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基于知识的办公自动化系统 ys 3 1 8 6 9 摘要 办公自动化是以应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技 术为基础，+ 不断使人们的部分办公业务活动借助于各种办公设备，并由这些设备与办 公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。其目的是尽可能地充分利用信息资源， 提高生产率，工作效率和质量，辅助决策能力，求得更好的效果，以达到规定的目标。 本文对基于知识的第三代办公自动化系统进行探讨和研究，主要的工作可概括如下： ( 1 ) 在第三代办公自动化概念的基础上设计实现了代办事宜、进度查看、大事 记录、w e b 查阅等属于该范畴的功能模块。 ( 2 ) 对办公自动化系统做了较为全面的研究，从而对其有了较为深入的认识。 不仅了解了它的历史和发展现：帙，同时还在此基础上并通过阅读大量文献资料，总结 出了传统办公自动化中存在的不足之处以及其未来发展的主要研究方向和趋势。 本文所作的理论和实践工作基于课题“建筑工程设汁项目与图档管理系统”，一 方面满足了实际科研项目的需求：另一方面，对于第三代办公自动化系统的目标加以 实现。 关键词：办公自动化，知识，l o t u sn o t e s d o m i n 0 基于知识的办公自动化泵统 a b s t r a c t o f f i c ea u t o m a t i o ni sb a s e do nc o m p u t e rt e c h n o l o g y 、c o m m u n i c a t et e c h n o l o g y 、 s y s t e ms c i e n c ea n db e h a v i o rs c i e n c e i tc o n t i n u e st om a k ep e o p l e ss o m eo f f i c eb u s i n e s s r e c u r 辩a l lk i n d s & o f f i c ee q u i p m e n t sa n dt h e s eo f f i c ee q u i p m e n t sa n do f f i c ew o r k e r sf o r m am a l l m a c h i n ei n f o r m a t i o ns y s t e ms e r v i n gf o rs o m ea i m s i td ot h eb e s to fi t sa b i l i t i e st o m a k eu s eo fi n f o r m a t i o nr e s o u r c e ，e n h a n c ep r o d u c t i v i t y , w o r ke f f i c i e n c ya n dq u a l i t y , a s s i s t a n to fd e c i s i o n - m a k i n g 、g e tb e t t e re f f e c t 、s oc a ng e tg i v e nt a r g e t s t h i s p a p e r d i s c u s s e da n dr e s e a r c h e do f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e mb a s e do nk n o w l e d g em a i n l yc o n c e r n s o nt w o p o i n t sb e l o w ： ( 1 ) d e s i g na n di m p l e m e n ts o m em o d u l e sb e l o n g st o o f f i c ea u t o m a t i o nb a s e do n t e c h n o l o g ys u c h a se x a m i n i n gr a t eo f p r o g r e s s 、g r e a ti n v e n tr e c o r d 、w e b q u e r y 0 ) d oc o m p r e h e n s i v er e s e a r c ho no as y s t e ma n dh a v ead e e p e rr e c o g n i z a t i o nt o i t n o to n l yd oik n o wa b o u ti t sh i s t o r ya n dd e v e l o p m e n t 、b u ta l s o a c q u a i n t a n c e i t s s h o r t c o m i n g a n dt e n d e n c yo fd e v e l o p m e n ti nf u t u r eb yc o n s u l t i n gal o to fl i t e r a t u r e d a t u m s a l lt h er e s e a r c ha n dp r a c t i c ew o r ka b o v ea r i s e sf r o mt h ed e s i g na n dd e v e l o p m e n to f ”p d m s 2 0 0 2 ”f p r o j e c td e s i g nm a n a g e m e n ts y s t e m ) i tt u r n so u tt h a ta l lt h ew o r ki so fb o t h p r a c t i c a la n da c a d e m i c v a l t i e 。 k e y w o r d s ：o f f i c ea u t o m a t i o n , k n o w l e d g e ，l o t u sn o t e s d o m i n o h 基于知识的办公自动化系统 1 1 论文背景 第一章绪论 从2 0 世纪8 0 年代中期至今的短短1 0 多年时间内，国内办公自动化应用系统已 经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。从8 0 年代中期起步的第一代办 公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成 了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从2 0 世纪9 0 年代中期开 始，随着以l o t u sn o t e s 为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通讯技术的长足 发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术 和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方 式向工作流自动化方式的飞跃。 随着2 l 世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展及企业成长 的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核 心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战， 在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够“知其然”，更 要求员工特别是管理者，能够“知其所以然”。在这种背景下，办公自动化领域不可避 免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知 识管理为核心的第三代办公自动化系统。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了 收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的 每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业 其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现 有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个 员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。 在这样一个背景条件下可见，对基于知识的第三代办公自动化系统进行的探索和 研究是非常必要的。 1 2 论文的工作和论文的结构 1 2 1 项目来源 本论文涉及项目是：江苏省工业重大攻关科技计划项目建筑工程项目设计与图 档管理系统( p d m s 2 0 0 2 ) 。 基于知识的办公自动化系统 为了进一步提高建筑工程勘察设计行业计算机的应用水平，满足现代化信息化技 术发展的需要，江苏省建设厅于2 0 0 0 年5 月颁发了江苏省工程勘查设计行业 2 0 0 0 2 0 0 5 年计算机应用工程及信息化发展实施细则，要求在工程设计中全面采用计 算机技术。根据调查，江苏省建筑行业在设计中已经甩掉了图版，示范单位均已有了 网络环境，全行业c a d 出图率达到9 6 ，为实现工程项目的协同设计提供了硬件环 境，因此，有必要设计出一套建筑工程设计项目和图档管理系统，从软件上保证工程 项目协同设计的可能性。 通过对江苏省建筑设计院、南化集团设计院和南京民用建筑设计院的设计管理过 程调研，我们提出了“建筑工程项目设计与图档管理系统( p d m s ) 设计方案”，系 统实现基于l o t u sn o t e s d o m i n or 5 平台，采用l o t u s s c r i p t 和j a v a 语言开发。 将知识、c s c w 概念和工作流概念引入到“建筑工程项目设计与图档管理系统 ( p d m s 2 0 0 2 ) ”中，实现以网络技术、复制、目录服务、文档管理、群组协同工作 等技术作支撑，以知识管理为核心辅以工程项目设计的协作和工作流程的自动化，是 p d m s 2 0 0 2 不同于已有关于工程设计项目管理和图档管理的软件的重要特征。 本文就是基于该实践环境，提出了一个把知识运用于办公自动化系统中，并在该 项目中得以应用。 1 2 2 本文的工作和意义 本文的理论研究和实践工作基于课题“建筑工程设计项目与图档管理系统 ( p d m s ) ，也称为苏鑫2 0 0 2 系统”，所做的工作主要包括以下几个方面： 1 苏鑫2 0 0 2 系统中代办事宜的实现，通过该项功能简化了使用系统的人员的工 作，只要通过代办事宜就可以知道需要给自己的工作了。 2 苏鑫2 0 0 2 系统中工作进度的查看，通过横道图和饼图使决策者了解总工作量 的完成情况和各个专业的完成情况，由此而作出决策。 3 苏鑫2 0 0 2 系统中的大事记录的实现，大事记表的作用是使刚参加进入项目中 的人员通过大事记对当前项目的进行情况有所了解并且熟悉以往的项目运转情况，也 方便技术人员、决策人员和管理人员等对整个项目的运作情况、整体情况等有所了解 从而便于进行决策。从大事记录中可以清楚的看到每位员工做了什么具体工作。每位 人员通过浏览大事记表可以对单位内项目的重要新闻一目了然。 4 苏鑫2 0 0 2 系统中w e b 功能的实现，便于新员工刚刚加入企业时，使他全然 不必担心对新企业的陌生，基于d p m s 的苏鑫2 0 0 2 办公自动化系统会引导他了解公 司的历史、制度、福利政策、内部通知、新闻等等他所关心的内容。每天上班，一个 员工打开机器，单位内或同行业发生的重要新闻一目了然。每一个新来的员工或者技 量主垫望竺查坌皇垄些墨竺 一 术人员可能对本单位的所用到的某些知识并不是十分地了解，根据自己的实际水平及 要求选择相应课件进行不断的学习和自我提高。用户可以通过n o t e s 客户机和浏览器 来对工程中的各个项目进行浏览、查询、下载资料等，以实现知识和资源的共享。 总之，在开发苏鑫2 0 0 2 系统的基础上，本文对基于知识的第三代办公自动化系 统的探讨和研究具有以下的理论和现实意义： 1 用l o t u sn o t e s d o m i n 6 构建一个支持同步和异步协作的协同工作环境，有助 于提高协作群组的整体工作效率，满足实际科研项目需求； 2 通过研究更清晰了传统办公自动化系统的不足以及发展趋势，对基于知识的 第三代办公自动化系统做了一定的探讨和研究。 1 2 3 论文的结构 本文全文由六章和参考文献。六章的内容安排如下： 第章：绪论。介绍了本文的研究背景、项目来源、论文所做的主要工作和全文 的结构。 第二章：办公自动化简介。给出了办公自动化的各种概念，阐明了办公自动化系 统和管理信息系统、决策支持系统的关系，并且晓明了办公自动化所采用的技术及其 特点等等。 第三章：办公自动化的应用与发展。对三代办公自动化的发展情况进行了简要的 说明。 第四章：知识系统的介绍。介绍了知识系统的有关概念，说明了知识的类型以及 知识系统的表示。 第五章：基于知识的办公自动化系统。结合苏鑫2 0 0 2 系统的开发目标以及i b m l o t u s 公司对第三代办公自动化系统的描述介绍了在项目开发过程中主要涉及的基于 知识的办公自动化一些工作。 第六章：总结与展望。对本文所作的工作进行了总结并对以后的工作进行了展望。 基于知识的办公自动化系统 第二章办公自动化简介 现在o a 己成为人们经常谈论的话题之一。它是“o f f i c ea u t o m a t i o n ”的简称， 最初被译为“办公自动化”或“办公事务自动化”。近年来，o a 逐渐被“办公信息 系统”( o f f i c ei n f o r m a t i o ns y s t e m ) 所代替。如美国a c m i s i g o a ( 美国计算机协会办公 自动化专业小组) 已改名为a c m ，s i g o i s ( 美国计算机协会办公自动化专业小组， a s s o c i a t i o nf o rc o m p u t i n gm a c h i n e r y s p e c i a li n t e r e s tg r o u po n0 f f i c ei n f o r m a t i o n ) 。它 是起源于七十年代，现在在逐渐成熟的新型综合技术。在经济发达的国家，办公自动 化得到迅速发展，已进入办公业务综合管理自动化的应用阶段，成为信息社会的重要 标志。在我国，随着经济的腾飞。办公自动化越来越受到国家和入们的重视，正处于 发展时期。 2 1 现有办公系统的分析 对现有办公系统的分析，是建立办公自动化系统的基础工作。这种研究工作有助 于我们对办公自动化的深入认识，推动系统的规范化、标准化。为此，首先分析下 办公活动的类型、特点和基本组成要索。 2 1 1 传统的办公与管理活动的类型及其特点。 按职能的不同而划分，办公室可分为：确定事务处理、非确定事务处理和混合型 事务处理三类，其活动范畴和处理的事务大体如下： ( 1 ) 确定型事务处理办公室。处理的事务比较确定，一般多是有规律的重复 性工作。如收集资料、起草报告和文件、查找档案和文献资料、接待 来访、统计报表、电报、电传、打字、复印等，是其主要工作内容。由 于工作量大，重复性工作多，办公效率底下，对信息的综合分析较差， 严重地影响了机关办事效率和办公质量。 ( 2 ) 非确定型决策处理办公室。主要从事与人的创造力密切相关的决策活动。 除具有事务型办公室的功能外，主要增加了管理信息的功能。所以，又 称管理型办公系统。他的工作内容是承上级指令对本单位、本系统和本 部门进行管理；并根据具体职能部门的执行情况，以数字、数据、统计 报表等形式反馈回来，在经分析，研究采取对策；为上级的决策提供信 息。因此，行政信息的传输、处理并提供准确可靠的管理、决策参考信 篓于知识的办公宣动壬系统 息，在这里变得尤为重要。 ( 3 ) 混合型事务处理办公室。即具有确定型和非确定型办公室的双重功能。 既要处理有规律的重复性事务，又要进行创造性的决策工作，使两者紧 密结合起来。 虽然不同的办公室其业务范围、工作工程和决策能力各不相同，但总的来说传统 办公室具有以下一些共同的特点。首先，办公室是以脑力劳动为主的场所，但在传统 的办公室中这种劳动仍然以人的手工操作为主。因此，办公效率底下，已不能适应社 会生产力的发展。其次，办公系统是一个信息系统，办公室是信息产品的加工厂，但 在传统的手工操作状态下，不但适应不了信息量的变化，而信息反映速度的加快，更 是手工处理无法容纳的。第三，由于上述原因。造成了传统办公室的办工人员与办公 费用的俱增。第四，传统办公室中，决策方式主要依靠领导者个人的经验或领导艺术， 即经验型的决策，存在许多弊病，容易导致决策失误。 2 1 2 办公系统的基本要素 有人曾经把办公自动化系统定义为“计算机和通信( 简称c c ) 的综合系统”。 这种看法是片面的。计算机和现代化的通信设备虽然是o a 系统的主要设备，但要构 成一个为各种办公目标服务的人一机信息系统，计算机和通信设备仅仅是组成这个系 统的一个要素，而不是全部要素。 一个典型的办公系统的基本要素大致为：办工人员、组织机构、办公制度与办公 例程、技术工具、办公信息及办公环境。 ( 1 )办公人员。在办公自动化人机信息系统中，办工人员在系统中的作用可 以分为三类。第一类是信息的使用人员，如上层决策人员、中层管理人员， 他们使用系统提供的信息进行科学决策或对决策的执行过程进行控制管 理。他们应对系统的功能( 即可能为他们提供的信息的范围以及系统为各 项办公活动提供服务的方式) 有清除的了解。对其中大部分人，应学会使 用系统的某些操作( 如调用资科、文件、收发电子自日件等) ，使系统能直 接为他们服务。这些操作通常是十分简便的。这类人员在传统的办公方式 中属知识型办公人员。第二类是使用系统的设备来完成自己办公业务的人 员，如使用计算机进行财务管理的财会人员等，他们应能熟练地使用系统 的相应部分，以完成自己的专业性工作。这类人员在传统的办公方式中多 数属于生产型办工人员，只有少数属于知识型办工人员，例如科技人员和 管理人员。第三类是为系统服务的人员和提高系统效率的人员，如系统管 基于知识的办公自动化系统 ( 3 ) 理员、软硬件维护人员和训练有素的录入员。这类人员在传统的办公方式 中是没有的，他们是由于建立0 a 系统而新增加的人员。如果说把o a 系 统单纯地看作是由c & c 设备组成是第一种误解的话，那么将人一机系统 中的人局限地理解为第三类人员就是第二种误解。由于上述三类人员都是 o a 系统的组成部分，因此他们的业务水平、对系统功能了解程度和使用 水平，对系统的运行效果起着关键的左右。 组织机构。组织机构的设置与划分，直接影响到办公自动化系统的总体结 构。我国现有的行政机构有多种划分方法，主要有按管理职能划分法、按 管理行业划分法、按服务对象划分法等。一个部门的机构的设置，除了根 据这个部门的工作需要外，还和上、下级部门的机构设置和其他环境因素 有关。因此在设计o a 系统时，首先要尊重原有的机构设置，以原有的机 构设置为基础实现0 a 。但也要根据信息系统的特点对机构作某些调整或 增删。例如在大的行政部门建立信息中心，可能对提高信息的使用效率和 信息流向的合理化程度是可取的。 办公制度与办公例程。办公制度包括了各项办公流程，部门中各个单位的 业务范围和各层办公人员的岗位责任。一方面，办公过程中有许多不确定 因素必须由办工人员来解决；另一方面，办公过程的制度化、规范化可以 使许多办公活动实现自动化，这是0 a 系统与其它信息系统的主要不同之 点。因此，一个部门的办公制度是设计该部门0 a 系统的基本依据，即系 统必须满足部门的办公制度。为此，必须把日常的办公过程进行分解，并 且加以规范化。规范化了的办公子过程成为办公例程，它是以一定方式执 行的、为完成一种特定办公功能的结构相关的办公活动的集合。办公例程 通常用控制流和信息流来进行描述。我国办公例程的规范化和办公信息格 式的标准化己列入我国“七五”科技攻关项目。 技术工具。是支持各类办工人员进行办公活动的各种办公设备和技术的总 和，它直接影响办公效率。在技术手段中为实现本部门办公要求的各类软 件占相当大的比重。硬设备通常是按总体设计来购置和安装的，而软件则 一部分可以购置，另部分需根据本部门的实际需要自行研制。这种需要 的提出同办工人员特别是领导层决策人员的业务素质密切相关。例如，软 件人员就只能根据领导层的决策模型来设计辅助决策程序。通常办公设备 有手工工具和先进的办公自动化设备两大类。手工工具和传统的笔、墨、 纸、砚及算盘；先进的办公自动化设备有字处理设备、复印机、信息存储 设各、各种计算机和通信设备等。 矗 基于知识的办公自动化系统 ( 6 ) 办公信息。是办公室作业的基本对象，它可分为数值信息和非数值信息两 类数值信息指各种数字报表，统计数字；非数值信息指文字、图形、图像 和声音等信息。按其用途分类，又可有经济信息、社会信息、内部信息、 外部信息、历史信息和当前信息等。办公活动的主要对象是各种信息的采 集、加工、传输、处理、存储和管理等过程。在行政机关中，文字类信息 的比重较大，而在企业和计划、统计部门，数据类信息是处理的主要对象。 办公信息格式的标准化，是建立o a 系统必须做的基础工作。 办公环境。和本部门存在办公联系的社会组织，构成了办公的外部环境， 简称环境。作为办公环境的社会组织，有的是上下级关系，有的是业务关 系，也有的是服务与被服务关系。外部环境作为组织机构边界之外的实体 原不包括在系统之内，但它对o a 系统的功能和运行给出了约束条件，因 此把环境也视为系统不可缺少的一个组成要素。办公环境包括物质的和抽 象的，内部的和外部的各种影响办公活动的因素。如具体办公楼的建筑 机器地理分布，办公人员间人际关系、系统内外各部门的协作关系、办公 制度、方针政策等。一个宽松、舒适、协调和自动化的办公环境，会激发 人的创造力，提高办公效率。 2 1 3 办公自动化的服务对象 办公自动化的服务对象应是备行各业的各类办公人员，根据我国情况大体可划分 为领导干部、中层干部、科员、业务人员、秘书、录入人员等。其中领导干部指一个 部门或地区的首长，如部长、省长、市长、经理、厂长等，他们起主要决策的作用。 中层干部由所在单位的地位和规模所决定，可以包括局长、处长、科长等，他们在决 策过程中也能起到较大的作用。科员泛指一般机构中各个处室内处理日常办公事务的 工作人员。业务人员指有专长的人员，如教师、工程师、设计师、会计师、审计师、 律师等。他们按个人的专业分工处理各自的业务。秘书的地位特殊，是首长的直接助 手。随着社会的发展，高级业务人员也将配备专职秘书，以减轻重复劳动的压力。录 入员取代打字员完成录入文件等文字编辑方面的作业。由于汉字录入方法尚未简化到 人人运用自如的地步，因此录入员的编制在一个长时间中将继续存在。 2 2 办公自动化的基本概念 究竟什么是办公自动化，目前还没有统一严格的定义。关于办公自动化，不同的 人有不同的理解。国外的个人计算机派认为办公自动化就是用个人计算机来处理大型 兰兰垫望望塑垒皇垫些墨竺 机处理不了的业务；文字处理机派认为用字处理处理办公事物就是办公自动化；未来 派认为办公自动化的目标是实现无纸办公；管理者认为办公自动化的目的是改变办公 只读和办公状态，而不止是采用几部机器。这些理解似乎都有一定道理，但又都有各 自的片面性和局限性。本文2 2 2 节将列举几种典型的定义。 2 2 。1 办公自动化发展的历史背景 办公自动化是社会生产力发展的客观需要，是当代科学技术引入办公与管理系统 的必然结果。 办公自动化的产生和发展，首先是由于传统的办公技术和设备所具有的办公效率 已不不能适应日益发展的信息化社会的要求。 其次，是办公业务的信息量急剧增加。由于科学技术的进步，社会和生产的发展， 人类社会已进入了信息化时代，出现了“信息爆炸”或“知识爆炸”。 第三，办工人员激增，办公费用直线上升。 第四，计算机技术和通信技术的发展，特尉是微电予技术的发展，为办公自动化 打下了坚实的物质基础：同时，现代化的科学管理，将系统科学、行为科学、计量经 济学和统筹学等融合在起，为实现办公自动化提供了理论基础， 2 2 2 0 a 的定义 所谓办公是指人对事物的某种处理活动，这从历史上可造溯到人类氏族社会的议 事会议。现代办公可理解为人们借助一些先进机器，利用资源操纵信息，以完成某些 事务处理活动的过程。 办公自动化是把基于不同机输的办公设备用联网的办法联成一体，将语言、数据、 图像图形、文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些绩息的 能力。 办公自动化是一门综合性技术，它是不断使人们的部分办公业务活动物化于人以 外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 2 2 2 1 国外学者关于0 a 的定义 在有关办公自动化的定义中，以美国麻省理工学院的m _ 季斯曼( m cz i s m e n ) 教授 的论述较为流行，他指出，办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为 科学应用于传统的数据处理技术难以处理的数据庞大而结构又不明确的业务处理工 基于知识的办公自动化系统 作的一项综合技术。 日本有的学者认为，办公自动化就是信息处理的自动化。它是根据系统科学和行 为科学利用计算机技术和通信技术处理原理用数据处理技术难以解决的大量无规律 业务的一个领域。计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化发展的 四大支柱。其中，以行为科学为主导，系统科学为理论基础，结合运用计算机技术和 通信技术。 2 2 2 2 我国o a 技术的定义 1 9 8 6 年5 月国务院召开的我国办公自动化专家会议上，建议我国的办公自动化 定义为：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学 技术，不断使人们的部分办公业务活动借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人 员构成服务于某种目标的人机信息系统。其目的是尽可能地充分利用信息资源，提高 生产率，工作效率和质量，辅助决策能力，求得更好的效果，以达到规定的目标。 狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务。广义办公自动 化是建立在管理信息系统( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m 简称m i s ) 基础上，其办公 业务包括有决策支持系统( d e c i s i o ns u p p o r ts y s t e m 简称d s s ) 功能。 办公自动化的理论基础是行为科学、系统科学、管理科学、人机工程学等，其直 接采用的技术有计算机技术、通信技术和自动化技术。一个完整的办公自动化系统应 包括信息采集、信息处理、信息传输、信息输出( 包括存储、显示、打印等) 。 2 3o a 的关键技术和主要设备 办公自动化是- - f - 综合性很强的新兴学科，它所涉及的有关理论和技术很多。目 前，比较一致地认为办公自动化的理论基础为系统科学、行为科学、管理科学和社会 科学等，而所使用的关键技术有计算机技术、通信技术、信息技术和人机工程技术等。 2 3 1 基础理论 1 系统科学。 系统科学主要是为办公自动化提供各种与决策有关的理论支持，为建立各类系统 的决策模型提供方法、手段。它主要包括优化方法、决策方法、对策方法等。其主要 内容是定量结构分析、预测未来、政策评价等。 2 行为科学。 9 董王垫望塑塑坌! 垫些墨竺 行为科学，在办公自动化技术中起主导作用。行为科学研究、探讨的重点是社会 环境中人类行为产生的根本原因及其规律，从而提高对人类行为发生和发展规律的预 测和控制能力。行为科学是以心理学、社会学、人类学为理论基础。如研究办公环境 中的色调，怎样才能使人感到舒适而不觉劳累，充分发挥人与机器的最佳效果；办公 人员间的人际关系如何才能融洽、团结一致，富有创造性；决策活动中人类的弱点， 以及如何克服与利用等。 3 管理科学。 管理包括计划、组织、领导和控制等几个方面，是为达到特点目标而联合并指导 使用资源的工作。管理科学由企业管理学、行政管理学与管理学原理所组成。它指导 各类办公人员进行人、财、物的管理，信息流程的管理，分析与决策等。管理科学不 断提出新的原则与目标，使o a 由简单的事务的处理，发展到更高层次的管理信息系 统、决策支持系统。 4 其他社会科学。 档案管理学、秘书学、经济学、社会学等都与o a 技术有着密切的关系，在此不 一一列举了。 2 3 2 直接采用的技术 1 计算机技术。 计算机硬件和软件技术是办公自动化的主要支柱，它包括各种计算机、终端、工 作站等。办公自动化系统中，信息的采集、存储和处理均依赖于计算机技术。文件和 数据库的建立与管理，办公语言的建立和使用，各种办公软件的开发、开发环节的建 立，对办公自动化均有重要作用。 2 通信技术。 要实现办公自动化，关键是要把各种信息处理设备连成网络，使它们能互相通信， 并实现资源共享，这就得利用网络和通信技术。通信，是办公自动化的神经，是缩短 空间距离，克服时间、空间障碍的重要手段。通信技术所包括的内容繁多，从模拟通 信到数字通信，从有线电话到无线、微波、光纤、卫星通信等，从局域网( l a n ) 到 广域网( w a n ) ，从电话网电报网到公共数据网以及综合业务数字等，通信的信息容 载量也在迅速扩大。 3 信息处理技术。 信息技术的内容非常广泛，包括信息的采集、加工、处理、存储、传输和利用等。 在办公活动中，信息是以数据、文字、声音、图形图象等形式出现的。为了实现信 l o 基于知识的办公自动化系统 息处理，必须解决数据处理、文字处理、语言处理、图形图象等关键技术。 数据处理 办公室的中心事务是处理信息，它涉及大量数据与文件，因此，数据处理是办公 自动化的一项基本技术。数据处理最初是指在计算机上加工商业、企业额信息和数据， 现在常用来指非工程方面的计算、管理和操作方式提供的数据资料，例如，企业管理、 库存管理、报表统计、帐目计算、信息情报检索等。数据处理的特点是存储数据所需 要的存储空间，远远大于操作数据的程序所需要的空间。因为功能较强的超级微型机 已投入市场，因此，数据处理的关键不在于数据处理机的计算能力，而在于其与程序 语言。、编程工具和存储设备的容量以及存取速度之间的关系。数据处理的主要支持环 境是数据库。 汉字处理 汉字处理必须具有文件输入、输出、存储和编辑等功能，并以提高编写新文件的 效率为目的。我国的办公事务离不开汉字，因此，必须有完善的汉字处理系统。这种 系统除要求有较强的编辑功能外，还必须有汉字输入设施。汉字输入方法应简便易学， 击键次数少。文件档案的内容包含大量的汉字，如果输入方法难学，击键次数多，操 作复杂，这种系统就难以推广使用。此外，这种系统还必须能输出汉字，不仅字体要 美观，而且能输出多种字体，以满足各种人员的需要。 语音与图象处理 语音处理就是用计算机对语音信息进行处理的技术。语音处理系统能识别和合成 不同的声音，在文件输入、个人文件保密与鉴别方面，语音识别将起重要的作用。文 字处理系统将融合语音处理能力，其语音识别能力有可能达到两万个单词。 图象处理就是用计算机对图象信息进行处理的技术，主要包括图象数字化，图象 增强与复原，图象数字编码，图象分割和图像识别等。用电视摄像机或电传真扫描器 对图象进行扫描，产生视频信号，通过模一数转换，变成阵列式的数字信号送入计 算机进行处理。计算机可以对图象进行压缩与恢复。 通信网络技术 办公自动化可以把各种信息处理设备练成通信网络，使他们能互相通信和资源共 享。由于计算机的使用日益增多，数据通信正在快速增长。发展迅速的计算机局部网 络，不仅适用于办公事务处理、仓库管理及交通管理，而且还广泛用于金融、医疗卫 生、科技、教育和情报检索等各个领域。电路交换或分组交换两种类型数据通信的数 字数据网，也是今后发展的重点。近年来，各国都在努力发展可视数据服务业务，包 括电缆电视、会议电视、可视电话、可视数据和传真等。可视数据就是利用电话网络 把电视机和电子计算机结合起来，提供情报检索等信息交换。除资料检索和报文通信 基于知识的办公自动化系统 外，各国还在发展“可视报刊”、“可视杂志”和“可视小说”等。 4 人机工程。 o a 系统，其实质是一个人机系统。人一机工程的主要目的在于，使工艺技术 最适合于提高人的工作效率。从本质上看，人机工程就是要把适合于人干的工作和适 合于机器干的工作区别开来，各有分工。无论办公设备多么先进和复杂，都必需由办 公人员操作、维修，因此，人始终是占主导地位的。人一机工程必须研究人与机器的 相互联系，研究办公自动化技术对人的生理、行为心理及社会的影响。应尽量避免人 对机器产生的消极因素，尽最大可能使机器给人带来好处，使人与机器处于最佳协调 的工作状态，充分发挥各自的长处，以达到整个系统的总体效益最佳的目的。即友好、 协调的人机关系。 2 3 3 主要设备 办公自动化的设备，基本上可以归结为四类，即：主计算机、通信设备、各种工 作站和其他办公设备。 1 主计算机。 主计算机，又称处理机。办公自动化系统必须由一台或多台小型及大、中型计算 机及外围设备组成主计算机系统。它通过局域网对全系统起控制作用，并为各工作站 提供集中的数据库。担任主计算机的计算机，可以是一般通用的计算机，也可以是专 门的计算机。此外，还必须配有办公自动化的基本软件和各种应用软件。 2 通信设备。 办公自动化通信系统分为本地和远程两种。本地通信，一般采用局域网( l a n ) 或专用交换机( p b x ) ：远程通信则有专用的通信装置与公用电话线、高速数据交换 线路或卫星线路。通信设备除了局域网、远程网和通信线路线外，还有各种通信终端 和其他设备，如交换机、电话、传真机和图形图象设备等。 3 工作站( w s ) 。 工作站，是办公自动化系统中最基本的、最大量的设备，种类多，且在不断改进， 它主要包括： ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) 文字处理机( w p ) 。其特点是人机界面友好，且处理功能多样化， 具有多窗口、多文字、图文表格混和编辑及高质量的印刷功能等。 它是办公自动化中使用最大量的设备之一。 资料、图象处理站。用于资料、文档的输入、存储、编辑、检索 等。这类工作站的特点是采用先进的光盘技术，解决大容量存储； 采用高分辨率的显示器，获得高质的图象再现；适用于图象图形、 资料、微缩胶片等多介质输入；以及对用户友好的软件。 事务处理站。一般多用于个人计算机。 声音工作站。一般是带显示器的多功能电话。电话机可存储、转 发、查询，还可将由键盘输入的信息同时传递，并在对方显示器 上显示。此外，还有一种具有声音编辑功能的工作站，能对声音 墨三垫堡塑塑竺! 垫些墨堕 文件进行编辑、存储、检查和邮寄。但目前此类工作站尚未普及。 4 其他设备。 主要是输入、输出设备及办公专用设备。 ( 1 )输入设备。除键盘外，光学字符阅读器( o c r ) 已商品化，大量 用于传票、卡片等输入。汉字( o c r ) 尚未达到实用化程度，识 别率还有待提高。图像扫描输入设备( s c a n n e r ) ，在办公自动 化中已广泛使用。它们采用激光技术和电荷耦合器件。声音输入 设备，特定声音识别技术已成熟并有产品，不特定声音识别还有 待进步研究。 ( 2 )输出设备。最初的输出打印机是低速的电传打字机，后来出现了 热敏式打印机、菊花瓣打印枧和点阵式打印枧。激光打印机适用 于办公活动中打印大量高质量文件、资料，是有速度高、质量好、 低噪音的特点，但价格较高。 ( 3 )传真设备。有单独使用的电子传真设备，也有将传真机与个人计 算机、激光打印机、图形图象读出设备、电话机等多种设备连在 一起的职艇打印传真设备。 c 4 )复印机。是必备的办公设备。除了普通复印机外，目前还发展了 采用激光技术和电子计算机技术，并配有丰富的图象图形处理软 件，便复印机、激光打字机电子传真枫等集合成为打印一复印 一传真和图象图形复印的智能复印系统，并能与局域网相连，使 多台复印机互相传送信息。 ( 5 ) 轻印刷系统。它不是用铅字排版的小型电子印刷系统，它由输入 单元、编辑单元、处理单元和印刷单元组成。它具有操作简单， 能印刷各种高质量文件资料等特点，是办公室理想的印刷工具。 办公自动化的设备远不止以上这些，而且还在不断发展之中，其特点是：面向不 同应用、不同需求的产品多样化：设备的智能化和数字化：设备的系统性不断增强： 以及设备所采用的技术越来越综合化。而且，几乎每种设备都要综合应用讦算机技术， 通信技术，光学技术，文字、图形图象和声音识别技术，以及人机工程技术等。 2 4 办公自动化的层次结构 办公自动化由于它的技术组成，它的设备和它的服务对象，使它呈现出某种层次 化的结构。合理地分析与描述这种层次结构，对o a 系统的研制、开发和o a 产品的 选型与生产已经o a 事业的发展都十分有用。 目前还没有国际上公认得的o a 系统层次结构，不同国家、不同部门都根据自己 的实际情况确定自己的系统结构。 1 美国按服务对象分为四个层次： ( 1 ) 公司级系统：供公司最高领导人决策使用： ( 2 ) 事务级系统：供事务管理人员，般指中层和第一线管理人员使用： ( 3 ) 部门级系统：供生产车间( 分厂) 班组部门管理人员使用： 基于知识的办公自动化系统 ( 4 ) 最终用户系统：供操作人员使用。 2 日本的n e c 公司一直以c & c ( 即c o m p m e r a n d c o m m u n i c a t i o n ) 的组合，作 为开发o a 产品的指导思想。还认为应使o a 、f a ( f a c t o r ya u t o m a t i o n 工厂 自动化) 、e a ( e n g i n e e r i n g a u t o m a t i o n 工程自动化) 结合并融和一体。f a 主 要指工厂生产管理自动化其核心事物流、供料管理等。e a 指的是c a d ( c o m p m e ra i d e dd e s i g n 计算机辅助设计) 的集成化合系统化。这种指导思 想已为该公司所获得的明显经济效益所证实，是一个可行的方案。 n e c 公司从通信角度来描述o a 系统的体系结构，如图2 1 所示。 人机界面层h i a ( h u m a ns y s t e mi n t e r f a c e a r c h i t e c t u r e ) 办公信息层o i a ( o f f i c ei n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ) 分稚式信息处理网络层d i n a ( d i s t r i b u t e di n f o r m a t i o np r o c e s s i n gn e t w o r k a r c h i t e c t u r e ) 计算机层c p a ( c o m p e e r a r c h i t e c t u r e ) 通信层c m a ( c o m m u n i c a t i o na r c h i t e c t u r e ) 主要包括有：电视电话会议系统、o a 局域网系统、企业通讯系统、o a 信息 交换系统、电子文件编档检索系统、高速传真网络系统、企业内部图形文件系统、 声音识别应答系统、标志识别系统、办公环境检测管理系统等。 该公司在发展自己的o a 系统中，同时还制定了接口的设计标准和规范，保 证了公司内部产品的可扩充性及相互问兼容，并为最终用户购鬣设备组成自己的 o a 系统提供了方便。 图2 1n e c c & c o a 概念层次 基于知识的办公自动化系统 3 我国参考国外o a 系统的体系结构，结合我们的国情，在1 9 8 7 年全国办公自 动化规划讨论会上，提出了我国办公自动化系统按处理信息的功能划分为三 个层次，如图2 2 所示： ( 1 ) 事务型办公系统 ( 2 ) 管理型办公系统 ( 3 ) 决策型办公系统即综合型办公系统 办公 图2 2 我国o a 系统的层次结构 事务型办公系统完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理活动。有局 限在一个办公室内的单机系统和支持一个机构内各室及相互间以计算机和通 信为中心的多机系统。 管理型办公系统它具有事务型办公系统的功能，且支持管理控制活动的信 息系统，支持设计、生产的c a d ( c o m p u t e r - a i d e dd e s i g n 计算机辅助设计) c a e ( c o m p u t e r - a i d e de d u c a t o n 计算机辅助教育) c a m ( c o m p u t e r - a i d e d m a n u f a c t u r i n g 计算机辅助制造) c a t ( c o n t r o l a n d t e s t 控制和测试) 系统， 彼此互为有机结合的办公系统。 决策型办公系统( 即综合型办公系统) 在管理型办公系统基础上扩充以各种 专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的办公系统。 事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除需要数据库 夕 ，还要有某领域的专家系统。专家系统是事先将有关领域专家级的知识总结出来， 分成事实和规则，在计算机上建立知识库，根据这些知识库，采取合适的推理控制系 统，根据输入的原始数据，选择相应的规则进行推理、演绎，作出判断和决策。从而 模拟人类专家的决策过程来解决复杂的问题。 专家系统一般由六部分组成： 一、知识库把某一领域的专家水平的知识，变成计算机能接受的信息，并 =茔主垫堡竺查竺璺垫些墨堑 存入计算机中，为知识的应用或问题求解提供依据。它与数据库不同， 他存储、管理和操纵的对象是知识，而不是单纯的数据。知识库的作用 好像一本大百科全书，是只是的有序集合。 二、推理机根据机器内部状态和输入信息在知识库中选择相应知识，进行 推理。 三、数据库存储某领域内的固有数据和用户临时提供的数据。这些数据是 系统运行操作的对象。 四、数据库管理系统数据库管理系统( d a t ab a s em a n a g e m e n ts y s t e m 简记 d b m s ) 是对数据进行集中统一管理的系统软件，具有定义数据库、建 立、控制和维护数据库等功能。 五、用户接口提供人一机界面，如自然语言理解、声音、文字识别能力等。 六、知识获取机构知识库的管理程序。 2 5 办公自动化带来的效益 办公自动化的效益是非常显著的，主要表现为： ( 1 )办公自动化的直接效益是使办公人员节省大量的工作时间。据统计，在没 有实现办公自动化的办公室中，办工人员平均有l 3 的时间用于查