（系统工程专业论文）东胜公司物资及其成本管理系统研究.pdf

摘要 物资及其成本管理是石油企业降低成本、提高管理效率的重要环节，对其进 行研究有重要意义。作者根据胜利油田东胜精攻石油开发集团有限公司( 以下简 称东胜公司) 的物资及其成本管理的实际情况，应用编码管理、物资管理、物资 成本分析等理论方法给出了合理的物资及其成本管理系统解决方案，本文所做的 主要研究工作如下： 1 提出并设计了合理先进的物资编码库及其管理系统，解决了东胜公司以 前的物资管理系统没有编码库造成的统计失真等问题。 2 在充分研究了东胜公司物资出入库及库存管理的基础上，设计并实现了 物资的入库、出库、库存等业务管理模块。 3 研究了东胜公司供应商管理现况，设计并实现了供应商管理系统。 4 对物资成本的分析与控制问题进行了研究，给出了用于对东胜公司物资 成本情况进行分析的成本结构分析的模型。 5 设计并实现了支持公司高层的物资及其成本管理辅助决策的模块。 本文所作的工作以分析设计合理的物资及其成本管理系统为研究重点，并在 编码管理系统的设计、物资成本分析和辅助决策模块的设计方面作了一些创新性 的研究工作，所开发的系统在目前东胜公司的实际应用中取得了良好的效果。 关键词：物资管理；物资成本；信息系统 a b s t r a c t m a n a g e m e n to fm a t e r i a la n di t sc o s ti si m p o r t a n tt or e d u c et h ec o s ta n dt o i n c r e a s et h em a n a g e m e n te f f i c i e n c yi nt h ep e t r o l e u mc o m p a n y , s oi ti sm e a n i n g f u lt o s t u d yh o wt od o b a s e do nd e m a n d sa n dr e a lc o n d i t i o n so fs h e n g l io i l f i e l d d o n g s h e n go i lc o t h et h e o r y a n d m e t h o d ss u c ha st h ec o d i n gm a n a g e m e n t ， m a n a g e m e n to fm a t e r i a l ，a n dc o s ta n a l y s i ss oo nw e r ea p p l i e dt op u tf o r w a r dt h e r e a s o n a b l es o l u t i o n st om a n a g e m e n to fm a t e r i a la n di t sc o s t t h em a i nr e s e a r c ht h a t h a v eb e e nd o n ea r ea sf o l l o w e d ： 1t h er a t i o n a la n da d v a n c e dc o d ed a t a b a s eo fm a t e r i a lm a dt h em a n a g e m e n t s y s t e mw a sb r o u g h tf o r w a r da n dd e s i g n e dt os o l v et h ep r o b l e m st h a ts t a t i s t i c so f m a t e r i a la n dc o s ti sn o ti d e n t i c a lt ot h er e a lc o n d i t i o n si nt h ef o r m e rm a n a g e m e n t s y s t e mo fm a t e r i a li nt h ed o n g s h e n gc o 2b a s e do nt h er e s e a r c h e so ni n v e n t o r ym a n a g e m e n to fd o n g s h e n gc o ，s o m e o p e r a t i o nm a n a g e m e n tm o d u l e sw e r ed e s i g n e da n dr e a l i z e di ni n v e n t o r ym a n a g e m e n t 3b a s e do ns t u d yo fr e a lc o n d i t i o n so fs u p p l i e r s m a n a g e m e n to fd o n g s h e n g c o 、s u p p l i e r sm a n a g e m e n ts y s t e mw a sd e s i g n e da x t dr e a l i z e d 4b a s e do nd e e ps t u d yo fm a t e r i a lc o s ta n a l y s i sa n dc o n t r o l ，t h ea n a l y s i sm o d e l o fc o s ts t r u c t u r e 、, v a sp u tf o r w a r dt oa p p l yt oa n a l y z et h em a t e r i a lc o s to fd o n g s h e n g c o 5t h es u p p o r td e c i s i o ns y s t e mw a sd e s i g n e da n dr e a l i z e dt oa i dt h es u p p e r m a n a g e r t om a n a g et h em a t e r i a la n di t sc o s t i ti si m p o r t a n tt oa n a l y z ea n dd e s i g nt h er e a s o n a b l em a n a g e m e n ts y s t e mo f m a t e r i a la n di t sc o s t 。a n ds o m ei n n o v a t i v er e s e a r c h e sh a v eb e e nd o n eo nd e s i g n i n g c o d i n gs y s t e m a n a l y z i n gm a t e r i a lc o s ta n dd e s i g n i n gt h ea s s i s t a n td e c i s i o nm o d u l e s s ot h ed e v e l o p e ds y s t e mh a sb e e nd o h _ l gw e l l k e y w o r d s ： m a t e r i a lm a n a g e m e n t ；m a t e r i a lc o s t ；i n f o r m a t i o ns y s t e m 东胜公司物资及其成本管理系统研究 1 引言 1 1 问题的提出 随着中国经济的迅速发展及中国加入世界贸易组织后更开放政策的执行，国 内企业面临巨大的压力与挑战，同时也获得了新的发展机遇。中国的石油企业也 不可避免地面临这样的情况。同时，信息技术的发展给企业利用其来改善管理提 供了新的手段。从目前来看，国内企业管理信息化过程中出现的问题很多，这里 的主要问题在于信息系统设计时的需求不清，而需求不清的主要问题在于企业自 身的业务不清。如何利用信息技术来提高企业的竞争力，提升企业的经营管理水 平，是当前众多企业面临的一个重要问题。对这个问题的研究也具有重大的意义。 我国石油和化学工业与发达国家同行业相比，客观上还存在差距，不容忽视。 在经营管理方面存在着落后，成本消耗较高等问题。据统计资料显示，世界最大 的5 0 家石油公司中的1 1 家美国石油公司，1 9 9 5 年原油平均成本为8 5 l 美元 桶，国外大公司的原油加工费用( 含期间费用) 平均为1 5 5 元吨，而国内水平 较高的石油和化工集团1 9 9 8 年平均加工费用为2 0 6 元吨，石油集团平均吨油 加_ 。费用更高达2 3 1 元，比国外高4 5 i 。1 。目前国内汽柴油产品出厂价比新加坡 离岸价高出许多，一旦成品油与国际价格接轨，国内炼化企业将出现较大幅度亏 损。加入w t o ，就要面对国际竞争压力，抓住全球化技术进步和企业组织调整 的机遇，最大限度地发挥企业资源竞争优势，趋利避害，在开放和改革中实现我 国经济的战略性转型。 目前国内石油企业对于油田所需物资的管理非常粗，其缺乏必要的制约手 段，管理的科学性也显得相当薄弱。每年石油企业集团中中小型油田就基础建设、 油田管理及开发等方面的投资大约几亿到十几亿元人民币，大型油田甚至达到几 十亿元人民币的规模。如此巨大的物资需求量，势必会对油田产品成本的高低有 着至关重要的影响。放眼世界上先进的石油企业，无不重视对油田所需物资的使 用和采购，真l f 把它作为降低成本的重要环节。而经过调查表明，我国石油企业 对物资采购的管理比较混乱，采购物资的渠道仅是依靠老客户，参加订货会等老 j i = | 过时的手段进行，所采购物资的价格也相当不透明，采购员索取回扣，以高价 购买低档劣质原材料物资的事情屡有发生。另一方面，国内石油企业在物资的库 东胜公司物资及其成本管理系统研究 存管理方面同样存在着严重的问题，举例来讲，北方石油集团公司所属的辽河油 罔，现在拥有长达2 7 公里的物资储存仓库，其存储量非常可观。但令人不解的 是，辽河油田却出现有些仓库物资积压成山，而有些仓库常年闲置待用的奇怪现 象。诸如辽河油田的情形在其他油田也普遍存在。探究出现问题的原因，理论上， 我国石油企业缺乏科学的库存管理，无经济批量等概念，跟不上现代化的“零库 存”科学管理的步伐，实践上更谈不上严谨科学的操作。物资库存管理不经济， 致使库存成本增加，影响到石油产成品的成本。同时，石油物资的使用上也是浪 费严重，按奖超罚缺如纸上谈兵，无法落到实处。 在我国的现行石油生产行业勘探开发生产建设运行机制下，目前油气生产成 本通常被分为可控和不可控的两大部份。可控成本主要是当期开采成本，或称为 操作成本，是目前人们对油气生产成本控制中研究最多的部分，实际工作中所下 功夫最大的部分。其中物资成本又占了主要地位。我们在文中以东胜公司为例， 研究了石油公司如何进行物资及其成本的管理，并在研究基础上开发了一套计算 机信息系统。 胜利油田东胜精攻石油开发集团有限公司( 简称东胜集团) 创立于1 9 9 3 年6 月2 9 日，是国内陆上石油开发行业第一家股份制油公司。公司拥有独立的科研 开发机构，有2 1 个子c 分) 公司( 1 4 个油公司、7 个多元化公司) ，除石油开发 外，还涉足精细化工、餐饮、国际贸易、房地产开发等领域。世界石油公司根据 q 三产规模、资源储量、经营模式和产权性质等方面的差异划分为国际石油公司、 国家石油公司和独立的石油公司。东胜公司从各方面来看属于小型的独立石油公 司，公司主要业务为石油开采。东胜公司物资成本占了开采成本的很大部分，独 立石油企业的物资管理具有其自身的独特点，主要有以下几点： 石油企业地理位置分散，信息系统硬件条件比较恶劣； 基层员工文化素质普遍不高； 使用物资种类繁多复杂。 东胜公司现有材料管理系统，已经联网运行。这套系统为基于浏览器n 务 器模式的网页系统，主要进行物资材料的入、出库与统计工作。根据现有的计算 机配备及应用情况看，已经难以适应东胜公司发展的要求，对该系统迸行更新显 得十分必要，旧系统存在的问题主要有： 没有建立统一的物资与材料的信息编码体系，缺乏统一的信息系统数据 规划，导致实物数据与信息系统数据的不一致，不能很好地适应现代企业计算机 化管理的要求，达不到提高效率的日的。 东胜公司物资及其成本管卫l ! 系统研究 由于受到网络环境的限制以及应用系统设计的原因，各分公司经常发生 数据丢失、数据重复录入、数据提交不成功等情况，给用户使用造成极大不便。 现有系统功能少，应用范围比较小，数据没有得到很好的利用，不能为 生产管理提供更多的决策依据，如材料管理没有控制到单井、班组，没有实物与 成本的对应分析。 现有的部分软件开放性、集成性比较差，需要在新的集成环境下进行移 植或重新开发。 虽然已经搭建了网络硬件框架，但由于计算机技术发展迅速，应用软件 开发方面投资相对较少，无法适应日益增长的业务需求和系统的运行要求，需要 进行更新。 随着外部竞争的日益加剧和东胜公司自身的不断发展，东胜公司迫切需要利 用合理的信息技术来建立一套新的物资管理系统，用来降低物资成本、加强物资 业务的信息化管理，并能提供对物资管理决策方面的辅助功能。 1 2 国内外同类研究综述 1 2 1 石油企业成本管理的研究进展 美国汪券交易委员会( s e c ) 规定，油气成本一般包括四部分：( 1 ) 矿区取 得成本；( 2 ) 勘探成本；( 3 ) 开发成本；( 4 ) 生产作业费用。通常把勘探成本和 开发成本称为发现成本，也称为勘探开发成本。把用于操作和维护油气井以及有 关的设备和设施所发生的各项费用记为生产成本。 目前国内石油企业加强成本控制的主要措施有如下几点。“： 严格坚持成本核算中的配比原则 坚持成本核算中的配比原则，确保企业的成本资料真实有效，是企业正确决 策的前提。 低直接材料费用 直接材料费用占生产成本的很大部分，对其进行严格的管理可以产生良好的 效果，本文的研究重点也就在于此。主要措施有：( 1 ) 严格物资管理。物资采 购必须严格执行资金计划审批制度，材料使用计划必须经使用单位领导班子集体 讨论，“ 一把手”签字认可；物资供应部门必须认真核实平库，财务必须根据批 东胜公司物资及其成本管理系统研究 准的计划筹措资金，材料到达后必须进行实物验收，认真检查合格证、说明书、 式样证、入库单等，做到证件齐全方可验收入库建账；储存保管做到防锈、防冻、 防火、防损坏、防丢失，以免造成不必要的损失浪费。( 2 ) 加强资金管理。要 求供应、生产、物资等部门，通过各种措施大力减少存货占用，在确保生产的前 提下，尽量压缩库存。要适时地处理积压物资，使企业的库存资金始终控制在合 理的范围内，从而有效地节省储备资金。要抓好工程剩余料的回收和利用，努力 降低生产成本，加快资金周转。( 3 ) 降低采购成本。物资采购是构成材料费用 的主要因素，采购成本的多少、高低直接影响到材料成本。在采购进货上要对所 购入的物资从价格、数量、质量、进货渠道等多方面进行严格监控，做到货比三 家，价比三家，在保证物资质量的情况下，购买价格低廉的材料：生产所需的材 料当地能够买到直接从当地购买，以避免发生较大的运费及相应的差旅费，加大 物资采购成本。对物资质量要进行全过程监督、控制、跟踪，实行分段把关、明 确责任、确保物资质量。否则，责任人要负责索赔。对因使用材料质量不过关造 成工程返修发生的费用，要追究购料人的责任。施工企业要做到材料按工程进度 合理进料，小型材料直接入库保管，大型材料直达工地或现场，以减少重复倒运 而增加成本。 降低人工成本 降低人工成本的措旌主要包括：( 1 ) 落实减员增效措旌。( 2 ) 严格控制工 资总额。( 3 ) 严把人员流入关。( 4 ) 严格控制自行用工增长，大力清退农民工、 临时工等自行用工。 严格控制制造费用 严格控制财务费用的开支 油田在实行资金集中管理、杜绝多头开户的基础上，要进一步强化营运资金 管理，加强对销售货款的回收，对投资项目实行效益否决，降低筹资成本，使企 业的资产负债结构更趋合理。 正确处理技术改造、新产品开发与降低成本、增加效益的关系 对于成本的分析与控制，目前很多西方学者的看法是强调作业控制而非成本 控制，如下图的作业管理模型 东胜公司物资及其成本管理系统研究 成本观 资源 过程化 动因分析一_ + 作业卜业绩分析 为什么?怎么样? 产品与服务 图1 1 作业管理模型 f i gl 1t h em o d e lo f t a s km a n a g e m e n t 作业管理将管理的注意力集中在与增加产品的价值及由此所获利润相关的 作业上，它包括作业成本计算和作业价值分析两个方面。作业成本计算提供关于 资源、作业、产品的成本信息，其指导思想是产品消耗作业，作业消耗资源。在 计算产品成本时，将着眼点放在作业上，通过对作业成本的核算，追踪成本的形 成和积累过程，由此而得出产品的成本。作业价值分析是在作业成本计算的基础 上，对企业所执行的作业进行确认、描述和评价，选择并仅仅保留那些增加价值 的作业。作业可以分成增值作业和非增值作业，增值作业是企业必须执行的作业， 增值成本也即有效执行增值作业时发生的成本。非增值作业是企业不必须执行 的，不能给企业和顾客带来任何价值的作业，非增值成本也即由于执行非增值作 业或无效执行增值作业而发生的成本。这样划分有助于消除非增值作业，改善增 值作业的效率，以达到降低成本的目的。作业管理基础的成本控制将形成产品的 各项作业作为责任和控制的中心，从成本发生的根源上展开分析，区分增值作业 和非增值作业，建立最优的、动态的增值标准，对作业业绩进行评价，不断改变 作业方式，从而达到持续降低成本的目标 4 1 。作业成本管理经过了过去十几年的 蓬勃发展，现在理论上已经基本成熟，并且在会计界和企业界具有很大的影响， 它的基本特点有p ： 1 成本信息的准确性和完全性 由于将产品的成本通过多层次的计算，即资源层、作业层、产品层三个层次， 将企业的资源价值精确地归结到各种最终产品上，所以各种产品的成本信息与传 统成本信息相比，更加准确。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 2 产品成本是一种责任成本 企业的每一个作业中心都同时是一个责任中心，作业成本法以作业为中间 层，将企业的资源价值归结到具体的某种最终产品中，因此产品成本是一种责任 成本。 3 成本是完全成本，因而是真实成本 传统成本法只将制造成本作为产品成本，将管理成本归结到期间费用中去， 而作业成本法将组织管理、生产时间等企业的资源价值归结到产品成本中，是一 种更加完全、真实的成本。 目前国外石油公司控制成本的主要措施有如下几个方面“m ”“”： ( 1 ) 强化核心业务，出售非核心资产 出售非核心资产和进行资产优化，强化核心优势业务，精简非核心业务，是 国外石油石化公司在9 0 年代普遍采用的优化资产质量，降低成本，提高运营效率 和盈利水平的有效做法。这是一种w + t ( w e a k n e s s + t h r e a t ) 战略，减少了企业存 在的缺陷，以应对威胁。主要方式有资产剥离，资产置换，资产转让等。资产剥 离是指国外大石油公司出于自身战略上的考虑，将非核心业务资产和低效无效资 产通过出售等方式处理掉。资产置换是一种“双赢”的行为，是资产双向流动的 过程，有助于发挥双方在资产经营方面的优势。 ( 2 ) 提高勘探技术、降低成本 利用新技术可以提高勘探成功率和降低勘探开发成本，也可使原来无开采价 值或不可能开发的资源变为可开采的资源，这点对独立石油公司来说十分重要。 近l o 年来的技术进步是石油平均勘探开发成本下降了6 0 ，而探明的储量比1 0 年 前增加了6 0 。 充分利用先进的勘探技术来降低成本，提高效益将给独立石油公司带来更大 的机会，发挥自身擅长于资源条件较差的区块开发的优势。 ( 3 ) 开展新的业务，如天然气等 由于天然气比石油后备资源丰富，又具有在生产和消费过程中环境污染小的 突出优点，将在2 l 世纪超过石油成为第一大能源。抢占天然气资源和市场是各个 石油公司的重大战略之一。 ( 4 ) 改善管理，通过提高效率束降低成本 强调市场的重要性，提高对市场变化的快速反应能力为目的的机构改革和调 整，精简机构，减少管理层次，减人增效，是国外石油公司目前降低成本的主要 做法之。2 0 世纪8 0 年代以柬，仝球信息技术的高速发展，信息技术在石油化工 东胜公司物资及其成本管理系统研究 领域的应用日趋深入广泛，石油化工业已经跨入了信息集成时代。总的趋势是依 托网络化实现生产过程和经营过程中各环节的集中计划、监控、管理和协调，依 托模型化对生产过程和经营过程以及战略决策进行模拟和调整，使之集成化和科 学化。2 0 世纪9 0 年代以来，电子商务成为传统行业优化作业流程、提高运营效益 的有效手段，尤其是网络泡沫破灭之后，传统的行业大公司的电子商务成为网络 经济仅存的几个亮点之一，而且各大石油公司对信息技术的应用更加深入，普遍 采用了e r p 系统来改善管理。例如，目前壳牌石油公司在全球大约有6 0 个独立的 e r p 系统在运行。 ( 5 ) 推行围际化战略，争夺全球优质资源 国外石油公司通过收购、交换邻近油气田和在一定区域内成为上游合资公司 等方式实现油田的连片开发和经济规模的扩大。由此推行国际化战略争夺优质资 源降低成本，增加效益。 ( 6 ) 通过建立战略联盟或并购重组来获取竞争优势 1 2 2 石油企业物资管理及信息系统应用研究进展 物资管理属于企业物流综合管理的一部分，如下图所示“： 圆匝固 一一p 一_ 一一vv 一 图1 2 企业物料流动图 f i gi 2t h ef i go fe n t e r p r i s em a t e r i e lf l o w a g e 图中有三个概念：配送管理、物资管理和企业物流，它们分别有着不同的外 延和内涵。配送管理侧重于产成品从生产地流向消费地过程中的搬运和移动等 东胜公司物资及其成本管理系统研究 “输出n 陛活动的研究：物资管理对为获取生产所需全部材料所发生的全部活动 的研究，其中包括生产和库存管理、采购、运输、搬运、验收等活动；企业物流 以材料为对象，将其从原材料采购、在制品及库存、产成品库存到消费地全过程 中的活动加以研究。物流及供应链理论的发展带动了企业物资管理理论的发展。 统一物权、全局筹划，科学管理物资采购、仓储和使用，一是在物资采购方 面建立强大先进的信息网络，利用现代发达的信息技术，及时、准确把握所需物 资市场的行情；统一进行采购，统一进行分配，统一进行管理。信息网络的上马 对于我国石油企业来说是当务之急的大事，较国外先进的石油企业来比，我们这 方面已经落后了许多。不难想象，在瞬息万变的市场经济中，耳不聪目不明的中 国石油行业是相当的被动。二是治理改变物资库存管理的旧模式，科学觌范经济 批量和定货点，阻先进的信息技术为保证，逐步实现“零库存”管理。三是加大 物资使用量的核定和监督力度，全面核准物资用量，形成标准定额，在标准定额 的基础上，现实节奖超罚。唯有按照科学的理论处理问题，企业才能沿着正确的 轨道发展“。 石油企业普遍规模较大，单一的业务处理系统已经无法满足企业发展的要 求，计算机技术的迅速发展及现代企业面临的巨大竞争压力使得石油企业对其信 息系统的研究高度重视，充分利用信息技术来改善与加强企业物资管理是石油企 业物资管理越来越明显的趋势n “。 信息技术和管理思想的发展使得信息系统从传统的业务处理系统、管理信息 系统一直到现在的e r p 系统、电子商务平台等。现代石油企业信息系统丌发有如 下特点“”1 ”： ( 1 ) e r p 是基础 企业的管理来自于业务需求的动力，e r p 是针对企业内部管理和运作的信息 系统。其它应用系统，如电子商务、供应链管理、客户关系管理、电子采购、电 子销售等信息系统，如果没有业务数据作为支撑，就会变成空中楼阁，无法充分 发挥这些应用系统的功能。大型石油公司普遍实施了e r p 系统，比如目前壳牌石 油公司在全球大约有6 0 个独立的e r p 系统在运行。e r p 实施是一个复杂的过程， 但成功的e r p 对企业信息管理的支撑和带给企业的效益又是巨大的，对于跨国石 油企业尤其如此。 企、经营管理是牵一发而动全身。企业的资源包括多方面，资金、人员、物 资、设备、场地、品牌等。企业的一个经营活动和决策命令是基于所有这些资源 而统筹规划和考虑的。同时企业的每个业务活动，都应该以财务的形式反映出来， 东胜公司物资及其成本管理系统研究 以便于企业的监控和把握。e r p 系统将企业的资源进行全盘规划，实现整体资源 的协调运作，以达到企业追求利润的最大化。为了提高企业的运营效率，目前企 业的组织结构越来越趋于扁平化，而扁平化的组织结构能够得以高效地运作 要求各部门之间的高度协同，协同的基础是信息的高度共享和实时传递。 ( 2 ) 避免信息孤岛 企业信息化的道路永远是一个刨叛的过程，因为技术是日新月异的，企业可 选择的工具的功能也在不断地变化。但有一点我们可以确认，如果企业还在重复 过去前人所犯过的错误，是绝对不可取的。其中之一就是信息化从分离系统开始。 集成不同种类的信息系统，就好比是要两个说不同语言的人进行沟通。s h e l l 公司为了整合过去分散的系统和数据而花费的代价是集成信息系统的几倍，这还 不包括由于改变s h e l l 职员的习惯和已经形成的观念，而付出的巨大的隐性成 本。s h e l l 和其它一些企业之所以走从分离系统到集成系统的道路，是历史的原 因造成的。在中国，很多企业已经有了实施、然后替代某个财务软件的经验，放 弃一个应用系统本身是一种投资的浪费和改变的痛苦。而现在仍然有很多企业还 在走前人已经证明行不通、而且自己已经走过的老路，这给企业管理信息化带来 了极大的风险* n g t 费。 ( 3 ) 网络化、电子商务化 3 0 年来，世界石油工业努力寻求技术的进步，然而，所有的进步都不具备 革命性的效果，因为它们只是让某一个具体的工作做得更好。因特网的诞生，则 提供了个以完全不同的方式来做事的机遇。英国石油分析家弗朗克伊努耶说： 因特网是一个革命性的契机，它将全方位地改造传统的石油企业。 事实上，当前几年网络热方兴未艾时，石油企业却似乎还颇有疑虑，没有采 取什么大的动作。但当“网站经济”的泡沫破灭之后，世界各大石油公司却争相 投入电子商务，不断地可以昕到企业宣布进行网上采购和建立电子市场的新计 划。在这些宣言的背后，是对因特网的意义越来越趋同的认识：因特网代表着成 本的降低、效率的提高以及将传统上在全球范围内分散经营的企业紧密联系起 来。 不过，如果凶特网提供的机会还仅仅在于电子商务的话，则对石油工业而言 它还难以被称做革命性的。事实上，在石油和天然气的勘探和丌发中，因特网同 样_ f 在改变石油企业的工作方式。现在，以壳牌、英国阿莫科等为代表的跨国石 油公司几乎都已建立了基于因特网的数据传输系统。在因特网的支持下，公司的 专家和公司以外的合作者以虚拟团队的方式工作，实时地丌展研究和讨论。这样， 东胜公司物资及其成本管理系统研究 公司不用在勘探现场派驻大量的专家丝毫不影响工程的质量和进度。 企业的内部管理当然也开始网络化了。网络无所不及的覆盖和实时高效的特 点使更大规模的合作成为可能。在过去的两年中，世界上最大的石油公司相互合 并或结盟，成为更大的公司和联盟。英国石油公司兼并了美国阿莫科石油公司和 阿尔科公司，美国的埃克森和美孚的合并，谢夫隆和德士吉的合并，以及英国阿 莫科石油公司、企业石油公司和克尔唛吉石油工业公司等组成的l o g i c 联盟等， 都体现了企业通过合作扩大“势力范围”的要求。这种要求从来就存在，但只有 在网络将管理范围无限化后，石油工业的超级航母才得以诞生。 专家预言，未来十年中石油工业的变化将比过去5 0 年内发生的变化还要大， 以因特网通信为基础的全球化经济，将迫使石油公司去适应或者死亡。 ( 4 ) 符合行业需求 具有行业特色的e r p 系统，才会是有生命力的系统。对于某些行业，其业务 管理有着其特殊要求，比如石油上游企业，e r p 系统要具有集成技术数据与管理 相关信息的能力，如( ；i s 系统。在石油勘探、开采方面存在着较大的风险，上游 企业为了降低风险，通常采用合资的方式联合开发资源。这样，业务管理就需要 管理信息系统具有“产品生产分成管理”、“合资企业会计”等类似功能的要求， 以便对开采的原油产品进行产品分成、利润分成、成本分摊、资产折旧等特殊问 题的处理。 大型石油公司为了加强产业中的优势，其业务不会只局限于某一个领域，业 务线通常会贯串于上游和下游业务。所以管理的要求也会有更为广泛的要求，如 对一次运输和二次配送、计划优化等方面的需求。如果上、下游的管理信息系统 不能很好地集成、实现信息的共享和信息的及时传递，就无法实现企业整体资源 的统一调配，实现企业整个油品供应链的优化。 ( 5 ) 降低系统成本 e r p 实施的最大难度不在于系统如何实现企业设计的组织机构和业务流程， 而是对业务流程进行清晰的描述与定义和业务流程的优化过程。所以，e r p 的实 旌耍有相当的时间用于使关键用户理解、明晰、接受设计的业务流程。在这个阶 段进行的业务流程优化是e r p 成功实施的关键。用户关注e r p 的实施成本一般只 是软件、硬件和实施服务的显性成本，而往往忽略人员的培训与教育、使用与调 动各种资源的成本及市场机会成本等隐性成本，以及今后系统的维护费用、满足 新需求的二次费用等后续成本( t c o 总体拥有成本) 。而隐性成本和t c o 往往是 实施e r p 直接成本的数倍，甚至是十几倍之多。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 e r p 实施中另外一个巨大的风险是系统之间的接口和二次再开发。正如上面 的举例，系统接口好比讲不同语言的人需要进行交流，二次开发好比一个人要学 习另外一门语言，为此目的所花费的代价、时间和精力是不言而喻的。并且用户 往往会因此忽略真正的目标：进行交流的目的不是学习语言，而是通过有效地沟 通进行业务交易。c i m s 曾经在全球风风火火了一段时间，但真正全面实施c i m s 的企业在国内外都是十分罕见的。其中最主要的原因是将c a d ( 计算机辅助设计) 、 c a m ( 计算机辅助制造) 、c a p p ( 计算机辅助工艺) 、m r p i i ( 制造资源计划) 和数 控机床等系统与设备集成起来的困难和所需的资源和投入，远远超出了理论的范 畴。 1 3 本文的研究思路及所做的工作 针对前面提到的东胜公司的特点与物资及其成本管理现况比较复杂的情况， 我们对如何加强东胜公司物资及其成本管理做了一些研究工作，并在此基础上开 发出一套计算机信息系统，我们开发的系统采用先进合理的方案进行设计，并对 方案作了实现，这增加了我们研究成果的通用性和参考性。本文主要的研究工作 紧紧围绕石油企业的物资及其成本管理业务流程中的三个主要环节： 物资管理业务流程分析： 物资成本管理的分析； 物资及其成本管理系统的设计与实现。 基于以上的研究工作，本文在以后章节中按提出问题、分析问题、解决问题 的思路做了如下编排： 第二章中，我们对东胜公司物资及其成本管理系统进行了全面细致的分析。 对系统各个作业进行了理论和实践两个方面的分析研究，包括物资编码管理、出 入库管理、库存管理、供应商管理等。最后从对成本结构的分析中给出了成本结 构分析的两个公式作为物资成本管理的模型。 第三章中，我们对东胜公司物资及其成本管理系统设计进行了研究。包括系 统的设计目标、总体设计、数据库设计、辅助决策设计等内容，系统设计的成果 给出了如何利用合理的先进的信息技术来改善东胜公司的物资及其成本管理现 况，提高管理决策的效率和可靠性的比较合理的解决方案： 第四章中，我们对东胜公司物资及其成本管理信息系统的实现进行了说明。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 通过图示和对系统的实现做具体说明，并在附录中给出了部分源程序代码。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 2 东胜公司物资及其成本管理系统分析 2 1 代码管理研究 东胜公司对于生产物资的信息化管理，以前采取实名的方式。这种方式由于 人为的不同习惯称呼造成了物资的重复统计、遗漏统计。鉴于东胜集团公司日常 生产和经营活动所涉及的物资与材料有近万种，日交易次数频繁，且由于没有进 行物资与材料、单位的编码工作，致使数据输入与数掘处理的工作量加大，并经 常出现同一物资不同称呼和同一称呼不同物资的情况；同时，物资与材料没有进 行编码管理也不符合现代企业仓储管理计算机化的要求。 信息分类编码是东胜公司信息系统开发中的重要基础工作。编码是将事物或 概念赋予一定规律性的易于人与计算机识别和处理的符号，它是人们统一认识、 统一观点、交换信息的一种技术手段。为避免重复采集、加工、存储，最大限度 地消除因名称不一致所造成的误解和分歧，减少诸如：一名多物，一物多名，对 同一名称信息的分类和描述不同，以及同一内容信息具有不同名称等混乱现象， 做到使事物名称和术语含义统一化、规律化，并确定信息与事物或概念之间的一 一对应关系，以保证信息的可靠性、可比性和适用性，使之成为信息系统中的标 准共享信息，没有对物资进行编码，计算机对物资的自动化管理只能是纸上谈兵 1 1 8 】 而物资的分类又是物资编码的前提，是将具有某种共同属性或特征的信息归 并到一起，把不具有上述共性的信息区分开来。分类是人类思维固有的一种活动， 己渗透到生活的各个领域。同常生活中确定方向有东、西、南、北之分；走进书 店可见军事、经济、文学、工程技术等分类标示牌；交通岗的红、绿灯显示也是 一种分类。也可以说，分类是人们识别、区分、判断事务的一种逻辑方法。 编码是分类的细化，使用符号体系将所属事务、信息进行固化的过程。代码 作为标识每一分类对象的符号，把某些专用含义赋予代码，其功能可扩展为排序、 统计与区分。编码的主要作用是： i 便于计算机处理。在对物资分类的过程中，代码都是按照物资在相应集合 中所处的位置产生的。计算机再进行分类、汇总、统计、校对、排序处理是最为 力便。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 2 由于代码是统一的标识语言，唯一标识了对应的物资，可以利用计算机网 络，相互交换物资信息，实现资源共享。 3 便于物资体系的维护。 在信息编码中，编码的逻辑构思和代码的合理结构是计算机应用工作者在开 发信息管理系统中首先要考虑的问题之一。因此，编码时应注意以下原则“： l 选择适当的代码长度 代码所占有的字节数称为代码长度。代码长度与代码出错率、信息处理负荷 的大小成正比，即代码长度的增加将导致代码出错率、信息处理负荷量的增加。 所以编码在满足系统容量，留足扩充信息量的条件下，应尽可能减少代码长度， 选择最小代码长度值。 2 具备逻辑性强、结构合理、可读性好的特征 编码是要确保每一代码与每编码对象的对应，物种无雷同现象，具备 唯一性。代码的结构应遵循一定的规律充分表达代码的含义，具备分类、排序、 索引、查询的特性和便于业务工作人员识别、阅读、记忆。 目前，不少软件研制中的编码设计及使用情况存在许多问题。其中，普遍性 的问题是设计一个庞大的编码库，然后对其进行频繁检索操作。这可能降低使用 效率，又给管理维护带来了诸多不便。轻者影响工程进度，重者成了导致系统失 败的主要原因之一。因此有必要进行分析，并给出好的解决办法啪1 编码设计的宗旨主要是针对编码规则，如果规则确定好了，把这些规则按一 种合适的结构压缩存放起束，在对规则进行快速组合产生实际编码。这无疑会节 省空间，提高应用效率。存贮对象要少，存贮结构映射得有利于简化各种操作。 这是结构设计的主要目的。计算机有能力识别处理对象，并应用事先存放好的规 则处理对象。 我们在实际调研的基础上，结合编码理论对东胜集团公司的物资与材料进行 分级分类编码，以简化其仓库管理的业务流程，提高其仓库管理水平，减少操作 人员的数据输入的工作量。我们新设计的系统采用了新的比较完整的编码库体 系，对某物资在公司物资及其成本管理信息系统中的业务处理全部在后台采用其 编码进行，对物资成本的统计做到了数据的完整与一致。 物资与材料编码采取五层9 位码，其层次为2 一卜22 2 ： x xx xx xx x 大类中类小类物资名称物资规格 这种数据组织形式将生产用设备、工具等按照类别先进行分类，再对同一 4 东胜公司物资及其成本管理系统研究 大类的物资进行细分为中类、小类。 每一编码代表具体的物资，包括具体的规格、型号、尺寸，例如白炽灯泡， 1 0 0 w 和6 0 w 用两个不同的编码表示。 为了对编码库进行管理，客户要求编码的管理必须达到方便、准确。我们在 系统中设计了编码管理的模块，这个模块主要用于对东胜公司的物资编码库进行 管理、转换、分发，依托计算机网络，来完成物资数据编码的实时数据处理，包 括材料编码的制定、材料名称的统一、编码的录入、校验、修改、编码数据库的 分发等。 编码管理业务数据流程图如下图所示： 图2 1 编码管理流程图 f i 9 2 1t h ef l o wc h a r to fc o d es y s t e mm a n a g e m e m 22 出入库管理分析 2 2 1 采购入库管理 通过对东胜公司实际情况的调研，我们发现目前东胜公司在材料采购巾有如 卜- 一些管理问题： l 材料采购“暗箱操作”。突出表现在：一是采购人员到企业虚开发票、瞒 报价格。一个几十元的阀门，采购员回来后便可在报账上百元；二是为了多拿回 东胜公司物资及其成本管理系统研究 扣，不重视供货商的生产能力和产品质量。结果为贪图小利，把质次价高的材料 买回企业。 2 材料入库验收不严。按材料的管理要求，不管采购任何材料，必须严格验 收入库。然而，一些企业的材料验收工作却松松垮垮，不仅假冒伪劣产品能顺利 过关，而且数量短缺也不予以追究。 经研究，企业物资采购加强管理、降低成本常用的策略有如下一些 【2 1 】【2 2 【2 3 1 2 4 ) ： 1 实地考察法 由企业管理部门和物资采购部门共同组织人员对生产厂家进行实地考察，了 解和掌握厂商的生产许可证、质量证书、企业规模、生产技术水平、检测机构、 生产能力、产品成本、企业信誉和营业执照等资料和情况。 2 价比三家法 对多个供货厂商的同种产品进行多方了解，进行比质、比价、比信誉和比售 后服务，在同等条件下择优择廉采购。 3 最高限价法 分两类：一类是成立物价管理委员会，定期组织市场物价调查和搜集，并讨 论制订主要物资采购的指导价格或最高价格。另一类是成立物价管理领导小组， 定期组织市场物价调研，负责拟定采购物品的最高限价，报有关主管领导批准执 行。 4 强制比例压价法 凡是从经销商手里采购的货物，要求采购员起码降价5 。 5 共同谈价法 规定在与厂商进行价格谈判时，必须有采购员、托收员和业务主管人员等一 道进行定价，防止“暗箱操作”和舞弊。 6 内部比价法 是指采购部门内部对采购同类物品的物价进行比较。谁能采购价廉物美的物 品，就让谁从事采购，以推动各采购员之间相互借鉴，促进采购水平的提高。 7 专家论证法 对一些非标准设备，以及多年未采购过的物资，邀请有关部门专家、学者咨 询论证，共同研究确定底价，然后再邀请几个生产商投标成交价不得高于底价。 8 招标订货法 公开招标订货是种科学的择优并廉价的采购方式，它摒弃了“对一，的 东胜公司物资及其成本管理系统研究 讨价还价格局，体现了市场经济条件下“公开、公平、公正”竞争的特点。无论 是大宗物资还是小宗物料，无论是供货厂商的选定还是货物承运单位，都可进行 招标。招标方式既可以是公开竞标，也可以进行电话招标和信函招标等多种形式。 实践证明，凡符合如下条件的物资采购，都可实行公开招标定价：一是金属材料 一次采购金额在30 万元以上的；二是专用设备、非安装设备一次采购金额在5 0 万元以上的；三是其他物资一次采购金额在20 万元以上的；四是规定必须实 行招标订货的物资采购，不受采购金额大小限制。 9 多头出击法 比如，为了买到质优价廉的电缆，采购员先是对市场行情进行深入了解，至 少掌握甲、乙、丙三个生产厂家的情况，而三个厂家的产品质量、价格均不一样。 甲厂的电缆质好价高；乙厂的电缆质中价廉；丙厂的电缆质次价高。为了用乙厂 产品的价格买到甲厂的电缆，采购员就赶到甲厂进行侃价，而甲厂又不想降价时， 他就可当着甲厂谈判人员的面与乙厂联系，详细询问乙厂的价格情况r 故意让甲 厂人员知道) ，并造成很可能与乙厂签订购买合同的印象。这样，甲厂人员害怕 失去销售机会，可能主动进行降价，并与采购员签订购销合同，使采购物资采购 技法 1 0 改制代用法 为节约采购资金，降低生产成本，采购员通过购买能够代用的零配件，对企 业的旧设备和仪器、仪表等进行改装修复，然后投入生产，以节约采购资金。有 的企业通过这项措施，一年就可降本增效达数百万元。 1 1 国产替代进口法 这是指在国内有同样产品，且质量也合格的情况下尽量采购国产货，以降低 采购成本。比如，油田常用的一种套管的价格，进口的比国产的每吨高出320 o 元，而性能等方面却相差不大，完全能满足用户的要求。江苏石油勘探局就是 采取这一措施，在今年的l 8 月，为企业节约采购资金576 万元。 1 2 成本核算定价法 、通过对生产厂家材料费用、人工工资和车间费用的深入了解，来计算单位产 品的生产成本，再通过单位产品的生产成本来确定该产品的订货价格。 1 3 公布采购价格法 山物资管理部门定期对所有业务人员的物资采购价格进行张榜公布，以便全 体职工进行民主管理与监督。把采购价格管理的重点，从定期组织价格检查转到 定期价格公布，尽量实施“阳光采购”。 东胜公司物资及其成本管理系统研究 1 4 签订廉政协议法 这是一项为防止业务人员吃拿卡要、收受贿赂的廉政建设措施。在与生产厂 商签订供货合同的同时，签订“廉政协议书”，明确供需双方在物资供需中应尽 的廉洁义务，其中包括：供货厂商在供货过程中不得以任何名义、任何形式贿赂 采购人员；不得出资安排采购方人员旅游、赴宴或高消费娱乐活动；不得向采购 方人员馈赠礼品、礼金、礼券等；供货方因向采购方人员施行不正当行为，给采 购方利益造成损害，受到司法机关及纪检监察部门立案查处，供货方负有陪偿经 济利益损失的责任。还可规定，凡违反协议的厂商，无论情节轻重，一律取消其 向协议厂家供货的资格，采购方有权断绝业务往来。 1 5 采购合同会审法 这是一种事前把关的方法，主要是做到“三合法”和“五不