酒店应收挂帐程序.doc

_应收挂帐程序随着酒店操作系统的升级完毕，相关应收系统已设定完成可以正式启用，为了更好的清理目前酒店操作系统中挂入客账部分的可转应收帐目，以及对以后应收帐款的更好控制，特制定以下转应收程序: 1. 所有可挂账公司/旅行社均为酒店销售人员同相关协议公司/旅行社签订挂账协议，并经过财务部主管信贷人员根据其提供的相关在其他酒店挂账历史，通过电话问询等方式核实付款信誉后，再由销售人员建议其挂账额度，经财务总监，总经理批准后方可允许挂账。 2. 销售及预订人员接到相关协议公司/旅行社需挂帐住房消费的传真后，制作预订单，并录入酒店操作系统，将应收帐号录入正确，并注明可挂账项目（如： 房费/杂费/房费+杂费。 该项目填写内容，可由销售部同前厅部协调制定，本着让前台工作人员可以容易理解为准） 3. 前厅部工作人员接到相关预订后，需要核对协议公司/旅行社 订房传真上的，客人姓名，来店/离店日期，房价，可挂账内容等同操作系统中录入的内容是否一致，如有差异，要及时同销售/预订人员联系，并进行更正。 4. 客人入住酒店，需要核实客人的姓名同预订的姓名是否一致，是否为同一客人。如果客人提出的入住时间同预订不一致时要及时同销售人员联系，不可自行作主将协议公司/旅行社未确认付款的费用挂入应收帐户中。（注：如果客人提出延住，并保证房费可以自付时，需要同销售人员联系，不要自行为客人延用旅行社公司协议价格） 5. 客人结账时，再次同操作系统的备注及协议公司/旅行社的定房传真核对，将应客人自付的项目结算完毕后，把协议公司/旅行社确认支付的项目费用挂入其相应应收帐户中。（挂应收帐帐号 982，挂账时选择相应的公司及签单人） 6. 对于公司及旅行社汇款支付的客人，需要销售部提前将汇款单送至财务总出纳处，由其查证该金额是否已到帐。对于已经到帐的付款，由总出纳在汇款单上加盖“银行收讫”章后，转给预定部，再由其将确认的汇款单同客人预订单一同转交前台。如在客人离店前，未能确认该笔汇款已经汇至酒店帐号中，需要有销售部相关人员在预订单或客人入住单上签字担保后，方可将挂入临时帐户中，待汇款到帐，销售/预订人员，收到有总出纳加盖的“银行收讫”章的汇款单并转交前台后，方可将该帐挂入应收帐相关应收帐户中。 7. 在挂入临时帐1个星期后，还未能确认银行已到帐的，由前厅部人员报告至财务部，由财务部总出纳再次问讯银行，如无结果的，则由销售人员跟催。 8. 前台在客人离店结账时，需要核对该汇款单是否有总出纳加盖的“银行收讫”章，无盖章后的汇款单的客人，在客人的预订单/入住单上是否有销售人员的签字担保。一切无误后，为客人结账，并做相关结账事宜。 9. 下班平帐，所有转应收的账目均需 做到以下规定： 转应收月结帐户： 客人转应收项目的账单，同客人入住资料，预订单及协议公司/旅行社定房传真，相关挂入应收帐中的杂项消费小单，一同订好。 汇款客人 : 由相关公司/旅行社支付的费用账单，客人的入住资料，预订单，加盖“银行收讫”的汇款单，一同订好。注：汇款结算在酒店操作系统心中使用 913# - 汇款 结算方式进行结算。 将所有挂应收的账单（所有挂应收=转应收月结帐户+汇款客人，挂应收账单=账单+相关资料）统一放在一起，并加好纸袋，同本班次本人挂应收账目及金额核对，无误后，将其同其他账单凭证报表一同转交财务审核。 10.对于因金额不正确，挂入账项不正确，缺少相应挂账资料的账目，财务应收人员会将其退回前厅部，由其更正后，重新转至财务。对于由于个人操作失误造成无法追回款项的，需要由当事人自行赔偿相应金额，对于多次挂错帐户，挂错金额，缺少资料的前厅人员，财务通知前厅相关领导，对其进行相应处罚。 11. 客人无其他消费，仅在餐厅进行消费并要求挂账的，餐饮部应同前厅部进行协调，以住客账形式挂入前台工作帐中，再由前厅部人员将其挂入相应应收帐中。