印章使用管理规定.doc

印信使用管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范公司各类印章和介绍信的使用及管理，强化对印信工作的管理，杜绝违法、违规行为，防范风险的发生，有效维护公司的利益，保障印章使用的严肃性和权威性，特制定本办法。第二条 本办法主要适用于介绍信、协议书、合同书、意向书、证件、证书、申请、报表、奖状及公司对内对外行文等文书用印。所指印章有公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、各部门印章等。第三条 公司的印信由*部专人管理，印信的使用和管理必须严格照章办事。凡是不符合本办法的，印信管理员应坚持原则，拒绝用印。第二章 印章的种类第四条 公司公章（行政章）公司公章是代表本公司的法定名称，代表本公司的权力、凭信和职责。公章的使用必须严格审批，不符合规定或未经领导审批的文件、合同等，*部门有权拒绝用印。本公司公章名称为“广洁环境科技有限公司 ”。第五条 公司下属各级单位公章1.公司所属各分公司公章、各项目部的公章，具有一定法律效力，其印章仅限于项目相关领域内使用。2.公司所属各级职能部门公章，不具有法人资格，没有法律效力，只能在一定范围内使用。第六条 专用印章专用印章包括“财务专用章”、“合同专用章”等，专用印章不能代表整个公司权力，只能用于印章上注明的使用范围，超过这个范围不具有法律效力。第七条 领导名章公司领导名章在一定范围具有规定的效力。法人名章具有法人效力，需要法人签字后方可使用。主管财务的领导名章在财务范围内具有规定的效力。第八条 电子印章电子印章是在电子公文上盖章使用的签名印章。未经第三方CA颁发认证的电子印章和电子签名仅作为公司内部流程运转和审批程序的辨识依据，不具备法律效力，对外不得使用。第三章 印章的安全与管理第九条 公司各类印章实行集中授权、分级管理的原则，公司公章、合同专用章由公司*部负责管理，其它分支机构、职能部门公章、专用章由相关机构和职能部门负责管理。第十条 印章必须指定专人保管，印章存放地须安全、牢固，保管人不得擅自动用印章，不得将印章带离公司，更不得遗失。第十一条 为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由二人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。第十二条 印信管理员的职责1.要坚持原则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格照章办事。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印信管理员不予用印；经办人拒绝印信管理员审核文件内容或审批手续的，印信管理员可拒绝用印并上报领导处理。2.每天下班前应检查印章是否齐全，并存放至安全地方，妥善保管；次日上班后，应首先检查所保管印章是否有异样，若发现情况应立即上报有关领导。3.因事、病、休假、外出、出差等原因不在岗位时，由部门负责人指定专人代管，办理移交手续填写印章移交登记表，并交代清楚用印时的注意事项及相关登记表格。印信管理员正常上班后，代管人应向印信管理员交还印章保管权，并完善印章移交登记表交接手续，以明确责任，落实到人。4.盖印位置要恰当，要齐年盖月，印迹要端正、图形清晰；印章名称要与印件落款一致；代用印章要注明“代章”；不漏盖、不多盖。5.每次用印都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、用印数以及留存材料等项（公章使用登记表）。6.用印时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。7.不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失的，由其承担全部赔偿责任并按公司人事相关规定进行处罚。8.离职时，其管理的印章记录及相关档案资料作为员工离职移交工作的一部分；并完善印章移交登记表交接手续和交代清楚相关用印事项。9.负责公司印信使用管理办法的制定、修订工作。10.负责年度本公司印信管理盘点工作。第十三条 公司严禁员工私自将公章带离公司使用；因客观原因或工作需要，如异地办公、紧急事务、特别处置、司法协助等事项，确需带离公司用印的，须在用印申请单上详细注明用印件名称和用印目的，经总经理批准，*部办理公章外带手续（公章外带登记表、公章外带使用登记表）。第十四条 印信确需外带时，须遵循“开封、用印、再次封存，必须二人在场”的原则。外带时要用专门的档案袋封存，并填写公章外带密封表，由保管人和*部负责人双方共同签字确认。公章使用完毕后需密封带回。公章外带期间的用印必须是相关使用人中的两人一起外出办理，并在公章外带使用登记表上签字，归还时要交回公章外带使用登记表和用印材料原件或复印件。第十五条 公司及下属各分公司每年度所涉及的所有类别印章的统计数据需经印信管理员、各分公司*部负责人、*确认后，提交公司*部印信管理员归档。第四章 用印规定及审批权限第十六条 公司公章使用必须严格控制。原则上凡能使用本职能部门印章的，一概不用公司印章。第十七条 公司公章使用必须事先详细填报用印申请单并将有关用印文件上传（保密性文件除外），具体说明用印的性质、目的、份数、盖章个数和缓急程度，由部门负责人审核，逐级完成审批后，到*部审核用印。如审核结果与用印申请单填制内容不符，*部有权利拒绝用印。第十八条 合同用印根据合同性质，经相关合同管理规定审批通过后，可用印。第十九条 需对电子公文进行电子签名的，在打印公文前需要验证公文电子签名的合法性（即核实电子签名是否有第三方CA颁发的数字证书），可通过电子印章系统查询。通过验证并按规定方式打印而成的纸制公文具有法律效力。第二十条 各部门的电子章只具有内部效力，不能代表公司，不具备法律效力。第二十一条 公司公章审批权限 1.*部负责人审批权限（1）所有涉及公司证照工商公示、变更、更换的用印事务（如工商年审、电信网络业务办理），一般性文书、一般性介绍信、普通证明、非重大经济往来的服务协议。（2）一般性未涉及金额的办公室合同用章。（3）所有手续齐备、正常办理的人事关系、社保关系、劳动关系（如劳动合同、离职证明等）、职称评定等。（4）公司业务发展过程中，财务正常办理（如变更银行联系人、法人等）业务过程中涉及的文书材料。（5）经集体会议讨论决定，并有明确会议纪要支持的工作事务文书用印。（6）部门日常性工作报表、上报材料等用印。2.*审批权限（1）各类重大财经工作对外（财政、税务、工商、统计）报表、材料，必须经部门负责人、分管副总审核签字同意，总经理审批用印。（2）银行大宗现金提款开具介绍信的用印。（3）对外经济合同、技术转让合同、融资协议等涉及重大经济技术行为的文书用印。（4）其他重大问题用印。第二十二条 使用公司领导名章，须经领导本人或本人委托的其他领导审阅印件内容并签名批准后方可用章。第二十三条 各部门外出公务活动需由公司出具介绍信的，必须事先获得用印审批后，到*部开具公司介绍信，印信管理员严格审核后方可出具公司介绍信，介绍信中必须明确业务方名称、业务范围和有效期。严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用印，因特殊情况需要的，须经公司*批准。第二十四条 凡属于对外经济、技术合作等事项的印件，先由部门负责人审核，再由公司总经理核准，董事审批后方可用印。如果合同、协议文本由多页组成，除签字处盖章外，还应盖骑缝章。第二十五条 凡申请使用已报废并存档的旧印章，须用印单位报请主管公司领导同意后，与公司*部接洽用章。第二十六条 用印后一般需要保存的材料有：1.协议书、合同书应保留两份文本。与财务有关的原件交给财务部1份，用印申请部门留存1份，复印件按照档案管理办法、保密管理办法要求存档。2.各类证书要保留名册及证书的样本，并逐一核实。3.没有留存材料的，要详细记载用印情况。第五章 印章的刻制、发放与销毁第二十七条 公司所有印章（公章、法人名章、合同专用章、财务专用章、部门章等）的刻制均由公司董事审批同意后，由公司*部执行。任何部门和个人未经公司批准，不得利用其他渠道非法刻制印章。第二十八条 印章发放时必须登记印章发放登记表，同时在印章样印册上签字并注明领用日期。第二十九条 电子印章的制作式样和标准，按国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定执行。第三十条 印章的销毁由印章使用部门或*部提出意见，分管副总审核，总经理审批后按公章销毁流程办理，销毁时必须由3人以上的单数人员监督（原则上是分管副总、*部负责人、印章销毁部门负责人），销毁后在公司印章样印登记册上注明销毁日期。第三十一条 电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需要重新制作，或因单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在系统中变更资料的，必须将旧电子印章销毁。销毁电子印章时，使用单位印信管理员在场。第六章 法律责任第三十二条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，不得擅自使用。第三十三条 违反本办法的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分，情节严重的，由责任者承担法律责任。第七章 附 则第三十五条 本办法由公司*部负责解释、补充、监督执行。第三十六条 本办法自颁布之日起执行。本办法执行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本办法有抵触的规定以本办法为准。附件：1.印章移交登记表2.公章使用登记表3.公章外带使用登记表4.公司印章印样登记册5.印章发放登记表6.公章外带密封条移交双方填写移 交 人印 章 留 样 接 收 人移交印章类别 公章 专用章 名章其他印章名 移 交 原 因移 交 时 间临时：自 年 月 日至 年 月 日止。永久：自 年 月 日起本印章自移交日起，其保管责任和用印责任均由接收人负责。 接收人签字： 年 月 日印章管理部门负责人审批意见 年 月 日备 注印章移交登记表公章使用登记表时间用印资料名称页数份数用途使用人经办人批准人审批方式备注公章外带使用登记表时 间公章类别文件资料名称份数文件去向使用人监印人审批方式备 注说明：1、外带公章盖章时，须两人在此表中签字确认； 2、归还公章时，同时交回此表至*部印信管理员处。公司印章样印登记册留样日期 年 月 日留样日期 年 月 日留样日期 年 月 日留样日期 年 月 日领用人：领用人：领用人：领用人：领用日期 年 月 日领用日期 年 月 日领用日期 年 月 日领用日期 年 月 日销毁日期 年 月 日销毁日期