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秘书准备会议通知须知 会议管理（五级）第一节会前筹备 一、发送会议通知 （一）相关知识1、会议的构成要素 基本要素：所有会议必有的要素，如目的、时间、地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等 选择要素：会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等2、会议的主要种类 按组织类型：内部、外部；正式、非正式按时间方面的规定性：定期、不定期 按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会 按功能性质：法定性、决策性、执行性、告知性、学术性、协调会商性、显示性 按议题性质：专业性、专题性、综合性 按会议采用的方式：常规会、广播会、电话会、电视会按与会者的国籍及议题范围：国内、国际按规模大小：特大型、大型、中型、小型特大型：万人以上，在体育馆、露天广场大型：千人以上，在礼堂、会堂中型：百人以上，在礼堂、会议室小型：数人到数十人，在会议室3、公司常见会议 （1）经理例会（2）部门员工例会（3）股东会（4）董事会（5）公司年会（6）客户咨询会（7）产品展销订货会（8）业务洽谈会（9）新产品新闻发布会 召开股东大会，应将会议召开的时间、地点、审议事项在会议召开前20日通知 临时股东大会在会议召开前15日通知各股东 发行无记名股票的，应在会议召开前30日公告会议的时间、地点、审议事项 对持有记名股票的股东应专函通知，对于持无记名股票的股东，可通过报刊公告 股份有限公司的股东大会，会议由董事会负责召集，由董事长主持董事会每年度年至少召开2次；如有1/3以上董事提议召开，则应及时召开；应当提前10天通知全体董事；应有1/2以上董事出席方可开会；由董事长召集和主持 4、会议通知的内容：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、 议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期 5、会议通知的格式：便函式、卡片式（二）工作程序 1、发送会议通知的方法：（1）口头、书面（2）正式、非正式通知2、发送会议通知的程序 （1）明确会议通知发送对象和联系方式填写会议通知单并准备好相关附件选择会议通知信息传递方式确认会议通知是否送达（或收回和处理回执单） （2）如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份 （3）书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样（4）需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面标注本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复（部分会议需要和通知一起寄出会议委托书和回执）（5）对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 （6）不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者 （7）可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证、乘车证等）与会议通知一同发出（8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路 （9）会议通知样本要作为档案收存（三）注意事项 1、会议通知的确认：（1）确认会议通知发送对象（2）确认发送的回复环节（3）确认会议通知内容是否准确2、处理回执 （1）会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地 （2）会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等 （3）会议回执寄回后要认真统计、及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作（四）相关链接1、与会者 （1）正式成员 权利：发言、动议、提案、参加讨论的权利；会议表决权；选举权义务：按照会议通知做好参加会议的各项准备工作的义务；遵守会议规则、服从会议决议，应该出席而未出席者，其义务不应当减免；有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场（2）列席成员 权利：享有参加本单位有关问题讨论发言的权利；具有会议临时赋予的其他权利 义务：有遵守会议规则的义务；有礼貌发言及解答相关询问的义务；有保守会议机密的义务 （3）工作人员：会议筹备工作、会议材料准备和记录工作、会间的事务性工作 二、制作会议证件和指示标识 （一）相关知识 1、会议证件的用途：证明身份、保证会议安全控制人员出入、统计到会人数、维持会议的程序 2、会议证件的类型：代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证3、会议证件的样式：粘性标签式、系带式、有夹子、台签式4、会议指示标识的类型：标识牌（或指示牌）、区域图（或路线图）、名签与台签 5、会议标识的样式：会议主席台背板的样式、会议签到处的指示标识样式、会议报到处的标识样式 6、会见（礼节性、事务性、政治性）；会展（贸易型、消费性）（二）工作程序 1、制作会议证件的程序：设计内容设计颜色控制印刷数量发放中的特殊要求（照片）盖章确认2、制作会议证件的注意事项 （1）重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者的姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司等 （2）重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章 （3）证件的形式应反映出会议的内容，设计要经济实用、美观大方（4）大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片样式 （5）应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 （6）应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片3、制作会议指示标识的方法： 会议主办者内部简易制作法、由专业性的会议承办机构制作 三、预定会议室 （一）相关知识 1、选择外部会议室的考虑因素 （1）会场的位置必须让上司和与会者方便前往（2）会场的大小应该与会议规模相符（每人2-3平米）（3）场地要有良好的设备配置（4）场地应不受外界干扰 （5）环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密（6）应考虑有无停车场所（7）场地租借的成本必须合理 2、内部会议室特点：（1）方便快捷、手续简单（2）节省了场地和设备的租用费用（3）易分散注意力3、内部会议室的布置 （1）在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿（2）会议桌旁要有足够的椅子 （3）应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品4、内部会议室的设备 （1）为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于操作（2）要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔（3）腰围使用白板、挂图等者准备足够固定用的磁钉、按钉（二）工作程序1、预定会议室的程序 （1）确认会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型（2）申请使用会议室 （3）确认会议室已预留，并明确使用时间（4）预先调适会议所需设备 （5）提前到达会场分发资料和用品，并负责签到 四、预定和确认会议住宿 （一）相关知识 1、会议接待工作的内容（1）会议接送工作（2）会议食宿工作（3）会议娱乐活动 2、会议接待的基本程序：（1）迎接（2）会议签到和引导（3）安排合影，主人居中，主人右侧为上（4）引领会议嘉宾进入会场或登上主席台（5）会议结束后送别（二）工作程序 1、预定会议住宿的程序 （1）通过会议回执，掌握到会人员的数量和订房规格（2）向宾馆、酒店预定会议用房 如住宿的人数不多，可直接向饭店或会议中心索取订房卡 主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约，合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容 2、确认会议住宿的程序（1）与参会人员确认（2）与饭店或酒店确认预订（三）注意事项 1、选择会议住宿地点的要求：基本设施齐全、安全、价格合理、地点方便、环境安静整洁，然后综合考虑；如果由与会者自己支付住宿费，就需列出几家价格，条件不等的招待所、饭店或宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择 2、会议住宿的房间安排（由主办方支付费用时）（1）来宾和主办方的领导要特殊照顾 （2）年龄较大和女性与会者应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间 （3）注意尽量不要把汉族与有禁忌的少数民族与会者安排在一起（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请其选择（5）预定住宿地点的工作一定要留出提前量，预定数量上略有富余（四）相关链接 1、常见的商务旅行：洽谈业务、参观访问、出席会议、签订合同、实地考察 2、选择交通的影响因素：要去哪、旅行的原因、停留的时间长短、参加团体旅行、费用、企业旅行政策、旅行者的个人爱好 3、宾馆类型：国内或国际连锁宾馆、本地宾馆、会议场所客房、旅行住宿或汽车旅馆 第二节会中服务一、完成接站工作 （一）工作程序1、接站工作程序 （1）先搜集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并统一协调（2）根据总表的信息，安排接站的车辆和人员（3）对安排的人员进行培训和要求 （4）接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接 （5）要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间地点，并掌握与会代表的联络方式 （6）对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图（二）注意事项 1、接站的分工 （1）在机场车站迎接参与者，包括设立的接站点的人员和司机等（2）一部分在会议的住宿地点负责报到工作的人员2、接站的要求 （1）掌握代表名单及抵离准确时间（2）有足够的车辆； （3）有良好的指挥调度，人车都要有值班（4）所有车辆和人员要按时间、路线接送3、报到工作的内容 （1）秘书人员在与会者到达报到地点时热情礼貌地接待（2）在报到处周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置（3）负责报到接待的人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文件等）发给报到人员 （4）必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求 二、完成会议签到和引导工作 （一）工作程序1、签到工作的程序 （1）对负责会议签到的工作人员的选择 （2）准备签到所需签到笔、签到簿、签到卡的刷卡机等用品和设备（3）负责签到工作人员提前到达（4）迎接参会人员 （5）向与会者介绍签到工作的内容（6）发放会议资料和票证2、引导与会人员就座的方法（1）陪伴重要来宾入场就座（2）为上司和来宾做介绍 （3）帮助来宾领取姓名卡片并引领入座（4）回答来宾的询问要耐心热情（二）注意事项1、会议签到的要求： （1）准备会议签到的用具要方便、好用、充足（2）负责会议签到的工作人员要提前到岗（3）签到处的位置要易找，并标示清楚（4）签到工作要耐心细致，热情周到2、对会议引导人员的要求： （1）事先准备签到所需的签到笔、签到簿等用品，必要时要准备好嘉宾留言簿 （2）要提前到岗，使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉 （3）人数较多的会议，应注意选择签到的方式，避免在会场门口出现拥挤、混乱的场面 （4）人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，来一人划一人，以便迅速掌握到会者的状况（5）及时准确地统计出到会者的人数，会议主持者往往在会议即将开始之前，需掌握到会和缺席人员名单 （6）大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口，有关数据即传入会议组织中心 （1）提前发出文件资料清退目录，先由与会人员个人清理，再统一交给大会秘书处 （2）选择收集会议文件的渠道，运用收集文件的不同方法（3）对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退（二）工作程序 1、会议文件清退的程序： 确定清退文件资料的范围列示清退目录按期收集、捆扎清退的文件资料填写“文件清退登记表”核点文件资料查找短缺、第三节会后落实一、返程工作的服务要求 （一）相关知识 1、与会人员返程工作的服务要求 （1）提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员 （2）需要时建议和召开一定范围内的欢送会或送别宴会（3）分批送站，调配车辆 （4）清理结算与会人员的相关费用支出等，安全、完整归还代为保管的物品 （5）妥善安排暂留人员（二）工作程序 1、送别会议代表工作程序：征询与会人员返程要求并进行登记预订车、船、机票分发返程票结清会议经费安排车辆送站安排暂留人员（三）注意事项 1、秘书需提醒与会人员提前做好返程的准备事宜 （1）提醒及时归还向组织方或会议驻地单位借用的各种物品（2）提醒与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好发票（3）帮助与会人员检查、清退房间，避免遗忘各种物品 （4）准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需（5）帮助部分与会人员托运大件物品 二、清退会议文件资料的基本要求 （一）相关知识 1、会议文件清退的方法：小型内部会议： （1）由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会人员将文件放在桌上，由秘书统一收集（2）由秘书在会议室门口收集 （3）由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集大中型会议： 丢失的文件资料如实向领导报告（三）注意事项 1、在清退会议文件资料时，秘书需要注意（1）统一印制清退文件资料的目录 （2）分清清退文件资料和不清退文件资料的范围（3）避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成的误会（4）清退文件，需填写“文件清退登记表”，双方清点无误并签字后留存 （5）文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的登记，经分管领导批准后，由两人以上送到指定地点销毁2、文件机密等级：公开、国内、内部、秘密、机密、绝密 三、会场、会议室的注意事项 （一）相关知识1、会场的有关知识 （1）清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查、联络，保管遗忘物品。清理并取走所有与剩余的与会议有关的文件资料 （2）收拾临时放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品（3）有条理地检查、清还各种视听设备及用品 （4）揭去会场、会议室标示物，将会议室设备恢复到备用状态（5）锁好会议室门窗。向会场管理部门作出使用完毕的报告，并办理付费的有关事宜（二）工作程序 1、清理会场的工作程序 清点、检查物品归还会议所借物品揭去会场标示物、拿走指示牌保管遗忘物品与会议室管理人员交接（三）注意事项 1、秘书应在闭会后一周内完成的工作：日历、往来信件、会议记录、资金、总结会议、会议卷宗 模拟测试：总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事情，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。 一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实发通知之后，再打电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给予会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。 六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会前通知， 测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 七段秘书的做法：发记录会后好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。 （一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。 （二）选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。 安排会议议题应注意以下问题： 一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论； 二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下