档案管理制度(2016.4.17).doc

精选资料档案管理制度第一章 总则第一条 目的为规范公司的档案管理工作，提高档案管理水平，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条 档案的定义档案是指公司或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的记录、文件或资料。第三条 适用范围本制度适用于公司各部门，各属下企业可参照执行。第二章 档案管理岗位职责第四条 总经理办公室设立一位一级（专职）档案管理员，公司各部门设立一位二级档案管理员，档案管理员要热爱档案工作，并遵纪守法、忠于职守。（一） 一级档案管理员职责1、接收公司各部门二级档案管理员定期移交的档案资料，认真验收，办理交接手续，并对档案资料进行收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、归档入盒等工作；2、制订档案管理的各项规章制度和相关的业务标准；3、做好档案检索工具的编制和各种资料的编研，积极向各部门提供档案利用的服务；4、进行档案修复，延长档案寿命；5、严格执行保密要求，做好档案密级划控和守密、解密。（二）二级档案管理员职责1、负责本部门文件资料的收集、整理、归档工作；2、定期整理文件资料，有序编排文件顺序，将整理完整的文件资料和文件移交登记表（详见附件1）交到总经理办公室一级档案管理员处一同归档；其中文件移交登记表应一式两份，一份交至一级档案管理员存档，另一份归二级档案管理员自行保管；3、配合一级档案管理员做好交接手续，如出现资料缺漏的情况，及时补全；4、严格执行保密要求，不随意向他人诉说公司内部文件资料。第三章 档案分类与归档第五条 档案分类档案分类是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。根据公司档案内容性质，本着便于保管和利用的原则，现把公司档案分为行政管理类、法律管理类、人事管理类、经营业务管理类、党群宣传管理类、会计管理类、生产技术与项目研发管理类、实物管理类、工程施工管理类等九大类目（详见附件2）。1、行政管理类：公司内部日常处理的文书材料。如对内（外）发文、外来（政府）收文、印章使用（借出）、会议纪要、计划总结等；2、法律管理类：凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如土地证、房产证、注册商标、专利证书、排污许可证、营业执照、组织机构代码证等证件性文书资料。3、人事管理类：劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进退休返聘、劳务派遣和培训等相关资料；4、经营业务管理类：公司与外单位签订的合同/协议、入园企业资料（公司与入园企业签订的合同/协议、入园企业的工商证件、相关通知等）、合作企业资料（公司与合作企业签订的合同/协议、合作企业的工商证件、相关通知等）等；5、党群宣传管理类：公司内部设立的负责党务（包括商会、工会、党支部、团支部、义工队、各类协会）等方面工作的综合内容和各类报刊、公司对外宣传的资料（新财富园地）；6、会计管理类：会计凭证、会计账簿和财务报告及其他等会计核算专业材料（具体归档范围及期限由会计核算部负责解释）；7、生产技术与项目研发管理类：公司在生产技术与项目研发方面的文件材料（具体归档范围及期限由环保运营中心、工程研发中心、技术支援中心负责解释）；8、实物管理类：声像制品资料。包括公司及各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录像资料、图书资料和证书、奖牌、奖杯。9、工程施工管理类：各类工程项目立项申请、招投标资料、施工文件、工程预算清单、工程请示、主合同（新崖建、新崖合的合同）、工程竣工验收备案文件、结算、结算审批表、决算清单及决算报告书等。第六条 归档范围（详见附件2）凡是反应本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定文件材料归档范围时，既要保证归档文件的材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料就不能归档，防止“有文必档”。第七条 归档要求 1、文件材料应为原件，其内容必须齐全完整、真实有效，页数较多的文件（如合同/协议），需加盖骑缝章；2、文件材料应采用耐久性强的书写工具书写，不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹；不能使用涂改液或者有修改的痕迹。3、文件材料的页号应从有效内容的页面编写页码，印刷或装订成册文件，册内若含附件或分部内容也必须连续承接上文顺序，不得另起编写页码，同一件文件不得出现两个或以上起始页码。4、工程档案归档要求：（1）文件材料的内容必须真实、准确,与工程实际相符合；字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备； （2）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面(297mm210mm),横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折,图标栏露在外面；（3）所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括:竣工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理及总监，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。5、电子档案归档要求：（1）各部门移交到档案室的电子档案必须确保其真实性、完整性、有效性和可用性；（2）电子档案（如：移动硬盘、U盘、光盘等）的保存格式要符合规定的通用文件格式、持续可用、可转换、易存储；（3）电子档案归档时要进行备份，需异地保存；（4）电子档案的保管，应符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。5、组卷内使用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒，需按照公司规定标准操作（详见附件3、4、5）。6、公司全宗号代码定为：XCF。第四章 档案鉴定与利用第八条 保管期限1、根据公司各类档案管理细则确定档案的保管期限及档案的价值；现把公司档案保管期限分为永久、30年、10年。2、对公司有长远利用价值的档案须永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分为30年或10年保存。第九条 保密要求 1、档案管理员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。2、凡到公司总部档案室查阅档案人员，都要认真遵守安全保密要求，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经本部门负责人以及总经理办公室负责人批准并在指定时间内归还档案室。3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。4、整理档案应在办公区内进行，不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十条 档案借阅要求 1、借阅档案要严格遵守借阅档案规定，借阅档案人员需在OA上填写文件借阅申请表（详见附件6），经部门负责人、总经理办公室负责人批准后方可借阅；如需借阅公司工商证件、房产证、土地证等重要材料另需经总经理办公室分管领导和总经理批准。借阅的档案应在五日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，一级档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以口头警告。3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。4、借阅人员要爱护档案，不得私自摘录、复印、抄写和转借档案资料。5、一级档案管理员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续，并在文件借阅登记表填写归还日期，由借阅人签字确认。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字。6、一级档案管理员一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向部门负责人汇报，并追究有关人员的责任。第五章 档案库房管理第十一条 档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经许可不得入内。库房钥匙由档案管理员负责保管，不得转借他人。第十二条 库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保持清洁整齐，注意空气流通。第十三条 库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）。第十四条 库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测,档案管理员必须会使用灭火器。第十五条 库房内不准办公、开会、会客和住宿,档案管理员离开库房必须锁卷柜、闭灯、锁门。第十六条 档案管理员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录，确保账物相符。第六章 附则第十七条 本制度包括附件由总经理办公室制定、修订及解释。第十八条 本制度自印发之日起执行。公司之前相关制度中，有与本规定不相符之处，以本规定为准。附件：1、文件移交登记表 2、九大类目明细表 3、归档文件目录 4、档案案卷封面 5、档案目录夹脊背6、文件借阅申请表 7、文件整理归档操作流程图可修改编辑 15 / 15附件1：文件移交登记表序号移交日期移交部门文件名称原件/复印件份数移交人接收人备注附件3：归档文件目录文件类型分类号年度期