（机械工程专业论文）本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发.pdf

太连理工大学专业学位硕士学位论文 摘要 随着信息化技术的迅猛发展，企业中，获取及时、准确的信息越来越为决策者所重 视，适应信息技术发展要求的企业事务管理系统必将成为企业提高办公效率和水平的有 力手段，也是未来企业事务管理适应环境变化的主要发展趋势。 企业办公自动化管理信息系统作为现代企业必不可少的基础设施与技术支撑环境， 不仅可以管理好企业的人员数据和日常基本事务，还可以对企业的上层决策进行辅助和 参谋。本文从本钢机电安装公司实际情况出发，针对公司经理办的各项业务流程，详细 论述了开发的本钢机电公司办公自动化信息系统软件的设计与实现。该系统可以实现公 司日常的文件管理、财产管理、车辆管理、职工档案管理、其他事务管理等五个主要办 公事务管理。本文将按照软件的设计思路，从需求分析、系统设计、系统实现到系统测 试四个阶段详细说明了五个管理子系统的实现过程。 本原型系统采用c s 开发模式，以v i s u a lb a s i c6 0 作为数据库前台开发工具，后台 数据库采用的是s q ls e r v e r2 0 0 0 。整个系统在软件开发过程采用管理信息系统开发的的 流程，使得该原型系统具有比较稳定、容易维护等优点。 关键词：o a 信息系统；s q l ；c s 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 t h eo am a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mr e s e a r c ha n dd e v e l o p m e n t a b s t r a c t w i t hi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y sf a s td e v e l o p m e n t , d e c i s i o nm a k e r sa t t a c hm o r ea n d m o r ei m p o r t a n c et oa c h i e v ee x a c ti n f o r m a t i o ni nt i m ei ne n t e r p r i s e s t h eo f f i c e a u t o m a t i o n ( o a ) m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ，w h i c hm e e t st h er e q u i r e m e n to f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yd e v e l o p m e n t ，m u s tb eap o w e r f u lm e t h o dt oi m p r o v eo a s e f f i c i e n c yo fe n t e r p r i s e ，a n di ta l s os h o u l db et h em a i nt r e n do fo ad e v e l o p m e n ti no r d e r t 0a d a p tt h ec h a n g i n ge n v i r o n m e n t ， b e i n gt h ef u n d a m e n t a lf a c i l i t i e sa n dt e c h n i c a ls u p p o r t i n ge n v i r o n m e n to fm o d e r n e n t e r p r i s e s ，t h eo am a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mn o to n l yc a nm a n a g ee m p l o y e e s - d a t aa n dd a i l ya f f a i r s ，b u ta l s oc a np r o v i d ea s s i s t a n c ea n dc o n s u l t a t i o nt ot h e d e c i s i o n m a k i n go ft o p l e v e lm a n a g e m e n t s a c c o r d i n gt ot h ea c t u a lc i r c u m s t a n c e si nt h e m e c h a n i c a la n de l e c t r i c a lc o m p a n yo fb xs t e e l ，t h ed e s i g na n dr e a l i z a t i o no ft h i s i n f o r m a t i o ns y s t e mi n c l u d ef i v em a i ns u b s y s t e m ss u c ha sf i l e sm a n a g e m e n t ，p r o p e r t y m a n a g e m e n t 。v e h i c l em a n a g e m e n t ，p e r s o n a lm a n a g e m e n ta n do t h e r sm a n a g e m e n t t h e p a p e re x p l i c a t e st h ed e s i g na n dt h er e a l i z a t i o no ft h es y s t e m i n d e t a i l a c c o r d i n gt o s o f t w a r ed e s i g np r o c e s s e s ，t h ef u l lp a p e rd i s c u s s e st h er e a l i z a t i o no ft h ef i v es u b s y s t e m si n f o u rp h a s e s ，n a m e l yr e q u i r e m e n ta n a l y s i s ，s y s t e md e s i g n ，s y s t e mr e a l i z a t i o na n ds y s t e m t e s ti nd e t a i l t h ec sd e v e l o p i n gp a t t e r ni sa d o p t e di nt h eo r i g i ns y s t e m t h ef o r e g r o u n d d a t a b a s e - d e v e l o p i n gt o o l i sv i s u a lb a s i c6 0 ，a n dt h eb a c k g r o u n dd a t a b a s ei ss q l s e r v e r2 0 0 0 s i n c et h ew h o l ed e v e l o p i n gp r o c e s sf o l l o w st h es o h v a r ee n g i n e e r i n g m e t h o d ，t h eo r i g i ns y s t e mh a sm a n yg o o df e a t u r e ss u c ha ss t a b i l i z a t i o n ，m a i n t a i n a b i l i t y ， a n ds oo n k e yw o r d s ：t h eo ai n f o r m a t i o ns y s t e m ；s q l ；c s 独创性说明 作者郑重声明：本硕士学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工 作及取得研究成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外， 论文中不包含其他人已经发表或撰写的研究成果，也不包含为获得大连理 工大学或者其他单位的学位或证书所使用过的材料。与我一同工作的同志 对本研究所做的贡献均已在论文中做了明确的说明并表示了谢意 作者签名：业脞日期：迎2 ：丝：羔 本钢机电公司办公臼动化信息系统研究与开发 大连理工大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者及指导教师完全了解“大连理工大学硕士、博士学位论 文版权使用规定”，同意大连理工大学保留并向国家有关部门或机构送交学 位论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本人授权大连理工大 学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，也可采 用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编学，阻论文。 作者签名：盆生遴 导师签名：签趁 盟年且月1 日 大连理工大学专业学位硕士学位论文 1 绪论 1 1 问题的提出 1 1 1 办公自动化的定义及范畴 企业办公管理即指企业运营中对其内部人、财、物进行跟踪管理，合理利用企业现 有资源，最大化的为企业生产、发展提供保障【l 】。随着市场竞争的日趋激烈，企业办公 管理也越来越复杂，如何做到企业办公管理与工作效益具有良好匹配? 如何做到事得其 才、人尽其用? 如何在满足企业效益的同时又兼顾企业职工的需求? 如何能在瞬息万交 的时代使企业与社会环境相适应并且处理好随时变化的企业事务问题? 如何加强企业 办公事务管理，提高企业整体绩效? 这一系列的问题都是我国企业急待解决的重要问 题。 随着信息技术日益完善，办公自动化( o f f i c ea u t o m a t i o n 简称o a ) 在现代科学管 理中应用越来越广泛，所谓办公自动化就是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构 成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动，是7 0 年代中期发达国家为 解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综 合性技术 2 1 。人们日常工作的很多内容都可以归入o a 处理的范畴，如文字处理、文件 誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户 管理、订货销售，库存管理，生产计划。器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务 计算、劳资、人事管理等等【3 】。 实现企业办公自动化的目的，是应用电子信息技术，提供先进的办公信息处理手段， 最大限度地提高办公效率和办公质量，改善办公环境和条件，提高办公管理和决策自动 化和科学化水平。 1 1 ，2 企业砸临的问题 2 0 0 1 年8 月按照现代企业制度要求本钢机电安装公司转制为本溪钢铁( 集团) 机电 安装工程有限公司，同年被国家建设部批准为冶炼工程旌工总承包一级和机电安装工程 施工总承包一级资质企业，公司现有职工1 2 0 0 余人，各类专业技术管理人员4 0 0 余人， 公司下设机械安装、电气安装、电气调试、液压检测、汽车运输、机械修理等1 4 家分 公司。拥有各种机械设备3 7 7 台( 件) ，目前经理办公室负责收发各级文件( 传真 ， 职工档案管理，内外往来信函，员工信访，公司车辆，办公用品财产管理等多种业务。 企业办公管理工作尚处于原始的手工记录管理阶段，各种文件、设备、人员基础信息没 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 有准确记录，企业办公人员整天忙于用处理日常烦琐事务，人为随意性的业务处理方式 普遍存在，各项业务之间相互割裂，各自为政，严重影响了办公效率，人工成本居高不 下并且每项工作都由专人负责，管理混乱，使得经理办机构人员越来越多，公司办公财 物也经常丢失，车辆使用混乱。一个企业如果没有很好的内部管理机制，就不可能在市 场竞争中站稳脚跟，这种现状给企业未来的发展带来了很大的潜在危机。那么，采取什 么样的措施，才能够精简办公机构，激励员工创造性，提高工作效率，加强公司财物管 理呢? 这就为我们提出了一个严峻的问题。 1 2国内外o a 信息系统的研究现状及发展方向 世界o a 系统的发展非常迅猛，世界各国政府极为重视本国的o a 系统的发展，不 惜花费巨资。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较 高。各公司、企业不仅把o a 视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营 管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。2 0 世纪9 0 年代以后，国外的办 公自动化发展方向主要有以下几点：设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；软 件系统向数字化、智能化、无纸化和综合化发展；以计算机为核心的办公工作站向处理 文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展；进一步增强通信在系统中的运用，充分利 用现代化通信技术，建立全球的网络体系。 目前0 a 系统发展到第三阶段时，国外的专家已经意识到o a 发展必将以“知识管 理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展 出来的o a 系统，即我们通常所说的“知识型o a 。但是他们也知道因为企业中的各个 系统都是大系统，平台和数据库也不尽相同，不解决系统的整合，就不可能实现数据的 积累、汇聚、共享，自然也就不可能实现知识型的o a 系统，因此国外的采取的做法是 一步步来，先把专门的系统建好，然后整合，最后才上升到知识管理( 1 ：m ) 的高度。 有鉴于此，国外大多数专业人士在使用o a 这个概念的同时，普遍提到的是门户( p o r t a l ) 和平台( p l a t f o r m ) 的概念【耳j 。p o r t a l 特别强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性， 强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的 管理支撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念； 加强o ap l a t f o r m 与业务的关联，在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门户” 的技术对业务系统进行整合，使得e r p 、c r m 、p d c 等系统中的结构化的数据通过门 户能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现企业数字 化、知识化、虚拟化；不断增强知识驱动能力，以知识管理为核心理念，建立知识和角 大连理工大学专业学位硕士学位论文 色的关联通道，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘 和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。当然 这些概念中蕴含着我们提到的系统和数据的整合概念。曾经的一批诸如p c 叩l e s o f l ，s a p ， o r a c l e ，l o t 岫n o t e s 等软件厂商，都在把目标注入到o a 和e r p 、p d m ，c r m 、s c m 等 系统互相整合上来，为将来企业全面实现知识型o a 奠定基础。 虽然我国的办公自动化技术起步较晚，2 0 世纪7 0 年代该项技术传入我国，8 0 年代 才真正地得到重视和发展，但是发展迅猛。首先o a 是专为政治、经济、国防服务的。 国家投资建设的有经济、科技、银行、铁路、邮电、交通、电子、能源、气象、军事、 公安和国家高层领导机关1 2 个大信息管理系统，具有规模大、体系完整、高技术和现 代化的管理效能，是代表我国一级水平的o a 系统。目前，我国的办公自动化系统正朝 着集成化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。例如奇正、东软、用友、金蝶等 等。这些产品基本上都是借鉴国外一些先进的管理思想，再结合国内的实际情况而开发 的。另外，国内还有一类为定制化产品，主要由国内的顾问公司、高校或软件公司根据 企业本身对具体应用的需求，来定制开发产品i 刈。然而，国内的o a 系统也同国外一 样，面临着向知识型( k m ) 的o a 系统发展的挑战，必须朝提供决策支持、知识挖掘、 商业智能l ，1 等方向进行创新、发展，只有全新的智能型、自动化的o a 系统才能成为取 胜市场的关键。 在“知识型o a ”环境下，它已经超出传统o a 的范畴，转变成为企业的综合性管理 支撑平台。传统的o a 功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，具体来说，知识 型o a 将成为企业的以下平台： 企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括w e b m m l 、网络 会议、实时通讯、手机短信、w a p 和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷 流畅，并且与h t c r n e t 邮件互通。 行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公 文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通 知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无 纸化办公。 信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、 新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。 协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织 模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距 离缩小，提高企业工作人员协作能力。最大限度地释放人的创造力。 一3 一 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基 于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程 开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根 据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升 工作的绩效； 激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相 互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形 成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。 信息集成平台：现代企业中已存在的m i s 系统、e r p 系统、财务系统等存储着企 业一些经营管理业务数据，o a 系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系 统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。 目前对我国办公软件市场虎视眈眈的国际软件巨商有m m 、微软、t m d 等，令我 国o a 市场一时“狼烟四起”。这些国际软件巨头携新技术、新应用和新软件之势，对国 内厂商来说无疑是一个重大挑战。正是这种状况，导致国内的o a 系统研究和开发相对 国外比较混乱，同时这也是因为国内的o a 开发厂商的群雄并起造成，比较知名的软件 厂商有点击、协达、合强、浪潮、用友、泛微、金和、思创、领航、红帆等。但这也为 其发展提供了肥沃的土壤，而没有象国外那样全部去搞整合，而是各有侧重朝着多元化 并行发展，主要有：随着企业陆续引入了f i r 、c r m 、e r p 、s c m 等不同系统，整合 这些系统、协同这些模块共同运作的集成软件的开发研制瞵j 。o a 厂商要培育核心竞争 力，必须全力进行以产品创新和模块化创新为主的技术创新，把企业中已存在的m i s 系统、e r p 系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据集成运用到o a 工作流系统 中，使得系统界面统一、帐户统一，实现无缝集成协同。o a 系统朝完全自定义方向 改进、发展，可以灵活定制，可打破模块限制，可提供用户随心所欲可自定义的操作界 面，可以通过不断完善的“工作流”，以适应不同行业不同单位。 1 3 课题研究意义 我国在办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了 很多问题，如投资大、徽果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、 模拟手工作业增加管理负担等，通过本系统能够解决以下问题： - 4 - 大连理工大学专业学位硕士学位论文 1 以前人们只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目 的为提高效率，实际上通过实现办公自动化提高管理机构的决策效能更为重要。本系统 从应用角度开发，极大加深了办公人员对办公自动化系统的本质作用。 2 通常认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化，其实办公自动化发 展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基 础，办公自动化就会变成空中楼阁。本系统的开发为公司办公自动化发展奠定了一定的 基础。 3 目前其他软件模块的复用性较差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的 需求发生改变时，哪怕仅仅是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使 用效率，对开发商而言也是一个极大的负担。作为专门针对本单位开发的系统，完全从 用户角度考虑，增强了软件的柔性构造功能。 本课题通过建立一个“准确、及时、标准、高效、安全”的全功能、多层次、科学化 的企业办公事务信息系统，解决本钢机电公司在传统办公管理模式下存在的实际问题， 让公司办公管理各项业务流程步入现代化、规范化、科学化的管理，使用本管理信息系 统能够按统一标准实现快速的信息资源共享，保障信息提供的时效性和准确性，有效地 提高办公事务工作效率。同时该系统也让管理者能准确、及时、简明、完整地得到公司 运行状况的相关信息，从而压缩例行事务的处理时间，提高办公效率，使管理者能考虑 更多战略层次的问题，让管理与决策更加科学化，更符合实际。 1 4 学位论文研究主要内容 本文主要完成的是公司办公自动化信息系统的文件管理、财产管理、车辆管理、职 工档案管理、其他管理各子系统的设计与实现，是机电安装公司将要实现o a 管理信息 系统的基本组成部分。该系统可以对企业往来文件、信函等基本档案资料进行有效的管 理；对公司车辆的使用情况，保养等各种相关重要信息进行快捷有效的管理；对公司的 会议内容，参加人员等等并可对其内容进行存档，备查。本系统在对职工档案设置非常 详细，同时企业还可以灵活地设置部门、职位等，还可以对该厂员工培训进行有效地管 理。本文共分5 章，组织结构安排如图1 1 所示： ( 1 ) 在分析现有的文献和技术的基础上，提出所研究的问题。 ( 2 ) 对0 a 信息系统的基础理论进行深入研究，为本系统的开发打下基础。 ( 3 ) 在现有技术的基础上，按照系统设计的步骤对本企业系统需求进行了分析， 然后依据需求分析结果进行系统结构设计和流程设计。 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 ( 4 ) 在完成系统的框架结构之后，对实现企业办公自动化信息系统选择的开发环 境及关键技术进行了阐述，并依关系型数据创建原则建立了系统后台数据库 ( 5 ) 论文的最后详述了系统各功能模块的实现过程并进行了各个模块的测试，最 后总结全文。 ；。? 第三章本钢机电公司o a 管理信息系统的分析与设计 需求分析 系统结构设计 ，1 ： 图l , l 本文内容组织结构安排 f i g i i t h ea r c h i t e c t u r eo f t h ea r t i c l e 1 5 本章小结 本章首先研究了人们对办公自动化的定义、范畴和产生背景，然后叙述了本钢机电 公司办公管理存在的问题，对比得出解决本公司办公管理问题的方案实现办公自动 化。然后叙述了目前国内外o a 信息系统研究发展的状况并总结了存在的缺陷，最后针 对本课题内容和论文结构进行了叙述。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 2 实施o a 信息系统的技术基础 2 1 企业对o a 信息系统的需求 世界上无论哪个单位或部门都离不开大量的信息，信息是人类社会赖以生存的支 柱。随着企事业单位的信息量不断扩大，这些大量的信息管理和运用存在的缺陷不断显 现出来，这无形中加大了企业对办公自动化需求： 信息的膨胀：随着企业规模扩大和与外界交流的增长，大多数企业所处理的信息量 正在迅速膨胀，平均每1 2 1 8 个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很 多人员赶到无所适从，而市场竞争的残酷性却要求企业对信息的处理更快捷。 信息的孤岛例：随者企业采用各种相互独立的网络系统，应用系统，在部分提高了 效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，他们缺乏一个统 一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库，主机， 文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据，各部门信息不统一，很 多是重复数据。 信息的非结构化：对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的 1 0 左右，其他的9 0 都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说， 往往一个备忘录，一封邮件等这些“死角”里会隐藏了非常重要的信息资源。 信息的安全性：数据是企业的命脉。信息对企业起着举足轻重的作用，如果信息被 丢失或者被窃取将造成灾难性后果。企业数据零散存放，不便于集中管理，造成信息的 安全性受到严峻的考验。 信息的非个性化：董事会，企业领导，企业员工，客户，供应商，合作伙伴等等， 这些都是企业信息的提供者和需求者，因他们在企业中担任的角色不一样，其所关注的 角度和重点也是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：内容( 一般的知晓i 情报) ，频率( 例外定期持续) ，结构( 同类文件各种来源的文件) ，安全( 加密 公开) ，存取( 个人，团队t 公司) ，集成( 内部i 集成，夕 部) 等等，而现在的企业信息化 系统往往是千人一面，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式， 大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。 信息的远程化：在当今世界，任何一家大型企业的经营活动不再是局限于某一个地 区，都在自觉不自觉地参与到了全球化的市场竞争中。在这个竞争中，对于一个集团企 业而言，对信息的掌握程度，信息获取是否及时，信息能否得到充分的利用，对信息的 反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。现代大型集 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 团企业的大量涌现和快速成长也对办公自动化系统提出了新的要求，集团企业地域分布 广，人员众多，使用办公自动化可以实现企业各分支机构间的协同办公，远程办公，移 动办公，由于经营全球化，信息来源广泛，集团企业间的资源共享，信息共享所需交流 的数据量极大，办公自动化提供强大的安全管理支持，有力保障系统的安全性，对于大 多企业集团，企业形态为股份制公司，下属企业各自成为单独存在的主体，独立核算， 管理层次相当复杂，办公自动化充分体现了集团企业的协同管理思想，实现了企业集团 协同办公，项目团队协同办公，部门之间协同办公，业务流程与办公流程协同办公，跨 越时空的协同办公。适用于具有复杂的流程和组织机构的特大型大型企事业单位。早期 办公自动化软件多是以局域网环境为基础而设计的，局域网间的信息传递往往只能依靠 原始的文本方式传递，从而形成了一个个各自独立的信息孤岛，办公自动化有效整合原 来的系统，保障企业早期投资，提高信息利用效率。网络的发展带给人们更高的信息共 享的需求，使得企业越来越需要更多，更广的外界信息和企业内部知识的积累，集团企 业的信息管理已不仅仅限于企业内部，更需拓展外部信息来源。办公自动化形势多样的 动态信息管理是企业轻松获取有用信息，在激烈的竞争中独具优势。 学习型企业知识管理【i 叫的要求：现在人们越来越认识到知识资本是一种资产，是一 种需要管理的资产，因此从这个角度讲，知识管理就是企业首先要考虑的一个重要方面。 知识管理是对知识加以有效识别，获取，开发，分解，存储和传递，从而改进和提高个 人，部门和组织的组织、创新能力，响应能力，生产力和技能素质。知识管理解决方案 则是以i n t e m e t 和信息技术为基础，帮助企业对相关知识资源进行明晰化，系统化管理， 定位有专门技能的人，建立团队协作的专家网络，让所有人能快速而方便的访问或学习 到所需要的信息和知识，而无论他们来自数据库，文档，业务流程还是内部员工头脑， 都能够得到高效的共享利用。知识管理首要考虑的就是以人为本，面向应用；同时他还 作为一种分辨、管理和共享企业信息资源的集成系统化的方法而存在；还是一个循环往 复、螺旋上升的过程：知识管理作为企业管理思路，从这个角度来说，r r 为企业构筑知 识管理平台提供了可能，面知识管理则又是企业信息系统地一种科学建设思路l l “”。知 识管理系统的建设不同于以往企业的单一项目建设，它涵盖信息系统范畴的同时，还包 括企业管理制度的建立和健全。办公自动化系统的主要目标是将企业中的某些手工管理 工作自动化，网络化如公文处理，信息发布和各种审批流程等，办公自动化是知识管理 的初级阶段，它是传统处理方式的变革。而知识管理则是一种方法论，为o a 系统提供 了方法论。 大连理工大学专业学位硕：l - c p 位论文 信息利用不高：信息来源还是倾向于传统方式，运作模式犹如“大海捞针”般的盲 目；没有系统化，完整化，智能化的利用好信息和再次利用信息；没有真正将信息完全 整合并存储起来，而是散乱不堪；无法将信息进行跟踪保护和掌握运用。 信息载体成本持续攀高：信息载体无论是从使用或是管理方面的成本正在不断的上 涨，大大增加了企业的运营费用，使得企业的整体竞争力受到影响。 落后的信息化管理水平带来的后果：管理落后，整体效率低下，工作运转不畅，信 息流通不畅，应变力差，组织空洞，缺乏协同作战能力。 企业文化的建设要求：办公自动化的实现为企业单位建立本单位文化氛围提供了良 好的平台。 企业单位管理的规范要求：使得工作内容较传统办公模式更为规范。 2 2o a 信息系统的设计规划 企业办公自动化系统需要进行认真细致的设计规划，才能保证项目的顺利进行，规 避不必要的项目风险。信息技术日新月异，必须考虑系统技术和体系的前瞻性，否则将 不能满足办公业务不断变化的需求，导致系统的生命周期缩短，因此系统宜采用先进和 标准的、符合信息技术发展趋势的软件和硬件技术，保证系统在可预见的阶段内有相当 大的生命力。o a 信息系统的设计规划需要从以下几方面考虑l l “o j ： ( 1 ) 首先要保证其技术的先进性。技术先进性是保证整个系统生命周期的重要环 节。采用以信息交换平台和数据库相结合作为后台，以数据处理及分析程序作为中间层， 以w e b 作为前台的三层结构这种比较成熟而又有发展前途的先进技术，保证系统在一 段时间内的技术先进性。 ( 2 ) 结构的先进性。它是保证系统生命周期的基础。一套完善的系统必须经过“使 用修改一使用”的循环过程才能够比较好的满足用户的需要，这个循环过程需要灵活、 利于扩展的系统结构与科学合理的数据结构的支持。为保证系统结构的合理性，在系统 设计时，首先对需求进行整体分析，然后利用先进的数据建模的方法对系统进行规范设 计，保证整个系统的完整性。 ( 3 ) 安全可靠性。选择成熟的系统平台和技术，选择有大量稳定成功用户的应用 软件，是保证系统稳定的重要因素，因此不必过分强调采用先进的平台和技术，可根据 实际应用需要对成熟软件做相应的配置和调整，而不需要从无到有的开发。系统必须具 备灵活、高效的备份和恢复策略，以保证系统在出现问题时能及时回复，确保系统数据 的安全性。 ( 4 ) 灵活性原则。用户需求是发展变化的，在系统设计中充分考虑需求的变动， 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 保证系统能适应技术升级和应用扩展的需求。系统提供文件格式定制、流程定制、信息 发布定制、报表定制、用户界面定制等多种自定义工具。在系统使用过程中，当用户的 需求发生变化时，用户可以不只依赖开发商修改系统，可以直接使用系统提供的自定义 工具对系统进行无代码修改大大降低了维护成本，是系统具有能够快速定义满足需求变 化的特性。 ( 5 ) 实用性原则。为保证系统的有效性和实用性，选用比较成熟而稳定的技术与 合适的系统结构，使整个系统达到较高的性价比性能。系统宜采用b s 模式，使系统界 面简单清晰，软件易于操作，系统管理也简便易行，减少培训成本，同时也为降低系统 维护和升级成本打下很好的基础。 ( 6 ) 可扩展性原则。系统可扩展程度直接影响到系统的生命周期。药保证在系统 规模扩大和需求增加时，无需对系统的体系结构做较大的改变就可以对系统的功能实现 扩展。采用框架结构的设计，以数据库作为基础平台，以成熟的o a 平台作为主框架， 然后采用“插件模式”来安装功能模块，所有模块的用户由主框架来管理，单个模块的 添加删除不影响其他模块的运行，便于系统的扩展“o j 。 2 3o a 信息系统的结构设计 做好系统的设计规划之后，还要进行系统的结构设计，主要从体系结构和集成管理 两方面入手。在体系结构方面，基于i n t c r n c t i n t m a c t 的三层( 多层) 计算机应用系统为 构造企业管理信息系统提供了可选择的技术和方法，采用三层体系结构，建立一个结构 灵活，便于快速部署和调整的办公自动化系统，能满足复杂的、不断发展变化的业务需 求，同时又能确保企业在系统应用、信息及人员上的投资，能够在低费用的条件下比两 层c s 结构提供更好、更及时的信息。多层次应用服务技术是目前发展的潮流，传统的 c s 两层结构的应用正朝着三层或多层结构发展i i “。使用b s 结构将大大减低系统管理 员的维护工作量，又可以使用户无论在何地都能使用本系统。而且采用w e b 方式，系 统代码相对比较透明，只要系统管理员熟悉w e b 技术，就可以根据实际需要调整整个 系统界面和功能；再次在集成管理方面。集成的管理体系结构主要考虑系统的维护和管 理，以及系统扩展的需要，办公自动化系统的应用体系应实现集成的管理和授权，系统 管理员可以方便的管理每个用户对每个功能模块的权限或每个模块里每个用户的权限， 并把相关模块的用户或管理员集成在一起，在系统管理模块中，应提供一体化的用户管 理和权限管理，使整个系统具有统一的管理接口，系统管理员直接可以在管理模块中对 大连理工大学专业学位硕士学位论文 整个系统的用户和权限进行管理。集成化的管理模式有利于提高管理效率和降低管理维 护成本。 2 4o a 信息系统平台的选择 2 4 i 系统硬件平台的选择 随着用户需求的增加和i n t e a n e t i n t r a n e = t 技术及应用的深入发展，单纯的群体平台难 以胜任现代办公自动化系统的要求，所以采用信息交换平台和数据库相结合作为后台， 以数据处理及分析程序作为中间层，以w e b 作为前台的三层次结构开发模式，大大提 高系统的安全性，降低了系统在维护、升级方面的难度和费用，浏览器客户界面，使操 作十分简单，可节省大量的培训时间和费用。这种应用模式的中心思想是工作流的信息 给予数据库方式，通过数据库来管理和操纵用户的信息数据访问。根据这种结构，不但 可实现信息的跨群件平台自动传递，而且可以在远程范围内实现信息传递。 2 4 2 系统软件平台的选择 办公自动化系统软件平台的选择应遵循以下基本规则：符合技术发展趋势，是当前 主流产品；技术上具有先进性，开放性；支持应用需求；发展上具有可扩充性。具体应 结合企业服务器端、客户端的硬件、软件使用配置情况，选用办公自动化系统客户端操 作系统，客户端办公处理软件、客户端浏堕器软件及其版本；服务器端操作系统；关系 数据库系统。 2 5 系统安全策略 系统应分别从安全体系兼容性、系统体系架构安全性、传输安全性、应用模型安全 性、软硬件结合的防护体系、可追溯、身份确认及操作确认、数据存储的安全性这几个 方面制定总体性和针对性的安全策略，使整个系统得到全面的安全保护。 办公自动化系统的安全策略应保证系统安全措施能够和目前主流、标准的安全技术 和产品兼容，与原有网络系统安全技术和产品兼容；系统体系架构除了能够保证系统的 稳定性外，还要能够封装不同层次的业务逻辑，能够有效的保护系统逻辑隐蔽性和独立 性，保证系统逻辑的安全性和正确性；通过对文件对象的加密保护和传输协议的加密保 证文件对象在传输过程中不被窃取和撰改：通过自定义工作流和工作流应用的安全模 型，保证了文件在流转过程中，各种操作都是由有相应处理权限的用户进行的；支持和 多种软硬件安全设备结合，构成一个立体防护体系【l 卅。 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 2 6 系统实施 系统设计完成后能否成功实施，不仅取决于技术因素，而且还取决于管理因素，需 要管理层和全体员工的积极配合，信息化是一把手工程，需要高层领导亲自挂帅，协调 实施中遇到的各种管理及人为因素。在正式实施前，要制定实施方案，确保各阶段的周 密严谨性，最大程度上规避项目实施风险，保证系统的成功应用和项目的顺利实施完成。 在制定实施方案时，要遵循整体规划分布实施、公用模块先于专用模块、框架平台先于 功能模块的原则，做好项目阶段过程划分，列出项耳过程工作计划、用户配合计划；建 立包括承建方和客户方的实施组织，安排好实施人员，划分项目步骤，制定项目试运行 计划，编制系统管理员、普通用户培训计划，上述每个步骤都需要提供相应的文档。按 计划培训系统管理员和普通用户，然后进入系统试运行阶段，在试运行过程中及时收集、 整理用户意见。系统试运行完成以后，编写试运行测试报告，对试运行过程中出现的问 题进行调整，对数据库系统进行优化，最后制定实施措施，进入推广实施阶段。 2 7o a 信息系统的开发 2 7 1o a 信息系统的开发原则 ( 1 ) 领导参加的原则：组织力量、协调关系、明确目标。 ( 2 ) 优化与创新的原则：根据实际情况和科学管理的要求加以优化与创新，不能 模拟旧的管理模式和处理过程。 ( 3 ) 充分利用信息资源的原则：数据尽可能共享、减少系统的输入输出、充分发 挥深层次信息加工作用。 ( 4 ) 实用和时效的原则：从制定系统开发方案到最终的信息系统是实用的、及时 的和时效的。 ( 5 ) 规范化原则：按照标准化、工程化的方法和技术来开发系统。 ( 6 ) 发展变化的原则：充分考虑到组织和管理模式可能带来的变化，使系统具有 一定适应环境变化的能力【1 9 1 。 2 7 2o a 信息系统的开发步骤 o a 信息系统开发步骤如图2 1 ； 大连理工大学专业学位硕士学位论文 建立领导小组 i 组成系统组 1 l 进行系统规划 i 图2 1o a 信息系统开发步骤 f 逸2 1d e v e l o p m e n tp r o c e s so f o a 2 7 30 a 信息系统的开发方法 o a 信息系统的开发方法有生命周期法、原型法和面向对象的开发方法等【2 0 】。生命 周期法( l i f ec y c l em e t l l o d ) 是2 0 世纪6 0 年代发展起来的一种应用广泛且比较成熟的 管理系统开发方法，它的基本思想是将系统的开发工作从开始到结束划分为若干个阶 段，每个阶段都有明确的任务，而系统开发出来后，并不意味着生命周期的结束，而意 味着根据组织的需要对系统的修改和重建的开始；开发方法结构化的系统开发方法 ( s 仇1 c t u r e ds y s t e m sa n a l y f i sa n dd e s i g n , s s a & d ) 结构化的系统开发方法起源于7 0 年代末期，为解决当时的“软件危机”而产生的一种面向数据流的用户需求分析方法。其理 论的依据是软件生存期的概念。结构化的系统开发方法就是给信息系统的开发定义了一 个阶段性的过程，对其每一个阶段规定了它的任务、流程、目标等内容，从而使开发工作 规范统一，易于管理和控制。原型法( p r o m t y p m gm e t h m ) 是2 0 世纪8 0 年代发展起来 的，旨在改变生命周期法的缺点的一种系统开发方法，该法的开发思路是首先根据用户 的要求，由用户和开发者共同确定系统的基本要求和主要功能，利用系统快速生成工具， 建立一个系统模型，再在此基础上与用户交流，将模型不断补充、修改、完善，如此反 复，最终直至用户和开发者都比较满意为止，从而形成一个相对稳定、较为理想的管理 信息系统；面向对象( o b j e c to r i 眦d ) 的开发方法于2 0 世纪8 0 年代开始兴起的，是 本钢机电公司办公自动化信息系统研究与开发 一种基于问题对象的自底向上的一种系统开发方法，这种方法的特点是以对象为基础， 对象是分析问题和解决问题的核心【2 1 。2 5 】。 基于以上三种方法的特点和各自的优缺点，本企业的办公自动化管理系统利用软件 工程化思想和方法，总体上是采用结构化生命法进行系统分析和设计的，而系统实现等 步骤则采用了原型法和面向对象的方法。 2 8 本章小结 本章从系统实现的技术角度详细介绍了o a 信息系统的相关知识。首先本章详细解 释了为什么企业对信息的管理有很大的需求，之后又从系统设计规划，结构设计，平台 的选型，以及安全策略等角度进行了阐述。最后总结了o a 信息系统的开发流程。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 3 本钢机电公司o a 信息系统的分析与设计 3 1 需求分析 3 1 1 本钢机电公司管理存在的问题 公司拥有职i1 2 0 0 余人，各类专业技术管理人员4 0 0 余人，公司下设1 4 家分公司。 拥有各种机械设备3 7 7 台( 件) 。目前经理办公室负责收发各级文件( 传真) ，职工档 案管理，内外往来信函，员工信访，公司车辆，办公用品等多种业务，并且每项工作都 由专人负责，使得经理办机构人员越来越多，而企业要想精简机构，提高效率，就要压 缩办公人员，多项工作合而为一，这就要求我们必须找到能提高工作效率的方法。本文 扶机电安装公司实际情况出发，详细论述了针对公司经理办的各项业务流程开发的本钢 机电公司办公自动化系统软件的设计与实现。该系统可以实现公司日常的文件、财产管 理、车辆管理、职工档案管理、其他事务管理等五个主要办公事务管理功能。 主要表现在以下方面： ( 1 ) 办公管理落后：经理办现在对各项工作仍处于传统的手工记录阶段，而且缺 乏自主的管理，对文件，档案来往缺少相应的记录，当领导需要某份文件时，全凭记忆 来查找，极大的浪费了人力和时间，使工作常常处于被动。 ( 2 入员管理落后：员工年龄结构老化，冗员过多、人浮于事，在其位不谋其政， 缺乏应有的工作激情和活力。 ( 3 ) 员工知识结构陈旧、素质偏低，没有相应的培训和考核机制，造成人员素质 偏低、知识水平不高、岗位技能欠缺。 ( 4 ) 员工思想观念落后，贪图安逸，缺乏斗志，没有相应的激励和奖惩机制，员 工缺乏忧患意识和拼搏精神，缺乏自我革新的自主意愿。 ( 5 ) 车辆使用缺乏管理：公司现有车辆二十几台，由于缺乏管理，经常公车私用， 使用的车辆不知用在什么地方，司机，燃油，车辆折损等浪费相当严重。