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北京服装学院硕士学位论文 钢材进销存管理系统研究 摘要 本课题以北京某中小型钢材批发销售企业为背景，通过作者在该企业的 实际工作经历以及对该企业现行进销存软件的使用，对钢材进销存管理系统 进行了改进设计。开发了基于c s 体系结构的钢材进销存管理系统，系统采 用d e l p h i7 进行前端数据库应用程序的开发，采用m i c r o s o f ts q ls e r v e r2 0 0 0 作为后台数据库管理系统。 本文从实际出发，对系统进行了详尽的需求分析，得出钢材贸易企业的 基本业务模型，归纳总结出数据完整性、“业务、财务一体化”、多环节一体 化、动态控制、多用户系统、远程数据管理、数据安全性等七项系统基本要 求。并以此为依据，结合钢材进、销、存特点，对国内钢材进销存软件进行 了分析评价，针对其不足之处，独立提出了设计方案。 本文较系统地介绍该系统结构和各功能模块，最后对系统开发进行了总 结。 关键词：进销存管理信息系统物流资金流工作流信息流 北京服装学院硕士学位论文 r e s e a r c ho nm a n a g e m e n ti n f o r m 匕气o ns y s t e m o fs t e e lp u r c h a s 矾gd n 吧n t o r ya n dd i s t r i b u n o n t h i sp a p e rp r e s e n t st h em a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e mo fs t e e lp u r c h a s i n g , i n v e n t o r ya n dd i s t r i b u t i o n ，w h i c hi sd e s i g n e da n de n h a n c e di nt e r m s o ft h ea u t h o r s w o r k i n ge x p e r i e n c ei nas t e e lw h o l e s a l ee n t e r p r i s e ，a n dt h ee x p e r i e n c eo fu s i n g p u r c h a s i n g ，i n v e n t o r ya n dd i s t r i b u t i o ns o f t w a r ei nt h i sf i e l d t h es y s t e mi s a d a t a b a s ea p p l i c a t i o np r o g r a mb a s e do nc ss t r u c t u r e ，t h ea p p l i c a t i o np r o g r a m d e v e l o p e di nd e l p h i ，a n db a c k g r o u n dd a t a b a s em a n a g e m e n ts y s t e mi sm i c r o s o f t s q ls e r v e r2 0 0 0 i nt h i sp a p e r , r e q u i r e m e n ta n a l y s i so ft h es y s t e mi sg i v e na tl a r g e ，as e r v i c e m o d e lo fs t e e lw h o l e s a l ee n t e r p r i s ec r e a t e d ，s e v e nd e s i g ns p e c i f i c a t i o n so ft h i s s y s t e mc o n c l u d e d ，w h i c ha r et h ed a t ai n t e g r i t y , i n t e g r a t i o no ff i n a n c i a la f f a i r sa n d o p e r a t i o n ，i n t e g r a t i o no fm u l f i l i n k ，d y n a m i cc o n t r o l ，m u l t i u s e rs y s t e m , t h er e m o t e d a t am a n a g e m e n t ，a n dt h ed a t as e c u r i t y b a s e do nt h e ma n dt h ef e a t u r e so ft h es t e e l p u r c h a s i n g , i n v e n t o r ya n dd i s t r i b u t i o ns o f t w a r e ，t h i sp a p e ra n a l y z e sa n de v a l u a t e s t h ev a l i d i t yo ft h es o f t w a r ei nt h em a i n l a n d ，a n di n d e p e n d e n t l yc o n c l u d e sn e w d e s i g na b o u tt h es o f t w a r e sd r a w b a c k s t h i sp a p e ra l s od i s c u s s e st h es y s t e ms t r u c t u r ea n da l lt h ef u n c t i o nm o d u l e s , a n df m a l l ys u m m a r i z e st h ed e v e l o p m e n t p r o c e s s k e yw o r d s ：p u r c h a s i n g , i n v e n t o r ya n dd i s t r i b u t i o n ，m i s ，l o g i s t i c sf l o w , i n f o r m a t i o nf l o w , w o r k f l o w , c a p i t a lf l o w h 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独立进行研 究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含任何其他个 人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和 集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人 承担。 学位敝作者勰得i 唧 签字日期：沙唧年? 月j 1 日 学位论文版权使用授权书 学位论文作者完全了解北京服装学院有关保留和使用学位论文的规定，即： 研究生在校攻读学位期间论文工作的知识产权单位属北京服装学院。学校有权 保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许学位论文被查阅 和借阅：学校可以公布学位论文的全部或部分内容，可以允许采用影印、缩印 或其它复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 学位论文作者签名 诹t ，呐l l 、i 导师签名 专凯 签字日期：) 叼年；月i 日签字日期：如少年歹月2 日 学位论文作者毕业后去向 工作单位： 通讯地址： 电话 邮编 北京服装学院硕士学位论文 第一章绪论 1 1 课题背景 目前，很多中小型商品贸易企业由于资金、经验和管理者水平的不足，在物资的进、 销、存等环节的管理上都存在一定程度的不足；并且，这些不足很可能使其在市场竞争中 陷入举步维艰的境地在企业信息化时代背景下，对企业经营活动中的进、销、存进行有 效控制和管理，已经成为中小企业存身立业的头等要事。 钢材行业随着我国市场经济的高速发展，也处于一个快速发展的时期目前，各钢材 经营商之间的竞争越来越激烈，内部表现在企业自身经营管理；外部则表现在怎样更快更 多地获取市场信息，怎样更多更长久地保持住客户，怎样争取更好的供货商，得到更好的 商品资源等等。因此，运用一套先进的适合企业发展的计算机系统来管理钢材经营活动中 的进、销、存，有效的整合企业的内、外部资源，提高企业运营效率，非常重要。 基于钢材行业市场变化快、资会流量大且快和交易周期短等特点，要求企业决策者、 从业人员对市场有非常敏锐的嗅觉，能准确把握价格变化趋势和市场物资供求，并做出即 时准确的反应。目前已经针对行业需求开发了不少钢材进销存管理系统，但由于没有充分 深入考虑到钢材进、销、存的特殊性，许多系统不能真实反映实时库存，且对于支持业务 和管理决策的信息收集也不完备，很难直观地为对业务、财务和仓储以及员工的业绩评价 提供有效的参考数据标准。 因此，开发一套能充分考虑钢材进、销、存特点，对企业进、销、存进行有效管理的 系统是非常必要的。 1 2 进销存管理系统 进销存管理系统是m i s ( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e 峨管理信息系统) 的一个分 支，主要用于商品贸易行业。它利用计算机网络和信息处理技术，综合监督和控制各部门 的物流、资金流、工作流和信息流，使企业管理人员、业务人员和相关操作人员能够随时 准确掌握审计、计划、采购、销售、物管、质检和财务等各环节的操作经营状况，并及时 做出经营管理决策和适时制定或调整企业发展计划，优化企业管理的效率和质量 商品贸易企业经济活动中各种要素是不断变化和流通的。其中物流、资金流、工作流 和信息流最为重要。只有保证各种流通顺畅，商品贸易企业才能获得好的经济效益。进销 存管理系统只有掌握这些流，才能在一定高度上掌握商品贸易企业各项业务之间内在和本 北京服装学院硕士学位论文 质的关系。进销存管理系统适用于企业的采购、销售和仓储部门，能够对企业采购、销售 及仓储等业务进行全程有效控制和跟踪。通过应用性能较好的进销存管理系统对企业经营 活动中的进、销、存进行管理，可以有效地减少盲目采购、降低采购成本、合理控制库存、 减少资金占用并提高市场灵敏度，提升企业市场竞争力。 一个完整的进销存管理系统不仅可以用来管理企业日常经营中最基本的采购、销售、 库存、运输配送以及由此产生的应收应付、往来管理和与此密切相关的客户管理等业务， 同时还要能自动生成各种单据和凭证，能够对业务过程产生的收入支出、损耗等进行统计 分析，从而为企业决策和各类评价提供最基本的数据支持在进行数据管理同时，参与企 业的核心业务流程，并且通过系统可优化企业业务流程。 进销存管理系统实际上是一个数据库应用软件，有单机版、c s 版和b s 版三种体系 结构。本文研究的钢铁进销存管理系统是基于c s 体系结构的。选择合理的开发平台，对 于顺利开发进销存管理系统至关重要。下文对系统开发平台进行简要介绍。 1 3 开发平台介绍 本课题开发的钢材进销存管理系统是基于c s 的数据库应用程序，包括前端数据库应 用程序和后台数据库两部分。系统采用d e l p h i7 进行前端数据库应用程序的开发。d e l p h i 是一个优秀的数据库应用系统的前端开发工具，但其本身并不具备有数据库管理系统的功 能，因此，需要后台数据库管理系统的支持。本系统采用m i c r o s o f ts q ls e r v e r2 0 0 0 作 为后台数据库管理系统。s q ls e r v e r2 0 0 0 是一个关系数据库管理系统( r d b m s ) ，可以应 用于各种商业组织及专业数据库和应用开发环境中。 1 3 1d e i o h i7 d e l p h i 是一个高效的可视化数据库管理系统开发工具，具有功能强大、结构严谨、开 发周期短、编译运行速度快、处理数据库方便快捷等特点。自1 9 9 5 年问世以来，带来了 程序设计中的一场重大变化嘲。 d e l p h i 结合了c + + b u i l d e r 、v i s u a lb a s i c 开发工具的优点，以传统编程语言o b j e c t p a s c a l 为基础，完美地融合了数据库语言，既可以用于传统的算术编程又可以用于数据库 编程。不论是小型数据库应用系统，还是关键性、大型数据库应用系统，d e l p h i 都能满 足系统开发的需求，具有强大的扩展能力和数据库平台升级迁移的适应能力，能适应多种 数据库结构，从桌面数据库到客户机服务器模式，再到多层数据库结构模式，d e l p h i 都 可以胜任 d e l p h i 使用了m i c r o s o f tw i n d o w s 图形用户界面的许多先进特性和设计思想，采用了 2 北京服装学院硕士学位论文 可重复利用的完整的面向对象的程序语言( o b j e c t o r i e n t e dl a n g u a g e ) 、是当今最快的 编辑器、拥有领先的数据库技术。对于广大的程序开发人员而言，使用d e l p h i 开发数据 库应用软件，无疑会大大提高编程效率。d e l p h i 到今天已经历了8 代产品的发展历程，每 一代产品都是伴随w i n d o w s 操作平台的升级而升级。 d e l p h i7 是b o r l a n d 公司于2 0 0 2 年8 月推出的，和d e l p h i6 及以前的版本相比，d e l p h i 7 在集成开发环境i d e 、w e b 、数据库、编译器、模型生成支持及组件库等很多方面进行了 改进，使之更适应开发的要求。d e l p h i7 更是成倍地增强数据库和网络处理功能，封装了 大量组件，并完全公开v c l 以及c l x 源代码，是专业数据库程序开发的相对理想的工具。 1 3 2m i c r o s o f ts o ls e r v e r2 0 0 0 m i c r o s o f ts o ls e r v e r2 0 0 0 是m i c r o s o f t 公司推出的一个性能优越的关系型数据库 管理系统，支持多种操作系统平台，性能可靠、易于使用。即支持小型数据库，也能支持 企业级的大型数据库。m i c r o s o f ts q ls e r v e r2 0 0 0 ，全面扩展了s o ls e r v e r7 0 的性能 及可靠性和易用性，是一个杰出的数据库平台，可用于大型联机事务处理、数据仓库、以 及电子商务等，故此处采用。 s o ls e r v e r2 0 0 0 提供了对高效的存储过程和灵活的用户自定义函数的支持，并在核 心层实现了数据完整性控制。m i c r o s o f ts o ls e r v e r2 0 0 0 建立于m i c r o s o f tw i n d o w s2 0 0 0 的功能，在可伸缩性和管理性上，提供了高端c s 数据库的可靠性和高级功能。 m i c r o s o f ts q ls e r v e r2 0 0 0 包含了一系列的管理、开发工具，用于管理系统及其数 据库和表，使其安装、调用、管理及使用都十分便捷。这些工具可用于：数据库管理；控 制对数据库中资料的访问；控制数据库中资料的操作等。主要包括企业管理器、查询分析 器和服务管理器 企业管理器( e n t e r p r i s em a n a g e r ) 是s q ls e r v e r 中最重要的管理工具。通过企业 管理器可以管理所有的数据库系统工作和服务器工作，也可以调用其它的管理、开发工具。 查询分析器( q u e r ya n a l y z e r ) 主要用于执行t r a n s a c t i o n s o l 命令等s o l 脚本程 序，以查询、分析或处理数据库中的数据。是一个非常实用的工具，对于掌握s o l 语言理 解s q ls e r v e r 的工作有很大帮助。 服务管理器( s e r v i c em a n a g e r ) 用于启动、暂停或停止数据库服务器- s q ls e r v e r 。 在对s q ls e r v e r 数据库进行任何操作之前，必须启动本地或远程s q ls e r v e r 服务，这个 过程可以在s q ls e r v e r 服务管理器中完成。 3 北京服装学院硕士学位论文 1 4 本文主要内容 本文主要阐述了钢材批发销售企业面向进销存流程的管理信息系统的设计、开发过 程。论文第二章进行了需求分析并得出业务流程。第三章结合钢材批发销售企业业务特点， 对国内钢铁进销存软件不足之处进行了分析，在此基础上介绍了进销存管理系统设计中使 用的关键策略。第四章介绍了系统的总体设计，对系统数据库设计及系统功能模块进行了 说明。第五章对开发过程中用到的主要技术a d o 的应用、数据库应用程序建立过程、e h l i b 组件应用、存储过程以及系统界面风格进行了示例说明，并且就系统开发中关于系统安全 性和数据完整性考虑采取的措施进行了总结。第六章对已完成工作进行总结。 4 北京服装学院硕士学位论文 第二章需求分析 钢材批发销售企业正常运营涉及到的资源主要包括4 大流：物流、资金流、工作流和 信息流。钢材进销存管理系统设计目标：对物流、资金流、信息流和工作流4 种资源进行 有效集成管理。也就是说，钢材进销存管理系统需要集成企业的内、外部资源，在提供进、 销、存基本业务操作基础上，为企业搭建一个有效计划、控制、决策与经营业绩评估的全 方位和系统化的信息和管理支持平台。 本章以北京某钢材批发销售企业为背景，对钢材进销存管理系统的总体需求进行了研 究。 2 1 业务需求流程 本部分通过对钢材批发销售企业的实地调研，对该类企业一般业务过程进行了总结。 图1 为该类企业最简业务模型，在这个简单模型中涵盖了企业运行的四大资源，物流、资 金流、信息流和工作流。下文对上述四种资源做简要说明，并结合该类企业实际，对现行 的进销存流程进行了概括，抽象出采购和销售两种企业最基本业务处理过程的具体业务流 图。 图1 批发销售企业最简业务模型 1 、物流 物流是商品贸易企业中最基本的过程，是构成所有经济组织绩效运作的关键要素。物 流是物资从供给方向需求方的转移，这种转移通过运输和搬运( 出、入库) 来解决物资在 空间位置的变化，又通过存储保管来调节物资在采购和销售上存在的时间差在商品贸易 企业中，物流活动贯穿进销存经营活动的全过程，即物资从生产企业一商品流通领域一消 5 北京服装学院硕士学位论文 费者手中的全过程。物流畅通与否，直接影响到商品贸易企业能否正常运营。商品贸易企 业各个部门的工作要确保物资的流动，在物流活动中应加快物流的速度，尽量减少滞留、 存储时间；提高物流质量，减少搬运和运输时间，降低物流成本，使产品以最低运输和存 储成本转移到消费者手中。 图2 为钢材贸易企业基本物流，采购业务发生时，供货商发货，通过运输送达企业仓 库，入库验收后进行存储；销售业务发生，企业给客户发货，出库运输至客户指定目的地。 区匾卜叫蔓歪卜_ 匝噩) 匝互卜叶匦匾 _ 压蚕蓟垂霍蜀 图2 钢材批发销售企业基本物流 钢材贸易企业针对不同客户，在配送物资上( 提货方式) 有不同策略，一般分为自提 和配送两种。自提就是客户到企业所在仓库提货，客户当场验收签字，出库后即完成业务 出库；配送是指企业把物资运送到客户指定地，客户进行验收签字后，完成业务出库。 企业多种营销模式的共存( 见第三章3 1 1 ) 会产生不同的物流方向，由于篇幅有限， 这里不再叙述。进销存管理系统是否能准确地把握物流方向，并对其进行有效控制，对于 企业节约物流成本是非常有利和必需的。 2 、资金流 在商品贸易企业中，随着物资的流动，资金也是流动的。资金流就是随物资在供需双 方转移时产生的资金转移。企业要进行正常的商品经营活动，必须具备一定数量的资金。 企业一方面利用资金进行企业基本建设，建立各种经营环境，另一方面利用资金进行商品 采购活动，为商品销售提供基础。商品销售后，资金回流，企业利用一部分资金继续进行 商品采购，支付工资，以及支付其它管理费用，用以维持商品贸易企业商品经营活动的正 常进行；其余部分使企业盈利，这一部分资金在国家、企业和投资者之间进行再分配。 图3 钢材批发企业主要资金流 图3 为钢材批发企业的主要资金流，采购业务发生时，产生应付款，资金流向采购商； 发生销售业务时，产生应收款，资金回流。 资金虽然随着物流的方向流动，但在时间上却往往存在差异。伴随物资在供需双方的 转移，根据物流和资金流的时间的差异，存在预付款、赊销款、现款等三种付款形态。预 付款资金转移发生在物资转移之前；赊销款资金转移发生在物资转移之后；现款资金转移 伴随物资转移的发生而发生。钢材贸易企业为资金密集型企业，每一笔单项业务的资金都 6 北京服装学院硕士学位论文 很大，特别是对于钢材批发企业，单笔业务少则上千，多则到几百万，甚至千万所以， 系统对资金流的管理，要做到资金流向，资金大小，流动时间等三精确。 3 、工作流 根据“工作流管理联盟”( w o r k f l o wm a n a g e m e n tc o a l i t i o n ，w f m c ) 定义，工作流 ( w o r kf l o w ) 就是自动运作的业务过程部分或整体，表现为参与者对文件、信息或任务 按照规程采取行动，并令其在参与者之间传递简单地说，工作流就是一系列相互衔接、 自动进行的业务活动或任务。 在钢材批发销售企业，工作流主要包括采购和销售两种核心业务，以及因此产生的付 款、收款业务和入库、出库业务，以及其他相关事务的控制和处理。参与实际业务处理的 执行部门有业务( 包括采购和销售) 、财务和仓储三个部门。外部则涉及到客户和采购商。 工作流在实际中可以说就是企业的各种业务的流程，是对物资、资金和信息等进行的 各种操作和处理。对工作流的管理，通过计算机，使人与系统共同工作，并进行自动化的 协调、控制和通讯。系统可以通过为各种业务过程设置一个状态变量，使所有命令的执行 都处于受控状态。对工作流的管理有利于企业业务流程的优化和重组，可以很好降低企业 管理和经营成本；同时。也可以对业务流程的各个环节进行监督。 4 、信息流 信息是关于客观事实的可通讯的知识；是加工处理后的数据；是事物存在或运动状态 的表达；信息是对决策或行为有现实或潜在价值的数据。 信息流主要包括两个最主要的信息交换过程：系统与外界的信息交换过程，即数据的 输入和输出。系统内部的信息交换过程，即数据在系统内部各环节的传递和处理。 物流、资金流、工作流和信息流这四种流动之间相互联系、相互依赖又互相影响，共 同构成了系统实施和管理的全过程。信息流可以比喻为系统的神经系统，将物流、资金流、 工作流，以及系统的各个环节与企业实际环境紧密结合在一起。 一个完整进销存管理系统需要整合物流、资金流、工作流和信息流等四大企业资源， 并对他们进行有效的控制和管理 下文结合钢材批发销售企业实际。概括企业业务的一般模式。在企业经营运作过程中， 作为钢材批发销售企业，最核心的业务也是两种：采购和销售( 如图4 和图5 所示) 。 图4 为钢材批发销售企业采购业务流程图企业采购流程，首先是企业采购人员与供 应商洽谈业务，签订采购合同，约定付款订货事宜等具体条目，商榷采购计划单后，供货 商按约定发货，企业进行入库验收。签字确认后，实际采购业务发生，供应商按实际发生 7 北京服装学院硕士学位论文 数开具销售发票给企业，到期结算。 采购流程 供应商 钢材批发销售企业 - i 签订采购合同 厂三：翮 ll ! 墨厂 赢鞠 ， 厂腩语 卤 芩 服嘉种一( 爱国 赍 叶 塑蓟蛩一 i 1 一验簇品| | 一送货新 函里卜 匝岛 由 匿室西 燃妇 t i 采购处理i ，一_ - 夏慕 一叫 帐簿 l _ - l墅噬卜 工一f 当期欠余款金f 额确认 图4 采购业务流程 图5 为钢材批发销售企业销售业务流程图。企业销售业务流程，首先是企业销售人员 与客户洽谈业务，根据客户需求签订销售合同，约定付款、提货方式、发货事宜等具体条 目，然后企业按约定发货，客户按约定付款，企业开具销售发票，最后进行结算。 北京服装学院硕士学位论文 销售流程 钢材批发 客户 销售企业 ，l 签订销售合同i l 订货l 上 l 预付金额i im m i 、 上 l 提货l - l发货 陬占南 ，n 一i 匿畛 y 出库 矗髓 i 帐簿 | +r 礓熏十丁佩。簿 l 型帐绽塑叫一 图5 销售业务流程 从图4 和图5 中不难看出，在上述两种最基本和核心业务处理过程中，还隐含着库存 管理的业务，包括入库管理、出库管理、物资存储管理以及盘库管理等。采购、销售和库 存这三种业务构成了企业最基本的业务，也就是进、销、存。本课题所研究的就是进、销、 存这三种业务结合在一起的管理信息系统，即进销存管理系统。 2 2 系统基本要求“ 进销存管理系统应该是以物流为中心，是企业物流、资金流、信息流和工作流一体化 的管理信息系统。作为一个较为完善和完整的进销存管理系统，系统在满足企业基本业务 需求的同时，系统还应满足数据完整性、“业务、财务一体化”、多环节一体化、动态控制、 多用户系统、远程数据管理、数据安全性等七个基本要求。 下文将分别对其进行讨论。 一、系统数据的完整性 进销存管理系统数据的完整性包括物流、资金流、工作流和信息流四个方面的完整性。 9 北京服装学院硕士学位论文 在物流方面数据的完整性体现在，系统对企业物资从采购、存储，销售以及运输配送 中各个状态有完整精确的记录，并能反映各个状态过程。在资金流方面数据的完整性体现 在，系统能够对伴随物流活动产生的各种资金流动作出反应的同时，能把这些信息准确完 整地记录下来。在工作流方面数据的完整性体现在，系统在对物流、资金流等信息完整准 确记录、反应其状态的同时，能够对与其相关的业务活动采购、销售、存储以及与其紧密 相关的资金和运输配送等进行相关的业务处理。在信息流方面数据的完整性则体现在，系 统不仅包括关于物流、资金流、工作流的完整数据信息，而且也包含企业经营活动中的各 种基础数据，以及与各种业务顺利进行密切相关的客户、供应商、同行等信息，还能够对 这些信息进行有效的管理。 只有物流、资金流、信息流和工作流四个方面都保持数据的完整性的进销存管理系统， 才是一个完整的、构成信息循环的整体。缺少其中的任何一方面，或任何一方面的某个部 分，都将造成系统大量数据的重复录入，同时许多数据由于无法向其他环节传递而失去实 际存在意义，利用率低，造成资源浪费；并且，某些缺失的环节还需要专门的系统或手工 来处理，大大降低了系统的管理效率，提高企业经营成本。 二、业务、财务一体化 企业的采购、销售过程一方面以采购和销售为依据，另一方面又和因此产生的款项支 付、资金往来等资金管理业务密不可分。因此，进销存管理系统应该做到“业务、财务一 体化”。整个系统做到以业务处理为核心，各种业务在计算机上直接完成，可以自动生成 相关单据和凭证，自动进行核算；同时，各种业务数据自动向财务处理环节传送，进而能 够进行相应的财务和汇总核算。“业务、财务一体化”是系统保持“数据完整性”的直接 体现。 三、多环节一体化 多环节一体化，“多环节”是指系统可以分解成易于维护的多个相对独立的、甚至可以 独立运行的子系统，例如进销存管理系统中的采购管理、销售管理、库存管理等；“一体 化”是指系统内部的数据相互关联，构成一个有机整体，各个环节数据互为因果，每个环 节一方面接收其他环节的数据，另一方面也向其他环节传递数据，并且各个部门和环节的 数据传递是系统自动完成的，从根本上杜绝单据、数据的重复录入，从而提高系统效率。 如图6 所示，框1 表示采购子模块，框2 表示销售子模块，框3 表示库存管理子模块。采 购或销售业务后，通过入库、出库操作，库存自动增加或减少，并且，可销售数据( 销售 物资来源) 是以库存数据( 库存货物) 为依据的。 系统设计时，任何割裂环节间数据关联的做法，都将使系统的自动化程度和处理效能 1 0 北京服装学院硕士学位论文 大打折扣。“多环节一体化”是进销存管理系统与单环节、单任务、没有整体处理效能的 简单的软件组合的本质区别，是保证系统“数据完整性”的必需条件。 图6 采购、销售与库存管理关系 四、动态控制 进销存业务的主要过程对象是销售和采购，销售和采购的发生具有动态、并发的特征。 具体表现为：一方面系统数据和工作状态处于变化之中，这些变化必须得到及时的反应； 另一方面，业务发生的时序反应不同的业务内容，具有不同的管理意义，如按商品是否销 售和出库的不同次序，分别反映为实际库存，未提库存和可销售库存等不同库存状态。进 销存管理系统的根本作用和意义在于及时反映这种“变化”和最新状态，以便操作和管理 人员对业务过程的进行正确控制。 进销存管理系统的动态特征，主要表现为以下几方面： 1 、动态处理：所有业务发生的当时，在计算机上直接得到处理，包括所有的记录登 记过程都必须在单据确定的同时完成。真正做到数据同步共享，优化业务流程，提高经营 效率。至少在业务处理环节，不允许成批事后记录处理的情况。在出库和入库问题上，这 一点尤为重要。 2 、动态控制：系统要保证在业务发生的任何环节，能够取得用于控制、影响或证明该 业务发生的合理性、正确性的必要信息。同时，对于当前业务的直接或间接后果给予足够 的警示，允许动态调整干预。比如，可以根据客户的帐户金额和可赊欠限额来监督和提醒 业务发生额，并且销售单带有“是否允许出库”标记来约束仓库对提货车辆的出库放行等。 3 、动态分析：保证随时可以提供最新的管理和决策所需的各种核算，统计和分析资料， 以便管理人员更好地作出预测和决策。 良好的动态控制功能是系统数据完整性中工作流完整性的直接体现。 五、多用户系统 进销存管理系统，是一个数据完整的“多环节一体化”系统，与单环节、单任务等简 单软件有本质区别。系统涉及多部门职能，以及各种业务处理，这些业务处理需要专人操 北京服装学院硕士学位论文 作，所以从本质上要求进销存管理系统是一个多用户系统。系统能够对用户进行管理，并 进行相应的权限分配和管理。 六、远程数据管理 在钢材交易中，有一部分企业，业务办公和仓储不在同一场所，或有多处仓储、业务 分支机构。对于这类企业，系统还必须具备有远程数据管理功能。这样，总公司可以随时 了解分支机构的销售和需求，销售部门也可以共享库存，真正达到企业效益和效率的最大 化。 七、数据安全性 进销存管理系统是一个集成的多用户共享的系统，所以必须严格保证数据安全性和完 整性。因此，良好的安全机制也是系统不可或缺的。 总之，企业要在企业信息化大背景下，以业务为根基，选用或开发适合本企业发展的 进销存管理系统。 2 3 系统基本功能模块 根据实地调研和以上分析，进销存管理系统不仅可以用来管理企业日常经营中最基本 的采购、销售、库存、运输配送以及由此产生的应收应付、往来管理等基本业务，同时还 要能自动生成各种单据和凭证，能够对业务过程产生的收入支出、损耗等进行统计分析， 从而为企业决策和各类评价提供最基本的数据支持。 依据以上分柝，系统需要基本功能模块如下： 一、采购管理模块 物资采购是物资流通的起点，是商品贸易企业业务活动的第一个环节，为商品存储和 销售提供物资基础。加强采购业务管理，在深入调查市场和进行市场预测的同时，了解和 掌握生产、消费发展趋势以及需求变化，根据国家宏观调控政策和计划的需求，结合企业 本身的经营特点、范围和库存结构等因素，依照一定的原则，掌握好进货品种、数量、材 质、渠道、时机、方式等，组织好物资货源，保证企业销售的需要。 采购管理针对物资采购业务进行管理，包括签订采购合同，制定采购计划，编制采购 清单，对进货单据进行审核，付款结算，对采购物资进行入库等业务的处理。进货单经过 审核入库后，自动记录进销存库存帐，库存相应发生变化。 二、销售管理模块 物资销售是物资流通的终点，是商品贸易企业业务活动的中心环节。加强销售业务管 理，要根据市场和企业自身的条件，做好销售组织，选择适当的销售形式，灵活运用各种 1 2 北京服装学院硕士学位论文 促销手段，开拓市场、扩大销售、搞活经营，使销售更好满足消费者和用户的需求。 销售管理针对物资销售业务进行管理，包括了解客户需求，签订销售合同，开具销售 单，销售出库数据确认，收款结算等的处理。在物资销售经过审核出库后，自动记录进销 存库存帐，库存相应发生变化。 三、库存管理模块 物资存储是商品流通的必经环节。库存管理( 仓储管理) 是商品贸易企业业务管理基 本环节。为了保证企业购销业务的持续顺利进行，必须保证商品库存的合理结构。加强库 存管理，中心内容是控制库存的数量、结构、库存时间和空问、实现物资库存的合理化。 在此基础上，组织好仓库作业、做好入库( 收货) 、出库( 发货) 和保管业务，使物资库 存满足销售的需要，不断提高企业经营效益。 四、财务管理模块 财务管理是对企业进销存活动中产生的财务信息进行管理。财务管理主要针对采购销 售业务中产生的应收、应付款，以及由此产生的收款、付款业务，以及开票事宜和往来帐 管理。财务会计针对往来帐的收付结算进行管理，帮助企业及时收回欠款，有效管理应付 款，计划和控制资金的使用。记录和分析客户付款情况，通过帐龄分析，为客户的诚信等 进行分析评价提供数据支持。 五、基础数据管理模块 基础数据是企业最基本、最为重要的信息。基础数据管理包括对企业组织机构、职员 等基本信息的维护和管理；还包括企业客户、供应商、销售物资等基础信息的维护和管理， 主要是对这些基础数据的增加、更新和删除。 六、成本管理模块 成本管理是企业生产经营管理的一个重要组成部分，成本管理是以成本为对象，借助 管理会计的方法，以提供成本信息为主的一个会计分支。加强成本管理，主要是为了降低 成本，提高经济效益。 成本管理通过事前和事中的成本预测、计划和控制，向企业管理和决策者提供目标成 本的执行情况和管理决策意见等。主要是针对物资采购成本，销售成本，以及销售利润、 以及部门和员工业绩考核等进行统计和分析。 七、运输配送管理模块 本文所指的运输配送是指，在钢材批发销售企业中，组织对用户的送货，并将货物运 送达用户指定目的地，以实现销售和对客户的供应服务。 北京服装学院硕士学位论文 八、客户管理模块 客户管理是对企业在生产经营活动中关联到客户的各类信息，即对在与客户发生联系、 为客户提供服务过程中所产生的所有信息进行管理。加强客户信息的管理，有利于企业更 全面地对客户进行判断、选择、争取、发展和保持，为企业持续发展提供稳定的客户基础。 客户管理主要包括客户基本资料的收集、分类整理，客户呼叫和客户反馈信息收集等。 九、系统管理模块 系统管理模块主要是对系统进行管理，包括用户的设置、用户权限分配和管理；以及 数据库的备份和恢复。 总之，系统设计应满足数据完整性、“业务、财务一体化”、多环节一体化、动态控制、 多用户系统、远程数据管理、数据安全性等七点基本要求，以帮助企业优化配置企业资源， 提高企业管理和业务水平，从而更好的服务客户，留住客户，提高企业知名度和市场占有 率，达到提高企业效率和把企业发展壮大的i i 标 2 4 本章小结 本章对钢材批发销售企业的业务进行了实地调研和分析，并在此基础上绘制了业务流 程图，分析了进销存管理系统的基本需求，给出了一个较为完整的进销存管理系统应该具 有的功能模块 北京服装学院硕士学位论文 第三章钢材进销存管理系统中的关键策略研究 钢材进销存管理系统是以物流为中心，是企业物流、资金流、信息流和工作流一体化 的管理信息系统。本章结合实际，根据企业物流、资金流、信息流和工作流，针对钢材进 销存特点进行了详细阐述，并对现行的钢材进销存软件进行了考察分析，针对其不足之处， 独立提出了解决方案。 3 1 钢材进销存特点研究 本节从北京某钢材批发销售企业实际出发，对钢材采购、销售、存储即钢材进销存的 特点进行了研究分析，主要概括为以下六点。 3 j 1 多种营销模式共存 按照物流、资金流，对企业的采购和销售方式进行分类。 根据资金流划分，钢材企业采购分为两种：协议采购和l 临时采购，可以简单理解为批 量采购和分散采购。协议采购供应商一般为钢厂，协议一年一签，供货周期为月，订货量 一般在签订协议时商定。每月底企业向供货商申报第二月订货明细计划并付款。根据企业 实际需要和钢厂排产等因素，实际发货可以在订货明细计划上作适当变动。根据付款时间、 金额和方式，企业享有不同价格政策。临时采购则是根据企业库存，客户需求和市场外部 环境等进行的i 临时性采购，一般是为了满足即时客户需求或补充库存资源，供应商为其他 批发销售商。 根据资金流划分，钢材销售一般也是两种：协议销售和零售。协议销售即通过签订协 议，约定付款、供货事宜。根据付款时间等分预付款、赊销两类，预付款根据金额大小和 付款时间享有不同的优惠价格。赊销则是根据供货量和付款期限进行不同程度的加价预 付款金额和优惠额事先约定，有严格付款期限限制。赊销的供货量一般也是事先约定。两 种方式的具体需求计划一般只做类型约定，不作具体规格明细约定。赊销大部分为工程用 户，需要配送物资。 根据企业采购、销售、配送等不同方式，企业物资有时无需入库，会直接从供应商配 送到客户手中，产生不同的物流流向。 根据物流方向的不同，钢材批发企业存在多种类型销售，主要归结为仓库销售、先销 i 本节钢材进、锖、存特点取名，部分源自于参考文献【4 2 】，笔者在这里对其进行了修正和充实 1 5 北京服装学院硕士学位论文 后进、直销、代销四种类型( 见图7 ) 仓库销售是最一般的销售模式，一般是协议采购物资由供应商发往仓库，入库验收后 进行存储，销售业务人员进行销售，然后出库。直销一般是指协议采购的物资，直接从供 应商发往客户指定目的地，不实行入库存储，直接销售。先销后进是根据客户需求，先进 行销售，然后再进行临时采购以满足客户需要，物资也是直接从采购商发往客户。代销企 业按照协议或委托企业的要求，以委托方名义销售货物，然后与委托方办理结算的销售活 动。代销的主要特点是，货物的所有权归委托方，受托方不垫付资金。 1 销售合同l i 销售单l 实际发生数确认 一 采购合同 上 采购订单 c 先销后进 至 耍婴困 b 直销 确认l d代销 图7 销售方式按物流进行分类 不同的营销方式特点，在不同时期，具有不同优势。 1 、仓储销售和直销比较 图8 为企业物流成本示意图，仓库销售运输路线为卜l 一卜2 ，由此产生的物流成本= 1 6 耋 北京服装学院硕士学位论文 运费1 + 仓储吊装费+ 运费2 ；直销运输路线为2 ，因此直销只产生物流成本3 。显然( 运 费l + 仓储吊装费+ 运费2 ) ) 运费3 ，根据地理位置特征( 客户、供应商、企业三者位置 可能为任意三角形) ，有时这种差异很大。企业采用直销方式，可以比较大的节省物 运费1 仓储吊装费 图8物流中运输成本示意图 流成本空间，这种利润可能在企业与客户之间进行分配，达到共赢。但缺点在于，直销具 有其随机性，需要供货和销售时机上的锲合。仓库销售虽然有运输、存储之类成本，但不 存在时间问题。并且，在市场价格上涨时期，企业资金不缺乏且不急于回收，出售物资的 时间差，实际是一种增值，增长空间可能远远大于运输和存储费用。 2 、先销后进的利润主要来自于价格差，利润空间小。采用该种销售模式的企业是一 些缺少自己直接货源，但有资金富余的企业。该类企业通过向其他批发企业交付预付款， 获得价格优惠，然后按市场价格出售，赢得差价。 3 、代销，企业不承担任何风险，利润小，一般是个人行为或行业内企业间的互助。 总之，企业根据自己的实际情况，考虑资金、市场趋势等不同因素，在不同的时期灵 活调整和运用营销战略，实现企业效益最大化。一般的钢材批发企业，这四种销售模式共 存。一个完整的进销存管理系统，必须对各种情况给予完全的考虑，并准确的把握各种数 据流向，对物流成本和盈利进行核算。 3 1 2 批次法 在钢材批发销售企业中，供应商( 特指生产商钢厂) 排产周期为月，对经销商供 货和结算、定价等也以月为周期；并且，不同供应商供应同一规格物品，其材质、包装不 一样，同一供应商在不同时期供应同一物品其材质、包装也可能存有差异外加市场因素 的影响，客观上要求在采购、库存、销售三大环节对物品实行严格的批次控制。物资进、 销、存三个环节进行严格批次控制，不仅有利于在财务核算上采用个别计价法，也有利于 1 7 北京服装学院硕士学位论文 发货、物资存储等业务的管理和评价。 3 1 3 双计量标准 钢材同时按吨数和包装( 件、捆、根) 数实行双单位计量管理，一般以吨数为主，包 装计量为辅。在钢材采购或销售时，物资数量确认也有检斤和检尺两种不同的计量标准。 检斤就是在采购和销售数量确认时过磅称重，物资数量就是称重，也称为检斤数。检尺是 按照物资密度和规格，乘上物资的包装数，换算成吨数即理重，也称为检尺数。检尺和检 斤之间存在一定公差( 公差值为公式3 - i 所示) 。 公差= 鼍斧 ( 船1 ) 根据公差大小范围，对于不同类别的产品或同一类型产品的不同规格，行业允许公差 范围也不一样( 最大达7 ) 。所以在对钢材实行双计量单位管理时，吨数( 检斤数) 和 包装数存在着一种不确定但粗略的的换算关系。 对于某批钢材，如果公差大于0 ，则公差称为下差，例如公差值为2 5 ，则称为下差 有2 5 或有2 5 个下差。反之，如果公差小于0 则称为上差。假如一个商户以检斤交货的 方式以3 0 0 0 元吨单价购进钢材1 0 0 吨，此批钢材下差为2 个点，再以同样的价格以检尺 方式销往下游客户或是工地。此时销售时重量为：( 1 + 2 9 6 ) 1 0 0 = 1 0 2 吨。销售利润是 2 * 3 0 0 0 = 6 0 0 0 元，获利为每6 0 元吨( = 下差 单价) 。同样，如果货物为上差，如果检斤购 入，同样的价格检尺售出，则为负利润。 所以，物品是否有下差和下差大小，是中下游销售商是否具有利润空间和空间大小的 关键点。因此，进、销、存是否能很好的反映物资的公差点，是否能对不同的计量标准进 行有效的管理，是帮助销售人员成功销售和进行各类数据分析的基础。 3 1 4 计划数与实际数双重控翩 如3 1 3 中所述，钢材在进行双计量单位管理同时，还具有双计量标准，