财务软件系统与内部控制

财务软件系统与内部控制摘 要:会计财务软件是以电子计算机技术为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。基于它本身的特点，与手工会计相比，具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用，可以节约会计人员大量人力、物力、时间。控制与会计是不可分割的。控制是现代企业管理的一项基本职能。建立较为健全的内控制度是现代企业管理的一项重要内容。内部控制是企业内部经营管理活动中所采取的一系列具有控制功能的组织、程序、手段的总称，包括内部管理控制和内部会计控制。作为内部会计控制的特殊形式财务软件系统环境下的内部控制则是随着IT技术特别是以Interent为代表的网络技术的发展和应用，财务软件系统进一步向深层次发展。这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。关键字:会计电算化；财务软件系统；内部控制；联系1 引 言实现会计电算化使会计工作发生很大变化，有着深远的意义,计算机的问世及其在会计中的应用已经显示了信息处理技术对会计的巨大影响。目前的财务软件系统主要是解决了手工处理的繁琐以及时效性差的问题。现在，人类正步入知识经济时代，越来越多的高新技术的不断涌现已经或将要对社会经济生活的方方面面产生巨大的影响。无庸置疑，随着多媒体、互联网、远程通讯的进一步应用和普及，现代的高新技术必将对会计住处系统产生空前的影响.2 财务软件系统对内部控制的影响内部控制是对企业生产经营活动进行整体全面管理的一系列规章、制度、手段、方法等的集合。内部控制包括内部管理控制和内部会计控制。财务软件系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。计算机技术在会计领域的应用,一方面带来了巨大的效益,同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。财务软件给会计信息系统内部控制主要带来了以下几点影响:2.1内部控制的重点发生变化实现会计财务软件后,会计数据一般都集中由计算机数据处理部门进行处理,而财务部门人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码,并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样,会计系统内部控制的重点就由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。2.2控制的实现方式变化手工会计系统的内部控制以人工控制实现。财务软件会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。财务软件系统许多应用程序中包含了内部控制功能。这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错,由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性,增加了差错反复发生的可能性,使得失效控制长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。2.3交易授权、执行与手工会计系统存在差异授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,但在财务软件系统中,业务人员可利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行特定程序进行业务处理。由此引起失控而造成损失的案例数不胜数。2.4交易处理痕迹变化手工会计系统中严格的凭证制度,保留了交易处理的痕迹;但在财务软件会计系统中它起到的控制功能弱化,部分交易几乎没有“痕迹”,给控制带来一定的难度。2.5控制的范围扩大传统的内部控制主要针对交易处理,而财务软件会计系统下,由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工会计系统没有的内容,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制。2.6网络的迅猛发展带来了许多新问题网络技术无疑是目前IT发展的方向,财务软件系统也不可避免受到其深远的影响。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而为财务软件系统内部控制带来新问题。3 企业电算化财务软件系统内部控制的弊端3.1 财务软件缺乏兼容性，系统内部衔接性差，致使内部控制难度大目前，我国通过评审的财务软件较多，它们都是自行开发，操作平台和支持的软件，数据结构不同，编程风格各异，由于各财务软件公司为保密其技术，致使相互间没有交流和沟通，没有业界的协议，不同品牌的财务软件之间没有统一的数据接口，很难在不同系统上实现数据共享。不同的财务软件因软硬件环境要求不同，在内部控制上作法不一致，不同财务软件功能上的差异，导致内部控制缺乏共性，致使内部控制难度大。3.2 数据保密性、安全性差，致使非法篡改现象严重。 在一定条件下，企业会计数据是绝对秘密的。作为财务软件的加密，目前主要是对软件系统而言，财务软件公司只考虑自身的经济利益，防止盗版，但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。会计数据基本上是以一种开放式的关系数据库格式保存。只要懂得这种数据操作，就很方便进入帐套数据库系统，从而进行非法篡改。这样就是在进入系统时加上诸如操作密码、声音监测、指纹辨识等检测手段和操作权限设置等限制手段，实际上不能真正起到数据的保密作用。会计数据安全难如人意。3.3 会计电算化系统运行的复杂性问题。会计电算化系统运行的复杂性，使内部控制的范围扩大，难度加大。由于电算化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及电算化系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容。如对于系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等都加大了内部会计控制的难度。3.4 数据输入操作不当问题。数据输入操作不当问题是电算化条件下会计业务处理程序中最关键的内部控制问题。在电算化系统中，所有数据都源于凭证库，当凭证输入后，系统将自动进行多项业务处理。一旦输入操作不当，将会引发日记账、明细账、总账、会计报表中的一系列的错误。3.5 会计档案的管理没有落实到位。实行电算化后的会计档案除包括凭证、账簿、报表外，还包括软盘、光盘等存储介质和软件开发运行中编制的各种文档和程序。目前大多单位对磁性存储介质的管理还不重视，认为会计档案只要是凭证、账表等直观的资料。但是如果磁性存储介质遭到破坏，系统数据一旦丢失就无法恢复，必将影响会计工作的正常进行，也会给单位带来损失。 4 完善会计财务软件系统内部控制的对策4.1 全面提高会计人员素质。内部制度是由人设计、执行的，缺乏高素质的人员，任何控制制度措施的效用都将大打折扣，甚至形同虚设。企业必须全面提高会计人员的政治素质和业务素质在内的综合素质，尤其要加强计算机技术学习，使计算机操作水平上档次，同时注重管理者管理风格、企业文化意识等精神层面的软控制，充分调动人的积极性。4.2 业务程序标准化，严把会计核算控制质量关。会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容。会计核算结果是会计预测、决策、分析的基础。必须保证账务处理正确性、规范性、真实性。原始凭证经过审核，在录入处理的一切经济业务必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务更正与删除，企业单位的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。会计数据输出必须进行严格审核并签章，认真做好会计数据日备份和月末备份，并坚持双重备份制度。从核算环节把关，保证整个系统正常运行，做到数据真实、完整、和安全，业务处理合法、有效。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。4.3 强化操作权限意识，明确岗位责任，实行权限等级控制。企业必须从会计工作的特点入手，合理地进行岗位分工，岗位协调，明确岗位职责，制定科学规范的工作效率，防范和化解会计工作风险。要充分运用财务软件自身的程序控制功能，实行权限管理，互相监督，互相牵制；实行集中式事后监督与实时监控相结合的内控机制。4.4 强化系统安全与网络安全控制。强化系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手，主要的控制措施包括：订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；设置操作权限限制，操作人员身份的密码控制；数据存储和处理相隔离；机房的工作环境保护。通过上述技术可基确保财务信息在内部及外部网络传输中的安全性。4.5 加强计算机硬件、软件管理，重视技术控制。作为财务软件公司在软件开发中，必须引入安全稽核机制，对重要的操作日志进行记载，并进行必要的权限设置，以便能够对各种不同的权限进行用户识别和远程请求识别。4.6 整章建制，实行电算化环境下的制度控制。针对电算化系统，企业必须对手工会计信息中的的各项规章制度进行整理，以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度、会计工作管理制度，包括：岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。作为电算化系统内部控制工作的核心内容应着重在完善内控环境上下功夫，制定严格的控制制度并保证得到全面执行，设立良好的控制活动，以不断提高会计工作效率和经济利益。4.7 制定财务软件业界协议。协议是规则的集合，分为低层和高层两类，它规定了财务软件的不同部分是如何交互的，从而保证不同品牌的财务软件彼此间能够实现数据传递或交换。作为会计电算化宏观管理的主管部门，应当从技术的角度就财务软件的数据平台、数据结构、各功能模块、数据传递模式、数据安全与保密等做出统一规定。这样使各种不同品牌的财务软件之间才能实现数据共享，为企业会计电算化内部数据安全的进一步完善提供良好的外部环境。5 结束语 通过一学期的学习，对财务软件系统有比较深入的了解。处理好财务软件系统与内部控制间的关系，显得格外重要。随着计算机技术、网络技术的不断发展，将使会计电算化系统不断更新和完善。会计电算化系统替代传统的手工会计系统是必然趋势。目前，会计电算化系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。WTO后，的发展将进入快车道，中国的企业要走入国际，参与国际竞争和国际分工。加强和完善会计电算化系统的内部控制，将成为各个企业在财务工作中以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的一个问题，内部控制的好坏将直接影