公司基本行政管理制度.doc

公司基本行政管理制度 第一节 钥 匙 制 度1. 公司门的钥匙由公司指定人员各配1把。2. 各部门经理办公室钥匙各经理配1把。3. 保险柜钥匙由现金会计配带1把；4. 各部门办公室钥匙由主管各配带1把，办公桌及文件柜由相关使用人员或指定人员配带钥匙1把。5. 办公室所有钥匙由负责人统一编号登记在钥匙明细表中，公司所有钥匙（保险柜钥匙除外）必须备份一把并编号存档。6. 员工离职时钥匙交回公司，如遇丢失或损坏处20元罚款。第二节 考勤制度一、考勤要求：1、公司正常办公时间8:3017:00，公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间。2、打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3、打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。 4、因公外出及业务出发不能打卡应填写外出登记表,注明外出日期、事由、外出起止时间交由负责人签字后交考勤员登记考勤。因停电等故障未能打卡的员工，由直接负责人签字证明当日的出勤状况后由考勤员登记考勤。5、每月发放工资以打卡记录为准发放工资。员工严格按照公司的上下班时间及打卡要求打卡，禁止替他人打卡或找他人给自己打卡，如若发现扣发当事人双方当日工资并罚款100元，扣2分。6、部门考勤员负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在次月的5日前导出考勤明细加人工考勤明细直接交给负责人。打卡记录禁止人工修改，如若发现根据情况罚款50元到300元，扣2分。导出的考勤记录有迟到未罚款的直接按规定处罚负责人50元到100元，扣2分。7、倒休周一至周五不允许给周六周日倒休，周六周日可以倒休。8、员工倒休需经负责人允许，未经允许自行倒休的按旷工处理，扣2分；情节严重、造成损失的，根据情况酌情进行处罚，扣2分。二、请假制度1、员工请假，均应提前提交请假申请单，未填写请假申请单按旷工处理，扣2分员工请假三天以上的，需提前三天申请,未提前三天且无充分理由者，请假不批或处罚20元，扣一分。2、员工请假必须提前申请。如因紧急情况或突发急病而无法提前请假时，应在休假当天上午8：00通过电话向部门经理请假，并在上班后第一天完成请假审批手续，否则按旷工处理，扣1分。3、未办理请假手续擅自离开岗位、或请假期满未来上班也未续假者，三天（含）以内按旷工处理，扣2分；三天以上按自动离职处理并扣发当月工资。4、请假必须由本人亲自办理有关手续，委托他人视为无效，将按旷工处理，扣1分。5、请假的决定权：请假1至3天由部门负责人签字，请假4天以上由总经理签字。三、迟到、旷工处罚：1、迟到5分钟以上10分钟以内处罚款10元，扣1分；10分钟以上30分钟以内罚款20元，扣2分；30分钟以上扣发半天工资，扣2分。特别注意当天请假必须在8点以前，8点以后请假无效，按旷工处理(扣发当日双倍工资)，扣2分。2、当月全勤奖励50元，加1分；连续3月全勤者奖励300元(无迟到、无旷工、无请假)，不加分。第3节 办公室制度一、办公区域管理及形象管理1、 为树立良好的公司形象和个人形象，办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”等文明用语，严禁暴粗口、漫骂及其他有损公司形象的行为，违者处20元以上罚款，扣1分。2、 公司员工必须着装整洁，上班时保持良好的坐姿与行姿。3、 接待客人或来宾应以公司形象为重，并使用文明用语，走廊或狭窄的过道遇到客人或来宾应主动让道。4、 遇到需要帮助的客人或来宾时应主动提供帮助或指引，严禁不搭不睬。5、 严禁在任何场所非议公司及公司管理人员，严禁在当事人不知情的情况下泄露公司任何管理人员信息，违者处20元以上罚款，扣1分。6、 每位员工均应将本人工作场所必需物品按规定位置摆放，并放置整齐，办公桌面不得摆放与工作无关的物品（比如食品、化妆品等）；严禁在墙面及办公桌周围张贴与工作无关的字报、通知、告示等。违反罚款10元，扣1分。7、 公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。每天上班后必须先打扫各自的卫生区域，公司负责人不定期检查，每次检查不合格的罚款10元，扣1分。8、 为营造良好的工作环境，办公室区域谢绝吸烟，如发现违反者，处10元罚款，扣1分；如需吸烟到办公区域外但时间不能超过10分钟，违反罚款20元，扣1分。9、 严禁上班时间喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、听音响、玩游戏及下载与工作无关的资料及游戏或电影等，违者处20元到100元罚款，扣2分。10、 危险品及宠物严禁带入办公区域。违者处以20元以上罚款，扣1分。11、 不允许在公共办公室中接待来客，接待访客必须安排在会议室或接待室中，如违反者扣1分。12、严禁长期在柜子中存放食品或食物以免霉变、腐臭，一经发现处10元罚款，扣1分。13、 用餐后的垃圾及不得随意丢弃，不得将剩余的食物、茶水或饮料直接倒入垃圾桶。不慎洒落在地面的茶水或饮料，应及时处理。违者罚款20元，扣1分。二、办公设备管理1、 每位员工均应本着主人翁精神爱惜周围的办公设备及办公用品，自觉爱护办公室的各项设施，随时保持办公设备的干净、整洁。电脑的日常维护由使用人负责，如 遇故障影响正常使用的情况，将由办公室派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理，如有违反者，所造成的附加损失将由当事人自行承担并扣2分。2、 本着节能减排的环保精神，合理利用资源，夏季室内空调温度设置不得低于26，冬季室内空调温度设置不得高于25。一般情况下，空调运行期间尽量掩门、禁止开窗。各办公室空调必须在下午下班前半小时关闭，下班后不得开启（加班除外） ，如有违反每次罚款20元到100元，扣2分。3、 公司打印机只限打印与公司有关的文件和资料，各人员打印时要节约用纸，做到需多少印多少；不得利用公司计算机设备大量传真、打印、复印个人资料（工作需要除外）。如违反罚款20元，扣2分。4、 公司员工饮水必须自带水杯，尽量不使用一次性水杯。禁止用饮水机的水洗刷餐具及水果或者直接浇花。违者罚款50元，扣2分。5、 电话、灯具、传真机、复印机、空调、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均处于关闭状态。如有违反每次罚款20元至100元，扣2分。6、 节约用电、用水、办公用品等资源或物品，严禁恶意损坏、破坏公共设施，如有违反罚款50元至500元扣3分。7、 爱惜所使用的办公桌、椅、文件柜及使用范围内的私人办公设备，努力监管好监管范围内的办公设备，发现损坏及时上报监管责任人。8、 爱惜办公室的花卉，严禁用热水、开水、饮料浇灌。一经发现罚50元，扣2分。9、 各项办公用品采购回来后，必须由财务仓管员进仓、保管及发放。（详见办公用品规定）三、工作纪律及要求1. 同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。2. 见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确。3. 工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，（最多10分钟）严禁看与工作内容无关的书报杂志。 禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。特殊情况必要时接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。4. 办公室电话响三声后必须有人接听，机主不在时本部门电话由本部门人员接听，本部门无人在时由办公室任意人员接听，做好电话记录转达本部门人，中午休息时间行政办公室必须安排1人值班。5. 所有公司员工均有义务做好保密工作，尊重别人隐私和公司制度，做到与己无关的不闻、不问、不传。6. 未经权责人允许，任何人不得翻看他人抽屉、文件夹及个人电脑。未经许可，员工不得随意进入单人办公室。7. 上班时间员工不得私自离开公司，特殊情况应向部门经理及公司负责人请假。未经批准私自外出，对当事人处20元到100元处罚，扣2分；情节恶劣者酌情另行处罚。8. 各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理，必要时必须粉碎处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。9. 进入他人办公室必须先敲门，在得到允许后方可进入。10. 各办公室出入必须随手关门，且要轻开轻关。 公司办公用品管理规定一、办公用品分类：1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。二、管理和发放：1、各部门的办公用品未登记的必须登记明细并签字。2、办公用品由专人保管并发放，建立发放明细申请表，领用人、部门经理签字后才能发放；未填写发放明细申请表对保管人处20元到100元罚款，扣2分。3、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。4、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，如发现浪费现象处当事人50元以上罚款，扣3分。5、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的及维修费用由6、耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，由指定管理公司的采购人员购买。7、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。例会制度一、会前准备：（需提前1小时准备完毕）1、 会议通知：1) 开会时间需提前半天通知所有参会人员。2) 通知开会时，应将会议主题、时间、地点等准确传达。2、 需要使用笔记本、投影仪等设备的，会议组织者应在会前20分钟安装调试完成二、 会议纪律：1、会议迟到：中层及以上罚款20元，扣2分；员工罚款10元，扣2分；款项会后直接交行政部登记。2、旷会：没有及时请假或请假未批准。中层处罚30元扣2分，员工处罚15元，扣2分。款项会后直接交行政部登记。3、不得不接听的电话举手示意主持人，允许后离开会场接听，未经允许私自接听罚款10元，扣1分。4、所有参会人员手机必须设置为静音或震动状态，会议期间不能有任何异常声响，违者处10元罚款，扣1分5、会议要做相关的记录；开会人员必须自带笔记本做好会议记录；会场严禁开小会或者窃窃私语（讨论会议除外），违者处10元罚款，扣1分。6、开会要仔细听取会议内容，精神饱满，不得做斜靠、趴桌、睡觉等无礼仪动作，违者处10元罚款，扣1分。7、禁止使用不文明语言。违反罚款50元，扣2分。三、会议要求：1、预先安排发言的，必须在会前准备好发言稿或打好腹稿，不能在会议期间书写个人的发言稿。2、临时需要发言的，除非领导指定，否则不能做无规则言论3、临时发言人时，应按照职位大小依次发言，同职位、同岗位可依照作为次序发言。4、如会议发言是采取的是自愿原则，可酌情考虑不发言。5、会议要围绕会议主题开展，不得发表与本会议议题无关或关联很小的言论。6、参加并主持会议者，则要严肃会议纪律，明确会议目的，组织会议进程，保证会议效果。7、会议为例会形式的，参会人员必须提前做好个人工作计划和总结，及时汇报工作。8、所有人员退场后，会议组织