《蚌埠学院各类档案归档范围和保管期限表》.doc

蚌埠学院各类档案归档范围和保管期限表（一）蚌埠学院党群类档案归档范围和保管期限表一、学院办公室（党务DQ11）序号类目名称保管期限1上级机关有关党的建设的文件材料（1） 针对本院的，重要的（2） 普法性的文件永久长期2上级机关领导及地方党政领导人来校视察、检查、调查工作时的题词、讲话、报告、声像材料（1） 重要的（2） 一般的永久长期3本院党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5党委颁布的文件（1） 重要的（2） 一般的永久长期6以党委名义召开的工作会议材料永久7院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件永久8党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿及声像材料永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12 党委工作的各项规章制度长期13党群系统重要统计材料永久14党委各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期15党委保密、秘书工作有关文件长期16重要的群众来信来访及处理材料长期17党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期18总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期19总支、直属支部建党工作及有关材料长期20本院党代会文件材料（1）有关召开党代会的请示报告、批复；主席团、秘书长、代表及列席代表名单；工作报告、领导人讲话；讨论通过的文件、决议；选举结果、上级批复；大会纪录及重要声像材料；会议筹备工作计划、总结（2）有关党代会的重要通知、会议议程；提案及办理情况；候选人情况介绍、选举办法；会议简报、会议收到的重要的贺信、贺电（3）小组会议记录；参考文件；工作人员名单；代表证、列席证及选票式样永久二、纪 检（DQ12）序号类目名称保管期限1上级、本院关于纪检工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3本院纪委工作计划、报告、总结、调查材料及上级批复永久4本院纪委统计年报及其他报表永久5院纪委工作会议记录及召开的重要会议记录、纪要长期6党员处分的报告、决定，批复及有关复查材料长期7群众来信、来访及处理意见短期三、组 织(DQ13)序号类目名称保管期限1上级、本院关于组织工作的文件材料长期2本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本院组织工作规章制度长期4本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久5上级、本院关于干部任免、调动、离退休的决定、通知及呈报表长期（1） 关于院级的（2） 关于处级的（3） 关于科级的永久永久长期6党员和党组织统计报表（1） 统计年度报表（2） 半年报表、党费收支表永久短期7副处级以上干部名册永久8党员名册长期9党总支、支部改选报告、审批材料长期10各总支、支部委员名册长期11本院出席上级党代会代表名单及选举材料（1） 出席全国的（2） 出席省级的永久长期12关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期13发展新党员、预备党员转正的名册长期14党员组织关系（转出、转入）介绍信存根长期15评选先进党支部、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单（1） 全国、省级以上的（2） 院级的永久长期16落实政策的有关材料长期17上级、本院关于老干部工作的文件材料长期18本院老干部处工作计划、报告、总结长期19本院老干部管理部门会议记录长期20本院老干部管理部门的有关规章制度长期21本院有关老干部的各种统计年报表长期四、宣传教育（DQ14）序号类目名称保管期限1上级、本院关于宣传工作的文件长期2本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3本院宣传部有关规章制度长期4本院教职工政治思想工作计划、总结长期5本院教职工政治思想工作动态及调查材料长期6反映本院重大活动的剪报及图表永久7蚌埠学院报永久8宣传教育工作先进事迹材料及名单（1） 全国、省级以上的（2） 院级的永久长期9上级、本院有关学生思想政治工作的文件长期10本院学生工作部有关规章制度长期11学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久12学生思想政治工作典型调查材料和统计长期13各系学生政治工作人员名单长期14表彰学生先进集体、个人名单及事迹材料（1） 全国、省级以上的（2） 本院的永久长期15表彰学院文明单位、个人总结、申报材料（1） 全国、省级以上的（2） 本院的永久长期五、统 战（DQ15）序号类目名称保管期限1上级、本院关于统战工作的文件长期2本院统战工作计划、决定、报告、总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4统战工作表彰先进的名单及事迹材料长期5统战工作有关规章制度长期6本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久7台、港、澳和侨务工作材料长期8各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期9统战工作重要会议记录长期六、工 会(DQ16)序号类目名称保管期限1上级、本院关于工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、总结、会议记录、统计永久3院工会工作规章制度长期4院工会统计年报表长期5本院工会会员代表大会、教职工代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期6表彰工会先进集体个人的材料、名单长期7本院出席全国、省教代会、工代会代表名单、发言材料永久8处分会员的有关材料长期9工会会员名册长期10基层工会干部名册长期11上级、本院有关妇女工作材料长期12表彰先进妇女集体、个人事迹材料及名单（1） 全国、省级以上的（2） 本院的永久长期13本院计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期七、团 委(DQ17)序号类目名称保管期限1上级、本院关于团的工作文件长期2本院团代会、学代会的文件材料（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3本院团委工作计划、报告、总结及表彰制度永久4本院团委工作有关规章制度长期5本院团组织、专职干部统计年报长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7团员受纪律处分及撤销处分的材料长期8批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11本院学生会文件、材料长期12本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期13本院各团总支干部任免及有关材料长期14本院团委牵头进行的重大活动的有关材料长期15社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期八、各系、部（成教）党政综合(DQ18)序号类目名称保管期限1各系、部（成教）党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计报表长期2各系、部（成教）党总支、直属党支部党建工作及有关材料长期3各系、部（成教）党总支、直属党支部人员奖励及有关材料长期4上级有关本系、部（成教）的批文长期5各系、部（成教）会议记录、纪要、简报长期6各系、部（成教）工作计划、报告、总结永久7各系、部（成教）开展各种学术活动的材料长期8各系、部（成教）与国内单位协作的材料长期9各系、部（成教）统计年报及重要报表永久（二）蚌埠学院行政类档案归档范围和保管期限表一、学院办公室（XZ11）序号类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全院性的规章制度永久3学院年度、学期工作计划、报告、总结永久4本院教育事业规划、计划及上报批复永久5院长办公室、院长书记碰头会议记录、纪要永久6本院召开的各类重要会议、座谈会等形式的记录、报告提纲、讲话稿长期7院领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本院教育事业规划、计划及上级批复永久9学院评估材料永久10教职工代表大会文件材料长期11本院向上级的请示及其批复永久12本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷）长期13有关全院性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本院历史沿革、情况介绍永久17本院大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友工作材料长期20校庆工作材料长期21群众来信来访文件材料长期22普选工作材料短期23上级有关与本院、系、处的来文长期24系会议记录、纪要、简报长期25系工作计划、总结、报告长期26系开展各种学术活动的文件长期二、人 事 (XZ12)序号类目名称保管期限1上级、本院机关有关人事工作的文件长期2本院人事工作的规章制度长期3本院人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构调置、变化的文件材料永久6表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期（1） 国家、省级以上的（2） 院级的永久长期7处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期8教职工动态月报长期9本院人事统计年报表永久10本院工资及其它报表长期11本院教职工名册永久12本院教职工评定、聘任专业技术职称的批复、呈报表、通知长期13教职工录用、调动（调入、调出）材料长期14教职工转正定级材料长期15教职工退职、离职和出国的有关材料长期16教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期17教职工援外和支援边远地区材料长期18本院师资培养管理工作计划、总结、规定长期19本院教师国内进修计划、总结及名单长期20本院教师国外进修计划、批复及名单长期21本院和外单位相互聘请兼职教师函件、登记表及复函长期22本院授予国内专家、学者、知名人士荣誉职称的仪式讲话稿及有关材料长期23本院使用临时工有关材料长期24本院来信来访材料长期 三、监 察、审 计 (XZ13)序号类目名称保管期限1上级、本院有关监察、审计工作的文件长期2本院监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计、工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期5本院对部门、项目的审计通知、报告、批复长期 四、武 装、 保 卫 (XZ14)序号类目名称保管期限1上级、本院有关公安保卫工作的文件长期2本院公安保卫工作方面的规章制度长期3本院公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期8上级、本院有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9本院武装部职责范围内的规章制度长期10本院武装部工作计划、总结、调查报告长期11本院武装部工作统计年报及重要报表长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期五、总 务 (XZ15)序号类目名称保管期限1上级、本院关于总务工作的文件短期2本院总务工作的有关规章制度长期3本院总务工作计划、报告、总结长期4本院总务工作的会议记录长期5本院房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期6本院防震、防洪、三废治理工作的文件材料长期7本院爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期8师生员工健康状况调查材料及统计表永久9本院房改工作合同、协议书等文件材料（1） 具有永久保存价值的（2） 具有长期保存价值的永久长期10各次分房正式定稿及最后落实房源清单、人员名单长期11本院教职工对住房特殊要求的处理材料（包括领导特批）长期12本院与院内外单位、个人关于房产方面而签订的有偿、集资合同与协议永久13公有住宅出售的合同、协议长期14企业、经营性用房的有关合同、协议长期15公共用房的调整、分配材料长期16年度维修、调整计划长期9车辆工作的有关文件材料短期10伙食工作的有关材料短期11校园绿化工作的有关材料短期六、档 案、图 书、文 博 (XZ16)序号类目名称保管期限1上级、本院有关图书工作的文件长期2本院图书馆的有关规章制度长期3本院图书馆工作计划、报告、总结长期4本院图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5本院图书馆工作的会议记录、大事记长期6本院图书馆与校外交流的有关材料长期7上级、本院有关档案工作的文件长期8本院综合档案室的有关规章制度长期9本院档案室工作计划、报告、总结长期10本院档案概况、发展规划长期11本院档案工作统计年报表永久12本院综合档案室与外校交流的论文及有关材料长期13本院档案室全宗介绍永久14表彰档案先进集体和个人名单及事迹材料（1） 全国、省级以上的（2） 院级的永久长期七、后 勤 集 团 ( XZ17)序号类目名称保管期限1上级、本院有关后勤集团的文件长期2本院后勤集团的有关规章制度长期3本院后勤集团工作计划、报告、总结长期4本院后勤集团和有关单位签订的合同、协议书长期5本院后勤集团产业利润情况综合表长期6本院后勤集团的各种统计年报永久7本院后勤集团申请、上级颁发营业执照的有关材料长期8本院后勤集团表彰先进集体和个人的名单及事迹材料长期9本院后勤集团人员奖惩、重大事故的调查分析及处理意见长期10本院后勤集团水电管理的文件材料长期（三）蚌埠学院教学类档案归档范围和保管期限表一、综 合 (JXll)序 号类 目 名 称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料 长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期5非学历教育的培训班、进修班材料 长期6统计报表 永久7学生运动会材料 长期二、学科与实验室建设 (JXl2)序 号类 目 名 称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久3重点学科、专业、实验室建设材料 永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期5学科、专业、实验室建设统计报表 永久三、招 生（JXl3）序 号类 目 名 称保管期限1上级有关招生工作的文件材料 长期2招生计划、规定、生源计划 长期3新生录取材料及新生名单 长期4委培、代培、自费生计划、合同及名单 长期5招生宣传、招生工作总结 短期6研究生入学试题及指导教师名册 长期四、学 籍 管 理（JXl4）序 号类 目 名 称保管期限1新生入学登记表 永久2学生学籍卡片 永久3学生成绩总册 永久4在校学生名册 永久5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)长期7学生处分材料 长期五、课堂教学与教学实践（JXl5）序 号类 目 名 称保管期限1各专业教学计划、教学大纲 永久2课程建设要求及安排，校历表，课表 长期3各系、科、专业课程试题库 长期4典型教案、重要备课记录 长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期六、学 位（JXl6）序 号类 目 名 称保管期限1上级有关学位工作文件材料 长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结 长期3学位委员会会议记录、决定 长期4学位委员会授予各层次学位清册 永久5本科生优秀学士学位论文 长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长期七、毕 业 生 （JXl7）序 号类 目 名 称保管期限1上级有关毕业分配的文件材料 长期2毕业生工作计划、简报、总结 长期3毕业生供需统计、计划、合同 长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久5毕业证、派遣证存根领取签收册 长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期八、教 材 （JXl8 ）序 号类 目 名 称保管期限1自编、主编教材 长期2各系各专业使用教材目录 长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期4其他有保存价值的自编参考资料 短期九、附录:存系教学类档案序 号类 目 名 称保管期限1本科生毕业论文及评审意见 长期2课堂教学材料、课程进度表 短期3教师任课安排、教案 长期4优秀实习报告 短期5本专业教学检查、调查材料及总结 短期6教师工作量核算、登记材料 短期（四）蚌埠学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表一、综 合（SB11）序 号类 目 名 称保管期限1 上级有关物资、仪器设备管理工作的文件材料需要长期贯彻执行的需要短期贯彻执行的长期短期2本院有关物资、仪器设备工作的规定、办法、制度等长期3本院物资工作、设备工作的计划、报告、调查材料长期4本院仪器设备采购计划长期5本院仪器设备报废、调拨报告和批复长期6本院有关物资、仪器设备工作的综合性统计报表长期 二、 仪器设备项目（SB12）序 号类 目 名 称保管期限1本院仪器设备申购报告、计划、论证报告、上级或主管领导的批复、经费分配方案长期2定购合同（复印件）和会谈纪要、记录及协议书长期3进口设备过程中有关的技术商务文件长期4开箱记录及装箱单长期5安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期6验收报告及文件材料长期7索赔来往函件及结果文件长期8设备说明书及全套随机文件材料与设备共存9使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存10重大事故的调查分析及处理意见与设备共存11技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存（五）蚌埠学院科学研究类档案归档范围和保管期限表 一、 综 合 （KY11）序号类目名称保管期限1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5申报科学基金及有关批复长期6学会工作（学术活动）材料短期 二、科 研 准 备 阶 段 （KY12-1）序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期 三、研 究 实 验 阶 段 （KY12-2）序号类目名称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。永久3设计的文字文明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片考贝等永久6样品、标本等实物的目录永久 四、总 结 鉴 定 阶 段 （KY12-3）序号类目名称保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期 五、申 报 奖 励 阶 段 （KY12-4）序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久 六、推 广 应 用 阶 段 （KY12-5）序号类目名称保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期（六）蚌埠学院出版类档案归档范围和保管期限表一、综 合 管 理（CB11）序号类 目 名 称保管期限1 上级有关编辑出版工作的文件（1）需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的长期短期2编辑出版工作计划、总结、重要请示报告及上级批复长期3本院编辑出版工作规划、统计年报表永久4本院编辑出版工作规章制度长期5本院编辑出版工作人员获奖励名单及事迹材料（1）国家、省级的（2）院级的永久长期二、报 纸（CB12）序号类 目 名 称保管期限1蚌埠学院报样报永久2蚌埠学院报底稿永久 三、刊 物（CB13）序号类 目 名 称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2编辑出版请示和批复长期3各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期4蚌埠学院刊物出版通知单、书刊、音像出版物样品永久5获奖或受查处情况的文件材料长期6有参考价值的读者来信、重要评论长期（七）蚌埠学院外事类档案归档范围和保管期限表一、综 合 （WS11）序号类 目 名 称保管期限1上级关于外事工作的文件材料（1）针对本院的需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3本院外事工作统计报表永久4本院外事工作会议材料长期二、出 国 (WS12)序号类 目 名 称保管期限1上级对出国人员的有关文件材料（1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2参加国际学术会议论文等材料长期3投寄国外的学术论文长期4出国人员考察、访问材料长期5出国讲学、研究人员有关材料长期6出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）长期7本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料长期8本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表长期9本院参加国际比赛、竞赛材料长期三、来 校 (WS13)序号类 目 名 称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料永久4来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5国际比赛、竞赛长期四、国 际 合 作 与 会 议 (WS14)序号类 目 名 称保管期限1中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2本院完成的国际合作项目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品长期6国际会议的有关材料长期五、外 国 留 学 生 工 作 (WS15)序号类 目 名 称保管期限1录取审批材料永久2学籍登记表、学籍卡片永久3教学计划、大纲、安排长期4学习情况、成绩及评语永久5学位论文及学位证书复印件长期6学生名册永久7学生去向及有关材料长期（八）蚌埠学院财会类归档范围和保管期限表一、综 合（CK11）序号类目名称保管期限1（1）（2）上级有关财务会计工作的文件材料需要长期贯彻执行的需要短期贯彻执行的长 期短 期2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期3上级有关单位拨给本院的经费通知永久4学校基金管理工作文件短期5财会档案移交清册永 久6财会档案销毁清册永 久 二、会 计 报 表 （CK12）序号类目名称保管期限1年度决算报表（含基建综合决算）永久2年度预算报表长期（25年）3年度以上规划表、分配计划、测算表 长期（25年）4年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期（25年）5季度以下各种计划、统计报表短期（15年） 三、会 计 账 簿 （CK13）序号类目名称保管期限1涉及外事会计账簿永久2总账长期（25年）3预算内账簿（含明细账、分户或登记账）短期（15年）4预算外账簿（含明细账、分户或登记账）短期（15年）5学校专项基金账簿短期（15年）6日记账其中：现金、银行存款日记账长期（20年）长期（25年）7固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管5年）短期（15年）四、会 计 凭 证 （CK14） 序号类目名称保管期限1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记账凭证短期（15年）3预算外各种原始凭证、记账账单短期（15年）4学校基金各种原始凭证、记账凭证短期（15年）5银行存款余额调节表短期（15年）6会计拨款凭证及其他会计凭证短期（15年）7银行对外账单短期（15年）8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期（25年） 五、其 他 类 （CK15） 序号类目名称保管期限1工资