中国电信广东公司MBOSS集中工程文档管理标准说明.doc

中国电信广东公司 MBOSS 集中工程 文档管理标准说明文档管理标准说明 （V1.0） Error!Error! ReferenceReference sourcesource notnot found.found. 国际商业机器（中国）有限公司国际商业机器（中国）有限公司 20092009 年年 1010 月月 2626 日日 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 机密第 2 页 共 22 页 关于本文档关于本文档 文档信息 文档名称文档名称文档管理标准说明 作者作者Error! Reference source not found.MBOSS集中工程总体 组 审批者审批者Error! Reference source not found.MBOSS集中工程总 体组 国际商业机器（中国）有限公司 说明说明 本文档是Error! Reference source not found.MBOSS集中 工程的文档管理标准说明 文件名称文件名称 CTGD_MBOSS_PMO_文档管理标准说明_V1.0.doc 修订历史修订历史 (REVISION HISTORY) 版本版本章节章节类型类型日期日期作者作者修改记录修改记录 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 机密第 3 页 共 22 页 内容范围 本文描述了项目提交件的文档规范，以保证项目间统一的沟通方式，文档 的一致性及可重用性。项目的所有文档，包括非提交件均应遵守本文规定。 如有特例须经项目经理审查，对于提交件则还需要得到甲方的确认。本文 定义了文件命名规则，文档工具，文档保存方式等具体内容。 适用的对象 本文档仅适用项目群及项目群下的各子项目成员。 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 机密第 4 页 共 22 页 参考文件参考文件(Reference Document) 文档编号版本号文档名称注释 文档审核文档审核/审批审批 (Document Review/Approval) 此文档需如下审核。 签署过的审批表将作为附件归入VSS，并正式备案。 姓名角色 文档分发文档分发(Document Distribution) 此文档应分发至所有项目成员。如下联络人员负责向相关组织的分发： 姓名分发人项目组织 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 5 页 共 22 页 目目 录录 1项目群划分项目群划分 / 组代号组代号.6 2文档创建和提交管理规定文档创建和提交管理规定.7 2.1管理原则 .7 2.2命名标准 .7 2.3命名举例 .8 2.4文档工具说明.8 2.5文档创建 .9 2.6文档提交 .9 3文档资料的使用权限控制文档资料的使用权限控制.10 3.1文档资料的保密 .10 3.2文档资料的使用范围.10 4文档服务器文档服务器 VSS 管理管理.11 4.1VSS 文档目录设置 .11 4.2文档服务器 VSS 使用权限.11 5文档格式及模板清单文档格式及模板清单.13 附录附录 1：文档服务器目录结构：文档服务器目录结构.14 附录附录 2：文档服务安装使用说明：文档服务安装使用说明.18 附录 2.1 VSS 安装 .18 附录 2.2 文档服务器登录 .18 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 6 页 共 22 页 1 项目群划分项目群划分 / 组代号组代号 为简化文档命名中对所属项目组属性的表示，将按下表统一项目组织 的简称。 项目群项目群 / 组组 / 子系统全称子系统全称简写简写 项目群管理办公室（总体组）PMO 组 集团专家组专家组 变革促成组变革组 需求分析组需求组 技术架构组架构组 数据梳理组数据组 测试组测试组 培训组培训组 割接实施组割接组 CRM 系统CRM 组 计费帐务系统计费组 服务开通系统开通组 10000 客服系统客服组 网厅/网厅网厅组 OCS 系统OCS 组 资源管理系统资源组 ODS/EDW 系统ODS 组 ITSM 平台（IT 运用平台）ITSM 组 IT 基础设施IT 基础组 ESB/外围系统改造ESB 组 容灾/应急系统容灾组 其它临时或未明确分组其它组 表 1. 项目群划分 / 组代号对应表 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 7 页 共 22 页 2 文档创建和提交管理规定文档创建和提交管理规定 为了便于文档传递的顺畅、信息沟通的便捷，各项目成员在实施过程 中必须遵循本文档管理中的规定和流程。 2.1 管理原则 所有文档应提交保存在 VSS 文件服务器上。项目的文档使用和审核将 以提交到 VSS 的文档为准。项目成员个人保存的文档如果与 VSS 文档版本 不符，将以 VSS 文档版本为准。 文档服务器 VSS 的主要目录格式如 4.1 节描述，要求文档提交者必须 将提交文档按目录规划存放。所有文档应定期备份，阶段结束时备份一次。 备份件应保存在其他机器上 2.2 命名标准 本项目产生的所有文档都应该符合以下命名规则： 项目英文缩写项目英文缩写_项目群项目群/组代号组代号_文档名简写文档名简写_版本号版本号.文件后缀文件后缀 其中： 项目英文缩写：项目英文缩写： CTGD_MBOSS = 中国电信广东公司 MBOSS 集中工程 项目群项目群/组：组： 项目群/组/子系统 = 见 1.2 项目群/组代号 表中的“简写”栏。 文档名简写：文档名简写： 文档名简写 = 文档的名称的简写（一般是因为正式名称太长） 。 版本号：版本号： CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 8 页 共 22 页 对于交付件 / 规范管理类的文档，版本号为：V9.9（9 表示自然数） 或 对于日常管理/跟踪表/会议纪要/工作申请等的文档，版本号是： yymmdd（6 位的年月日） 。 文件后缀：文件后缀： 是系统提供的标准文件类型后缀。 在本项目中会有大量的参考文档，来源于客户内部或是本项目从其他 渠道获得的。对于此类文档，原则上保留其原本的名称，不执行文档命名 标准。 2.3 命名举例 （1） CTGD_MBOSS_PMO_项目周报_091020.doc 广东公司 MBOSS 集中工程项目群的“项目周报” ，文档由项目管理办 公室在 2009 年 10 月 20 日产生。该文档属于跟踪类，用于项目内和项目间 往来。 （2）CTGD_MBOSS_需求组_需求规格说明书_V1.0.doc 广东公司 MBOSS 集中工程项目群的CTGD_MBOSS 核心系统业务需 求规格说明书 ，文档由需求组产生，版本号为 1.0。该文档是属于正式交 付件类，但同时也对各子项目组起指导作用。 （3） CTGD_MBOSS_PMO_文档管理标准说明_V1.0.doc 广东公司 MBOSS 集中工程项目群的“文档管理标准说明”文档，由 PMO 产生，版本号为 1.0。 该文档属于规范指导类，各项目组都必须遵循 该规则。 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 9 页 共 22 页 （4） CTGD_MBOSS_需求组_市场部业务访谈纪要_091022.doc 广东公司 MBOSS 集中工程项目群的需求组的“市场部业务访谈纪要” 文档，由需求组在 2009 年 10 月 22 日产生。该文档属于非正式交付件类， 是工作文档。 为了便于文档传递的顺畅、信息沟通的便捷，各项目成员在实施过程 中必须遵循本文档管理中的规定和流程。 2.4 文档工具说明 条目说明工具及版本后缀 描述性文档文字型的文档Microsoft Word 2003 中文版。 .doc OO 设计相关的图 示 类图/系统时序图/ 使用案例关系图 Rational Rose 2003 中文版.mdl， .html 复杂的多图案图 示 对于需要大量图 片，制作要求精 美的画面 Microsoft PowerPoint 2003 中 文版 .ppt 流程定义流程图Visio 2003 中文版.vsd 其他复杂关系图 示 简单图示可利用 Word 提供的作图 工具，复杂的关 系图包括网络图。 Visio 2003 中文版.vsd 项目计划项目任务细分计 划书 Microsoft Project 2003 中文 版 .mpp 表单包含大量信息的 复杂表格 Microsoft Excel 2003 中文版.xls 表 2.4 文档工具及其版本表 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 10 页 共 22 页 2.5 文档创建 所有由本项目创建的文档在命名时都必须遵循项目群管理办公室所拟 定的文档命名规则，以方便项目内的沟通交流。具体规范参见 2.2 “命名 标准”小节。 本项目创建的所有文档都要以本文第 5 节“文档格式及模板及模板清 单”中相应的模板为基本模板，各项目可根据实际需要增加新的样式，但 不能修改已有的样式。 非本项目创建的文档（即参考文档）其命名和格式均不遵循以上规定， 按照其原有的对待。 2.6 文档提交 在文档所有者往服务器上提交文件时，遵循以下几点： 根据文件服务器的目录设置，正确存放提交文件。 按照项目从外部获得参考文档的两种处理形式：对于电子文档，其 提交文件遵循以上提交规则。对于纸质文档，由项目助理专人管理， 需要者通过借阅手续。 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 11 页 共 22 页 3 文档资料的使用权限控制文档资料的使用权限控制 3.1 文档资料的保密 鉴于本项目的工作范畴，本项目涉及到了甲方、IBM、合作商的保密信 息。对甲方、IBM、合作商提供的资料只限于本项目组内并在本项目使用， 各方都负有保密的责任。 3.2 文档资料的使用范围 所有文档资料只限于本项目人员在本项目内使用。 所有内容如需向项目范围以外的人员分发，应事先得到 PMO 的 PM 批 准。为保证文档的管理与维护，由广东公司负责建立和维护有关的设施、 数据库和内部邮件系统。 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 12 页 共 22 页 4 文档服务器文档服务器 VSS 管理管理 4.1 VSS 文档目录设置 文档资料按以下目录存放，主要划分 13 个大的目录。专业组长和子系 统项目 PM 可以在已经设立的本组或子系统目录下，根据自身的需要划分子 目录。 序号目录内容 11_管理规章与流程项目管理规范，例如流程、规范、模版等； 技术管理规范，例如编码规范、数据库命名规 范等 22_组织信息人员信息，项目组织架构、通讯录 33_项目计划项目主计划；各组/子系统计划 44_工作报告项目周报、月报、阶段报告、项目计划执行状 态、其他工作情况等 55_问题风险各组项目风险信息和行动条款，问题跟踪和行 动 66_会议纪要各组会议日程、会议纪要和行动条款 77_质量管理质量计划、报告，正式的项目检查记录，如测 试报告等 88_变更管理变更请求、变更次序和行动，变更以及进展报 告 99_需求文档各组涉及到的需求调研、访谈、现状分析等需 求工作整理的结果等 1010_技术文档各组的技术或方案类的文档，例如架构设计、 详细设计、设计规格说明书等 1111_交付件各组和子系统项目的交付件清单、计划；交付 件 1212_参考资料各种渠道收集的参考资料 1313_其他非以上分类的文档 表 4.1 VSS 文档一级目录表 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 13 页 共 22 页 4.2 文档服务器 VSS 使用权限 项目组将在文件服务器上为每一位项目成员建立用户名和口令，用于 对项目文件访问的权限控制（R只读；A增加、移动、删除；C 签出、签入；D系统管理员用） 。权限设置的基本规则如下： 1、管理员：RCAD 2、专业组组长、子系统 PM：RCA 3、专业组成员、子系统 PM 及其下属小组长：RC 4、全体项目成员：R。 文档服务器的管理将由项目群 PMO 指定专人负责。所有需要使用 VSS 文档的项目成员，都需要预先填写申请表，交由自己的项目组负责人批准， 再交由 PMO 文档管理人员复核后给予授权。具体流程见下图： 版本服务器权限变更流程 项目组成员专业组/子系统负责人PMO配置管理员 填写 CTGD_MBOSS_PM O_文档库用户权限申 请表 申请新账号或 变更权限 小组长审批 开放权限或新 增账号 Y同意？ 通知开始使用 N PMO VSS权限 管理员 PMO VSS权限 管理员 开通完成 图 4.2 文档服务器使用权限申请流程图 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 14 页 共 22 页 5 文档格式及模板文档格式及模板清单清单 序号文档名称文档模板 1Word 文档格式模板本文档 2PPT 文档格式模板项目状态周报 3项目状态周报CTGD_MBOSS_ XXX 组_集中工程状态周 报_ yymmdd.ppt 4项目状态月报CTGD_MBOSS_ XXX 组_集中工程状态月 报_yymmdd .doc 5风险登记控制表CTGD_MBOSS_XXX 组_风险管理记录 _yymmdd.xls 6问题登记控制表CTGD_MBOSS_XXX 组_问题跟踪控制表 _yymmdd.xls 7变理跟踪记录CTGD_MBOSS_XXX 组_变更跟踪管理记录 _yymmdd.xls 8变更申请审批表CTGD_MBOSS_XXX 系统_变更申请审批表 _yymmdd_nn.doc 9项目会议纪要CTGD_MBOSS_XXX 组_XXX 会议记要 _yymmdd.doc 10交付件控制表CTGD_MBOSS_PMO_交付件控制表.xls 表 5. 文档模板清单表 CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 15 页 共 22 页 附录附录 1：文档服务器目录结构：文档服务器目录结构 以下附件为固化不可更改目录，各专业组组长及子系统 PM 可在相应权 限目录下自行添加子目录。 VSS目录.xls CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 16 页 共 22 页 附录附录 2：文档服务安装使用说明：文档服务安装使用说明 一、VSS 安装 1、安装 VSS 2005 客户端软件，安装程序下载地址： 10.17.37.140softMicrosoft.Visual.SourceSafe.2005setup.exe 140 服务器访问用户名：mboss，密码：mboss 2、按安装步骤指示完成客户端安装。 二、文档服务器登录 1. 开始运行中，打开 cmd 2. 在 cmd 中依次运行下面两个 net use 命令 net use 10.16.6.82mboss /delete net use 10.16.6.82mboss m0-opklm， /user：mboss 3. 在开始程序选择 icrosoft Visual SourceSafe CTGD_MBOSS 集中工程文档管理标准说明 【广东公司 / IBM】 第 17 页 共 22 页 4. 进入 VSS 登录窗口： 5. 点击，在以下窗口中点击 CTGD_MBOSS 集