（系统工程专业论文）基于BPR的科学基金信息管理系统的分析与设计.pdf

基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 摘要 信息系统的开发需要有效的分析方法，b p r ( b u s i n e s sp r o c e s s r e e n g i n e e r i n g ) 为信息系统的开发提供了新的思想：面向流程和流程创新的 思想。也就是在流程合理化和优化的基础上再设计相应的信息系统，从而 充分挖掘信息系统的潜力，大大提高流程的营运效率。 本文以辽宁省科学基金信息管理系统为例，介绍了一种面向业务流程 的信息系统分析方法。首先对科学基金管理的业务流程进行了详尽的分析， 针对流程中存在的问题对流程进行再造，并进一步进行了信息化改造，在 此基础上设计系统的功能体系结构与数据体系结构。 这种面向管理业务流程的分析和设计方法，使得信息系统的开发与管 理业务密切的结合起来，使管理变革与信息化形成了一个有机的整体，这 样开发出来的信息系统能够更好的为管理业务服务。 关键词：信息系统；b p r ：业务流程 基于b p r 的希 学基金信息管理系统韵分析与设计 a b s t r a c t a ne f f e c t i v e s y s t e ma n a l y s i sm e t h a d i sn e e d e di 1 i n f o r m a t i o n s y s t e m d e v e l o p m e n tp r o c e s s b p r ( b u s i n e s sp r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ) p r o v i d e san e w i d e af o ri n f o r m a t i o n d e v e l o p m e n t ：b u s i n e s sp r o c e s s o r i e n t e d a n db u s i n e s s p r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ， a n e x a m p l ei si l l u s t r a t e di nt h i sp a p e r , w h i c h i sas c i e n c ef u n di n f o r m a t i o n m a n a g e m e n ts y s t e m o f l i a o n i n g p r o v i n c e a n db a s e do nt h i se x a m p l e ，ak i n do f b u s i n e s sp r o c e s s - o r i e n t e di n f o r m a t i o ns y s t e ma n a l y s i sm e t h o di si n t r o d u c e d f i r s t l y m a k e s a l l e x h a u s t i v e a n a l y s i s t ot h eb u s i n e s s p r o c e s s o ff u n d m a n a g e m e n t ，a n dt h e nr e e n g i n e e r st h ep r o c e s st o t h eq u e s t i o n se x i s t i n g ，a n d c a r r i e so nt h ei n f o r r n a t i o n b a s e dt r a n s f o r m m i o nf u r t h e r t h e n ，o nt h i sb a s i s ，t h e f u n c t i o n s d e s i g n i n g a n dd a t as t r u c l y t l r e s d e s i g n i n g o ft h e s y s t e m c a nb e c o m p l e t e d a p p l y i n gt h i sk i n do fb u s i n e s sp r o c e s s o r i e n t e ds y s t e ma n a l y s i sm e t h o d ， i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y i s o r g a n i c a l l yi n t e g r a t e d w i t h m a n a g e m e n t t r a n s f o r m a t i o n ，a n di n f o r m a t i o ns y s t e mc a ns e r v ef o rm a n a g e m e n tb e t t e r k e y w o r d s ：i n f o r m a t i o ns y s t e m ；b p r ；b u s i n e s sp r o c e s s 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 1 引言 1 1 问题的提出 在当今新技术革命浪潮中，基础性研究的战略地位与作用十分重要。 基础性研究的使命是不断探索自然界的规律，追求新的发现，积累科学知 识，创立新的方法，为认识和改造世界提供理论和依据。它是科技与经济 发展的源泉和后盾，是新技术、新发明的先导。基础性研究的重大突破， 必将带动新兴产业群的崛起，引起经济和社会的重大变革【l 】。 以“政府拨款、宏观引导、自由申请、民主评审”为主要特征的科学 基金制是发达国家资助基础研究最有效的途径之一。我国1 9 8 2 年试行国 家自然科学基金，1 9 8 6 年成立国家自然科学基金委员会，此后，许多省( 市) 相继建立地方科学基金，并取得不断发展。这标志着以国家自然科学基金 为主、各行业和地方科学基金为辅的科学基金体系在我国已经建立起来， 我国对基础研究和应用基础研究的支持进入科学基金制的主渠道【3 】。伴随 着科技体制改革而诞生的科学基金制是一种本质上区别于行政拨款的科技 拨款制度，它的特点是充分依靠科学家群体进行民主管理，把竞争机制引 入基础研究，从而使得知识生产要素得到优化配置。经过十多年的成功实 践，已初步建立包括咨询、决策、执行、监督四个系统相协调的管理体系， 形成了平等竞争、科学民主、鼓励创新三个机制，发挥了导向、稳定、激 励三种功能，在资助项目、培养人才、稳定基础研究队伍、提高研究水平 等方面起到了重要的推动作用，成为我国支持基础研究的主要渠道之 1 4 - 5 。 辽宁省科学基金是用于资助全省自然科学领域基础性研究与应用基础 研究的专项资金，分为三类：自然科学基金、博士人员科研启动基金、优 秀青年科研人才培养基金。对申请资助的科研项目每年集中受理一次，一 般在3 月中旬，遵循“自由申请、公平竞争、专家评审、择优资助”的原 则。 负责省科学基金管理工作的部门是辽宁省科学基金服务中心( 以下简 称基金中心) 。基金中心的主要工作职能是向全省各个具有基础科学研究能 力的科研院所、高等院校等单位的基础科学研究人员提供资助。这种资助 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 主要是通过项目的形式完成的。所以基金中心的主要工作是对项目的管理， 包括受理项目申请、组织专家评审、批准项目资助、在研项目管理、项目 成果管理等等的一系列工作。 自基金中心成立以来，经过几年的发展，对实现科学基金实施的目标 做出了很大贡献。但是，为了达到提高科学基金资助项目水平、增强科研 成果储备的最终目的，需要进步提高管理工作，特别是加强省科学基金 资助项目的实施、成果及其转移的管理。传统的工作方式严重阻碍了工作 的进一步提高，亟待改革。可喜的是，近年来计算机技术及网络技术的飞 速发展，为实施科学基金的有效管理提供了很好的工具，利用信息技术可 以有效的提高管理水平和工作效率，减少重复劳动和工作误差，从而实现 科学基金管理工作的科学化、程序化和规范化。 信息技术的应用并不是模拟手工业务处理方式和处理流程，它改变了 原有的管理模式，需要重新考虑和重新设计符合信息技术特点的新的业务 流程【6 j 。因此，信息系统的设计往往伴随着业务流程的重组，也就是b p r ( b u s i n e s sp r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ) 【7 9 1 。 现代信息技术在管理领域中的应用始于2 0 世纪5 0 年代，伴随着信息 技术的迅猛发展，这种应用的广度和深度都在不断的扩展，传统的管理思 想和管理模式受到了前所未有的冲击。9 0 年代以来，计算机网络技术尤其 是i r t t e r n e t 技术的出现与发展，又为各方面的工作带来了新的机遇与挑战。 如今，为了顺应新时代的信息化浪潮，无论是企事业单位还是政府机关， 都在进行自己的信息化建设工作。但是，我们应该清醒的认识到，要使信 息化有效的在管理中发挥作用，不单纯是技术方面的问题，而必须使信息 化与管理变革相结合来实现【1 0 1 。几十年来信息化建设工作成败的历史表 明，凡是能与管理业务紧密结合，并对不合理的业务流程加以改造的，就 能取得成功，否则就会遇到挫折，导致失败。因此，b p r 成为信息化建 设工作中的关键，也就是如何把信息技术作为一种有效的工具引入到业务 流程中来o2 1 。基于b p r 的思想，我们设计并开发了辽宁省科学基金信息 管理系统。 1 。2 国内外同类问题的研究现状 流程是由一系列活动按照一定的逻辑关系组成的，任何人类活动都有 一定的节奏，都可以按照时间展开，从而形成沿着时间轴流动的过程。 2 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 业务流程就是为完成某一目标或任务而进行的一系列相关活动的集合【1 4 】。 b p r 是9 0 年代美国学术界提出的企业管理新概念，指企业针对市场环境 和顾客需要，对其业务流程进行“根本的重新思考”和“彻底的重新设计”， 再造新的业务流程，以求在速度、质量、成本、服务 即所谓t q c s ) 等各 项当代绩效考核的关键指标上取得显著的改善【l ”。流程不只是企业才有， 所有的社会组织，包括一切机关团体，企事业单位凡是有人类活动的地方 就有流程存在。因此，业务流程再造的问题就不只是企业的问题，也是一 切社会组织的问题，特别是管理机关和事业单位的问题 1 3 1 。 m i c h a e lh a m m e r 曾经说过：“进入9 0 年代时，有两个新的工具可用来 改变企业，一个是信息技术由电脑、应用软件与通信技术所提供的能 力：另一个是企业过程再工程对组织的工作流程与程序进行分析和设 计，或称再生工程【l ”。”事实上，b p r 出现在2 0 世纪末，与信息技术的发 展及在企业中的广泛应用是密不可分的。信息技术的发展改变了原有组织 和管理体系的信息基础，即改变了主要依靠语言和文字的信息交流方式、 主要依靠人脑和手工的信息处理方式、主要依靠人脑和文件的信息存储方 式，可以实现信息的快速处理与传递；实现全方位的信息共享；实现异她 控制及分布式工作的统一协调。因此，现代信息技术的发展呼唤全新的业 务流程的出现l l “。 b p r 的核心是面向业务流程的观点。业务流程的重要特点之一就是跨 越职能部门边界。b p r 要求打破职能部门的界限，从业务流程的角度分析 问题。从而为信息系统的建设提供了新的思想：面向流程和流程创新的思 想 17 - 1 8 。 原有的信息系统规划方法大多是针对职能化的组织环境它们的出发 基础是企业的职能部门，而b p r 则要求从流程出发来进行信息系统规划。 职能与流程这两种观念上的差别必然会对信息系统规划产生巨大的冲击。 这主要体现在如何获取信息需求上，可以将其归纳为下列三个方面【1 9 - 2 1 】： ( 1 ) 信息需求的创新性。传统的信息系统通常是将现行手工运行方式进行 自动化，因此，面向职能的信息系统规划方法一般都是以现有的业务运行 方式为基础，按照数据关联和系统划分的原则来规划信息系统，但这种方 法没有考虑业务运行方式本身的合理性，可能会使原来错误的运行方式错 上加错。而基于b p r 的信息系统规划首先要对流程进行再思考，在流程优 化中提出信息需求，而不是简单的自动化。因此，这种信息需求将是创造 性的、革新性的。 ( 2 ) 信息需求的来源。面向职能的信息系统规划主要按职能部门来收集企 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 业的内部信息需求，并通过部门之间的信息接口来达到信息一体化。但由 于多年来根深蒂固的部门界限，信息在部门之间的传递或多或少会受到阻 碍。这些必然会影响信息系统的运行效率。所以，在基于b p r 的信息系统 规划中，内部信息需求应当来源于流程，而不是职能部门。 ， ( 3 ) 信息需求的一致性。各职能部门提出信息需求时，会从自己部门的利 益出发，提出对自己最有利的信息需求，特别是部门问的接口信息，往往 会出现对同一信息的需求不一致，信息系统规划人员难以确定这些信息需 求的合理性。而基于b p r 的信息系统规划则从流程出发而忽略了职能部门 之间的界限，因此能够较为完整的找出合理的信息需求。 显然，这些问题都是面向职能的信息系统规划方法所无法克服的。只 有当信息系统规划是从流程而不是从职能部门出发，并对流程进行彻底的 再思考，才能解决这些问题。一个根据业务流程设计的系统能提高信息处 理效率，更好的实现信息集成，更好的适应组织机构变化。尤为重要的是， 面向业务流程的思想使人们有意识的审视现有的业务流程的运作情况并发 现其中的问题，通过取消一些不必要的活动并重新设计业务流程，在流程 合理化和优化的基础上再设计相应的信息系统，从而充分挖掘信息系统的 潜力，大大提高流程的营运效率。 1 3 本文的研究思路及主要工作 在信息系统的建设中，系统分析人员面临的最大问题就是对应用领域 要有比较深刻的认识，并能够抓住其中的实质性问题【2 2 。2 8 】。目前，如何围 绕业务流程进行信息系统分析，还没有很成熟的方法。本文以辽宁省科学 基金信息管理系统为例，介绍了一种面向业务流程的系统分析方法。 首先，对于科学基金管理原来的业务流程进行分析，找出了流程中的 一系列工作主体，及各工作主体所负的职责。在此基础上设计新的业务流 程，克服了旧有的弊端。接下来对业务流程进行信息化改造，也就是将信 息活动从流程中分离出来。通过这样层层深入的分析方法，可以对应用领 域有比较深刻的认识，并能够抓住实质性问题。在此基础上，设计系统的 功能体系结构以及数据体系结构就水到渠成了。 本文重点分析项目申报管理的业务流程，从系统的功能体系结构、数 据体系结构、系统实现的有关技术与方法以及系统实施结果等几个角度进 行了介绍。 基于g p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 2 科学基金信息管理系统的分析 2 1 科学基金管理总体业务流程分析 国家对基础性研究的支持主要通过实旋攀登计划、设立国家自然科学 基金、建立国家重点实验室等来进行 ，9 】。各地方科学基金近几年发展也相 当迅猛，其原因主要是科研经费的分配方式得到了广大科技人员的认可， 随之也提高了科研经费的使用效率，产出了更多的科研成果。对于省基金 中心以及项目承担单位而言，加强科学基金项目的全过程管理，对于提离 科学基金项目的研究水平和管理成效，增强承担单位的科研实力和水平， 具有十分重要的意义。 科学基金项目的全过程管理可分为项目的前期管理、后期管理和期后 管理三个阶段，既科学基金项目的申报管理、跟踪管理和成果管理三个阶 段( 如图2 1 所示) 。这三令阶段的管理工作是相互联系、相互依存、相互 促进和相互制约的，每一个环节或过程管理工作的好坏，都将影响到项目 管理的整体效益。下面对每个阶段的工作进行简要的介绍。 厂 厂 广 叫申报管理r i 跟踪管理卜+ i 成果管理r 图2 1 科学基金管理的总体业务流程 项目申报管理是科学基金管理中的一项重要工作，包括项目受理、项 目评审两个主要环节。由基金中心根据省内科学基金研究资源的情况下达 计划，由申报单位在本单位内组织和负责项目的申报管理。基金中心受理 各申报单位报送的项目资料。申报受理阶段结束后就进入了项目评审阶段。 经过初审、学科评审组评审、综合评审三个步骤后，最终确定资助哪些项 目，基金中心拨款进行资助。 通过科学、严谨的评审过程找出优秀的项目进行资助，只能说做好了 基金制工作的一半。另一半重要的工作便是项目的中后期管理。对于基金 中心来说，如果没有有效的中后期管理，难于保证研究质量；对于申报单 位来说，学科得不到发展，科研水平得不到提高。项目的跟踪管理就属于 项目中后期管理的范围。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 基金中心对获资助的项目实行动态跟踪管理，必要时派人员进行现场 检查和监督。各项目承担单位要分别建立项目档案并于项目发布实施后 每半年后一个月内向基金中心报送一次项目实施管理报告，包括报告期内 本单位所有在研基金资助项目进展情况，取得的阶段性成果及论文发表、 引用情况，资助项目正常进展、暂停或无法进行的数量、比例及其原因和 解决措施等内容。同时附报各项目研究进展报告。对于不能完成以上要求 的项目承担单位，基金中心会视具体情况按照有关制度进行处理。 一项科学基金项目总结完成后，并不意味着项目管理工作的结束。这 时进行的管理是期后管理，也就是项目成果管理。目前，在我国科学基金 制体系中，适应社会主义市场经济和国家创新体系需要的技术发展和转化 还相对薄弱，很有必要加强科学基金项目的期后管理工作，强化科技与经 济的进一步结合，这是科学基金项目成果管理的中心。 成果包括结题报告和成果报告。项目承担单位应于各基金资助项目主 要研究工作完成后二个月内向基金中心报送项目结题报告。结题报告主要 报告课题进展过程中出现的各种问题，对课题是否按原计划完成，有什么 新的研究，理论是什么等进行说明；成果报告是一本学术性的研究报告， 是研究成果的集成。包括研究成果的主要思想、方法、工具、结果，应用 情况及应用前景等，还包括发表相关论文的索引、鉴定情况、获奖情况等 辅助性材料。基金项目完成后3 年内发表的有关论文、成果转让和以其为 基础的研究项目列入国家级科技计划及获国家自然科学基金资助，以及该 项目受奖情况等均属成果管理的范围，项目承担单位应在成果报告中向基 金中心报告上述情况。 下面主要以项目申报管理这一环节为例，介绍面向业务流程的系统分 析与设计思路。 2 2 项目申报管理及业务流程分析 2 2 1 现状分析 经过几年的发展，项目申报管理工作已经形成了一套完整的业务流程。 省科学基金项目申报采取限额申报的原则。首先由基金中心根据全省 发展科学技术的方针、政策与规划，结合学科发展战略，发布省科学基 金项目申报指南，提出资助的主要范围，指导申报。申报者及所在单位可 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 以通过基金中心咨询申报事宜，并需要到指定地点去购买省科学基金项 目申报表( 以下简称申报表) 和有关资料。申报者必须按规定的格式，认 真、实事求是的填写申报表，申报者所在单位负责对本单位的申报项目严 格审查，筛选出优秀项目予以申报。在规定的受理时间内，将项目申报表 ( 一式六份) 统一报送到基金中心。基金中心负责将所有项目申报表进行 汇总。接下来将进入项目评审阶段。 省科学基金项目的评审按初审、学科评审组评审、基金中心综合评审 的程序进行。第一步是初审，由基金中心的业务人员操作，侧重对项目申 报表的填表质量进行形式审查，对不符合填表规范等要求的项目予以淘汰， 这充分体现了科学基金制的内在的科学性和严谨性。第二步是学科评审组 评审，基金中心的业务人员将初审合格的项目按其所属领域、学科分类分 组后，组织有关专家组成学科评审组进行评审，一般是采取会议评审的形 式，由有关专家对项目的水平、意义、应用、前景、具备条件等方面做出 明确评定，分档排序。第三步是基金中心的综合评审，基金中心的管理人 员要依据学科评审组的建议，进行综合评审。再根据每年经费总额和各类 别平均项目资助强度，确定年度各类副基金资助项目数量，提出年度各类 别基金资助项目和经费分配草案。在此工作的基础上，编制年度各类别基 金资助项目和经费计划，提交上级领导讨论通过后，统一发布执行。接下 来，获得基金资助的项目申请单位，要负责对项目研究工作的组织、监督、 管理的工作。 根据省科学基金项目申报管理的工作流程，我们可以绘制出项目申报 管理的业务流程图( 如图2 2 所示) 。把基金中心的“业务层”，“管理层”， “决策层”的工作分开考虑，涉及到7 类工作主体：决策层、管理层、业 务层、评审组、财务处、申报单位、申报人，每个工作主体都有自己的工 作和责任。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 申报单位申报人业务层管理层 砍策层评审组 财务处 * 方针政策j 编制指南 组织项目i1 分配名额 l t 分配指标f 填表 申报 j 初审i l 笙璺l 分类、分组l il 会议评审l l 综台评审 1 - 综舍排序 二) l 决策 if 达计虹 - l 拨款 i 项目登记1 l l l 项目研究l 图2 2 申报管理原来的业务流程图 由图中可以看出，决策层的工作主要是制定当年科学基金的方针政策、 最终决定资助哪些基金项目。管理层则根据决策层所制定的方针政策，制 定并发布省科学基金项目申报指南，下达各单位申报基金项目的计划；更 重要的工作是在学科评审组评审的基础上对项目进行综合评审、综合排序， 为决策层领导最终决定提供决策依据和决策支持；基金项目资助计划编制 完成后向申报单位下达资助计划并通知财务部门拨款。业务层主要是受理、 汇总各申报单位报送的申报表，受理结束后对申报表进行初审( 形式审查) ， 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分 亍与设计 淘汰不合格的项目，将初审合格的项目根据学科分类并根据评审的要求进 行分组，组织专家组成学科评审组进行评审，并汇总评审结果。财务处负 责按资助计划为获得资助的项目进行拨款资助。评审组只有一项任务，但 是非常关键的任务，就是根据基金中心的要求对每一个项县进行公正的评 审。申报单位具有组织本单位的项目，并对获得资助的项目进行监督和管 理的责任。申报人的工作就是认真填写项目申报表进行申报，项目立项后 负责项目的研究工作。 分析项目申报管理原来的业务流程后，发现了不合理的地方。由于科 学研究选题具有难以精确定量测评的特点，因此如何科学、公正韵遴选出 优秀的研究课题是一项关键并且艰巨的任务，也就是要建立什么样的评审 制度。参考国内外科研项目评审的有关方法，省科学基金的评审制度从某 种程度而言有些欠缺。让我们来看国家自然科学基金的项目评审程序。它 是按学科初审、同行评议、学科评审组评审、委务会议审批四个步骤进行 的。同行评议是遴选项目的基础，一般采取通讯书面评议。学科评审组在 初审、同行评议基础上，对申请项目进行复审，根据学科资助政策、优先 支持条件和资助经费与项数的控卷4 指标。提出建议资助项目及瓷助金额。 与之相比较，省科学基金的评审程序缺少了同行评议这重要环节。 随着工作的不断发展，原来的手工处理业务方式也暴露出了越来越多 的问题。从管理的角度考虑，省科学基金在全省科技界享有较高的声誉， 在很大程度上因为实行了“三审一决策”的评审制度，即初审、专家评审、 基金中心综合评审和厅领导审定。这一体系得弱捅护主要是函为它努力角 制度来保证科研经费分配的“公平”。但是，科研经费分配的“公平”更重 要的是源于科技人员有同样的机会了解科学基金资助的方向、申请项目的 评审过程和资助项目的执行情况，同时必须保持科学基金的运行过程有足 够的“透明度”。旧的工作方式造成信息传输渠道不通畅，基金中心管理人 员不能及时掌握项目申报单位的项目情况，而申报单位和个人也不能方便 的了解科学基金的运行过程，这样就严重影响了科学基金工作的“透明度”。 从信息处理的角度考虑，基金中心的一些主要工作：受理申请、组织评审、 批准资助等等，这些工作都涉及大量的文字资料和表格，人工处理起来既 繁琐又枯燥，容易出现错误，并且产生大量重复劳动，严重影响了工作的 效率，导致基金中心面临着人员少而任务繁重的困难。另外，项目申报以 前，各申报单位要去指定地点购买申报表及相关材料，这也给申报单位带 来了不便。 综合以上分析，有必要进一步完善业务流程，并将信息技术应用到管 9 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 理工作中来，由计算机代替手工处理部分业务，以减少重复劳动，提高工 作效率，使省科学基金的管理更加简洁、快捷、高效。 2 2 2 业务流程再造 由于省科学基金申报管理的流程比较清晰、完整，因此业务流程再造 的主要工作就是进一步完善省科学基金的评审制度，增加同行评议的环节。 这样，工作主体也相应的增加了一个：同行专家。同样可以绘制再造后的 新的业务流程图( 如图2 3 所示) 。 申报单位申报人业务层管理层决策层同行专家评审组财务处 方针政策 编制指南i 相织痂日 1 分配名额 o ”i ， 1 分配指标 1 填表i 申报 丫 l 初审i l 遘选专家j i 通讯评议 | 汇总 ， ：i 分类、分组 - i 会议评审： 综合评审1 ， 综合排序 _ 1 f 叫决策 ， i 下达计划i_ i 拨款 项目登记j i l - | 项目研究 l+ 图2 - 3 再造后的申报管理业务流程 1 0 基于8 p p , 的科学基金信息管理系统的分析与设计 由图中可以看出，增加的同行专家这一工作主体，负责项目的通讯评 议工作，对基金中心分配给自己的项目进行评审。与之相对应的，业务层 也增加了一项工作，就是遴选专家。对初审合格的项目要分配给相应的同 行专家去评审，这也是一项很关键的工作。 科学基金的评审原则是“依靠专家、发扬民主、公正合理、择优支持”， 新的业务流程更加体现了这一评审原则，因此更加合理、完整，同时也为 基金管理工作带来了新的挑战。依靠专家是第一条，也是后三条的基础， 而依靠专家又是以专家在项目评审中的科学性、公正性和客观性为基础。 科学性主要由参评专家的学术水平决定的，而客观性和公正性刚受专家的 各种社会关系的影响和专家对基金评估工作认识的影响。因此，有必要建 立一个科学、合理的专家管理机制。这个机制以人为本，它既能鼓励专家 积极参与基金的评审工作，又能使参评专家意识到他们的工作将受到社会 的监督。所谓鼓励就是要增强专家在参评工作中的使命感、责任感和荣誉 感，而监督则是使专家自觉的将他们的评审质量与他们的荣誉感密切联系 在一起。这其中将涉及到大量的工作，如果仅靠现在的工作人员和管理条 件几乎是不可能的，必须建立一个计算机网络专家管理系统。 2 2 3 业务流程的信息化改造 申报管理业务流程中绝大部分活动是信息活动，因此，进行业务流程 再造的进一步工作是业务流程的信息化改造。信息化改造是把信息活动从 业务流程中分离出来，并增加一个新的信息活动主体计算机。经信息 化改造后的申报管理业务流程如图2 - 4 所示。 由图中可以看出，在这个流程中，所有的信息处理活动都以计算机为 核心。申报单位和申报人可以利用远程网络系统进行“远程申报”；业务层 可以利用计算机系统进行项目“初审”、“遴选专家”、“汇总”、“分类、分 组”：管理层可以利用计算机系统“编制指南”、“综合评审”、“综合排序”、 “下达计划”；同行评议专家可以利用远程网络系统进行“远程评审”；学 科评审组专家也可以利用计算系统辅助进行评审工作。 基于b 隙韵科学基金信息管理系统的分析与设计 图2 - 4 信息化改造后的申报管理的业务流程图 1 2 基于b p r 韵科学基金信息管理系统的分析与 垃计 经过剥离操作把信息活动从整个业务流程中分离出来，如图2 5 所示。 图2 5 剥离后的信息活动及其关系 根据图2 ，5 可以对系统的功能进行初步的分析。由图中可以看出，项 目申报管理业务系统按照对于项目管理的不同阶段可以划分成如下几个子 系统：项目申报管理子系统、项目受理管理子系统、同行评议管理子系统、 评审管理子系统、评审专家管理子系统、项目评审管理子系统、项目审批 管理子系统，如图2 6 所示。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 系统总体功能 项 目 由 报 管 理 子 系 统 项 目 受 理 管 理 子 系 统 同 行 评 议 管 理 子 系 统 评 宙 专 家 管 理 子 系 统 项 目 评 宙 管 理 子 系 统 图2 - 6 系统总体功能图 项 目 宙 批 管 理 子 系 统 基金中心的主要工作是对项目的管理，系统的总体功能就体现了这种 项目管理的功能。项目的生命周期从申报开始，项目申报表上报到基金中 心，基金中心通过各种审核后受理。然后进行同行评议，同行评议意见返 回后基金中心进行综合评定，确定参加学科评审组评审的名单，组织召开 评审会议。基金中心对通过评审会议的项目再进行综合评审，编制年度各 类别基金资助项目和经费计划，最后交给委领导审核确定。然后办理立项 手续，下发资助通知并进行拨款。系统对于项目的全过程管理都进行了详 细的考虑，对于各种管理工作也提供了合理的、适当的辅助。 项目受理管理子系统、项目评审管理子系统、评审专家管理子系统、 项目审批管理子系统的用户涉及基金中心的业务层、管理层、决策层的相 关部门，不同的功能构成了申报管理系统的业务处理层、管理分析层以及 决策支持层，这是基于科技厅内部网络( i n t r a n e t ) 的。项目申报人分森于 全省各地，同行评议专家也是分布于全省甚至全国各地，因此项目申报管 理子系统、同行评议管理子系统要基于外部网络( i n t e m e t ) 开发实现。 根据以上的分析可以得到申报管理系统总体的逻辑体系结构，如图2 7 所示。 基于b p r 的科学基金信息管理系绕的分据与设计 图2 7 申报管理系统逻辑体系结构图 结合图2 - 5 和图2 7 ，可以进行详缨的系统分析和系统设计，并据此开 发系统，下章将进行详细的介绍。 2 3 本章小结 本章以项目申报管理这一典型的业务流程为例，详细介绍了基于b p r 的系统分析方法。这种方法的关键要明确系统中的工作主体以及各主体的 工作职责，据此分析系统业务流程。对于项目跟踪管理和项目成果管理的 业务流程也可以按照上述方法进行分析与改造，这里不再赘述。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 3 科学基金信息管理系统的设计 3 1 系统的功能结构设计 3 1 1 项目申报管理子系统 根据图2 5 ，项目申报管理子系统的主要用户是项目申报人、项目申 报单位及基金中心。系统由以下几个模块组成。发布模块：辅助基金中心 编制基金项目申报指南，并将申报指南以及基金工作的有关通知进行发布。 申报模块：首先由申报单位科研部门向本单位项目申报者分配指标，被授 权使用系统的项目申报者可以登录系统进行申报工作，经过系统身份验证 后方可使用各种功能。申报者通过录入晃面填写项目申报表简表内容，提 交到基金中心的数据库中，用于下一步管理。另外，还要上传同行评议需 要的评审表，用于下一步同行评议工作。系统为申报单位科研部门管理者 提供对本单位项目审核、确认的功能。受理模块：对于提交到数据库中的 项目信息，系统要实现项目查重，项目不得重复申报；对于各单位申报项 目情况，还有一定的统计功能。维护模块：基金中心对于申报过程使用的 学科、职称等相关的代码表以及单位信息等进行维护，以保证申报工作的 顺利进行。系统的功能结构图如图3 1 所示。 项目申报管理子系统 发布模块li 申报模块il 受理模块il 维护模块 祠蚓剖剧1 耋幢蚓蚓图图l 蓁 图3 - l 项目申报管理子系统功能结构图 6 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 3 。1 2 项目受理管理子系统 根据图2 - 5 ，项目受理管理子系统是项目申报完成之后的一个管理子 系统。这个子系统的主要用户是基金中心的业务人员，包括以下几个模块。 受理模块：项目申报信息上传到基金中心之后，基金中心进行受理，对接 收到的信息进行确认。然后进行规范性检查，主要检查上报数据的格式等 基本的规范性，避免垃圾数据的进入。受理信息的同时还要收取申报单位 的评审费，只有进行了收费确认的申报项目才可以进行进一步的处理。初 审模块：基金中心对申报信息进行初审，即直接审查项目信息。对不符合 填表规范的项目予以淘汰，进行标识。对通过这些检查的申报项目按学科 分类，并进行统计，可以参加下一步的同行评议工作。打印模块：要为一 些统计工作打印出相关的报表。系统的功能结构图如图3 2 所示。 图3 - 2 项目受理管理子系统功能结构图 3 1 3 同行评议管理子系统 根据图2 5 ，同行评议管理子系统是项目受理完毕后的一个管理子系 统。这个子系统的主要用户是基金中心的管理者和同行专家，包括以下几 个模块。发布模块：辅助基金中心编制同行评议的工作指南，并将工作指 南以及评审工作的有关通知进行发布。遴选专家模块：通过受理阶段的各 种检查的申请项目，基金中心将其进行分组，把研究领域相近的分在一起， 便于分配。然后根据所受理的项目类别遴选同行专家。每个申请项目要请 5 位同行专家进行评议，对5 个返回意见进行综合审定。内容相近的申请 项目，应尽可能请同一组专家进行评议。分配项目模块：基金中心管理者 将待评的项目分配到专家的名下，并进行标识，以监督专家评审工作的完 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与跛计 成情况，逾期没有返回专家意见的项目进行进一步处理。远程评审模块： 基金中心为专家分配登录系统的初始帐号与密码，专家经过系统身份验证 后方可进行评审工作。同行专家进入系统后可下载待评项目的评审表，离 线进彳亍审阅。通过提交界面填写项目评审意见表，提交到基金中心的数据 库中。基金中心对这些返回的评议意见进行接收确认工作。系统的功能结 构图如图3 3 所示。 同行评议管理子系统 发布模块ii 遴选专家l 1 分配项目jl 远程评审 一l 模块 li模块il 模块 到吲国圉国圉圉睡 图3 - 3 同行评议管理子系统功能结构图 3 1 4 评审专家管理子系统 提 交 评 宙 意 见 表 同行专家的选择对项目评审起关键作用的，不仅要求考虑其专业是否 对口，知识的覆盖面，而且要求考虑其不同的学术观点和不同单位的代表 性。这些都是影响评议结果是否客观、公正的因素。而这一工作的成功完 成是需要评审专家管理子系统做支持的。这一子系统包括以下几个模块。 专家申报模块：在同行评议工作进行以前要先收集专家的基本信息。申报 个人信息的专家首先要得到本单位的确认，通过提交界面录入自己的基本 信息，主要包括专家的姓名、年龄、职称、学术专长、单位、地址等，提 交到基金中心的数据库中。系统对提交的专家信息进行接收确认。另外， 专家还要能够及时的更新自己的基本信息。发布模块：辅助基金中心编制 专家申报的工作指南，并将工作指南以及专家申报工作的有关通知进行发 布。专家管理模块：对于各领域专家进行统计，以保证遴选专家时正确合 理。评审工作结束后，基金中心要对参评专家进行确认，以便及时付给参 评专家评审费。系统的功能结构图如图3 - 4 所示。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 图3 - 4 评审专家管理子系统功能结构图 3 1 5 项目评审管理子系统 、匦亟亟虱 厂 r j 1 ，。j 一 图圈国 闺圈 图3 5 项目评审管理子系统功能结构图 基于b p r 鲍科学基金信息管理系统的分析与设计 3 。1 6 项目审批管理子系统 根据图2 5 ，项目审批管理子系统是经过会议评审之后，对申请项目 进行审批时用到的子系统。这个子系统的主要用户是基金中心内部的相关 管理者，包括以下几个模块。评审结果处理模块：开完评审会之后要将评 审结果进行汇总，由基金中心的管理层对于项目进行综合评审，综合排序。 资助计划处理模块：对通过综合评审的项目录入拟资助金额，基金中心根 据资助计划框架及经费分配方案形成资助计划，并向委领导汇报。委领导 提出意见后再进行修改。这个过程有可能循环几次，直到合格为止。至此 项目资助计划及经费计划形成，统一发布执行。系统的功能结构图如图3 - 6 所示。 项目审批管理子系统 评审结果 处理模块 到 图3 - 6 项目审批管理子系统功能结构图 3 2 系统的数据库结构设计 3 2 1 数据库的概念设计 概念设计的目的是对现实世界中的信息结构做出形式化的描述。我们 采用目前常用的e r 方法( e n t i t y r e l a t i o n s h i pa p p r o a c h ) 。它是由r e s c h e n 于1 9 7 6 年提出的用一套图形来描述概念模型的方法，又称e r 图或e r 模型。 根据系统需求分析的结果。可以得到系统数据库的概念模型，如图3 7 所示。本系统的数据实体主要有项目( p ) 、项目进展( d ) 、项目结题( r ) 、 lr1陵怖愤恸阱恻捌燮百引引别黝坚自引 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 项目申请人( a ) 、项目申请单位( u ) 、项目组成员( m ) 、评审专家( e ) ， 实体之间的关系在图中有清晰的表示。项目( p ) 与项目进展( d ) 、项目 结题( r ) 、项目申请人( a ) 是1 ：l 的关系；项目申请人( a ) 与项目申 请单位( u ) 是n ：l 的关系；项目( p ) 与项目组成员( m ) 、评审专家( e ) 是m ：n 的关系。 图3 7 系统的e r 模型 3 2 2 数据库的逻辑设计 数据库的逻辑模型是与一定的数据结构类型相联系的。由于系统采用 的是关系数据库，建立关系数据库的逻辑模型就是把概念模型转换为关系 模型。由上一章节中分析系统的逻辑体系结构图可知，系统数据库分为外 部网数据库和内部网数据库两部分，为了内外网数据转换的一致性，内外 网数据库采用相同的数据结构。在数据库的逻辑模型设计中，基金中一i i , 针 对项目进行处理的对象可以归结为三个核心对象，即项目对象、单位对象、 人员对象，这些对象具有各自的属性，对应为项目情况表、单位情况表、 申请人情况表、项目组成员表、专家情况表。围绕这几个表有一系列的子 表或维表。表与表之问具有一定的对应关系，如图3 8 所示。 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设计 密码表单圄黼民族c 撇 密码丧d 一 单位d盼鲋鹋d 单逝叮 一 单蝴 项昏申请八关系 民族懈马 登录账号单蝴， 襄关系襄d 民族名称 项目组成曼表 登瓣联系电话 申l 青人d成员i d 人员角色通崮龇 项日d 申请 倩况表申 项目d 匍赢懈邮b 嘲码 单盥叮 。申请人l d 姓名 申i 青 身蝴正开户锻 t 学e 们日l d 姓名 身啸正号码 单劫轳 所茁拊1 出生日期 项目性目；蓖出生日期 c 牡扁帮e 报数 职瞎矸弋玛i d 喇蒯鹳d 一i 项目性质d年鳓月数 自拣科学限h 潋 年参力明数 身日艋g 码 项目性目i 名称所在单鹾 词信地址具 鸥螨鹞 职晰隰 联系电话 项目情况表 项目内容表 职目樽日d 一 一学垃 豫电子邮件 项目i d 项目内容i d 项目名称 职替代鸥柏f 鹕d l 项目d 项目性质l d 一 1 基船岛嚎i 研舳容 职称编 学虚名称 项昏专家翔际 受理蝙导 。基g 捌d 主匿闾i 评4 穗现i d 参牵编号基金熠蝴 主匿词2专弱徽 项目l d 基自粥忸) 一 主嘲3 专家d专家d 报审钡艄t o 一 报窜黼f 礅 弼懈姓名 分数1 参考 嫩 钡$ 鹦啦 评牵离息类型身份硝 分数2 学f 卅揭d 。 领蝴 评审信息内容登- 椭 分数3 所屠专业 领蝴 职耕鹇i d9 i 4 研究哪辑 崩在单垃分数5 申请盘颛 学删蹶等肄崩岛卅摹目表 通隹吐吐 分数6 白筹经费 学瞄悄玛d学咐酬d 邮珐睁玛黼 分i 鳊e 研究镯或 学黼学 ：# 龉* 鹏 适评专业 * ：蝴u i d学粥翰怊称 基于b p r 的科学基金信息管理系统的分析与设汁 3 3 系统实现的有关技术与方法 3 3 1 系统体系结构 科学基金管理系统中的项目申报管理系统以及同行评议管理系统是完 全基于外部网络( i n t e r n e t ) 实现的。辽宁省科学技术厅有自己独立的网站， 我们为基金工作建立了专门的主页，挂在科技厅的网站上。主页的常规内 容有辽宁省科学基金的情况介绍，基金工作有关的规章、制度等等。基金 项目申报工作开始时，基金中心可以在主页上及时发布该年度基金项目申 报指南以及新消息、新通知，项目申报单位的管理人员、项目申报人可以 通过访问基金主页了解基金申报工作的最新动向。基金中心为项目申报单 位科研管理部门的管理者分配登录系统的账号和初始密码，得到账号和密 码后，管理者可以登录系统进行操作。系统为管理者提供的功能之一是为 本单位的项目申报人分配登录系统的账号和初始密码，项目申报人在得到 账号和密码后也可以使用系统了。项目申报人可以通过系统填写项目申报 表的简表内容，在线提交到基金中心的数据库中。另外，再将项目评审信 息上传到基金中心的数据库中。 项目申报工作完毕后基金中心业务人员对项目的受理工作，也就是项 目受理系统是基于科技厅内部网络( i n t r a n e t ) 实现的。项目数据由外网数 据库服务器导入内网的数据库服务器，对于项目的进步处理工作是基于 内网的数据库进行操作的。 同行评议工作开始时，基金中心为参加评审的专家分配登录系统的账 号和初始密码，专家得到账号和密码后，登录系统后得到需要自己评审的 项目信息，专家可以下载评审信息，离线进行评审，评审完毕后再登录系 统填写项目评审表，在线提交到基金中心的数据库中。 专家网上评审工作结束后，基金中心业务人员对评审信息的进一步处 理，即项目评审管理系统也是基于科技厅内部网络( i n t r a n e t ) 实现的，与 以上的项目受理系统原理一致，数据由外网数据库服务器导入内网数据库 服务器后，再进行下一步的处理工作。 按照以上的分析方法，评审专家管理系统中，专家在网上注册个人信 息是基于i n t e m e t 的，