商务英语邮件写作36654

HowtoWriteanEmail,商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。,Introduction,WhatisaGoodBusinessEmail?Agoodbusinessemailisonethatcanclearly如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。,正文（续）,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:)正文五原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌,附件,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，,结尾签名,每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,回复技巧,及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。,回复技巧（续）,不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。主题。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼或DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSirorMadam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼。正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。,DearMr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，正文BestRegards,/YoursSincerely,XXX,商务英语电子邮件的基本格式,Example,DearDavidandSteve,-（Salutationsljten称呼）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthistargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyousoon.Thankyou.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-（ComplimentaryClose）Sincerelyyours,Yourstruly,BestwishesPiggyZhu-（Signature）=ShanghaiGreRoyalt&Co.,2505,UniversalMansion168YuYuanLu,Shanghai200040Tel.:+862151082633fax.:+,DearDavidandSteve,-（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthistargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyousoon.Thankyou.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-（ComplimentaryClose）PiggyZhu-（Signature）=ShanghaiGreRoyalt&Co.,2505,UniversalMansion168YuYuanLu,Shanghai200040Tel.:+862151082633fax.:+,例：,Hi,Imsorryaboutthis.Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimal最佳的，最优的planafterfinishingthatone.Regards!,原文,整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格。语句不完整，this指什么？同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系。语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。,问题点,DearMr.XXX,Imsorryabouttheproblemofoursystem.Isincerelyapologizeforitandwelltryourbesttosolvetheprobleminaweek.（此处可加上具体的解决方案）Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX,修改稿,UsetheRightGreeting:使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。”DearSir”也已经过时了，最好写成DearMr./Ms.后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如DearJohn。KeepitShortandClear:使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first,second,next,andfinally”的词引导读者你所要表述的每一个观点。可以用Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。Bepoliteandtactful:懂得谦逊和准确传达信息的重要性。Iwant.之类的词能避免则避免出现，相比之下，Iwouldlike显得更尊重对方。又如Iaminterestedin是提出请求建议或寻求意见的好方法。电子邮件正确结尾：Iamlookingforwardtoyourreply,Thankyou,或者Sincerely都是给收信人留下好印象的结尾方式。,E-mailWriting,Salutation,Mr./Mrs./Miss/Ms.Lastname/familyname/surnamefirstname/givennameDear/HiSir/MadamDearSir/MadamTowhomitmayconcern,ReferenceforBeginning,withreferencetoyourjobpostontheinternet,regardingyourletterofJuly10,aboutyourphonecalltoday,ThankyouforyourletterofAugust5,ReasonsforWriting,Iamwritingtoinquireabout.Iwanttoclarifythedetails.Iwouldliketoconfirm.Isuggestthatweshouldsetupameeting.Attachedpleasefindtheagenda.,RequestforAction,WewouldbegratefulifyoucouldIwouldappreciateifyoucanPleasemakesureyoucanCouldyoupleaseletmeknowwhatyouthink?Pleasesentitbacktomebytomorrow.,ClosingRemarks,ThankyouforyourhelpPleasecontactusagainifwecanhelp.ifthereareanyproblems,please.Ilookforwardto.hearingfromyousoon.meetingyounextTuesday.seeingyounextThursay.,PoliteClosing,YoursincerelySincerely,Bestwishes,Bestregards,Regards,Allthebest,Cheers,WordsandSentences,缩写：ASAP=AsSoonAsPossible尽快FYI=ForYourInformation你要的信息PLS=Please请BTW=ByTheWay顺便AMMOF=AsaMatterofFact事实上IC=Isee我明白了OTOH=OntheOtherHand另一方面NRN=NoResponseNecessary无需回复IMO=InMyOpinion依我之见P.S.=Postscript附言,例句,1.Initiateameeting发起会议Isuggestwehaveacalltonightat9:30pm(ChinaTime)withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。WedliketohavethemeetingonThur.Oct30.Sametime.十月三十号(周四),老时间,开会。IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。,2.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反馈建议!Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?Feelfreetogiveyourcomments.请随意提出您的建议。Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.有任何问题,欢迎和我们联系。Anyquestion,pleaseletmeknow.有任何问题,欢迎和我们联系。Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.有任何问题,欢迎和我们联系。Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.有任何问题,欢迎和我联系。Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!欢迎您的评论和建议!,3.Attachment附件Ienclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了评估报告供您阅读。Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.今天的会议记录在附件里。Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.设计文档在附件里,请评阅。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.其他个人特征方面的信息请见附件。,4.Thanksnote感谢Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thanksforyourattention!谢谢关心!Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。Reallyappreciateyourhelp!非常感谢您的帮助!,IMPROVINGYOURBUSINESSENGLISHSKILLS,ToimproveyourBusinessEnglishSkills如何增强你目前的商用英文程度,FocusonEnglishforthespecificpurposesyouneedinyourfield.(针对你的需要,然后持续深耕这个特定的领域)Understandthatspokenandwrittenlanguageisverydifferent.(要明白口语英文和