宁德外代船务部调度和外勤工作指导书.doc

CHINA OCEAN SHIPPING AGENCY NINGDE 宁德外代船务部工作指导书船务部计划调度工作指导书一、商务和代理委托业务 这是指国外或国内的船公司或船舶经营人以书面形式（电子邮件或传真）委托船舶代理公司为其即将来港进行货物装卸等办理船舶进出口业务的正式委托。 1、委托函电的主要内容包括：要有委托方全称及通讯联系办法- 包括公司名称、电话、传真、EMAIL地址等。这是为业务工作联系所必需的。要有明确“委托”的字样，诸如APPOINT/APPOINTMENT NOMINATE/NOMINATION等。如：SUBJECT- AGENT NOMINATION FOR MV PANAMAX MARS(V-0502) 或：WE ARE PLEASED TO APPOINT YOUR GOOD COMPANY AS AGENT FOR MV XXXXXX : 2、相关函电交流及需要提供的相关资料主要包括：1）船舶规范；2）有关货物情况，包括-船东、货主（发货人）、装货数量、装港、卸港等；3）提单（B/L- BILL OF LADING）一般包括使用何种提单格式、在提单上加注、委签提单申请、以及在装货完毕将提单清样（DRAFT B/L）传委托人，在获得明确的书面确认后才能将提单签放给货主； 4)船舶动态（SHIPS ITINERARY）包括船舶何时抵、离某港。 5)解答委托方提出的一些要求或咨询： 包括 港口、泊位、航道水深、吃水限制，装卸设备、装卸率、星期天/节假日是否工作、能否加油加水、供应伙食、添加物料、更换船员以及备货等。 3、确认委托： 收到船公司委托电后应立即回电予以确认。确认电通常以传真或电子邮件形式发出。内容包括： 1)报港口使费预算（PRO-FORMA PORT DISBURSEMENT）2)告知本公司全称、地址、通讯联络方式及银行帐号（美元或人民币），以便对方汇款。 3）回复对方咨询或要求（见上）。二、 填制船舶调度日志和船舶动态表 1. 每天早上正常上班前，负责与港方联系，将船舶的进出港情况、作业余数、开/完工时间等记录在调度日志上。2. 根据调度日志填写当日的船舶动态表。动态表内容包括前24小时之内开航船舶的开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港；今后24小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间；当日作业船泊的作业进度；锚地船舶情况等。3. 复印船舶动态表交部门经理，由其分发给委托方、各查验单位以及公司有关负责人。动态表可以以电子形式进行。三、 来电处理1. 收到船长/委托方关于船舶的确报电后，及时以船舶预报单的形式通知外勤部门，跟踪实时动态，督促并协同做好相关进出港申报工作并报宁德市口岸办等有关方，并在该电文上注明接受电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确的事项记录在调度日志上。2. 收到没有申报的船舶的来电，及时解答咨询情况并报合理港使费，努力达成代理协议。3. 收到有借支要求、需加油等电文，及时通知对外结算人员由其进行必要的追加索汇工作，做好已通知记录。待财务落实费用后，通知有关的供方进行供应。4. 接到船员入境的来电后，负责向来华船员通过总公司拍邀请电。5. 收到委托方/船长的要求加水的来电，应以电话方式通知供方及时供应，并在原电文上注明做好已通知记录、或在单船作业记录上做记录。6. 收到船方宣载或备妥装卸作业条件的来电，按港口惯例及时通知有关方，并在原电文上注明通知人及通知时间。7. 收到需转船方的船员信件、电文、海图等，在单船作业记录上注明，以提示外勤转交，并将上述物品适当放置保管。对误投或收信不着的函件及时退还经理办。8. 收到船长/委托方要求购买宁德港及其他地方海图的来电后，应考虑船舶停靠时间允许后，联系福州海军海图供应点购买。如无法购买/购买不着，则复电告知。9. 收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估的电文后，通知对外结算人员或外勤人员使其了解可能的费用发生情况。填写相应的申请转检验机构或装卸公司，做好通知记录，申请一份留底。10. 及时处理部门经理转来的其他电文。四、 发送信息从船东委托代理到我方确认，从船舶抵港下锚、靠泊、开始装卸、结束装卸到开航，整个船舶的动态委托方均十分关注。一般来讲，从委托到靠泊前，其关注重点在货物是否备妥、船舶排队等泊情况（LINE-UP）、何时能靠泊等。这时代理计划调度的工作就是将每天港口安排的靠泊计划以及备货等情况告知委托方（以LINE-UP形式）。1. 指泊电根据船长第一次确报电（来港近的也可根据委托方有关的确报电），以电子邮件或电话形式向船长发送指泊电。指泊时根据来船的吃水分别指定相应的锚地。对大型卸货船询问前后吃水、TPC。2. 抵港电根据单船作业记录内容，在船舶抵港后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告如下内容： 1）抵港时间 2）船舶存油水 3）船舶前后吃水 4）预计靠泊/靠泊时间（如有） 5）开装/卸时间（如有） 6）预计完装/卸时间（如可预计）3. 离港电根据外勤的单船作业记录，在船舶开航后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告船舶离港情况，主要内容有：1）装卸完时间 2）完装数量（仅装货船舶）3）存油水量 4）前后吃水5）离港时间 6）预抵下港时间 如果船舶的下一港为国内港口，同为PENAVICO代理，则船舶离港信息抄报下港代理。4. 在港动态电4.1 对停靠作业、锚地作业，根据外勤人员或港方调度提供的最新船舶动态，每天至少一次以书面形式向委托方报告船舶动态。4.2 船舶靠泊作业后，及时（不晚于半个工作日）向委托方报告靠泊时间，开工时间及预计完工时间。4.3 遇有严重影响装卸进度的作业停工情况，及时报告委托方。恢复作业后，作好作业恢复的通知。4.4 在本港进行非装卸作业（如加油、修理等）的船舶，根据委托方的具体要求向其汇报有关动态。4.5 按公司要求，向公司报在港船舶动态。4.6 如有长期委托方要求定期定时向其报送港口有关动态，则按其要求报送。4.7 根据情况，随时向有关发送消息。5. 动态联系合格率做好船舶信息的发送工作，保证船舶动态联系合格率不低于98%。动态联系合格率计算公式：资料齐全、联系及时的船舶艘数/代理船舶总艘次100%。五、 与口岸单位、船方、公司内部的信息联系与沟通1. 与口岸单位的联系 与港方调度协调有关船舶作业计划安排后，将计划通知有关的检查单位；在调度日志上做好记录。 收到来自船方、引水或其他方面报来的关于船舶在港发生碰撞、火灾、人员伤亡、共同海损和船员违章等紧急/突发情况后、立即告知部门经理，同时将情况通知口岸有关单位。在详细了解情况后以书面形式及时通知委托方，并在调度日志上作相应记录。2. 与船方的联系 船舶抵港后，立即联系船长。除核对电检所需内容外，还应询问船舶准确接船、做好船舶开航安排、通知船舶移泊开航时间，作好已通知记录。 将办理电讯检疫的结果通知外勤，由其作好适当的安排和通知。 将有关恶劣天气（如台风、大雾）的消息及时通知外勤，要求其以有效途径通知有关船舶，作好防范措施，在调度日志上做好已通知记录和有关天气情况记录。六、 船舶预报单得到委托方的正式委托后，根据船舶来港任务，制作船舶预报表通知外勤部门。并注明船舶主要概况，来港目的，吊杆负荷等相关信息。七、 办理检疫申报手续1. 航行国际航线、且上一港为国外港（包括港、澳地区）的所有中外船舶需要办理卫生检疫手续。2. 船舶抵港前24小时，向检疫局发送入境船舶动态表，以便检疫人员制定相关船舶检疫计划；单船单航次入境前，向检疫局申报入境船舶相关情况确认书，按要求填报船舶资料，如船名、航次、船员人数、预抵时间、船上有无发热病人或流感等症状者以及近7日内的船员变动情况等。八. 船舶修理与检修1. 一般情况下，接到委托方/船方关于船舶修理的申请后，应先电话联系落实费用，同时电话通知公司和各供方在船舶靠泊后登轮进行修理费用评估。在落实费用、委托方/船方接受报价的情况下，向各查验单位报告,并安排供方进行修理。2. 若修理项目小或船长支付现金，只需船方同意即可安排供方进行修理。3. 若危及船舶安全、必须进行抢修，可边安装修理、边与委托方联系。4. 检修主机及船舶关键机器、船舶明火作业、港内救生演习、主机试车等，须事先以书面申请形式向海事部门报批。5. 与船方/供方落实修理的进展情况，做好必要的记录。需要时，应及时通知委托方。九、 归档1. 将来电和发电留底交外勤一起存档。2. 将有关船舶资料及时整理输入计算机，如抵/离港时间、来港任务、靠泊时间等，并进行有关的信息发送工作。 船务部外勤工作指导书一. 办理进出口手续1. 船舶进港前阅读进出口单证人员、调度计划委托人员在船舶通知单和单船作业记录上的记录，了解装卸效率、明确费用负担方。1. 进港前，了解该轮的卫生检疫手续办理情况。如是靠泊检疫，应通知船方确保在卫生检疫结束后无一般人员上下船。如是锚地检疫，应及时联系船方/卫生检疫单位进行检疫。根据船舶动态及时通知引水进行引领。2. 在船舶靠泊之前、确定船舶靠泊时间后，及时通知有关联检单位准确的靠泊时间，确认是否登轮办理进口手续或召集联检单位登轮办理进口手续。3. 登轮后，协助船长准备办理进口手续所需的单证、表格。对有格式要求的单证，严格按照规定的格式填报。取得经船长签字/盖章的表格和船舶证书等资料，到有关检查检疫单位办理进口手续。办理完以取得放行单或进口申报完毕的有关证明为准。4相关登轮工作主要有：协调码头.货主.理货.商检.各联检部门与船方的关系。登轮时，须与船长核实如下信息，并在单船记录本上做好记录，同时电话通知值班调度。由值班调度向委托方第一时间发送船舶的靠泊（离港）动态报。A 船舶抵港情况记录；B 船长临时委办地其他事项；C 向船方索取相关联检单证，并检查其准确性。如装货，将装货清单递交船长（大副），如卸货，将正本舱单从船上取下，交计划调度；D 与船长共同签署装卸准备就绪通知书，一份交船长，一份传送委托方，并留底；E 办理船舶吨税申请手续，船长递交的海事声明签证手续，安检复查手续；F 办理船舶进口手续；G 及时登轮或联系船方、码头方核对装（卸）货进度，报计划调度并转各有关方。特殊情况，船方随叫随到；H 装卸作业结束，即与船长共同签署装卸事实记录正本一式两份，一份留船长，一份带回转委托方，并留底；I 落实船舶离港情况，（存油水、开航水尺、预抵下港时间等），通报计划调度；J 办理船舶出口手续，联系引水、拖轮；K 船舶离港后，在第一时间内通知调度，向委托方发送船舶离港报；L 整理好装卸准备就绪通知书，装卸事实记录，整套货运单证，传真给委托方，正本交内勤寄给委托方；M 填写单船记录，单船费用通知单交计划调度商务人员。5.进口手续办理完毕后，通知船方可以上下人员，开始作业。6.处理船舶应急采购和零星采购。7.处理突发事件，协助做好综合服务工作。二. 装卸货单证交接1. 再次了解有无过境危险品，落实危险品的申报情况。在船舶开始装卸货前，将有关方批准的船舶载运危险货物申报书（进口、出口、过境）交船长。1. 对必须凭正本提单卸货的船舶，在开始卸货前将背书完好的正本提单交船长，取得船长签字的收据，做相应记录。2. 取得舱单、积载图、提单副本等卸货单证和收货人单证（如有）。3. 将装货清单交船长协助船长/大副配载，并取得船图。对装运危险品货物、且又申请监装的船舶，将有关船图转交港监（集装箱船舶例外）。作好转交记录，并确保船舶开航前取得监装证书。4. 由船长签署作业申请、吊竿负荷证明。5. 有关单证的分转： 舱单、作业申请、吊竿负荷证明。 舱单、积载图转进口单证人员。三. 提单（仅限散杂货船舶）1. 按出口单证人员要求，向船长索取该航次所需的空白提单。如船长申请使用外代提单格式，申请应明确船公司/租船人/经营人全称。申请交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。1. 船长委托外代签单，由船长出具授权书。注意授权书的措辞和可接受性。授权书交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。2. 如船长签署提单，注意应将船长签署的全套提单取回交出口单证人员，由出口单证人员审核委托方有关要求、落实有关费用后放提单予发货人。四. 装卸准备就绪通知书1. 装卸准备就绪通知书缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。2. 通知书的递接受有关契约的约束。通常船舶在递交通知书应符合以下条件： 船舶抵达港口锚地 在LAYCAN日期之内 进口手续/检疫通过 船舶一具备立即开始作业的条件 在办公时间内3. 如委托方对通知书的递接无明确他示，有关租约无不一致约束，在上述条件满足后，可接受NOR。4. 若委托方/租约对NOR的递接时间、抵达地点等有明确要求，按其指示办理。5. 以船舶通知单列明的身份签署通知书，如： （1）代表港方 （2）代表买/卖方 （3）代表承租人 （4）见证人/代理人6. NOR前妥后，取回正本和副本。必要时，将船舶备妥情况以适当形式通知有关方。五. 装卸时间事实记录1. 装卸时间事实记录缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。1. 装卸时间事实记录详细记录船舶抵港至作业结束期间的有关船舶装卸的所有事实及其起始时间。记录时间具有连续性和不间断性。2. 装卸时间事实来源于船舶在港期间与船长等等有关方核对的数据、时间和有关天气情况记录。登轮核对的主要内容如： 船舶抵港、起锚时间、靠泊时间、进口手续办理时间 船舶排压舱水时间（排水前船长须向卫生检疫等单位递交申请批准，申请内容主要包括压舱水数量、压入时间和地点、排尽所需时间、计划开始排水时间、清洁情况等）。 开装/卸时间、装卸进行时间、移泊时间、完装/卸时间 非停工作业时间及其原因、坏天气记录 船舶规范、TPC/I数据、备车时间、作业舱口数、实装/卸数量、货名等。3. 船舶开航前，与船长核对确认并按船舶通知要求（无明确要求，以代理身份）的身份签署装卸作业事实记录。取回记录正本和三份副本。六. 检验和证书1. 接委托人/船长的申请，联系办理有关的船舶证书或安排有关项目的检验。 船舶各类适航证书 船舶吨税证书 除鼠/免于除鼠证书 货物损坏检验、货物封舱、干舱检验2. 将申请转有关单位、或电话通知有关单位直接登轮办理，同时告知对外结算人员落实备用金/再索汇，做好通知/转交记录。3. 与船方/有关单位落实证书办理情况，保证检验项目的顺利完成，将有关证书/报告交船长，在单船作业记录上做好记录。七. 供应1. 供应主要指燃油、淡水、伙食、船用物料的供给。2. 接到委托方/船方有关供应的要求后，应联系对外结算人员落实费用支付状况。3. 在费用落实后，将有关供应按要求向查验单位进行申报,审批通过后,再以书面形式或电话方式通知公司的合格供方安排供应。4. 及时联系供方/船方，了解供应进展，做好必要的记录。5. 对委托方要求的供应必要时告知其安排情况和完成情况。八. 船舶修理与检修1. 配合计划调度, 与船方/供方跟踪落实修理的进展情况，做好必要的记录并及时通知计划调度。2. 若修理项目小或船长支付现金的,待项目结束后与船方进行结算或签暑递交相关材料。3.办理相关维修人员或委托方代表的登轮手续。九. 船员安排1. 船员遣返 了解遣返人数、遣返地区、机票情况、出境地，会同计划调度对外结算人员估算费用。 落实费用。 填写有关出入境表格，前往公安部门办理海员证/护照签证。 陪同被遣返人，前往海关、边防办理入境手续。要求被遣返人保存好有关证件、证明，出境时备查。 将有关船员资料发至出境地代理，请安排接机、食宿、机票、送机等事宜。 及时与出境地代理联系，保证遣返申请人了解有关的遣返情况。 及时填写遣返收费表，接清费用。2. 船员入境、上船 获悉船员入境的消息后，安排有关的入境地接机活动、做好入境地至本地的旅途安排。 入境船员抵港后，陪同前往边检、海关办理处境手续后安排上船。 作适当通知和安排，保证有关方了解船员入境上船情况。3. 船员就医 船员就医前，船长应出具就医申请。申请一分交医院（公司合格供方），一份留底。 按约定/要求时间，带患病者前往医院进行治疗。 就医结束后，将医生诊断书交船方。 若需住院治疗，应先取得船长/委托方的同意，并通知对外结算人员落实费用。4. 船员死亡 获悉船员死亡后，应及时将船名、船员姓名、性别、年龄、国籍、死亡原因等报告委托方。 立即报告卫生检疫、边防公安等口岸当局，由其按规定安排法医，出具死亡证明书等。 将有关情况及时报告公司。 根据委托方要求，充分考虑和尊重各国风俗习惯，根据有关当局的决定，安排尸体火化或将尸体运回。十. 备件转递1. 携带有关备件单证（空运单等），委托报关员按照海关规定办理转关证明。2. 带转关证明，使用海关监管车，到中转地提取备件；或将转关证明寄往中转地代理，由其安排提取，并负责送至本港。3. 备件经海关查验后送船，办理交接。货物回执交海关。4. 必要时应将备件的转递情况通知有关方。十一. 期租船的交船和还船1. 接到船东/租船人关于办理期租船交船/还船的书面要求后，应了解船东/租船人对存油水量测量/船舶状况检验的要求、明确租船人/船东全称和交/还船时间、地点。2. 根据船东/租船人的要求，以书面形式向船舶检验机构提出有关的检验/测量申请。申请一份交对外结算人员，一份存档。3. 及时与检验机构联系，保证检验/测量的按时进行。在检验/测量结束后取回检验/测量报告。4. 根据检验/测量报告缮制交/还船证书，并与船长分别代表租船人和船东签署。取回至少四份经签署的证书。十二. 海损事故及海事声明签证1. 获悉海损事故发生后，应立即报告部门经理，如须抢救则先联系港监实施抢救。2. 接到船长递交的海事声明及所附航海、轮机日志摘要后，应及时转交海事办理签证。一般情况下应在船舶抵港24小时内将海事声明送交海事部门。若遇特殊情况无法按时递交，先电话联系海事、取得其超时限办理的允诺。这一情况应作好记录。3. 及时取回签妥的海事声明送交船长，留存副本一份。十三. 办理船舶开航手续1. 将预计开航时间，以适当的方式通知船长，请船方做好合理安排和充分准备、完成在本港需办理的各类事项。2. 携带有关表格和单证到个口岸检查单位办理出口手续，取得离港证、检疫证、关封、边封等证明。如需登轮查验，则负责召集各口岸查检单位登轮办理船舶出港联检手续。3. 开航前与船长核对并记录有关信息： （1）离港吃水 （2）离港存油水 （3）实装卸货数量 （4）ETA下港 （5）完工时间4. 将核对无误的出口舱单、危险品清单（如是危险品）等交给船长；确保卸件杂货船舶在开航前取得溢短单、残损单，卸散货船舶已完成了水尺公估。装货船舶应取得船图。5. 将离港证、关封、边封（下港为国内港的外轮）等交船长，做好有关记录。如离港手续办完后，出现变更情况，应设法予以更正。6. 对需要引航员引领的船舶，电话联系引航站，确定开航时间，申请安排引航员引航。十四. 开航后的工作1. 及时（不晚于半个工作日）将卸货船SOF、NOR、装货船的SOF、NOR、M/F、S/P、B/L等单证传送委托方。集装箱船舶按船公司指示办理。2. 将散杂货装货船的舱单转有关装卸公司。3. 按适当顺序装订往来电、整理留底申请、证书及装船单证并附以清单。4. 在三个工作日将有关的船舶档案交部门内部档案整理人员统一归档。十五. 按部门要求，填写有关的供方服务记录。十六. 本岗位所使用的表格：1. 危险品清单 2. 通知书 3. 时间表 4. 船舶通知单 5. 舱单等 船舶代理进口单证操作流程一. 收集和审核进口单证1. 接到计划调度人员转来的船舶通知单后，根据船期信息，及时收集舱单、提单副本、积载图等船舶进口单证。方可能通过传真、邮寄、E-MAIL等方法发送进口单证，进口单证也可以由外勤从船方获得。2. 对提单副本、舱单、船图等进行对照审核。如发现单证缺项或不一致，应及时电询委托方予以澄清，并在舱单上做好更改记录。3. 如有更改，将更改完毕后的舱单、船图和其他与卸货有关的单证交外勤分送各有关单位/人员。4. 在海关规定的时间内，将舱单资料按海关要求发送至海关，以方便收货人申报、纳税。二. 到货通知1. 根据舱单提示的内容，以电话/书面形式向收货人/通知方发到货通知。如舱单提示内容不详细或无法按其提示内容联系收货人/通知方时，向委托方查询落实。2. 到货内容包括船名、预计抵港/已离港时间、货名、数量/重量等。到货通知应在船抵前或船抵后三天内完成，应有有关的通知记录。3. 若船抵港十天后，未见收货人办理收货手续，应进行催提。若船舶抵港一个月后仍无人提取货物，应再次进行催提，并通知委托方。电话催提应有记录。4. 对长时间未提货物，应及时通知委托方。三. 放货1. 应遵循凭正本提单放货的规定和要求，要求收货人在办理有关进口手续和放货时提供正本提单。2. 对收货人提供的正本提单进行认真审核，确保正本提单的真实性、有效性，提货人的合法性。3. 在提单背书有效、费用已清、提单内容与舱单一致，向提货人开具提货单。提货单应在有关人员互检无误后交提货人。4. 若委托方/船长要求凭正本提单卸货，应通知收货人于船舶抵港前提供正本提单。收到正本提单后，做好有关的放货工作，并将正本提单交外勤，应有必要的记录。若收货人无法在船舶抵港前提供正本提单，以电传、传真等书面形式通知委托方/船长。5. 到付运费货物，在委托方确认受到运费的前提下才能放货。6. 对于委托方要求无须提供正本提单放货的通知，应在明确我司不会因此而承担法律责任、我司权益不会因此受到损害的情况下，听其指示。7. 对委托方有特殊要求的货物，在不违反有关法律的前提下，按其指示办理。如收到船方宣布行使货物留置权的书面通知,应立即停办放货手续，并及时通知收货人/通知方。四. 溢卸货处理1. 溢卸货信息可从通信员处取回的溢短单和有关方通知上获悉。2. 根据惯例/授权，在所溢卸货物的船舶抵港后的三个月内，负责向海关申报溢卸货物，并配合海关对此货物进行查验，及时交付关税，并负责将税单转至公司财务。3. 代委托方出售溢卸货。五. 归档1. 所有的进口单证、卸货证明、往来函电留底均为留档材料。正本提单可另行存放。2. 进口单证档案为船舶档案的一部分，在船舶开航后三个工作日内交部门档案员。船舶代理出口单证操作流程一. 接受定舱1. 对委托方货载的船舶 接到计划调度人员转来的船舶通知单及有关发货人的资料后，及时联系发货人或代理人了解备货情况，告知有关船舶规范及船期信息。应将货方反馈的货物情况电告委托方。 在船舶抵港前及时催促托运人办理装船手续。2. 对需揽取货载的船舶了解船期、卸港及其顺序、船舶可用舱容、运费、航程时间，积极与可能的托运人联系，拓宽渠道，争取充分利用可用舱容，为委托方揽货。3. 审核托运单对托运人送来的托运单进行审核，以保证各项内容正确无误、符合委托方要求、为委托方所接受。审核的重点和要点： 船名、航次、目的港 货名、包装、唛头、件数、重量、体积、运费付款方式。 若同一托运单上有2种或2种以上货名是，其件数、重量、规格等已分别列出 冷冻货已注明温度 若为危险品货物，托运单上已注明IMDG CODE PAGE、CLASS、UN NO4. 签发托运单对经审核可接受的托运单按不同港口分别进行提单编号，作为接受订舱的确认。在装货单上加盖公司签单章，并将装货单和大副收据退回托运人。对经审核不能接受的托运单，向托运人说明原因。做好必要的记录，作为质量分析会等输入内容之一。5. 托运单的更改与退关对托运人以书面形式的任何更改托运单的要求，要先予以审核确认。托运人电话更改的，应做好电话记录；托运人手写更改的，应要求托运人在托运单上签字并注明更改日期。接受更改后，应及时应及时修改有关资料，必要时通知有关单位或人员，并做好相关的记录。无论船方/货方，要求退关时提出书面的退关通知。应将退关通知及时转达至船、货的另一方和港务局业务处/装卸公司，做好通知记录，并做好有关的退关记录。二. 提供空白提单接受定舱后，向委托人提供合理数量的空白提单，并做好发放记录。提单采用船舶委托方/船长指点的格式。如本公司没有被指定的提单格式，可通过委托方指定的途径获取，或提醒外勤从船长处获得。三. 缮制装货清单根据托运单低联，缮制装货清单。装货清单一般包括船名、目的港、提单号、货名、件数、包装、毛重、尺码等。装货清单制妥后，根据靠泊安排，转通讯员交装卸公司，理货（件杂货），交外勤。如有危险品、重大件、鲜活冷冻货等，在装货清单上注明，并标明有关的要求和注意事项。缮制装货清单时，应