（管理科学与工程专业论文）金融行业档案信息管理系统分析与设计.pdf

中文摘要 企业档案是企业在从事生产经营过程中形成的文字、图表、声音、图像等不同形 式的历史记录。在当今信息化社会的环境下，加强档案信息管理对企业的生存和发展 有着特殊的意义。 以管理对象作为划分依据，企业中的档案信息管理包含两个方面：实体档案的管 理过程及档案信息的管理过程。一方面，完善实体档案管理可以帮助企业降低管理成 本并且合理分配有限的资源；另一方面，档案信息管理对提高企业的管理水平有重要 的促进作用。档案信息不仅是企业实施内部审计的基础和依据，而且对档案信息的分 析和预测可为不同层次的决策提供有力的支持，对决策的正确实施，决策目标的调整 和实现都起着重要的作用。只有二者紧密结合、协调发展才能充分发挥信息对提高企 业管理水平的促进作用。 针对金融企业中普遍存在的为管理大量的实体档案而付出高昂管理成本和信息 资源难以有效利用等等问题，本论文通过调研银行各类业务档案从产生到销毁整个生 命周期内的特征、管理现状以及相关的业务和管理环节的需求，对造成上述问题的主 要因素进行了分析。在此基础上根据企业不同环节的需求和特点重新设计了档案管理 的流程，并通过研究和引入档案数字化处理、自动识别与数据获取等智能信息技术对 现有的档案管理方式和方法进行了设计，主要包括基于档案信息管理的需求分析进行 业务的流程优化，并对银行档案信息管理系统的功能结构和系统架构、网络结构、软 硬件的运行环境等内容进行了详细分析和设计，最后研究了实体档案管理中应用的自 动识别系统的选型及相关硬件数据格式设计等问题。 本论文的分析和研究将进一步促进档案信息管理在更广泛的领域内获得深入的 应用，而关于智能信息技术在银行档案管理中的应用分析可以推广到其它行业的企业 档案信息管理的过程中产生积极的作用。 关键词：档案信息管理：档案生命周期：自动识别技术：智能信息技术 a b s t r a c t b u s i n e s sa r c h i v e sa r ear e p o s i t o r yo fh i s t o r i c a lr e c o r d si nv a r i o u sf o r m a t sl i k et e x t ， d i a g r a m s ，s o u n d o ri m a g e ，p r o d u c e di nt h ep r o c e s so fb u s i n e s so p e r a t i o na n da d m i n i s t r a t i o n u n d e rt o d a y se n v i r o n m e n to fi n f o r m a t i o n i z e ds o c i e t y , i m p r o v i n ga r c h i v e si n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t ( h e r e t o a f t e rr e f e r r e dt oa sa i m ) c a r r i e sp r o f o u n ds i g n i f i c a n c et ot h es u r v i v a l a n dg r o w t ho ft h ee n t e r p r i s e i nt e r m so ft h eo b j e c t sb e i n gp r o c e s s e d ，c o r p o r a t ea i mc o n s i s t so ft w oa s p e c t s ， h a r d c o p ya r c h i v e sm a n a g e m e n ta n da r c h i v ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t o no n eh a n d , w e l l o r g a n i z e dh a r d c o p ym a n a g e m e n tc o n t r i b u t e st or e d u c t i o no fa d m i n i s t r a t i v eo v e r h e a d s a n do p t i m i z e sr e s o u r c e sa l l o c a t i o n ；o nt h eo t h e rh a n d ，a i mp r o v i d e si m p e t u st ot h e i m p r o v e m e n to fb u s i n e s sa d m i n i s t r a t i o n n o to n l yd o e si t s e r v ea st h ef o u n d a t i o na n d e v i d e n c eo fi n t e r n a la u d i t i n g ，b u ta l s os u p p o r t sd e c i s i o nm a k i n gp r o c e s s ，o b j e c t i v e s a d j u s t m e n ta n di m p l e m e n t a t i o nb a s e do na n a l y s e sa n dp r e d i c t i o n sc o n d u c t e do nt h e m t h e v a l u eo fi n f o r m a t i o nf o ri m p r o v i n gb u s i n e s sm a n a g e m e n tw i l lb ef u l l yu t i l i z e do n l yi ft h e t w oa s p e c t sa r ea d m i n i s t e r e da n dc o o r d i n a t e di nb a l a n c e t oa d d r e s ss u c hp r e v a l e n tp r o b l e m sl i k ef o r m i d a b l ea d m i n i s t r a t i v eo v e r h e a d sf o r h a r d c o p ya r c h i v e sm a i n t e n a n c ea n di n e 伍c i e n t u t i l i z a t i o no fi n f o r n l a t i o nr e s o u r c e si n f i n a n c i a l e n t e r p r i s e s ，t h i s t h e s i st r a c k sd o w nt h o s ep r i m a r ye l e m e n t st h a tc a u s et h e a b o v e m e n t i o n e dp r o b l e m sb yp o r i n go v e rt h ec h a r a c t e r i s t i c sa n dm a n a g e r i a ls t a t u so f v a r i o u sk i n d so fb u s i n e s sa r c h i v e si ni t sf u l ll i f e c y c l e ，a n dt h er e q u i r e m e n t so fi n t e r - r e l a t e d o p e r a t i o n a la n da d m i n i s t r a t i v ea c t i v i t i e s a sw e l l f u r t h e r m o r e ，a r c h i v e sm a n a g e m e n t w o r k f l o wh a sb e e nr e e n g i n e e r e da c c o r d i n gt od i s t i n c tr e q u i r e m e n t sa n dt r a i t s ，a n d i n t e l l i g e n ti n f o r m a t i o nt e c h n o l o g i e ss u c ha sd i g i t a lp r o c e s s i n g ，a u t o - i d e n t i f i c a t i o na n dd a t a a c q u i s i t i o nh a sb e e ns t u d i e da n di n t r o d u c e ds oa st os t r e a m l i n ec u r r e n tm a n a g e m e n tm o d e a n dm e t h o d s i tm a i n l yi n c l u d e sc o n d u c t i n gb u s i n e s sp r o c e s sr e e n g i n e e r i n gb a s e do na i m r e q u i r e m e n t sa n a l y s i s ，a n a l y z i n ga n dd e s i g n i n g t h ef u n c t i o n a ls t r u c t u r e ，s y s t e ma r c h i t e c t u r e ， n e t w o r ki m p l e m e n t a t i o n ，h a r d w a r ea n ds o f t w a r ee x e c u t i o ne n v i r o n m e n to fa i ms y s t e m ， a n df i n a l l ys t u d y i n go na u t o - i d e n t i f i c a t i o ns y s t e mh a r d w a r ed e t e r m i n a t i o na n di t sd a t a f o r m a td e s i g n t h ea n a l y s i sa n ds t u d yi n t h i st h e s i sw i l lb r i n ga i mt oi n t e n s i v ea p p l i c a t i o ni n f a r m o r ee x t e n s i v ef i e l d s ，a n dt h ea n a l y s i so fa p p l y i n gi n t e l l i g e n ti n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yi n a i mi nb a n k sw i l lp l a ya na c t i v er o l ei na i mi m p r o v e m e n ti no t h e ri n d u s t r i e s k e yw o r d s ：a r c h i v ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t ；a r c h i v e sl i f ec y c l e ；a u t o m a t i c i d e n t i f i c a t i o nt e c h n o l o g y ；i n t e l l i g e n ti n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作和取得的研究 成果，除了文中特别加以标注和致谢之处外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过 的研究成果，也不包含为获得丞洼太堂或其他教育机构的学位或证书而使用过的 材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并 表示了谢意。 学位论文作者签名： 两鸸 签字日期： d 口夕q 年 月，；日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解云洼太堂有关保留、使用学位论文的规定。特授 权丞洼太堂可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，并采用 影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校向国家有关部门 或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 学位论文作者签名： 胪马 导师签名：耋刃叟 签字日期：归口夕年月日签字日期：口棚夕年月仅日 第一章绪论 1 1 问题的提出 第一章绪论 信息是对客观事物存在及变化的反映，是一种能够影响人们的行为过程和结果 的资源，因而具有的特殊价值。对信息价值的认识和利用过程不仅带来了人们的生 活方式和思维方式的改变，而且对生产和社会的发展产生了深远的影响。纵观过去 几十年间信息产业在全球范围内，特别是发达国家的迅猛发展，充分说明在当前信 息时代的条件下，要促进一个国家的经济发展和综合实力的提高，在社会范围内实 施信息化战略是行之有效的手段之一。 我国的信息化建设始于2 0 世纪8 0 年代初，随着过程的推进，全社会对信息化 重要性的认识不断加深，信息化建设在不同的领域内逐步展开并已取得了可观的成 就。但同时我们也看到，在此过程中仍有很多方面的工作需要进一步的完善。以档 案信息化管理为例，档案是社会生产生活过程中积累的宝贵信息资源，通过信息化 的手段使其价值得到充分的发挥也必然成为档案管理的目标和发展趋势。但是，在 档案信息化的推广过程中却存在种种问题：首先就重视程度而言，目前档案信息化 的应用还主要集中在档案馆、图书馆、政府机构等传统的范围内，人们对在企业乃 至社会范围内推广档案信息管理的价值及其重要作用的认识还有待加强；其次，现 有的档案信息管理应用多局限于垂直式( 单个组织内部及各紧密相关方面) ，无法 实现信息的有效共享并使其作用得到充分发挥；三是各个行业内部乃至整个社会范 围内尚缺乏统一档案信息管理规范或标准，在一定程度上阻碍了档案信息管理的进 一步推广和完善；四是档案信息化需要与监督管理的过程紧密结合，从根本上改变 档案只是作为监督检查的对象而不是作为过程控制手段和预防问题发生的依据的 现象。 从企业的角度来看，自2 0 世纪8 0 年代中后期由于市场竞争的加剧和计算机及 网络技术从普及逐步扩展到在各个行业内的广泛应用，企业为了提高市场竞争力普 遍采用网络化、信息化战略，例如建设自身的网站，大力发展电子商务，构建企业 内部的信息化平台，将采购、库存、营销、物流、财务、研发、售后服务等各个相 互关联的管理环节纳入到企业自身的网络环境中等等，从而达到降低生产及管理成 本，提高管理水平、提升产品和服务质量的目的。先进的管理信息系统的应用和普 及也使企业信息化向前迈进了一步，但是与整个企业的信息化发展相比，档案部门 的管理理念和方法似乎变化不大，其信息化的成效也并不甚显著。例如，目前管理 信息系统在大型企业的应用已经历了从e d p ( e l e c t r o n i cd a t ap r o c e s s i n g 电子数据处 理) ，0 a ( o 伍c ea u t o m a t i o ns y s t e m 办公自动化系统) ，m i s ( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n 第一章绪论 s y s t e m 管理信息系统) ，到d s s ( d e c i s i o ns u p p o r ts y s t e m 决策支持系统) 等若干阶 段的发展；相比之下对于企业产生的档案的管理和利用，特别是实体档案信息的管 理和利用手段的发展相对滞后，很多情况下甚至仍停留在半手工管理的模式。造成 这种滞后的原因是多方面的，首先有认识上和观念上的问题，由于档案信息的价值 随时间的延伸而逐渐降低，因此历史档案的价值往往为人们所忽视；其次，由于技 术条件尚未充分成熟等原因使企业中实现实体档案的电子化处理相对困难，除了早 期图像数字设备的性能无法在短时间内处理大量实体档案信息的问题外，过高的系 统建设成本和系统维护成本也制约了企业内档案信息管理系统的建设和应用；第 三，档案信息化对微观经济主体( 消费者和企业) 改善和加强自身管理的潜在作用 需要一定的时间来发生作用并被充分认识；第四，大多数行业中企业对自身风险控 制的需要在早期并没有充分的认识和具体实施；最后，相关监管机构关于加强档案 信息管理的法律法规从制定到贯彻实施都需要一定的时间，因此在客观上延缓了档 案信息管理的发展过程。 1 2 档案管理信息化的研究现状和存在问题 1 2 1 研究现状 我国实施信息化建设以来，这项工作在各级档案馆、图书馆等传统的档案管理 机构和国家机关的电子政务中得到了广泛的应用。档案信息管理在企业中的应用则 围绕通过信息的有效管理和利用来降低成本、获取竞争优势的核心目标而展开的。 在此过程中如何与创新技术紧密结合有效的获取和加工信息，提高信息的安全性以 更好的发挥信息对管理决策的辅助作用是目前研究的重点方向。 1 、智能计算机技术研究 在目前的信息化和网络化条件下，无论在专业的档案管理机构，还是在不同行 业背景下的应用都会涉及数据自动采集( 提取) 、自动输入及智能分析等过程以实 现对象识别管理功能的智能计算机技术的研究。智能计算机技术是智能信息技术的 一个组成部分，其研究的核心内容是计算机的体系结构和人机接口。体系结构方面 是试图实现类似人脑结构的计算机体系结构，目的是使计算机获得自学习、自组织、 自适应及分布或并列计算的功能。智能接口技术的目的是使人们能更加方便自然地 与计算机进行信息交流，这样就要求计算机能识别文字、语言及图形等信息，这些 恰恰是智能理论需要研究的基本问题。因此智能接口技术的研究有巨大的应用价 值，多年来一直是活跃的研究领域，成果也最为显著。文字识别、语音识别、图像 识别、自然语言理解、机器翻译等技术已经开始实用化，成为智能计算机领域的标 志性成果。目前在档案信息管理领域中应用最广泛的智能计算机技术包括文字识别 第一章绪论 和图像识别等。这些技术手段与计算机和通讯技术紧密结合，为计算机提供了快速、 准确地进行数据采集输入的有效手段，为档案信息管理在不同领域的应用创造了必 要的条件。 2 、元数据管理研究 目前很多企业都在推行知识管理。知识管理的本质就是对信息的组织和管理过 程，其目的是使决策者方便地获取、保存、处理和使用信息，使信息资源发挥应有 的价值。然而大多数情况下企业的信息系统都被构造成有自己硬件平台，数据库和 开发语言的孤岛，彼此间很难通信；而且当在某个指定的应用中需要对系统进行改 动时，很难预测和控制这种改动对其它系统造成的影响。企业建立的决策支持系统 的基础数据仓库和数据集市的规模不断膨胀的同时，越来越多的用户需要及时有效 的信息，而且这类需求还在快速增长。上述问题的解决方法之一是建立元数据仓储 ( m e t ad a t ar e p o s i t o r y ) 。元数据是描述数据的数据，相应的元数据仓储即含有元数 据的物理数据库表。通过定义数据仓库的内容，元数据能够帮助用户找到进行分析 和决策所需的相关信息。此外，元数据使用户能从数据仓库的数据追踪到其源操作 系统以及主题领域中的相关数据。 由于企业内部往往存在多种信息系统同时工作，因此长期以来元数据管理面临 的挑战之一是它存在于多个不同的来源，需要制定统一的元数据标准才可能将不同 来源的元数据无缝集成到一个架构完整的仓储中，实现工具间的元数据共享和相互 操作。在这方面以m d c ( m e t ad a t ac o a l i t i o n ) 、o m g ( o b j e c tm a n a g e m e n tg r o u p ) 为代表的国际组织在促成原模型标准方面都曾经进行不断努力，并推出了各自不同 的标准。虽然m d c 与o m g 组织已经合并，并且今后所有的工具都将遵循o m g 组织提议的元模型统一标准c w m ( c o m m o nw a r e h o u s i n gm e t a d a t a ) 标准，但支持 c w m 的工具才刚刚出现，而m d c 制定的标准o i m ( o p e ni n f o r m a t i o nm o d e l ) 已 经得到业界相当的认可，且支持o i m 标准的工具已经相对成熟。另外，凭借其具 备独特的优势如平台的独立性、开发商中立性以及易用性和低开销，x m l 语言也 已经成为不同软件系统间信息交换和开发商工具间互操作的标准之一。由于数据仓 库工程和决策支持系统正在与基于w e b 的应用进行融合，因此x m l 正成为支持这 种多层体系结构系统不可缺少的一部分。 3 、信息安全管理研究 档案信息的共享和利用需要数据在应用层流动，被各种应用系统管理、访问和 操作。如何在充分发挥信息资源的价值的前提下保证信息的安全性、可用性和完整 性也是目前研究的重点之一。信息安全研究既包含对日常操作信息的安全保障，也 包含应对突发事件或灾难事件而进行的准备。企业档案信息的安全管理主要包括内 部信息安全和外部信息安全两个层次。内部信息安全控制主要包括身份认证、密钥 第一章绪论 管理、访问控制，数据备份技术等方面的应用和研究；外部的安全控制主要与物理 隔离，防火墙技术，数据加密技术、入侵检测技术的应用和研究有关。为了提高可 编辑的电子文档操作的安全性，目前常用的手段是将其转换为不可编辑的文件格式 如p d f 格式，或转换为t f 等格式的图片再加以利用。 1 2 2 存在问题 在应用于档案管理的智能信息技术研究以及企业应用档案信息管理的过程中 必然存在种种的阻碍，其中目前迫切需要解决的主要有以下几方面的问题： l 、如何针对不同类型档案属性差异设计有效的管理方式和方法。充分发挥档案信 息管理的作用，取决于信息的来源和利用的程度。目前企业的电子档案大多是从自 动化办公系统移植来的，而对企业而言还存在着大量的以不同形式记录信息的实体 档案，其中既包括历史档案又有不断产生的新生档案。因此，要充分发挥档案信息 管理的作用，就必须逐步开展对历史和新生的实体档案的数字化转换工作，当然其 中也包括对声音、图像等其它形式档案的处理和利用。 2 、如何更好的发挥档案信息对管理决策的辅助作用。要更好的满足本企业的实际 需求，就要使档案信息管理系统与企业内部使用的各种管理系统紧密的衔接起来。 由于档案信息管理系统和以办公自动化为代表的管理信息系统在开发过程中时间 上的差异和其它的客观因素的影响，它们采用的格式、结构和标准等往往不一致， 这给系统间的连接、电子档案的移交和信息的交换等管理环节造成很多困难。因此 在企业内部，乃至行业内部制定和遵循相应的信息管理规范和标准是实现企业信息 化和档案信息管理相互融合，提高工作效率的重要条件。 3 、如何保证电子档案和经电子化的实体档案信息的安全性问题。电子档案由于其 易复制性、易转移性和易修改性给档案信息管理的安全性提出了更高的要求。如何 在满足档案管理和信息共享与利用需求的基础上，确保档案信息的真实和安全是信 息化条件下档案信息管理需要解决的问题。另外，确保电子文件的原始性要求存储 与电子文件相关的背景数据和元数据；在企业应用过程中对这些元数据的保存，加 工和处理也是提高档案信息管理安全性面对的问题。 1 3 本文的主要工作 1 3 1 本文的研究思想 档案信息管理是一项和各个方面都有联系的复杂工作，可以说几乎企业内所有 的部门都会参与，只是程度有所不同。因此本文尝试把企业档案信息管理作为一个 整体的不同阶段进行研究和分析，以档案信息管理在银行的实际应用过程作为切入 4 第一章绪论 点，覆盖了对档案在整个生命周期内的管理过程并结合银行实际工作中和档案相关 的内部风险控制和业务审计等方面的需求进行分析和设计。在研究过程中查阅了大 量的介绍银行业务操作、银行内部计算机系统、银行业务风险控制、计算机审计以 及自动识别技术等方面的专业书籍，并结合从国内外集成服务商方面获得的相关信 息，参考了某些银行采用的档案管理系统的功能介绍。在总结分析目前银行档案管 理组织方式及存在不足的基础上，尝试提出了一体化的档案信息管理工作流程并配 合该流程设计了档案信息管理系统，希望能够为档案信息在金融企业内部的更广泛 和深入的应用提供参考。 1 3 2 本文框架和工作 整篇论文框架分成五部分，分别是绪论、档案信息管理的理论基础、金融企业 档案管理分析、基于自动识别技术的金融档案信息管理系统设计，总结和展望。各 部分主要包括以下内容： l 、第一部分绪论是整篇文章的综述，探讨了选题的背景和当前信息化社会环境下 档案信息管理技术及应用的研究状况和仍需解决的问题。 2 、第二部分是整个论文的概念基础，介绍了档案的基本概念及其特点，档案信息 管理的概念及其主要发展历程，最后重点分析了企业应用档案信息管理与获得竞争 优势之间的关系以及档案信息管理在决策中的辅助作用。 3 、第三部分以银行为例对金融企业内部典型的会计实体档案的管理过程和档案信 息的应用过程进行了分析，总结出各个环节中存在的问题并在此基础上提出了应用 智能信息技术对目前的管理模式和方法加以改进的思想。 4 、在第四部分中，首先对目前档案管理中广泛应用的自动识别技术手段进行了简 要介绍，然后根据银行的实际业务处理程序和管理需求重新设计了档案信息管理的 工作流程并对银行档案信息管理系统应具备的功能实现进行了详细系统设计。 5 、本文的最后一部分档案信息管理的总结和展望对整篇文章的内容进行了概括和 总结，并对档案信息管理及其未来发展方向从技术发展和应用、信息管理标准及规 范的制定，海量数据管理等方面的趋势做出预测。 第二章档案信息管理的理论基础 第二章档案信息管理的理论基础 2 1 档案信息管理概述 2 1 1 档案的基本概念及特点 作为一种有价值的历史记录，档案和个人、企业乃至整个社会都有着千丝万缕 的联系。虽然其概念可以从很多角度加以概括，我国的档案法中是这样定义的：“档 案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。 从中我们可以解读出这样的含义，档案本身具有多样性，即档案不仅可以通过 不同的形式来表达和传递信息( 如文字、图表、声音、图像等) ，而且可以借助不 同的介质( 如纸张、胶片、磁性材料等) 来记录和保存这些信息，因而可以说是信 息和保存介质两个方面构成的集合体。 除了上述的特征外，档案还有一系列本质属性，可以从下述几个方面加以概括： 1 、价值性，档案由于其记载的信息本身的价值而获得其价值。 无论借助于何种载体，档案中所直接记录或反映的数据作为信息的源头是对已 经发生的事物或现象的不同侧面的性质进行的有代表性和重点的抽象和反映。对这 些数据的提取、转换、整理、分析以及建立在此基础上的预测能够为不同层次的管 理决策提供直接和有力的支持。 其次，档案信息的价值性也充分体现在决策执行的不同阶段。无论是战略决策、 管理决策还是业务决策，在其执行过程中以实时信息为依据的同步控制和以历史信 息为依据的反馈控制对决策的正确实施，决策目标的及时调整乃至决策目标的顺利 实现都起着相当重要的作用。可以说在一定程度上成功的档案信息管理和及时准确 的信息能够左右决策的过程和结果。 2 、时效性，档案中记载的信息是历史性的，反映已经发生的事件结果。因此如何 及时有效地利用这些信息成为档案信息管理的关键因素之一。 这个特征可以从两方面体现出来。首先，档案上记录的数据( 信息) 在时间上可 能有不同的跨度，相对而言越是近期的数据( 信息) 对于理性预期或管理决策的价 值相对较大一在多数预测模型中通常更大的权重会被分配给近期的数据，而远期 的数据甚至会被忽略) 。例如，在经济学领域适应性预期( a d a p t i v ee x p e c t a t i o n ) 的 条件下，对当期相关指标的预测等于一系列过去指标的预测，加上前一时期的预测， 距离现在越远，则权数呈几何级数递减，因而对当前的预期的作用越小。 6 第二章档案信息管理的理论基础 其次，档案的处理过程( 包含对实体档案的处理过程和对抽象数据的提取、格 式转换、加工整理、校验、分析、预测等步骤) 往往需要花费一定时间，因此档案 信息管理的技术实现手段也是影响档案时效性的重要因素之一。而信息化和网络技 术等作为提高时效性的手段在档案信息管理中必然得到广泛的应用和发展。 3 、真实有效性，只有真实并且完整的信息才具有参考价值，所以用于提供决策支 持的档案信息必须是严格意义上的真实有效。决策支持要求提取的数据与实体档案 的记载内容精确一致且完整有效，而且档案记载的信息本身也必须是真实的，因此 在档案信息管理中需要采用先进的技术手段并且建立完善的检验约束机制以确保 档案提取信息的有效性，真实性和价值性。 4 、离散性，档案包含实体和信息两个层面，其分布在空间上的分散性和在时间上 的非连续性的特征也给其充分有效的利用增加了难度。例如不断增长并快速积累的 实体档案会使集中保存统一管理成为可行的管理方式，然而这样却给档案信息的充 分利用和及时共享造成了困难；档案整理、运输、保存、维护等各个环节导致的高 昂的管理费用支出与企业内部资源有限性的矛盾不断加剧等。为了解决这些矛盾， 企业档案管理信息化在企业内部的应用成为必然的选择，信息技术和管理科学领域 的进展则为档案信息管理在企业中的应用和不断发展提供了广阔的空间。 2 1 2 档案信息管理及其发展历程 1 、档案信息管理的概念 档案的信息管理是指在确保符合相关管理机构的监管要求的前提下，以档案为 加工对象，以相关管理学理论为指导，利用信息、网络等方面的技术成果在档案生 命周期内对档案管理的整个过程加以的改造和创新，其目的是实现档案信息的充分 利用和促进管理水平的提高。 企业范围内的档案信息管理通过对企业产生档案采取信息化加工处理，目的是 在确保企业的业务经营活动符合行业管理规定的前提下，通过提高档案信息的利用 程度来帮助企业改进管理和实现竞争优势。其管理对象包含处于生命周期内的所有 档案资源，其基本手段是将纸质档案及用其它形式记录和反映的信息通过格式转 换、优化处理、自动识别、数据提取等环节获取电子数据，以提高档案信息在企业 内的共享和利用程度。企业档案信息化的功能覆盖档案管理的整个过程，包括实体 档案的管理过程，例如档案的收集、整理、移交、保管、检索、查询、维护等环节， 和相应的档案信息管理过程，包括数据提取、格式转换、加工、存储、索引、查询、 数据分析及趋势预测等环节。 2 、档案信息管理的发展历程 第二章档案信息管理的理论基础 在社会范围内信息化程度不断提高的条件下，对于大量的以不同形式存储的档 案，如何保管好这些档案记录的信息并使之得到充分有效的利用，对传统的档案管 理模式提出了挑战，同时也成为档案信息管理不断发展的内在动力。根据管理功能， 结构特征，应用范围等方面的特性，到目前为止档案信息管理主要经历了以下几个 阶段： ( 1 ) 档案信息管理的初始阶段 档案信息管理是伴随着组织内部其它环节的信息化过程逐渐产生和发展的。在 发展的初期，计算机还不是非常普及，计算机的应用软件的开发也非常有限。档案 管理人员通过对计算机的逐步了解认识到利用计算机辅助完成部分档案管理工作 的潜在优势，例如简化操作，提升管理效率和提高信息的共享性和安全性。因此档 案信息管理初期阶段的特征是利用单个电脑的操作来辅助实现原有的档案管理基 本模式。 由于技术上的限制，此阶段档案信息管理系统主要借助于单机上的应用软件 或数据库管理软件来辅助手工管理模式，其功能仅限于基本的数据处理，如录入、 编辑、存储、查询等，数据的维护和备份均在单机上分散进行；信息安全手段普遍 采用简单的用户密码验证登陆系统的方式。由于受到客观条件和功能上的限制，在 此阶段档案信息管理没有摆脱手工劳动，主要应用的软件工具包括具备简单数据处 理功能的办公软件( 如表格处理软件) 或早期的网络型数据库软件等。 ( 2 ) 档案信息管理的初步应用阶段 自2 0 世纪9 0 年代中后期档案信息管理进入了初步发展阶段。这一阶段企业内 部各个环节基本实现了信息化过程，这在很大程度上帮助企业解决了内部信息流的 整合及改善管理效率的问题，因此这个时期的工作重点在于企业信息化基础设施建 设和档案管理应用系统的方案设计。 此阶段档案信息管理系统从单机版发展到客户服务器端( c l i e n t s e r v e r ) 的网 络运行模式，其应用主要是实现档案目录的集中管理和有限范围的共享，但是档案 的采集、保管和利用等其它方面还未进行深层次的改变。由于物理地域和信息基础 设施的限制，这个时期的网络化仅限于局域网( l a n ) 范围，即单个组织内部的数 据共享和管理应用，档案信息只能在单个组织的范围内发挥作用。处于此阶段的档 案信息管理虽然在一定程度上提高了操作效率和信息的共享范围与程度，但从社会 的角度甚至从组织的整体来看仍然是一个个互相隔绝的信息孤岛。 网络型数据库软件和早期的关系型数据库( 如结构化查询语言) 是此阶段应用 的主要工具。 ( 3 ) 档案信息管理的快速发展阶段 8 第二章档案信息管理的理论基础 二十世纪末信息技术的突破，特别是互联网技术的巨大发展以及我国实施信息 化建设和推行电子政务等举措使档案信息管理进入了一个崭新的阶段。此阶段明显 的特征是，借助于互联网技术，档案信息的管理和利用突破了物理距离造成的障碍； 以c s 和b s ( b r o w s e r s e r v e r ) 模式相结合的档案信息管理系统应用克服了档案信 息只能在局域网内利用的瓶颈，既更好地满足了整个生命周期内组织内部档案管理 过程的信息化和流程化需要，也为组织之间的档案信息资源共享和沟通提供了可行 的解决方案。从组织内部来看，档案信息的管理和利用实现了有机的结合；从组织 的外部看，档案信息在组织所处的微观环境内部( 例如企业与消费者、供应商、管 理部门、甚至竞争对手之间) 甚至整个社会的范围内实现了共享和互动。 由于数据量的不断膨胀，此阶段的应用工具主要是一些大型的关系型数据库系 统( s q l 、o r a c l e ) 等。 ( 4 ) 面向对象的管理阶段 随着管理科学领域和信息技术的不断发展，档案信息管理在不同领域或行业的 应用呈现出多元化、专业化的特征。信息化在不同领域广泛和深入的推广产生了大 量格式不同、介质不同、因而管理流程和需求各异的档案。档案信息管理如何与组 织内部其它环节的信息化过程相融合，以及如何实现行业内部不同组织之间的信息 的充分共享和利用将是该阶段面临的主要任务。这个阶段内的应用需要借助数据挖 掘、模式识别、系统工程等领域的研究成果，面向对象类型的数据库的产生和发展， 以及以往d s s 、b i 、c a d 、c a m 等管理信息系统的发展和应用过程中的经验也起 到了一定的推动作用，使档案信息管理与应用的领域更加紧密的结合，更好的满足 不同组织档案信息管理专业化的需要。虽然目前档案信息管理在企业中的应用仍然 处于该阶段的初期，但发展的前景十分广阔。 此阶段的数据库应用是以大型的关系型数据库为主，逐步向面向对象的数据库 的应用过渡。 以下将档案信息管理系统的发展历程进行和各个阶段的特点总结如表2 - 1 所 示。 9 第二章档案信息管理的理论基础 表2 1 档案信息管理系统( a i m s ) 的发展历程及特征 阶段名称结构特征功能特征 数据库应用管理应用 单机管理单机运行，数基本的数据维护 网络型数据库 目录管理，作为手工 阶段据分散管理与操作管理的辅助工具 目录数据集中管理与 网络管理c s 为基本 实现有限数据共 网络型和早期共享，电子档案管理 享，受物理地域 阶段结构 关系型数据库 和数字化利用功能有 限制 限 实现电子文档和实体 集成化管b s 结合c s突破地域限制的 档案的数字化加工及 理阶段的应用数据共享 关系型数据库 管理，组织内部和组 织间的信息共享 面向对象面向对象的 高度的专业化， 在大型企业及金融、 与管理决策的高 关系型或面向税务、测绘等专业领 阶段综合应用对象型数据库域的广泛应用，与管 度相关性 理流程的紧密结合 2 2 企业档案信息管理与获取竞争优势的关系 从企业的角度来说，最受关注的问题之一无疑是如何建立、保持和发展自身的 竞争优势。管理学中总结企业竞争优势归根结底来源于两种基本形式：总成本领先 和差异化。档案信息管理在企业中的应用和这二者有密切的联系，一方面档案信息 管理方式和流程的改进能够影响企业合理调整资本结构并降低管理成本；另一方面 有效的利用档案信息能帮助企业提高管理水平，并通过提供有特殊价值的产品和服 务更好地满足客户的需求从而建立独特的竞争优势。由于从总体上很难把握档案信 息管理与建立企业竞争优势的关系，因此使用系统的方法来考察企业中的档案信息 管理环节与企业各项关键活动的关系及相互作用是十分必要的。 2 2 1 档案信息管理和总成本领先战略的关系 采取总成本领先战略的企业的目标是成为产业中成本最低的厂商。而获得成本 优势不仅取决于企业所属的产业结构、企业的规模经济性、拥有的专利技术等，同 时也取决于企业自身的技术和管理要素。从公司财务管理的角度来看，档案信息管 理的应用可以帮助企业在总成本上相对竞争对手保持较低的水平。 用于档案信息管理的直接费用包括固定资产的投资( 与档案仓库建设、购置安 防设备、档案存储设施、运输工具、档案管理系统的硬件和软件投入等环节相关的 支出) 和流动性管理费用的支出( 主要包括档案整理费用、运输费、存储费，维护 1 0 第二章档案信息管理的理论基础 费等) 。一方面，档案信息管理能够通过对固定资产的合理配置和有效利用，帮助 企业改善资本结构和经营绩效。众所周知财务管理中的杠杆原理，即由于固定财务 费用的存在，当业务量发生较小的变动时，企业的利润水平则会产生比较大的变化。 因此实施档案信息管理可以通过降低或保持当前的固定费用水平帮助企业改善经 营绩效。另一方面，档案信息管理在企业中的应用可以简化操作和管理流程并提高 工作效率、实现档案信息资源的合理流动和充分共享，从而有效地降低营运成本和 管理费用。在当前市场激烈竞争的环境下，成本的降低意味着资源的节约和更有效 的利用成为可能，从而实现资源在企业内部的优化配置。对于银行等特殊行业的企 业，不断积累的实体档案的数量快速增长引起的相应管理费用的快速增加，通过档 案信息管理的应用是降低管理成本的有效途径之一。 2 2 2 档案信息管理和差异化战略的关系 与成本领先战略不同的是，差异化的竞争战略则强调企业与用户的关系，通过 向用户提供与众不同的产品或服务，为用户创造价值。而充分发挥档案信息的作用 不仅能帮助企业提高产品和服务的质量，而且能够帮助企业辨识顾客需求的差异， 从而选择对企业最有利的市场，从自身的资源条件出发，更好的满足顾客的需要并 建立竞争优势。完善的档案信息管理能从多方面发挥积极作用，促进企业实现差异 化的竞争优势。 首先，对档案信息资源的整理和研究分析可以帮助企业深入了解外部环境。例 如市场推广和客户服务环节产生的档案信息能够反映企业所处的行业特征，企业主 要竞争对手的情况，用户对产品或服务在质量、价格、品种款式、功能等方面的偏 好及对目前产品的评价等；分析和利用这些信息有助于企业发现有利的市场机会， 实现在不同层次上全面满足顾客的需要，从而有效提高企业的效益和竞争力。 其次，档案信息资源可以使企业充分识别内部的资源条件。根据企业类型不同 可以考虑从不同的基本活动来分析识别，例如生产型企业可以考虑内部后勤，外部 后勤，生产经营，市场营销，服务等基本活动环节和采购、研发、质量管理、人力 资源、财会等辅助环节。通过对这些环节产生档案信息的纵向和横向对比和分析有 助于识别和充分发挥企业内部资源的优势，扬长避短，从而形成独特的竞争优势。 再次，档案信息可以帮助企业提高营运的效率和品质。例如通过对源于品质控 制和售后服务环节的数据分析来提高产品和服务的质量；以人力资源档案及数据为 依据设计平等公正的绩效考核和奖励机制来调动员工的积极性，等等。 最后，档案信息可以为不同层次的经营和管理决策提供更好的支持，为决策执 行过程和目标实现提供控制依据和评价标准。 第二章档案信息管理的理论基础 2 3 档案信息管理在管理及决策中的作用 按性质来划分，档案信息管理成本可划分为显性成本和隐性成本两部分，此二 者的比例关系可以用冰山理论来说明。如果说显性成本是露出水面的冰山一角，那 么由于档案信息资源的浪费给企业造成的机会成本的损失则可谓是水面下难以察 觉的庞然大物。因此档案信息管理的应用除了可以帮助企业实现总成本领先和差异 化的竞争战略以外，在管理过程中不断应用新技术和创新管理手段来提高企业档案 信息管理水平无疑能给企业带来更多方面的收益： 1 、在促进信息共享和利用的基础上提高档案信息的安全性。 提高档案信息的安全性必须综合考虑所有档案管理和应用环节的操作效率、管 理成本、与现有管理模式操作流程的融合等因素。档案信息电子化不仅可以使档案 信息与企业当前采用的各种管理系统( 如o a ，e r p ，f m s ，l i s 等) 和业务系统紧 密结合，促进档案信息在合理范围内的共享和利用，而且通过执行档案信息的定期 维护、信息分级隔离、用户身份验证制度和访问权限控制等手段，可以使档案信息 的安全性得到更好的保障。与此对应经过电子化的实体档案可以在实现集中保存、 统一管理的目标的基础上通过尽量减少实体档案的操作次数来提高其安全性，从而 实现成本与安全性的统一。 2 、有助于提高档案信息的系统性和可扩展性。 实体档案的信息化可以使档案信息更好的和企业当前的业务流程和管理环节 相融合。由于不同时期创建的档案在记载信息的格式，数据类型等很多方面可能会 有差异，电子化可以使档案信息获得更好的系统性和扩展性，提高档案信息的有效 性和完整性，从而使档案信息适应企业在未来的发展和变化需要并充分的发挥档案 信息对管理决策整个过程的支持作用。 3 、有助于改善当前的管理流程，提升营运管理的效率和效果。 档案信息管理使传统