内部联络单管理规范.doc

内部联络单管理规范文件编号：ZQ-WI-007版 本：A修改状态：0生效日期：2010-8-20页 码：3of 3 内部联络单管理规范版本修订摘要修订日期 受控文件章编制：审核： 批准：1. 目的为统一公司内部沟程序，加强各单位之间的协作，提高工作效率，建立有效的合作团队，促使沟通更有规范性、时效性、责任性及可追溯性，特制定本规范。2. 范围适用于公司内部的相互书面沟通。3. 定义：3.1内部联络单：是指公司内部所有部门之间或公司内部所产生的沟通进行书面化的规范表格。3.2请求协助：指请求一个或一个以上的部门给予协助或帮助的书面沟通。3.3工作指令：指上级对下级下达非口头性指令的书面沟通。3.4事件跟踪：指相关部门之间未能达协议要求时所使用的书面沟通。3.5申诉建议：指部门或个人对公司的申诉建议，领导在监督过程中发现不合理的现象使用的书面沟通。4. 职责：4.1 发文单位：对内部联络单上所要求处理的事作要求进行及时追踪与监督。4.2 受文单位：受文单位负责人对内部联络单上要求完成或协助的事件要按要求处理，对处理过程要实行监控。4.3 行政部：行政部负责每月统计各部门的工作联络，对相关部门完成情况作出评价并进行绩效考核。5、操作流程5.1 发文单位负责需要处理的事件准确完整的填写内部联络单，注明性质请求协助、工作指令、事件跟踪、申诉建议、其它并注明特急、急、普通等情况。 特急：是马上要办理的且必须马上完成的事项，； 急：在一天内要完成的事项； 普通：所几天内要完成的事项5.2发文单位负责人可直接向发文内容涉及到的相关部门提交内部联络单受文部门对事件没有异议时签字接受工作任务，如有异义，由双方共同商讨确定事件处理方法和时间，若遇受文部门不配合发文单位可直接总经理处理。5.3、发文部门有权对受文部门进行全程的跟踪与监督，对受文单位完成的效果要随时掌控，提前发现问题，必要时可多次发文跟催，同一件事件发文两次以上，第三次时必须知会总经理或董事长，每次都必须到行政部备案。5.4、受文部门在接受任务时没有内部联络单进可拒绝接受任务，否则一切责任由受文部门全部承担，此单一旦签收就必须按内部联络单上的内容处理。5.5、内部联络单上的事项如不能完成的，受文部门必须提前和发文部门协调修改相关内部联络单内容，并报行政部备案。5.6、如公司领导在日常的监督过程中发现不合理的事项，可直接开具内部联络单到当事部门，当事部门必须在规定的时间内改善。5.7、内部联络单上需要处理的事项完成后，由发文单位在内部联络单上记录完成结果如何。以供今后工作参考和受文单位绩效考核依据。5.8、各部门负责人要及时对新进员工如何使用内部联络单进行培训，逐步形成使用习惯和企业文化。5.9、发文要求：内部联络单发文必须有编号，以便查询方便；例：YS（ZQ）A1008008；公司：YS为月生公司，ZQ为智勤公司；A为部门代码；1008008代表2010年08月第8份内部联络单。部门代码：董 事 会：A 总经理室：B 生 产 部：C 财 务 部：D 高速机组：E 生产线组：F 接纸机组：G 生产综合部：H 采 购：I 仓 库：J 行 政 部：K 其它部门：L5.10、本内部联络单一式三份，由发文、受文部门各留存一份以供追踪工作进展，行政部留存一份，作为相关部门责任