公司行政管理工作程序.doc

湖北星火建设有限公司行政管理工作规程编号：版本：0Rev.0编制日期审核日期审批日期湖北星火建设工程有限公司行政管理工作规程版 本日 期说 明修改审核审批 目 录1. 总则52. 会议制度62.1会议种类62.2会议管理制度62.3会议程序62.3.1会议通知62.3.2会议准备62.3.3会议纪律63. 印鉴管理73.1印章的刻制73.2印章的启用73.3印章的保管、交接和停用73.3.1公司各类印章必须有专人保管；73.3.2印章移交须办理手续73.3.3 有下列情况，印章须停用：73.4印章的使用73.4.1使用范围：73.4.2使用印章规定83.5介绍信管理83.5.1介绍信种类：83.5.2介绍信的开具83.6附则84. 综合资产管理84.1综合资产主要包括85. 办公用品管理95.1办公用品分类95.2办公用品领用105.3办公用品的申购105.4办公用品的发放105.5附则：106. 宿舍管理107. 食堂管理128. 环境卫生12-1- 公司行政管理工作程序1. 总则 为了做好公司的行政工作，规范行政工作的流程，便于公司有计划的安排好日常行政工作，实现组织实施，信息沟通，协调控制和监督检查全过程的行政工作流程，特制订了本规程，确保公司行政工作顺利开展。2. 会议制度2.1会议种类 定期会议（如总经理办公会、生产协调会） 专题会议（如项目首次会、质量分析会、项目总结会、会议审批） 临时会议2.2会议管理制度 定期会议和专题会议均须在综合部登记备案或记录审批； 综合性会务工作由总经理办公室承办；各部门主办的会议，总经理办公室应予协助； 除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由总经理办公室整理、立卷、存档；2.3会议程序2.3.1会议通知 会议通知由会议组织者负责安排并发布通知，在通知时应简要说明会议的主题，明确会议的时间、地点、应出席人员名单及其他需说明的事项； 对临时性会议一般采用电话通知的方式进行；2.3.2会议准备会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料，必要时要进行会场布置、设备调试；2.3.3会议纪律 会议实行签到制度，不得代签； 因故不能出席会议者必须于会前向会议组织者请假； 会议主持人在通知的会议时间前清点到会人数，对迟到或未到人员（除请假者）会通报批评 会议应精简、高效； 参会者应将手机等通讯工具关机或设置成振动状态，以免影响他人；会议期间不得在会场接听电话； 会议室内不得抽烟。2.3.4会议纪要 会议组织者应安排专人作好会议记录，记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料； 会后承办人形成会议纪要，发至与会人员，对因故未参加人员应将会议纪要传达到位； 会议举办人应对会议形成的议程、决定负责追踪落实到位。3. 印鉴管理3.1印章的刻制公司所有印章的刻制均须报请总经理批准，由总经理安排人员持公司介绍信统一到公安机关定点机构办理刻制手续；印章的形体和规格，按国家有关规定执行；3.2印章的启用 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查； 印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用；3.3印章的保管、交接和停用3.3.1公司各类印章必须有专人保管； 公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定专人保管； 各部门印章由各部门经理负责保管； 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息； 印章保管必须安全可靠，须加锁保存；特制印章要放在保险柜； 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合有关部门的调查；3.3.2印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息；3.3.3 有下列情况，印章须停用： 机构变动或机构名称改变； 上级部门通知改变印章图样； 印章损坏； 印章遗失或被窃，声明作废； 部门印章停用由综公室提出申请，并报总经理批准；公司印章由综公室上报董事长审批并及时将停用印章封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案；3.4印章的使用3.4.1使用范围： 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章; 凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印章； 凡属部门业务范围内盖部门印章； 凡属合同类的用合同专用章； 凡属财务会计业务的用财务专用章；3.4.2使用印章规定 一律实行审批制度，用印者通过申请，其权限分级掌握，使用部门印章由部门经理批准后用印，公司印章由总经理批准，综合部主任负责用印； 使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，综合部人员做好用印登记和用引人签名工作，如发现问题及时请示领导，妥善解决；凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印； 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人因事离岗时须将印章妥善移交，以免贻误工作；3.5介绍信管理3.5.1介绍信种类： 存根介绍 信笺介绍 证明信3.5.2介绍信的开具 介绍信一般由综合部负责保存； 介绍信开具要严格履行审批手续，由部门经理申请，公司分管领导审核后办公室主任审批； 严禁开出空白介绍信；3.6附则未按本制度要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。4. 综合资产管理4.1综合资产主要包括 电脑、电话机、传真机、打印机、复印机、办公桌椅、电梯、多媒体设施、空调等办公设备； 不包括办公楼、厂房、宿舍等建筑物、产品原料和成品、机器设备和制造工具等。4.2综合资产的管理综合资产利用率的高低直接影响公司的成本，从而影响公司的经济效益和市场竞争力，对公司资产进行直接管理，以发挥其最大效益，办公室负责公司综合资产的管理。4.2.1办公设备的采购管理 办公设备需求审核与请购工作由办公室负责，请购流程为需求部门申请，部门经理签字，上报总经理审批，然后将采购单交与综合部，最后采购部门去采购。4.2 办公室建立综合资产明细台帐，列出各设备的品牌、型号、规格等参数，明确各设备的使用者；各使用人未经许可不得擅自更换或转移，在使用前应认真了解所用设备的性能和操作规程，使用办公设备时，严格按设备的操作要求进行，要做到爱护设备、正确操作、节约耗材，如因操作不当，造成损失，由使用人赔偿造成的损失： 对电脑、电话机、办公桌椅等个人单独使用的设备，使用者为该设备的管理者： 不得转借他人使用，做好设备的日常清洁工作，不得利用其从事与工作无关的事项； 禁止在电脑中安装、使用与工作和学习无关的软件； 在使用外来软盘、U盘须经杀毒后方可使用，使用完光盘或上网结束后要对本机进行杀毒处理，并定期对计算机进行杀毒处理； 发现计算机遭受计算机病毒感染时应立即隔离，尽快杀毒，预防计算机病毒对计算机和公司局域网的破坏。 传真机由采购部门使用和保管;打印机、复印机有办公室，技术部，工程部，生产部使用和保管；设备配置单位为设备的责任单位；在使用过程中更换办公耗材时，经部门领导批准后，到办公室申领。 电梯、多媒体设施、空调由总经理办公室统一管理，由设备科负责日常的使用和维护，并做好定期检查和记录，以确保设备的正常使用，其他人员不得擅自开启，若造成事故或损失时需承担赔偿责任。4.2.3办公设备在使用过程中出现故障时应及时报资材管理员，不得擅自进行拆卸修理；资材管理员在接到故障申报后应及时进行调查，对属供货单位的责任会同采购部进行修理、更换或追偿，对不属供货单位责任的故障寻找修理单位，明确修复时间，4.2.4办公设备在达到使用寿命、损坏严重无法修复或修复费用过高时由总经理办公室提出报废申请，经总经理审核后予以报废，对有残值的设备由采购部负责进行处理。5. 办公用品管理5.1办公用品分类办公用品分为三类：消耗品、管理消耗品、管理品。 消耗品：铅笔、中性笔、中性笔芯、胶水、透明胶、大头针、钉书针、回形针、笔记本、复写纸、橡皮、夹子、圆珠笔、美工刀片等； 管理消耗品：荧光笔、白板笔、标签、档案袋文件夹、文件盒、文件袋、文件篮、文件栏、修正液、打（复）印纸、卷笔刀、直尺、三角尺、起钉器等； 管理品：剪刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。5.2办公用品领用领用分为：个人领用、部门领用两种。 “个人领用”：系个人使用保管用品，如签字笔、直尺等。 “部门领用”：系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等；5.3办公用品的申购 消耗品及管理消耗品每月月底申请一次； 管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请； 总经理办公室将各部门请购计划汇总，并结合库存情况，报请实际购买计划，经总经理批准后，交采购部采购；5.4办公用品的发放 原则上，以旧换新，新进厂员工领用一次性办公用品除外； 每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”，由办公室统一填写、登记、签字保管，以便办公用品的管理； 新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在办公室领用，离职时，应将剩余办公用品一并退还总经理办公室； 印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由总经理办公室统一管理；5.5附则： 固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人责任。 对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，直至追究法律责任。6. 宿舍管理6.1宿舍分配原则： 部门副职以上人员安排1人/间，部门副职以下人员2人/间； 双职工，安排1间，女性2人/间； 部门副职以上人员房间配备空调、彩电，其它自理。6.2凡是符合居住职工单身宿舍条件的职工，经本人申请、所在部门签注意见，提前一周报公司办公室审核批准后安排住宿，外来人员一律不准进住；6.3本公司提供员工宿舍系现住人尚在本公司服务为条件,一但员工离职(包括自动辞职、受免职、解职、退休、资遣等)时，终止对该房屋的使用权，并迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用；6.4行政管理员工配置床位一个，其他生活用品自带；员工不得随意调换或多占；车间员工配置床位一个，自备生活用品；6.5公司负责支付员工宿舍的房租(包括押金)和物业管理费用，其它如水电费用、有线电视费用、电话费等均由住宿员工自行分担；6.6如有员工家属随行的，需提前一个月向公司总经理办公室进行申请，由总经理办公室审核批准后，进行分配，每个月交纳100.00元房租，由公司财务部代收，转至员工宿舍房租存折；6.7凡申请入住公司宿舍的员工（包括随行的员工家属）需交纳50.00元水电押金,由公司财务部代收,转至水电交纳存折,迁离宿舍时由舍长按当月发生费用多退少补；6.8一经安排住宿后，必须坚持对号入座的原则，严禁擅自调换房间床位，如需对换须报总经理办公室审批，经同意后方能更换，违者处以50元罚款，并责令其改正；6.9宿舍内部所有的公共财产，每个职工必须爱护，不得任意搬迁、损坏和拆改，否则照价赔偿，并视其情节轻重给予罚款；6.10住宿人员必须服从公司员工宿舍管理人员的安排和调整，每个房间必须按规定住满室内人数；不满者，宿舍管理人员有权安排人员住宿，任何人不得拒绝；6.11爱护宿舍卫生，室内、过道、楼梯间保持清洁卫生，不准在室内外堆放垃圾、随地大小便、乱丢果皮、纸屑和乱倒脏物以及在墙上乱画；每间员工宿舍由室长安排，每天轮流打扫宿舍内清洁工作；对违反上述规定者，综公室经核实后，派专人清扫，并由违反规定者支付50元清扫费；6.12在住宿期间，无故在外租赁房屋者或无特殊情况且没有向总经理办公室说明情况及原因，当月累计不在宿舍住宿时间超过7天者，视为自动放弃住宿权利，员工宿舍管理人员有权将物品搬出，同时安排其他员工入住；6.13员工宿舍内不得私自乱拉乱接电线、插座，宿舍内不得使用电热炊具、电熨斗及各种交流电器用具，坚持做到人离熄灯，断电源；6.14宿舍严禁吸烟、酗酒、聚赌，禁止在员工宿舍范围内燃放烟花鞭炮以及留宿外来人员，一经发现，每次处以50元的罚款；（纪律方面）出入房间随手关门，避免丢失贵重财物。7. 食堂管理7.1员工食堂每日供应三餐，就餐时间：早餐为7：00-8：00，中餐11：3012：30，晚餐17：0018：00，如生产有需要加班的，再另行制定用餐时间。7.2食堂工作人员要对食品的卫生制度有深入的了解，为员工提供卫生且可口的膳食。采购，严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。如果发现有食物中毒事件，其一切责任由称霸人承担。7.3食堂工作人员应注重个人卫生，穿工作服、戴工作帽。对个人卫生做好四勤（勤换衣、勤洗头、勤理发、勤剪指甲），要求食堂工作人员持健康证上岗，无健康合格证者，一律不允许在食堂工作。7.4食堂工作人员使用炊事械具要严格遵守操作规程，防止事故发生；严禁无关人员进入厨房工作室；下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。7.5食堂工作人员做好环境卫生工作，杜绝卫生死角，在每次就餐后及时做好环境整理，使桌、椅、餐具整洁有序，不得在食堂内躺卧或住宿，亦不许随便悬挂衣服及乱放。7.6食物应在工作台上料理操作，并将生食熟食分开，食物应保持新鲜、清洁、卫生，对易腐败的饮食物品应做好贮藏，调味品以适当容器装盛。7.7员工进入餐厅后，必须服从食堂人员的安排，排队打饭，不许插队，进入食堂就餐不准抽烟、不准随地吐痰、不准大声起