Excel常用函数及数据透视表的应用ppt课件.ppt

Excel常用函数及透视表的应用,1,EXCEL几个常用函数,重要概念：绝对引用与相对引用求和有关的函数的应用排位函数RANK文本函数（取出字符串中的部分字符）文本函数TRIM文本函数(CONCATENATE)及连缀字符“&”查找和引用函数VLOOKUP,2,重要概念：绝对引用与相对引用,Excel公式中一个很重要的概念就是绝对引用与相对引用下面通过几幅图来讲解一下相对引用：如图，在C6单元格输入“=A1”，引用了A1单元格的内容；向下向右拖动填充，随着单元格的变化，拖动填充的单元格内容也会变化，这就是相对引用。,3,重要概念：绝对引用与相对引用,绝对引用：还是这个表格，在C6单元格中输入“=A1”后按F4,会出现绝对引用的符号“=$A$1”，无论向下向右拖动填充单元格，填充的内容都与A1单元格相同，这就是绝对引用。,4,重要概念：绝对引用与相对引用,混合引用（绝对引用与相对引用结合使用）：绝对引用中$相当于一把锁，我们都知道单元格地址是由行和列组成的，在绝对引用中，当在C6单元格中输入“=A1”按F4后，会变成=$A$1,即锁定行与列，如果我们只需要绝对引用行或者绝对引用列的时候，我们需要怎么办呢？很简单，只需要再次按F4，就会出现=A$1或者=$A1。应用技巧：神奇的F4,5,重要概念：绝对引用与相对引用,【混合引用】相对引用A列，绝对引用第1行:=A$1,6,重要概念：绝对引用与相对引用,【混合引用】绝对引用A列，相对引用第1行:=$A1,7,01-求和有关的函数的应用,1、Alt+=：快速批量求和（一键求和）方法：1、选中数据源。2、快捷键：Alt+=。其实Alt+=就是Sum函数的快捷键而已。.,8,01-求和有关的函数的应用,1、SUM函数1）行或列求和：=SUM(H3:H12)2）区域求和：=SUM(D3:D12,F3:F12)注意：1、SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。否则Excel就会提示参数太多。2、对需要参与求和的某个常数，可用“=SUM（单元格区域，常数）”的形式直接引用，一般不必绝对引用存放该常数的单元格。,9,2、SUMIF函数SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式。常规用法：=SUMIF(条件区域,指定的条件,求和区域）要计算某企业某贷款余额情况。公式输入为=SUMIF（A2:A16,企业代码,D2:D16)其中“A2:A16”为提供逻辑判断依据的单元格区域，“企业代码”为判断条件即只统计A2:A16区域中编号为该“企业代码”的单元格，D2:D16为实际求和的单元格区域。,02-求和有关的函数的应用,10,Sumif：1、单条件求和。举例：计算男、女生的成绩之和。方法：在目标单元格中输入公式：=SUMIF(C3:C9,N3,K3:K9)。解读：单条件求和函数为Sumif，其语法结构为：=Sumif（条件范围，求和条件，求和范围）。当条件范围和求和范围相同时，求和范围课省略。,02-求和有关的函数的应用,11,Sumif：2：隔列求和。举例：计算全年计划数与实际数方法：在目标单元格中输入公式：=SUMIF($D$3:$K$3,L$3,$D4:$K4)。解读：1、条件范围为D3:K3，而且不会变化，所以采用绝对引用的形式。条件为“计划”和“实际”，要根据不同的情况进行变化，而“计划”和“实际”在不同列，同一行，故列采用相对引用的形式，而行采用绝对引用的形式。求和范围为数据区D4：K4，列的范围不会发生变化，而行要变化，所以采用绝对和相对引用相结合的形式。,02-求和有关的函数的应用,12,Sumif：3：不同列求和。举例：计算出“地区”总的销售额方法：在目标单元格中输入公式：=SUMIF(D:L,O3,C:K)。解读：从公式中我们可以看出，使用的函数为单条件求和Sumif函数。,02-求和有关的函数的应用,13,2、SUMIF函数提示：1、指定条件时，可以使用通配符。2、求和区域和条件区域要大小一致，并且要注意两者的起始位置需保持一致。,02-求和有关的函数的应用,14,03-排位函数RANK,3、RANK(number,ref,order)Number：表示需要排位的数值ref：可以是数组或也可以是单元格的引用，表示排名次的范围。Order：其值是可选的，即可以填也可以为空。如果order为0或省略,Excel对数字的排名是基于ref降序排列而来。如果order为1，Excel对数字的排位是基于ref升序排列而来。简单来说：RANK(用来排序的数值，整个数值序列，0(降序)/1(升序),15,03-排位函数RANK,案例1：对成绩进行排序（从大到小，降序）。因为要下拉进行公式的复制，所以要添加绝对引用。输入公式=RANK(D2,$D$2:$D$8,0)。,16,03-排位函数RANK,案例2：rank函数对不连续单元格排名：不连续的单元格，第二个参数需要用括号和逗号形式连接起来。输入公式=RANK(B5,(B5,B9,B13,B17),0),17,04-文本函数（取出字符串中的部分字符）,取字符串函数MID：=MID(text,start_num,num_chars)text是包含要提取字符的文本串，start_num是文本中要提取的第一个字符的位置，num_chars指定要提取的字符数LEFT：=LEFT(text,num_chars)text是包含要提取字符的文本串，num_chars指定要由LEFT所提取的字符数RIGHT：=RIGHT(text,num_chars)text是包含要提取字符的文本串，num_chars指定希望要RIGHT提取的字符数,从字符串”Thisisanapple”分别取出字符“This”，“apple”，“is”,18,05-文本函数TRIM,清洗函数：TRIM/应用情景/在处理某系统中导出的数据时，你是否因为数据首尾存在空格、又或者存在换行符，而心生烦恼？而手动清除这些特殊格式真的是太麻烦了！TRIM函数可以很轻松的将单元格中数据首尾的空格去除；结合CLEAN函数，还可以消除换行符。函数语法：=TRIM(text)函数功能：1、可以去除引用目标的首尾空格，但对存在于字符间的空格无效；（注：要去除字符之间的空格可用SUBSTITUTE函数）2、使用该函数后，数据类型会变为“文本”。,19,05-文本函数TRIM,/函数应用举例/1、仅消除数据首尾的空白C4=TRIM（B4）原始数据及修正（删除空格）后数据展示：,20,05-文本函数TRIM,/函数应用举例/2、删除空格的同时删除换行符。这个操作的完成光靠TRIM函数是不行的，需要CLEAN函数的助攻；实现该功能的公式如下：=CLEAN(TRIM(text)原始数据及修正（删除空格）后数据展示：,21,06-文本函数CONCATENATE及连缀字符“&”,连接函数：CONCATENATE(text1,text2)将若干个字符合并至一个字符项中,1）2001,12,21合并写成2001年12月21日=CONCATENATE(B3,年,C3,月,D3,日),2）合并写成2000year=CONCATENATE(A2,B2),22,07-查找和引用函数VLOOKUP,大众情人Vlookup函数语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)简单来说：VLOOKUP(要找谁,在哪儿找,返回第几列的内容,精确找还是近似找),23,07-查找和引用函数VLOOKUP,应用实例方法：在目标单元格中输入公式：=VLOOKUP(H3,B3:D9,3,0)。解读：1、查找值为H3单元格的值，查找范围为B3:D9，返回B3:D9范围中第3列的值，即D列的值，匹配模式为精准匹配。,24,数据透视表应用,25,在学习excel数据透视表之前，我们有必要了解它的概念。什么是数据透视表呢？通俗地讲：数据透视表是一种可以把明细表分类汇总，而且可以随意改变汇总模式的一种工具。,什么是数据透视表,26,1、待统计数据条数很多，成千上万条记录，甚至几十万条记录需要统计，这时用函数公式计算的速度缓慢，导致表格卡顿。2、待统计的数据包含很多类别，需要分类统计，合并同类项等操作时。3、待统计的数据需要按照不同的维度整理成多种格式的报表，还可能要根据领导的指示变换行列布局，增加新的统计维度。4、原始数据中的字段分裂过于繁杂，需要把属性相近的一些数据归类为大类别数据再进行统计和分析，以便用户更清洗直观的查看数据趋势。5、当数据不但要形成报表，还需要配套的动态图表辅助演示时。,什么时候需要用数据透视表,27,6、当需要数据报表中的某个数字进一步的分析，将其拆分为更详细的数据记录时。7、当原始数据经常更新，而统计报表也需要同步更新时。8、当查看数据报表时，需要多组条件筛选器，要求根据不同的筛选条件动态更新表格中的数据时。9、当需要把数据按照某个维度拆分为多个分表，放置到多个工作表中展示时。10、当需要统计同比、环比增长额和百分比时。,什么时候需要用数据透视表,28,1、计算速度快，计算上万条记录也仅需1秒搞定。2、交互式动态演示，集数据透视表和数据透视图浑然一体，动态图表展示。3、计算维度丰富，求和项、计数项、平均值、百分比、标准差等全部支持。4、报表布局变换灵活，仅需拖曳字段到对应位置即可同步更新报表布局。5、数据透视能力强，支持指定数据向下钻取。6、最后一个重要的优势就是简单易学。,数据透视表的优势,29,制作数据透视表原材料：以一张销售明细表为例,创建数据透视表,30,第1步选取明细表，鼠标点在明细表内任何地方，以Excel2010版为例：插入选项卡-数据透视表,创建数据透视表,31,第2步执行“数据透视表”命令后，会进入数据透视表创建向导。在向导的第一步一般是默认选项，不需要设置，直接点确定即可。,创建数据透视表,32,第3步进行前两步后，会自动新建一个工作表，且在工作表中会有一个数据透视表空白区域，就象盖楼房地基已打好，需要我们安排具体的房间位置。下面是添加数据透视表项目把地区拖动到行标签把销售量和销售金额拖动到数值区域。,创建数据透视表,33,拖动完成后，一个数据透视表的雏形展现在我们的面前，如下图所示。,创建数据透视表,34,在制作数据透视表时，需要注意以下几点：1空字段名包括空列，无法制作数据透视表2相同的字段名，会自动添加序号，以示区别3字段所在行有合并单元格，等同于空字段，也无法创建数据透视表4如果有空行，会当成空值处理5是否存在非法日期和文本型数值,什么样的格式才能做出数据透视表,35,制作成数据透视表之前，需要看看明细表是否存在下面的问题：1、存在空列或没有行标题字段。影响：明细表如果有标题为空，将无法制作数据透视表。整理:把标题补充完整。,源表的整理,36,2、存在相同的标题。影响：数据透视表会自动添加序号以区分整理：尽量不要存在相同的列标题。,源表的整理,37,3、存在合并单元格影响：合并单元格除第1个格外，其他均作为空值处理。整理：取消合并单元格，填充完整。,源表的整理,3