办公室规制度.docx

精选资料小公司办公室管理制度为了规范员工日常工作行为，维护公司正常工作秩序，特制定本制度。本制度适用于公司各个部门所有员工。一、严格考勤制度1、公司考勤实行由办公室考勤人员管理，交由领导签字，汇总后于次月8日前交财务部备案，办公室留复印件存档。2、要求：员工在工作时间坚守岗位，不得擅离职守，严禁在工作时间从事与工作无关的活动，员工必须遵守公司上下班时间，不得迟到、早退或旷工。3、考勤须知：（1）公司实行每周5天的工作制度。上班时间：9:0012:00，13:3017:30。（2）若迟到则按相应规定进行处罚：1）迟到处罚：5分钟，罚款10元；6-15分钟内，罚款30元；16-30分钟内，罚款50元。2）迟到超出30分钟且半天以内，则按旷工半天处理，旷工应扣除2倍半天工资。3）迟到一年累计超出10次，或旷工1次，不可参加公司优秀员工评比。（3）早退按迟到情况进行相应处罚。（4）旷工年累计超过3个工作日可视为自动离职，公司不承担相应赔偿。（5）免考勤人员：总经理批准免打卡者；因公出差经核准者；因故请假经核准者；临时突发事情，事后说明，经核准者。（6）忘打卡规定1）漏打卡的（如无特殊情况）须在当天及时告知考勤人员补办考勤手续，方可视为正常考勤。2）若漏打卡的被查实属员工因迟到或者早退故意不打卡者，视作旷工半天处理。（7）每月无旷工、事假（已无年假抵扣）的员工，可获得该月的全勤奖励，全年累计无旷工事假者，可获得该年度的全勤奖励，奖励金额按财务制度执行。4、事假：员工因特殊情况不能出勤的，原则上需要提前2天向部门负责人说明情况并填写请假条交由领导签字。每年请假一天以内不扣除基本工资，超出一天则扣除当日基本工资，以此类推（用年假抵扣者除外）。5、因公出差或外出，应于出差或外出前到办公室办理人工考勤，出差结束后，需到办公室报到填写考勤异常表，并注明事由、出门时间和返回时间并交由办公室备案。6、病假须出具相关证明文件，根据实际情况，由总经理审批，核定病假期期限。病假期间不扣除基本工资。7、员工依法享有婚假、婚假期限由国家规定执行。女员工依法享有产假，产假根据国家规定执行。员工的直系亲属（父母、配偶、子女、公婆、岳父母）不幸去世时，员工享有不超过3日的丧假。以上假期不可分割使用。婚假、产假、丧假需相关证明合格后，由相关负责人审批。8、员工工作期限满一年后享有年假，年假按登记入职时间开始累积。每增加一年即可增加一天，年假可分割使用，也可抵扣事假。9、请假流程：（1）请假员工到办公室领取请假条（2）请假员工填写好请假事由后持单到本部门负责人处审批（3）总经理审批（请假时常超出1天，则须由总经理审批）（4）请假员工持请假单到办公室做考勤备案。二、员工行为规范做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。1、仪容仪表：若有要求，上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。上班时以淡妆、淡雅为主；保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；禁止穿拖鞋，保持鞋子干净整洁。2、工作纪律：因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。工作中禁止玩网络游戏，看网络视频、股票等金融软件。3、工作行为规范：客户或来访者进门，应起身接待，并致以问候或欢迎辞。服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。4、办公室管理每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；客人离开接待室、会议室后及时清理卫生；各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子； 空调开关，电视开关等要妥善保管，避免丢失。三、档案管理规范为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。1、需要归档的文件（1）、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。（2）凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。（3）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。（4）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。（5）业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由工程部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报办公室备案。（6）由公司对外签订的经济合同（材料合同、工程合同、租赁合同、保险合同、检测合同等合同），应保留三份原件，办公室保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由办公室保存原件。（7）在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。2、立卷归档：档案室将文件材料收集整理分类录入将档案整理完毕整理装订档案制作检索工具档案入库分类上架。3、借阅（1）本公司人员借阅档案：由本人提出书面申请办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找有关档案借阅人填写借阅档案登记薄借阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。（2）外单位人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找查阅人填写借阅档案登记查阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要总经理同意，必须外借的，由总经理审批。4、收集、整理、统计工作（1）办公室文员平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整，根据不同各类文件材料的特点，按规定的整理分类（2）按立卷要求立卷，每年对文档进行整理归类（3）做好档案的统计、保安。5、鉴定销毁档案销毁提出申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记办公室主任签字批准主管领导裁签字批准总经理签字批准档案室及相关部门到指定地点2人以上监销档案室及相关部门办理销毁清册档案室归档。四、人事管理1、首先应当明确员工档案中应当放置的内容包括但不限于：劳动合同、员工身份信息表、入职登记表、入职制度培训考试表、公司制度发布签收表、劳动合同续签通知书、体检报告、违规违纪处罚单、转正申请、辞职报告等相关内容；2、其次需要明确员工档案建立、调阅、销毁的制度：应在员工入职公司一个月内建立档案，调阅的级别不应低于中层领导一级且应