Excel2003高级培训-基础部分

1 Excel2003高级培训 以实例教学为主的学习方式 2 培训大纲 第一篇 EXCEL基本功能 1、行、列及单元格区域 2、在电子表格中输入和编辑数据 3、整理电子表格中的数据 4、格式化工作表 5、自定义工具栏和菜单 6、打印文件 第二篇 使用公式和函数 7、公式和函数的基础 8、使用命名公式 -名称 9、文本处理技术 10、数学计算 11、日期和时间计算 12、查找与引用 13、统计与求和 3 培训大纲 第三篇 创建图表和图形 14、创建图表入门 15、高级图表制作 第四篇 使用 EXCEL进行数据分析 16、在数据列表中简单分析数据 17、使用数据透视表分析数据 第五篇 使用 EXCEL高级功能 18、条件格式 19、数据有效性 20、分级显示和合并计算 4 1.1认识行 列 单元格区域 1.1.1行与列的范围 在 EXCEL2003中工作表的最大行号为 65536,最大列标为 IV列 (A-Z、AA-IV)共 256列。在一张空白工作表中，选中任意单元格，在键盘上按 组合可以定位到窗口中的最后一行，按 可以定位到窗口的最后一列。 1.1.2设置行高和列宽 精确设置行高和列宽（行高指的是 POINT与印刷有关，列宽指的是字符的宽度）如图 5 1.1认识行 列 单元格区域 设置最适合的行高和列宽 同时选中要调整列宽的列，依次点击“格式” “列” “最合适的列宽”，行高的操作类似。 当行高与列宽设为 0时，则为隐藏 6 1.1认识行 列 单元格区域 1.1.3单元格和区域 行与列的交叉形成的一个个的格子称为“单元格”，一张工作表有16777216个单元格。每个单元格用地址来标识是由它所在的列的列标和所在行的行号组成的，如 A1则表示 A列第一行的那个单元格。 由多个单元格构成的单元格群组叫做区域。可以是连续或是不连续的 示例 1.1.4特殊区域的选取 在菜单上依次点击 “编辑” “定位”或直接 按 F5选中定位条件， EXCEL就会查找符合 条件的单元格。 7 1.1认识行 列 单元格区域 1.1.5 通过名称选取区域 对于某个区域来说，如果以区域地址进行标识和描述有时会显得十分复杂，特别对于非连续区域，需要以多个地址进行标识， EXCEL提供了一个“定义名称”的功能，用户可以给单元格或区域进行命名，使得区域的选取和使用更加方便。 8 1.2在电子表格中输入和编辑数据 1.2.1数据类型的简单认识 EXCEL单元格中可以输入和保存的数据基本有 4种：数值、日期、文本和公式。除此之外还有逻辑值、错误值等一些特殊的数据类型。 数值：所有代表数量的数字形式， EXCEL可以存储的最大精确到 15位有效数字。 日期：日期和时间是一种特殊的数值形式叫做“序列值”， EXCEL系统中是以 1900-1-1为起始点 问题 1： 1900年是润年 还是平年？ =date(1900,3,0) 9 1.2在电子表格中输入和编辑数据 文本：文本通常是指一些非数值性的文字、符号，单元格中最大可以显 示 1024个字符（单行），编辑栏中最多可以显示 32767个字符； 公式：公式是 EXCEL中非常重要的数据，通常以“ =”开头，按 可以在公式和值之间转换。 1.2.2输入和编辑数据 选中目标单元格，就可直接输入数据 回车键对输入数据进行确认，系统 自动激活下一个单元格，如果想 更改回车换行的方向可以在“工具” “选项” “编辑”进行修改。 数据的修改：可以直接激活单元格 进行修改。 10 1.2在电子表格中输入和编辑数据 1.2.3数据输入实用技巧 强制换行： ； 在多个单元格同时输入数据： ； 分数的输入：整数部分 +空格 +分数部分； 输入指数上标：单元格格式中的上标选项和下标选项； 中文添加拼音标注：“格式” “拼音指南” “标注” 如何锁定单元格进行输入？ 如果想在一个单元格里输入不同的数值，以测试目标单元格在不同数值下的结果，比如： A2的公式为 A1*5。我们可以锁定 A1，输入不同数值，按回车后，活动单元格不会下移，还是 A1（具体操作为：按住 点中 A1 当出现如图所示的黑框边就可以拉。 11 1.3整理电子表格中的数据 要点 1： 数字格式的应用 要点 2： 自定义数字格式的简单操作（重点） 要点 3： 复制和粘贴数据 要点 4： 查找和替换特定内容 12 1.3整理电子表格中的数据 1.3.1数字格式的应用 数字格式的意义：通过格式化提高数据的可读性 使用工具栏应用数字格式 通过“单元格格式”设置数字格式 数值与文本之间的转换 13 1.3整理电子表格中的数据 1.3.2自定义数字格式的简单操作（重点） “自定义”类型允许用户创建和使用符合一定规则的数字格式，以改变数据的显示方式，与内置的数字格式一样，“自定义”类型不改变数据本身的数值。 1.3.2.1格式代码的组成规则 自定义的格式代码具有以下结构： 正数；负数；零值；文本 以分号间隔的 4个区段构成了一个完整的自定义格式代码。 也可以用条件来构成： 大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本，在实际中用户只能定义前两个条件，系统自动为第三个条件做为“其它（除此以外）”的值 如： 10.00； 、 =、 =、 以及数值构成 DBnum1 显示中文小写数字，例如： 123 显示为：一百二十三 DBnum2 显示中文大写数字，例如： 123 显示为：壹佰贰拾叁 DBnum3 显示全角的阿拉伯数字与小写中文单位的结合，例如： 123 显示为： 1百 2十 3 15 1.3整理电子表格中的数据 注意： 使用“ %”作为单元格数字格式时，在单元格内输入的数字会自动以百分数表示，相应数值会自动缩小 100倍，如果要输入真正需要的数值，可在输入数据时扩大 100倍。 日期时间代码符号 含义及作用 aaa 使用中文简称显示星期几（“一” “日”） aaaa 使用中文全称显示星期几（“星期一” “星期日”） 可用于颜色代码有 黑色 /BLACK、 白色 /WHITE、 红色 /RED、 蓝色 /BLUE、 黄色 /YELLOW、 洋红 /MAGENTA、 绿色 /GREEN。对于中文版 EXCEL只能用中文的颜色，对于英文版的 EXCEL只能用英文的颜色名称。 介绍与日期相关的代码符号： 16 1.3整理电子表格中的数据 示列： 设置数字格式为正数常规显示、负数红色显示、零值不显示。 大于 5的数字显示红色、小于 5的数字显示绿色、等于 5的数字显示黑色等号 。 小于 1的数字以两位小数的百分数显示，其他以普通的两位小数数字显示。并且以小数点位置对齐数字。 以万为单位显示数值，保留一位小数显示。 以亿为单位显示数值，保留两位小数显示。 分数显示设置 。 17 1.3整理电子表格中的数据 示例： 多种方式显示日期时间 显示电话号码 用数字 0和 1代替“ ”和“ ”的输入 设置数字格式，隐藏特定内容 文本内容的附加显示 18 1.3整理电子表格中的数据 如何保存单元格的格式显示？ 步骤 1：选中城要保存显示内容的单元格或区域，按 组合键复制； 步骤 2：关闭当前工作簿，关闭前不要任何操作； 步骤 3：重新打开此工作簿，或新建工作簿，按 即可； 此时粘贴在工作表中的显示内容已自动转换为文本型数据保存。 19 1.3整理电子表格中的数据 1.3.2复制和粘贴数据 office剪贴板 Office软件中数据共享 最多保存 24条件记录，如果数据比较大，可能无法达到 24条。 单元格和区域的复制 菜单栏依次单击 “编辑” “复制” 在键盘上按 组合键 在“常用”工具栏上单击复制 右键，选择复制 对于同时跨越不同行列的非连续区域无法复制 如：同时选中 A1， B3， C5则不能复制。 单元格和区域的移动操作 菜单栏依次单击 “编辑” “剪切” 在“常用”工具栏上单击剪切 在键盘上按 组合键 右键，选择复制 20 1.3整理电子表格中的数据 单元格和区域的粘贴 菜单栏依次单击 “编辑” “粘贴” 在键盘上按 组合键 在“常用”工具栏上单击粘贴 右键，选择粘贴 选择性粘贴 粘贴选项 含义 全部 常规 公式 数据及公式无格式批注等内容 数值 数值、文本、运算结果 格式 所有格式，包括条件格式 批注 批注 有效性 数据有效性的设置内容 边框除外 同常规，但不要边框 列宽 只设置定列宽 公式和数字格式 公式及数字格式，去掉原有文本格式 值和数字格式 数值，文本、计算结果，只保留数字格式 + -*/ 进行运算 空格 空单元格数据不粘贴 转置 行列位置互换 21 1.3整理电子表格中的数据 查找和替换特定内容 对于应用了数字格式的数据，查找的内容要以实际数值为准，而不 是应用数字格式后的显示内容； 通配符 * 可代替任意数目的字符，可以是单个和多个字符； ？可代替任何单个字符； 如果要查找字符“ *” 则要在字符前加上” ”(如：” *”)； 22 1.4格式化工作表 本节内容主要讲解如何改变单元格外观，从而提高整个工作表的外观质量主要包括单元格格式的设置、自动套用格式的方法以及样式的创建和使用等 本节的要点： 要点 1：单元格格式对话框的使用方法 要点 2：自定义样式的创建和使用。 23 1.4格式化工作表 格式工具： 字体组： 对齐方式组： 调整缩进组： 边框： 填充颜色： 字体颜色： 对齐： 文字方向和文本方向 竖排文本的多行显示效果垂直90度显示的 多行文本效果垂直-90度显示的多行文本效果24 1.4格式化工作表 水平对齐方式： 常规：文本左，数值右、逻辑值和错误值（ #N/A）右 靠左（缩进）：靠左；超出部分右侧显示（前提右侧为空） 居中：居中；超出部分两侧显示（前提两侧为空时） 靠右（缩进）：类同靠左（缩进） 填充：重复单元格内容，充满整个单元格 两端对齐：单行时，类似靠左；多行时两端对齐 跨列居中：不需要合并单元格的居中 分散对齐 ：平均分布并充满整个单元格 靠左对齐 居中对齐 靠右对齐靠左对齐超出单元格右边界 居中对齐超出单元格两侧边界 靠右对齐超出单元格左边界靠左对齐超出单元格部分不显示 此单格不为空 居中对齐超出单元格两侧边界，超出部分不显示 此单格不为空 靠右对齐超出单元格左边界内容不显示填充填充填充 两 端 对 齐 方 式 多 行内容时的显示效果分 散 对 齐跨列居中25 1.4格式化工作表 垂直对齐方式： 靠上：单元格内容靠上对齐 居中：默认对齐方式，垂直居中 靠下：下端对齐 两端对齐：单元格内容在垂直方向上两端对齐，并且在垂直距离上 平均分布 分散对齐：在文本为水平方向上时同两端对齐，当设置文本角度时末行文字会在垂直方向上平均分布单元格 两端分散对齐：选择文本方向时会出现的复选框 注意：“自动换行”与“缩小字体填充”不可同时选用。 靠上对齐居中对齐靠下对齐水平方向文本两端对齐显示多行文本内容水平方向文本分散对齐显示多行文本内容 垂直方向文本两端对齐显示多行文本内容 垂直方向文本分散对齐显示多行文本内容垂直方向文本两端分散对齐显示多行文本内容26 1.4格式化工作表 字体： 可以设置系统默认字体，关闭 EXCEL程序后重新启动后，此设置生效。也可以通过单元格格式来设置字体格式； 快速打开 宋体 加粗 9 号字 单下划线 删除线楷体_ G B 2 3 1 2 倾斜 1 1 号字 双下划线 上标隶书 倾斜并加粗 1 4 号字 会计用下划线 下标A r ial 1 6 号字 会计用双下划线27 1.4格式化工作表 边框： 边框通常用来划分表格区域，增强单元格显示效果。用户可以为单元格或是区域设置边框线条 斜线表头的制做方法： 设置上下标的方法，在单元格内强制换行还有图形都可以实现。 项目 日期28 1.4格式化工作表 颜色和图案： 29 1.4格式化工作表 复制格式： 直接复制包含格式的单元格再粘贴到目标单元格； 粘贴选项 选择性粘贴 填充 格式刷按钮（双击可保存） 30 1.4格式化工作表 介绍内容 自动套用格式： 31 1.5自定义工具栏和菜单 Excel提供了大量的内置工具栏，并且允许用户对菜单栏和工具栏进行自定义的设置。本节着重介绍如何利用自定义的功能，修改现有的内置菜单和工具栏以及创建符合用户需要的新菜单和新工具栏。通过本节的学习，用户可以更自由地定制符合个人需求的菜单和工具栏。 32 1.5自定义工具栏和菜单 1.5.1创建自定义工具栏 创建新的工具栏可进行如下操作： 步骤 1：在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开自定义对话框，选择“工具栏”选项。 步骤 2：单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入自定义工具栏名称后确定。 33 1.5自定义工具栏和菜单 新创建的工具栏名称会显示在“工具栏”列表框中，同时显示为不包含任 何按钮的浮动工具栏，在此对话框中，还可以为创建的自定义工具栏重 命名和删除。 步骤 3：在新创建的工具栏中添加命令按钮。 34 1.5自定义工具栏和菜单 创建新菜单的操作与创建工具栏的方式相似，具体步骤如下： 步骤 1：在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开自定义对话框，选择“命令”选项 步骤 2：选中新菜单，拖放到菜单栏上 步骤 3：重命名 步骤 4：添加菜单命令 35 1.6打印文件 在默认打印方式下， EXCEL将打印用户当前选定的工作表上的内容。如果用户想打印多个工作表的内容，要在打印前选