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证照管理制度范文 公司证照管理制度 第一节总则 第一条各类证照是企业进行规范经营的重要依据，为加强公司的证照管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好企业的经营管理工作，特制订本制度。 第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政管理部负责统筹组织、监督检查及协助公司及各分公司和各部门证照的管理工作。 第二节证照种类 第三条证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类： （一）基础证照是指公司及各子公司和各分公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。 （二）专业证照是指公司经营中取得的专业类证照：如各类表具的生产证书、检验证书、无线电发射设备型号核准证、专业资格证书等。 （三）获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、软件著作权等。 第三节证照办理 第四条办理部门 （一）公司及子公司的营业执照、组织机构代码证均有行政部和驻外管理部统筹办理； （二）公司及子公司的税务登记证、银行开户许可证均有财务部统筹办理；（三）公司专业证照由计量管理部统筹办理；（四）公司获奖证、荣誉证书均有行政部统筹办理；（四）公司发明专利、软件著作权由研发部统筹办理。 第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。 第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照管理部门及证照经办人员责任。由经办人员负主要责任，经办人员直接领导和证照管理部门负责人负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人、及其直接领导和证照管理部门负责人共同承担。 第七条所有证照办理完毕后，必须将原件备案至行政管理部门。第八条证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。 第四节证照保管及使用 第九条公司所有证照原件由行政管理部专人专柜负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。 第十条行政部负责统一管理证照，如因业务或各类工作需要使用证照复印件的，必需由使用者做好登记，注明用途。 第十一条证照借用分长期借用和短期借用： （一）短期借用：3天之内使用完毕归还，需经部门经理审批；（二）长期借用：3天以上为长期借用，需经副总经理审批； 第十二条证照归还原保管部门后，并在登记表上签字注销，未能及时归还者需提前1个工作日进行续借手续，如延迟归还，每次扣罚50元，由最终借用者承担。 第十三条证照月进行盘点公示。 第五节证照遗失处理 第十四条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。 第十五条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。 附件一：证照原件借用登记表 证照原件借用登记表 XXXXXXX有限公司 文件 XXX字xx00X号 签发人： 关于公布实施证照管理办法的通知 各分公司、各部门、各工厂、各办事处： 为了加强证照的管理工作，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好企业的经营管理工作，经公司研究决定，现下发证照管理办法，本办法自发文之日起生效。 请各分公司、各部门、各工厂、各办事处认真学习、宣导、落实。特此通知 附：证照管理办法 XXXXXXX有限公司二0一二年九月十八日 抄报：XX总经理、XX副总经理 抄送：各分公司、各部门、各工厂、各办事处 1.目的 1.1为了加强证照的管理工作，有效地保护和使用证照，根据我司档案管理办法有关规定的基 础上及公司基本情况，建立证照管理办法，希望认真遵照执行。 2.适用范围 2.1 本制度适用于：各分公司、各部门、各工厂、各办事处 3.证照的分类： ?营业执照正本、副本?注册证书、商业登记证书?组织机构代码证正本、副本、IC卡?贷款证?银行开户许可证 ?国税税务登记证正本、副本?地税税务登记证正本、副本?用工许可证?劳动年审合格证?消防安全检查意见书?财务登记证正本、副本?外汇登记证 ?外商投资企业批准证书?环境审查批复?产学研合作协议书 ?专利、软件著作权、软件产品登记证?双软证书、双软认定文件 ?商标 ?对外贸易经营者备案登记表?诚信示范企业?企业境外投资证书?法团成立表格 ?经济促进局外商投资企业批复文件?股权转让协议书?验资报告 4.证照的存放地点： 4.1.存放在行政部档案管理处的证照有：总部营业执照正本、副本，分公司、工厂营业执 照副本，组织机构代码证正本、副本、IC卡，国税税务登记证与地税税务登记证正本，外商投资企业批准证书，环境审查批复，产学研合作协议书专利、软件著作权、软件产品登记证，双软证书、双软认定文件，商标，对外贸易经营者备案登记表，诚信示范企业，企业境外投资证书，法团成立表格，经济促进局外商投资企业批复文件，股权转让协议书，验资报告，消防安全检查意见书（、建筑工程消防设计审核意见书；、建筑工程消防验收意见书；、消防安全检查意见书，3页）原件、环评报告、对外贸易经营者备案登记表等； 4.2.存放在分公司、工厂的证照有：分公司、工厂营业执照正本，分公司、工厂国税税务 登记证正本，分公司、工厂地税税务登记证正本，所有证照应该挂在指定的位置上，以便有关部门的检查。 4.3.存放在财务部的证照有：总公司国税税务登记证与地税税务登记证副本，分公司、 工厂国税税务登记证副本，分公司、工厂地税税务登记证副本，财务登记证正本、副本，银行开户许可证，贷款证，外汇登记证等； 4.4.存放在人资部的证照有：用工许可证、劳动年审合格证；4.5.其他证照存放于授权管理部门，原则上全部存放在行政部档案管理处。 5.证照的办理： 5.1.办理流程： 5.2.证照办理： 5.2.1.公司、分公司、工厂开办前办理的证照明细如下： 5.2.1.1.由财务部办理的证照：国税税务登记证、地税税务登记证、银行开户许可证、贷款 证 5.2.1.2.由人资部办理的证照：用工许可证、劳动年审合格证5.2.1.4.其余的证照由行政部办理 5.2.2.公司、分公司、工厂证照的年审、变更明细如下： 5.2.2.1.由财务部办理的证照：国税税务登记证、地税税务登记证、银行开户许可证、贷款 证 5.2.2.2.由人资部办理的证照：用工许可证、劳动年审合格证 5.2.2.3.由董事办办理的证照：外商投资企业批准证书、企业境外投资证书5.2.2.4.其余的证照由行政部办理 5.2.1.3.由董事办办理的证照：外商投资企业批准证书、企业境外投资证书 6.存放证照的要求和接收要求： 6.1.存放于行政部的证照直接责任人为行政部档案管理员，档案管理员对证照的保管及使用安全 负全责。 6.2.存放于工厂的证照直接责任人为工厂厂长，对证照的保管及使用安全负全责。工厂证照作为 厂长岗位变动时交接的项目之一，附表一：证照接收表。 6.3.存放于其他部门的证照直接责任人为部门第一负责人或部门第一负责人的授权人员。 7.证照的使用流程： 7.1.公司人员使用证照或证照复印件可到档案管理员处领取填写用证申请表，用证申请表 必须书写完整、清晰并经过审批。附件二：用证申请表 7.2.严格办理借出和归还手续，借出者及档案管理员均应签署姓名及借出与归还日期。借出证照 必须在事务办理完毕后及时归还档案管理员，原则上不能提前多日借出证照，必须在需要使用的当日借出。 7.3.公司各类证照的使用，需严格按照公司相关审批制度和档案管理办法相关规定执行，如 有抵触，以本证照管理办法为准： 7.3.1.需要使用公司各类证照时填写用证申请表；档案管理员有权拒收填写不完整、不 清晰、未经审批的用证申请表； 7.3.2.使用公司营业执照、分公司、工厂执照、其它证照必须经公司总经理签字批准后方可 使用； 7.3.3.公司各类证照复印件由相关副总经理签字批准后使用。 7.4.不得在借出的证照上作任何标记和涂改，以免损坏证照原貌。 7.5.公司证照在未经公司领导审批不得以任何理由对证照进行复制。未经公司领导批准任何人无 权向外单位提供各种公司证照资料（含复印件）。 7.6.证照复印件为专项专用，申领时由档案管理员注明“专供*事项使用”字样，并注明申请日 期。 7.7.各责任部门和责任人，必须严格按照公司制度和政府相关条例，对证照进行办理、年审、保 管、外借、使用等各项管理工作，如出现人为因素造成工作失职或公司损失，将按照公司相关员工奖惩条例对直接负责人进行处罚。 7.8.用证申请表流程，参见附件3。 8.证照的管理原则： 8.1.安全原则：证照的管理要做到安全，避免损坏、丢失和外流。8.2.统一原则：统一办理、统一用印、统一保管 9.管理要求： 9.1.行政部必须统一建立各类证照管理台账。详见附件49.2.各相关部门负责建立本部门相关证照台账。详见附件5 9.3.行政部除负责本部门所管辖的证照年审手续外，对其它部门所分管的证照年审手续的办理负监 督、督办责任。 公司证照管理制度 一、目的 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。 二、借阅原则 一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 三、证照资料的种类 1证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。 2所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 3重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。 4经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 四、证照资料的保管归档 1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心专人统一保管； 2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管； 3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送； 五、证照资料的使用管理 1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写公司证照使用申请单写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续； 2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理； 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天； 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续； 5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 六、证照的年审、到期、变更 证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、