化工企业如何运用PDCA循环法推行环境管理体系认证的探讨.doc

化工企业如何运用PDCA循环法推行环境管理体系认证的探讨工孵疆讨化工安全与环境2009年第34期?总第996期-化工企业如何运用PDCA循环法推行环境管理-re,.系认证的探讨杨辉河南省信阳市质量技术监督局ISO14001环境管理体系认证作为进军国际市场的通行证之一,受到越来越多化工企业的关注.建立和实施IS014001标准不仅有助于企业实现清洁生产,改变逐渐恶化的生态环境,而且有助于提高企业的管理水平,降低生产成本.因此,越来越多的化工企业开始了自己的认证之路.ISO14001标准的管理模式是遵循PDCA的思想而建立的,化工企业无论是何种文化背景和所有制性质,无论处于何种环境表现水平和环境管理水平,都可按IS014001标准的规范要求实施适用于组织自身的环境管理体系(以下简称为EMS).EMS是个动态的,需不断发展和完善的体系,建立程序与其运作模式没有本质的区别,都遵循着名的策划一实施一检查一改进管理循环理论(简称PDCA循环).下面就化工企业如何应用PDCA循环法建立环境管理体系提出几点意见.一,PDCA循环法内涵PDCA循环法是由美国统计学家和质量管理学家戴明提出来的,因此,也叫戴明环.戴明认为:一般人做工作总是先有个设想,计划和目标,然后根据这个计划目标去做,在做的过程中还要看看是否达到了原来的计划目标,以修正自己的行为或目标,直至计划目标得以实现,再提出更高一层次的目标.PDCA循环法最早应用于质量管理领域,后来又应用到诸多领域,都取得了成功.对企业产生深刻的影响,它从日常管理实践着手,循序渐进地持续改进,建立一种自我发现,自我完善,自我发展的管理文化,为建立学习型组织打下良好的基础.PDCA循环法就是按照计划(Plan),实施(Do),检查(Check),处理(Action)这四个阶段按顺序开展管理工作,并且不断循环进行的一处科学方法.P(Plan)表示计划;D(D0)表示执行;C(Check)表示检查;A(Action)表示处理.PDCA管理法的核心在于通过持续不断的改进,使企业的各项管理活动在有效控制的状态下向预定目标发展.PDCA循环的特点表明了环境管理活动的四个阶段,每个阶段又分为若干步骤.IS014001标准环境管理体系模式遵循了传统的PDCA循环管理模式的基本原则,结合质量管理体系实施多年的实践经验制订的,IS014001标准要求采用结构化,程序化,文件化的管理手段,强调明确规定合理有效的管理方法.对于实施过程和存在问题提供可追溯性.对问题进行有效的纠正,对于风险进行预见和预防,强调管理的系统化和体系的最优化.在计划阶段,要通过市场调查,用户访问等,摸清企业环境管理的现状,找出企业在企业环境管理体系建立和实施中存在的问题等.它包括现状调查,原因分析,确定要因和制定计划四个步骤.在执行阶段,要实施上一阶段所规定的内容,如进行环境管理体系设计,运行,其中包括计划执行前的人员培训.它只有一个步骤:执行计划.在检查阶段,主要是在计划执行过程之中或执行之后,检查执行情况,看是否符合计划的预期结果.该阶段也只有一个步骤:效果检查.在处理阶段,主要是根据检查结果,采取相应的措施.巩固成绩,把成功的经验尽可能纳入标准,进行标准化,遗留问题则转入下一个PDCA循环去解决.它包括两个步骤:巩固措施和下一步的打算.任何管理活动都是一个不断运动,不断循环的动态过程,都是企业使用一定的管理方法和手段,对企业经管理过程及各种要素发生作用的过程.正如戴明先生提出的PDCA循环一样,这个过程以对未来的计划为起点,经过对各种要素的组织和对经营活动的指挥,使计划付诸实施,再通过检查,了解计划的执行和企业目标的实现情况,最后,通过处理,使企业经营管理过程中的经验,教训及时得到总结和提炼.在总结过程中,发现问题,分析原因,制定目标和对策,以进入下一个管理循环.企业环境管理工作中,我们可以引用PDCA循环法指导企业环境管理体系的运行.在应用PDCA循环法的过程中,恰当地使用各种技术方法,又可大大提高企业环境管理工作的速度和效果.由于环境管理体系强调持续改进,因此这一循环是一个开环系统而不是闭环的,每一轮要有新的要求与目标,在每一轮的PDCA后,又在更高的水平上进行PDCA,从而使环境管理水平不断提高,实现环境绩效的改进和提高.ISO14001以PDCA循环为基本管理模式,强调在遵守法律法规的基础上,自我决策,自我约束,自我完善,自我提高的自主管理,持续改进.这种管理模式非常注重管理制度的建立和过程的分析与改进,强调企业自发的环保行动,列出企业主要的环境问题,提出解决方案,检查督促实施,然后进行评估并不断追求更高的环境目标,使环境保护工作进入良性循环.二,化工企业运用PDCA循环法建立环境管理体系化工企业运用PDCA循环法建立环境管理体系通常可分解为如下六个阶段和过程:1.领导决策与准备EMS是组织全面管理体系的组成部分,环境保护对于组织具有深远的战略意义,EMS的建立与实施需要投入入,财,物等各种资源,因此,必须首先得到最高管理者(层)的明确承诺和支持.最高管理者应任命环境管理者代表,授权其负责建立和维护体系,并向其汇报体系情况.组织应组建一?8?CHEMICALSAFETY&ENVIRONMENT9化工安全与环境2009年第34期?总第996期?支精干的EMS工作组,在管理者代表的领导下,在通过国际标准,环境知识,环境法律等培训后,即可着手建立体系.2.初始环境评审初始环境评审是组织明确环境管理现状的手段,其结论是建立EMS的技术基础和前提条件.管理者代表和工作组应精心策划和实施评审,充分调动发挥各部门的积极性和作用,广泛收集信息资源,编制评审报告.初始环境评审的内容主要包括:(1)明确组织应遵守的与环境相关的法律法规标准及其他要求,对组织的环境表现进行评价,确定改进的需求和可能性;(2)利用产品生命周期分析的思想明确组织产品,活动和服务中可以控制和可能施加影响的环境因素,评价出重要环境因素,以作为改进和控制的对象;(3)收集,分析和评审组织现有与环境相关的管理制度,职责,程序,惯例等信息资源和文件,与ISO14001标准要求对照,确认有益合理成分,以作为EMS的基础;(4)对以前的环境条件和市场信息进行分析评审,以避免环境风险,争取竞争优势.3.体系策划与设计(1)体系策划前需收集的信息.其主要内容应包括:组织的环境影响评价报告及其批复,组织为集中排污的设备而建设的环保设施的三同时验收监测报告及其批复,近几年的污染物排放(废气,废水,粉尘和噪音等)监测报告,地方环保局或行业主管部门下达的污染物总量控制指标,初始环境评审的结果,总公司或上级主管部门的经营或环保理念及方针,现有的组织机构设置和各部门职责分配的相关文件和已有的员工教育和培训,文件和记录管理,分供方评价,物业管理,安全消防管理,仪器仪表校准和维护管理,内部审核和管理评审等相关文件和规章制度.(2)由最高管理者制定和签署环境方针,环境方针应明确承诺遵守法律法规,承诺持续改进和污染预防,应指明总体环境目标指标的架构;(3)制定尽可能量化和分层次的环境目标指标.应符合环境方针的承诺,考虑重要环境因素,法律法规要求,技术和财务自行性及相关方的要求;(4)制定确保目标指标实现的环境管理方案,明确职责,时限和方法措施:(5)建立和明确环境管理组织机构和职责权限.4.EMS文件编制与环境管理体系相似,EMS遵循如下思路,写出组织要做的,做组织所写的,记组织已做的.管理者代表应领导和策划EMS文件的编写过程.应充分利用初始环境评审的结论,对现有体系及其文件进行彻底的清理,取其有用合理成份(包括ISO9000体系中相关文件的采用),将无用文件予以失效处置.组织可采用ISO10013标准推荐的模式编制EMS文件.EMS文件可分为手册,程序文件,作业文件,报告记录四个层次.除了满足ISO14001标准要求,EMS应保障文件的适用性,有效性,可操作性以及文件间及不同活动和职责间的接口关系.通常手册和程序文件由EMS工作组草拟,第三工作研讨层次的作业文件由相关部门的专业人员编制.各类文件有必要经过文件使用者的充分评审,甚至让使用者代表参与编写过程.5.EMS试运行EMS试运行与正常运行无本质区别,均应按EMS文件去实施,并记录运行结果.所不同的是,EMS刚建立时需改进的问题相对较多,应通过体系自身运作完善.EMS文件一旦编制完成:(1)最高管理者应亲自启动EMS,各层次管理者应策划各部门的EMS运作;(2)对各层次的EMS文件使用者实施分层次的EMS文件培训;(3)对ISO14001EMS实施全面运作;(4)对于急于实施第三方认证的组织,应加强动作力度,以便有充分证据证实实施EMS的成效.6.EMS内部审核和管理评审EMS经过一段时期试运行,管理者代表应组织培训合格的内审员实施内部审核.内审应按标准要求有计划地,程序化文件化地进行.应审核EMS文件的完整性,一致性,与ISO14001标准的符合性,审核环境管理活动是否满足EMS文件有关计划安排和标准要求,审核EMS是否得到正确实施和保护,审核结果应形成文件并报送最高管理者.此后,最高管理者应组织中层管理者对内审结果,目标指标完成情况,EMS改进的可能性和需要等进行评审,以确保EMS持续适用,充分和有效.至此,EMS已完成一轮PDCA循环.组织在实施改善的同时,EMS进入了新一轮循环.三,运用PDCA循环法完善环境管理体系应注意的问题1.环境管理体系与组织现行的管理体系结合一个组织,无论其有何种活动,产品或服务,一般都已经建立和保持有一个或多个管理体系,即已经客观存在的组织机构,管理制度,过程和资源.按照ISO14001标准所建立的环境管理体系,只能是组织原有全面管理体系的一部分,是运用标准要求来规范完善和加强环境管理的过程.或者说,建立环境管理体系的过程就是按标准的要求来调整机构,明确职责,制定方针,目标并加强控制,使环境管理体系与组织的全面管理体系融为一个有机整体的过程.2.建立动态的环境管理体系环境管理体系的运行,是依据ISO14001标准所规定的方针,规划,实施与运行,检查与纠正措施及管理评审等五大环节十七个要素实施的.随着科学技术的进步,环保法律,法规的完善,客观情况的变化以及人们环境意识的提高,在按PDCA模式运行上升.每经过一个循环过程,就需要制定新的环境目标和新的实施方案,调整相关要素的功能,使原有的环境管理体系不断完善,达到一个新的运行状态.3.定期监控与不定期抽查有效地执行监测与测量程序中的多级监控措施可以及时发现环境管理体系中存在的问题,从而可以及时解决问题,以保证体系的实施与运行.企业的监控措施一般有:基层部一CHEMICALSAFETY&ENVIRONMEN一?9?工作研讨化工安全与环境2009年第34期?总第996期?门日常自查,以及IS014001推进部门的定期检查与不定期抽查等多层手段.基层部门内部的日常检查一般关注本部门重要环境因素的控制情况,落实到本部门的环境指标和方案的进展情况.操作规范的执行情况,并抽查培训的效果.各部门做好监督检查工作可以保证体系的程序文件和作业规程在基层工作中得到落实,保证目标指标得以实现,并使环境因素得到有效控制.在检查过程中如发现文件内容的遗漏与不可行,可按文件控制程序及时修改与完善文件,从而增加文件的适用性与可操作性.对于在目标指标及方案执行中出现的问题,应及时与主管部门交流以协调解决,必要时应由最高管理者主持召开临时性管理评审会议,对该项目的目标指标方案进行合理的修订与调整.IS014001推进部门(如环保处)为了解重要环境因素的控制情况,环境管理方案的完成情况,排污情况,各部门对程序文件作业规范的执行情况,各部门日常检查的力度和效果等多方面的信息,就要依据监测与测量程序要求及监测计划做定期监控并进行经常性的不定期抽查.环保处将在监控工作中了解到的情况及时向环境管理者代表汇报,使环境管理者代表掌握体系整体运行情况并及时解决发现的问题,完成实施与保持环境管理体系的职能.4.加强数据分析企业要持续地改进,数据分析是一项重要的基础工作.数据分析要解决好两个方面的问题:一是针对企业的管理特点,确定需要收集的数据.要收集的数据,在有关标准里已经有比较清楚的要求,企业只要确定如何根据需要收集信息即可.二是如何把数据变为有用的改进信息,这需要企业根据自身的实际需要形成相应的数据处理和分析过程,以便有足够的信息了解和掌握环境管理体系在运行过程中有关问题产生的原因,性质和规律,使有关方面采取措施解决问题或防止问题发生,促进持续改进工作.从当前一些实际情况看,多数企业都是出了问题以后被动地去解决,有些企业甚至到了问题不解决不行的地步才予以关注和解决,而且往往是就事论事地凭经验和直觉进行,很少利用数据分析了解和掌握问题的性质,程度以及产生的原因,没有形成有目的,主动利用数据分析寻求持续改进这样一个良好的工作思路和循环,制约了企业持续改进工作向深层次发展.数据分析是持续改进的一个重要基础和动力源,有效的数据分析可以增强企业的管理和应变能力,促进企业的改进与发展.企业应根据实际需要,确定有关数据收集,处理,分析方式,使数据分析在整体上满足企业改进与发展的需要.在进行有关数据收集,处理,分析时应注意的是,运用数据分析确定环境管理体系的现状并寻求改进机会时,在很多情况下要运用统计技术对有关数据进行分析.据了解,国内企业应用统计技术进行数据分析仍然是一个弱项,同时也是制约企业管理水平提高的一个瓶颈,企业一定要注意加强这方面的建设,掌握和运用这些方法,使数据分析整体上适应企业改进和发展的需要.5.实施有效的内审与管理评审企业可参考认证机构监督审核的时间合理安排年度内审计划.内审应能覆盖认证注册范围内的全部部门和IS014001的全部要素,对于在体系中有重要环境职责的部门应安排重点审核.环境管理者代表应任命审核组长在计划的内审日期?10?按照企业的内审程序组织内审员实施内审,内审员应能不仅仅发现体系文件执行方面的问题,更应从方针一环境因素一目标一指标一管理方案的一致性,目标一指标的进展与完成状况,新增环境因素的及时识别与重要环境因素的更新,新增法律法规的获取与传达,监控程序的执行及发现不符合的纠正情况等方面努力发现体系中存在的深层次问题,从较高角度审核建立的环境管理体系的适用性与有效性.环境管理者代表要充分重视内审开具的不符合报告,分析不符合项在ISOI4001要素中及在部门的分布特点及严重程度,掌握体系的整体运行情况并发现体系运行过程中存在的潜在问题,并提出建设性意见提交管理评审.通过管理评审,综合评价建立的环境管理体系的适用性,充分性与有效性,并以预防污染,持续改进的思想来综合考虑体系的存在问题及发展方向,以不断地持续改进环境管理体系,并提高企业环境行为.6.有力的不符合纠正与预防措施对于各级监控中发现的问题,应按不符合纠正程序的要求,制定合理的纠正措施对其加以纠正,并应采取有效的预防措施以防止不符合问