 . 7 7 记 录 . 8 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 2 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 目的 为了规范公司接待工作管理，树立公司的良好形象，并建立 和 维护 良 好 的 客户关系，统一接待的费用标准， 特制定本程序 。 2 范围 本程序适用于 公司 日常接待、公司高层活动接待、重大业务活动接待 工作 。 3 定义 3.1 日常接待：正常工作时间到公司来访的客人； 3.2 公司高层活动接待：高层管理人员重要活动的接待。 3.3 重大业务活动的接待：主要指能源项目的 考察、 能源项目各类资质的认证会、重大业务的签字仪式等。 4 职责 4.1 总经理工作部 为接待工作的 归口管理 部门，负责 公司接待中的组织、管理、协调 工作，负责根据接待实施情况定期设计和更新各种不同档次的标准接待方案，不断提高公司接待水平。 4.1.1 公司高层管理人员安排的接待活动及公司重大业务的接 待活动，由总经理工作部负责组织和实施； 4.1.2 各职能部门及各生产准备组的业务接待活动由业务对口部门负责组织和实施，总经理工作部配合和协调。 4.1.3 总经理工作部 负责 与宾馆、饭店、礼品采购等对口单位签订服务合同或协 议，并每年评估协议单位的综合情况，确定是否续签协议。 4.1.4 根据接待部门的需要安排食宿、用车、会务、 票务 及购置相关物品等 。 4.1.5 负责配合和协调各系列公司的重大业务的接待活动。 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 3 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 4.2 公司 各职能部门及各生产准备组 ，负责 所属职能部门及生产准备组的各项业务接待 活动 准备和落实工作。 负责与 业务往来相关的资料准备、会谈、报告或签约，以及相关事务的联络、日程安排、对口接待费用的申请、领款与费用 结算等 工作。 4.3 计划经营部负责 月度资金计划 范围内的接待费支出与报销签审 ，定期汇总各项费用使用情况， 及时掌握全年预算执行情况，必要时向有关部门发出预警提示 。 4.4 财务部负责办理 与接待有关的资金启动与 报销手续。 5 程序 5.1 接待的原则 5.1.1 公司接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。 a) 平等原则。一般情况下，由同级别出面对外接待及联系，必要时可稍高级别对待或请公司分管领导参加， 特殊情况经总经理批准后， 可按高规格标准接待。 b) 对口原则。对口部门负责接待；对综合性接待，各相应部门应予以协调和配合 ；按事项划分原则，由主要对口部门承担费用，必要时 与相关部门 协商分摊。 c) 节约原则。 严格接待审批手续，从严控制公司 接待费用 。接待工作中，应根据情况适度进行，控制档次、标准，不重复宴请。 d) 周到原则。接待工作要系统策划，衔接周密，方式得体，以礼相待。 e) 保密原则。向外来人员介绍情况时，应遵守公司保密纪律。对与本部门或个人无关的接待和活动，应自觉不打听、不猜测。 5.2 宾客接待审批 5.2.1 临时来访： 到公司临时来访的客人， 由 业务对口 部门 判断 决定接待与否。对于临时来访的贵宾及团体， 业务对口部门应 及时通知 总经理工作部 ，由 总经理工作部 请示相关副总以上的领导 ，决定接待方案 。 5.2.2 预约来访 ： 公司各 职能 部门 、各生产准备组 在接到预约电话 后 ，判断来访的性质，由部门负责人 、生产准备组组长 决定是否接待。如果属团体来访或贵宾来访，由业务对口部门填写会议（活动）接待申请单分管领导签字后 报总经理工作部，总经接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 4 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 理工作部 配合业务部门完成接待任务。 5.2.3 公司高层接待活动、重大业务接待活动：总经 理工作部在接到会议（活动）通知时，及时请示相关领导，了解活动内容、活动时间、人数、公司参加会见的领导等情况后填写会议（活动）接待申请单、 会议（活动）接待实施方案和会议（活动）礼品方案申请单 报公司高管审批。 5.3 宾 客 接待 实施 5.3.1 接待的行为礼仪 5.3.1 .1 见面。 原则为主动、热情、礼貌。 5.3.1.2 行路 a) 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； b) 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； c) 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 5.3.1.3 引见 a) 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 b) 引见顺序 把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 按职务高低，依次介绍一行来客； 职务相同，先介绍年纪大的。 5.3.1.4 会谈 a) 根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； b) 领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 5.3.2 会议（活动）接待 a) 公司高层管理人员安排的接待活动：总经理工作部接 到 公司 高层管理人员安排的会议（活动）通知后，及时 了解来宾单位和来访人数、来访时间、接待规格后，拟定会议（活动）实施方案和会议（活动）礼品采购方案报总经理审批后开始实施； b) 其他会议（活动）接待： 接待部门 应 于 会议（活动） 前 二 个工作 日 填写 会议（活动） 接待 申请 单 报分管领导审批， 总经理工作部根据“ 接待 申请 单 ” 的内容 签发接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 5 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 接待意见 ， 如果属“公司高层管理人员安排的接待活动及公司重大业务接待活动”由总经理工作部负责拟定 会议（活动）接待实施方案和会议（活动）礼品方案申请单报公司总经理审批后，总经理工作部负责实施；如果属“ 各职能部门及各生产准备组”的业务活动，由承办部门填写会议（活动）申请单报分管领导审批后，交总经理工作部，承办部门和总经理工作部共同拟定会议（活动）接待实施方案和会议（活动）礼品方案申请单报分管领导审批后，由总经理工作部配合实施。 5.3.3 普通来访 ： 根据部门及业务情况， 相关部门应 于 客人 来访前一日 拟定会议（活动） 接待通知单 和会议（活动）接待实施方案报分管领导审批后，总经理工作部配合实施 。 5.3.4 临时来访： 公司接待室或大厅前台将临时来访客人的情况和来访目的通知业务对口部门，由业务对口部门视情况决定是否接待， 或决定接待方式。 5.4 接待标准 5.4.1 本规定用餐为标准上限，部门负责人或上级审核人 根据就餐人数、客户职级、关系状况、公司陪同人员级别等实际情况， 严 格 控制。 5.4.2 公司陪同人数执行“ N+1”原则，在一般情况下，尽量控制就餐人数，陪餐人数上限为来访人数加 一 人，特殊情况，应提前请示公司分管领导。 5.4.3 接待工作中如需安排车辆、礼品馈赠事宜， 请在 会议（活动） 接待通知单 说明 。 5.4.4 针对不同类别的客人接待，其接待标准分为最高规格、高规格、中等规格、普通规格 ，接待标准由总经理工作部根据来访客人的情 况制定，报分管领导审批。 具体标准： 接待标准 餐饮标准 接待性质 标准范围 最高规格 根据高管安排 由公司高管特批接待 公司高管接待的客人 高规格 200 元 /人 /餐 主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客 重大关联宾客或 县级以上客人 中等规格 100 元 /人 /餐 主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等 重要合作伙伴或 副县级以上客人 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 6 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 普通规格 50 元 /人 /餐 与公司业务相关的一般商务往来 一般客人 *特殊情况下， 接待活动中如需安排住宿、旅游与娱乐项目的，应在 运营 公司会议（活动）接待申请 单中 事先 注明，报销审核时按 该申 请单审核报销。 5.5 接待 费用控制 5.5.1 公司接待费，每年初根据审批的公司财务预算总额进行部门分解，控制使用。公司接待费使用必须控制在预算范围内，每月发生时由需要接待的部门上报月度资金计划，审批后按本规定控制使用。 5.5.2 任何部门不能突破公司年度接待费用预算，接待费用使用情况作为责任部门考核标准之一。如果年内因业务发生重大变更，可按预算管理办法调整年度接待费预算。 5.5.3 接待规格的确定，由经办人向部门负责人请示，并填写 运营 公司会议（活动）接待申请单报批， 特殊情况需要在接待申请单中注明，接待申请审批后方可开始各项接待工作，审批后的接待申请单作为借支与报销审核依据。 5.6 接待工作流程 5.6.1 公司高层管理人员接待活动流程： 工作分解流程（单据流程） 主管部门工作 参与部门 其他要求 业务部门 按 5.3 条要求办理 确定是否接待和接 待要求 总经理工作部计划经营部 财务部 根据制度规定审批 相关业务部门 会议室的布置、就餐的准备、车辆的安排 相关业务部门 会场的服务、就餐标准、车 辆的落实 接待申请单 行政主管 部长审核 审核时间和人数 交办领导 确定 接待和礼品 标准 行政主管 拟定实施方案、 礼品采购方案 总经理工作部 实施方案 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 7 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 行政主管 总经部部长 计划经营部 财务部 标准控制 5.6.2 其他会议 （ 活动 ） 接待 工作分解流程（单据流程） 主管部门工作 参与部门 其他要求 业务部门 按 5.3 条要求办理 确定是否接待和接待要 求 计划经营部和财务部 严格按规定办理 相关业务部门 会议室的布置、就餐的 准备、车辆的安排 相关业务部门 会场的服务、就餐标准、 车辆的落实 接待部门 总经部部 长 计划经营部 财务部 标准控制 6 相关文件 a) 财务管理控制规定 b) 资金计划管理规定 c) 车辆管理规定 d) 礼品管理规定 接待申请单 总经理工作部 部门人员 /行政主管 接待部门 /总经部 接待部门 部门审核 接待部门制定 部长审核时间和人数 审核接待标准和费用总额 拟定实施方案、 礼品采购方案 实施方案 报销费用 行政主管 报销费用 （接待申请单 礼品采购单 实施方案） 分管领导 批准 接待标准和费用总额 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 8 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 7 记 录 7.1 会议（活动）接待申请单 (KY-GL-G-09-A-01) 7.2 会议（活动）接待实施方案 (KY-GL-G-09-A-02) 7.3 会议（活动）礼品 方案 申请单 (KY-GL-G-09-A-03) 7.4 接待台帐 (KY-GL-G-09-A-04) 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 9 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 会议（活动）接待申请单 申请部门 申请人及 电话 访团单位 联系人及电话 来访目的 访 团基本情况 带队领导 陪同人员及人数 来访确切时间 来访交通工具 来访日程安排 接待事项 接待 规格 接待费用总额 接待实施方案见附表 部门负责人意见 总经 理工作 部意见 公司领导意见 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 10 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 会议（活动）接待实施方案 实施部门 总负责人 联系电话 总协调人 联系电 话 实施项目 内 容 金额 实施人员 实施时间 联系电话 迎 客地点 日程安排 场所 布置 摄 像、投影 着装 礼品 车辆 入住宾馆 进餐安排 费用总额 备注 接待管理规定 版次： A/O 页次 ： 11 /12 本文件为武汉凯迪绿色能源