（计算机应用技术专业论文）商贸公司综合办公平台的设计实现.pdf

两南交通大学硕士研究生学位论文第1 页 摘要 近年来，办公自动化( o f f i c e a u t o m a t i o n ，o a ) 渐渐成为国内外众多企业、服务性行业 提高工作效率的主要手段。随着以计算机技术和通讯技术为代表的信息技术的发展，工 作流技术逐渐成为实现办公自动化的关键技术，它为实现办公自动化提供了基础平台， 实现了流程逻辑与业务逻辑的分离，支持对业务流程的分析和规范化定义，降低了复杂 流程应用的开发难度。并且提高了应用系统的管理效率，有效地缩短了业务处理周期， 使业务人员将从以前大量的事务处理中解放出来，将主要精力用于更重要的事情。 首先，本文对办公自动化的发展历程及工作流技术进行了分析。 其次通过对某商贸公司的详细调研，总结了业务需求，并对业务流程进行了详细的 分析，为后续设计开发工作奠定了坚实的基础。 再次，结合该商贸公司的具体业务需求，建立业务过程模型。接着详细分析了基于 覆盖树算法和化简方法的过程模型的合理性验证，分别利用这两种方法对本文建立的过 程模型进行了合理性验证。 最后在业务分析的基础上进行功能建模。基于f o r w f f r a m e 工作流组件，对后勤管理、 招商管理、投诉管理等模块进行了详细设计，包括架构设计、业务流程设计及数据库设 计等，并给出了具体实现。保证了各项工作流程完全达到合理的流转，实现了工作流技 术在办公系统中的应用。 关键词：工作流；工作流建模；p e t r i 网；工作流网 两南交通犬学硕 研究生学位论文第j i 页 a b s tr a c t i i lr e c e n ty e a r s ，t h eo f f i c ea u t o m a t i o n ( o a ) i sg r a d u a l l yr e g a r d e da sa l e a d i n gm e t h o df o r m a n yd o m e s t i ca n df o r e i g nc o m p a n i e sa n ds e r v i c ei n d u s t r i e st oi m p r o v et h e i rw o r k i n g e f f i c i e n c y w i mt h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g i e s e s p e c i a l l yt h ec o m p u t e ra n d c o m m u n i c a t i o nt e c h n o l o g i e s ，t h ew o r k f l o wt e c h n o l o g ya c t sa sak e yt e c h n i q u et or a i s et h e e f f i c i e n c ya n dp r o d u c t i v i t y , a si tp r o v i d e sa l lu n d e r l y i n gp l a t f o r mt oo f f i c ea u t o m a t i o na n d s e p a r a t e st h el o g i co fp r o c e s sf o r mt h a to fb u s i n e s s a n dm o r e ，w o r k _ f l o wt e c h n o l o g yc a l l s u p p o r ta n a l y s i sa n ds t a n d a r d i z e dd e f i n i t i o no fb u s i n e s sp r o c e s s e s s ot h ed i f f i c u l t yo f d e v e l o p i n ga p p l i c a t i o no fc o m p l e xp r o c e s s i sr e d u c e d b yu s i n gw o r k f l o wt e c h n o l o g y , m a n a g e m e n ts y s t e mi sm o r ee f f i c i e n t , s ot h a tp e o p l ew o d db er e l e a s e df r o ml a r g eq u a n t i f i e s t a s kt om o r ei m p o r t a n tj o b f i r s to fa l l ，t h eh i s t o r yo fo f f i c ea u t o m a t i o na n dw o r k f l o wt e c h n i q u ei sa n a l y z e di n t h i s p a p e r s e c o n d l y , t h r o u g hi n v e s t i g a t i n ga n dr e , a r c h i n go nt h eb u s i n e s so fat r a d ec o m p a n y , s u m m e du pt h eb u s i n e s sr e q u i r e m e n ta n da n a l y z e dt h ew o r k f l o wp r o c e s sm o d e l ，s ot h a tt h e f o l l o w i n gd e v e l o p i n gw o r kw o u l d b eu n d e r t a k e nw e l l t h i r d l y , a c c o r d i n gt ot h ec o m p a n y sb u s i n e s sd e m a n d , t h ep r o c e s sm o d e li sc r e a t e d a n d a n a l y s e st h em e t h o d st ov e r i f yt h ep r o c e s sm o d e l sr a t i o n a l i t yw h i c hi sb a s e do no v e r l a yt r e e a l g o r i t h ma n dr e d u c t i o n t h e nt h et w om e t h o d sa r eu s e dt ov e r i t yt h ep r o c e s sm o d e lo ft h e c o m p a n y f i n a l l y , f u n c t i o n a lm o d e l i n gi sp e r f o r m e do nt h eb a s eo fb u s i n e s sa n a l y s i s o nt h eb a s i s o ff o r w f f r a m ep l a t f o r m ，t h e l o g i s t i c sm o d d e ，t h e a t t r a c ti n v e s t m e n tm o d u l ea n dt h e c o m p l a i n t sm o d u l ea r ed e t a i l e dd e s i g n e d ，i n c l u d i n gt h ef r a m ed e s i g n ，t h eb u s i n e s sp r o c e s s d e s i g n , t h ed a t a b a s ed e s i g n , a n ds oo i l t h e nt h ei m p l e m e n t a t i o ni sg i v e n t m sw a y , w o r k f l o w t e c h n i q u ei sa p p l i e ds u c c e s s f u l l yi n t ot h eo f f i c es y s t e m , a n de v e r yw o r kp r o c e s si sa p p l i e d r e a s o n a b l y k e y w o r d s ：w o r k f l o w ；w o r k f l o wp r o c e s sm o d e l ；p e t r in e t ；w o r k f l o wn e t 西南交通大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学校 保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和 借阅。本人授权西南交通大学可以将本论文的全部或部分内容编入有关数据库 进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复印手段保存和汇编本学位论文。 本学位论文属于 1 保密口，在年解密后适用本授权书； 2 不保密阢使用本授权书。 ( 请在以上方框内打“v ”) 学位论文作者签名：莲准苫 日期：o l o b 指导老师签名：竹卿 日期：? 矿【，多、1 西南交通大学硕士学位论文主要工作( 贡献) 声明 本人在学位论文中所做的主要工作或贡献如下： 1 通过对某商贸公司的详细调研，总结了业务需求，并对业务流程进行了 详细的分析，为后续设计开发工作奠定了坚实的基础。 2 结合该商贸公司的具体业务需求，建立业务过程模型。接着详细分析了 基于覆盖树算法和化简方法的过程模型的合理性验证，分别利用这两种方法对 本文建立的过程模型进行了合理性验证。 3 根据建立的p e t r i 网模型，基于f o r w f f r a m e 工作流组件和s t r u t s 、i b a t i s 技术，对后勤管理、招商管理、投诉管理等模块进行了详细设计。保证了各项 工作流程完全达到合理的流转，实现了工作流技术在办公系统中的应用。 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是在导师指导下独立进行研究工作所 得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体 已经发表或撰写过的研究成果。对本文的研究做出贡献的个人和集体，均已在 文中作了明确说明。本人完全了解违反上述声明所引起的一切法律责任将由本 人承担。 学位论文作者签名：鹰1 乏吞 e l 期：) q 10 切 两南交通大学硕士研究生学位论文第1 页 1 1 课题背景及意义 第一章绪论 近年来，实现办公自动化( o f f i c e a u t o m a t i o n ，o a ) 渐渐成为国内外众多企业、服务性 行业提高工作效率的主要手段。办公自动化的含义也从原来以提高个人工作效率为目的， 演变成为通过提高企业内部协同工作的能力来提高整体工作效率，典型的例子包括公文 审批流转处理、会议管理和报表审批等。其间，工作流技术己经发展成为办公自动化系 统的核心组成部分【l 】。其本质特征在于利用工作流管理技术，使个人的各种业务活动由 信息系统协助完成，以实现对企业办公信息处理的自动化，达到信息充分共享、提高工 作效率和决策能力的目的。 应用工作流技术可以为办公自动化管理提供以下有利条件：提供方便灵活的流程定 义工具；按照既定的业务规则管理和监督业务运行情况；及时发现业务瓶颈，并进行有 效疏导从而改善业务流程；为业务流程重组提供有效的分析手段和技术支持；提高工作 效率，缩短业务处理周期；增强业务各环节的协作能力，使业务运作更加顺畅；高效率 的业务处理机制有助于提高客户服务水平和企业的综合竞争能力；避免传统业务处理方 式中由于随意性而造成的业务流程混乱；减少或避免人为因素造成的错误及由此带来的 损失；由于业务处理主要由业务人员自行操作，并且业务的管理由工作流组件承担，各 业务人员将从以前大量的事务中解放出来，将主要精力用于更重要的事情。 1 2 办公自动化发展历程 办公自动化( o i l i c e a u t o m a t i o n ) 系统，是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、 管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高综合业务管理水平 为目的的综合性信息系统。通过将计算机技术、通讯技术、信息技术等先进技术及设备 运用于企业各类办公人员的各种业务活动中，从而实现无纸办公和办公活动的科学化、 自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境【5 1 1 。 办公自动化系统的发展历程大致可以划分为三个阶段【2 8 】。从发展过程和今后的发展 趋势来看，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代 发展。 第一阶段办公自动化系统以数据处理为核心，以结构化数据为存储和处理对象，强 调对数据的计算和统计能力，其贡献在于把i t 技术引入办公领域，与纸质文件相比，提 西南交通大学硕十研究生学位论文第2 页 高了文件管理水平，但是缺乏对于协作型工作的处理能力。 第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了业务流程自 动化，实现了从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。不同部门及其工作人员工 作间的协作大大加强，从而使工作效率得到了较大的提高。与第一代相比，第二代办公 自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。 第三代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统。我们所说的知识管理， 是指能够帮助企业如何发现潜在知识，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识， 以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确 的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。 1 3 工作流技术研究现状 1 3 1 工作流的定义 在工作流技术发展的过程中，不同的研究者和工作流产品供应商从不同的角度给出 了工作流的定义，下面列出几个具有代表性的定义： 工作流管理联盟给出的工作流定义是 2 】：工作流是一类能够完全或者部分自动执行 的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行 传递与执行。通过企业人员、应用软件互相之间协调工作，以实现企业业务流程所要达 到的整体目标。 g i g ag r o u p 的定义是：工作流是经营过程中可运转的部分，包括任务的信息流、评 价与控制任务的跟踪、报告机制。 p e o p l es o f t 公司给出的定义是：工作流是一个用来实施经营过程实践的机制。 i b ma l m e d e nr e s e a r c hc e n t e r 给出的定义是【4 】：工作流是经营过程的一种计算机化 的表示模型，定义了完成整个过程所需要的各种参数。这些参数包括对过程中每一个步 骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤由谁负责以及每个活 动所需要的应用程序。 w m p v a nd e r a a l s t 的定义【5 】：工作流是一系列工作的偏序集，工作的序列可以有多 种方式，比如工作x 与y 满足x y 当且仅当x 在y 开始之前就己经就绪。 以上的工作流定义，都是用非形式化语言对工作流所进行的描述，虽然表述方式略 有不同，但是基本上都说明这样一个问题：工作流就是业务过程的计算机实现，即将工 作流程中的工作按照一定的逻辑和规则前后组织在一起，并在计算机中以恰当的模型进 行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，利用计算 西南交通大学硕十研究生学位论文第3 页 机在多个参与者之间，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务，并对其进行经营 和监控。 工作流管理联盟对工作流管理系统的定义为1 6 】：工作流管理系统是一个软件系统， 它负责工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进过程实例 的执行。工作流管理系统( w o r k f l o wm a n a g e m e n ts y s t e m ，w f m s ) 是通过对工作流程 中涉及各步骤的人员和i t 资源的合理调整，从而起到对工作流的定义、管理和实现的确 定性作用。工作流管理系统是支持企业实现业务过程管理和自动化的强有力的软件工具， 它能完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流 实例的执行。 1 3 2 工作流技术的发展历程 在工作流研究和使用的早期，工作流技术还不太成熟，各个企业和研究单位都有自 己的研究方法和标准。直到1 9 9 3 年工作流管理联盟( w o r k f l o wm a n a g e m e n t c o a l i t i o n ，w f m c ) 的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作 流产品之间的互操作，w f m c 在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口 ( w a p i ) 等方面制定了一系列标准，成为今天工作流技术的国际标准。 工作管理技术作为一种过程建模和过程管理的核心技术，可以与其他应用系统有效 地结合，生成符合企业需求的各种业务管理系统。工作流管理系统最初的使用目的只是 企业为了创建无纸办公环境，如今已经转为同化企业复杂信息环境、实现业务流程自动 执行的必要工具p j 。 工作流管理技术到目前为止大致经历了三个发展： 第一阶段( 1 9 8 9 1 9 9 2 ) ：人们对于工作流过程建模和过程的执行有初步的了解，开发 出能够提供一定工作流功能的工具，并在实践的基础上得出一些理论和产品原型。 第二阶段( 1 9 9 2 1 9 9 5 ) ：人们在第一阶段所获得的各种成功和失败的经验的基础上， 发展了概念模型和系统体系结构。这一阶段明显区别于第一阶段的是独立的工作流引擎 的出现，工作流过程模板的定义和应用程序中过程的执行使工作流过程实现动态的改变 成为可能。工作流过程的路由、系统开放性、交互性技术进一步成熟，使相关工作流产 品不断涌现。具有标志性意义的是工作流管理联盟( w o r k f l o wm a n a g e m e n tc o a l i t i o n ， w f m c ) 于1 9 9 4 年1 1 月制定了工作流参考模型，使各种工作流系统有了统一的标准。不 过在这一阶段，工作流系统的灵活性仍然在很大程度上受到过程定义和执行引擎的限制。 第三阶段( 1 9 9 5 至今) ：随着信息技术的发展，协同工作环境要求有更复杂、更有效、 更灵活，动态自适应性成为这一领域的前沿课题。动态自适应性工作流要求工作流模板 可以随着应用环境的需要而进行动态的调节，整个系统能够方便的移植到不同的硬件和 两南交通大学硕1 二研究生学位论文第4 页 软件平台上，并易于系统的扩展，增加新的功能。i n t e m e t 技术的发展与工作流技术相辅 相承，基于w e b 的工作流管理系统就是两者相结合的产物。 1 4 研究内容与论文组织结构 本文主要分析了工作流技术及在办公自动化系统中的应用问题。 1 通过对某商贸公司的详细调研，总结了业务需求，并对业务流程进行了详细的分 析，为后续设计开发工作奠定了坚实的基础。 2 结合该商贸公司的具体业务需求，对工作流技术的基本理论进行了深入的分析和 研究，并结合p e t r i 网建立了业务过程模型。接着详细分析了基于覆盖树算法和化简方法 的过程模型的合理性验证，分别利用这两种方法对本文建立的客户投诉流程以及商品进 货流程的过程模型进行了合理性验证。 3 通过学习和研究f o r w f f r a m e 工作流管理框架，分析其功能和主要组件结构。基于 f o r w f f r a m e 平台开发了具有实用、高效和合理特点的办公自动化系统中的招商管理、后 勤管理以及投诉管理等模块。 4 对该综合办公系统进行了测试，已经正式投入使用。 本文共分六章，具体内容安排如下： 第1 章：绪论。主要介绍了本课题的课题背景、分析了办公自动化及工作流技术的 研究现状，并阐述了本文的研究内容。 第2 章：详细分析了协同办公系统的应用需求，并对业务流程进行了详细的阐述。 第3 章：结合需求分析，对该商贸公司的综合办公平台进行了详细设计。 第4 章：基于p e t r i 网建模技术对系统中的业务流程建模，并结合模型验证方法对所 建立的模型的合理性进行验证。 第5 章：办公平台的应用实现。描述了系统的开发环境，并对系统中的部分实现给 出了详细阐述。 要要銮望銮：霉圭墨耋兰兰竺兰兰兰：要 第二章需求分析 随着公司业务的发展，该商贸公司与多家企业建立了合作关系，企业之间的交流越 来越频繁，业务也越来越复杂，为了能够更好的适应现有的业务。加速商品进货等流程 的审批过程，减少工作人员的等待时间，需要构建合理的业务系统，从而加强业务的管 理功能和监控功能，确保所有业务流程顺畅的执行。建立本商贸公司办公平台系统的主 要目标是实现一个集成的办公环境，让所有的领导和员工能够利用平台系统实现协同工 作。 2 1 企业组织结构 在需求分析中首先要理解企业的组织结构体系，并用组织结构囤描述，为后续的业 务分析工作奠定基础。图2 - 1 给出了企业组织结构的树状图。 图2 - 1 组织结构图 西南交通大学硕士研究生学位论文第6 页 对各部门职责描述如下： 总经理办公室主要负责企业公章管理、出差审批管理、档案管理、公文管理、办公 用品采购、会议管理、对外招待等业务。 后勤保卫部主要负责车辆管理、安全、日常卫生环境、装修( 柜台装修调整，装修 准入、验收) 、消防、值夜班、促销管理、固定设备管理等业务。 财务部主要负责会计报表，利润表、费用报表、月报表、年度报表、报销管理、付 款、贷款等业务。 资产经营部主要负责地产、证件办理( 年检、注册) 、运营资产处置等业务。 市场营销部主要负责服务台监管管理、顾客关系管理、提货卡销售、销售计划、v i p 客户管理等业务。 招商管理部主要负责市场开拓、促销广告策划、费用预算、市场年度策划，证件审 核、付款审核，商品价格、质量管理等业务。 董事长秘书办公室主要负责合同审查、重大事件议案、董事联系、对外所有合同审 查、处理诉讼和法律相关的事务等业务。 党群工作部主要负责党工会、团委、妇女工作、医务室等业务。 内审督查室主要负责管理制度汇编、各部门收支监督、员工处罚核实、调查等业务。 2 2 系统功能需求 根据实际业务需求，本系统划分为以下几部分：招商管理，后勤管理，投诉管理， 日常办公管理，费用报销管理，人力资源管理，营销策划管理，职工福利管理，组织管 理等。 由于笔者参与了招商管理、后勤管理与投诉管理子系统的开发工作，所以对这三个 子系统的业务流程进行详细的分析。 2 2 1 招商管理 招商管理主要实现供应商的管理、商品信息管理、品牌引进信息的管理、商品各种 订单的审批、商场经营场地的效益统计等功能。 供应商一般会经营多个品牌；一个品牌也会有多个供应商经营，一般各个供应商经 营同一品牌时，经营的品类不同。本子系统主要完成供应商的管理、然后对供应商下的 品牌引进进行审批。品牌引进指该供应商在该商贸公司要经营某品牌时，需要经过公司 职能部门的审批。 商品的销售模式分为三种：自营：由商场采购供货商的商品，然后进行销售，一般 西南交通大学硕士研究生学位论文第7 页 只能换货不能退货；代销：由商场代替供货商销售商品，商品货物多退少补，有库存； 联营：由商场提供场地，供货商自行经营，没有库存，商场不管理其库存，联营商品由 于没有库存，所以不存在退货业务。商品管理主要有四个业务流程：商品进货申请审批、 商品变价申请审批、商品折扣申请审批、商品退货申请审批。 招商管理子系统主要包括的流程有：新品牌引进流程、商品进货流程、商品变价流 程、商品品牌退场流程、商品退货流程、市场活动计划审批流程、市场活动方案策划意 见征集流程、商品合同协议等流程，由于篇幅有限，列出几个使用频率较高的流程。 新品牌引进流程。 申请新品牌引进之前的业务步骤如下：招商管理部提出招商需求；市场营销部根据 各项评选指标从品牌资源库中获取一定数量的供应商，提供给招商部；招商部从市场营 销提供的供应商中选取符合条件的并与之洽谈；确定好供应商后，供货商提供营业执照、 税务等级、授权代理书、商标注册证、商品条码系统成员证、检验报告、卫生许可证、 3 c 认证、生产许可证、进出口商品检验证明、海关卫生检疫证等证件证明；商场对供货 商提供的证件、证明核实。完成以上内容后，商场业务人员即可填写新品牌引进申请表 单( 如表2 1 所示) ，并提交给各级领导、职能部门审批。 表2 1 新品牌引进流程申请表单 拟引进品牌 拟经营地点 经验模式 拟经营面积( 平方 品种或类别 米) 目标顾客群价位区间 引进时间经办人 申请时间 供货商名称供货商代码 商标注册证注册人注册地址 市场分析与 引进理由 营业执照税务等级授权代理书 提供相关证件 商标注册证生产许可证检验报告 卫生许可证3 c 认证 商品条码系统成员证 进出口商品检验证明海关卫生检疫证其他 西南交通了：学硕十研究生学位论文第8 页 新品牌引进流程如图2 2 所示。 新品牌引进审批 开始 7 结束 业 务 审批基本信息鐾嚣。进信垦一 “ 员 j l 部， 门 审批是否、 n 经 。、通过，7 理 y 招 商 部 ，一7 审核是否、 n 办 、通琏， 事 员 y l 招 商，一审批是否、 n 部 、通过7 经 j 。 理 y 主 管 1r n 副审批是否、 总 、通过7 经 y i 理 信 录入相关信息 息 中 r 结。r 心 图2 - 2 新品牌引进流程图 商品进货流程。 当某类商品的库存量不够，需要进货时就由商场业务员负责填写商品进货明细申请 表( 如表2 - 2 所示) 后提交申请，申请通过以后即可进货。 两南交通大学硕士研究生学位论文第9 页 表2 - 2 商品进货明细申请表单 供货商供货商代码 申请部门柜台 起始有效期终止有效期 申请时间申请人 商品品牌 备注 商品代码 产地 货号 单位数量分类码含税进价折扣率税率零售价 含税金额总计( 元) 商品进货流程如图2 3 所示。如果申请引进的商品品牌不是新引进的品牌就可以跳 过市场营销部门经理审批的环节。在流程审批过程中，如果某一步审批没有通过，则直 接返回给商场业务员，商场业务员根据审批意见修改申请单据后，重新申请，或者选择 结束申请。如果申请不符合相关业务规定，则退回后由商场业务员结束流程。 商场进货审批斑稷 蠹 墅塑 ： 丝塞 业 ”瑗嚅；i 虿琴苎垒苎j ? 蚕：一触煎j 删觅j l 墨蠢 囊 建多一硝 t 臂 经 理 扭 延壅寥卜 瘫 管 理 t! 韶 经 厂题蔓爱努 理 击 ，、 墙 l 垂怒雷每鎏= = 一 理磊“、。， 蕊 经 信 厮未蠢迸一i 息 中 心 财 n 皤务人爱。等着暂苗； 耋 茹岛 备 人 t 员_ 一磊话一? ； 图2 3 商品进货流程图 西南交通大学硕十研究生学位论文 商品变价流程。 商品变价是指供应商申请调整商品价格或进行折扣销售的相关业务。由商场业务员 填写变价申请表单( 如表2 - 3 所示) 后提交申请。 表2 3 商品变价所扣申请表单 供货商供货商代码 申请部门柜台 起始有效期 终止有效期 申请时间申请人 备注 供货 商品规格 含税含税 原零新零折扣商承变价 代码 品牌品名原进现进数量单位 型号售价售价 率 担比原因 价价 例 商品变价流程如图2 _ 4 所示。在流程审批过程中，如果某一步审批没有通过，则直 接返回给商场业务员，商场业务员根据审批意见修改申请单据后重新申请，或者选择结 束申请。 蕊品交绗漉程 麓f 再霹一j、塾墨， 场 2、-_ol 娩 q l 务 飞，信息一碗砖1请馈息 。：- 一 黄 藏 念、。一4 筠 主 管 经 理 屯 ，土 鬈毳 ； 帮 、，一。” 信 一，蔓， 一 息 信息中心入橇处理 中 心 _ 4 一”一h 辩 t 务 一露r 舅n 天臻髫蓉甜蕊一 囊 信息 雯 | 爨厂氓系? ； 图2 4 商品变价流程图 两南交通大学硕上研究生学位论文第1 1 页 商品退货流程。 商品退货是指因为商品质量问题或整个品牌退场等原因需要将进货后的商品退回厂 家的相关业务。流程为办事员填写退货申请单( 如表2 - 4 所示) 后提交申请。 表2 - 4 商品退货申请表单 供货商供货商代码 经营部门经营方式 经营柜台退货日期 申请人 返厂原因 备注 商品 品牌 规格含税原 代码型号 品名零售价卖场单位数量 进价 商品退货流程如图2 5 所示。 商品避赞i 鼠程 离 趸薪焉零，盈；b 整 蚕 z 7 瑟 逛登曼多“ t 管 经 理 嚣 萋耋 延蔓簦 奇 蔓至多j鋈藿 嚣 i 墓 。 ， 一 信息中心入机链理 心 豺 t 务 1 羽卵 张穗礴黼 业 i 最j 雯 t 员厂盔r j 图2 5 商品退货流程图 两南交通大学硕一l 研究生学位论文第1 2 页 2 2 2 后勤管理 后勤管理模块主要负责商品柜台装修调整管理、商场面积核算管理、内部维护的结 算、日常检查、资产设备管理、车辆管理、各商场电费管理、投诉管理等业务。 商品柜台的装修是指由商场方发起的对部分柜台进行的装修工程。当某商场打算装 修柜台时，需自行请人设计装修方案，方案需要包括使用的材料、电线的布置等影响整 体安全、风格及布局的信息，然后提交领导审批，审批通过后即可实施装修方案。 商场场地租赁信息的功能需求描述如下：由后勤部办事员录入商场场地租赁的基本 信息，并对必填项进行有效性检查。后勤部办事员可以修改商场场地租赁各项信息。根 据单位( 商场) 、楼层、迁入时间、撤出时间、租赁起止日期、地理位置( 南楼、北楼) 等组合条件能够查询出具体的商场场地租赁的基本信息。 资产设备管理主要是后勤部门对公司的资产设备进行登记、资产设备报废处理、资 产设备转移登记等操作。资产范围包括：车辆、电脑设各、办公设备、收银点钞设备、 照明设备、空调设备、电梯设备等。 车辆管理是指后勤部统一对公司车辆每月发生费用进行汇总登记管理。 各商场电费管理后勤部统一对商场每月发生电费进行登记管理。 后勤管理子系统主要包括的流程有：资产报废申请流程、商品柜台装修调整申请流 程、内部维修结算申请流程等。 资产报废申请。 由部门或商场经办人填写资产报废申请表单( 如表2 5 所示) 后提交相关申请。 表2 - 5 资产报废申请表单 部门或商场申请日期 申请人 资产名称型号规格 报废数量报废金额原存放地 报废原因 资产报废申请流程如图2 - 6 所示。 在审批过程中，财务副总、总经理都有自己的额度授权审批范围。如果涉及金额超 过财务副总授权范围，需要提交给总经理审批；如果涉及金额超过总经理授权范围，需 要提交给董事长审批。 资产擞皮啦：务流程 部 钤门 提交报绞申 州y - ( 5 d 办或 四 请单 人翻 场 郝 上 簧鎏n 一 场 _ i d 吲露乞 -爹一 管勤 理部 缝藿f 立 蒙蠡 n 一 薤鬟 生 n 一 管 会 计 慰 务 k 一 经 理 财 n 一 务 副 1 总 叫气嵫墨妒 总陟n 一 经 瑷 拙投萄( 范b 耍 藿 y 霉 盎卜 n 长 乡 图2 - 6 资产报废业务流程图 商品柜台装修调整流程。 柜台的装修业务是指由商场方发起的针对部分柜台实施的装修工程。商品柜台装修 调整申请表单( 如表2 - 6 所示) 。 西南交通大学硕士研究生学位论文第14 页 表2 _ 6 商品柜台装修申请表单 装修原因 装修位置 品牌名称中文名称经营面积( 平方米) 英文名称 用电负荷( w ) 供应商名称供应商代码 供应商联系人联系电话 装修调整时间 费用报价( 元)其中，供应商承担 ，计元 我司承担，计元 商场、供应商推荐 设计施工单位、负 责人、联系电话 装修方案 责任施工单位 责任施工负责人身份证号 责任施工人身份证号特种工种 员签名操作证号 商品柜台装修调整流程如图2 7 所示。在流程审批过程中，如果某一步审批没有通 过，则直接返回给商场经办人，商场经办人根据审批意见修改申请单据后重新申请，或 者选择结束申请。 请。 商品橙台装修调整审批漉程 翻 刚粪群篓卜固 场 经 磐 入 商 令n 一 场 缎 理 市 涉n 一 场 营 销 韶 分 舍n 一 管 领 导 后 n 勤 部 领 导 i 于 舍凡一 务 部 图2 7 商品柜台装修业务流程图 内部维修结算申请流程。 由资产管理员根据相关业务要求填写内部维修结算申请表( 如表2 7 所示) 后提交申 表2 7 内部维修结算申请表单 报修、维修原因 维修人员 报修部门报修r 期 维修材料名称型号规格数量单价总价 合计( ￥元) 西南交通大学硕j j 研究生学位论文第1 6 页 内部维修结算申请流程如图2 8 所示。在流程审批过程中，如果某步审批没有通 过，则直接返回给商场经办人，商场经办人根据审批意见修改申请单据后重新申请，或 者选择结束申请。 内部维修结算审批流程 雾 ( 蓁开始卜维惨、结算h 一y 一 结粜 ) 篓 i 单| 员 保 墨菱n 一 都 后 n 一 勤 怂缳 1 3 卫 部 主 翻 n 总 经 理 d 2 2 3 投诉管理 图2 8 内部维修结算业务流程图 顾客的投诉主要指消费者通过服务台进行投诉或者向商场提出异议，及其它与消费 者相关的突发事件。市场营销部门管理顾客的投诉信息，完成对各类的投诉的录入、投 诉处理和投诉查询。 2 2 4 日常办公管理 包括办公用品管理、复印管理、公文管理、会议管理、公章管理、公告管理等。 办公用品管理是指对纸张笔墨等办公耗材的库存、领用进行登记管理，以供方便地 查看或统计各类物品的领用明细、购买价格、是否需要再次购买以及各个部门每个月的 领用数量等信息； 复印管理是指对办公室复印机的每次使用记录进行登记管理，主要记录使用者的姓 两南交通大学硕士研究生学位论文第1 7 页 名、部门、日期，以及使用的纸张类型、数量等信息，以方便每月或着每年核算各部门 的使用费用； 公文管理包括收文处理和发文处理。收文是指企业接收企业外部发送来的文件，主 要是政府文件或者其他重要文件，企业收到文件后需要对文件进行处理，也就是收到的 文件需要经过一个工作流程的多个环节，会产生阅读、反馈、行动等事件，最后需要归 档。发文是指企业需要发送文件给外部，或者需要在内部公布的正式文件所需要经过的 处理流程，发文流程的主要环节是完成拟稿、审批、编号、发文等； 会议管理主要提供会议室的预定、会议通知的录入及会议纪要的管理。会议室管理 人员需要提前将会议室基本信息录入系统。会议发起人申请会议室时可以方便地在系统 中预定会议室，录入会议的主题、地点、时间、参与人员、注意事项等，系统自动将会 议通知发送给参与人员。会议结束后，会议纪要可以录入系统、归档； 公章管理主要是指总经理办公室对涉及公司公章的使用进行登记管理。主要包括使 用公章前的填写公章使用申请表、逐级审批公章使用申请、盖章时记录盖章内容、以及 对盖章登记情况的查询。公章的主要分类为法人章、财务章、普通章等。 2 2 5 费用报销管理 包括一般费用报销申请、培训费用报销申请、差旅费用报销申请、业务招待费用报 销申请等。 业务描述如下：报销申请单不是每一位员工都能填写，必须由所在部门经办人( 经 办人是部门内指定的，且经过财务培训过的人员) 填写；每个部门年初的时候都需要做 预算，报销的内容必须是预算的项目，每年预算项目基本相同，报销的金额需要在预算 范围内，如果超过预算需要给予提示，并对报销单号标识为红色；报销信息要填写完整， 除备注信息外其它都是必填项；如果报销内容不是预算的项目系统不做处理，由财务部 人为处理。支付方式：转帐、电汇、信汇、承兑、现金。要求每一类报销类型采用不同 的报销单申请页面。 在以上流程的审批人中财务副总授权范围是：单笔金额不超过5 0 万元的家电类商品 的经销货款；单笔金额不超过2 0 万元的其他类别的商品进货款；单笔金额不超过1 0 0 万元的银行承兑汇票；一次不超过5 0 0 0 元的费用开支( 不含工资、加班费的发放) ；投资 总额不超过1 0 0 万元的工程合同；投资总额在1 0 0 万元以下，单笔金额不超过5 0 万元的 工程款。 总经理授权范围是：支付单笔金额不超过2 0 0 万元的家电类商品的进货款，支付单 笔金额不超过1 0 0 万元的其他类别的商品进货款；投资总额不超过5 0 0 万元的工程合同： 支付投资总额5 0 0 万元以下、单笔金额不超过1 0 0 万元的工程款；单笔金额不超过1 0 0 两南交通大学硕：研究生学位论文第1 8 页 万元的银行承兑汇票( 含1 0 0 万元) ；一次不超过2 0 万元的经营费用开支，一次费用开 支不超过3 0 万元的广告或者广告活动。 2 2 6 人力资源管理 主要提供员工基本信息管理、员工合同信息管理、员工关系管理、社保管理、考勤 管理、培训管理、考评定级管理、工资管理、员工调动管理等功能模块。 新增正式员工基本信息管理的功能需求描述如下：需要将员工的相关资料图片上传 到系统中，如：员工照片、身份证图片；一个员工只能有一个员工工号( 根据姓名、性 别、出生年月日、工作岗位来判断唯一性) ；工号6 位= 前三位部门+ 后面三位职位。( 例 如：总经理所在总经理办公室部门编号为：1 0 0 ，经理职位的编号为：0 0 1 ，总经理的工 号就应该为：1 0 0 0 0 1 ) ；必填项及时间格式需要检查。 新增正式员工劳动合同信息管理的功能需求描述如下：续订正式员工劳动合同信息 时，需要保留历史信息；批量续签合同时，先根据员工最近劳动合同订立结束日期在一 定条件范围内查出需要续签合同的员工，输入续签年限系统自动增加完成续签日期信息 记录；必填项及时间格式需要检查。 员工关系管理的功能需求描述如下：完成对正式员工的招聘、离职、续签合同、减 员申请、审批功能。 考勤管理的功能需求描述如下：由部门或者商场经办人每天手工填写考勤表，记录 每天上、中、下考勤情况；考勤代码含义：出勤( a ) 、病假( b ) 、事假( c ) 、迟到( d ) 、早退 ( e ) 、旷工( f ) 、工伤( g ) 、产假( h ) 、加班( i ) 、补休( j ) 、陪产假( k ) 、陪护假( l ) 、探亲假 ( m ) 、丧假( n ) 、其它( o ) ；在系统中，需要实现将一天的记录合并为一条记录的功能。 培训管理的功能需求描述如下：根据筛选条件选择参加培训的人员；选中一个人员 后可以看到该员工曾经参加过的培训信息；筛选条件：姓名、性别、学历、年龄、所学 专业、工作岗位、培训项目组合查询条件；在新建培训信息的时候，首先需要确定参加 培训的人员范围，再填写培训信息；费用类别有自费、公费；必填项及时间格式需要检 查。 考评定级管理的功能需求描述如下：销售业绩数据由销售部提供累计销售情况表， 累计销售情况表包括( 姓名、当月任务、年度任务、完成比例) ；组长根据累计销售情况 表计算出所管理组员的销售业绩，并手工录入到系统中；系统自动算出综合得分；可以 根据考核时间、商场( 部门) 、姓名查询考评信息并将结果打印出来；评分不能小于o 。 工资管理：按照工资测算计算公式对正式员工的工资进行测算，其中行政人员和非 行政人员的测算公式不同。 西南交通大学硕十研究生学位论文第1 9 页 2 2 7 营销策划管理 主要是对团购活动、市场活动策划、会员卡的管理。 团购活动主要是通过提货卡( 礼品卡) 来完成的。提货卡是指没有付钱就将相应储 存一定金额的卡发出，提货卡有不同的面额，商场或市场营销部都可能领取此卡。商场 领此卡的目的是促销，或者其他用途。领取提货卡的部门最后需要和财务转账、结算。 市场活动是指由市场营销部发起并组织的由商场具体实施的市场促销类活动。市场 活动策划即指市场营销部对市场活动进行方案设计及预算规划等行为。一般来说，市场 营销部会提前对一定时间段，例如一年、半年、一个月进行计划，计划内容主要包括这 段时间的市场活动总的预算，主要的活动数量及框架性策划，以便在此计划范围内对具 体活动进行策划。 2 2 8 职工福利管理 职工福利工作主要由党群工作部完成。主要包括慰问困难补助管理、福利发放管理、 职工子女保育管理。 职工慰问管理是针对住院的职工或退休人员，由各个部门或者工会购买慰问品对职 工进行慰问。各部门的慰问品由各部门独立发放。退休与内退人员的慰问品由党群工作 部负责。系统只提供慰问品发放完成后的报销审批，即在各部门或工会对住院职工或退 休人员购买并发放慰问品之后，向系统录入报销内容，经审批进行报销。 困难补助是困难职工向工会申请一定金额的生活补助，工会审批后，从行政福利费 中支付给困难职工。 福利发放主要包括六项福利：六一儿童节礼品、年度保健费、子女学费补助、迎春 茶会茶点、年货券、年饭款。以上业务需要首先由党办人员提出福利发放请示报告，描 述福利目的、详情、总金额等，由部门负责人、总经理逐级审批，审批通过后，进一步 制定福利领取总表，有的还需要各部门明细表。福利品的具体形式仅两种：现金或代金 券，若是代金券，需要在总表中填写向商场转账的帐号等信息，发票由党办收后再递交 财务。福利的发放不需要统计查询，不需要按部门核算。 2 2 9 组织管理 包括部门管理、岗位管理。 西南交通大学硕十研究生学位论文第2 0 页 2 3 本章小结 本章首先分析了该企业的组织结构，接着对该商贸公司综合办公平台的业务需求进 行了详细描述，对招商管理和后勤管理模块中涉及到的业务流程进行了详细分析。 两南交通人学硕十研究生学位论文第2 1 页 第三章商贸公司综合办公平台的设计 3 1 系统设计目标 建立完善的综合办公管理系统是一项长期而巨大的系统工程，因此要按照“分步实 施，逐步完善 的思路去建设。在系统建设的前期，应以公司内部业务过程信息化和物 资信息化为基础，逐步将企业内部各个部门联通起来，实现整个企业的基于工作流的企 业信息化系统。通过信息系统的支持，工作人员可以方便地对所需历史资料以及数据进