江苏某上市公司 国内外差旅费用管理规定.doc

.1总则为完善费用控制，规范出差审批，简化报销程序，提高工作效率，特制定本制度。2适用范围本管理制度适用于公司员工因公差旅管理。3职责本制度由公司财务部归口实施，各部门配合实施。4管理内容与方法4.1一般规定4.1.1本制度所称因公出差，为临时性商务出差，长期驻外或工程项目驻外的差旅另行规定。4.1.2因公出差的差旅费用的支出和报销一律使用商务卡，公司不再接受出差申请人民币借款，国际出差每批次可借款额不超500美元。凡具备刷卡条件的公务支出和公务差旅费用（包括但不限于办公用品购置费、差旅费、培训费、会议费、交通费、招待费、业务误餐费等），均需使用商务卡支付。4.1.3差旅费用包括交通费、住宿费、餐费补贴和公杂费。（一)交通费：从公司到出差地之间乘坐飞机、火车、巴士、轮船等长途交通工具的费用，以及机场建设费、飞机保险费、火车空调费、订票手续费等附加费用。（二)住宿费：出差期间实际住宿天数的费用。（三)餐费补贴：实际出差期间伙食补助，如发生公务招待费用时，则取消当餐补贴费。（四) 公杂费补贴：包括市内交通即用于公共汽车、地铁等市内短距离交通费用；通讯费，即出差地因公务或商务活动的需要发生的电话、传真、复印等费用。4.1.4属私车公用的依照本制度第4.2.4条规定的有关标准。4.2差旅费标准4.2.1国内差旅费用最高限额标准：编制：李霞红 审核：张李英 审定：贺明轩 批准：周祖耀 单位：元/天差旅类别职别乘往返交通工具地 区一类地区二类地区三类地区住宿费用餐费补贴公杂费补贴住宿费用餐费补贴公杂费补贴住宿费用餐费补贴公杂费补贴住宿差旅费用一级主管飞机经济舱550503045045204004015高铁一等座火车卧铺/软座高速巴士二级主管高铁二等座400503035045203004015火车卧铺/软座高速巴士一般职员高铁二等座300503025045202004015火车硬卧/软座高速巴士当日差旅不分职别交通工具交通费餐费补贴/(（公司所在地）地区除外)高速巴士实报实销15注：1）一级主管乘坐高铁选择一等座的，实际行车时间需超90分钟。2）交通费、住宿费等报销凭证必须是盖有国家财税部门监制章和单位财务章的正式发票。4.2.2国内区域划分：（一）一类地区：北京、上海、深圳、广州、天津。（二）二类地区：重庆、汕头、珠海和厦门、青岛、大连、宁波（四个计划单列市市区）及苏州、无锡（两个非省会地级市市区），各省会城市(一类地区中包括的除外)。（三）三类地区：除一、二类以外的地区。4.2.3国际差旅以控制在三星及以内，费用标准如下：序号国家和地区币别每间每天住宿费标准每人每天伙食费补贴每人每天公杂费补贴一亚洲01韩国美元115481702日本日元150005000250003港澳港元100024011504新加坡美元150301505泰国美元150301506马来西亚美元150301507菲律宾美元150301508巴基斯坦美元150301509孟加拉美元100281510印度美元250352011其他国家美元1203015二中东地区12中东国家美元2504017三非洲13北非美元180361514东非美元200361515西非美元200361516中非美元200361517南部非洲美元1903615四欧洲18俄罗斯欧元200452019西欧欧元150422020中欧欧元140422021北欧欧元150422022东欧欧元150423023南欧欧元140423024欧亚欧元1404230五美洲25美国美元200402026北美美元180402027南美美元200402028中美美元1804020六大洋洲及太平洋岛屿29澳大利亚美元250421530新西兰美元250421531其他国家美元2304215注：1） 出国人员的人身安全保险由公司综合管理部根据经审批后的国际差旅申请表统一购买。2）合同中规定出国调试服务由总包方或接待方负责的，国际机票、国外食宿费、国外交通费不得在本公司重复报支。4.2.4私车公用报销标准（一）按出发地（公司所在地）至目的地的来回里程，以每公里1元燃油和每公里0.4元保养费用的标准，凭油费发票报销。（二）过路桥费、停车费按实凭票报销。（三）出差里程的计算统一按（公司所在地）至目的地的距离，（公司所在地）市范围内按镇与镇之间的里程计算，里程数由总办或财务审核。（四）从安全角度考虑，原则上不鼓励150公里以外的自驾公出，特殊情况需要自驾的，报总经理助理办公室同意。（五）一级主管（公司所在地）区域内或双程50公里范围内私车公用，不执行本规定。（六）特殊情况：1）若在（公司所在地）市域内办完公事不再返回公司而直接下班的，则里程为单程；2）一次出差多个地点的，出差人报销时应按行车轨迹分段统计里程。4.3差旅活动实施规范4.3.1差旅的申请4.3.1.1差旅申请表的填写规范如下表所示：差旅类别需填写的申请表单公务外出填写出门证，司机填写派车单当日差旅提前填写出门证住宿差旅提前填写差旅申请表4.3.1.2多位员工同时出差，须分别填写申请表。4.3.2差旅的审批4.3.2.1差旅申请的审批权限：差旅类别最终审批公务外出当日差旅二级主管初审、一级主管审批住宿差旅二级主管初审、一级主管审批一级主管差旅国际差旅公司总经理审批；总经理本人则报分管副总裁审批超标准差旅附说明资料，经二级主管核实，报公司总经理批准特殊差旅人事和培训方面差旅，综管部批准4.3.2.2超标准乘坐交通工具原则上考虑单程应急。4.3.2.3分管和主管释义，分管为业务，主管为职能。4.3.2.4总经理或分管副总、部门主管不在公司时，由其指定代理人批准。4.3.2.5对于长时间出差的规范：（一）安排出差的归口部门应根据出差任务量预估出差时间，并及时进行进度跟踪。（二）对超过预估时间3天以上的情况，归口部门应通过了解现场情况，决定是否延长出差期限，归口部门应杜绝 “现场准备未妥即派出人员”、“派出人员无法解决问题”等现象的发生，并对出现上述情况负责。4.3.3差旅的报销4.3.3.1差旅费用报销单据填写规范：（一）差旅结束后，出差员工应在到岗三个工作日内填写差旅费用报销单并必须一周内办理报销手续。（二）出差员工必须按照财务部制证会计的要求将差旅期间的费用票据贴入原始凭证粘贴单。未按要求填写及粘贴报销单据的，由财务部门退回重新填写。（三）多位员工同时出差，集中支付的费用票据，由支付人贴入本人的原始凭证粘贴单中，但该票据必须经同时出差员工背书。（四）公务出差人员应差旅结束后到岗当天必须填写差旅工作报告书，报本部门经理或指派领导审阅。（五）对于没有起止记载的交通票票据，必须在票据背面背书日期、起止地点。（六）审核所需附件：原始凭证粘贴单；差旅申请表之差旅费用报销凭证联；经部门经理审阅签署后的差旅工作报告书4.3.3.2费用报销原则：（一）各项费用的报支在本办法规定的限额标准内凭有效票据按实际报支，超额部分一律由个人承担。（二）未经公司批准擅自出差，所有费用不得报销，并按旷工处理。（三）员工出差期间不享受夜餐费、加班费。（四）费用由第三方机构或接待方负责的，不得在本公司重复报支。（五）差旅费报销单由差旅费与交际费两部分组成，差旅费部分包括：交通费、住宿费、餐费补贴等。交际费按照招待费用报销管理规定执行， 另外填制外出招待费用报销单，附差旅费报销单后面一并报销。（六）多位员工出差，费用分开报销，按各人出差标准核算出差补助，食宿 费用集中使用的，应做好记录，合理分配。（七）主管、员工一起出差的，可分别填报。（八）同一次出差到达不同类别的地区，费用分类填写。4.3.4费用报销的审核4.3.4.1差旅费用报销审核权限：（一）部门经理负责本部门员工出差事由、出差天数的审核。（二）财务部制证会计对差旅费用报销项目、报销标准、报销金额和审批程序进行复核，财务总监审核。（三）部门经理差旅费用报销须经分管副总审批后报财务总监审核。（四）国际差旅和超标差旅由公司总经理审批后报财务总监审核。a) 总经理的差旅费用由主管副总裁审批后报财务总监。b) 销售项目支持出差，由销售管理部扎口管理，要求提供项目支持总结，并确认项目支持质量后签字确认。c) 售后调试服务出差，由销售部门扎口管理，要求提供服务总结，并确认服务质量后签字确认。d) 对新产品开发、市场调研出差，由设计部门扎口管理，要求提供出差总结或调研报告，审核、签字确认。e) 送外培训，由综合管理部扎口管理，要求提供培训总结、培训资料及证书，确认资料齐全后签字确认。f) 对于扎口管理事项发生的费用，管理部门需建立费用预算制度，并对费用发生情况随同业务报告记入部门档案进行年度分析，公司每年对专项事项进行检查、分析。4.3.4.2差旅费用审核规定：（一）住宿费用的报支以规定标准为上限，凭有效票据报销。餐费补贴按早中晚2:4:4折算。（二）出差期间不计夜餐费、加班费。（三）出差人员夜宿于巴士或火车上时，不得报销住宿费。若连续二天以上，则自第二晚起每晚补贴100元。600公里以上路程搭乘普通火车且未坐卧铺的员工，按照硬座票面额的50给予补贴。（四）出差人员在乘坐飞机、巴士或火车期间和自备车辆出差的，不予报销公杂费。（五）一般职员随主管出差，二人合住标准房间的，住宿费用按主管标准由主管报销。两个一般职员出差同一地点的，只能居住一个房间，按一般职员标准报销住宿费（异性除外）。（六）同一次出差目的地属于不同划分地区时，费用按照不同地区规定标准核算。 （七）参加提供住宿的外事活动或投宿于公司驻外机构时，公司不再承担住宿费。（八）培训费或参加会议的会务费中包括住宿、用餐和市内交通等费用的，不再报销相应费用。（九）经常往返于公司总部与各下属机构之间的，原则上必须利用公司的住宿设施。（十）职员受其他机构邀请(聘请、调遣)去考察或实习，费用由邀请(聘请、调遣)机构承担时，公司不再负担相应费用。（十一）住宿费、餐费由接待方承担的，公司不再承担相应的费用。（十二）受公司邀请前来应聘的人员，凭有效票据按照一般职员的标准予以报销正常的往返路费和住宿费，超过标准最高限额部分，由应聘人员自行负担。受公司邀请前来公司进行培训的讲师，其差旅费用含在总体培训项目费用中，公司不再报销差旅费用。（十三）公司员工(含新聘人员)出差办理户口及人事关系，可以按照员工所处级别凭有效票据予以报销往返路费；如果员工在户口、人事关系所在地无直系亲属居留地可以停留，按照员工所处级别凭有效票据报销住宿费。（十四）凡使用“信用卡”结算的差旅费费用，报销时财务均需核对信用卡系统信息。信用卡报销流程为：以个人名义进行信用卡刷卡消费取得相应财务报销凭证和POS消费凭条凭有关单据，填写差旅费报销单，按财务报销程序报请审批财务人员登陆“信用卡管理系统”查询核对消费的真实性，确认后予以报销到期还款时，出纳人员凭审批手续完整的报销单据，将核准报销金额划入个人账户。在报销时，存在下列未使用信用卡的情